Aanbestedingsleidraad Huishoudelijke Hulp

Transcriptie

1 1 Aanbestedingsleidraad Huishoudelijke Hulp Leidraad voor de contractering van aanbieders Huishoudelijke Hulp Gemeente Lelystad 20 augustus 2014 Dit document is onder voorbehoud van bestuurlijke goedkeuring van de gemeente Lelystad.

2 2 Introductie De gemeente Lelystad vindt het belangrijk om de uitvoering van de taak Huishoudelijke Hulp in samenwerking met haar partners vorm en inhoud te geven. De aanbesteding van Huishoudelijke Hulp heeft als doel partners te vinden waarmee op basis van samenwerking en verbetering inhoud gegeven kan worden aan Huishoudelijke Hulp (voorheen Huishoudelijke Hulp 1). De gemeente Lelystad wil alle aanbieders die geïnteresseerd zijn in het leveren van Huishoudelijke Hulp in de gemeente Lelystad uitnodigen om zich in te schrijven voor de aanbesteding voor de levering van Huishoudelijke Hulp in de gemeente Lelystad per 1 januari De gemeente Lelystad heeft ervoor gekozen om de Huishoudelijke Hulp per 1 januari 2015 anders in te richten. Er is gekozen om te gaan werken met resultaatsfinanciering, dat wil zeggen dat aanbieders een bedrag per cliënt krijgen voor het resultaat een schoon en leefbaar huis. Elke aanbieder krijgt per cliënt een vast bedrag per vier weken. Dit bedrag is niet cliëntgebonden maar moet wel worden ingezet om bij de cliënten het resultaat een schoon en leefbaar huis te bewerkstelligen. Dit document wordt aangeduid als aanbestedingsleidraad Huishoudelijke Hulp en geeft alle partijen inzicht in de werking van de Huishoudelijke Hulp, de doelen die de gemeente Lelystad wenst te realiseren met de inzet van Huishoudelijke Hulp, de wijze van contractering en de verschillende stappen in het aanbestedingsproces. Onder voorbehoud: alle data genoemd in dit document zijn indicatief en hier kunnen geen rechten aan ontleend worden. De biedingsleidraad Huishoudelijke Hulp wordt tijdig gecommuniceerd via Tenderned.

3 3 Inhoudsopgave Introductie... 2 Deel 1: Toelichting Huishoudelijke Hulp Een schoon en leefbaar huis Overeenkomst met alle aanbieders Relatie met het Sociaal Wijkteam Bekostiging Persoonsgebonden budget Deel 2: Aanbestedingsproces Het aanbestedingsproces Huishoudelijke Hulp Stap 1. Marktconsultatie Stap 2. Selectiecriteria en overeenkomst worden beschikbaar gesteld Stap 3. Aanbieders tonen aan te voldoen aan de selectiecriteria Stap 4. De gemeente Lelystad beoordeelt de aanbieders op basis van de gestelde selectiecriteria Stap 5. Voorlopige gunning van de aanbieders Huishoudelijke Hulp Communicatie en informatievoorziening... 15

4 Deel 1: Toelichting Huishoudelijke Hulp 4

5 5 1. Een schoon en leefbaar huis Per 1 januari 2015 verlopen de huidige contracten tussen de gemeente Lelystad en de huidige aanbieders voor Huishoudelijke Hulp. Op dit moment wordt de Huishoudelijke Hulp aan cliënten toegekend op basis van geïndiceerde uren. Dit gaat met ingang van 1 januari 2015 veranderen. Indicatie in uren Gemeenten zijn sinds 2007 verantwoordelijk voor het bieden van Huishoudelijke Hulp aan hun inwoners als onderdeel van de compensatieplicht in de Wmo. Hierbij hebben gemeenten veelal de praktijk, zoals die voorheen binnen de AWBZ werd toegepast, overgenomen. De gemeente Lelystad bepaalt in deze praktijk aan de hand van de beperkingen van de cliënt of deze recht heeft op huishoudelijke hulp. Aan de hand van protocollen wordt dit recht vervolgens concreet vertaald in een aantal uren Huishoudelijke Hulp per week. De aanbieder van deze Huishoudelijke Hulp mag vervolgens, veelal wekelijks, tot het maximum van deze indicatie, uren huishoudelijke hulp leveren aan de cliënt. De focus ligt nu sterk op uren en niet zozeer op een beoogd resultaat. Schoon en leefbaar huis Voor de gemeente Lelystad is bovenstaande aanleiding geweest om de overstap te maken per naar een uitvoering waarin het zo efficiënt mogelijk realiseren van het beoogde resultaat centraal staat. Dit resultaat is gedefinieerd als een schoon en leefbaar huis. Hoe dit resultaat wordt bereikt en wat hiervoor van de kant van de aanbieders wordt ingezet, komen cliënt en aanbieder samen overeen. De gemeente Lelystad stelt geen lijst op van activiteiten en prestaties. Het door cliënt en aanbieder afgesproken resultaat staat centraal. Een andere wijziging per ten opzichte van het huidige beleid van Huishoudelijke Hulp is het schrappen van de component Huishoudelijke Hulp 2 (HH2) uit het totale pakket van Huishoudelijke Hulp. HH2, ofwel de regie-component binnen Huishoudelijke Hulp, vormt geen onderdeel meer van deze aanbesteding en is ondergebracht bij de aanbesteding Ondersteuning Thuis. Deze aanbesteding focust zich alleen op Huishoudelijke Hulp 1 (HH1), en omvat die activiteiten die bijdragen aan schoon en leefbaar. Er zal in de toekomst niet meer worden gesproken over HH1 en HH2 maar alleen over Huishoudelijke Hulp. Inzet alfahulpen De gemeente Lelystad wilt de inzet van alfahulpen niet op voorhand uitsluiten maar wilt ook voorkomen dat personeel in loondienst op grote schaal wordt vervangen door alfahulpen. Daarom wordt in de overeenkomst met de aanbieders de bepaling opgenomen dat, als de landelijke regelgeving dit toestaat, een alfahulp mag worden ingezet als een klant of een medewerker daarom vraagt.

6 6 Rol gemeente en aanbieders De gemeente Lelystad bepaalt nog wel de toegang tot de voorziening maar verbindt dit niet langer aan een indicatie in uren. De cliënt ontvangt van de gemeente een beschikking met daarin opgenomen dat de cliënt recht heeft op Huishoudelijke Hulp met het resultaat een schoon en leefbaar huis. Hoe het resultaat een schoon en leefbaar huis wordt bereikt en wat hiervoor van de kant van de aanbieders wordt ingezet, komen cliënt en aanbieder samen overeen. De afspraken hierover worden vervolgens vastgelegd in een zorgplan dat door beide partijen (cliënt en aanbieder) wordt ondertekend en dat bij de gemeente Lelystad wordt aangeleverd. 2. Overeenkomst met aanbieders die voldoen aan eisen gemeente Lelystad De gemeente Lelystad organiseert een aanbestedingsprocedure volgens het zogenoemde Zeeuwse Model. Het Zeeuwse model van aanbesteden onderscheidt zich van reguliere aanbestedingen door het feit dat de gemeente zelf de prijs van de Huishoudelijke Hulp vaststelt. Een ander element is dat een overeenkomst wordt gesloten met aanbieders die voor deze prijs de Huishoudelijke Hulp kunnen leveren en aan de gestelde selectiecriteria voldoen. In de overeenkomst wordt uitgegaan van een vaste prijs per cliënt per maand. Er wordt geen afspraak gemaakt over het aantal uren of het aantal cliënten (er komt dus geen volume-afspraak). De cliënt krijgt inzicht in de gecontracteerde aanbieders, de cliënt kan zelf kiezen voor een aanbieder naar keuze, op deze manier heeft de cliënt een optimale keuzevrijheid. Overeenkomst heeft betrekking op gehele werkgebied gemeente Lelystad; dus geen anders dan ondersteuning thuis en dagbesteding onderscheid naar stadsdelen en/of aandachtsgroepen. Deze Overeenkomst heeft een duur van twee (2) jaar met ingang van 1 januari 2015 tot en met 31 december Daarbij heeft de Gemeente drie (3) keer de optie om de overeenkomst met maximaal één (1) jaar te verlengen.

7 7 3. Relatie met het Sociaal Wijkteam De gemeente Lelystad werkt in de uitvoering van de Wmo met sociale wijkteams. In elk van de vier onderscheiden stadsdelen is een sociaal wijkteam geformeerd. Het sociale wijkteam is onafhankelijk, handelt professioneel autonoom en staat organisatorisch los van de levering van de ondersteuning in de stadsdelen. De gemeente Lelystad hanteert een organisatorische scheiding tussen toegang en uitvoering. De sociale wijkteams zijn verantwoordelijk voor de toegang tot ondersteuning thuis, dagbesteding en huishoudelijke hulp die uit hoofde van de WMO beschikbaar is voor inwoners van de gemeente Lelystad. Het sociaal wijkteam is geen onderdeel van deze aanbestedingsprocedure die leidt tot de contractering van Huishoudelijke Hulp. Wel hebben de sociale wijkteams een belangrijke functie in de toewijzing van huishoudelijke hulp en andere vormen van WMO-ondersteuning. Het sociaal wijkteam heeft een schakelfunctie en biedt zelf geen of zeer kortdurende begeleiding. Daartoe heeft het sociale wijkteam de volgende taken/functies: - informatievoorziening: in het stadsdeel is het sociaal wijkteam het eerste aanspreekpunt voor de inwoners met een mogelijke ondersteuningsvraag. Het sociale wijkteam geeft inwoners met een ondersteuningsbehoefte informatie over mogelijkheden in het stadsdeel. Deze informatie heeft betrekking op alle vormen van ondersteuning (basis, Ondersteuning Thuis, dagbesteding en Huishoudelijke Hulp); - toegang en het opstellen van een ondersteuningsplan: Voor inwoners die zijn aangewezen op Huishoudelijke Hulp stelt het sociaal wijkteam een ondersteuningsplan op. Het is een

8 8 ondersteuningsplan op hoofdlijnen (basis voor doorverwijzing), waarna de concrete invulling (in activiteiten en doelen) wordt ingevuld door de aanbieder van Huishoudelijke Hulp waarvoor de cliënt heeft gekozen. De concrete invulling van het ondersteuningsplan gaat in samenspraak met de cliënt. Het ondersteuningsplan is de basis voor de individuele beschikking van de gemeente, deze beschikking geeft inwoners de mogelijkheid om deze vorm van ondersteuning te verkrijgen. De gemeente Lelystad is verantwoordelijk voor de sociale wijkteams. De gemeente bepaalt het aantal, het werkgebied, de samenstelling en de taken en verantwoordelijkheden van de sociale wijkteams. De gemeente Lelystad werkt op dit moment aan een nadere concretisering van de samenstelling van de teams en de benodigde borging van de kwaliteit en inzet van deelnemers aan het wijkteam. In het ondersteuningsplan is ook ruimte voor andere Wmo-voorzieningen die de cliënt mogelijkerwijs ontvangt te beschrijven; ondersteuning thuis, dagbesteding, hulpmiddelen, woningaanpassingen etc. Het ondersteuningsplan is daarmee een integraal plan. 3.1 Overgang bestaande cliënten Onder verantwoordelijkheid van het Sociaal Wijkteam/de gemeente Lelystad worden er vanaf september 2014 tot en met medio 2015 gesprekken gevoerd met alle huidige cliënten met een ondersteuningsvraag (Ondersteuning Thuis, Dagbesteding en/of Huishoudelijke Hulp). In deze gespreksronde wordt ook de noodzaak van Huishoudelijke Hulp besproken en wordt het vernieuwde ondersteuningsplan op hoofdlijnen opgesteld waarbij geen uren worden afgesproken met de cliënt maar alleen de behoefte (wel of geen Huishoudelijke Hulp). Zodra het Sociaal Wijkteam en de cliënt aangeven dat Huishoudelijke Hulp noodzakelijk is kiest de cliënt een aanbieder naar keuze en gaat deze aanbieder met de cliënt in gesprek over verdere invulling van de Huishoudelijke Hulp waarbij het resultaat een schoon en leefbaar huis centraal staat. Nieuwe cliënten zullen vanaf 1 januari 2015 op bovenstaande wijze worden toe geleidt door het Sociaal Wijkteam en indien Huishoudelijke Hulp noodzakelijk is worden zij doorverwezen naar een aanbieder (naar keuze) voor de levering en de verdere invulling van de Huishoudelijke Hulp.

9 9 4. Bekostiging De gemeente Lelystad kiest voor een resultaatfinanciering bij Huishoudelijke Hulp. De reden hiervoor zijn dat het innovatie bij de zorgaanbieders stimuleert: er wordt één bedrag betaald en slimme, doelmatige vormen van ondersteuning komen ten gunste van de dienstverlening. Daarnaast is het mogelijk om de dienstverlening veel meer flexibel, maatgericht en klantgericht te laten plaatsvinden. De gemeente Lelystad is ook van mening dat resultaatfinanciering ervoor zorgt dat er minder complexe indicering nodig is omdat er geen inschatting wordt gemaakt van de omvang (in tijdseenheden) en daarmee de verantwoording eenvoudiger word: de gemeente trekt zich terug, is regisseur en ziet toe op het resultaat en in hoeverre de afspraak tussen de cliënt en de aanbieder voldoende zijn voor het resultaat een schoon en leefbaar huis. Met het invoeren van een resultaatfinanciering wijzigt dus de huidige financieringssystematiek. Er wordt nog steeds een indicatie gesteld voor ondersteuning, maar het bepalen van de omvang wordt overgelaten aan de aanbieder en cliënt. Deze eerste draagt verantwoordelijkheid voor het realiseren van resultaat: een huis dat schoon en leefbaar is. Nadat een cliënt keuze heeft gemaakt voor een aanbieder van Huishoudelijke Hulp dan krijgt deze per cliënt een vast bedrag per vier weken, dit bedrag is vastgesteld voor 2015 op 182 per cliënt. Dit bedrag wordt aan de aanbieder bevoorschot, het is daarom wel belangrijk dat de aanbieder per periode aangeeft hoeveel nieuwe cliënten er gebruik gaan maken van Huishoudelijke Hulp. Dit bedrag is niet cliëntgebonden maar moet wel worden ingezet om het resultaat een schoon en leefbaar huis te bewerkstelligen. Dit betekent dat dit bedrag een gemiddelde is, waarbij het voor kan komen dat voor de ene cliënt meer geld/tijd moet worden ingezet om dit resultaat te bereiken dan voor andere cliënten, maar in alle gevallen met als het resultaat een schoon en leefbaar huis. Een belangrijk aspect bij het invoeren van een resultaatfinanciering is het bewaken van het kwaliteitsniveau. De gemeente Lelystad vindt het belangrijk dat de aanbieder systematisch werkt aan het verbeteren van de kwaliteit en dit borgt door een werkend kwaliteitssysteem dat landelijk erkend is en gepaard gaat met onafhankelijke toetsing (externe audit). In dit kwaliteitssysteem zijn de kwaliteitseisen vanuit de Wmo 2015 en de Overeenkomst Huishoudelijke Hulp geïntegreerd;

10 10 5. Persoonsgebonden budget De client kan ten alle tijden kiezen voor een Persoonsgebonden Budget (PGB). Het PGB is persoonsvolgend, dat betekent dat de betreffende cliënt het beschikbare bedrag niet in handen krijgt. Het PGB wordt beheerd door de Sociale VerzekeringsBank (SVB). Het PGB wordt toegekend door de gemeente Lelystad op basis van een aanvraag van de cliënt Het staat de cliënt vervolgens vrij om het beschikbare bedrag naar eigen inzicht in te zetten bij aanbieders of andere hulpverleners. 6. Rol gemeente Lelystad De gemeente Lelystad (of een door de gemeente aangewezen partij) is verantwoordelijk voor de betaling en facturering van de Huishoudelijke Hulp in de gemeente Lelystad. De gemeente Lelystad verstrekt de budgetten aan aanbieders en aanbieders declareren bij de gemeente Lelystad. Daarnaast doet de gemeente Lelystad klanttevredenheidsonderzoeken onder de cliënten die Huishoudelijke Hulp ontvangen. Dit gebeurt op twee manieren, namelijk via telefonische enquêtes maar ook door middel van huisbezoeken aan cliënten. Aanbieders zijn verplicht om mee te werken aan deze onderzoeken.

11 Deel 2: Aanbestedingsproces 11

12 12 7. Het aanbestedingsproces Huishoudelijke Hulp De gemeente Lelystad onderscheidt de volgende stappen in de aanbesteding van de aanbieders van Huishoudelijke Hulp: Stap 1. Marktconsultatie vindt plaats op 27 augustus 2014 Stap 2. Selectiecriteria en concept overeenkomst worden beschikbaar gesteld deadline: 3 september 2014 Stap 3. Aanbieders tonen aan te voldoen aan de selectiecriteria 3 t/m 23 september 2014 Stap 4. Beoordeling deadline: 26 september 2014 Stap 5. Voorlopige gunning deadline: 1 oktober 2014 Deze stappen worden in dit hoofdstuk uitgewerkt. Stap 1. Marktconsultatie Het doel van de marktconsultatie is nadere informatie bieden aan aanbieders en hen te consulteren over de aanpak van aanbesteding, de contractering, de organisatie en de bekostiging van Huishoudelijke Hulp. Aanbieders kunnen in de marktconsultatiebijeenkomst aangeven of de uitvraag werkbaar is, de gemeente attenderen op mogelijke knelpunten en verbeterpunten. Ook is er gelegenheid om verduidelijkende vragen te stellen. Eventuele opmerkingen kunnen zo mogelijk in de definitieve stukken (leidraad, conceptovereenkomst) worden verwerkt.

13 13 Deelname aan de marktconsultatie staat open voor alle partijen. Het betreft een consultatie waarvoor partijen/aanbieders worden uitgenodigd via Tenderned en berichtgeving via de website gemeente Lelystad. Voorwaarde voor deelname aan de consultatie is dat partijen van mening zijn dat zij over de mogelijkheden beschikken om als aanbieder de Huishoudelijke Hulp te kunnen bieden vanaf 1 januari Berichtgeving hierover verloopt via Tenderned en aankondiging is ook te zien op de website van de gemeente Lelystad Ter voorbereiding op deze marktconsultatie stelt de gemeente Lelystad alle conceptdocumenten (aanbestedingsleidraad en de concept overeenkomst) beschikbaar aan partijen via Tenderned. Deelnemers aan de consultatie kunnen op deze documenten mondeling reageren tijdens de marktconsultatiebijeenkomst. Planning stap 1 - In de week van 18 augustus 2014 worden de concept documenten (aanbestedingsleidraad en concept overeenkomst) beschikbaar gesteld via Tenderned. - In de daaropvolgende week wordt een consultatiebijeenkomst georganiseerd (woensdag 27 augustus 2014). Stap 2. Selectiecriteria en overeenkomst worden beschikbaar gesteld Op basis van de marktconsultatie worden de documenten definitief gemaakt. De volgende documenten worden dan aangeboden: aanbestedingsleidraad, de biedingsleidraad en de overeenkomst. Planning stap 2 - Tussen 28 augustus en 3 september 2014 worden alle documenten definitief gemaakt - Uiterlijk 3 september 2014 worden deze documenten gepubliceerd op Tenderned. Stap 3. Aanbieders tonen aan te voldoen aan de selectiecriteria Doel van stap 3 is te komen tot een selectie van partijen die in staat zijn om de Huishoudelijke Hulp volgens de gestelde criteria uit te voeren. Partijen moeten aan de volgende selectiecriteria voldoen: 1. Ingevulde Eigen Verklaring inleveren; 2. Beschikken over Gedragsverklaring Aanbesteden (voorheen VOG); 3. Financieel gezond zijn; 4. Beroepsbekwaamheid en organisatiekracht aantonen.

14 14 Voor deze stap wordt een separate biedingsleidraad opgesteld met een uitgebreide toelichting op deze selectiecriteria. Planning stap 3 - Partijen hebben van 4 tot 23 september 2014 de tijd om, via Tenderned, aan te tonen te voldoen aan de gestelde selectiecriteria. - In deze tussentijd (van 4 tot 16 september 2014) hebben Partijen de kans om vragen te stellen, de Gemeente zal tussentijds vragen beantwoorden middels een Nota van Inlichting. De laatste Nota van Inlichtingen zal verschijnen op 19 september Stap 4. De gemeente Lelystad beoordeelt de aanbieders op basis van de gestelde selectiecriteria Alle aanbieders die voldoen aan de selectiecriteria, zoals gesteld in stap 3 en toegelicht in de separate biedingsleidraad, wordt een contract gegund. Planning stap 4 - Beoordeling door de gemeente Lelystad vindt plaats tussen 24 en 26 september Stap 5. (Voorlopige) gunning van de aanbieders Huishoudelijke Hulp Alle aanbieders die positief worden beoordeeld krijgen een contract voor Huishoudelijke Hulp (voorlopig) gegund. Planning stap 5 - De (voorlopige) gunning wordt uiterlijk 1 oktober 2014 gedaan. - De definitieve gunning vindt plaats na akkoord management. - De start van de opdracht is 1 januari 2015.

15 15 8. Communicatie en informatievoorziening Alle communicatie met betrekking tot de aanbesteding wordt gedaan via Tenderned.