Gasunie vernieuwt inkoopproces

Transcriptie

1 Gasunie vernieuwt inkoopproces

2 Gasunie vernieuwt inkoopproces Of het nu gaat om het optimaliseren van het gastransport of om het beheren en aansturen van onze leveranciers, bij Gasunie zijn we continu op zoek naar mogelijkheden om onze bedrijfsprocessen te verbeteren. Daarom hebben we begin 2011 de inkoop managementtool Ariba in onze organisatie geïntroduceerd. Met het inzetten van deze tool wordt het aantal handmatige handelingen verminderd, hebben de medewerkers van Gasunie meer mogelijkheden om te bestellen en worden de processen gestandaardiseerd en transparanter gemaakt. Hierdoor verloopt het bestelproces efficiënter, waarmee we tijd en geld besparen. Ook voor onze leveranciers heeft het systeem voordelen, want zij krijgen beter inzicht in de status van inkooporders en betalingen daarvan. Voordelen voor ons Met behulp van Ariba kunnen we verschillende onderdelen van het inkoopproces digitaal uitvoeren, zoals: het registreren van leveranciers (in Supplier Information Management: SIM), het uitvoeren van aanbestedingen (RFI en RFP), het opstellen en beheren van contracten, het opstellen en goedkeuren van requisities, het plaatsen van inkooporders, het monitoren van de prestatie van leveranciers en het ontvangen van facturen. We voeren het programma in verschillende fasen in, waarbij steeds een stuk extra functionaliteit wordt toegevoegd. Eind 2012 wordt het onderdeel ontvangen van facturen toegevoegd. In 2013 volgt het verwerken van inkooporders voor drukhoudende materialen.

3 Voordelen voor u als leverancier Ook voor onze leveranciers heeft Ariba voordelen: meer inzicht en overzicht in uw inkooporders en orderverwerking, sneller proces: factuur-tot-betalen (reverse billing), online en up to date informatie over de status van uw facturen, u kunt zelf uw gegevens onderhouden, eenduidig vastgelegde commerciële informatie (analoog aan CRM), klant en leverancier werken in hetzelfde document, dus minder foutgevoelig, Ariba biedt leveranciers nieuwe zakelijke mogelijkheden met andere Ariba (in)kopers en kansen op nieuwe klanten, elektronische communicatie, dus veel minder handmatige processen en gebruik van papier. Ariba Inc Ariba ondersteunt bedrijven met het vinden, koppelen en samenwerken in een wereldwijd netwerk van partners - alles in een cloudgebaseerde omgeving. Meer dan bedrijven wereldwijd maken reeds gebruik van de Ariba Commerce Cloud. En dat aantal stijgt steeds verder. Vanaf 2011 horen ook wij daarbij. Deelnemen aan een aanbesteding (tendertraject) Als u op de hoogte bent gebracht van een mogelijkheid om zaken te doen met ons, bijvoorbeeld via de inkoopafdeling of via een Europese publicatie, dan kunt u zich aanmelden voor deelname aan deze aanbestedings-procedure. Om deel te kunnen nemen dient u zich te registreren op het Gasunie deel van Ariba, genaamd Gasunie Ariba Spend Management, onderdeel van het Supplier Information Management (SIM). Alle relevante leveranciersinformatie wordt in SIM opgeslagen en u kunt hier zelf uw eigen informatie onderhouden. Registreren doet u op Deelname aan een aanbesteding is altijd gratis. Deelnemen aan een zakelijke transactie Een onderdeel van de Ariba Cloud is het Ariba Netwerk. Dit netwerk stelt organisaties in staat om relaties met inkopende organisaties, zoals de onze, te vormen en transacties uit te voeren via internet. Na het accepteren van de uitnodiging, kan Gasunie uw catalogi bekijken en inkooporders plaatsen. U ontvangt de inkooporders, stuurt facturen en ontvangt statusinformatie over betalingen in Ariba.

4 Ariba is efficiënt voor beide partijen: klant en leverancier werken samen aan een onderling afgestemde offerte, die na interne goedkeuring met één druk op de knop wordt omgezet naar een definitieve inkooporder. Ook voor het kunnen doen van zakelijk transacties met ons, moet u zicht eerst eenmalig registreren op het specifieke Gasunie-deel van Ariba, in het programma SIM. Let op: indien u zich al eens geregistreerd heeft, bijvoorbeeld omdat u heeft meegedaan aan een aanbesteding, dan hoeft u dit niet nog een keer te doen! Registreren doet u op Vervolgens dient u zich ook op het Ariba Netwerk in te schrijven, zie figuur, voor een supplier membership program, zodat u digitaal zaken kunt doen met ons en met alle bedrijven die hier gebruik van maken. U hoeft hiervoor pas kosten te betalen als u effectief gebruik maakt van het Ariba netwerk, niet voor het inschrijven. U zult gevraagd worden onderstaande twee zaken te accepteren: akkoord te gaan met de samenwerking met Gasunie via Ariba en akkoord te gaan met de voorwaarden van Ariba. Meer informatie kunt u hierover lezen op en op onze site SIM Leveranciers info t.b.v. Gasunie Ariba Netwerk Kosten Ariba Netwerk Er zijn vier niveaus in het Supplier Membership Program: Basic, Business, Integrated en Enterprise Package. Iedereen begint met het Basic abonnement. Nadat u één kwartaal van het Ariba Netwerk gebruik heeft gemaakt, wordt u - afhankelijk van het aantal documenten en het bestede bedrag dat over het internet verstuurd wordt - een bedrag in rekening gebracht door Ariba. Het merendeel van de leveranciers betaalt niets. U betaalt alleen als: er meer dan 5 documenten (bestellingen en facturen) per jaar over het Ariba netwerk worden verzonden EN u de drempelwaarde van euro spend overschrijdt. Daaronder betaalt u geen kosten. Uw Gasunie-contactpersoon binnen de afdeling inkoop kan u meer details verstrekken over de kosten.

5 Tegenover de kosten staan voor u als leverancier de voordelen die we eerder hebben genoemd, waaronder: altijd inzicht in de status van betalingen, snellere afhandeling van facturen en de mogelijkheid om via Ariba nieuwe klanten te benaderen. Eenvoudig om mee te werken De Ariba tool is eenvoudig om mee te werken en spreekt voor zich. Als er vragen zijn, zijn er handleidingen beschikbaar op Heeft u na het lezen van de handleiding nog vragen, dan kunt u met uw vraag terecht bij uw Gasunie-contactpersoon. Meer informatie Meer informatie over ons nieuwe inkoopproces kunt u lezen op onze website ( Informatie over de Ariba-tool en het bedrijf achter de tool kunt u vinden op Voor eventuele vragen kunt u zich richten tot uw Gasunie-contactpersoon tel of per procurementsupport@gasunie.nl

6