Kostenreductiepo tentieel?

Transcriptie

1 Kostenreductiepo tentieel? Digitalisatie van de tail spend Hoe werkt dat? Desi Kereh

2 Wat gaan we doen? Wie is Pimm? Bereken je reductiepotentie En hoe nu verder?

3 Wie is Pimm? e-commerce organisatie 2011 opgericht & 20 medewerkers Onderdeel van ISM egroup 75 klanten Finalist 2015 Top10 Acknowledgement Top Award winner 2015 & 2016 Finalist 2016 Top 10

4 Tail Spend Solution Zakelijk platform voor cadeaus & attenties Eigen B2B klantenservice Uitstekende klantenservice: single point of contact voor alle vragen Interne kostenreductie 1 leverancier 1 f actuur per m aand Geen declaraties m eer Pimm is thought leader in integratie m et P2P systemen Grootste netwerk in Nederland Netwerk van lokale en centrale leveranciers Extremely user f riendly One stop shop, m ulti devices en geoptimaliseerde customer journey

5 Business Case

6 Bedrijf A Bedrijf A heeft circa 1200 medewerkers en 15 vestigingen Is actief op zowel de B2B als de B2C markt Leveranciersreductie en Total Cost of Ownership verlaging zijn belangrijke thema s Uitgaven dienen juist geregistreerd te worden (WKR) Door bezuinigingen is er minder personeel voor hetzelfde werk

7 Stakehold ers Kate Directie secretaresse Kate moet vandaag bloemen bestellen voor haar manager, die morgen een belangrijke afspraak heeft. Daarnaast stuurt ze wekelijks een wenskaart naar klanten of bestelt zij wijn namens de Raad van Bestuur voor een relatie. Ze doet dit lokaal of via internet. Kate merkt dat hier ongemerkt toch best veel tijd in gaat zitten. Eva Financiële administratie Eva werkt op de administratie en ziet dagelijks alle facturen en declaraties voorbij komen. Ze heeft vaak contact met bestellers over onbekende leveranciers die aangemaakt moeten worden en facturen of declaraties die niet kloppen. Eva maakt zich zorgen of alle inkoopuitgaven wel goed geregistreerd worden want ze weet dat dit belangrijk is m.b.t. de Werkkostenregeling. Paul HR Manager Paul zijn team regelt maandelijks de verjaardagen van het personeel, jubilarissen, bruiloften en geboortes. Paul vindt het belangrijk dat medewerkers consistent aandacht blijven krijgen bij belangrijke gelegenheden. Vanwege bezuinigingen is het voor hem een uitdaging zoveel mogelijk value for money te creëren, want hij is bang dat er een aantal cadeaus zullen verdwijnen anders.

8 Stakehold ers Dominique Sales Manager De meeste uitgaven doet Dominique zelf met haar creditcard, de bonnen daarvan levert ze in bij Kate. Ze beloont haar sales team met een leuke attentie incentive als ze de target hebben gehaald en geeft haar team vaak goedkeuring voor aankopen voor hun klanten als zij een contract hebben gesloten. Een duidelijk overzicht van wie, wat, waar en wanneer besteedt ontbreekt haar alleen... Haar medewerkers declareren de meeste dingen achteraf bij de financiële administratie. Leo Inkoper Leo werkt op de inkoopafdeling. Belangrijke thema s zijn: leveranciersreductie, spend control en het efficiënt inrichten van het inkoopproces. Leo is via via in contact gekomen met een oud-collega die een Pimm shop gebruikt. Hij is hierdoor getriggerd en gaat daarom een business case maken om het mogelijke resultaat te berekenen.

9 Even nadenken Wie zijn jouw. Stakeholde rs..?

10 Paramet ers 1 Welke afdelingen hebben met incidentele aankopen te maken (taart, bloemen, wijn, cadeaubonnen, kaarten)?

11 Parameters 2 Wat zijn (bij benadering) de kosten van het verwerken van een factuur van een bestaande leverancier?

12 Paramet ers 3 Wat zijn de kosten voor het verwerken van een handmatige declaratie (bonnetje/declaratie procedure)?

13 Parameters 4a Kunt u een inschatting maken van het aantal facturen dat maandelijks wordt ingediend voor de producten: bloemen, taart & gebak, cadeaubonnen, wenskaarten, wijn en fruitmanden?

14 Parameters 4b Kunt u een inschatting maken van het aantal declaraties dat maandelijks wordt ingediend voor de producten: bloemen, taart & gebak, cadeaubonnen, wenskaarten, wijn en fruitmanden?

15 Paramet ers 5 Hoeveel verschillende leveranciers kent uw organisatie voor de eerder genoemde producten en diensten?

16 Paramet ers 6 a. Heeft u met iedere leverancier een SLA met daarin de inkoop afspraken? b. Hoeveel tijd besteedt u aan het afsluiten van een contract met SLA's?

17 Paramet ers 7 Kunt u een inschatting maken van de tijd (uren) die een medewerker besteedt aan het zoeken (winkel/google), aankopen en declareren van een incidentele aankoop?

18 Paramet ers 8 Gebruikt u intern een Purchase-to-Pay systeem, zoals SAP by design, E-Size, Basware, T- Blox, Coupa, Proquro, Inconto oid?

19 Paramet ers 9 Wat is bij benadering de totale jaarspend van de productgroepen taart, wijn, gebak, cadeaubonnen, bloemen en chocolade binnen uw organisatie?

20 Parameter s

21 Kostenreductie plan Forse kostenreductie Meer value for money ROI van 2 à 3 maanden Efficiency voordelen door het hele bedrijf Controle spend management

22 ???? Kostenreductie rekenmodel Mail: