Collegevoorstel AANLEIDING. Te starten met de aanbesteding voor de Kersenbaan.

Transcriptie

1

2 Collegevoorstel Sector : SOB Reg.nr. : Opsteller : J.W. Vredenberg Telefoon : (033) User-id : MEE3 Onderw erp Start aanbesteding Kersenbaan Voorstel: Te starten met de aanbesteding voor de Kersenbaan. Op de bijlage Financiële analyse Kersenbaan geheimhouding te leggen op grond van artikel 55 lid 1 Gemeentewet jo. artikel 10 lid 2 sub b Wet openbaarheid van bestuur. AANLEIDING Op 12 december 2012 heeft de Raad van State uitspraak gedaan over het bestemmingsplan Leusderkwartier Kersenbaan en bijbehorende hogere waarden procedure. Deze uitspraak betekende de kanteling van planvoorbereiding naar daadwerkelijke uitvoering. De positieve uitspraak van de Raad van State bevestigt het raadsbesluit van 9 december 2008 waarin de uit te voeren variant is vastgesteld, na een uitvoerig en zorgvuldig maatschappelijk- en bestuurlijk traject. Ook de doorvertaling van het raadsbesluit in het bestemmingsplan Leusderkwartier Kersenbaan (vastgesteld in de raadsvergadering van 15 maart 2011) is volgens de Raad van State zorgvuldig verlopen. In Raadsinformatiebrief Stand van zaken Kersenbaan en vervolgstappen (d.d. 22 januari 2013) hebben wij de raad over de uitspraak van de Raad van State geïnformeerd en aangegeven dat de volgende stappen waren voorzien: 1. Inhoudelijke afronding van de voorbereiding (januari maart 2013) o Afronden ontwerp en bestek Kersenbaan. o Actualiseren projectraming. o Uitvoeren risicoanalyse voor de aanbestedings- en uitvoeringsfase. 2. Afronden procedurele traject (februari september 2013) o Aanvragen omgevingsvergunning (onder meer het bouwen van een tunnel en geluidsschermen) o Aanvragen van een watervergunning (onder meer het tijdelijk bemalen van de bouwput). o Nemen verkeersbesluiten voor het in gebruik nemen van de nieuwe weg 3. Aanbesteding (februari september 2013) o Aanbesteding fase 1: Selecteren van 5 [1] aannemers o Aanbesteding fase 2: Inhoudelijke aanbesteding op basis van EMVI criteria (Economisch meest voordelige inschrijving). 4. Start van de uitvoering van project Kersenbaan (oktober/november 2013) [1] In de raadsinformatiebrief d.d. 22 januari 2013 werd vermeld dat 6 aannemers worden geselecteerd, dit is nu teruggebracht naar 5 aannemers - 1 -

3 Inmiddels zijn het ontwerp en het bestek afgerond en is de projectraming geactualiseerd. Het project is nu gereed om aan te besteden. Het project Kersenbaan heeft al een lange politieke en maatschappelijke geschiedenis. Hierbij is in het verleden al vaak gesproken over het ontwerp en de kosten van dit project. In ons coalitieakkoord is de onderstaande paragraaf aangaande de Kersenbaan opgenomen: Er vindt, voordat de aanbesteding mag starten, een nadere onafhankelijke financiële analyse plaats van het nog niet gerealiseerde deel van het zogenoemde Kersenbaan-project. Als hieruit blijkt dat het Kersenbaan-project binnen budget gerealiseerd kan worden, vindt aanbesteding plaats. Zo niet, dan wordt versoberd om binnen het budget te blijven. Inmiddels is een nadere onafhankelijke financiële analyse uitgevoerd op de projectraming van de Kersenbaan. De uitkomst van de analyse is dat het project als geheel nog altijd past binnen het beschikbare budget. Wij zijn daarom van mening dat de aanbesteding van het project nu kan starten. Wij zullen starten met de selectiefase en daarna doorgaan met de inschrijvingsfase. De selectiefase is de eerste fase van de Europese niet-openbare aanbestedingsprocedure (dat wil zeggen met voorselectie) die wordt gehouden voor het project Kersenbaan. De doelstelling van de selectiefase is als volgt: Het informeren van geïnteresseerde marktpartijen over de inhoud van het project Kersenbaan; Het toelichten van de wijze van aanmelden voor potentiële gegadigden; Het toelichten van de wijze waarop de aanmeldingen voor selectie worden beoordeeld; Het selecteren van vijf marktpartijen die zullen worden uitgenodigd tijdens de inschrijvingsfase van de aanbesteding. Wanneer de selectiefase afgerond is, zijn de aannemers bekend die bij de start van de inschrijvingsfase worden uitgenodigd om een aanbieding te doen voor het project Kersenbaan. Tijdens de selectie behoudt de gemeente zich het recht voor om niet te starten met de inschrijvingsfase. BEOOGD EFFECT Het beoogde effect van dit voorstel is om het project Kersenbaan aan te kunnen besteden en uiteindelijk tot realisatie van de Kersenbaan te komen. Met dit voorstel en de financiële onderbouwing van de projectraming voldoen wij aan de passage in het coalitieakkoord aangaande de Kersenbaan. Door de selectiefase van de aanbesteding nu te starten kan de uitvoering van het project naar verwachting eind 2013/ begin 2014 starten. ARGUMENTEN 1.1 De projectraming past binnen het beschikbare budget De projectraming is aangepast op het definitieve ontwerp, alle in de loop der tijden aangepaste of ingevoegde elementen zijn opgenomen. Een extern bureau heeft het definitief ontwerp verder uitgewerkt, en vertaald in een bestek, het document dat aangeeft welke werkzaamheden moeten worden uitgevoerd. Dit bestek is door hetzelfde bureau tevens voorzien van een directieraming (raming van de uitvoeringswerkzaamheden op basis van het bestek). De opgestelde directieraming past binnen de totale raming en daarmee binnen het beschikbare budget. Om invulling te geven aan de afspraak uit het coalitieakkoord 2013 is een onafhankelijk kostendeskundige van een ander bureau gevraagd een nadere financiële analyse uit te voeren op de projectraming. Deze (nadere) financiële analyse heeft slechts tot een aantal kleine verschuivingen binnen de raming geleid. Zowel het extern bureau, als de onafhankelijk deskundige van een ander bureau, concluderen dat de uitvoering van het project binnen budget kan plaatsvinden

4 1.2 Door nu te starten met de aanbesteding kan het werk eind 2013 / begin 2014 (voor het broedseizoen) starten. De selectiefase was in de planning voorzien in februari 2013, maar is in verband met de collegeonderhandelingen uitgesteld. Verder uitstel van de start van de selectiefase leidt tot een vertraging van de uitvoering van het project. Een van de eerste werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden is het verwijderen van bomen op het tracé. De bomen moeten voor aanvang van het broedseizoen (dus voor maart 2014) worden gekapt. De aanwezigheid van broedende vogels kan het project tot na de zomer van 2014 vertragen. 1.3 Uitstel van de aanbesteding kan leiden tot verlaging van de provinciale subsidie. De provinciale subsidie van 8 miljoen heeft als voorwaarde dat de Kersenbaan medio 2015 wordt opengesteld. Elke vertraging in de voorbereiding leidt in feite tot een kortere uitvoeringsperiode voor de aannemer. Dit kan uiteindelijke leiden tot een procentueel verlies per jaar aan subsidie als de termijn voor gereedmelding wordt overschreden. 1.4 Door nu te starten met de aanbestedingsprocedure valt deze procedure onder de huidige wetgeving Op 1 april 2013 treedt de nieuwe Aanbestedingswet in werking. Dit houdt in dat alle documenten en ook het bestek hierop aangepast moeten worden. Dit kost tijd, extra plankosten en veroorzaakt een nog onbekende vertraging voor het project. Daarnaast is er landelijk op dit moment nog geen ervaring met de uitwerking van de nieuwe wet. Dit kan leiden tot onzekerheden tijdens de aanbestedingsprocedure die bij een project als de Kersenbaan ongewenst zijn. KANTTEKENINGEN 1.1 Starten van de aanbesteding wekt verwachting Het publiceren van de aanbesteding wekt bij zowel bewoners als marktpartijen een zekere verwachting. Het project zal mogelijk genoemd worden in de pers. FINANCIËN Op dit moment is er geen reden om te verwachten dat de kosten voor uitvoering van de Kersenbaan de raming zullen overschrijden. De projectraming is geactualiseerd door uit te gaan van de nieuwste, bij het bestek behorende, directieraming. De raming van de verwachte aanneemsom past binnen het budget. Ook is er de afgelopen tijd meer inzicht verkregen in bijkomende kosten als kosten voor grondaankoop, nutspartijen, ProRail etc. Er is ten gevolge van voortschrijdend inzicht geschoven tussen de (deel)budgetten en er wordt gebleven binnen het totaal beschikbare budget. De projectraming is door een onafhankelijk kostendeskundige nagerekend en ook hier zijn geen grote afwijkingen uit voort gekomen. Door deze kostendeskundige is ook ingegaan op de reactie van Kersenbaan Actief d.d. januari Zoals in de Raadsinformatiebrief al is vermeld herkennen wij de door Kersenbaan Actief benoemde meerkosten niet. Een aantal van de genoemde kostenverhogende elementen komen voort uit het gevoerde participatietraject/politieke besluitvormingstraject en zijn destijds al verwerkt in het ontwerp (en dus ook in de raming). Dit wordt in de financiële analyse bevestigd. Een aantal andere genoemde elementen is eenvoudigweg niet aan de orde (bijvoorbeeld de ombouw van het Julianaplein). Bovendien blijkt dat Kersenbaan Actief is uitgegaan van een achterhaalde basisraming uit 2007, die veel grofmaziger en onzekerder is dan de directieraming behorende bij het nu voorliggende bestek. De door Kersenbaan Actief genoemde meerkosten zijn waar relevant opgenomen in de huidige projectraming. Alles samengenomen past de projectraming nog binnen het beschikbare budget. Ter illustratie is de financiële analyse als bijlage (geheim) bijgevoegd

5 In de projectraming is geen rekening gehouden met een eventueel aanbestedingsvoordeel. Mocht er sprake zijn van aanbestedingsvoordeel, als gevolg van de marktsituatie, dan zou dit een financiële meevaller zijn. De selectiefase bevat geen financiële componenten of financiële verplichtingen. De selectie van aannemers geeft geen enkele juridische verplichting ten opzichte van deze aannemers. VERVOLG Gelijktijdig met de selectiefase van de aanbesteding werken wij aan een afronding van het inhoudelijke deel van het project. Onlangs is een risicosessie gehouden, hierin zijn geen tot nog toe onbekende risico s naar voren gekomen die tot een aanpassing van het ontwerp of de raming hebben geleid. Het risicodossier wordt in de komende weken afgerond. Voordat het werk wordt gegund en de uitvoering kan starten zullen nog 2 beslismomenten volgen. 1. Start fase 2: Het totaalbeeld (raming en risico s van het ontwerp/bestek, EMVI gunningscriteria, kostenanalyse en financiële dekking) wordt aan ons college voorgelegd. Na besluitvorming hierover zal fase 2 van de aanbesteding, de inschrijving, worden gestart. 2. Gunning: Wanneer de inschrijvingen zijn ontvangen en er conform de gunningscriteria een aannemer is geselecteerd, zullen wij het project met de voorgenomen gunning nogmaals ter besluitvorming krijgen. Het project zal alleen gegund worden wanneer de aanneemsom binnen het beschikbare budget past

6 COMMUNICATIE De aanbesteding wordt gepubliceerd op Hier kunnen alle marktpartijen kennis nemen van het project. Bewoners en geïnteresseerden worden meegenomen in het proces door op gezette tijden een digitale nieuwsbrief te versturen. Geïnteresseerden zullen meegenomen worden in het proces en de randvoorwaarden. De communicatie zal erop gericht zijn de verwachtingen van betrokkenen te laten aansluiten bij de verwachtingen vanuit het project. Bijlage : Financiële analyse Kersenbaan (GEHEIM) - 5 -

7 Bijlagen Collegevoorstel Reg.nr. : Bijlage 1 : Financiële analyse Kersenbaan (GEHEIM) - 6 -