Versie 1 0. De Staat der Nederlanden - TeIe2 Nederland B.V.

Transcriptie

1 Versie 1 De Staat der Nederlanden - TeIe2 Nederland B.V.

2 Tele2 Inhoudsopgave 1. Inleiding.3 2. Factureren en betalen 4 3. Elektronisch bestellen en factureren Inleiding Achtergrondinformatie Digilnkoop S 3.3. Geplande invoering van Digilnkoop 6 R Bijlage 7 Raamovereenkomst N213 Financiële afhandeling vl. 2 - Pagina 2 van 6 De Staat der Nederlanden - Nederland B.V:

3 TeIe2 1. Inleiding Een Opdrachtnemer krijgt te maken met verschfllende Deelnemers die op verschillende maniecen invulling geven aan de processen die een rol spelen bij de inkoop van Diensten. De Opdrachtnemer zal hier rekening mee moeten houden en de Opdrachtgever verwacht van de Opdrachtnemer voldoende flexibiliteit om zich aan de verschillen aan te passen. Naast de verschillen in de inkoopprocessen zijn er ook zaken die wel over alle Deelnemers heen gelijk zijn. Deze uniforme afspraken zijn in de Raamovereenkomst vastgelegd, met name in Bijlage 2 Specificaties van de dienstverlening in bet onderdeel Beheer en Organisatie, en in deze Bijiage Financiële afhandeling. Deze Bijiage Financiële afhandeling richt zich op afspraken die gelden op het gebied van het bestellen en factureren van Diensten. In globale zin wordt de huidige wijze van bestellen en factureren beschreven, aismede de ontwikkeling waarin het bestellen en factureren steeds meer op elektronische wijze zal plaatsvinden. Aan de orde komt op welke wijze de Opdrachtnemer de overgang naar het elektronisch bestellen en factureren dient te ondersteunen. Deelnemerspecifieke informatie over het inkoopproces wordt vastgelegd in bet DAP (Dossier Aftpraken en Procedures) dat iedere Deelnemer direct na gunning van een Nadere Overeenkomst met de betreffende Opdrachtnemer opstelt. In dit DAP kan bijvoorbeeld informatie zijn opgenomen over organisatieonderdelen en contactpersonen die een rol spelen bij de financiële afhandeling (zowel bij de Deelnemer als bij de Opdrachtnemer), en wordt de wijze van factureren vastgelegd. In de huidige situatie is iedere Deelnemer bij de Rijksoverheid zeif verantwoordelijk voor de afhandeling van bet financiële proces. In het kader van de ambitie om te komen tot een kleinere en efficiëntere overheid, zijn er ook mogelijkheden om middels optimalisaties in bet financiële proces de efficiency te verbeteren. Van de Opdrachtnemer wordt verwacht dat hij gedurende de Iooptijd van de Raamovereenkomst ook op dit gebied zowel de bestaande situatie als de komende ontwikkelingen ondersteunt. x? Bijlage 7 Raamovereenkomst N213 Financiële afhandeling vl.o 2 - Pagira 3 van 6 De Staat der Nederlanden - Nederland By.

4 Tele2 2. Factureren en betalen In de inleiding is aangegeven dat de Deelnemers verschillende werkwijzen hanteren bij het afhandelen en betalen van facturen. Een aantal activiteiten of processtappen vindt echtet in algemene zin bij alle Deelnemers plaats. In dit hoofdstuk wordt enig inzicht gegeven in deze meet generieke stappen die in de huidige, traditionele manier van factureren van toepassing zijn. In het volgende hoofdstuk wordt stilgestaan bij de toekomst waarin het factureren steeds meet elektronisch zal plaatsvinden. Een Opdrachtnemer zal periodiek via de post of pet een factuur aan de crediteurenadministratie van de Deelnemer sturen. De factuur dient aan de wettelijke veteisten voor een factuut te voldoen, aismede aan de eventuele overige algemene eisen die de Deelnemer aan een factuur stelt. De Diensten die middels de factuur in tekening wotden gebracht dienen dezelfde codering en naamgeving te bevatten als de codering en naamgeving die is vastgelegd in Bijlage 5 Tatieven. De Opdtachtnemer kan alleen achteraf factureren (na levering en acceptatie van de Diensten). Het is gebruikelijk dat factutatie maandelijks plaatsvindt, maar in overleg met en na goedkeuring door een Deelnemer kan worden gekozen voor een afwijkende frequentie. Als de factuur door de crediteurenadministratie is ontvangen en geregistreerd, vindt de factuurcontrole plaats. De volgende aspecten zullen hierbij in ieder geval in ogenschouw worden genomen: Voldoet de factuur aan de overeengekomen specificaties. Is de factuur duidelijk en volledig. Komen de gefactureerde aantallen Diensten overeen met de geleverde aantallen. Zijn de juiste Tarieven gehanteerd. Bij het controleren van de factuur moet de bestelgemachtigde van de Deelnemer de bestelling en levering van de opgenomen Diensten bevestigen. Sommige factuurposten, zoals bijvoorbeeld vaste maandelijkse kosten, hebben echter geen betrekking op een directe bestelling die heeft plaatsgevonden in de gefactureerde periode. De verantwoording voot de juistheid van deze posten wordt verktegen uit de door de Opdrachtnemer aangeleverde rapportage. Het is om deze reden dat een factuur niet betaalbaar zal worden gesteld als de bijbehorende rapportage niet juist is, niet volledig is, of ontbreekt. De betaaltermijn van een factuut gaat daarom ook pas in nadat de bijbehorende rappoftage conform de hieraan gestelde eisen is ontvangen. Indien alle aspecten akkoord zijn bevonden, accepteeft de ctediteurenadministratie de factuur. Vervolgens controleeft en accordeert de verantwoordelijke budgethouder de betaling, waarna de kassier de factuur betaalt aan de Opdrachtnemer. Paraaf Opdrachfnemer: Bijlage 7 Raamovereenkomst N213 Financiële afhandeling vl. 2 - Pagina 4 van 6 De Staat der Nederlanden - Nederland By.

5 TeIe2 3. Elektronisch bestellen en factureren 3.1. Inleiding De Nederlandse overheid streeft er naar de administratieve lasten voor het bedrijfsleven en de overheid te verlichten door bedrijfsprocessen te optimaliseren. In dit kader heeft de Rijksoverheid in de afgelopen jaren stappen genomen om inkoopprocessen, met name het bestellen en factureten, in toenemende mate te digitaliseren. Inmiddels is hiervoor het systeem Digilnkoop beschikbaar, een transactiegerichte, digitale marktplaats die de verwerving van producten en diensten voor de overheid en het bedrijfsleven ondersteunt. het beheer en de verdere ontwikkeling van Digilnkoop vindt plaats bij de organisatie Logius. Speciaal voor Digilnkoop heeft Logius een website beschikbaar gesteld, te vinden op waar alle beschikbare informatie over dit systeem, inclusief de aansluitmogelijkheden, te vinden is. Van de Opdrachtnemer wordt verwacht dat hij, als de Deelnemer of de Opdrachtgever daar om verzoekt, aansluit op Digilnkoop onder de voorwaarden zoals vermeld op de hiervoot genoemde website. Dit betekent onder meet dat de Opdrachtnemer de kosten die aan zijn kant ontstaan om de aansluiting op Digilnkoop te realiseren voot zijn rekening zal nemen. Hieronder vallen niet alleen de kosten voor eventuele aanpassingen aan ICT-systemen of verbindingen, maat ook bijvoorbeeld kosten als gevoig van het aanbrengen van wijzigingen aan bestaande processen Achtergrondinformatie Digilnkoop De webwinkel van Digilnkoop omvat catalogi van producten en diensten die de Rijksoverheid in haar inkoopportfolio heeft opgenomen. Met Digilnkoop wotdt aan geautoriseerde ambtenaren de mogelijkheid geboden elektronische inkoopopdrachten aan te maken en te verwetken. Cm de kwaliteit en effectiviteit van het besteiproces te waatborgen is het beleid daarbij dat zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van elektronische catalogi. Aan leveranciers van diensten of producten die zich naar hun aard lenen voot het gebruik van een catalogus wordt daatom gevraagd om een elektronische catalogus ter beschikking te stellen. Digilnkoop biedt twee mogelijkheden voor het beschikbaar stellen van catalogi binnen Digilnkoop: Uploaden van de catalogus in Digilnkoop Bij deze optie wordt de catalogus na een upload door de Opdrachtnemer opgeslagen in de database van Digilnkoop. Beschikbaar stellen van een catalogus via punch out Digilnkoop benadert via een punch out de elektronische catalogus die op een extetne locatie (over het algemeen bij de Opdrachtnemer) is opgeslagen. Digilnkoop maakt het mogelijk voor haat leveranciers om facturen in de vorm van een elektronisch bericht aan te leveren. Bij de toepassing van Digilnkoop als inkoopsysteem geldt de verplichting dat voor de uitwisseling van inkoopberichten door de overheid vastgestelde berichtformaten toegepast worden. Op deze wijze kunnen tussen bedrijfsleven en de overheid op uniforme wijze digitale inkoopberichten aangemaakt, vetzonden en verwerkt wotden. Digilnkoop biedt tevens de mogelijkheid om, indien gewenst, voor een aantal categorieen diensten of producten reverse billing te hanteren. Hierbij wordt op basis van een prestatieverkiaring van de ontvanget van het product of de dienst binnen de overheid automatisch een factuurvoorstel aan de leverancier gestuutd voor het geven van een akkoord. Hiermee zullen facturen niet kunnen afwijken van de gemaakte afsptaken tijdens de bestelling. Digitale factutatie bevordert de sneiheid van afhandeling en beoogt de betalingstermijn te verkorten. Leveranciers kunnen op twee manieren aansluiten op Digilnkoop; door via internet gebruik te maken van het Ieveranciersportaal of door het aanleggen van een directe koppeling (eventueel met behuip van een intermediair). Aansluiting via het Ieveranciersportaal is eenvoudiger te realiseren, maar heeft tot gevoig dat handmatige handelingen noodzakelijk blijven. De directe koppeling is een rechtstreekse koppeling tussen het verkoopsysteem van de leverancier en Digilnkoop. Het volledige inkoopproces wikkelt zich dan digitaal af, van offerteaanvraag tot digitale factuur. Bijlage 7 Raamovereenkomst N213 Financiële afhandeling vl.o 2 - Pagina 5 van 6 De Staat der Nederlanden - Nederland By.

6 Tele Geplande invoering van Digllnkoop De Deelnemers zullen op een nader te bepalen moment, en per Deelnemer mogelijk wisselend in de tijd, aangeven gebruik te willen gaan maken van Digilnkoop. De Opdrachtnemer dient op dat moment een aansluiting op Digilnkoop te realiseren. Deze aansluiting dient uiterlijk binnen 4 kalendermaanden na verzoek van een Deelnemer of de Opdrachtgever gereed te zijn. Het is niet mogelijk dat de Opdrachtnemer het gebruik van Digilnkoop door één of meer Deelnemers voorschrijft. Bijlage 7 Raamovereenkomst N Pagina 6 van 6 Financiële afhandeling vl. De Staat der Nederlanden - Nederland B.V. / e