De rol en inrichting van CLM in het onderwijs! Hogeschool Arnhem Nijmegen

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "De rol en inrichting van CLM in het onderwijs! Hogeschool Arnhem Nijmegen"

Hugo van der Linden
5 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 De rol en inrichting van CLM in het onderwijs! Hogeschool Arnhem Nijmegen Contractmanagementdag 2018 Petra Kolman & Loudmilla Kok-Oomen 22 maart 2018 Pagina 1

Even voorstellen Petra Kolman is als contractmanager verantwoordelijk voor de ontwikkeling en toepassing van contract- en leveranciersmanagement.

Quote: Just do it Loudmilla Kok-Oomen is als directielid verantwoordelijk voor de ontwikkeling van Inkopenvoor en haar dienstverlening.

2 Even voorstellen Petra Kolman is als contractmanager verantwoordelijk voor de ontwikkeling en toepassing van contracten leveranciersmanagement. De opgedane ervaring in verschillende functies van HAN kan zij hierbij volop inzetten om de aansluiting met de faculteiten te versterken. Quote: Just do it Loudmilla Kok-Oomen is als directielid verantwoordelijk voor de ontwikkeling van Inkopenvoor en haar dienstverlening. Ook is zij specialist op gebied van contracten leveranciersmanagement en heeft reeds tientallen organisatie op dit vlak ondersteund. Quote: Verbindend in samenwerkingen Pagina 2

3 Programma De rol van contractmanagement binnen de levenscyclus van een contract CLM uitdagingen bij Hogeschool Arnhem Nijmegen De inrichting van contractmanagement inclusief taken, rollen en verantwoordelijkheden Stappenplan voor implementatie van contracten leveranciersmanagement Pagina 3

4 Kennismaking Code: Pagina 4

5 CLM draagt bij aan een drieledig doel Gecontracteerd Verminderen contractrisico s Benodigd Compliance zone Geleverd Beter benutten van contracten Leveranciersprestaties beter managen Pagina 5

Contracten beheren tot het managen van leveranciers Leveranciersmanagement Leveranciers management Contractmanagement Contractbeheer Kernvraag: Doen we de dingen goed?

organisatie te maximaliseren Kernvraag: Doen we de goede dingen?

6 Contracten beheren tot het managen van leveranciers Leveranciersmanagement Leveranciers management Contractmanagement Contractbeheer Kernvraag: Doen we de dingen goed? Managen van het leveranciersbestand (bekende en nog onbekende leveranciers) en het optimaliseren van de prestaties, het proces en de leveranciersketen om de waarde van de leverancier voor de organisatie te maximaliseren Kernvraag: Doen we de goede dingen? Monitoren van de naleving van de contractafspraken, optimaal benutten (van de voorwaarden) van te leveren producten en diensten en, waar noodzakelijk, passende maatregelen nemen Kernvraag: Hebben we de juiste gegevens? Zorgen voor up-to-date contractgegevens en bewaken van de expiratiedata van contracten (de basis voor Contractmanagement) Pagina 6

7 CLM is ingebed in de Contract life cycle CLM is betrokken in alle fasen van de contract life cycle; van strategie, inkoopproces, contractbeheer en beëindiging. Strategie Aanbesteding Implementatie Contract en leveranciers management Pagina 7

8 Inkooppakketten en is onderdeel in het volledige pallet aan inkoopdiensten Zorgen dat (rechtmatig) ingekocht wordt wat de organisatie nodig heeft, tegen de beste prijs en dat risico s daarbij zijn afgedekt Niet Aanbestedingsplichtig (meervoudig / enkelvoudig onderhands) Wel Aanbestedingsplichtig Inkoopkalender Aanbesteden Spendanalyse Beëindigen contracten Managen contracten en leveranciers Contracten beheren Contracten Medewerkers Opdrachtgever Gebruiken contracten met behulp van een uniforme en bovenal praktisch toepasbare infrastructuur. Inkoopbeleid, procesbeschrijvingen Templates aanbesteden Templates CLM Contractenregister Servicedesk? Opleidingen Pagina 8

9 Inrichting bij HAN als onderdeel van een integraal inkoopplan Pagina 9

10 CLM: een methodische benadering Uitgangspunten in deze methodische benadering zijn; Uniforme methodiek Efficiënte werkwijze Naar gelang belang & omvang van contract Pagina 10

11 Classificeren van leveranciers Windmill Pagina 11

12 Duurzame & eenduidige inbedding d.m.v. CLM bouwstenen GOVERNANCE & INRICHTING Taken, rollen en Communicatie en KPI s, Contractdossier, LM: vertrouwen, verantwoordelijk- escalatiestructuren instrumenten en contractregistratie commitment, heden (RASCI) management en exitplan macht & info afhankelijkheid HOUDING & GEDRAG Pagina 12

13 Activiteiten & vaardigheden Oefening 1: Vaststellen & prioriteren van activiteiten Oefening 2: Per activiteit vaststellen van benodigde vaardigheden Pagina 13

14 Inrichting van contracten leveranciersmanagement Borging in de praktijk vraagt om het organiseren van onderstaande CLM-taken Data-generatie Data-validatie Performance dialoog met leveranciers Data-analyse & interpretatie Interne verantwoording Pagina 14

15 Rollen CONTRACT EIGENAAR CONTRACT ANALIST QA CONTRACT BEHEER - HOUDER CONTRACT MANAGER PAKKET EIGENAAR INKOPER KLANT MANAGER PRODUCT MANAGER LEVERANCIER MANAGER OPERAT. BEHEER Pagina 15

16 OPERATIONEEL TACTISCH STRATEGISCH Inrichting van contracten leveranciersmanagement Inrichting van CLM vraagt organisatie van rollen, taken en verantwoordelijkheden in drie domeinen en op drie niveaus KLANT / AFNEMERS SERVICEBEDRIJF INTERNE EN EXTERNE DIENSTVERLENERS KLANTORIËNTATIE PRODUCTORIËNTATIE LEVERANCIERS- ORIËNTATIE strategie strategie ontwikkeling ontwikkeling beheer beheer levering levering Pagina 16

17 Plotten van rollen Klant Servicebedrijf Leverancier 1) Strategisch klantmanagement (client) 2) Strategische inkoop / pakketeigenaar 3) Contracteigenaar ) Tactisch klantmanagement (customer) 5) Contractmanagement 6) Tactische inkoop 7) Contractanalist / Kwaliteitsmanager 8) Materiedeskundige /productmanager ) Operationele inkoop (besteller) 10) Operationeel beheer (consumer) 11) Contractbeheer Pagina 17

18 CLM Governance bij HAN Centraal daar waar het servicebedrijf overeenkomsten betreft (Facilitair & ICT) Tactische CLM- rollen (contractmanagement, productmanagement & klantmanagement) belegd bij team Inkoop Decentraal waar het overeenkomsten van de faculteiten zelf betreft Professionaliseringstraject ingezet om het niveau en een uniforme toepassing van CLM te verstevigen Operationele en Strategische rollen in beide gevallen belegd daar waar het eigenaarschap van de overeenkomsten ligt M.u.v. Contractbeheer centraal bij team Inkoop M.u.v. Operationele inkoop centraal bij team Inkoop Aandachtspunten bij HAN zijn: rolscheiding en invulling van materiedeskundigheid (specifiek bij niet facilitaire & ICT overeenkomsten). Vandaar een integrale aanpak, in rollen & verantwoordelijkheden en een HAN-brede focus Pagina 18

19 Vertaling van rollen in functies Best practices leren dat het wenselijk is een aantal rollen in functies te scheiden: Contractmanager en Inkoper Contractmanager en Operationeel verantwoordelijke Centraal organiseren van contractbeheer Afhankelijk van omvang separaat organiseren van de rol van klantmanager en contractmanager Bewuste afweging tussen in- of uitbesteden van materiedeskundige (sturend of faciliterend in het gehele proces) Tot slot is van belang de contractvormen te laten aansluiten bij het gekozen functiehuis en aanwezige kennis/vaardigheden (en vice versa). Specifiek aan- of afwezigheid van inhoudelijke productkennis. Pagina 19

20 Stappenplan voor Implementatie Pagina 20

21 Tot slot: Wat levert het op? 1 Risicobeheersing 5 Vertrouwen & Loyaliteit 2 Contractnaleving 6 Tijd 3 Kostenbeheersing 7 Transparantie 4 Betere kwaliteit 8 Blijvende fit Pagina 21

22 Wij hopen je vandaag iets (meer) geïnspireerd te hebben! Pagina 22

23 Bij vragen of een nadere kennismaking contact ons via: Loudmilla Kok-Oomen E: M: Petra Kolman E: M: Pagina 23

Vergelijkbare documenten

Contractmanagement ja, maar wat levert dat dan op? Handreiking met praktische voorbeelden die de toegevoegde waarde bewijzen

Contractmanagement ja, maar wat levert dat dan op? Handreiking met praktische voorbeelden die de toegevoegde waarde bewijzen Paul Jacobs en Alex Buursema 2013 Contractmanagement heeft de aandacht Het managen