INHOUDSOPGAVE. INLEIDING pagina 3. METHODOLOGISCHE VERANTWOORDING / ONDERZOEKSWIJZE pagina 4. ONDERZOEK pagina 5. CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN pagina 8

Transcriptie

1 ONDERZOEK BETALINGSBELEID EN UITVOERING REKENKAME RC OMMISSIE O K TOB ER 2007

2 INHOUDSOPGAVE INLEIDING pagina 3 METHODOLOGISCHE VERANTWOORDING / ONDERZOEKSWIJZE pagina 4 ONDERZOEK pagina 5 CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN pagina 8 BIJLAGE 1 (Digitaal werkproces) pagina 9 BIJLAGE 2 (Reactie College van B&W) pagina 10 2

3 INLEIDING Aanleiding De rekenkamercommissie van de gemeente Weststellingwerf heeft ervoor gekozen om haar tweede onderzoek te verrichten naar het betalingsverkeer van de gemeente Weststellingwerf. Dit onderzoek acht de rekenkamercommissie van belang omdat zij van oordeel is dat de overheid een betrouwbare partner dient te zijn. Dat geldt voor alle facetten van het overheidsbeleid en optreden. In het privaatrechtelijke verkeer met anderen dient de overheid te handelen in overeenstemming met de uitgangspunten van behoorlijk bestuur. In contractuele zin dient de overheid haar verplichtingen na te komen. Dit geldt dus ook voor de betalingen op grond van verplichtingen die de gemeente is aangegaan. De rekenkamercommissie heeft zich bij aanvang van het onderzoek de vraag gesteld of dit onderzoek een onderzoek zou kunnen zijn dat het College kan uitvoeren in het kader van het eigen doelmatigheidsonderzoek (de zogenaamde artikel 213a onderzoeken). Gelet op de omstandigheid dat het college nog geen eigen onderzoeken verricht heeft de Rekenkamercommissie besloten dit onderzoek zelf uit te voeren. Het onderzoek heeft plaatsgevonden in het voorjaar van 2007 en is afgerond in de zomer van 2007 en is in eigen beheer uitgevoerd door de rekenkamercommissie. De ambtelijke en bestuurlijke wederhoor op het concept rapport heeft in september en oktober plaatsgevonden. De relevante technische opmerkingen zijn in deze eindversie verwerkt. De bestuurlijke reactie van het college van burgemeester en wethouders is als bijlage 2 toegevoegd. Leeswijzer In dit rapport wordt in hoofdstuk twee ingegaan op de wijze waarop het onderzoek is verricht. In hoofdstuk drie wordt vervolgens per onderzoeksvraag aangegeven wat de resultaten van het onderzoek zijn. In hoofdstuk vier worden de conclusies en aanbevelingen toegelicht. Gelet op de overzichtelijke omvang van het rapport is ervoor gekozen geen samenvatting te concipiëren. 3

4 METHODOLOGISCHE VERANTWOORDING / ONDERZOEKSWIJZE Onderzoeksvraag Het doel van het onderzoek is om het (in)formeel geformuleerde dan wel gehanteerde betalingsbeleid in kaart te brengen en te onderzoeken in hoeverre dit betalingsbeleid in de praktijk ook overeenkomstig deze uitgangspunten wordt uitgevoerd. De centrale onderzoeksvraag luidt: welk beleid en/of werkwijze hanteert de gemeente Weststellingwerf ten aanzien van het betalingsverkeer en wordt er in overeenstemming met dit beleid en/of werkwijze gehandeld? Van deze onderzoeksvraag zijn twee deelvragen afgeleid, namelijk: - Welk beleid en/of werkwijze is geformuleerd, dan wel wordt impliciet gehanteerd? - Hoe wordt uitvoering gegeven aan dit beleid en/of werkwijze? Onderwerp van onderzoek is het private betalingsbeleid en uitvoering van de gemeente. Er wordt niet gekeken naar betalingen op grond van publieke verplichtingen en/of subsidierelaties. Wijze van onderzoek De rekenkamercommissie heeft ten behoeve van het onderzoek relevante stukken van de gemeente opgevraagd via de gemeentesecretaris. In de loop van het onderzoek zijn ook relevante stukken verkregen van geïnterviewden. De rekenkamercommissie heeft dientengevolge kennis kunnen nemen van de volgende stukken: - Budgethoudersregeling 2006; - Procesbeschrijving digitalisering facturen; - Mandateringsregeling; - Algemene inkoopvoorwaarden De genoemde stukken zijn opgenomen in het onderzoeksdossier. Voorafgaand aan het onderzoek heeft op basis van de onderzoeksopzet een verkennend gesprek plaatsgevonden met de heer Van Maurik (gemeentesecretaris) en de heer Mollink (afdelingshoofd financiën). Na bestudering van de beschikbare stukken heeft de rekenkamercommissie interviews gehouden met de heer Mollink, de heer Eemsing (teamleider Financiële Administratie), een tweetal budgethouders namelijk mevrouw Mencke (afdelingshoofd Openbare Werken) en de heer Burgers (afdelingshoofd Leefomgeving) en de portefeuillehouder financiën, wethouder Van den Berg. Van de verschillende gesprekken zijn verslagen gemaakt. Deze zijn aan de desbetreffende personen ter goedkeuring voorgelegd. De goedgekeurde verslagen zijn onderdeel van het onderzoeksdossier en vormen mede de basis voor deze rapportage. De verslagen zijn conform afspraak met de betrokkenen niet opgenomen in de rapportage. Aanvankelijk had de rekenkamercommissie het voornemen een steekproef te doen naar de betaling van facturen in een bepaalde periode. Tijdens het interview met de heren Mollink en Eemsing bleek dat de afdeling financiën in staat is goede overzichten te maken van doorlooptijden en andere relevante informatie. Op verzoek van de rekenkamercommissie heeft de afdeling FA deze informatie aangeleverd. Deze informatie is vervolgens mede gebruikt voor het onderzoek. 4

5 ONDERZOEK Inleiding In het onderstaande zal per onderzoeksvraag aangegeven worden wat de rekenkamercommissie in haar onderzoek is tegengekomen. Beleid en / of werkwijze De eerste onderzoeksvraag luidt: Welk beleid en/of werkwijze is geformuleerd, dan wel wordt impliciet gehanteerd?. In het onderstaande zal deze onderzoeksvraag nader toegelicht worden. Er is geen landelijk beleid of richtlijn voor betalingsverkeer. De meeste gemeenten hanteren een betalingstermijn van dertig dagen. In artikel 3.3 van de Algemene inkoopvoorwaarden heeft de gemeente Weststellingwerf dit ook voor haarzelf vastgelegd. Overigens staat in dit artikel dat facturen niet binnen dertig betaald worden. Dat zou zo uitgelegd kunnen worden, dat facturen in ieder geval niet binnen dertig dagen betaald dienen te worden. Dat zou dan betekenen dat leveranciers zich aan een onzekere betalingstermijn conformeren. Dit is niet de bedoeling van de gemeente is uit de interviews gebleken (en zou ook onbehoorlijk zijn en strijdig zijn met het uitgangspunt dat de overheid een betrouwbare partner is.). Het is wel verstandig op dit punt de Algemene Inkoopvoorwaarden aan te passen en de betalingsrichtlijn duidelijker te formuleren. De gemeente hanteert wel haar eigen werkproces voor het betalen van facturen. In het onderstaande wordt dit werkproces nader toegelicht. Het werkproces van de facturen is vastgelegd in een procesbeschrijving van de gemeente (d.d. 12 juli 2006). Het werkproces is op hoofdlijnen beschreven in bijlage 1 van dit rapport. Voor een volledige procesbeschrijving verwijzen wij graag naar het genoemde werkproces, opgenomen in het onderzoeksdossier. In hoofdlijnen komt het erop neer dat zowel de afdeling Financiën (en de postkamer) als de budgethouders een taak hebben te verrichten in het gedigitaliseerde systeem. Er bestaat een wederzijdse afhankelijkheid. Daarnaast gelden een aantal regelingen welke relevant zijn voor het betalingsbeleid. Burgemeester en Wethouders hebben op 10 februari 2006 een Regeling budgethouders vastgesteld. In artikel 5 van deze Regeling wordt in lid 7, 8 en 9 bepaald welke verantwoordelijkheden gelden voor de budgethouder in het kader van de betaling van facturen. Deze artikelen verwijzen voornamelijk naar de verantwoordelijkheden die gelden in het kader van de controle van de factuur door de budgethouder (zoals onder h. genoemd in het werkproces). Artikel 5 lid 7 Regeling budgethouders gemeente Weststellingwerf De budgethouder controleert of de aangeboden facturen in verband met geleverde en/of diensten in overeenstemming zijn met de bestellingen. Hij maakt deze controle zichtbaar door al dan niet zijn akkoord te geven op de factuur in de financiële applicatie. Artikel 5 lid 8 Regeling budgethouders gemeente Weststellingwerf Bij facturen boven de euro draagt de budgethouder zorg voor een zichtbare controle op de overeenstemming tussen bestelling en levering door een andere functionaris, hetzij schriftelijk, hetzij digitaal (in de financiële applicatie). Artikel 5 lid 9 Regeling budgethouders gemeente Weststellingwerf Bij facturen boven de euro draagt de budgethouder zorg voor een akkoordverklaring van zijn afdelingshoofd in de financiële applicatie. 5

6 Uit de bovenstaande Regeling volgt dat de gemeente budgethouders heeft aangewezen voor de diverse budgetten. In artikel 4 van genoemde Regeling worden de bevoegdheden nader toegelicht. Budgethouders kunnen op grond van artikel 9 onder lid 3 deelbudgethouders aanwijzen. Voor de deelbudgethouders gelden dezelfde verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Uit het delegatie en mandaatregister (artikel 10 van het Mandaatbesluit) volgt dat de diverse afdelingen van de gemeente Weststellingwerf bevoegdheden gemandateerd hebben gekregen, onder meer tot het aangaan van verplichtingen. De praktische toepassing De tweede onderzoeksvraag luidt: Hoe wordt uitvoering gegeven aan dit beleid en/of werkwijze?. In het onderstaande zal de praktijk (zoals deze uit de interviews naar voren is gekomen) nader worden toegelicht. Facturen komen binnen via de postkamer en de originele facturen gaan direct door naar de afdeling Financiën. Hier worden alle facturen gescand en digitaal naar de budgethouders van de verschillende afdelingen verzonden. De ervaring leert dat op 90% van de facturen door de leverancier de naam van de budgethouder wordt vermeld en kan de factuur direct digitaal doorgezonden worden naar de desbetreffende budgethouder. In de overige gevallen wordt op basis van ervaring bepaald naar welke budgethouder de factuur dient te gaan. Alle medewerkers zijn ingelogd op Intranet. Budgethouders (of door hun benoemde en bij Financiën bekende deel-budgethouders) voegen elektronisch een codering toe (op budget boeken) dan wel een accordering voor levering. Een voorbeeld van de afdeling P & O: iemand wordt ingehuurd via Start. Op de P & O afdeling wordt afgetekend dat gefactureerd mag worden. Op leveringsniveau wordt geaccordeerd, vervolgens kan gecodeerd worden. Bedragen onder de ,- worden direct elektronisch verzonden naar de werkvoorraad financiën, daarboven moet het afdelingshoofd eerst voor akkoord tekenen. Dan wordt de factuur doorgezonden naar de elektronische werkvoorraad. De kassier controleert op de aangeleverde bestanden of leverancier en bedrag/rekeningnummer juist is. Is alles akkoord, dan gaat de factuur in het betaalbestand en wordt tweemaal per week op dinsdag en vrijdag in een betalingsbatch naar de bank verzonden en uiteindelijk vindt de betaling plaats. Een niet op naam gestelde factuur (waarvan niet duidelijk is wie de budgethouder is), wordt door Financiën teruggestuurd naar de leverancier. Overigens moeten de zogenaamde bulkfacturen vaak doorgestuurd worden aan verschillende budgethouders. Dit leidt ook tot vertragingen in de afhandeling. Bulkfacturen zijn wel efficiënter, mits ze gegroepeerd zijn rond een budgethouder. Om vertragingen in het proces te voorkomen vraagt de afdeling Financiën de andere afdelingen om tijdens afwezigheid van budgethouders schriftelijke aan te geven wie bij de afwezigheid bevoegd is te tekenen namens de budgethouder. Het computersysteem (FIS4ALL) genereert geen managementinformatie. Dat betekent dat niet automatisch gevolgd kan worden of een factuur betaald wordt of dat bepaalde budgethouders regelmatig voor vertraging zorgen. Handmatig kunnen wel gegevens uitgedraaid worden. Dat gebeurt ook regelmatig. Wanneer facturen meer dan drie weken onderweg zijn worden budgethouders hier ook op geattendeerd. Door budgethouders wordt het systeem FIS4ALL gebruikersonvriendelijk genoemd, ook het feit dat dit geen routinematig werk is op de afdeling draagt niet bij aan het verwerkingsproces. De voorkeur wordt gegeven aan een systeem waarbij zo weinig mogelijk administratieve handelingen nodig zijn en wat goed werkbaar is. 6

7 De betalingstermijn die de gemeente hanteert bedraagt dertig dagen. Deze betalingsconditie wordt genoemd in de inkoopvoorwaarden van de gemeente. De gemeente is van mening dat Wie betaald bepaald. De afdeling Financiën heeft geen zicht op verstrekking van inkoopvoorwaarden aan leveranciers, de verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de besteller, budgethouder of zijn medewerkers. Wanneer een leverancier een herinnering stuurt voor een niet betaalde factuur wordt door de afdeling Financiën eerst gecontroleerd of er niet betaald is, en dan gaat er een bericht naar de betreffende (deel)budgethouder met het verzoek dit zo snel mogelijk af te handelen. Volgt er geen antwoord dan wordt er telefonisch contact opgenomen met de budgethouder. Jaarlijks ontvangt de gemeente Weststellingwerf ruim facturen. Van deze facturen wordt 55% binnen 30 dagen betaald, 85% binnen 60 dagen en 95% binnen 90 dagen. Vertraging van de betaling ligt altijd bij de budgethouder. Deze kent zijn eigen budget niet, of moet nog wachten op akkoord of nog controleren. Na terugkomst van de factuur wordt deze tussen de één en de drie dagen later ter betaling verzonden. De afdeling OW ontvangt bijvoorbeeld veel facturen, dan komt het wel eens voor dat probleemgevallen worden doorgeschoven. Ook zijn er budgethouders bij die moeite hebben met verwerken, of sporadisch facturen ontvangen en niet in het systeem kijken. Bij de afdeling Automatisering speelt de complexiteit van de facturen een grote rol. In de praktijk wordt een factuur altijd voorafgegaan door een opdracht. Alle uitgaande opdrachten worden getekend door het afdelingshoofd (in ieder geval bij OW). Budgethouders van bepaalde afdelingen krijgen veel facturen. In de praktijk soms ook verkeerde facturen. Het werkt niet efficiënt als er te veel verkeerde facturen in de werkvoorraad komen, die niet voor de afdeling bestemd zijn. Het wordt door de budgethouders daarom als belangrijk ervaren dat de afdelingen en opdrachtgevers bij de opdrachtverstrekking altijd relevante kenmerken voor de interne administratie vermelden. Hierdoor is het voor de financiële administratie later bij de binnenkomst van de factuur ook eenvoudiger om de factuur aan de betreffende budgethouder toe te kennen. Een gemeentebrede werkinstructie of standaardwerkprotocol is niet aanwezig. Facturen worden niet altijd binnen de gesteld termijnen betaalbaar gesteld omdat bijvoorbeeld het werk nog niet of niet naar tevredenheid is uitgevoerd. Dit kan wrevel tussen de afdelingen en Financiën opleveren, zij zien graag per omgaande accordering. De opdrachtgevers achten het belangrijker dat het werk goed verricht is, dan dat de rekening binnen de gestelde termijn wordt voldaan. De financiële consulent als aanspreekpunt wordt als positief ervaren. Uit het onderzoek is voorts gebleken dat in ,5 procent van de facturen onjuist is geaccordeerd. Hiermee is een bedrag gepaard van 6,5 miljoen euro. Het gaat om een bedrag van 11 procent van het totale factuurbedrag over Ten behoeve van de accountantscontrole is voor een groot deel van deze facturen achteraf (dus na de betaling) alsnog akkoord gegeven door de diverse actoren. Oorzaken hiervan zijn volgens de afdeling FA onder meer onbekendheid met het nieuwe systeem en ziekte onder de controlemedewerkers. In 2007 zou dit percentage aanzienlijk lager liggen. De rekenkamercommissie wil in dit kader wel wijzen op de geconstateerde lage prioritering van de functionele afdelingen bij de accordering van facturen. Hierin schuilt een risico. 7

8 CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN Naar aanleiding van het onderzoek komt de rekenkamercommissie tot de volgende conclusies en aanbevelingen: Betalingstermijn onduidelijk De betalingstermijn in de Algemene Inkoopvoorwaarden is nu onduidelijk gedefinieerd. Het verdient aanbeveling hier te vermelden dat facturen binnen dertig dagen betaald zullen worden (en niet zoals nu vermeld staat niet binnen dertig dagen). Budgethouder duidelijk benoemen op factuur Niet in alle gevallen is duidelijk welke budgethouder verantwoordelijk is voor een factuur. Het kost de afdeling financiën relatief veel tijd om de juiste budgethouder te traceren. Aanbevolen wordt om eenduidige afspraken binnen de gemeente te maken waaraan een factuur van een leverancier dient te voldoen, voordat deze door de afdeling financiën geaccepteerd wordt. Verstrekken inkoopvoorwaarden Het blijkt dat in de praktijk niet bij alle bestellingen de inkoopvoorwaarden worden verstrekt. Dit kan bij leveranciers tot misverstanden leiden over de betalingscondities en verkeerde verwachtingen oproepen. Het is verstandig om naar de betalingscondities te verwijzen in de opdrachtverlening en de condities bijvoorbeeld op de gemeentelijke website te plaatsen. Onvolledige of onjuiste leveringen Het blijkt dat facturen soms lang onderweg zijn omdat leveringen nog niet of onvolledig plaats hebben gevonden of uit onbekendheid van de budgethouder met het betalingssysteem. De facturen waarvan de levering nog niet of onvolledig heeft plaatsgevonden en die daarom niet betaald worden vervuilen het systeem. De budgethouders die slechts een beperkt aantal keren een factuur moeten accorderen zouden een eenvoudige handleiding moeten hebben om deze activiteit te kunnen verrichten. Opdrachtnummers Aan de voorzijde van het traject (Financiën) een methode ontwikkelen waardoor een factuur zo spoedig mogelijk bij de goede budgethouder terechtkomt. Het invoeren van een systeem met opdrachtnummers, waaraan afdeling, betreffende medewerker en nummer voor opdracht in verwerkt zijn. Managementinformatie Tijdens het onderzoek van de rekenkamercommissie bleek het mogelijk om relevante managementinformatie op te leveren. Deze informatie kan actiever gebruikt worden om het werkproces beter te monitoren en budgethouders op hun verantwoordelijkheden aan te spreken. Communicatie en prioriteitsbesef Tijdens de interviews kwam nadrukkelijk het beeld naar voren dat de functionele afdelingen het belang van een tijdige betaling zeer beperkt zien. Het doen van de administratie wordt weliswaar als noodzakelijk ervaren, maar behoort duidelijk niet tot de core business of hoog geprioriteerde taken. Het verdient aanbeveling hiervoor aandacht te vragen in de organisatie en budgethouders enerzijds te begeleiden bij deze taak, maar anderzijds hen ook aan te spreken op het niet verrichten van hun taak in deze. 8

9 BIJLAGE 1 DIGITAAL WERKPROCES De volgende stappen worden onderscheiden binnen het werkproces: 1. De registratie van de facturen door het team financiële administratie (FA), met daarin de volgende deelprocessen: a. Ontvangst van de factuur facturen komen binnen bij de postkamer en worden direct doorgezonden aan de afdeling FA; b. Controle van de ontvangen factuur (facturen dienen aan bepaalde administratieve eisen te voldoen); c. De afdeling FA scant de ontvangen factuur en vervolgens wordt deze digitaal naar de budgethouder verzonden; d. De budgethouder controleert of hij de juiste budgethouder is en indien dat het geval is controleert hij de factuur. Wanneer dat niet het geval is, dient hij een aantekening in het systeem te maken en meldt hij dit aan de afdeling financiën. Deze zal de factuur, dan alsnog naar de juiste budgethouder sturen; e. Controle van de factuur de budgethouder controleert of de factuur akkoord is; f. De factuur wordt gecodeerd en geaccordeerd door de budgethouder. 2. Afwikkeling van de factuur door FA: a. Termijnbewaking (uitgangspunt is betaling binnen dertig dagen); b. Eindcontrole (controle of alle stappen onder 1. op een juiste wijze doorlopen zijn); c. De factuur wordt gereedgemaakt voor betaling; d. De factuur wordt betaald. 9

10 BIJLAGE 2 REACTIE COLLEGE VAN B&W Het college van burgemeester en wethouders heeft op 8 oktober schriftelijk gereageerd op het concept rapport van de rekenkamercommissie. De reactie van het college van burgemeester en wethouders luidt inhoudelijk als volgt: De rekenkamer heeft een belangwekkend onderzoek uitgevoerd naar het betalingsbeleid en uitvoering. Uit het onderzoek volgen een aantal aanbevelingen. De aanbevelingen dragen naar onze mening bij aan een verdere verbetering van het betalingsbeleid en de uitvoering ervan. De aanbevelingen zullen integraal overgenomen worden en vorm krijgen in het kader van het proces verbetering financiële functie. De ambtelijke (technische) reactie is niet bijgevoegd, maar heeft ook het karakter van een uitgebreide, inhoudelijke reactie. Uit de reactie blijkt dat ambtelijk de conclusies gedeeld worden en de aanbevelingen (met een kleine nuance) overgenomen kunnen worden. Ambtelijk wordt wel aangegeven dat de raad een uitspraak zou moeten doen over de betalingstermijn (aanbeveling 1). De ambtelijke reactie is via de rekenkamercommissie beschikbaar. 10