whitepaper Inkoopfactuur afhandeling (IFA)

Transcriptie

1 metacom online whitepaper whitepaper Inkoopfactuur afhandeling (IFA) van factuur naar betaling vanmeijel.nl bouwen kan simpeler

2 Inhoudsopgave Waarom het afhandelen van inkomende facturen eenvoudiger kan 3 Welke oplossing biedt VanMeijel? 4 Hoe werkt IFA in Metacom Online? 5 Het einde van papier 6 2 Inkoopfactuur afhandeling (IFA) van factuur naar betaling

3 Als bouwbedrijf heb je dagelijks te maken met inkomende facturen. Het verwerken van deze facturen van ontvangst tot betaling kan onnodig veel tijd in beslag nemen en het is een foutgevoelig proces. Hoe kun je efficiënter omgaan met leveranciers en het aantal facturen dat je ontvangt? Waarom het afhandelen van inkomende facturen eenvoudiger kan Uit onderzoek E-invoicing/ E-billing The Catalyst for AR/AP automation van Billentis april 2016 is gebleken dat voor elke inkomende factuur al snel 7 euro bespaard kan worden door gebruik te maken van digitale factuurverwerking. Waar zitten deze onnodige kosten in? Veel bouwbedrijven lopen tegen het volgende aan. Lange doorlooptijd Het proces van binnenkomende factuur tot betaling kent een lange doorlooptijd. Een binnenkomende factuur moet binnen het bedrijf doorgestuurd worden van de ene naar de andere persoon om de juiste handtekeningen te ontvangen, pas dan kan er tot betaling worden overgegaan. Een tijdrovend proces. Meerdere handmatige handelingen zorgen voor grotere kans op invoerfouten Het handmatig boeken van een factuur in een boekhoudpakket, het handmatig koppelen van een factuur aan een order: hoe meer handmatige handelingen binnen het proces, hoe groter de kans op fouten. Gebrek aan overzicht Tijdens de routing van een factuur, de zogenaamde weg die een factuur aflegt om de benodigde goedkeuringen te krijgen, is er geen overzicht van de status van de facturen binnen de routing. Het gevolg is facturen die blijven liggen of kwijtraken. Niet mobiel Toegankelijkheid wordt vaak niet geboden op mobiele telefoon of tablet. Hierdoor wordt de gebruiksdrempel verhoogd en is de kans groot dat het vrijgeven van een betaling meer tijd kost. Wel digitaal maar niet geautomatiseerd Een digitale factuur maakt nog geen geautomatiseerd proces. Als je gebruikmaakt van digitale facturen kun je dit met de meeste boekhoudprogramma s inladen maar het proces wat erachter zit, is niet geautomatiseerd. In plaats van een papieren factuur, die door wordt gestuurd en ergens kan blijven liggen, kan een digitale factuur in een mailbox te lang ongeopend blijven. Bovendien wordt de factuur nog steeds van de ene naar de andere persoon gestuurd. Is dit een probleem? Ja. De huidige manier van omgaan met inkomende facturen duurt lang en de kans op fouten is groot. Het gevolg hiervan is problemen voor de boekhouding of met de leverancier, wat weer voor extra werk zorgt. Echter, wanneer de inkoopfactuur afhandeling op de juiste manier wordt geautomatiseerd, wordt de weg naar betaling van een factuur een gestroomlijnd proces. Hiermee zal de doorlooptijd verkort worden en is de kans op fouten geminimaliseerd met als resultaat dat je per inkoopfactuur kosten bespaart. VanMeijel whitepaper maart

4 Welke oplossing biedt VanMeijel? In het Metacom Online platform van VanMeijel bieden wij de IFA package aan. Met deze package worden de problemen, waar je bedrijf tegenaan loopt omtrent inkoopfacturen en de weg naar betaling, verholpen. Inkoopfactuur afhandeling (IFA) met Metacom Online Door de vele mogelijkheden van het platform en de automatische toewijzing die wordt gedaan aan de juiste persoon/ personen heb je altijd een up-to-date beeld van alle facturen en hun status. Op deze manier is het afhandelen van inkoopfacturen een efficiënt en betrouwbaar proces. De toewijzing die bepaalt wie goedkeuring van een factuur geven of geeft is een flexibel proces. Je kunt zelf bepalen wie per bedrijf, per relatie, per project een melding krijgt om een factuur goed te keuren en in welke volgorde dat gebeurt. Je kunt ook meerdere personen toestemming geven om goed te keuren op hetzelfde niveau of specifieke facturen laten goedkeuren als ze een bedrag x overschrijden. Mobiel facturen inzien, goedkeuren en betaalbaar maken Met Metacom Online is het mogelijk om overal en op ieder moment inzicht te hebben in inkoopfacturen via tablet, smartphone of desktop. Facturen kunnen altijd en overal gekeurd worden door de betreffende persoon, waardoor de doorlooptijd van een factuur wordt verkort. Gemakkelijk overstappen van papier naar digitaal Met Metacom Online is de overstap van papier naar digitaal eenvoudig omdat je het automatische proces zelf vorm kunt geven. Overstappen is dus gemakkelijk omdat het aansluit bij jouw gewenste manier van werken. Meer mogelijk met uitbreidingen De IFA package is uit te breiden met andere Metacom Online packages, zoals bijvoorbeeld urenregistratie en werkbonnen. Zo kun je meerdere bedrijfsprocessen automatiseren in één omgeving. Net als IFA zijn andere Metacom Online packages flexibel ingericht zodat ze te modelleren zijn en specifiek aansluiten op je bedrijfsproces. Optionele toevoegingen (klantspecifiek maatwerk) Universele Packages IFA Metacom Online Cloud Platform Afbeelding 1: De opbouw van de Metacom Online package-oplossing 4 Inkoopfactuur afhandeling (IFA) van factuur naar betaling

5 Hoe werkt Metacom Online Metacom Online is een cloud native platform voor procesinnovaties. De techniek stelt je in staat om volledig, platform onafhankelijk, mobiel te werken. Met de eerste module van Metacom Online, Bizzstream, zijn formulieren en werkprocessen zoals urenregistratie, werkbonnen en inkoop formulieren eenvoudig zelf te modelleren in één omgeving. Packages Naast het zelf modelleren van processen, bieden we op het Metacom online platform ook packages aan. Een package is een standaard gemodelleerd proces waarmee je direct aan de slag kunt. Het grote voordeel van een package is dat er minder tijd besteed hoeft te worden aan de voorbereiding en uitvoering van een proces. Daarnaast blijft de flexibiliteit van het platform behouden: het is altijd mogelijk om zelf aanpassingen door te voeren in het proces, zodat ook een package aansluit bij uw manier van werken. Bepaal de weg van een inkoopfactuur Het goedkeuren van een factuur gebeurt volgens een bepaalde volgorde, oftewel de fiatteringsroute. Deze fiatteringroute of routes kun je definieren op basis van het bedrijf, de relatie of het project. Zo wordt een binnenkomende factuur automatisch gekoppeld aan de fiatteringroute die je gedefinieerd hebt. Als er geen route is gedefinïeerd voor een factuur, wordt er in eerste instantie naar het bijbehorende project gekeken voor fiattering. In tweede instantie wordt deze handmatig ingesteld. Werkstromen zijn eenvoudig aan te passen en uit te breiden met onder andere notificaties. Denk bijvoorbeeld aan een extra controle die in te bouwen is met een notificatie aan een persoon die facturen boven een bepaald bedrag goed moet keuren. Bepaal wie, wat mag wijzigen met permissies Met permissies bepaal je wie, wat en wanneer. Zo wordt er onderscheid gemaakt tussen wie de facturen en de status kan zien en wie er aanpassingen mogen doen. Permissies kunnen ingesteld worden per project en per status. Zo hoeft een uitvoerder alleen facturen in te zien met betrekking tot zijn project, maar heeft de administratie overzicht over alle facturen. Documentenstroom Informatie uit verschillende documenten kan gecombineerd worden om overzichten te maken. Zo kun je bijvoorbeeld een overzicht maken van alle facturen die betaald zijn voor een project, of je kunt een overzicht maken van alle afgekeurde projecten per leverancier. Wanneer is het beschikbaar? IFA is per direct beschikbaar in het Metacom Online platform, geïntegreerd met Metacom. Wat zijn de kosten? Om van Metacom Online gebruik te maken betaal je één keer voor de package en inrichting. Verder wordt er alleen afgerekend op basis van het aantal documenten dat je per maand gebruikt, de opslag van data en onderhoud. Hoe kan ik beginnen? Vraag meer informatie over Metacom Online aan je accountmanager. Kenmerken van Metacom Online Metacom Online is een platform. Dit houdt in dat niet alleen het IFA proces hierin kan plaatsvinden, maar ook andere bedrijfsprocessen. Deze kunnen worden gemodelleerd zonder zelf te hoeven programmeren. Andere kenmerken zijn: Metacom Online is volledig geïntegreerd met Metacom, waardoor je geen dubbel werk meer hebt. Het is een zeer flexibel systeem. Bedrijfsprocessen kunnen zelf worden gemodelleerd met verschillende bouwstenen. Het is cloud-based, waardoor je geen omkijken meer hebt naar de infrastructuur. Het werkt op alle gangbare browsers, tablets, en smartphones. Toegangsrechten voor documenten zijn op meerdere niveaus te regelen. Documenten kunnen worden gemaakt aan de hand van data uit andere documenten. Dit maakt het mogelijk om data te splitsen of samen te voegen. Integratie met externe systemen: door een open API kunnen andere systemen gekoppeld worden. VanMeijel whitepaper maart

6 Het einde van papier Enkele mogelijkheden van Metacom Online Urenregistratie Registreer manuren, materieel gebruik en het verbruik van materialen. Medewerkers registreren hun eigen uren en houden tijd over voor belangrijke zaken. Uren worden gefiatteerd en afgehandeld op kantoor. Meerwerk Werkzaamheden die buiten het contract vallen? Registreer meerwerk eenvoudig met BizzStream en voorkom langdurige trajecten. Door de eenvoudige vastlegging heb je altijd overzicht van het meerwerk. Werkbonnen Maak een digitale werkbon zodat medewerkers zelf direct vanaf de bouwplaats via een mobiel of tablet werkbonnen bekijken en terug registreren. Bouwplaats De package Bouwplaats is een tool om het bouwproces beter te kunnen beheren en aan te sturen. Met inzicht in de voortgang en de oorspronkelijke planning kan er snel geschakeld worden. Externe bonnen Maak met de Package Externe bonnen digitale externe bonnen aan en automatiseer je inkoopadministratie. Kwaliteitsformulieren Voor de opleverpunten en klachten van klanten kun je eenvoudig een formulier samenstellen. Je kunt precies achterhalen wat de status is en wie verantwoordelijk is voor het punt. Je hebt altijd inzicht in de geschiedenis en communicatie rondom een opleverpunt of klacht. En nog veel meer Met Metacom Online kun je zelf document- en werkstromen bouwen en aanpassen. Dit betekent dat de mogelijkheden eindeloos zijn. Bedenk dus zelf waar grote verbeteringen kunnen worden doorgevoerd en digitaliseer en automatiseer het proces! VanMeijel levert software en diensten voor project-, financieel-, logistiek- en servicemanagement, uitsluitend gericht op de bouw en aanverwante industriële dienstverlening. Oplossingen die resulteren in efficiëntere en kwalitatief betere processen. VanMeijel heeft het recht aanbiedingen en specificaties te wijzigen op ieder moment zonder aankondiging en is niet verantwoordelijk voor eventuele typografische of visuele fouten die kunnen voorkomen in dit document VanMeijel. Alle rechten voorbehouden. Duit 8, 8305 BB Emmeloord Van Meijel Automatisering