RAADSVOORSTEL VOORBLAD

Transcriptie

1 verzameling 2015 afd./team DIR f l ļ. ť 2,- i ť5 teamleider M. van Beek telefoon (0174) bestuurder A.W. Meijer MaartenvanBeek@geme ientewestland.nl documentnr VOORBLAD O N D E R W E R P EN BEHANDELING onderwerp Beschikbaar stellen krediet nieuw gemeentehuis bijlage(n) Conceptraadsbesluit (nr ) Raadsvoorstel kredietaanvraag huisvesting gemeentelijke organisatie (nr ) Raadsbesluit kredietaanvraag huisvesting gemeentelijke organisatie (nr ) Memo commissie Ruimte - Stand van zaken aanbesteding Nieuw gemeentehuis (nr ) Memo commissie Ruimte - Stand van zaken aanbesteding Nieuw gemeentehuis (nr ) Notitie Van Doorne 'Moment van het nemen van het gemeenteraadsbesluit ter zake van beschikbaar stellen budget' (nr ) status openbaar B E S L I S P U N T E N 1. Het principebesluit van 30 oktober 2013, met betrekking tot het krediet nieuwbouw gemeentehuis, om te zetten naar een definitief besluit en daarmee een krediet beschikbaar te stellen van ê 20,7 miljoen voor de realisatie van de nieuwe huisvesting voor de gemeentelijke organisatie. Uitgangspunt blijft hierbij een maximale exploitatielast per jaar van C 3,7 miljoen conform de hierover aangenomen motie op december 2012 en het raadsbesluit van 30 oktober 2013 ARGUMENTEN 1.1 Hiermee wordt het op 30 oktober 2013 genomen principebesluit RISICO'S EN K A N T T E K E N I N G E N N.v.t, PAGINA 1 VAN 6

2 verzameling 2015 afd /team DIR teamleider M van Beek telefoon (0174) bestuurder ì A W Meijer MaartenvanBeek@geme entewestland.nl documentnr VOORSTEL O N D E R W E R P Beschikbaar stellen krediet nieuw gemeentehuis INLEIDING Op 30 oktober 2013 heeft uw Raad besloten een DBFMO-aanbestedingsprocedure te starten met als doel nieuwe gemeentelijke huisvesting te realiseren. Deze aanbestedingsprocedure is in volle gang. Zoals aangegeven in het memo aan de commissie Ruimte d.d ( ) vindt op dit moment de derde ronde van de dialoogfase plaats. Direct na deze ronde (in het tweede kwartaal van 2015) zal de uitnodiging tot het indienen van de inschrijving worden gedaan, Om het proces rechtmatig en volgens planning te kunnen vervolgen, is het noodzakelijk dat uw Raad nu het benodigde krediet beschikbaar stelt. ľ D O E L S T E L L I N G Ingebruikname van de nieuwe gemeentelijke huisvesting medio ARGUMENTATIE 1.1 Hiermee wordt het op 30 oktober 2013 genomen principebesluit bekrachtigd. Op 30 oktober 2013 heeft uw Raad besloten het college van burgemeester en wethouders op te dragen een DBFMO-aanbestedingsprocedure te volbrengen aan de hand van tien door uw Raad geformuleerde uitgangspunten. Daarbij heeft u besloten in principe een krediet van 6 20,7 miljoen beschikbaar te stellen. Het definitief beschikbaar stellen van het krediet is een logische vervolgstap in het proces om te komen tot nieuwe gemeentelijke huisvesting. Hiermee bekrachtigt u het principebesluit en kan het project doorgang vinden zoals afgesproken. Hierna zijn de uitgangspunten uit het raadsbesluit van 30 oktober 2013 opgenomen. Per onderwerp is aangegeven hoe wij hiermee (zijn) om(ge)gaan. a. in principe een krediet van maximaal C 20,7 miljoen beschikbaar te stellen ten behoeve van de grondkosten en piekbetaling in het kader van de DBFMO aanbesteding alsmede onvoorzien, waarbij de omvang van de nieuwbouwplannen moet voldoen aan het Programma van Eisen; b. het definitieve krediet van maximaal C 20,7 miljoen door de Raad beschikbaar te stellen bij de gunning van de opdracht; In ons memo van 19 december 2014 hebben wij u geïnformeerd over de noodzaak om het krediet eerder vast te stellen dan bij de gunning van de opdracht (in het najaar van 2015). Volgens ingewonnen juridisch advies en naar het oordeel van het Rijksvastgoedbedrijf is het van belang dat uw Raad vóór het uitsturen van de uitnodigingen voor de definitieve inschrijving, een besluit neemt over het krediet. Zonder positief raadsbesluit kan niet tot gunning worden overgegaan. Vóór de definitieve inschrijving dient het krediet in beginsel beschikbaar te zijn, zodat de gemeente geen verwijt treft dat een aanbesteding wordt gehouden zonder daar gelden voor beschikbaar te hebben gesteld. Zie ook het bijgevoegde juridisch advies van 8 december PAGINA 2 VAN 6

3 verzam eling 2015 afd./team ídir Pr-1- ÍS teamleider M van Beek telefoon (0174) bestuurder A.W. t \ Meijer MaartenvanBeek@geme entewestland.nl documentnr c. de exploitatielasten voor een periode van 25 jaar te laten bestaan uit de beschikbaarheidsvergoeding DBFMO en de kapitaallasten van het krediet onder a. genoemd; d. de maximale bovengrens van de exploitatielasten onder a. genoemd te bepalen op Ç 3,7 miljoen per jaar (prijspeil 2016 exclusief indexering); De door uw Raad vastgestelde plafondprijs van ë 3,7 miljoen per jaar voor de exploitatielasten is en blijft een hard uitgangspunt. In de financiële paragraaf in dit raadsvoorstel wordt hier nader op ingegaan. e. over een periode van 50 jaar jaarlijks voor een bedrag ad te beschikken over de bestemmingsreserve Nieuwbouw gemeentehuis ter gedeeltelijke dekking van de exploitatielasten; De bestemmingsreserve Nieuwbouw gemeentehuis wordt jaarlijks ingezet ter gedeeltelijke dekking van de exploitatielasten. Daarnaast worden de vrijvallende exploitatielasten van de huidige gemeentehuizen ingezet als dekking. In de financiële paragraaf wordt hier nader op ingegaan. f. de Raad in het kader van het Programma van Eisen in de dialoogfase van de DBFMOaanbesteding nader te informeren over het Westlands Publìeks-en Bestuurscentrum aan de Verdilaan en te verzoeken om over de bestuursruimten de opvattingen kenbaar te maken, binnen de planning zoals verwoord in de brief van College d.d. 25 oktober 2013; g. de Raad tijdig, open en transparant te informeren over de in de planning genoemde onderwerpen, namelijk Aankondiging, Selectie kandidaten, Uitnodiging 3 consortia, Inschrijving, Gunning, Contract en financial close, Realisatiefase met verantwoording over DBFMO-aanbestedingsprocedure - alsmede zo mogelijk - met inachtneming van wettelijke en EU-aanbestedingsrecht, het door de Raad kenbaar maken van opvattingen, evenwel zonder vertraging van de planning die verwoord is in de brief van het College d.d. 25 oktober 2013 en als bijlage bij dit besluit behoort; h. een vertegenwoordiging van de Raad te betrekken bij de fase Uitnodiging 3 consortia (selectie van 10 naar 3 kandidaten); i. de communicatie tussen het College en de Raad actief en periodiek te laten verlopen tijdens de uitvoering van de DBFMO-aanbesteding; Wij hebben uw Raad periodiek geïnformeerd over de stand van zaken en het proces om te komen tot nieuwe gemeentelijke huisvesting. Basis voor de producten van de drie geselecteerde consortia vormt het programma van eisen, dat tijdens de raadsvergadering van 30 oktober 2013 is besproken. Zoals in ons memo van 19 december jl. is aangegeven, mag er gedurende de lopende aanbesteding niets worden gemeld over de inhoud van de plannen of details daarvan. Uit artikel 2.57 en artikel van de Aanbestedingswet 2012 volgt namelijk dat het college van B&W, zijnde vertegenwoordiger van de gemeente, die ter zake optreedt als PAGINA 3 VAN 6

4 verzameling 2015 afd./team idir teamleider M. van Beek telefoon ;(0174) bestuurder A.W. \ Meijer MaartenvanBeek@geme entewestland.nl documentnr VOORSTEL aanbestedende dienst, informatie die door (een) gegadigde(n) aan hem als vertrouwelijk is verstrekt, niet openbaar mag maken. De dialoogproducten die de consortia hebben ontwikkeld en ingediend, bevatten vertrouwelijke/ bedrijfsgevoelige informatie. Bovendien verschaft tussentijdse openbaarmaking van dergelijke stukken de consortia inzage in eikaars plannen, waardoor de mededinging ernstig zal worden verstoord. De consortia wedijveren immers nog met elkaar om de opdracht te verwerven. Verstoring van de mededinging is niet in het belang van de gemeente. Als wij de gegevens nu openbaar maken, handelen wij bovendien onrechtmatig jegens de betrokken marktpartijen. Vanaf het moment van gunning zullen wij uw Raad uiteraard niet alleen periodiek informeren over het proces, maar ook over inhoudelijke aspecten van het project. Uw Raad krijgt bij de uitwerking van het voorlopig ontwerp tot een definitief ontwerp, gelegenheid uw opvattingen kenbaar te maken over de inrichting van de raadszaal en fractiekamers. j. de burgers actief te informeren. Inwoners van Westland zullen via de gemeentelijke website, de gemeentelijke informatiepagina's in huis-aan-huisblad Groot Westland en de media periodiek worden geïnformeerd over de voortgang van het project Nieuw Gemeentehuis. Om de eerder genoemde redenen zal de communicatie zich vooralsnog toespitsen op de stand van zaken en het proces. Na definitieve gunning zal communicatie over het ontwerp van het winnende plaatsvinden en wordt gestart met omgevingsmanagement. consortium RISICO'S EN KANTTEKENINGEN N.v.t, PAGINA 4 VAN 6

5 verzameling afd./team DIR teamleider M van Beek telefoon (0174) bestuurder A.W. Mei/er w imaartenvanbeek@geme entewestland.nl documentnr VOORSTEL COMMUNICATIEPARAGRAAF Het beschikbaar stellen van het krediet is een belangrijke stap op weg naar realisatie van een nieuw Westlands gemeentehuis. Inwoners van Westland worden via de gemeentelijke website, de gemeentelijke informatiepagina's in huis-aan-huisblad Groot Westland en de media periodiek geïnformeerd over de voortgang van het project. Na definitieve gunning zal communicatie over het ontwerp van het winnende consortium plaatsvinden en wordt gestart met omgevingsmanagement. Ook in het vervolg van het proces wordt uw Raad tijdig, open en transparant geïnformeerd. Dit betreft de gunning, contract- en financial close, uitwerkingsfase en de realisatiefase. V E R V O L G T R A J E C T Na besluitvorming door uw Raad over de beschikbaarstelling van het krediet gaat het college in het derde kwartaal van 2015 over tot de definitieve gunning (contract close) en start de uitwerkingsfase. Ingebruikname van de nieuwe gemeentelijke huisvesting staat gepland voor medio de burgemeester, J v g n te PAGINA 6 VAN 6

6 verzameling 2015 afd./team DIR I 'bestuurder A W Meij ijėr teamleider Mí van Beek telefoon (01 TA) MaartenvanBeek@geme enieweslland.nl documentnr Ũ2210 FINANCIËN Voor het verder volbrengen van de DBFMO-aanbestedingsprocedure is een krediet van ê 20,7 miljoen benodigd. De financiële uitgangspunten voor de DBFMO-aanbestedingsprocedure zijn daarnaast:» Maximale exploitatielast van f 3,7 miljoen per jaar In de raadsvergadering van 18/19 december 2012 is een motie namens de fracties Christen Unie I SGP, CDA Westland, Gemeentebelang Westland en Progressief Westland aangenomen waarin is bepaald dat de exploitatielasten per jaar maximaal ê 3,7 miljoen mogen bedragen. Ingebruikname van de nieuwe gemeentelijke huisvesting staat gepland voor medio Het uitgangspunt voor de maximale exploitatielasten (C 3,7 miljoen) wordt zodoende gebaseerd op het prijspeil De indexering van prijspeil 2016 (zoals opgenomen in het raadsbesluit van 30 oktober 2013) naar prijspeil 2017 vangen we op binnen de te hanteren plafondprijs van de DBFMO-aanbesteding. Bij de uitnodiging tot inschrijving wordt een plafondprijs opgenomen die door de inschrijvers niet mag worden overschreden. We waarborgen hiermee dat de exploitatielasten het maximum van 6 3,7 miljoen niet overschrijden» Inzet reserve nieuwbouw gemeentehuis en huidige exploitatielasten ter dekking van de exploitatielasten Zoals opgenomen in het raadsvoorstel van 30 oktober 2013 is er door de inzet van de reserve nieuwbouw gemeentehuis en de huidige exploitatielasten de benodigde dekking 3,4 miljoen) aanwezig. Eventueel aanvullende dekking tot de maximaal toegestane exploitatielasten van C 3,7 miljoen wordt betrokken bij de uitwerking van de begroting De exploitatielasten bestaan uit de Beschikbaarheidsvergoeding DBFMO en de kapitaallasten behorend bij de piekbetaling. De piekbetaling wordt in 25 jaar (de contractduur) annuïtair afgeschreven. De exploitatie wordt hierdoor jaarlijks met een gelijk bedrag aan kapitaallasten belast, zonder dat sprake is van stijgende onderhoudskosten, omdat deze onderdeel uitmaken van het DBFMOcontract. Met het beschikbaar stellen van het krediet worden de geraamde uitgaven in de verwerkt. begroting Conform de nieuwe financiële verordening, melden wij dat de piekbetaling in 2017 een nadelig effect heeft op de verwachte schuldontwikkeling. Zoals eerder met u gewisseld, staat daar tegenover dat de exploitatielasten van de nieuwe gemeentelijke huisvesting lager zullen zijn dan de exploitatielasten na renovatie van de bestaande panden. PAGINA 5 VAN 6

7 Raadsbesluit 7 R A A D S B E S L U I T verzameling april 2015 documentnr RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Westland; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders met van 17 februari 2015, met de volgende bijlage(n): ~ Raadsvoorstel kredietaanvraag huisvesting gemeentelijke organisatie (nr ) Raadsbesluit kredietaanvraag huisvesting gemeentelijke organisatie (nr ) Memo commissie Ruimte - Stand van zaken aanbesteding Nieuw gemeentehuis (nr ) Memo commissie Ruimte - Stand van zaken aanbesteding Nieuw gemeentehuis (nr ) - Notitie Van Doorne 'Moment van het nemen van het gemeenteraadsbesluit ter zake van beschikbaar stellen budget' (nr ) gelet op het bepaalde in 147 lid 2 jo. 108 en 189 Gemeentewet; gehoord de beraadslagingen in de vergadering van de raadscommissie Ruimte van 31 maart 2015; besluit: Het principebesluit van 30 oktober 2013, met betrekking tot het krediet nieuwbouw gemeentehuis, om te zetten naar een definitief besluit en daarmee een krediet beschikbaar te stellen van C 20,7 miljoen voor de realisatie van de nieuwe huisvesting voor de gemeentelijke organisatie. Uitgangspunt blijft hierbij een maximale exploitatielast per jaar van í 3,7 miljoen conform de hierover aangenomen motie op december 2012 en het raadsbesluit van 30 oktober PAGINA 1 VAN 2

8

9 Raadsbesluit 7 R A A D S B E S L U I T verzameling april 2015 documentnr RAADSBESLUIT Begrotingswijziging nr Mutatie programma's: dienstjaar 2015 dienstjaar 2016 dienstjaar 2017 dienstjaar 2018 Lasten Baten Lasten Baten Lasten Baten Lasten Baten A Econ.Ã Ruimt Ontw. B Sterke Samenleving C Onderst., Zorg 8. Part. E Fys. Leefomgeving F Dienstverl. S Belasting G Bestuur S Veiligheid H Alg dekkingsmidd Totaal programma's Mutaties reserves: Z Reserves Totaal Aldus besloten door de raad in zijn vergadering van 14 april 2015, openbare griffi de voorzitter, N I J. van PAGINA 2 VAN 2

10