Welkom. Programma EBF. PIANOo 17 november Programma EBF november 2010 vertrouwelijk

Transcriptie

1 Welkom Programma EBF PIANOo 17 november 2009 Programma EBF november 2010 vertrouwelijk

2 Agenda 1. Bekendheid geven aan het programma 2. Het programma voorstellen 3. Waar staat het programma voor opgesteld 4. Wat is EBF - Wat gaat EBF leveren inhoudelijk 5. Verschil tussen IST Soll 6. Ook tov EBF1 en EBF Hoe ziet de route er uit Roadmap 8. Relatie met E-factureren 9. Vragen uurtje 2

3 Agenda 1. Doelstelling presentatie Bekendheid geven aan het programma EBF op de kaart zetten - zeg het voort 2. Het programma voorstellen Wie zijn wij wij zijn het programma EBF Min Bzk onder opdrachtgeverschap van. etc 3. Waar staat het programma voor opgesteld Opdracht, doelstelling en scope Waar staan we nu 4. Wat is EBF - Wat gaat EBF leveren inhoudelijk Inhoudelijk toelichten Verschil tussen IST Soll Ook tov EBF1 en EBF Relatie met E-factureren 6. Hoe komen we daar Strategisch politiek kader Hoe ziet de route er uit Roadmap aanpak en planning 7. Overgang naar vragen uurtje 3

4 Agenda 1. Programma EBF 2. Opdracht, doelstelling en scope 3. Interdepartementaal Elektronisch Bestellen en Factureren 4. Relatie met E-factureren 5. Aanpak en planning 6. Vragen 4

5 Programma EBF - Beter, sneller, veiliger en veel goedkoper. Dat zijn de voordelen die de onherroepelijke digitalisering van werkprocessen met zich meebrengt. In het bijzonder geldt het voor de inkoop van de Rijksoverheid. - Elektronisch Bestellen en Factureren (EBF) is het verwervingsprogramma waarmee de zeer omvangrijke besparingen en betere kwaliteit binnen handbereik komen. - De gehele Rijksoverheid kan gebruikmaken van de nieuwe EBF-voorzieningen die in 2011 beschikbaar komen. Op alle niveaus: van de Rijksoverheid als geheel tot de individuele medewerker die bevoegd is een bestelling te doen. - De individuele medewerker die bevoegd is om inkopen te doen, ziet van de EBF-voorzieningen niet meer dan een soort webwinkel. - Daar kan hij producten selecteren, offertes aanvragen bestellingen plaatsen en ontvangsten boeken. - Na registratie van de ontvangst krijgt de leverancier automatisch een factuurvoorstel. EBF maakt het inkoopproces zodoende gebruikersvriendelijk en een stuk efficiënter. 5

7 Opdracht programma EBF Realiseer een portfolio aan e-purchasingvoorzieningen voor ondersteuning van inkoopprocessen 1/2/3 van de rijksoverheid 4, waarbij dat portfolio op ieder moment tijdens de levenscyclus marktconform is en kan bijdragen aan verbetering van de inkoopprocessen van de rijksoverheid. 1. Strategisch-, tactisch- en operationele inkoop; 2. Uitgezonderd specificeren en selecteren (TenderNed); 3. Alles waarvoor de rijksoverheid een factuur ontvangt met uitzondering van een aantal specifieke inkoopcategorieën (bv declaraties en directe/primaire inkopen); 4. De ministeries en haar hierarchische organisatie-onderdelen (diensten), met inbegrip van de agentschappen. Verschillende oplossingen per organisatieonderdeel mogelijk. 7

8 Doelstelling programma EBF Doelmatiger en professioneler: Slimmer en goedkoper inkopen door beter inzicht in wie, wat, waar, bij wie, wanneer koopt. Rechtmatiger: Inkopen onder de juiste contracten en tegen de afgesproken condities wordt makkelijker en werkt risico verlagend Efficiency: efficiënter proces voor het Rijk en haar leveranciers, single point of contact, standaard proces, standaard gegevensuitwisseling Makkelijker: Inkopen binnen contract wordt makkelijker voor de eindgebruikers. Één proces voor de Rijksoverheid waar mogelijk: delen van best practices; Één ingang voor leveranciers: lagere kosten voor BV Nederland; Één manier van rapporteren: gezamenlijk evalueren en leren. 8 Menno van Drunen versie oktober 2009

9 Scope EBF - De 13 departementen die het Rijk kent; - hun agentschappen en dienstonderdelen; - Flexchange Verschil met E-factureren - Gehele overheid 9

10 Scope - De keten van E-purchasingvoorzieningen Informatie voorziening Contracteren Nader specificeren Nader selecteren Bestellen Ontvangen Betalen Berichten verkeer Inkoop management informatie 10

11 Beoogde oplossing Rijksinkoopportaal E-Purchasing voorziening Rijk Markt Berichten Verkeer voorziening 11

13 Wat is elektronisch inkopen? Inkoop management informatie Management informatie Categorie strategie Specificeren Selecteren Contracteren Tactische processen Business Service Provider Nader specificeren Nader selecteren Contractmanagement Bestellen Leveranciers relatiebeheer Ontvangen Betalen Operationele processen CSP Berichten verkeer Leveranciersportaal Informatie uitwisseling Portfolio van automatiseringsdiensten ter ondersteuning van het inkoopproces Beschikbaar voor alle onderdelen van de Rijksoverheid Modulair van opbouw Standaard processen, stamgegevens, management informatie en ICT waar mogelijk 13 13

14 Verschillende kanalen voor verschillende type producten Inkoop kanalen (Nader specificeren) (Nader selecteren) Bestellen Ontvangen Inkoopproces Betalen Contractmanagement Stamdata beheer Rapportages 14 Menno van Drunen versie oktober 2009

15 Informatie architectuur Deelnemer B E-purchasing Leverancier Management informatie Catalogus platform Management informatie Catalogus platform Contract management Financiële administratie Inkoop workflow Catalogi Deelnemer A Inkoop workflow Berichtenverkeer Financiële administratie Overheids Transactie Poort Verkoop administratie EBF Berichtenverkeer en leveranciersportaal voor alle departementen Catalogusplatform en contractmanagement, lost te gebruiken Overige modules voor alle departementen, instappen als huidige voorziening is afgeschreven 15

16 Beheerarchitectuur Opdrachtgever / inkoopbeleid dno1 (DGOBR-FHIR-IM) Functioneel beheer Strategische processen (SBO) Functioneel beheer Sturende processen (SBO) Functioneel beheer Functioneel beheer (GBO) Helpdesk (GBO) Functioneel beheer (Opdr.nemer) dno2 Operationele processen Applicatie beheer (GBO) Operationele processen Applicatie beheer (Opdr.nemer) dno3 Technisch beheer (GBO) Technisch beheer (Opdr.nemer) 16

17 Procesontwerp P2P goederen en diensten Overheid START EINDE Nader Specificeren (aanvragen) Nader Selecteren (goedkeuren) Bestellen Ontvangen Factuur verwerking & betalen Aanvraag Offerte Afwijzing Bestelling BevestigingASN Voorstel Factuur Betaling factuur GBO Purchase order PO confirm Invoice Offerte aanbieden Aanmaak Verkoop order Leveren Verwerken ontvangst Genereren factuur Ontvangen betaling Leverancier 17 Menno van Drunen versie oktober 2009

18 Procesontwerp P2P inhuur externen Overheid Aanvragen autorisaties START EINDE Nader Specificeren (aanvragen) Kandidaat Selecteren (goedkeuren) Bestellen HR stam registreren (automatisch) Tijdschrijven Tijd beoordelen ontvangst op bestelling Factuur verwerking & betalen Aanvraag Offerte Afwijzing Bestelling Bestel bevestiging Factuur Betaling Staffing Order Human Resource Timecard of Voorstelfactuur GBO Invoice Offerte aanbieden Aanmaak Verkoop order Leveren Verwerken ontvangst Genereren factuur Ontvangen betaling Leverancier 18 Menno van Drunen versie oktober 2009

20 Relatie met E-factureren - Intentieverklaring 10% facturen eind 2010 elektronisch ontvangen en verwerkt - Voorstel verplichte aansluiting op de Digipoort van de overheid als eerste stap op weg naar een Rijksbrede implementatie van EBF - E-factureren als opstap naar EBF - Hiervoor benodigd een verregaande samenwerking tussen beide projecten - Beiden maken gebruik van dezelfde open standaarden, de Overheidstransactiepoort Digipoort, leveranciersportaal, gemeenschappelijke beheerorganisatie - Gezamenlijk bezoek van E-factureren en EBF bij de departementen 20

22 Aanpak en fasering Fasering (maand/jaar) Strategie en architectuur(12/09) Specificeren en voorbereiden (02/10) Beschrijvend document (04/10) Beoordelen (06/10) Grijs = lijn, Wit = programma EBF 1.Gezamelijke strategie en architectuur Contracteren (07/10) Exploiteren (na 08/10) 2.e-purchasing, berichtenverkeer, voorbereiden beheer, voorbereiden migratie; 3.Go/no go door stuurgroep bij iedere fase overgang; 4.Inrichten van beheer en uitvoeren van implementatie/migratie zijn niet in scope; 5.Management by exception en timeboxing tijdens uitvoering van het programma. 22 Menno van Drunen versie oktober 2009

23 Aanpak programma organisatie Opdrachtgeverschap gedelegeerd aan OBR namens ICBR en ICIA. Besluit vorming. Afstemming met omgeving, risico management. Opdrachtgever (Jaap Uijlenbroek ) ICBR QA door Gartner, RAD en QA medewerker Stuurgroep (Gedelegeerd opdrachtgever en Vz Siep Eilander) H. Visser, J. Haenen, H. vd Stelt Opdrachtnemer (Ellen Viergever) ICIA Dagelijkse leiding Quality Assurance RAD, Gartner, BAG, QA medewerker Communicatie (Priya Poeran) Programmamanager (Marcel Heeren) Programma bureau (Susanne vd Oudenhoven) Jurist (Erik Hofmans) E-purchasing (Robbert Dobbinga) Inkoper, content experts Berichtenverkeer (Menno v Drunen) Content experts Migra- implementa-tie voorbereiding (?) Content experts Beheer voorbereiding (Thijs vd Laan) Content experts Vertegenwoordiging deelnemers en verantwoordelijk voor afstemming/draagvlak bij deelnemer Referentiegroep Multifunctioneel team, teamleider/verantwoordelijk per onderdeel 23 Menno van Drunen versie oktober 2009

24 Stand van zaken - Afronding strategiefase - Samenwerking intensiveren met e-factureren - Bestuurlijke inbedding e-factureren en EBF op ministerieel niveau - Participatie in besparingsonderzoeken - Referentie bezoeken 24

26 Vragen

27 Bereikbaarheid Hoe ons te bereiken: Telefoonnummer: Postbus: 27