APRIL Optimalisatie StatusMeldingen

Transcriptie

1 APRIL 2017 Optimalisatie StatusMeldingen

2 Inhoud 1. Doel 2. Uitgangspunten 3. Aanpak & fasering 4. Ketenafspraken 5. Statusmelding in detail Doel project Doel van het project is eenduidigheid door te voeren binnen de keten t.b.v. statusmeldingen. Dit bevordert het verwachtingsmanagement en verhoogt de effectiviteit van statusmeldingen. Eenduidigheid bestaat uit: - Marktbrede gelijke betekenis - Marktbrede gelijke timing & frequentie (altijd op hetzelfde moment statusmelding te verwachten)

3 Uitgangspunten De volgende uitgangspunten zijn aangehouden bij de optimalisatie van statusmeldingen: 1) De optimalisatie heeft als doel eenduidigheid te brengen in de keten. Kijkend naar interviewresultaten kan worden verwacht dat zichtbaarheid wordt verbeterd met toename van eenduidigheid. Tijdens fase 1 worden de ketenafspraken t.b.v. zichtbaarheid niet aangescherpt. Na afronding 1 e fase worden de mogelijkheden t.b.v. zichtbaarheid opnieuw bekeken. 2) De optimalisatie mag geen verandering tot gevolg hebben op bestaande bedrijfsprocessen. Huidige bedrijfsprocessen lopen door, statusmeldingen zijn hierop een aanvulling 3) De optimalisatie moet in overzichtelijke stappen doorgevoerd worden. Een nieuwe standaard wordt niet in één stap uitgerold. 4) De huidige statusmeldingen worden vooralsnog niet gewijzigd. Het voorstel is gebaseerd op bestaande statusmeldingen. Nieuwe statusmeldingen kunnen wel worden toegevoegd, zo ook bestaande kunnen komen te vervallen. 5) Statusmeldingen worden zowel in adviespakketten als in portals gebruikt. De toepassing en betekenis van statusmeldingen is voor beiden gelijk; hierin wordt geen onderscheid gemaakt. 6) Bij definitie van statusmeldingen moet onderscheid worden gemaakt tussen statusmeldingen aan het intermediair en statusmeldingen die voor een aanbieder intern gerelateerd zijn.

4 Aanpak & Fasering Aanpak: expliciet uitgangspunt is dat de optimalisatie in overzichtelijke stappen doorgevoerd wordt. Fasering is als volgt: 1) Fase 1: Eenduidigheid van huidige set verplichte statusmeldingen 2) Fase 2: Eenduidigheid van huidige set optionele statusmeldingen (compleet maken statusmeldingen, gerelateerd aan processtappen) Onderzoek verdere stappen optimaliseren zichtbaarheid 3) Fase 3: Implementatie nieuwe wensen (bijvoorbeeld in kader van doorlooptijden)

5 Ketenafspraken De volgende aangescherpte & nieuwe ketenafspraken t.a.v. betekenis zijn gedefinieerd: 1) Geen onderscheid tussen verplichte en optionele statusmeldingen: het intermediair kan (op termijn) hetzelfde gebruik van statusmeldingen door verschillende aanbieders verwachten. Daarom worden alle statusmeldingen verplicht (op termijn) wanneer de betekenis van de statusmelding voorkomt in het proces van de aanbieder en moet de daarbij horende statusmelding worden verstuurd. 2) Geen afgeleide statusmeldingen: statusmeldingen blijven op dossierniveau gestuurd worden. Er worden geen afgeleide statussen gehanteerd (bijvoorbeeld in geval van versturen offerte en status Offerte verzonden => beide blijven van toepassing) 3) Voorstel betekenis per statusmelding: sheet 7 e.v. De volgende aangescherpte & nieuwe ketenafspraken t.a.v. timing & frequentie zijn gedefinieerd: 1) Procesmomenten: een statusmelding wordt afgegeven bij een volgende processtap (in de keten) 2) Onderhoud of storingen: alleen in geval van onderhoud of verstoringen kan worden afgeweken van gedefinieerde momenten en frequenties.

6 Bestaande Statusmeldingen De volgende statusmeldingen bestaan binnen SX16: Verplichte statusmeldingen Optionele statusmeldingen 09 Ontvangstbevestiging 01 Offertetermijn verloopt 05 Dossier finaal akkoord 04 Dossier ter acceptatie 07 Akte gepasseerd 08 Sluitdatum bekend 10 Offerteaanvraag in behandeling genomen 14 Offerteaanvraag niet te verwerken 12 Wachten op (aanvullende) stukken 11 Offerteaanvraag afgewezen 13 Offerte verzonden 16 Offerteaanvraag beëindigd 17 Inkomen akkoord 18 Onderpand akkoord 19 Verplichtingen akkoord 80 Partij niet geautoriseerd (zie toelichting) 81 Autorisatie niet verleend door HDN Poortwachter (zie toelichting) 82 Aanroep HDN Poortwachter mislukt. Bericht wel verzonden

7 Betekenis, timing & frequentie per (op dit moment verplichte) statusmelding 09 Ontvangstbevestiging 05 Dossier finaal akkoord 07 Akte gepasseerd 14 Offerte aanvraag niet te verwerken 11 Offerte aanvraag afgewezen 09 Ontvangstbevestiging Betekenis: Aanvraag is technisch goed verwerkt in het systeem van de eerste ontvanger in het hypotheekproces van de aanbieder Ketenafspraak: Verplichte status. Iedere partij in de keten moet een ontvangstbevestiging versturen aan de verzender. Wanneer de aanvraag wordt doorgestuurd en hierop volgt een ontvangstbevestiging, mag deze bevestiging niet worden doorgestuurd wanneer dit geen functionele toegevoegde waarde biedt voor de ontvangende partij. Moment: binnen 15min na ontvangst aanvraag in systeem Frequentie: eenmaal: dus slechts 1 keer communiceren per aanvraag naar pakket, onafhankelijk van aantal opeenvolgende ontvangers van het AX bericht voordat deze in behandeling wordt genomen. 16 Offerte aanvraag beëindigd

8 Betekenis, timing & frequentie per (op dit moment verplichte) statusmelding 09 Ontvangstbevestiging 05 Dossier finaal akkoord 07 Akte gepasseerd 14 Offerte aanvraag niet te verwerken 11 Offerte aanvraag afgewezen 16 Offerte aanvraag beëindigd 05 Dossier finaal akkoord Betekenis: Het dossier is gereed voor passeren bij de notaris of voor onderhandse verwerking. Noot: het moment waarop bindend aanbod wordt verzonden is het moment waarop consument duidelijkheid krijgt (hiermee geeft de aanbieder aan dat de consument definitief in aanmerking komt voor de aangevraagde lening onder opgegeven condities). Bij statusmeldingen bestaat hiervoor nu de optionele melding SX13 Offerte verzonden. In fase 2 wordt deze statusmelding markt breed gelijk getrokken. Ketenafspraak: Verplichte status. De statusmelding wordt afgegeven wanneer het dossier gereed is voor passeren bij de notaris of voor onderhandse verwerking. Deze statusmelding moet doorgestuurd worden door de tussenschakels (portals / serviceproviders / etc). Moment: binnen 15 minuten nadat beoordelingsfase is afgerond door de aanbieder met resultaat finaal akkoord. Frequentie: eenmaal, in geval van mutaties na finaal akkoord kan deze statusmelding nogmaals worden verstuurd.

9 Betekenis, timing & frequentie per (op dit moment verplichte) statusmelding 07 Akte gepasseerd is per 1 januari Lening in beheer 09 Ontvangstbevestiging 05 Dossier finaal akkoord 07 Akte gepasseerd 20 Lening in beheer genomen 14 Offerte aanvraag niet te verwerken 11 Offerte aanvraag afgewezen 16 Offerte aanvraag beëindigd Betekenis: gerelateerd aan de overdracht van een dossier naar beheer bij aanbieders intern. De definitie Akte gepasseerd impliceert dat deze overdracht naar beheer altijd gepaard zou gaan met passeren bij de notaris. Dat is niet het geval: leningen die onderhands worden verhoogd worden ook overgedragen aan beheer. Om expliciet te maken dat de status betrekking heeft op overdracht naar beheer en onafhankelijk is van wel of niet passeren bij de notaris, wordt de status 07 Akte gepasseerd vervangen met de nieuwe statusmelding 20 Lening in beheer. Noot: De nieuwe status Gelden zijn uitbetaald wordt toegevoegd waarmee aangegeven kan worden dat de lening beschikbaar komt. Afgesproken wordt dat deze status per heden beschikbaar komt binnen HDN en in fase 3 afspraken worden gemaakt per wanneer deze status verplicht afgegeven moet worden door ketenpartijen. Ketenafspraak: 07 Akte gepasseerd en 20 Lening in beheer zijn beide verplicht en worden afgegeven door de aanbieder. Moeten doorgestuurd door de tussenschakels (portals / serviceproviders / etc). Wat betreft planning: - 07 Akte gepasseerd moet per 1 januari 2018 door alle ketenpartijen zijn uitgefaseerd binnen de keten en zijn vervangen met 20 Lening in beheer - HDN certificeert per 1 januari 2018 op gebruik van 20 Lening in beheer Moment: binnen twee werkweken nadat de notaris het passeren van de akte heeft gemeld dan wel dat een dossier in beheer is genomen door de aanbieder Frequentie: eenmaal

10 Betekenis, timing & frequentie per (op dit moment verplichte) statusmelding 09 Ontvangstbevestiging 05 Dossier finaal akkoord 07 Akte gepasseerd 20 Lening in beheer genomen 14 Offerte aanvraag niet te verwerken 11 Offerte aanvraag afgewezen 16 Offerte aanvraag beëindigd 14 Offerte aanvraag niet te verwerken Betekenis: Aanvraag kan niet worden ingeboekt in het systeem van de ontvanger. Technische oorzaak, niet verbonden aan functionele inhoud van de aanvraag. Ketenafspraak: Aanvraag komt altijd binnen. Daarna 2 opties: Dit bericht is van toepassing wanneer de aanvraag technisch niet ingelezen kan worden. Verplichte status: verstuurder moet altijd antwoord krijgen wanneer aanvraag technisch niet verwerkt kan worden. Indien dit voorkomt bij een partij die niet de eerste maar een volgende ontvanger (bijv. tussen Service Provider en aanbieder) is, dan wordt niet nogmaals een SX naar de aanvrager verstuurd, maar wel naar de laatste verstuurder van de AX. Aanvullende ketenafspraken: i. in tekstregels aangeven wat fout gaat (bijv. bepaalde invoer). ii. in tekstregels instructie meegeven aan IM (bijv. FAQ website aanbieder) Moment: binnen 15 min na ontvangst van de aanvraag in HDN Communicatiesoftware (Enterprise) Frequentie: eenmaal

11 Betekenis, timing & frequentie per (op dit moment verplichte) statusmelding 09 Ontvangstbevestiging 05 Dossier finaal akkoord 07 Akte gepasseerd 20 Lening in beheer genomen 14 Offerte aanvraag niet te verwerken 11 Offerte aanvraag afgewezen 16 Offerte aanvraag beëindigd 11 Offerte aanvraag afgewezen Betekenis: Aanvraag is negatief beoordeeld op basis van inhoud. Ketenafspraak: Verplichte status incl. toelichting waarmee functioneel duidelijk de reden van afwijzen wordt vermeld. De statusmelding moet door gestuurd worden door de tussenschakels (portals / serviceproviders / etc). Aanvullende ketenafspraken: i. in tekstregels aangeven waarom wordt afgewezen ii. in tekstregels instructie meegeven aan IM (bijv. FAQ website aanbieder) Moment: 15 minuten na het afwijzen van de hypotheekaanvraag in het systeem en na optreden van 1 van volgende 3 situaties: 1. STP na binnenkomst en automatische beoordeling aanvraag 2. n.a.v. menselijke beoordeling na ontvangst 3. n.a.v. negatieve bevinding dossierstukken Frequentie: eenmaal

12 Betekenis, timing & frequentie per (op dit moment verplichte) statusmelding 16 Offerte aanvraag beëindigd, zie toelichting 09 Ontvangstbevestiging 05 Dossier finaal akkoord 07 Akte gepasseerd 20 Lening in beheer genomen 14 Offerte aanvraag niet te verwerken 11 Offerte aanvraag afgewezen 16 Offerte aanvraag beëindigd Betekenis: aanvraagprocedure is beëindigd, zonder dat er een inhoudelijke afwijzing heeft plaatsgevonden. Ketenafspraak: Verplichte status incl. toelichting waarmee functioneel duidelijk de reden voor beëindiging wordt vermeld. De statusmelding moet doorgestuurd worden door de tussenschakels (portals / serviceproviders / etc). Aanvullende ketenafspraken: i. in tekstregels aangeven waarom wordt beëindigd ii. in tekstregels instructie meegeven aan IM (bijv. FAQ website aanbieder) Moment: Wordt verzonden binnen 24 uur bij optreden van 1 van de 3 4 volgende situaties. 1. Er is een annulering van de aanvraag ontvangen, verstuurd door de aanvankelijke verzender van de aanvraag. 2. Termijn voor het opvolgen van het renteaanbod is onherroepelijk verlopen 3. Termijn voor het tekenen van het bindende voorstel is onherroepelijk verlopen 4. Aanvankelijke verzender reageert niet binnen reactietermijn van de aanbieder op verzoek tot aanvullende informatie. Na ontvangst van deze status mag geen wijziging op de AX meer verstuurd worden. Voor een wijziging in de aanvraag moet een nieuw aanvraag worden ingediend. Frequentie: eenmaal

13 Planning Fase 1 Fase 1: Eenduidigheid van huidige set verplichte statusmeldingen Stappen: 1. Definitie betekenis en frequentie statusmeldingen door WG 2. Communicatie aan de markt inclusief planning 3. Review (eventueel) door WG feedback uit de markt 4. Uitrol binnen de keten Voorstel planning: Fase 1 van Optimalisatie Statusmeldingen wordt gedurende 2017 door partijen geïmplementeerd. Per 1 januari 2018 zal hierop gecertificeerd worden. 1. Q Definitie betekenis en frequentie statusmeldingen door WG 2. Q Communicatie aan de markt inclusief planning 3. Q3 & Q Uitrol binnen de keten

14 Einde