Inkopen is leuker dan je denkt Congres Besturenraad 14 juni 2012, Harderwijk Prof.dr. Jan Telgen

Transcriptie

1 Inkopen is leuker dan je denkt Congres Besturenraad 14 juni 2012, Harderwijk Prof.dr. Jan Telgen 1

2 De onderwerpen Inkopen en het managen van inkoop Spend analyse is de basis Een voorbeeld Wat heb je er aan? Bouwen op de basis 2

3 Inkopen en het managen van Inkoop 3

4 Inkopen en het managen van Inkoop Inkopen gaat per inkooppakket: Contracten afsluiten Contracten gebruiken / bestellen Contracten beheren Inkoop managen gaat over hele inkoopfunctie (= inkopers + gebruikers) Waaraan geven we ons geld uit? Doen we dat wel goed? Zou dat beter kunnen? 4

5 Spend analyse is de basis 5

6 Spend analyse is simpel Data over inkoop zijn gratis beschikbaar: Inkoop is alles waar een factuur tegenover staat (Telgen, 1994) Alle facturen komen in de crediteurenadministratie Crediteurenadministratie registreert per factuur: Altijd: Bedrag Leverancier (crediteur) Kostensoort (wat is het?) Kostenplaats (budgethouder) Allerlei extras mogelijk per organisatie: Datum, behandelaar, nummer,. 6

7 Inkoopgegevens simpel benaderbaar de crediteurenadministratie is de bron voor inzicht bedrag leverancier kostensoort kostenplaats extra 1570,00 Xerox kopiëren administratie Nr, dd, etc. 240,00 Jansen BV Cv onderhoud Facilitaire dienst 700,00 Staples papier Sectie Tekenen. bedrag => inkooppakket => afdeling 7

8 Data beschikbaar Dan heb je een spreadsheet: Met duizenden rijen: net zoveel als facturen/regels (bijv. 5000) En tenminste 4 kolommen (in de praktijk meer) Dan kun je sorteren, selecteren, groeperen, filteren etc. Heel handig is pivot table (draaitabel) in Excel En daar kun je heel veel uithalen 8

9 Spend analyse is simpel en lastig Simpel Goede compleetheid (door koppeling aan betaling) Spend analyse kan op kopie van administratie Geen gedoe over integriteit systeem of data Minimale verstoring dagelijks proces 9

10 Spend analyse is simpel en lastig Lastig: Data is (meestal) van zeer matige kwaliteit Dubbelingen in leveranciers Kostensoort overig/algemeen/divers Kostensoort niet hetzelfde als inkooppakketten Dus veel (handmatig) hercoderen (vooral naar inkooppakket) Duizenden facturen: veel werk Integriteit data bewaren in Excel is lastig (Daar zijn commerciële oplossingen voor) 10

11 Allerlei soorten overzichten en analyses zijn te maken Hoeveel kopen we in? Hoeveel in welke pakketten? Bij welke leveranciers? Hoeveel facturen? Spreiding over leveranciers? Doen leveranciers zaken met meer budgethouders? Welke budgethouders hebben eigen leveranciers? Etc, etc. De uitdaging is om uit de overzichten de goede analyses te maken 11

12 Enkele voorbeelden (school met 2000 leerlingen) 12

13 Volume ( ) Geanalyseerd inkoopvolume: 2,7 miljoen onbekend toegewezen Uitgaven aan derden (crediteurenadministratie) Geen inkoop (bekostiging vertrokken scholieren) Ruwe data Gecorrigieerd 13

14 Kengetallen inkoop Inkoopvolume Aantal leveranciers 460 Leveranciers > Grootste leverancier Aantal facturen

15 Inkoopvolume per inkooppakket Grootste 10 inkooppakketten gezamenlijk 1,7 mln (60% totaal volume) (totaal 96 pakketten) Boeken Catering Schoomaakdiensten Groepsreizen ICT diensten Verwarming Salarisadministratie Onderhoud repro-apparatuur ICT Hardware Culturele activiteiten Bij 4-jarige contracten is men vanaf aanbestedingsplichtig Inkoopvolume 15

16 Inkoopvolume per leverancier Grootste 10 leveranciers gezamenlijk 1,4 milj (53% totaal volume) Iddink Voortgezet Onderwijs BV Cater Concept BV Hectas Bedrijfsdiensten C.V. OGD Raet E&C Services bv Ricoh Nederland bv Besseling Travel BV Dong Energy Aces Direct BV Energie Direct Hebben alle grote leveranciers goede contracten? Inkoopvolume 16

17 Verdeling leveranciers per inkooppaket Top 8 inkooppakketten Boeken 1 leverancier verzorgt 96% van het volume 605 Catering 1 : 93% 193 Schoomaakdiensten 1 : 100% 170 Groepsreizen 4 : 84% 165 ICT diensten 1 : 81% 121 Verwarming 2 : 86% 101 Salarisadministratie 1 : 100% 73 Onderhoud repro-apparatuur 1 : 100% 72 Inkoopvolume (x 1.000) 17

18 Verdeling leveranciers per inkooppaket Pakketten > met meer dan 2 leveranciers voor 80% volume Inkooppakket Volume Leveranciers Nascholing Culturele activiteiten Onkosten werkweek Abonnementen Training/workshop leerlingen Groepsreizen Audiovisuele apparatuur Meubilair Contributie Onderhoud installatietechniek Advertenties Laboratoriumbenodigdheden Inhuur leraren

19 Detailanalyse Groepsreizen 7% 15% ( 24) 20% ( 36) 43% ( 71) Besseling Travel BV A+Tours Labrys EuropaReizen Keijman Reizen Outdoor Centre Belgie Diogenes Reizen BV outline Travel Dominicaanse Activiteiten Recreatiebedrijf Geythorn Inkoopvolume (x 1.000) 19

20 Nadere overwegingen Groepsreizen Spreiding reduceren Kan de relatief grote spreiding over leveranciers gereduceerd worden? Zelf doen vs. uitbesteden Kan men sommige reizen zelf organiseren i.p.v. uitbesteden? Meerjaren contracten Zijn er meerjaren contracten met leveranciers? Is het wenselijk om zulke contracten af te sluiten? 20

21 Wat heb je er aan? 21

22 Wat heeft inkoop aan spend analyse? Per inkooppakket: Welke leveranciers Welke bedragen Welke afdelingen bij welke leveranciers Factuurstroom Absoluut noodzakelijk als je iets wilt gaan inkopen 22

23 Wat heeft management aan spend analyse? Overall: waar zitten opportunities? Waar gaat het evt. niet goed Geen directe veroordelingen Niet alle inhoudelijke informatie zit in spend analyse Waar moet ik aandacht op richten: prioriteit stellen Omvang uitgaven is belangrijk Samen met andere indicatoren 23

24 Bouwen op de basis 24

25 Contract compliance Contract compliance (daadwerkelijk gebruiken van bestaande raamcontracten) is geen verantwoordelijkheid van Inkoop. Simpele rapportage kan dit duidelijk maken: Spend analyse geeft uitgaven per leverancier Maak lijst van leveranciers met wie de organisatie een contract heeft voor een inkooppakket Dan per inkooppakket: Uitgaven bij die leverancier = OK Uitgaven bij andere leveranciers is non-compliance Percentage OK noemen we alfa 25

26 Contract compliance (2) Alfa kun je berekenen: Voor hele organisatie Per budgethouder Rapporteren per budgethouder: In organogram Zodat men kan zien wat de anderen doen 26

27 Voorbeeld alfa rapportage 47% 67% 23% 43% 46% 87% 17% 67% 31% 28% 61% 40% 7% 27

28 Mogelijke reacties Zeer waarschijnlijk: cijfers zijn fout Komen uit crediteurenadministratie (dus?) Details kunnen op factuurniveau getoond worden Jullie (raam) contracten zijn niet goed genoeg Prima: dan kunnen we ze verbeteren Zeg maar waar het aan scheelt Nooit geweten dat mijn mensen dat bij een ander kochten Voedt op Nooit geweten dat we een contract hadden Gaan we vanaf nu gebruiken 28

29 Contactgegevens: Besturenraad: Lex Joosten Jan Telgen