A. Doel en omschrijving selectiefase...xii-2. Doel...XII-2 Beschrijving...XII-2 Activiteiten ten voorbereiding op en tijdens de selectiefase...

Transcriptie

1 XII. Selectiefase Inhoud A. Doel en omschrijving selectiefase...xii-2 A.1. A.2. A.3. Doel...XII-2 Beschrijving...XII-2 Activiteiten ten voorbereiding op en tijdens de selectiefase...xii-2 B. Voorbereidende werkzaamheden: selectieleidraad...xii-3 B.1. B.2. B.3. B.4. Inhoud selectieleidraad...xii-3 Belangrijke keuzes en argumenten...xii-4 Bottlenecks...XII-8 Tips...XII-10 C. Werkzaamheden tijdens de selectiefase: selectieprotocol en selectie...xii-11 C.1. C.2. C.3. C.4. Inhoud selectieprotocol...xii-11 Belangrijke keuzes en argumenten...xii-12 Bottlenecks...XII-13 Belangrijke tips...xii-14 D. Voorbeeld aankondiging, selectieleidraad en selectieprotocol...xii-15 juni 2005, versie 2

2 De selectiefase start op het moment dat de bekendmaking is verzonden naar de Official Journal European Commission (zie model Bekendmaking in bijlage I). A. Doel en omschrijving selectiefase A.1. Doel Het doel van de selectiefase is te komen tot een selectie van een aantal gegadigden 1 (4 à 5), waarvan verwacht mag worden dat deze in staat zijn om de gevraagde adequate huisvesting en bijbehorende dienstverlening te leveren. Het gaat expliciet om de selectie van partijen en dus niet om de selectie van biedingen. A.2. Beschrijving Het verzenden van de bekendmaking van de aanbesteding naar The Official Journal European Commission (OJEC) is de officiële start van de aanbesteding. Deze bekendmaking mag het maximale aantal woorden van 650 niet overschrijden. Aangezien de selectiefase de eerste fase van de aanbesteding is, start op dat moment ook de selectiefase. De potentiële gegadigden kunnen op basis van de bekendmaking hun interesse in de aanbesteding richting de aanbestedende dienst/opdrachtgever kenbaar maken en de selectieleidraad aanvragen. In de selectieleidraad staat een uitleg over het project, de procedure en de eisen die de aanbestedende dienst/opdrachtgever aan de potentiële gegadigden stelt. Bij het volgen van de onderhandelingsprocedure krijgen de potentiële gegadigden, vanaf de datum van verzending van de bekendmaking, minimaal 37 dagen de tijd om zich aan te melden. Na de sluitingsdatum van de aanmelding vindt, op basis van de in de selectieleidraad gestelde eisen en op basis van een intern selectieprotocol, de selectie van de gegadigden plaats. De geselecteerde gegadigden worden uitgenodigd voor de volgende fase in de aanbesteding: de consultatiefase (zie het deelproduct Consultatiefase). A.3. Activiteiten ten voorbereiding op en tijdens de selectiefase De activiteiten in de selectiefase vallen uiteen in werkzaamheden ter voorbereiding van de selectiefase en werkzaamheden tijdens de selectiefase. Een voorbereidende werkzaamheid is het opstellen van de selectieleidraad. Activiteiten die tijdens de selectiefase plaatsvinden zijn het opstellen van het selectieprotocol en het uitvoeren van de selectie. In hoofdstuk B en C worden deze activiteiten uitgewerkt en worden de belangrijkste overwegingen, bottlenecks en tips weergegeven. 1 Gegadigden zijn geïnteresseerde private partijen die zich als individuele rechtspersoon danwel in de vorm van een combinatie met andere rechtspersonen kunnen aanmelden voor de aanbesteding. XII-2

3 B. Voorbereidende werkzaamheden: selectieleidraad Voordat de selectiefase van start gaat, moet de aanbestedende dienst/opdrachtgever bedenken hoe zij de fase in gaat richten, hoe het proces/procedure zal verlopen en welke selectiecriteria worden gehanteerd. Dit wordt vastgelegd in de selectieleidraad. Het opstellen van de selectieleidraad loopt in de tijd parallel aan het opstellen van de bestuursovereenkomst (zie deelproduct Bestuursovereenkomst). Dit om te zorgen dat wanneer de bestuursovereenkomst getekend is, de aanbesteding gelijk gestart kan worden. B.1. Inhoud selectieleidraad De selectieleidraad bestaat op hoofdlijnen uit: Een inleiding. In de inleiding wordt de achtergrond van de aanbesteding aangegeven (het waarom). Er wordt tevens beschreven wat er onder pps wordt verstaan. Dit om te zorgen dat de geïnteresseerde partijen duidelijk weten waar het om gaat en op basis daarvan kunnen beslissen zich al dan niet aan te melden. Beschrijving van de scope van het project (zie deelproduct Scope). Hierbij gaat het om een omschrijving van de elementen die onderdeel van het uiteindelijke contract zullen uitmaken. Hoe meer informatie beschikbaar is, hoe beter het consortium zich kan voorbereiden. Hierdoor wordt de kans dat ze zich later gedwongen terug moeten trekken verminderd. Beschrijving van de onderwijskundige visie van de school. Deze visie vormt een belangrijk onderdeel om te komen tot een ontwerp en geeft de ambities van de school aan. Een school wil een ontwerp dat aansluit op de onderwijskundige visie. Om het belang van de visie aan te geven, zal in de selectieleidraad al een beschrijving van de visie moeten worden gegeven. Informatie over aanbestedende dienst/opdrachtgever. Er moet aangegeven worden wie de aanbestedende dienst/opdrachtgever is: is dit de gemeente of het schoolbestuur (zie deelproduct bestuursovereenkomst), en hoe verhouden deze twee partijen zich ten opzichte van elkaar. Beschrijving DBFM-contract. Een beschrijving op hoofdlijnen van hoe het DBFM-contract er uit ziet. Dit aangezien een DBFM-contract voor sommige marktpartijen nog relatief nieuw is. Aanbestedingsproces. Hierbij gaat het om een beschrijving van het aanbestedingsproces, de procedure die gevolgd wordt, een indicatieve planning, het al dan niet geven van rekenvergoeding, hoeveel partijen er geselecteerd worden e.d. De selectiecriteria (uitsluitingsgronden, minimumeisen en schaalbare selectie-eisen) om uit de aanmeldingen 4 à 5 partijen te selecteren. XII-3

4 B.2. Belangrijke keuzes en argumenten 1. Bepalen wat voor soort partij de aanbestedende dienst/opdrachtgever wil selecteren Voordat de selectiecriteria bepaald kunnen worden, moet er eerst bepaald worden wat voor soort partij de aanbestedende dienst/opdrachtgever wil selecteren (zie tevens het deelproduct Aanbestedingsstrategie). Bij pps zoek je naar een combinatie van verschillende disciplines (ontwerp, bouw, financiering, onderhoud en exploitatie). De focus bij de selectie van partijen zal steeds meer komen te liggen op het beschikken over de competentie contractmanagement. Het is mogelijk dat een consortium van partijen zorgt dat zij deze discipline in huis heeft, maar het is ook denkbaar dat dit maar één partij is. Bij de laatste mogelijkheid is het wel van belang dat deze partij in staat is om de risico s in een DBFM-contract aan te gaan. Op dit moment moet dan ook eerder gedacht worden aan een aannemer die competentie contractmanagement ontwikkelt/in huis heeft dan dat dit een ingenieursbureau is. De markt op het gebied van contractmanagement is nog in ontwikkeling. In het project Montaigne 2005 is de keuze gemaakt om de selectie primair te richten op partijen (al dan niet consortia of hoofdaannemer met onderaannemers) die ervaring met contractmanagement hebben (het combineren van twee of meer van de disciplines ontwerp, bouw en/of facilitymanagement). Hierbij gaat het om contractmanagement in brede zin, dus niet specifiek gericht op scholenbouw. Als een contractmanager bijvoorbeeld ervaring heeft met managen van ontwerp, bouw en onderhoud bij een kantoorgebouw, dan moet de contractmanager ook in staat zijn om dat voor een school te managen. De eis was dat de gegadigde (en dus niet een onderaannemer) zelf aan het in de selectieleidraad opgenomen criterium, moest voldoen. De gegadigde kan zowel een groepsmaatschappij of een hoofdaannemer zijn, voor beiden dient dezelfde eis te worden gesteld. Ten aanzien van de overige disciplines (ontwerp, bouw en facilitymanagement) was het toegestaan dat de gegadigde zelf en/of onderaannemers aan deze criteria konden voldoen. In de praktijk van het project Montaigne 2005 betekende dit dat de middelgrote tot grote bouwbedrijven aan de eisen van contractmanagement konden voldoen en als gegadigde optraden. Ongeveer de helft van deze bouwbedrijven werkte met onderaannemers, de andere helft maakte onderdeel uit van een consortium waar ook een facilitymanager en technisch installatiebedrijf in zat. Zodra pps een meer gangbare aanbestedingsvorm wordt, zal de markt voor contractmanagers zich ontwikkelen en kan een aanbestedende dienst/opdrachtgever steeds zwaardere selectiecriteria opstellen voor contractmanagement. De eisen ten aanzien van de overige aspecten zullen, gezien het toenemende belang van contractmanagement, steeds lichter worden. De verwachting is echter dat dit voor de eerste tien projecten pps bij onderwijshuisvesting na het project Montaigne 2005 nog niet op zal gaan. XII-4

5 2. Bepalen hoeveel partijen er geselecteerd worden In de selectieleidraad moet aangegeven worden hoeveel gegadigden er geselecteerd zullen worden. Bij het project Montaigne 2005 is ervoor gekozen om 4 à 5 partijen te selecteren. Er moet een afweging gemaakt worden tussen zo min mogelijk gegadigden selecteren om de transactiekosten te beperken en het creëren en behouden van voldoende marktspanning. De ervaring bij aanbestedingen leert dat er rekening moet worden gehouden met het feit dat een gegadigde zich tussentijds terugtrekt uit de aanbesteding of dat twee gegadigden fuseren. Dit laatste punt kan in de toekomst steeds vaker voorkomen vanwege de veranderingen in de bouwwereld. Wanneer de aanbestedende dienst/opdrachtgever bijvoorbeeld 3 partijen selecteert en beide bovenstaande gevallen doen zich voor, dan kan het zo zijn dat de aanbestedende dienst al in de biedingsfase met maar 1 partij overblijft. De marktspanning is dan volledig weg. De ondergrens bij een stabiele marktsituatie is 3 partijen, maar gezien de ontwikkelingen in de markt wordt aanbevolen om minimaal 4 partijen te selecteren. Afhankelijk van de actuele situatie (bijvoorbeeld veel fusies in de bouwwereld) kan er voor gekozen worden om 5 partijen te selecteren. In de Europese regelgeving wordt geen maximum gegeven. Het advies is om niet meer dan 5 partijen te selecteren. Wanneer er meer dan 5 partijen geselecteerd worden, dan zullen minder partijen aan de aanbesteding meedoen, omdat hun kans om te winnen klein is versus de te maken transactiekosten. Voor de aanbestedende dienst/opdrachtgever brengt het alleen maar meer werk met zich mee, terwijl het voor het creëren van voldoende marktspanning niet nodig is. Op het moment dat maar één of twee partijen aan de minimumeisen voldoen of zich aanmelden, dan heeft de aanbestedende dienst/opdrachtgever waarschijnlijk te hoge selectiecriteria gesteld of is de aanbesteding voor gegadigden niet aantrekkelijk. Het is aanbestedingsrechtelijk niet toegestaan om toch meer partijen te selecteren door één of meerdere minimumeisen te verlagen of buiten beschouwing te laten. Er moet getoetst worden op de minimumeisen, zoals in de selectieleidraad aan te geven. Als er maar één partij aan de minimumeisen voldoet, dan is er, uitzonderingen daargelaten, geen marktspanning meer. Als er twee partijen aan de minimumeisen voldoen, dan is er op dat moment nog wel marktspanning, maar door fusies, overnames en terugtrekking kan in de loop van de aanbesteding de situatie ontstaan dat er geen marktspanning meer is. De aanbestedende dienst/opdrachtgever zal vervolgens moeten achterhalen waarom slechts één of twee partijen aan de minimumeisen voldoen. Als in de aanbestedingsdocumenten staat dat er met maximaal vijf partijen wordt doorgegaan, dan kun/moet je in principe ook minder partijen doorgaan. Maar wat nu als de verwachting is dat er met XII-5

6 minder (bijv. één of twee partijen) niet voldoende marktspanning is? Als in de aanbestedingsdocumentatie staat dat de aanbestedende dienst het recht heeft om de aanbesteding te stoppen (en het project opnieuw met gewijzigde eisen of op een andere wijze in de markt wil zetten), dan is het de vraag of er in die situatie gebruik van dit recht kan worden gemaakt en wat de consequenties zijn. Dit kan per project/situatie verschillen. 3. Bepalen van de selectiecriteria (uitsluitingsgronden, minimumeisen en schaalbare criteria) Het doel van de selectiecriteria is om via uitsluitingsgronden en minimumeisen de partijen buitenboord te houden die absoluut ongeschikt zijn om de opdracht uit te voeren. Het zijn zogenaamde knock-out criteria. Een gegadigde moet aan alle uitsluitingsgronden en minimumeisen voldoen. Zodra een gegadigde niet aan één of meerdere uitsluitingsgronden en/of minimumeisen voldoet, wordt ze afgewezen. De uitsluitingsgronden zijn in de artikelen 24 en 25 van de richtlijn Werken bepaald. De minimumeisen worden door de aanbestedende dienst/opdrachtgever bepaald. Deze eisen moeten weloverwogen worden, omdat het niet voldoen aan deze eisen automatisch betekent dat een partij niet geselecteerd wordt. Voor de minimumeisen die bij het project Montaigne 2005 zijn gehanteerd wordt verwezen naar bijgevoegd voorbeeld van een selectieleidraad. Onder de partijen die aan de uitsluitingsgronden en de minimumeisen voldoen, wordt via de schaalbare criteria de beste 4 à 5 gegadigden geselecteerd. De schaalbare criteria zijn in tegen stelling tot de minimumeisen geen knock-out criteria, maar is een punten toedeling per criterium op basis van de mate waarin de aangeleverde informatie voldoet aan het gestelde criterium. De gegadigden die het hoogste aantal totaal punten op de schaalbare criteria haalt, wordt als hoogste gerangschikt. De 4 à 5 gegadigden met de hoogste puntenaantallen worden geselecteerd. Indien 5 of minder gegadigden aan de uitsluitingsgronden en minimumeisen voldoen, worden deze gegadigden geselecteerd en wordt er niet meer getoetst op schaalbare criteria. In het project Montaigne 2005 zijn de minimumeisen ten aanzien van financiële en economische gegoedheid van ontwerp, bouw en facilitymanagement redelijk hoog gesteld zijn (bijvoorbeeld omzeteisen). Dit heeft te maken met het feit dat de doelgroep middelgrote en grote bouwbedrijven waren en de aanbestedende dienst/opdrachtgever ook voldoende waarborgen wilde hebben ten aanzien van de onderaannemers. Het is de verwachting dat bij toekomstige pps-projecten de hoogte van de eisen voor een groot deel afhankelijk zullen zijn van de omvang van het project en het aantal projecten dat al via pps de markt in is gezet (hoeveel zekerheden de opdrachtgever wil). Private partijen die pps-contracten af kunnen sluiten, moeten financieel draadkrachtig genoeg zijn voor de financiers. XII-6

7 In het Verenigd Koninkrijk zijn er binnen de grotere bouwondernemingen op het gebied van pps gespecialiseerde divisies ontstaan voor bijv. zorg en onderwijs. 4. Tijd om aanmelding in te leveren Conform de Europese richtlijnen voor overheidsopdrachten geldt dat na verzending van de bekendmaking naar The Official Journal European Commission de gegadigden minimaal 37 dagen de tijd moeten krijgen om zich aan te melden. Bij het project Montaigne 2005 is, gezien het feit dat er 3 maanden eerder al een vooraankondiging was gedaan (zie deelproduct Aanbestedingsstrategie) waardoor de partijen zich konden voorbereiden en de planning realistisch maar krap was, besloten om het minimale aantal van 37 dagen te hanteren. Indien het conform de planning mogelijk is, kan men overwegen de gegadigden wat meer tijd te geven om een consortium te vormen en de aanmelding goed te kunnen indienen. 5. Wijziging consortium tijdens de aanbesteding Strategische wijzigingen binnen een bedrijf of onverenigbaarheid van inzichten tussen consortiumpartners kunnen leiden tot de terugtrekking van een partij. Het kan gebeuren dat een sterk consortium zich inschrijft en de sterke partners zich gedurende de aanbestedingsprocedure terugtrekken. Aan de andere kant hebben de gegadigden er ook belang bij dat zij uiteindelijk als winnaar van de aanbesteding uit de bus komen en aan de aangegane verplichtingen kunnen voldoen. De aanbestedende dienst/opdrachtgever zal van te voren moeten bepalen of zij al dan niet toe zal staan dat een consortium zal wijzigen. Uitgangspunt hierbij is dat de aanbestedende dienst/opdrachtgever moet voorkomen dat het ingeschreven consortium niet meer voldoet aan de gestelde selectie eisen en dat de aanbestedende dienst/opdrachtgever opeens met een andere partij te maken krijgt, die niet onder de doelgroep valt. Een algeheel verbod stellen op het wijzigen van het consortium is niet de oplossing. Dit kan namelijk tot gevolg hebben dat een partner als naam verbonden blijft, omdat dit nu eenmaal vereist is, maar feitelijk geen rol meer speelt. De lijn die gevolgd kan worden is dat de aanbestedende dienst/opdrachtgever een wijziging van het consortium kan toestaan, mits het gewijzigde consortium kan aantonen dat zij aan de uitsluitingsgronden en minimumeisen blijven voldoen en bij de schaalbare criteria minimaal hetzelfde puntenaantal blijven scoren. Dit geldt ook voor fusies en overnames tijdens de aanbestedingsprocedure. XII-7

8 B.3. Bottlenecks De belangrijkste bottleneck is het vaststellen van de minimumeisen. Zoals al eerder aangegeven is het doel van de minimumeisen om die partijen buitenboord te houden die absoluut ongeschikt zijn om de opdracht uit te voeren. Er moet echter voorkomen worden dat door de minimumeisen ook die partijen worden afgewezen die wel geschikt zouden zijn om de opdracht uit te voeren. De ervaring uit het project Montaigne 2005 is dat de volgende eisen moeten komen te vervallen of aangepast moeten worden: Anticollusie verklaring (verbod op contact met andere gegadigden). De bedoeling van de anticollusie verklaring in de selectieleidraad van Montaigne 2005 was het opwerpen van een extra drempel, naast de bestaande wet-en regelgeving die marktverdeling en prijsopdrijving verbiedt, voor private partijen om met andere gegadigden te overleggen of anderszins te spreken. Aan de hand van de in de anti-collusieverklaring opgenomen financiële sancties kan een bepaalde discipline van de inschrijvers worden afgedwongen. Een aantal gegadigden heeft bij de evaluatie aangegeven dat het ondertekenen van de anticollusieverklaring een probleem vormt. Dit probleem bestaat vooral bij Engelse partijen en financiers. In Engeland wordt een dergelijke verklaring nooit gevraagd. Financiers hebben een probleem met deze verklaring, omdat zij niet altijd een goed overzicht hebben van de activiteiten van hun andere vestigingen. Door het aanpassen van de anti collusie verklaring kan aan de wensen van bijvoorbeeld de (Engelse) financiers tegemoet te komen.. Hiernaast is het advies om in de tekst van de selectieleidraad op te nemen dat elk afzonderlijk lid van een combinatie een vragenlijst BIBOB 2 dient te tekenen. Hetzelfde geldt voor derde partijen (zoals groepsmaatschappijen van leden van een combinatie of externe onderaannemers), die kennis en ervaring inbrengen waarop de inschrijver zich beroept. Hoofdelijke aansprakelijkheid van alle leden van het consortium In het project Montaigne 2005 is de eis gesteld, dat alle leden van het consortium gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de ingediende aanbestedingsdocumenten. Een alternatief hiervoor, dat wordt aangeraden, is om in de fase van het Eindbod een bankgarantie van ieder biedend consortium te vragen ( bid bond ) ter afdekking van het risico van het niet gestand doen van een bod. 2 BIBOB staat voor Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur. De Wet Bibob biedt bestuursorganen een preventief instrument om zich te beschermen tegen misbruik van vergunningen, subsidies en (gegunde) aanbestedingen. Toepassing van deze wet bevordert een integere besluitvorming. XII-8

9 Tevredenheidsverklaringen Bij het vragen van een tevredenheidsverklaring moet de opdrachtgever zich eerst de vraag stellen of het echt nodig is om deze verklaring te vragen. Over het nut van het vragen van een tevredenheidsverklaring wordt verschillend gedacht. Bij Montaigne zijn de tevredenheidsverklaringen van (voormalige) opdrachtgevers van de gegadigden of zijn onderaannemers werden over een periode van de laatste 3 jaar gevraagd. Deze periode kan te kort zijn aangezien veel projecten dan nog in uitvoering zijn en de opdrachtgever, vanuit juridisch perspectief, niet wil vastleggen of hij al dan niet tevreden is. Het is te overwegen om de periode van 3 jaar te verlengen naar 5 jaar, dan zijn de projecten afgerond en zal een opdrachtgever bereid zijn om al dan niet te zeggen dat hij/zij tevreden is. Tevens moet de mogelijkheid geboden worden dat de projectverantwoordelijke vanuit de opdrachtgever de tevredenheidsverklaring mag tekenen en niet dat dit verplicht een tekeningsbevoegd persoon (een lid van de Raad van Bestuur e.d.) moet zijn. Aan te raden is om de tevredenheidsverklaring volgens een format uit te vragen, anders is het voor de aanbestedende dienst/opdrachtgever lastig te beoordelen of een tevredenheidsverklaring al dan niet aan de in de selectieleidraad gestelde eisen voldoet. Tevens vergroot het gebruik van een format de vergelijkbaarheid van de tevredenheidsverklaringen van verschillende gegadigden. Op het moment dat alle projecten in de toekomst dezelfde tevredenheidsverklaringen gebruiken, zullen alle private partijen dit format standaard overnemen en een stapel tevredenheidsverklaringen kant en klaar op de plank hebben liggen. Het is aan te bevelen om voor pps-projecten een ander soort format voor de tevredenheidsverklaring op te stellen dan voor een bouwproject of ontwerpopdracht. Dit aangezien bij pps-projecten langlopende projecten zijn en tevredenheid wordt gemeten via het betalingsmechanisme en toegepaste kortingen. Geheimhoudingsverklaring In het algemeen is het goed om door middel van het verzoek tot ondertekening van de geheimhoudingsverklaring private partijen bewust te maken van het vertrouwelijke karakter van de aanbesteding. De passage dat de gegadigde verklaart en garandeert dat hij de projectinformatie niet bekend zal maken zonder toestemming van de aanbestedende dienst/opdrachtgever is in het project Montaigne 2005 bruikbaar gebleken in de gevallen dat private partijen persberichten wilden uitbrengen. Door deze bepaling houdt de aanbestedende dienst/opdrachtgever controle over het moment waarop en de wijze waarop een persbericht wordt uitgebracht en op de inhoud ervan. XII-9

10 De passage dat de gegadigde instemt met de aanbestedingsprocedure en de daarvoor geldende voorwaarden hoeft niet persé in de geheimhoudingsverklaring te worden opgenomen, maar kan ook in de selectieleidraad opgenomen worden. In de selectieleidraad moet dan worden opgenomen: als een private partij zich aanmeldt dan verklaart hij zich akkoord met de wijze waarop de aanbestedingsprocedure is ingericht. Desgewenst kan dit worden herhaald in elke leidraad die tijdens de aanbestedingsprocedure verzonden wordt. Er kan gekozen worden om dit in de geheimhoudingsverklaring of selectieleidraad op te nemen, de werking is hetzelfde. Het verschil is de bewustmaking van private partijen: als ze een document moeten ondertekenen, zullen ze er vaak nog eens extra goed naar kijken. Gevolg kan zijn dat de informatie beter gewaarborgd blijft. De keuze om bij het project Montaigne 2005 de instemming met de procedure in de verklaring op te nemen, was om te zorgen dat deze passage niet steeds in de leidraden herhaald hoefde te worden. B.4. Tips Wat de gegadigden helpt, is om de selectieleidraad goed leesbaar te maken en in de selectieleidraad een checklist op te nemen met de informatie en documenten die de gegadigden moeten inleveren. Dit voorkomt dat gegadigden door het per ongeluk missen van een eis in de tekst, niet aan de minimumeisen voldoen. Zorg dat de minimumeisen niet te hoog gesteld worden, waardoor gegadigden die op zich prima geschikt zouden zijn en onder de doelgroep vallen, bij voorbaat buiten de boot vallen. Het is aan te raden om voordat de selectieleidraad verzonden wordt de minimumeisen en de schaalbare criteria op basis van een aantal fictieve aanmeldingen te toetsen. De fictieve aanmeldingen bestaan uit een aantal extreme aanmeldingen die je nooit zou willen selecteren en aanmeldingen die je zou willen selecteren. Vervolgens beoordeel je de fictieve aanmeldingen conform de selectieleidraad. Hieruit zal blijken welke fictieve aanmeldingen geselecteerd worden en kun je bekijken of dit ook de aanmeldingen zijn die je had willen selecteren. Blijkt dit niet het geval te zijn, dan moeten de selectiecriteria of wegingsfactoren worden bijgesteld, zodat de fictieve aanmeldingen die je had willen selecteren ook geselecteerd worden. XII-10

11 C. Werkzaamheden tijdens de selectiefase: selectieprotocol en selectie Nadat de aanbesteding bekend is gemaakt (OJEC), kunnen geïnteresseerde partijen de selectieleidraad opvragen bij de aanbestedende dienst/opdrachtgever. De partijen die de selectieleidraad opvragen kunnen vervolgens schriftelijk, tot de in de selectieleidraad aangegeven datum, vragen over de selectieleidraad stellen. Vervolgens beslist de aanbestedende dienst/opdrachtgever welke vragen al dan niet beantwoord worden en stelt op korte termijn een algemene nota van inlichtingen op, waarin de vragen en antwoorden staan. De nota van inlichtingen wordt gestuurd naar alle partijen die een selectieleidraad hebben opgevraagd. Hierna komen de aanmeldingen binnen. Bij het project Montaigne 2005 hadden ruim 50 partijen de selectieleidraad aangevraagd. Dit wil echter niet zeggen dat deze 50 partijen zich zullen aanmelden. Hieronder zitten nl. vaak de individuele partijen die later een consortium zullen vormen, adviseurs en partijen die de selectieleidraad opvragen om te kijken of het een interessant project is. Bij het project Montaigne 2005 hebben 11 gegadigden zich aangemeld. De aanmeldingen worden beoordeeld. De beoordeling van de aanmeldingen vindt plaats op basis van de selectiecriteria die in de selectieleidraad zijn opgenomen. De interne procedure hoe de beoordeling van de aanmelding uitgevoerd wordt, wordt in het selectieprotocol beschreven. Het selectieprotocol is voor intern gebruik van de projectorganisatie. De aanbestedende dienst/opdrachtgever heeft de mogelijkheid om de gegadigden om verhelderingen/aanvullingen van hun aanmeldingen te vragen, waarbij geldt dat door het vragen van verheldering/aanvulling geen wijziging van de aanmelding mag plaatsvinden. C.1. Inhoud selectieprotocol Het selectieprotocol bestaat op hoofdlijnen uit: Rollen, taken en verantwoordelijkheden In het selectieprotocol wordt beschreven wat de taken en verantwoordelijkheden van de aanbestedende dienst/opdrachtgever en de projectorganisatie zijn. Binnen de projectorganisatie wordt bepaald welke leden van de projectorganisatie de selectie zullen uitvoeren (wie beoordeelt wat en hoe moet er beoordeeld worden), het zogenaamde selectieteam. Aanmeldingen In het selectieprotocol staat aangegeven wie de aanmeldingen van de gegadigden in ontvangst neemt, is een ontvangstbevestiging opgenomen die private partijen ontvangen zodra de XII-11

12 aanmelding ontvangen is en staat welke procedure er gevolgd moet worden wanneer een aanmelding te laat wordt ingediend (worden wel ontvangen, maar niet in behandeling genomen en dient ongeopend geretourneerd te worden). Locaties, tijdstippen In het selectieprotocol wordt aangegeven wanneer en waar het selectieteam bij elkaar komt om de aanmeldingen te beoordelen. Omgang met vragen Wanneer het selectieteam vragen over een aanmelding heeft, dan heeft zij de mogelijkheid om de gegadigden schriftelijk aanvullende vragen te stellen. Verslaglegging Om de selectie achteraf te kunnen verantwoorden, bijvoorbeeld in het geval dat een van de afgevallen partijen de afwijzing bij de rechter aanvecht, is het van belang dat er een goede verslaglegging van de selectie plaatsvindt. Bij het selectieprotocol zijn bijlagen met beoordelingsformulieren bijgevoegd, die tijdens de selectie ingevuld moeten worden. Communicatie over uitkomsten selectie De officiële communicatie over de uitkomsten van de selectie wordt schriftelijk richting de partijen gedaan. De partijen worden op de hoogte gesteld of zij al dan niet geselecteerd zijn. Het is aanbestedingsrechtelijk niet verplicht om de redenen van afwijzing mee te sturen. De partijen die afgewezen zijn, hebben altijd de mogelijkheid om schriftelijk de redenen van afwijzing op te vragen. Uit de ervaring van het project Montaigne 2005 blijkt echter dat alle afgewezen partijen behoefte hebben aan de redenen van afwijzing. Aangeraden wordt om de redenen van afwijzingen in hoofdlijnen direct mee te sturen. Zie tevens het bijgevoegde voorbeeld van een selectieprotocol. C.2. Belangrijke keuzes en argumenten 1. Bepalen selectieteam Bij het bepalen van het selectieteam is het van belang dat naast de personen die de aanmeldingen inhoudelijk op basis van hun discipline (financieel, technisch, juridisch) zullen beoordelen, er ook een procesbegeleider wordt aangesteld. De procesbegeleider heeft als rol om erop toe te zien of de beoordeling objectief en op basis van de selectiecriteria verloopt. Idealiter beoordelen per discipline meerdere personen de aanmeldingen, het vier ogen principe. Dit is echter niet altijd mogelijk gezien de beperkte capaciteit die de projectorganisatie heeft. Houd de selectiecriteria zo eenvoudig mogelijk, zodat zo veel mogelijk voorkomen wordt dat de selectiecriteria dusdanig XII-12

13 specifiek zijn dat alleen een specialist de eisen kan beoordelen. Meer informatie over de projectorganisatie is te vinden in het deelproduct Projectorganisatie en planning. 2. Bepalen welke vragen van geïnteresseerde partijen al dan niet beantwoord worden De aanbestedende dienst/opdrachtgever moet bepalen welke vragen over de selectieleidraad al dan niet beantwoord worden. De ervaring van het project Montaigne 2005 leert dat partijen veel vragen stellen over het verloop van de aanbesteding. Om te bepalen of de men de vragen wil beantwoorden, moet men nagaan wat de gevolgen van het beantwoorden van de vraag kunnen zijn. Indien men het antwoord nog niet weet, kan dit het moment zijn om het antwoord te bepalen. Echter, indien het antwoord nog geheel onduidelijk is, kan het beter zijn om de vraag niet te beantwoorden. Het advies is om in deze fase alleen vragen te beantwoorden die over de selectiefase gaan. 3. Communicatie van de uitkomsten van de selectie De aanbestedende dienst/opdrachtgever moet bepalen hoe zij de uitkomst van de selectie richting gegadigden bekend wil maken. Aanbestedingsrechtelijk moet geselecteerde of afgewezen partijen in ieder geval schriftelijk op de hoogte gesteld worden. Er kan voor gekozen worden om in de brief richting de afgewezen gegadigden ook de redenen van afwijzing neer te zetten, maar dit is niet verplicht. Gegadigden hebben wel altijd het recht om de redenen van afwijzing schriftelijk op te vragen. In het project Montaigne 2005 hebben alle afgewezen gegadigden de redenen van afwijzing aangevraagd. Naast de schriftelijke communicatie, kan er voor gekozen worden om de gegadigden ook telefonisch op de hoogte te stellen van de uitkomst van de selectie. Juridisch gezien wordt afgeraden om telefonisch de redenen van afwijzing door te geven. Dit gezien het risico dat telefonisch net iets anders wordt gezegd of meer dan schriftelijk is gecommuniceerd. In een mogelijke juridische procedure kan dit tegen de aanbestedende dienst/opdrachtgever worden gebruikt. In het project Montaigne heeft de aanbestedende dienst/opdrachtgever uit netheid telefonisch doorgeven of een gegadigde al dan niet geselecteerd was. Gezien het feit dat de relatie met de gegadigden in deze fase erg miniem is en er niet op de redenen van afwijzing ingegaan kan worden, heeft een telefoontje weinig toegevoegde waarde. C.3. Bottlenecks De gegadigden zullen vragen over de selectieleidraad hebben. Er is een spanningsveld tussen een juridische beantwoording van de vragen om te zorgen dat alle gegadigden gelijk behandeld worden en de vraag van de gegadigden zo volledig mogelijk te beantwoorden. Zorg er dan ook voor dat voor zover dat kan, de gegadigden een compleet en richtinggevend antwoord op hun vragen krijgen. XII-13

14 Zorg dat de documenten duidelijk gestructureerd en overzichtelijk zijn, zodat de geïnteresseerde partijen in één oogopslag kunnen zien waar ze al dan niet aan moeten voldoen en wat zij aan moeten leveren. Dit voorkomt dat op zich goede partijen afgewezen worden doordat zij iets over het hoofd hebben gezien. C.4. Belangrijke tips Het is aan te raden om het selectieproces voordat de aanmeldingen binnen komen met het hele selectieteam te doorlopen. Zo wordt getest of het de juiste werkwijze is en om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van wat zijn/haar taken en verantwoordelijkheden zijn. Dit is belangrijk aangezien het voor velen vaak de eerste keer is dat ze op deze manier een selectie uitvoeren. Let erop dat al tijdens de selectiefase de voorbereidingen voor de consultatiefase moeten starten. Zodoende kan de consultatiefase gelijk gestart kan worden zodra de selectiefase is afgerond. Zie tevens het deelproduct Consultatiefase. XII-14

15 D. Voorbeeld aankondiging, selectieleidraad en selectieprotocol In bijlage I is het model voor de Bekendmaking van de aanbesteding opgenomen. Als bijlagen II en III zijn een geanonimiseerde versie van een selectieleidraad (bijlage II) en van een selectieprotocol (bijlage III) toegevoegd. XII-15