NIS Notarieel Informatie Systeem

Transcriptie

1 Handleiding fileserver en archiveren (gebruik) NIS Notarieel Informatie Systeem Sportlaan 2h, 818 BE Heerde T (0578) , F (0578) info@vanbrug.nl

2 Tekstmappen en archief 2017 Van Brug Software Hoewel deze handleiding met zeer veel zorg is samengesteld, aanvaarden noch de auteur, noch Van Brug Software enige aansprakelijkheid voor enige schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit document. Voor vragen of opmerkingen betreffende deze of ander documentatie gaarne contact opnemen met: Van Brug Software Kantooradres: Sportlaan 2h, 8181 BE Heerde Postadres: Postbus 123, 8180 AC Heerde Tel.: (0578) Fax: (0578) Web: 2 Versie: 8 september 2017

3 Tekstmappen en archief Inhoudsopgave Tekstmappen en archief 4 Opslaan en archiveren van documenten Outlook Scannen Opslaan Wijzig naam Alleen bijlage(n) opslaan Hernoemen/Onderwerp Legitimatie /bijlage raadplegen Binnen een zaak Bij een cliënt Legitimatiebewijs cliënt inzien 7 Autoarchiveer en Autocomprimeren Algemeen Voortijdig (handmatig )archiveren Werking tekstueel archief Direct archiveren Archiefnummer 9 Digitaal archief (Xtendis) Oude stijl Nieuwe stijl KantoorCockpit DMS Taken Documenten 11 Digitaal archief (oud) Inleiding Scannen van een document Scannen met een netwerkscanner Raadplegen van een gescand document Verwijderen van een gescand document 14 Versie: 8 september 2017

4 Tekstmappen en archief TEKSTMAPPEN EN ARCHIEF Elke zaak in het Notarieel Informatie Systeem (NIS) heeft een map met daarin de specifieke documenten (Word, Excel, Mail, PDF, etc. behorende bij betreffende zaak. Zodra aangegeven wordt, dat een zaak gearchiveerd kan worden (handmatig of automatisch na het ingestelde aantal dagen na afwikkeling) wordt de betreffende map met alle zich daarin bevindende documenten verplaatst naar een archiefmedium. Voordelen: Alle documenten zijn op basis van een zaak of persoon te raadplegen. Het gebruik van de archiefmap is volledig transparant voor de gebruiker. Structuur van lopende zaakmappen wordt periodiek geschoond. Alle documenten m.b.t. de zaak staan in één map. Standaard mappenstructuur. Structurering in submappen is mogelijk. 4 Versie: 8 september 2017

5 Opslaan en archiveren van OPSLAAN EN ARCHIVEREN VAN documenten Het op elektronische wijze uitwisselen van berichten of documenten (per , gescand) van transacties levert een steeds belangrijker voordeel op. Het ligt dan ook voor de hand om ook s, bijlagen, gescande documenten etc. op te slaan in een omgeving waar ze op dezelfde wijze als andere Office documenten kunnen worden geraadpleegd en afgedrukt. 2.2 Outlook Speciaal ten behoeve van het opslaan van in een map is aan Microsoft Outlook een knop toegevoegd [ opslaan in NIS]. Deze knop wordt zichtbaar als een bericht is geselecteerd onder de knop [Invoegtoepassingen]. Dit hoofdstuk beschrijft op welke wijze al dan niet met bijlagen kan worden opgeslagen, en welke specifieke instellingen daarvoor zijn vereist. Bovendien bevat NIS een speciale mogelijkheid om met de spreekwoordelijke "één druk op de knop" een ingescand identificatiedocument van een cliënt in te zien. 2.3 Scannen Voer achtereenvolgens de volgende stappen uit. Hierbij wordt er van uit gegaan, dat er gebruik gemaakt wordt van een multifunctionele printer, een combinatie van printer, scanner en copiër, of een andere netwerkscanner. Mogelijk zijn niet alle stappen zoals hieronder beschreven voor alle scanners hetzelfde. 1. Plaats het te scannen document in de document invoerlade van de scanner. 2. Kies op de display voor de optie [ ]. 3. Druk op de knop [Aan]. 4. Toets m.b.v. het toetsenbord op de display de eerste letters in van de ontvanger, totdat de scanner de rest aanvult en de gewenste naam en de juiste ontvanger in de display verschijnt. Indien de ontvanger uit een lijst geselecteerd dient te worden, kiest men voor het adresboekje (midden boven in het scherm) en daarna aan de linkerkant de ontvanger. Klik vervolgens op [Toevoegen] en [OK]. 5. Druk op [OK]. 6. Kies voor [Start]. Het document wordt nu gescand en als bijlage van een naar de ontvanger gestuurd. 2.4 Opslaan Open vervolgens in Outlook het betreffende bericht, en klik vervolgens op [Invoegtoepassingen] en kies voor [ opslaan in NIS]. Als op de knop [ opslaan in NIS] wordt geklikt, wordt het volgende scherm getoond: Versie: 8 september

6 Opslaan en archiveren van In bovenstaand scherm kan een map geselecteerd worden van een zaak, of een cliënt (natuurlijk persoon, rechtspersoon). Op de bekende manier, zoals bij het zoeken van een zaak of persoon, kan m.b.v. de zoekschermen betreffende zaak of cliënt geselecteerd worden. Onder de opties staan een drietal mogelijkheden: Wijzig naam Als u deze optie aanklikt, kunt u de naam van de /scan aanpassen Alleen bijlage(n) opslaan Deze optie is standaard aangevinkt, en heeft tot gevolg dat alleen de in de aanwezige bijlagen worden opgeslagen in de geselecteerde map Hernoemen/Onderwerp De opties [Hernoemen] en [Onderwerp] kunnen alleen aangevinkt worden, indien de optie [Alleen bijlage(n) opslaan] is aangevinkt. Met deze opties is het mogelijk om de naam van de bijlage aan te passen. Deze optie is vooral van belang voor bijlagen die zijn gescand, en meestal automatisch een naam of nummer krijgen toegekend bijv. Scan4711.tif. Deze naam kan dan veranderd worden in een meer suggestieve naam (bijv. Paspoort Heimans.tif) Legitimatie De optie [Legitimatie] is alleen zichtbaar als bij de map selectie is gekozen voor een Natuurlijk Persoon of Rechtspersoon. Het systeem creëert dan automatisch een submap in de betreffende cliëntmap, met als naam [Legitimatie]. Daarin wordt dan de betreffende en/of bijlage geplaatst, nadat op [Opslaan] is gedrukt. Het systeem zal nog om een bevestiging vragen. Overigens wordt de optie [Alleen bijlage(n) opslaan] standaard aangezet als gekozen wordt voor de optie [Legitimatie] /bijlage raadplegen Binnen een zaak Binnen de Zakenadministratie bevindt zich de knop [Documenten]. Na klikken op deze knop zal een venster worden getoond met alle documenten en submappen in de betreffende map. Een zal meest de extensie.msg hebben, een bijlage.pdf,.tif etc Bij een cliënt 6 Versie: 8 september 2017

7 Opslaan en archiveren van Bij een persoonskaart van een Natuurlijk Persoon of Rechtspersoon bevindt de knop [Documenten] zich onder het menu [Tekstverwerking] Legitimatiebewijs cliënt inzien Als de instellingen zoals hierboven omschreven correct zijn toegevoegd, kan het systeem automatisch een ingescand legitimatiedocument van een cliënt tonen. Deze staat onder [Tekstverwerking] onder de optie [Documenten] en vervolgens in de map [Identificatie]. Klikken op deze naam zal tot gevolg hebben dat het document wordt getoond. Versie: 8 september

8 Autoarchiveer en Autocomprimeren AUTOARCHIVEER EN AUTOCOMPRIMEREN 3.1 Algemeen Binnen het Notarieel Informatie Systeem bestaat de mogelijkheid om, een aantal dagen na het passeren, alle bij een zaak geproduceerde documenten en de documenten, die geplaatst zijn in de documentmap behorende bij betreffende zaak, automatisch te laten verplaatsen naar een door het kantoor zelf gedefinieerd archiefgebied. Het is dus aan te bevelen, dat alle documenten die men binnen het elektronische archief wenst te bewaren geplaatst worden in de bij de zaak behorende documentenmap. Denk hierbij aan akten, volmachten, nota's, correspondentie met cliënt, etc.. Het archiefproces zelf wordt uitgevoerd als onderdeel [Autoarchiveer] of het verouderde [Autocomprimeren]. Archiveren betekent dus: dat de gehele documentenmap, onder behoud van de naam van de map, wordt verplaatst naar het archiefgebied. De oorspronkelijke documentenmap zelf wordt verwijderd. Vanaf dat moment zal bij raadpleging van de documenten van een gearchiveerde zaak door het systeem automatisch worden gerefereerd aan de archiefmap. Ook eventuele mutaties (niet aan te bevelen) worden aangebracht binnen de archiefmap. In principe werkt het archiveren geheel automatisch. Door éénmalig aan te geven wat het archiefgebied is, en na hoeveel dagen na datum afwikkeling de documenten van een zaak moeten worden gearchiveerd. Daarnaast kan ook "voortijdig" handmatig worden gearchiveerd. 3.2 Voortijdig (handmatig )archiveren Het is ook mogelijk om een (afgewikkelde) zaak binnen de archiefperiode te archiveren. Daartoe dient de knop [Archief] in de Zakenadministratie te worden gebruikt. Hierin staan de volgende rubrieken: [Tekstueel archief]: Hier kunt u aangeven, wanneer u de betreffende teksten wenst te archiveren. [Archiefnummer]: Dit is een indicatief nummer wat binnen het kantoor kan refereren aan het fysieke papieren dossier. Hiermee kan bijvoorbeeld worden verwezen naar een dossierkast en dossiernummer. Binnen de Zakenadministratie wordt verder niets met dit nummer gedaan. 3.3 Werking tekstueel archief Het programma [AutoComprimeer] heeft nauwelijks een eigen interface, en is ook bedoeld om zelfstandig, dus zonder ingrijpen van buitenaf, actief te zijn. Het archiveringsproces is wel door de gebruikers te beïnvloeden. Dit wordt geregeld via de Zakenadministratie Direct archiveren Normaal worden zaken automatisch na enige tijd gearchiveerd. In de Zakenadministratie is in te stellen, dat een zaak direct moet worden gearchiveerd. De behandelaar kan aangeven, dat een zaak moet worden gearchiveerd, waarna het [Autoarchiveer]/[AutoComprimeer] programma de betreffende zaak bij de eerstvolgende gelegenheid daadwerkelijk archiveert. De betreffende functionaliteit is te vinden in de Zakenadministratie. Hier is de menuoptie [Archief] te vinden. In dit menu is de optie [Tekstueel archief] aanwezig. 8 Versie: 8 september 2017

9 Autoarchiveer en Autocomprimeren Door op [Tekstueel Archief] te klikken, verschijnt het volgende scherm: In dit scherm kan worden aangegeven, dat de tekstbestanden moeten worden gearchiveerd. Dit wordt gedaan door een vinkje te plaatsen bij één van de opties achter [Teksten Archiveren] en vervolgens te klikken op de knop [Opslaan]. Hierna zal het scherm worden afgesloten. Wordt het opnieuw geopend, dan zal de status zijn veranderd van [Niet gearchiveerd] in [Wordt gearchiveerd]. De programmatuur weet nu, dat het de betreffende zaak moet gaan archiveren. Nadat daadwerkelijk is gearchiveerd, zal de status zijn veranderd in [Gearchiveerd]. Er wordt vanaf nu ook een melding getoond, dat de zaak is gearchiveerd als u de map [Documenten] wilt openen in de Zakenadministratie. Vanzelfsprekend kan deze functie ook worden gebruikt voor zaken die niet zijn doorgegaan Archiefnummer In het volgende scherm is ook de functie ondergebracht om een archiefnummer aan een zaak toe te kennen. Dit nummer kan onder [Archiefnummer] worden ingegeven. Dit kan een zelf te kiezen nummer zijn, of een nummer dat het programma automatisch genereert. Voor het automatisch genereren van nummers zijn de twee knoppen in het kader [Archiefnummer] beschikbaar. De eerste knop [Opslaan] maakt het mogelijk om een nieuwe reeks in te stellen. Na indrukken van de knop zal het getal achter [Archiefnummer] worden opgeslagen in het systeem om later te worden gebruikt voor het maken van een nieuwe reeks. Als u klikt op de knop [Volgend nummer] wordt het eerstvolgende nummer gegenereerd, dat kan worden gebruikt voor het archief. Versie: 8 september

10 Digitaal archief (Xtendis) DIGITAAL ARCHIEF (XTENDIS) 4.1 Oude stijl Indien het Xtendis archief correct is ingericht, zoals in de [Handleiding Archiveren Beheer] is aangegeven, heeft men in de Zakenadministratie een optie om bij een zaak de aanwezige archiefdocumenten te raadplegen. 4.2 Nieuwe stijl Het DMS (Document Management Systeem) in de KantoorCockpit is een softwarematige oplossing voor het beheren van de creatie, vastlegging, distributie, raadpleging en archivering van elektronische documenten, zoals MS-Office bestanden, maar ook gescande formulieren, afbeeldingen en dergelijke KantoorCockpit Documenten die moeten worden behandeld, bijvoorbeeld poststukken, kunnen met behulp van de DMS in de KantoorCockpit automatisch worden aangeboden aan de verantwoordelijke medewerker(s). De DMS stelt een organisatie in staat processen inzichtelijker te maken en efficiënter uit te voeren. De stukken worden ingescand en komen centraal binnen in de KantoorCockpit. De KantoorCockpit is een module waar iedere medewerker toegang tot heeft en waarin, uiteindelijk ook afhankelijk van de rechten, bepaalde opties voor de betreffende medewerker worden weergegeven (denk aan: [Taken] en [Uren]). Daarnaast is hier een centrale recherche mogelijk, waarbij van verschillende zaken in één keer de controles voor CIR/CCBR/kadaster uitgevoerd kunnen worden DMS In het lint van de KantoorCockpit de optie [DMS] kiezen. Dit scherm is onderverdeeld in twee gedeelten: Niet toegewezen stukken; Toegewezen stukken nog niet afgehandeld. Niet toegewezen stukken, hierin staan alle ingescande stukken, die via Xtendis zijn binnengekomen. Xtendis slaat alles op in een 'tijdelijk' archief. Deze worden standaard genummerd met een opeenvolgende omschrijving. Als laatste wordt de datum van het moment van scannen weergegeven. Een stuk kan door te dubbelklikken of wanneer deze is geselecteerd via de knop [Open Stuk] geopend worden. Het stuk wordt in een tabblad weergave geopend. Aan de rechterzijde staat het document weergegeven; door te dubbelklikken wordt het gehele document geopend. Aan de linkerzijde kunnen de specifieke kenmerken van dit document toegekend worden: Omschrijving Afdeling: deze afdelingen komen uit het Personeels Management Systeem en kunnen daar aan een medewerker gekoppeld worden. 10 Versie: 8 september 2017

11 Digitaal archief (Xtendis) Soort document: er wordt een standaard lijst getoond (op basis van NNCO) deze kan echter ook middels een handmatige invoer worden gevuld. Behandelaar Zaak/cliënt nummer Wanneer voor het stuk één of meerdere kenmerken worden toegekend, kan het stuk worden opgeslagen. Aan het stuk moet in ieder geval een afdeling / behandelaar / soort document worden toegekend. Het stuk verdwijnt dan uit de lijst met [niet toegewezen stukken] (tijdelijk archief) en komt in de lijst met [toegewezen stukken nog niet afgehandeld] ('Van Brug' archief). Bij het toekennen van de kenmerken kan het stuk eventueel ook meteen worden afgehandeld. Aan een stuk kunnen ook notities worden gekoppeld via [Aanmaken] Taken Voor elk toegewezen stuk wordt een taak aangemaakt met als standaard taakomschrijving [Document afhandelen]. Deze taken zijn te benaderen via de knop [Taken] in de KantoorCockpit. De lijst met taken, die in het beeldscherm zichtbaar wordt, is gefilterd op de behandelaar die de Kantoor Cockpit,, alsmede de taken, die klaar staan voor de groep waar deze behandelaar aangekoppeld en deze taak niet aan een andere behandelaar is gekoppeld. Dit automatische filter kan links onderin ook worden uitgeschakeld door op het [kruisje] te klikken of er kan rechts onderin een eigen filter worden gemaakt door [Bewerk filter]. Er kunnen ook verschillende filters worden gemaakt door bijv. een kolomkop naar boven te slepen of te klikken op de kolomkop, zodat de taken in een chronologisch volgorde komen te staan. Naast de DMS stukken die hier staan, kunnen ook andere taken worden aangemaakt door middel van [Nieuwe Taak]. Standaard staan hier alleen de openstaande taken. Door op [Alle Taken] te klikken, komen ook de gedane taken naar voren. Een taak kan door te dubbelklikken of de knop [Open Taak] worden geopend. Een geopende taak wordt evenals een DMS stuk als tabblad getoond, waarbij de specifieke gegevens van de taak aan de linkerzijde staan en het document aan de rechterzijde. Door te dubbelklikken op het document kan deze weer geopend worden. Een DMS stuk moet altijd worden gekoppeld aan een zaak/nnp/np. Bij een gewone taak is dit niet verplicht. Als de KantoorCockpit is opgestart en er wordt een nieuwe taak aangemaakt, dan wordt de medewerker middels een pop-up hierover genotificeerd. Deze pop-up zal automatisch na 7 seconden weer verdwijnen. In de Applicatie Manager, onder [Algemeen], [Taken], kan ingesteld worden, dat de pop-up blijft staan tot het moment, dat alle taken zijn gelezen door de betreffende medewerker. Standaard wordt elke minuut een controle uitgevoerd of er nieuwe taken bij zijn gekomen. Deze controletijd kan, indien gewenst, in de Applicatie Manager worden gewijzigd Documenten In de ZakenCockpit wordt onder [Documenten] alles getoond van deze zaak, zowel de gearchiveerde documenten als de huidige stukken. Binnen het Document archief zouden 2 mappen getoond kunnen worden [Digitaal Archief] en [Tekstueel Archief]. Onder het eerste hangen de documenten vanuit Xtendis, onder het tweede is een verwijzing naar het archief zoals dat via de Basisgegevens ingesteld kan worden. Versie: 8 september

12 Digitaal archief (oud) DIGITAAL ARCHIEF (OUD) 5.1 Inleiding Deze module is destijds ontwikkeld in samenwerking met een 32-bits versie van Kofax. Op dit moment wordt deze module dan ook niet meer verder ondersteund. 5.2 Scannen van een document Het scannen van een document gaat op de volgende manier. U maakt eerst een keuze, waaronder u het document wilt opslaan, dit kan zijn: Bij een cliëntenkaart Natuurlijke Personen Bij een cliëntenkaart BV/NV/Vof/Maatschap Bij een cliëntenkaart Overige Niet Natuurlijke Personen In de Zakenadministratie In het Kladrepertorium U gaat naar de desbetreffende locatie in de Kaartenbak en kiest in het menu voor [Digitaal archief] en vervolgens kiest u voor [Toevoegen]. Dan verschijnt het volgende scherm: Nu kiest u ook de juiste rubriek op Nivo 2, bijvoorbeeld [brieven makelaars]. Als er nog een derde niveau is, moet u hier ook een keuze maken, bijvoorbeeld [brieven makelaar koper]. In het veld [Datum] staat altijd de huidige datum. U kunt deze laten staat, maar ook vervangen door de datum, die in het document genoemd staat. Bij het veld [Opmerking] kunt u kort een omschrijving geven van het document. Als u dan later het document weer wilt opzoeken, kunt u het aan de omschrijving herkennen. U legt nu het document op de juiste wijze in de scanner en klikt op de knop [Scan]. Het document wordt nu door de scanner gehaald en ingelezen. Nu verschijnt op het scherm het gescande document. U kunt met de pijltjesknoppen er doorheen bladeren om te kijken of alles goed ingelezen is. Dit scherm kunt u daarna weer sluiten door op [Einde] te klikken. U komt dan weer terug in het volgende scherm: 12 Versie: 8 september 2017

13 Digitaal archief (oud) Om het document nu ook op te slaan, klikt u op de knop [Accepteer]. Als het scannen niet goed gegaan is, kunt u ook voor [Opnieuw] kiezen. 5.3 Scannen met een netwerkscanner Tevens bestaat er de mogelijkheid om met een netwerkscanner gescande documenten toe te voegen in het archief vanuit Outlook2000 of hoger. De netwerkscanner verstuurt de gescande documenten in een naar vooraf bepaalde adressen. Wanneer deze wordt geopend, verschijnt er een knop (zie figuur 5.2.1), waarmee een invoerscherm (zie figuur 5.2.2) kan worden opgeroepen. In dit scherm kan een nummer (bijvoorbeeld een zaaknummer) worden ingevoerd en een keuze worden gemaakt van de betreffende categorie (nivo 1). Nadat op [OK] is geklikt, gaat het verder verwerken op identieke wijze als bij het toevoegen door middel van een lokale scanner (zie paragraaf 5.2). Figuur 5.2.1: Scherm met bijlage en extra knop Figuur 5.2.2: Invoer nummer en keuze nivo. 5.4 Raadplegen van een gescand document Versie: 8 september

14 Digitaal archief (oud) Als u een gescand document wilt raadplegen, moet u eerst weten waar het is opgeslagen. Dit kan zijn in: De kaartenbak Natuurlijke Personen De Kaartenbak Niet Natuurlijke Personen De Zakenadministratie Het Kladrepertorium. Als u bijvoorbeeld een document wilt bekijken bij een Natuurlijk Persoon, doet u het volgende: U gaat naar de Kaartenbak Natuurlijke Personen en zoekt de desbetreffende cliënt op. In de menubalk kiest u voor de optie [Digitaal archief]. Vervolgens kiest u voor [Cliënt] of voor [Partner] en vervolgens klikt u op [Raadplegen]. Vervolgens krijgt u een scherm met een overzicht van alle, bij deze cliënt gescande, documenten. U kunt de documenten bekijken door het betreffende document aan te klikken en dan onderin op de knop [Tonen] te klikken Als het document uit meerdere pagina s bestaat, kunt u hier doorheen bladeren door de pijltjestoetsen te gebruiken. U kunt ook in het menu kiezen voor [Pagina] en dan voor [Volgende], [Vorige], [Eerste] of [Laatste]. Ook kunt u de weergave van het document wijzigen. U klikt in het menu op [Tonen] en kiest dan bijvoorbeeld voor [Volledig passend]. De pagina wordt nu in z n geheel op het scherm getoond. Als u het getoonde document wilt printen, klikt u in het menu op de knop [Afdrukken]. U kunt dan kiezen of u alleen de huidige, of alle pagina s wilt afdrukken. Ook kunt u een printer selecteren. Met de menukeuze [Documenten] komt u in het dossier, dat bij de betreffende zaak hoort en ziet u alle documenten die hierin zijn aangemaakt. Als u het gescande document bekeken heeft, gaat u met de knop [Einde] weer terug naar het vorige scherm. U kunt nu eventueel nog een ander document bekijken. Als u weer terug wilt naar de cliëntenkaart, drukt u op de knop [Stop]. 5.5 Verwijderen van een gescand document Als u een gescand document wilt verwijderen, moet u eerst zorgen dat dit document op het beeldscherm getoond wordt. Hoe dit moet, kunt u lezen in hoofdstuk 5.4 [Raadplegen van een gescand document]. In de menubalk kiest u nu voor [Verwijderen]. Vervolgens verschijnt het scherm [Dokument verwijderen]. Als u nu op [Ja] klikt, is het document daadwerkelijk verwijderd. 14 Versie: 8 september 2017