TCM QuarterlyBusiness Meeting 8 februari, Breukelen

Transcriptie

1 TCM QuarterlyBusiness Meeting 8 februari, Breukelen

2

3 Agenda Aanleiding en doelstellingen Controlesystematiek Referentiestructuur Verdien/ rekenmodel TCM Quality & Compliance Procurement Urenregistratie Targets

4 Aanleiding

5 Waarom interne projecten? De noodzaak én wens om als bedrijf voortdurend te blijven ontwikkelen in professioneel opzicht

6 Doelstellingen

7 Doelstellingen Introductie en toelichting nieuwe procedures Betere financiële planning (MT) Meer controle (door PM s) Professionele werkwijze Sluitend verdienmodel Effectiviteit!

8 Controlesystematiek

9 Controlesystematiek Fase 1 Fase 2 Fase 3 Factuurcontrole Opstart nieuw project Begrotingscontrole Altijd! MT Projectrapport Tussentijds overzicht kosten en opbrengsten PM ALTIJD PM Incassocontrole ALTIJD PM Pro-forma factuur Inkoop Lilly: delivery date op 2 data PM Controle inkoopfactuur 5,000+ PM Verlies-& winstrekening Optioneel PM

10 Belangrijkste controlemomenten Begrotingscontrole door MT Volledigheid, BTW en hoogte TCM fee Mail aan: Antwoord uiterlijk binnen 24u! Controle inkoopfacturen door PM (+ 5000) Offerte vs werkelijke/ gefactureerde kosten Factuurcontrole door PM ALTIJD! Omschrijving, juiste/alle posten en hoogte TCM fee

11 Opbrengsten kosten = winst Kosten Inkoopfacturen Opbrengsten Verkoopfacturen, sponsoring, commissie inkomsten, incasso s (eigen bijdrage) maar ook verhuur AV, drukwerk in eigen beheer, badges etc* Winst in boekhouding (resultaat) *Deze kosten moeten handmatig op een verkoopfactuur worden toegevoegd!

12 Referentiestructuur

13 Referentiestructuur Fase 1 Fase 2 Fase 3 Opstart nieuw project/ projectoverleg Begroting opstellen/ PO aanvragen Begrotingscontrole Definitieve begroting (incl PO) aanleveren bij finance Omschrijving begroting = Omschrijving factuur Aanvragen TCM referentie Referentie communiceren aan leveranciers Betaling?

14 Praktische toepassing Referentie aanvragen? - (Klant), naam activiteit, data en opdrachtgever/ budgethouder* - finance@tcman.nl - 5-cijferig nummer (12XXX) Sjabloon brief voor leveranciers - TCM betaalt niet wanneer de referentie ontbreekt Omschrijving verkoopfactuur (1 e regel) - Naam activiteit, data en (interne) opdrachtgever * Mits van toepassing

15

16

17 Referentiegebruik Begrotingen Facturen Verzoeken tot betaling Offertes Mapstructuur fileserver Documentstructuur

18

19 Verdienmodel

20 Nieuwe uurtarieven Operationele uren - 59,00 (70%) Communicatie, deelnemersadministratie, on-site aanwezigheid ( 65,00 in weekend) Tactische/ technische uren - 75,00 (20%) Vormgeving, finance Strategische uren - 110,00 (10%) Strategisch advies, consultancy Verdienmodel/ uurtarief Houten vs Breukelen!

21 Omzet buiten uren om Verhuur AV materialen - Huur laptop: 35,00 per dag - Huur beamer: 30,00 per dag - Huur geluidset: 150,00 per dag Commissie hotels/ vergadercentra - contracten leveranciers Drukwerk in eigen beheer - 3-luiken, programmaboekjes, badges

22 Rekenmodel

23 Wat is nu een begroting? Begroting - bindend (handtekening) - geen werkbestand! - vast onderdeel van offerte - controle van toepassing* Begroting vs werkelijke kosten - werkbestand - weergave begroting vs werkelijke kosten - mogelijkheid tot sturen door PM

24 Nieuwe sjabloon begrotingen Opzet - Vaste format (opmaak) - duidelijke opdeling BTW - scenario benadering TCM fee bepaling 1) Externe communicatie (59,00 p/u) 2) Interne communicatie (59,00 p/u) 3) Deelnemersadministratie (X min per deelnemer * # deelnemers) 4) Vormgeving ( 75,00 p/u) 5) Finance ( 75,00 p/u) 6) Sponsoring (10% van target) 7) On site aanwezigheid (59,00 p/u) 8) Abstract handling (59,00 p/u) 9) Strategisch/ consultancy (110,00 p/u)

25 Quality& Compliance

26 Sjablonen en het gebruik hiervan Intranet als medium Hoeveel sjablonen? Mapstructuur (TCM map) op fileserver

27

28 Verschillende soorten voorwaarden Algemene voorwaarden Deelnemersvoorwaarden Facturatievoorwaarden

29 Procurement

30 Contracten vaste leveranciers Korting vs commissie Account management Centraal boekingskanaal Factsheet

31 Welke leveranciers?

32 Urenregistratie

33 Ervaringen tot nu toe Best lastig? Veel overig Welke uren voer je in? Nog één keer de doelstelling

34 Targets 2012

35 Introductie targets Waarom targets? Percentage projectmatige uren Model Houten vs Breukelen

36 Targets 2012 Houten Breukelen Kosten Overhead ,00 Overhead ,00 Inkomsten Raamovereenkomst ,00 FIGON DMD ,00 GAP ,00 Target projectomzet ,00 Target projectomzet ,00 Resultaat ,00 Resultaat ,00 Uurtarief Uurtarief Houten 3 FTE Breukelen 5 FTE 210 dagen x 8 uren 210 dagen x 8 uren Max # uren 5040 Max # uren 8400 Effectiviteit 70% Effectiviteit 80% Reeel # uren 3528 Reeel # uren 6720 Kosten ,00 Kosten ,00 Kosten per uur 22,68 Kosten per uur 59,52 Uurtarief 35,00 Uurtarieven 59,00, 75,00, 110,00

37