Afdeling Inkoop Facilitair Bedrijf Martini Ziekenhuis 04 december Jan Willem Smeenk

Transcriptie

1 Afdeling Inkoop Facilitair Bedrijf Martini Ziekenhuis 04 december 2014 Jan Willem Smeenk

2 Het Martini Ziekenhuis is het beste top-klinische ziekenhuis. Uitdaging deze middag (programma NEVI-website): U zult allereerst worden bijgepraat over hetgeen allemaal binnen het Martini Ziekenhuis wordt ingekocht en op welke manier. Welke productgroepen zijn complex en welke inkoopprocessen juist niet? Parallellen tussen de zorg en profit sector zullen worden belicht. Wat zijn de inkoopuitdagingen waarmee zij nu te maken hebben en welke hebben ze inmiddels weten op te lossen? Dia 2 van 19.

3 Dia 3 van 19.

4 Professioneel inkopen is het spel der alternatieven. Kenmerken afdeling inkoop: Centrale inkoopafdeling (conform productiebedrijven model ) Afdelingen bestellen decentraal via de webwinkel Gemak en zelfredzaamheid interne klant catalogus artikelen > 600 contracten in beheer Circa actieve leveranciers > orders ( o.r.) per jaar Personeel: 12,73 FTE Spend: ca. 135M OPEX, 15M CAPEX Tools: ERP (OBZ), Negometrix, Ultimo, webportals Besparen 2015: decentrale taakstellingen -/- 4,4% op materiële kosten en PNIL (OPEX). Dia 4 van 19.

5 Krachtenveld Extern: Zorgverzekeraar Politiek Demografische ontwikkeling Ombuigingen (bezuinigen) Regelgeving Inkoopafdeling Intern (strategie ): Optimale integrale zorglogistiek en zorgpaden Excelleren op service Teaching Hospital Duurzaamheid Processen, systemen en taken veranderen Samenwerking (UMCG, Santeon, WZA..) Kwaliteit: Dezelfde of hogere kwaliteit Zorg moet betaalbaar blijven Ruimte voor innovatie NIAZ accreditatie Dia 5 van 19.

6 Service issues van de afdeling inkoop Binnen dit krachtenveld speelden de volgende issues: De interne klant wil optimaal ondersteund worden. Vraag: durf je de klant van inkoop een factuur te sturen voor de diensten die je verleend hebt? Hebben we het juiste betrekkingsniveau met de interne klant? Zijn we bestellers of zijn we inkopers? Zien leveranciers ons als professionals? Leveren we passende kwaliteit? Zijn we te duur (focus CAPEX vs. OPEX)? Werkt inkoop vertragend? De interne klant begrijpt onze winkel niet: Veel contactpunten; Complexe en heel veel procedures; Inkoopbeleid wordt niet duidelijk voor het voetlicht gebracht; SMART geformuleerde KPI s ontbreken; Veel ad-hoc problemen; Heel veel papier. Getoond gedrag. Dia 6 van 19.

7 Het optimale racewagenmodel Minimaal specificeren is vele malen moeilijker dan maximaal specificeren. Organisatiebeleid Inkoopbeleid Methoden & procedures Organisatie & personeel Interne klanten Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken Nazorg Leveranciers (markt) Informatievoorziening Control en prestatie-indicatoren Dia 7 van 19.

8 Het oude MZH-inkoopmodel Inkopers zijn precies als verkopers, ze missen alleen de sociale vaardigheden. interne - klant Inkoop Leveranciers Dia 8 van 19.

9 Klantervaring met oude inkoop Klantgerichtheid: Denken vanuit procedures Veel aandacht voor vorm Niet meedenken op inhoud. Investeringsprocedure Mandaat regeling Tijdsdruk Budgetaanvraag Aanbestedingen Voorkeur leveranciers 3 Offertes uitvragen Procedureel Factuurcontrôle Investeringscommissie Kostenplaats Veel handtekeningen Investeringsbedrag Procuratie regeling Regelgeving Vila Bestelbonnen Standaard Vorm werkwijze Prijzen bekend? Rapportage Investeringsaanvraag Algemene voorwaarden. Administratie Klantdruk? Inhoud Dia 9 van 19.

10 Organisatorische uitdagingen: Van inkoop naar inkoopfunctie: Inkoop is een zaak van de gehele organisatie, inkoop wordt multidisciplinair uitgevoerd met heldere taken en verantwoordelijkheden; Klant is in the lead: inkoop is geen budgethouder en kan/mag/wil niet in the lead zijn. Het kwaliteits- en begrotingsbelang staat voorop; De interne klant is verantwoordelijk voor het integrale management aangaande verwervingstrajecten; Inkoop fungeert als adviseur en inkoopverantwoordelijke; De inkoopfunctie is op topniveau in de organisatie verankert: medische staf, RvB, CFO, CPO. Op projectbasis leading budgethouders en inkoper; Inkoop ontwikkelt zich van 1 e lijns inkopers (administratief georiënteerd) naar adviseur. Maakt analyses op productgroep- en klantniveau, fungeert als kenniscentrum, adviseert gevraagd en ongevraagd over (markt)ontwikkelingen. Dia 10 van 19.

11 Wat er zoal ingekocht wordt Het goedkoopst is hetgene wat je niet inkoopt. Dia 11 van 19.

12 Inkoopfunctie praktijk MZH Dia 12 van 19.

13 Functioneel organogram Inkoop afdeling Initiële inkoopfunctie Operationele inkoopfunctie Contractbeheer en Contentmanagement Accountmanagement Procurement Contractbeheer RVE. (gewijzigde) Herhalingsaankopen Contentmanagement OBZ RVE.. Offertes- en aanbestedingen Projectmatig inkopen Helpdesk inkoop (loket) Commodity strategy Informatie vragen. DVO s en SLA s Tenderdesk Accountplannen en IPVA s Bewaking en nazorg Bewaking en rapportage KPI s Leveranciersmanagement Dia 13 van 19.

14 Initiële inkoop functioneel Veel opstellers van functionele specificaties hebben last van het vierkante wielen syndroom. Management Overleg van accountinkopers CPO Multidisciplinair inkoopteam RVE RVE RVE Stafdienst Dia 14 van 19.

15 Het purchase to pay proces (operationele inkoop) D4. Betaling Factuur Vila A1. Behoefte specificeren D3. Boeken Factuur Vila A2. Invullen digibon D2. Controle factuur handmatig of Vila A3. Outlook controle D1. Registreren factuur Vila D. Financiële afdeling A. Interne klant A4. Digibon naar Afdeling inkoop C4. Transport naar interne klant C. Transport & logistiek B. Afdeling inkoop B1. Controle bestellingen C3. Verzendklaar maken B2. Invoeren Bestelling Vila C2. Inboeken WMS van Boxtel B3. Bijwerken administratie C1. Aflevering Logistiek Centrum B4. Fiatteren en orders verzenden Dia 15 van 19.

16 Veranderingen in het P2P proces Inkopers zijn professionals met een positieve attitude. D4. Betaling Factuur Vila A1. Behoefte specificeren D3. Boeken Factuur Vila A2. Invullen digibon D2. Controle factuur handmatig of Vila A3. Outlook controle D1. Registreren factuur Vila Financiën Klant A4. Digibon naar Afdeling inkoop TOP FIT C4. Transport naar interne klant Logistiek Inkoop B1. Controle bestellingen C3. Verzendklaar maken B2. Invoeren Bestelling Vila C2. Inboeken WMS van Boxtel B3. Bijwerken administratie C1. Aflevering Logistiek Centrum B4. Fiatteren en orders verzenden Dia 16 van 19.

17 Resultaat Het voordeel van KPI s is dat er zoveel van zijn. Als er één niet voldoet kies je een andere. Constant inzicht in actuele integrale financiële positie Verlaging inkoopinspanning met behoud van kwaliteit Financiën Klant Logistiek Inkoop Verhoging beschikbaarheid/prijs ratio Verhoging kwaliteit/prijs ratio Dia 17 van 19.

18 Rondleidingen in 5 groepen: Groep 1 start om uur: logistiek en CSA; Groep 2 start om uur: logistiek en CSA; Groep 3 start om uur: logistiek en nucleaire geneeskunde; Groep 4 start om uur: logistiek en nucleaire geneeskunde; Groep 5 start om uur: logistiek en CSA. Dia 18 van 19.

19 Dia 19 van 19. Vragen