Notulen ALV 6 februari 2015

Transcriptie

1 Notulen ALV 6 februari 2015 Afwezig en afgemeld: Mark Bosman, Vincent van Luijk en Jose Borst Volmacht voor: Jeroen Verhoef, Ilona Verhoef en Inge Bömer 1. Opening De voorzitter opent om de ALV en heet iedereen welkom. 2. Vaststellen agenda Michael Bosman wil graag punt 10 en 11 omdraaien. De agenda wordt vervolgens vastgesteld. 3. Mededelingen Er zijn geen mededelingen binnengekomen. Michael geeft aan dat er inmiddels een kandidaat secretaris is gevonden, te weten Tom van Roij. Er zijn 18 aanwezigen en 3 machtigingen (21 stemgerechtigden) Gesina ten Tije is ook aanwezig, zij is niet stemgerechtigd 4. Ingekomen stukken Geen 5. Notulen ALV dd Blz. 1: geen opmerkingen Blz. 2: geen opmerkingen Blz. 3: geen opmerkingen Blz. 4: geen opmerkingen Blz. 5: geen opmerkingen Blz. 6: geen opmerkingen Blz. 7: geen opmerkingen Blz. 8: geen opmerkingen De notulen zijn bij deze goedgekeurd. 6. Jaarverslagen commissies 2014 Bestuur: Technische commissie: Toernooi en evenementencommissie: Wedstrijdsecretariaat: Clubhuiscommissie: Facilitaire commissie: Communicatiecommissie: Hans Bömer vraagt waarom er niet van alle commissies een verslag is gemaakt. Het clubhuis is een belangrijke inkomstenbron en het is dan ook belangrijk dat hier een verslag van gemaakt wordt. Michael Bosman geeft aan dat het bestuur er meerdere malen achteraan is gegaan maar dat er helaas niet van alle commissies een verslag is ontvangen. 1

2 7. Verslag kascommissie 2014 Op 16 januari 2015 heeft de kascontrole plaatsgevonden door Enno Diekema en Tom van Roij. Het woord wordt gegeven aan de woordvoerder van de kascommissie, Enno Diekema. Hij geeft aan dat de jaarrekening een juist en getrouw beeld geeft van de baten en lasten van de vereniging over het boekjaar Ook de balans geeft een juist beeld van de activa en passiva van de vereniging aan het eind van het boekjaar Hoewel het niet tot de taak van de kascommissie behoort geeft de commissie het Bestuur in overweging om in de balans van 2015 het bedrag van de waarde van het clubgebouw te verlagen met een bedrag dat gelijk is aan de algemene reserve waardoor deze geheel komt te vervallen. De kascommissie bedankt de penningmeester voor het vele en goede werk dat hij dit jaar heeft verzet en stelt de Algemene Ledenvergadering voor de penningmeester te dechargeren. 8. Financieel jaarverslag 2014 Hans Verhoef bedankt de kascommissie. Hij verontschuldigt zich dat de jaarrekening niet separaat is toegezonden maar alleen als onderdeel van de balans is afgerond met een positief resultaat van Begroot was negatief. De volgende positieve afwijkingen t.o.v. de begroting hebben daarvoor gezorgd: - Lagere uitgaven op het onderdeel Technische Commissie ( 1.250) - Lagere uitgaven aan onderhoud ( 1.660) - Lagere energiekosten ( 670) - Bijdrage Ecotaks ( 1.104) - Hogere opbrengst verhuur ( 400) - Lagere uitgaven materiaal ( 300) - Hogere opbrengst Grote Club Actie ( 320) Er waren in 2014 echter ook een aantal financiële tegenvallers: - Hogere kosten KNBSB ( 300) - Lagere opbrengst inkopen/verkopen kantine ( 1.600) - Lagere opbrengsten uit evenementen ( 1.000) - Hogere kosten zaalhuur ( 300) Balans - Afschrijving gebouw opgevoerd tlv Algemene reserve - Opname voorraad kantine per Contributieachterstand Groei liquide middelen met Toename eigen vermogen (positief saldo W&V) - Verdere afname omvang hypotheek (afloop 2022) - Schulden (huurpenningen, bankkosten) 2

3 Opmerkingen: Hans Verhoef geeft aan dat er extra kosten zijn gemaakt voor het geven van clinics op scholen. Dit is betaald door WSB, Club van 50 en de Dutch Baseball Foundation. Dit heeft wel nieuwe leden opgeleverd. Hogere kosten KNBSB heeft te maken met kosten voor scheidsrechters en een beperkt aantal boetes. Kantineopbrengsten vallen tegen, het uitgangspunt is dat elke euro inkoop twee euro oplevert, dit is in 2014 niet behaald (90%). De evenementen hebben helaas ook niet opgeleverd wat was begroot. Kosten voor huur van zalen is hoger doordat we de jeugdteams in het najaar ook zaaltrainingen hebben aangeboden om de binding met de club te behouden. Dit is positief ontvangen. Bert van Schaagen vraagt of er een hoge opkomst was. Hans Verhoef geeft aan dat de opkomst goed was en ook Babs Merghart geeft aan dat bij de beeballers de opkomst goed was. Heeft ook al een extra lid opgeleverd. Jan van t Ende geeft aan dat je de jeugd op deze manier bezig houdt en zo de leden tot je vereniging bindt. In de balans is een mutatie doorgevoerd ten laste van de Algemene Reserve. Op advies van de kascommissie met betrekking tot 2013 is met het opnemen van een afschrijving de waarde van het clubgebouw thans op het niveau van de hypotheek gewaardeerd. Voorraad is niet alleen drank- en etenswaren maar ook rolcontainers. Er staat verder nog wat contributie open, Hans Verhoef geeft aan dat dit veel energie kost. Bert van Schaagen vraagt of deze mensen nog lid zin, dat is wel het geval. We hebben nog euro aan liquide middelen, dat is erg positief. Daarbinnen een bedrag ontvangen van de heer Damen voor het opknappen van de luifel. In het voorjaar zal dit door het klusteam uitgevoerd worden. Resumerend kan worden gesteld dat we een goed jaar hebben gehad. Dennie Kip vraagt hoe het komt dat de evenementencommissie zo in de min is geraakt. Hans en Michael geven aan dat er een deel van de inkomsten in de clubkas is verdwenen en dat de verkoop in de kantine niet echt op gang kwam. 9. Dechargeren penningmeester De penningmeester, Hans Verhoef, wordt door de ALV unaniem gedechargeerd. 10. Verkiezing Voorstel benoeming erelid / lid van verdienste Voorstel benoeming lid van verdienste: Namens het bestuur willen we Ronald Bosman voordragen tot lid van verdienste. Hij heeft ontzettend veel gedaan voor de vereniging, is op zijn 10 e begonnen met honkbal bij WSB en al 42 jaar lang lid. Is coach geweest van diverse teams, doet de inkoop van het materiaal en is voorzitter geweest van de technische commissie. 3

4 De ALV gaat akkoord met de benoeming en Ronald ontvangt een erepenning uit handen van Michael. 11. Verkiezing nieuwe bestuurs- en commissieleden Pauze Aftredend Bestuurslid: Aftredend Commissielid: Kandidaat secretaris: Kandidaat lid TC: Kandidaten Jubileumcommissie: Barry Tijssen (Secretaris) Ferdinand Dufourny (TC) Tom van Roy Gino IJben Patty Merghart, Nienke Stavast, Sabine de Vrught, José Borst, Sandra van Gurp, Wendy Peperkoorn, Dennie Kip en Barry Tijsse Kandidaten Communicatiecommissie: Barry Tijssen, José Borst, Patty Merghart en Karel de Roo Patty Merghart geeft aan dat de jubileumcommissie een werkgroep is en dat die geen voorzitter hoeft af te dragen. Michael Bosman geeft aan dat de evenementen, toernooi en jeugdcommissie is samengevoegd tot de jubileumcommissie. Josje van der Snoek vraagt of volgend jaar de jeugdcommissie weer losgekoppeld wordt van de evenementencommissie. De jeugdcommissie is wel belangrijk. Michael Bosman geeft aan dat we dat volgend jaar moeten bekijken. Patty Merghart geeft aan dat we als commissie ook de jeugd gaan betrekken in het jubileumjaar. Wendy Peperkoorn vraagt of Nienke Stavast ook lid van de communicatiecommissie is. Barry Tijssen geeft aan dat zij als adviseur op de achtergrond aanwezig is maar niet in de commissie zitting heeft. Er zijn geen bezwaren en alle bestuursleden en commissieleden worden unaniem door de ALV benoemd. 12. Bedanken vertrekkende bestuurs- en commissieleden Ferdinand Dufourney is niet aanwezig maar wordt bedankt voor zijn inzet voor de TC Barry Tijssen wordt bedankt voor zijn rol als secretaris in de afgelopen drie jaar en ontvangt uit handen van Hans Verhoef en Michael Bosman een bos bloemen en een cadeaubon. 13. Benoeming kascommissie 2015 Enno Diekema en Hans Bömer melden zich aan om plaats te nemen in de kascommissie van

5 14. Bespreken bezetting commissies 2015 Er staan nog een aantal vacatures open. We zoeken nog iemand voor de inkoop van de kantine. Vincent doet dit tijdelijk en wil zich graag volledig richten op de facilitaire commissie. Er melden zich geen kandidaten aan. Hans Bömer geeft aan dat er aandacht aan gegeven moet worden in de nieuwsbrief. We zoeken verder nog iemand voor sponsoring en pr. Tom van Roij zou dit gaan doen maar wordt nu secretaris. Hans Bömer geeft aan dat het eventueel wel te combineren is. Michael Bosman geeft aan dat we dit jaar gaan starten met ledenfunding. Daarbinnen verplicht een team zich een sponsoractiviteit te organiseren om extra inkomsten te genereren. Ronald Bosman vraagt om voorbeelden. Michael Bosman: autowassen, Oliebollen verkopen, sponsorloop, grote clubactie organiseren. Josje van der Snoek vindt het een goed idee maar hoe ga je dat regelen. Michael Bosman: bij de teams langs en voorleggen en gedurende het seizoen monitoren. Ronald Bosman vraagt of er een onderscheid wordt gemaakt tussen jeugd en seniorenteams. Is namelijk een extra last voor de coaches van de jeugdteams. Hans Verhoef: we moeten het laag inzetten, hoeft niet meteen duizenden euro s binnen te halen. We hebben een krappe begroting en moeten wat extra s genereren. Ronald Bosman vraagt om te waken dat niet te veel bij dezelfde personen komt te liggen. Josje van der Snoek geeft aan dat bij Caribe per team op de site staat wat ze moeten doen. Is dat een idee voor WSB? Meer teamverantwoordelijkheid. Het bestuur neemt dit mee. Dennie Kip geeft aan dat het belangrijk is dat men ziet waar het geld aan wordt besteed. Er moeten niet de gaten in de begroting mee gedicht worden. Patty Merghart geeft aan dat dat vooral bij de jeugd heel belangrijk is. Babs Merghart vraagt of het een idee is om mee te liften op bestaande activiteiten die in Apeldoorn worden georganiseerd zoals het Zuiderparkfestival. We zijn daar ooit begonnen, misschien kunnen we daar wat organiseren. Of bijvoorbeeld op het Marktplein, meeliften op bestaande activiteiten voor meer bekendheid. Misschien past dit onder de jubileumcommissie. Karel de Roo geeft aan dat er ook van alles bij de bond gehuurd kan worden en ze hebben ook allerlei foldermateriaal. Martijn Kramer geeft aan dat je ook buiten Apeldoorn moet denken, omliggende dorpen. Hans Verhoef geeft aan dat we weer met clinics gaan beginnen op de scholen. We hebben 32 groepen binnengehaald waar we die clinics gaan geven. Dit doen we niet alleen in de Maten maar ook de wijken daarbuiten. Karel de Roo geeft aan dat we ons ook in de media moeten profileren. Hans Verhoef geeft aan dat we daar mee bezig zijn. Hans Bömer geeft aan dat er ook gesprekken zijn met de gemeente en de wethouders en die waren enthousiast en willen ook aanwezig zijn bij de seizoenopening. 15. Begroting

6 Begroting negatief resultaat (incl. contributie-aanpassing 2015, eigenlijk is het resultaat dus 2000 negatief). Oorzaken (begroting 2015 vs rekening 2014): - Lagere contributie-inkomsten ivm minder leden ( 2.000) - Verlaagde afdracht KNBSB ( 950) - Lagere kosten Technische Commissie ( 350) - Budget Jubileumcommissie (saldo 500) - Voorzichtige raming inkopen/verkopen kantine - Hogere kosten onderhoud ( 300) - Voorzichtige raming opbrengst Grote Club Actie ( 300) Toelichting onderhoud: eind 2014 heeft een aanbetaling van euro plaats gevonden op de aanschaf van een nieuwe trekker van euro. Voor het overige is een lening aangegaan, die in maximaal 5 jaar zal worden afgelost. Dankzij een grote groep vrijwilligers kan het veldonderhoud met beperkte kosten worden uitgevoerd. Daardoor kan deze investering weloverwogen en noodzakelijk worden genoemd.. Contributie: Twee jaar geleden heeft de ALV aangegeven elk jaar een indexering op de contributie door te voeren. Vorig jaar is dat gebeurd maar onder de voorwaarde dat in 2015 hiervan af te zien als in 2014 een positief resultaat wordt behaald. Het bestuur wil echter niet met een begroting van euro negatief het jaar ingaan, het financiële risico is daarvoor te groot. Voorstel bestuur: - contributieverhoging KNBSB (1%) doorbelasten in contributie - contributiedeel WSB verhogen met 5% (opbrengst 750) - negatief saldo van de begroting ad uit de reserves Vragen: Karel de Roo geeft aan dat de prijzen in de kantine verhoogd kunnen worden. Hans Verhoef geeft aan dat we daarin voorzichtig zijn. Begroting is naar beneden bijgesteld qua verhouding in en verkoop. We zien steeds meer dat teams zelf drinken en versnaperingen meenemen, als de prijzen nog hoger worden bestaat het risico dat dat nog meer gaat gebeuren. Karel geeft aan dat we in vergelijking met andere verenigingen vrij laag zitten, kritisch naar kijken of er wat meer marge te behalen is. Onze inkoper houdt dat goed in de gaten volgens Hans. Dennie Kip vindt dat de inkomsten kantine wel erg laag zijn ingeschat, het is een jubileumjaar. Hans Verhoef geeft aan dat er minder geconsumeerd wordt. Hans Bömer geeft aan dat we ook minder teams hebben, toch kritisch kijken naar de prijzen, zijn al jaren niet geïndexeerd. Dennie Kip vraagt hoe we qua contributie zitten in vergelijking met andere clubs. Hans Verhoef: We zitten met de jongste jeugd (beeball/pupillen) onder die van Robur 58, met de aspiranten en junioren wat hoger en met de senioren is het ongeveer gelijk. Dat doen we om de drempel laag te houden voor de jeugd. Enno Diekema vraagt waarom de telefoonkosten nog zo hoog 6

7 zijn, kan volgens hem omlaag. Hans Verhoef rondt in de begroting de kosten af en geeft aan dat wordt onderzocht of we een goedkoper abonnement kunnen afsluiten. Ronald Olario geeft aan dat hij niet op de site kan, hij wil iets op het gastenboek zetten maar dat lukt niet. Hij stelt voor dat hij voor eigen rekening UPC wil binnenhalen à 40 euro per maand. Hij is namelijk niet tevreden met de huidige gang van zaken. Vincent van Luijkis hier momenteel mee bezig. Hans Verhoef geeft aan dat het dat het met het oog op continuïteit niet wenselijk is op dit aanbod in te gaan. Hij vraagt of Vincent in samenspraak met Ronald met een voorstel richting het bestuur wil komen. Hans Bomer geeft aan de post telefonie vooralsnog niet uit de begroting te halen. De Website functioneert onvoldoende en de inhoud is niet up to date. Martijn Kramer wil daar wel wat in doen gaat dat met Steven overleggen. Hij wil de site voorzien van de juiste informatie (content) en wel up to date houden. Ronald Bosman geeft aan dat het bedrag voor materiaal wat lager is dan vorig jaar. We hebben wat minder teams, maar wel nieuw aspirantenteam. Daarnaast is de dollarprijs gestegen. Softballen hebben we nog genoeg, bulk zit in de honkbalsenioren teams. Hans Verhoef heeft dit jaar niet om een begroting gevraagd. Hij is iets lager gaan zitten op basis van werkelijke cijfers Ronald geeft aan dat ballen euro kosten en vier knuppels euro en dan is het geld al op. Ronald gaat het proberen er mee te doen en hoopt dat er nog wat rek in zit. Enno Diekema: je kunt elk jaar geld reserveren voor een jubileum zodat je elk jaar spaart en niet in één jaar alle kosten hebt. Hans Verhoef geeft aan dat het aanhouden van dergelijke geoormerkte reserves/spaarsaldi binnen de financiële positie van WSB niet werkt. Ook op andere fronten (zoals de facilitaire commissie) wordt gevraagd te sparen voor toekomstige uitgaven. De vereniging heeft echter niet een dergelijke positie dat binnen de jaarlijkse begroting financiële ruimte bestaat voor deze systematiek.. Ronald Olario vraagt of er gekeken kan worden naar andere leveranciers voor energie. Hans Verhoef: in 2013 is de vereniging overgestapt naar een andere leverancier, hetgeen financieel voordelig is gebleken.. We zitten nu behoorlijk laag qua energiekosten. Energiemaatschappijen zitten met de prijzen ook steeds dichter bij elkaar. Huidige contract loopt nog een jaar, daarna kunnen we er wellicht weer naar kijken. Martijn Kramer denk dat het beter is de grote maatschappijen te mijden. Hans geeft aan dat de kleine vaak onderdeel zijn van de grote. De begroting wordt unaniem door de ALV goedgekeurd. 16. Rondvraag Babs Merghart: het beleidsplan , wordt er tussentijds getoetst en worden resultaten gecommuniceerd? Michael Bosman geeft aan dat we met deze punten bezig zijn geweest en hebben dat niet per punt aangegeven. Babs geeft aan dat er ook tussentijds getoetst moet worden en niet aan het eind van het jaar. Hoeft niet ingewikkeld te zijn maar moet wel aandacht hebben. 7

8 Michael geeft aan dat we zijn begonnen met de nieuwsbrief waar belangrijke punten worden gecommuniceerd. Jan van t Ende geeft aan dat de punten uit een brainstorm zijn gekomen maar vindt het een terechte vraag want het is wel een beetje uit beeld geraakt. Hans Verhoef geeft aan dat het nog een vrij vers stuk is uit 2014, er zijn wel stappen gezet en er liggen diverse punten bij de commissies. Misschien moeten we dat beter communiceren via de nieuwsbrief. Babs heeft met de beeballers een eigen visie maar deelt dat niet met andere coaches. Het zou goed zijn als dit meer besproken wordt. Ze vindt de nieuwsbrief een positief punt, stuurt hem ook door naar de ouders. Hans Bömer geeft aan dat het beleidsplan naar de leden verstuurd moet worden, veel weten niet dat het überhaupt bestaat. Meer aandacht aan geven zodat het ook meer gaat leven binnen de vereniging. Patty Merghart geeft aan dat het in de kantine ter inzage kan liggen. Martijn Kramer vindt dat het via de site moet, dat moet de spil in de vereniging te worden. Enno Diekema wil de reglementen en de statuten op de site hebben. Bestuur moet dat regelen. Het beleidsplan moet door alle leden kunnen worden gevormd, nu is een select groepje uitgenodigd. Hans Bomer geeft aan dat het een brainstorm was en dat dit uiteindelijk tot een beleidsplan geleid heeft. Was niet de opzet. Patty Merghart wil de evenementen op de kabelkrant laten zetten en oud leden oproepen voor de activiteiten. Enno Diekema: ik heb als wedstrijdsecretariaat geen verslag geschreven want hij weet niet wat hij moet schrijven. We hebben vijf boetes gehad waarvan twee keer een team niet is op komen dagen. Totaal 75 euro. Daar kan hij niets aan doen. Het zou zonde zijn dat het dit jaar weer gebeurd. Dit jaar zijn de teams namelijk krap bezet. Karel de Roo geeft aan dat je via sportlink tijdig wedstrijden kan verzetten, vraagt veel van de coaches, moeten op tijd aangeven. Enno geeft aan dat sportlink ook niet alles is, teams invoeren is tot twee keer toe niet gelukt. Karel geeft aan dat hij Enno wel wil helpen omdat hij morgen bij het bondsbureau zit. Jan van t Ende geeft aan dat teams inderdaad krap bezet zijn maar het is beter bezet dan vorig jaar. We hebben de insteek zoveel mogelijk spelers en teams te laten spelen. TC zit er boven op. Is een risico maar kan ook positief uitvallen. Loyaliteit van de jeugd is er niet beter op geworden. Michael Bosman geeft aan dat we proberen zo min mogelijk boetes te krijgen. Karel de Roo wil graag de oefenwedstrijden op de site. Enno Diekema is er druk mee bezig maar het lukt nog niet goed om de teams te vullen. Site is ook nog niet actueel. Babs Merghart geeft aan dat de wedstrijden misschien via de nieuwsbrief aangekondigd kunnen worden. Dennie Kip: zijn er nog gesprekken met Robur 58 over fusie of samenwerking gezien het teruglopende ledenaantal. Michael Bosman geeft aan dat er elk jaar wel een gesprek is, dit jaar heeft dat nog niet plaats gevonden. Nog onduidelijk of dat dit jaar gaat gebeuren. Vorig jaar is tijdens de ALV besloten om geen fusiegesprekken te gaan voeren. Achter die beslissing staat het bestuur nog steeds, samenwerking kan altijd. 8

9 Karel de Roo geeft aan dat je samen wellicht een team kan samenstellen als beide tekort hebben. Is in verleden niet goed bevallen geeft Jan van t Ende aan. Hans Bömer geeft aan dat je de gesprekken wel open moet houden. Dennie geeft aan dat Sportraad één honkbalclub wil. Hans Bömer geeft aan dat sportraad onder de indruk is wat wij voor elkaar krijgen, zijn teruggekomen op hun standpunt. Dennie geeft aan dat ADO bijvoorbeeld ook failliet is gegaan. Gesprekken moeten we blijven aangaan. Hans Verhoef geeft aan dat de deur altijd open staat. We profileren ons ook bij de sportraad en de wethouders. Er ontstaat een discussie over wat fusie precies inhoud. Voordelen en nadelen van fusie en samenwerking worden besproken. 17. Sluiting De voorzitter dankt iedereen voor de aanwezigheid en sluit om uur de vergadering. 9