SLIM Werken ( )

Transcriptie

1 PROGRAMMAPLAN Sparen door Lean met Innovaties en Medewerkers SLIM Werken ( ) Een ontwikkelprogramma voor succesvolle en duurzame veretering van werkprocessen Anders én goedkoper!!! Datum: 07 juli 2011 Auteur: Paul Vos Amtelijk opdrachtgever: Ad Verakel, Directielid Bedrijfsvoering Politiek opdrachtgever; Staf Depla, wethouder Financiën, Dienstverlening en Organisatie Definitieve versie voor esluitvorming in de Directieraad op 11 juli 2011

2 Inleiding Dit programmaplan (voor esluitvorming in de Directieraad op 11 juli ) eschrijft de grondslagen van het programma SlIM Werken ( ) 1. SLIM Werken is een ontwikkelprogramma voor succesvolle en duurzame veretering van werkprocessen waarij wordt gestreefd naar een hogere kwaliteit tegen lagere kosten. De gekozen insteek daarij is om met ehulp van lean management ons werk écht anders (eter, sneller, goedkoper) te organiseren. SLIM staat voor Sparen met Lean door Innovatie en Medewerkers. Met de resultaten uit SLIM Werken wordt een flinke ijdrage (7 miljoen euro) geleverd aan de ezuinigingstaakstelling (totaal: 56 miljoen euro) en het verlenen van een etere en snellere service aan de urgers en edrijven van onze stad. Het nu voorliggende programmaplan SLIM Werken ( ) is een uitwerking van het programmavoorstel dat eerder op 31 januari 2011 in de Directieraad is esproken en het concept programmaplan dat op 25 mei in de Directieraad is gepresenteerd. Op grond van de toen ontvangen feedack zijn de onderstaande punten opgepakt: afstemming met andere programma s, Het Nieuwe Werken, Huisvesting en Moiliteit; afstemming met Omuigingen; ontwikkeling van criteria om prioriteiten te kunnen stellen; orging van inreng van Control; het inregelen van de voortgangsewaking; samenwerking met het programma Dienstverlening; een voorstel voor de programmastaf (afgestemd met etrokken sectorhoofden); een aanzet tot een methodiek voor usiness-cases en ezuinigingsregels ; de esturing van het programma. Het is met diverse etrokkenen gelukt om deze punten scherp te stellen en een plek te geven in het programmaplan. Na de esluitvorming over dit plan in de Directieraad zal het stuk worden ingeracht in de Stuurgroep Omuigingen waar de koers en richting voor de definitieve vaststelling in het College (na de zomervakantie) wordt epaald. Hierin wordt ook de eerder door de wethouder gedane toezegging meegenomen om de Raadscommissie Financiën en Bestuur te informeren over de eerste resultaten van SLIM Werken (pilots). Tegelijk met het maken van het programmaplan zijn er twee pilots uitgevoerd ij Belastingen (PUZA/KCC) en Inkomensloket/Inkomensregelingen (ZI) om te kijken naar hoe zij anders en goedkoper kunnen werken. Beide pilots zijn ondersteund door externe ureaus met een verschillende aanpak. The Boston Consulting Group heeft de pilot ij Belastingen egeleid en Atos Consulting de pilot ij Inkomensloket/ Inkomensregelingen 2. Buiten dat deze pilots heen geleid tot vereterde processen en verwachte esparingen (resp. circa ,-- en ,-- structureel 3 ) is hieruit nuttige informatie gekomen voor het ontwikkelen van een eigen aanpak die past ij de (on-)mogelijkheden en cultuur van onze organisatie. Dit is weergegeven in het rapport Slimme Pilots. Het programmaplan is verdeeld in drie delen. De visie (context SLIM Werken en samenhang met andere programma s), het programma (oa. missie, doelstelling, taken/verantwoordelijkheden, kritische factoren, programmaorganisatie, esturing, financiën en communicatie) en de uitvoering (pilots, de aanpak op hoofdlijnen en planning). 1 Als eindtijd van Slim Werken geldt 31 decemer2014. Daarmee wordt aangesloten op de Omuigingen. 2 Collegeesluit (dossiernummer , Pilots programma Slim Werken ) genomen op 8 feruari Oprengsten van eide pilots zijn aannames op grond van de usiness-cases en dienen na de feitelijke invoering te worden gevalideerd. Bij ZI vindt mogelijke ijstelling plaats van de verwachte oprengst na ehandeling van 100 aanvragen die gelden als proef. Bij de pilot Belastingen vindt aanscherping plaats op maatregelen met verwachte oprengst ,--. Voor ,-- aan maatregelen staat vast.

3 Programmaplan Inhoudsopgave Inleiding....2 Samenvatting...4 VISIE Samen voor een efficiënte en effectieve organisatie die flexiel is.. 7 PROGRAMMA Programmadefinitie Missie en programmadoelstellingen Belangrijkste programmaresultaten..12 Afakening van de taken, rollen en verantwoordelijkheden Bereik (scope) en het stellen van prioriteiten..15 Succes- en faalfactoren. 19 Programmaorganisatie.. 20 Programmasturing Programmacontrol Communicatie Financiën.. 26 Fonds voor voorfinanciering van uitvoeringskosten Bezuinigingsregels: hoe om te gaan met esparingen UITVOERING Pilots. 32 Hoe verder met SLIM Werken : aanpak op hoofdlijnen Planning ICT als enaler voor procesveretering.40 Bijlage 1: Dienstverlening in een nieuw perspectief Bijlage 2: Voorstel voor ijdrage I&B aan het programma Slim Werken.. 47 Versie 1.0. esluitvorming DR 11 juli 3/48

4 Samenvatting Met een positief esluit over het programmaplan SLIM Werken ( ) zeggen we ja tegen de onderstaande punten: 1. SLIM Werken is een ontwikkelprogramma van 2011 tot en met 2014 voor succesvolle en duurzame veretering van werkprocessen waarij wordt gestreefd naar een hogere kwaliteit tegen lagere kosten. Met de resultaten uit SLIM Werken wordt een flinke ijdrage (7 miljoen euro) geleverd aan de ezuinigingstaakstelling (totaal: 56 miljoen euro) en het verlenen van een etere en snellere service aan de urgers en edrijven van onze stad. 2. De doelstellingen van het programma SLIM Werken ( ) zijn: Het herontwerpen van onze werkprocessen: o Meer kwaliteit: klantgericht, transparant, administratieve lastenverlichting, sneller, minder fouten, op maat, pro-actief o Lagere kosten: met esparingen ijdragen (7 miljoen euro) aan ezuinigingstaakstelling Het digitaliseren van werkprocessen (indien nodig en mogelijk) zodoende dat wij in de toekomst klaar zijn voor Het Nieuwe Werken in onze kantoorhuisvesting en aansluiting kunnen vinden op ontwikkelingen ij ketenpartners. Het sturen op inverdieneffecten (met usiness-cases) van projecten die zijn gericht op efficiency van processen in de dienstverlening (extern gericht) en edrijfsvoering (intern gericht). Het orgen van procesveretering in het hele denken en doen van estuur, directie, sector-management, afdelingsmanagement en medewerkers (= duurzame veretering, procesmanagement en lijvend leren). Het inspireren van medewerkers en verhogen van hun werkplezier dankzij procesveretering. 3. De programmakosten SLIM Werken in 2011 edragen ,--. Het voorstel is dit te dekken uit Endinet Reserves (2 pilots: ,--) en middelen uit het programma Dienstverlening die zijn estemd voor Processen en ICT ( ,--), Kanaalsturing ( ,--) en Programmamanagement ( ,--). Het restant van ,-- wordt voorgesteld om te dekken uit de Endinet Reserves. 4. Voor 2012, 2013, 2014 edragen de programmakosten SLIM Werken jaarlijks ,--. Het voorstel is dit te dekken uit Endinet Reserves. De vraag hiervoor is verankerd in de egrotingscyclus In een usiness-case worden de verwachte kosten en aten van een procesveretering tegen elkaar afgezet. Een usiness-case is een co-productie van de proceseigenaar (sectorhoofd), ondersteunende sectoren (ic I&B/P&O) en SLIM Werken. Gezamenlijk rengen zij een usiness-case in voor goedkeuring door de Directieraad. Vooraf vindt hierop reguliere toetsing en advisering plaats door Control. Na goedkeuring van een usiness-case in de Directieraad worden in de Stuurgroep Omuigingen afspraken gemaakt over de routing richting College voor definitieve vaststelling en esluitvorming over ijehorende egrotingswijzigingen. 6. Bij procesveretering gaat de cost voor de aet uyt. Om uitvoeringskosten van goedgekeurde usiness-cases voor te kunnen financieren wordt een fonds ingesteld waarin jaarlijks ,-- uit de Endinet Reserves wordt gestort. Als er na de uitvoering van de usiness-case in de praktijk wordt gewerkt volgens het herontworpen proces worden de voorgeschoten uitvoeringskosten teruggestort in het fonds zodat dit zich zo steeds opnieuw vult ( revolving fund ). De vraag hiervoor is verankerd in de egrotingscyclus 2012.

5 Programmaplan 7. Oprengsten uit gerealiseerde usiness-cases (er wordt feitelijk gewerkt volgens het herontworpen proces) worden in de egroting verwerkt volgens de daarvoor door de projectleider Bezuinigingen opgestelde kaders en richtlijnen ( ezuinigingsregels ) die door de Directieraad zijn vastgesteld. 8. Voorstel is om in SLIM Werken voor de 2 e 2011/1 e helft 2012 prioriteit te geven aan: Uitvoeren van de usiness-cases van de twee pilots: elastingketen en ijzondere ijstand/langdurigheidstoeslag. Uitvoeren van nog liggende usiness-cases: Wao (update en verreed met toezicht en handhaving), Meldingen Openare Ruimte, e-diensten Puliekszaken, Digitalisering ezwaar en eroep ij Juridische Zaken en Kanaalsturing. Opstellen van nieuwe usiness-cases en uitvoeren : ontwikkeling en eheer informatievoorziening/ict, Inkoop/gemeentereed estelproces, digitalisering van het postezorgingsproces en de dossierrouting en agendavorming van het College. 9. SLIM Werken voert de regie op het tot stand komen van usiness-cases. Na esluitvorming hierover in de Directieraad zorgt SLIM Werken voor de voorfinanciering van de uitvoeringskosten, levert zij eerste hulp ij uitvoering en vervult de rol van kwaliteitsewaker. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de processen en de orging van de kwaliteit ligt en lijft liggen ij het sectorhoofd (= proceseigenaar). Datzelfde geldt voor het realiseren van de esparingen. 10. SLIM Werken ewaakt de voortgang van de uitvoering en rapporteert hierover 1x per 2 maanden aan de Directieraad. Daarna wordt de Stuurgroep Omuigingen hiervan ook in kennis gesteld. Per kwartaal wordt er aan de Directieraad gerapporteerd over de realisatie van de programmadoelen van SLIM Werken en vindt er afstemming plaats over de planning. Ook hiervan wordt de Stuurgroep Omuigingen in kennis gesteld. 11. In de uitvoering van usiness-cases vervult de programmamanager SLIM Werken de rol van opdrachtgever voor de ICT ouwstenen die nodig zijn om ook écht anders ( digitaal zaakgericht ) te kunnen werken. Dat etreft de speerpunten Front Office/Mid Office, Basisregistraties en Digitalisering. Over de capaciteitsinzet van I&B voor SLIM Werken zijn afspraken gemaakt. Samen met de programmamanagers van Het Nieuwe Werken en Huisvesting is er met het sectorhoofd I&B een tweewekelijks overleg om elkaar te informeren over ontwikkelingen en voortgang en planningen onderling af te stemmen. 12. In samenspraak met het sectorhoofd Puliekszaken/KCC en de sectorhoofden van Interne Dienstverlening is er een programmastaf SLIM Werken gevormd. Het sectorhoofd Puliekszaken/KCC wordt voor de capaciteitsinzet financieel gecompenseerd (jaarlijks ,--). Bij I&B, CTR, P&O is dit niet het geval omdat werkzaamheden passen in reguliere takenpakketten. Projectleiders I&B worden ingezet voor een uurtarief van 77,-- waarij de kosten zijn opgenomen in usiness-cases (dus terugverdiend worden). Ook de inzet van een communicatie-adviseur edraagt 77,-- per uur. 13. De resultaten en geleerde lessen van de twee pilots (elastingketen en ijzondere ijstand/langdurigheidstoeslag) zijn weergegeven in een evaluatierapport Slimme Pilots. Hierop voortordurend krijgt SLIM Werken de opdracht om voor uiterlijk 31 decemer 2011 te komen met voorstellen voor een eigen aanpak voor duurzame procesveretering (voorheen: procesmanagement), die zich kenmerkt door een goede verinding tussen verstand en gevoel. In lijn met de organisatievisie Weet wat werkt! moet de aanpak ijdragen aan het creëren van een cultuur die mensen inspireert om hun prestaties continu te vereteren. Kijkend naar de ezuinigingstaakstelling wordt de opzet van de veranderaanpak rekening gehouden met een gewenste versnelling (wat is daarvoor wanneer en waar nodig?). Versie 1.0. esluitvorming DR 11 juli 5/48

6 Programmaplan VISIE Versie 1.0. esluitvorming DR 11 juli 6/48

7 Samen voor een efficiënte en effectieve organisatie die flexiel is Met het coalitie-akkoord Werken aan morgen heen de coalitiepartijen in de raad ons een stevige opdracht gegeven. Er ligt een amitieus akkoord in een financieel moeilijke tijd. Terechte amities worden gekoppeld aan majeure omuigingen. Werken aan Eindhoven is een eervolle, maar zeker geen eenvoudige opgave. Onze stad staat de komende jaren voor grote opgaven, er liggen grote kansen. Om dit alles waar te kunnen maken, moeten we dingen echt anders gaan doen dan in het verleden. We heen fundamenteel nieuwe manieren van denken en doen nodig om onze amities te verwezenlijken. Uit: Samen werkend aan morgen: werkprogramma: amities, intensiveringen en ezuinigingen De kracht van Eindhoven Eindhoven is een zelfewuste en krachtige stad, een stad die denkt in kansen, zichzelf telkens weet te vernieuwen en zo anticipeert op de veranderingen in de wereld om haar heen. Een stad die op de toekomst is gericht en als centrum van de toptechnologie regio Brainport voor een schaalsprong staat naar Europa en de wereld. Op het geied van technologie, design en duurzaamheid speelt Eindhoven een innovatieve rol en ook op andere maatschappelijke terreinen zoals de zorg en het sociale domein. In het coalitieakkoord Werken aan Morgen zijn de politieke amities voor de komende jaren samen geracht en is op hoofdlijnen de richting aangegeven hoe hier vorm en inhoud aan gegeven gaat worden. Veranderende rol van de overheid en ezuinigingen Buiten deze specifiek voor Eindhoven geldende uitdagingen ziet onze gemeente zich geplaatst voor ontwikkelingen die voor alle overheidsorganisaties gelden. Deze ontwikkelingen, vaak economisch en sociaal maatschappelijk van aard, vragen om passende maatregelen en zijn daardoor ook mede epalend voor de uitvoeringsagenda van de gemeentelijke organisatie. Vooreelden zijn de krapte op de areidsmarkt, sociale duurzaamheid, veranderende rol van de overheid, Eindhoven als werkgever, slimmer werkende efficiënte organisatie en flexiele organisatie. Niets voor niets zijn juist deze uitdagingen een elangrijke ouwsteen van de nieuwe HRM-visie ( Weet wat werkt! ). Met deze nieuwe visie op de organisatie en de medewerkers van de gemeente wordt geproeerd om de organisatieontwikkeling en het personeelsestand af te stemmen op de maatschappelijke en economisch context en zo ij te dragen aan het realiseren van strategische doelen van de gemeente. Dat alles geeurt in de wetenschap dat we als gemeente Eindhoven staan voor een ezuinigingsopgave van 56 miljoen euro (structureel vanaf 2015). Niet meer en harder werken, maar de dingen écht anders doen Tegen deze nieuwe financiële realiteit is niet op te kaasschaven. We heen fundamenteel nieuwe manieren van denken én doen nodig om onze amities te verwezenlijken. Dat geldt overigens niet alleen voor het kunnen realiseren van onze amities. Ook voor het goed in stand kunnen houden van de asis van onze organisatie zullen we eens te meer moet zoeken naar nieuwe wegen die leiden tot een hogere kwaliteit tegen lagere kosten. De organisatie heeft een forse ezuinigingstaakstelling en staat voor de uitdaging om in te krimpen en een slimmer werkende organisatie te worden, met een juist kerntakenpakket. Dat is een kans. Tegelijkertijd heeft de ezuinigingstaakstelling een grote impact op de organisatie. In ogenschouw moet worden genomen dat uit het Medewerkerstevredenheidsonderzoek 2010 lijkt dat het personeel de werkdruk over het algemeen als hoog ervaart. Oplossingen zullen en kunnen dus niet gezocht moeten worden in meer en harder werken, maar in de dingen écht anders gaan doen. De grote uitdaging is om zaken (nog) slimmer, innovatiever en goedkoper te organiseren, want in de toekomst zal de organisatie meer werk moeten doen met minder mensen.

8 Programmaplan Transformatie van onze organisatie Met ons werk écht anders te gaan doen en dus in veel gevallen reken met oude gewoonten, staan we feitelijk als gemeente Eindhoven voor een transformatie van onze organisatie. Transformatie is hierij niet slechts een egrip om een nieuwe reorganisatie te eginnen (vgl GoGo, Eindhoven Eén) met als uitkomst een nieuwe structuur en esturingsmodel. Nee, transformatie is een eweging om samen te groeien naar het zijn van een vitale organisatie die met passie en plezier werkt aan het realiseren van de opdrachten die zij heeft. Werken aan Morgen (HRM-visie) geeft hiervoor de richting aan. Met de transformatie is de organisatie in staat om flexiel in te spelen op wat de samenleving vraagt (sociaal, maatschappelijk, technologisch en economisch). Verandering als enige constante Transformeren naar een efficiënte en effectieve organisatie die flexiel is, gaat niet zo maar. Bovendien is deze opdracht nooit af maar doet een eroep op het ontwikkelen van lerend vermogen. Dat vraagt om draagvlak van politiek en topmanagement en de inzet en etrokkenheid van alle medewerkers om samen te gaan voor die nieuwe organisatie. Maar draagvlak en inzet alleen zijn niet genoeg. De lijnorganisatie is vaak niet toegerust om complexe en grote veranderingen zelf te dragen. Zij mist hiervoor de kennis, kunde en middelen. Het professioneel egeleiden van veranderprocessen is een vak. Daarom is er een aantal programma s ingesteld die ijdragen aan de transformatie van onze organisatie. Het gaat om SLIM Werken, Moiliteit, Het Nieuwe Werken en Huisvesting. Keuzes maken Om de eoogde veranderingen te kunnen realiseren zijn er investeringen nodig in personeel, in herontwerp van processen, in ICT en huisvesting. Investeren in tijden van financiële schaarste kan alleen met veel politieke wil en steun. Van het estuur vergt dit de mentale hardheid om keuzes te durven maken. Het is immers evident dat niet alle amities en wensen toch uitgevoerd kunnen worden. Van de Directieraad vergt dit centrale sturing op de uitvoering. Uitdaging is om met de eperkte financiële middelen en een hoge capaciteitdruk de juiste alans te vinden in het spanningsveld tussen lijnorganisatie en ontwikkelprogramma s. Dat is een lastig dilemma. Sturen op ehoud en overleven staat innovatie in de weg. En innovatie (écht anders gaan werken) is juist nodig om te kunnen reken met onze oude werkgewoonten die vaak te weinig efficiënt en effectief zijn. Diezelfde innovaties vergen echter veel inzet en energie van lijnmanagement en medewerkers die door de ezuinigingen toch al moeten zien te werken met minder financiële middelen en minder mensen. Niets doen is geen optie. De ezuinigingsopgave is een feit, net als de eisen die klanten stellen aan onze service en dienstverlening. Voor de transformatie van onze organisatie zullen er ook in de uitvoering keuzes gemaakt moeten worden. SLIM Werken: ons werk écht anders gaan doen In de eerste plaats gaat de transformatie van onze organisatie om ons werk zelf. Doen wij als gemeente voor onze urgers en edrijven de juiste dingen? En vooral ook, doen wij de dingen op een juiste manier? Zij heen er recht op om door de gemeente op een etrouware, transparante en professionele manier enaderd en ediend te worden. Ongeacht of het gaat om individuele dienstverlening (v een vergunning, melding, paspoort of uitkering), collectieve dienstverlening ( v sport, cultuur), ruimtelijke ordening, welzijn of veiligheid. Écht klantgericht werken vergt in veel processen nog een omslag. Dikwijls nemen wij de eigen structuur in plaats van de logica van klanten als uitgangspunt voor hoe wij onze activiteiten organiseren en onze werkprocessen inrichten. De contactkanalen (alie, telefoon, we en post) zijn niet of nauwelijks met elkaar veronden, waardoor het mogelijk is dat urgers en edrijven ijvooreeld aan de telefoon een ander antwoord kunnen krijgen dan aan de alie of via het digitaal loket. Er is geen sprake van een uniforme verwerking van aanvragen, na intakes worden veel gegevens opnieuw ingeklopt en er is een veelheid aan systemen en schaduwestanden. Het wekanaal is nog steeds niet een volwaardig dienstverleningskanaal (in tegenstelling tot weshops ij veel edrijven) en het geruik hiervan wordt nauwelijks gestimuleerd. Zelfs de eenvoudigste producten en diensten (v informatievragen over openingstijden en doen van meldingen) worden nog steeds het meeste aangevraagd en geruikt via de telefoon en alie. Dat is areidsintensief en duur. Versie 1.0. esluitvorming DR 11 juli 8/48

9 Programmaplan Vereteringen zijn niet alleen mogelijk, maar ook noodzakelijk. Burgers en edrijven willen plaats en tijd onafhankelijk zaken kunnen doen met ons en zij willen zelf vinger aan de pols kunnen houden over de status van afhandeling. Dat is niet te realiseren door het openen van extra alies, verlengen van de openingstijden of het inzetten van meer telefonistes. Er zal fundamenteel anders aangekeken moeten worden tegen de manier waarop we ons werk nu doen. Dit vraagt om het herontwerpen van werkprocessen. Processen, taken en rollen kunnen fundamenteel veranderen. Dat geldt ook voor de wijze van sturing. Het streven is om digitaal zaakgericht te gaan werken, waarij er sprake is van een integrale en multi-channel klantuitvraag en er inzicht is in de status van afhandeling. ICT asisvoorzieningen zoals een mid-office en asisregistraties leveren de voor deze werkwijze noodzakelijke ondersteuning. Met het doorlichten en herontwerpen van de werkprocessen worden zij passend gemaakt om op deze voorzieningen aangesloten te kunnen worden. Het programma SLIM Werken is ingesteld om deze eweging op gang te rengen. Daarij wordt voortgeouwd op de resultaten uit het programma Dienstverlening ( ) waarin een egin is gemaakt met digitaal zaakgericht werken (v uittreksels GBA en verhuiserichten). SLIM Werken stuurt en faciliteert de veranderingen die nodig zijn om ons werk anders en goedkoper te organiseren zodat onze urgers en edrijven goed ediend worden én er door esparingen een ijdrage wordt geleverd aan de ezuinigingen. In de aanpak hiervoor geruiken wij een uniforme en herkenare veranderaanpak die uitgaat van de principes van procesveretering ( lean ). Het streven is hogere kwaliteit tegen lagere kosten. Moiliteit: de juiste mensen op de juiste plek Het lean herontwerpen van processen in SLIM Werken en het invoeren van digitaal zaakgericht werken gaat leiden tot oprengsten. De verspilling in processen is geëlimineerd, onnodige stappen zijn er tussenuit gehaald en door digitalisering en intelligente koppelingen van gegevensestanden is er minder menselijke tussenkomst in de afhandeling van aanvragen. We doen ons werk sneller, eter en met minder mensen. Dit zal zich onder meer uiten in vermindering van het aantal fte s en taakverschuivingen. Dat stelt eisen aan de flexiiliteit van de organisatie en die van de medewerkers. Écht anders gaan werken heeft personele gevolgen. Belangrijke vragen zijn of medewerkers competent zijn om veranderde taken goed uit te kunnen lijven voeren, of zij dit willen en zich hierin thuis lijven voelen. Niet zelden zal het herontwerpen van processen en het als gevolg hiervan verschuiven van taken (ijvooreeld de ack-office afdelingen die de meer eenvoudige taken overhevelen naar een centrale front-office) leiden tot weerstand in de organisatie. Bestuurlijke steun en doorzettingsmacht zijn dan hard nodig om de voorgestelde veranderingen tijdig en goed door te voeren. Het programma Moiliteit is er speciaal voor om voor alle huidige vaste medewerkers waarvan taken door de veranderingen in de organisatie geheel of gedeeltelijk komen te vervallen op zorgvuldige wijze een passende functie te vinden innen of uiten de gemeente. Hierij is er sprake van een aangarantie. Dat kan alleen als medewerkers hiervoor in ruil een flexiele instelling heen. Het is onmogelijk louter te lijven uitgaan van persoonlijke wensen en vrijlijvendheid. Daarvoor is de ezuinigingsopgave waarvoor we ons geplaatst zien simpelweg te groot. Daar staat echter tegenover dat leiding en medewerkers erop moeten rekenen dat er een veilige omgeving is waarin verandering van loopaan wordt gezien als iets positiefs en dat je hierin desgewenst deskundig wordt egeleid. Het programma Moiliteit maakt zich hiervoor sterk door te investeren in de ontwikkeling van medewerkers en het veranderen van het veelal negatieve eeld dat leiding en medewerkers nu over moiliteit heen. Het Nieuwe werken/huisvesting: anders werken met een andere werkplekinrichting/-ondersteuning Ons werk verandert ingrijpend en we egeven ons in een steeds snellere en complexere samenleving met een nieuwe financiële realiteit die ons dwingt om in te krimpen en drastisch te ezuinigingen. Eerder heen we gezien dat het digitaliseren van processen ook erg elangrijk is om zaakgericht te kunnen werken. Onze gemeentelijke organisatie moet zich gaan aanpassen aan deze maatschappelijke en economische context. Wij heen een organisatie nodig die is afgestemd op de permanent evoluerende ehoeften van de stad. Versie 1.0. esluitvorming DR 11 juli 9/48

10 Programmaplan Een organisatie met evlogen, etrokken, deskundige en flexiele medewerkers die met passie en plezier hun werk doen en trots zijn op de ijdrage die ze leveren. Een organisatie die kan meeewegen met actuele ontwikkelingen op uiteenlopend niveau: van recessie tot hoogconjunctuur, van wijk en straat tot mondiaal niveau. Een organisatie die optimaal geruik maakt van de kennis, kracht en kunde van inwoners, ondernemers, instellingen en andere partners. Dit vergt meer autonomie en ruimte voor medewerkers om als professionals vanuit hun kracht te werken en te excelleren. Om van een hiërarchische command & control leiderschapstijl te gaan naar een stijl van ruimte geven en resultaatgerichte afspraken maken. Om als medewerker veel meer flexiiliteit te heen en krijgen in waar, met wie, hoe en wanneer je werkt, maar wel met nadrukkelijke verantwoordelijkheid voor het resultaat. Hierij zijn zaken als thuiswerken, een uitnodigende fysieke flexiele werkomgeving en een goede ICT en communicatie voorzieningen elangrijk. De ijdragen van I&B, P&O en AIHD zijn hierin ononteerlijk. Zo kunnen flexiele werktijden alleen maar worden ingevoerd als de moiele ereikaarheid (anywhere, anytime, anyplace) goed is geregeld. Daarij hoort een flexiel werkplekconcept dat uitgaat van het principe dat medewerkers kunnen werken op de plek die voor dat moment het este ij zijn activiteiten past. Maar Het Nieuwe Werken is zoveel meer dan verstelare ureaus en het uitrollen van hightech spullen zoals ipads en laptops. Minstens zo elangrijk zijn de niet-fysieke en niet zichtare aspecten. Het Nieuwe Werken is het invoeren van een ander managementmodel dat past ij de andere manier waarop we werken en is geaseerd op coaching en egeleiding in plaats van command & control. Daarnaast gaat Het Nieuwe Werken over het anders denken over werk: zoals onder meer een professionele verantwoordelijkheid voelen en ereid zijn om geregeld te werken in uren die liggen uiten de geijkte kantoortijden. Een tweede reden waarom ook onze gemeente werk gaat maken van Het Nieuwe Werken is dat (toekomstige) werknemers erom (gaan) vragen. Een edrijf dat Het Nieuwe Werken niet toestaat verliest zijn aantrekkingskracht op de areidsmarkt. Voor meer dan de helft van de werkende Nederlanders is flexiel kunnen werken een elangrijke of doorslaggevende voorwaarde ij het zoeken naar een nieuwe aan. Ook ij het vasthouden van werknemers is het elangrijk: als flexiel werken niet mag, is dat voor een kwart van de mensen reden om misschien op zoek te gaan naar een andere aan. Geen flexiel werken etekent geen nieuw talent. Een andere doorslaggevende reden is dat een kantoor met flexwerkplekken in principe met minder vierkante meters toekan. In het programma Huisvesting is 20% ruimtereductie als doel geformuleerd waar met de locatiekeuze en innovatieve werkplekinrichting ( Het nieuwe Werken ) invulling aan gegeven gaat worden. Daarij moet wel in acht worden genomen dat er voor een flexiel kantoorconcept extra investeringen nodig zijn voor communicatietechnieken en vergaderlocaties waar de flexwerkers elkaar kunnen ontmoeten. Ook dienen processen te zijn gedigitaliseerd zodat medewerkers niet meer geonden zijn aan archieven en spullen die voorheen in hun kast stonden. Naast het esparen van vierkante meters iedt nieuwe kantoorhuisvesting kansen om de door ons eoogde cultuur kracht ij te zetten. Een geouw is iets fysieks dat uitdrukking kan geven aan imago (technologie, design, duurzaamheid) en culturele waarden zoals flexiiliteit, transparantie en samenwerking. Programma s die elkaar versterken in hun werking: synergie Bij de ovengenoemde ontwikkelingen grijpen de elangen van Huisvesting, Het Nieuwe Werken en SLIM Werken in elkaar en versterken zij elkaar in hun werking. Planningen van de programma s dienen derhalve goed te zijn afgestemd, te meer dan ook vanuit een heldere vraagstelling een eroep op I&B gedaan kan worden voor de noodzakelijke ICT ondersteuning. Voor Moiliteit is het van elang goed zicht te heen op de plekken in de organisatie waar het eerst processen gaan worden herontworpen omdat hier naar verwachting daarna fte s gaan vrijvallen en er mogelijk taken zullen verschuiven. Door met SLIM Werken samen aan de voorkant van deze ontwikkelingen te gaan zitten kan er op HRM geied pro-actief op aankomende veranderingen worden ingespeeld. Versie 1.0. esluitvorming DR 11 juli 10/48

11 Programmaplan PROGRAMMA Versie 1.0. esluitvorming DR 11 juli 11/48

12 Programma definitie Missie en doelstellingen SLIM Werken is een ontwikkelprogramma voor succesvolle en duurzame veretering van werkprocessen waarij wordt gestreefd naar een hogere kwaliteit tegen lagere kosten. De insteek is om met lean management ons werk écht anders (eter, sneller) en goedkoper te organiseren. SLIM staat voor Sparen met Lean door Innovatie en Medewerkers. Met de resultaten uit SLIM Werken wordt een flinke ijdrage (7 miljoen euro) geleverd aan de ezuinigingstaakstelling (totaal: 56 miljoen euro) en het verlenen van een etere en snellere service aan de urgers en edrijven van onze stad. Deze missie is vertaald in de volgende programmadoelstellingen: Het herontwerpen van onze werkprocessen: - Meer kwaliteit: klantgericht, transparant, administratieve lastenverlichting, sneller, minder fouten, op maat en pro-actief - Lagere kosten: met esparingen ijdragen (7 miljoen euro) aan ezuinigingstaakstelling Het digitaliseren van werkprocessen (indien nodig en mogelijk) zodoende dat wij in de toekomst klaar zijn voor Het Nieuwe Werken in onze kantoorhuisvesting en aansluiting kunnen vinden op ontwikkelingen ij ketenpartners. Het sturen op inverdieneffecten (met usiness-cases) van projecten die zijn gericht op efficiency van processen in de dienstverlening (extern gericht) en edrijfsvoering (intern gericht). Het orgen van procesveretering in het hele denken en doen van estuur, directie, sectormanagement, afdelingsmanagement en medewerkers (= duurzame veretering, procesmanagement, lijvend leren). Het inspireren van medewerkers en het verhogen van hun werkplezier dankzij procesveretering. Belangrijkste programmaresultaten Verhoogde efficiency: ijdrage circa 7 miljoen euro ezuinigingstaakstelling ( efficiency processen ). Verhoogde kwaliteit (sneller en eter) en (op z n minst gelijklijvende) klanttevredenheid Gedigitaliseerde zaakgerichte processen zodat desgewenst front-office en ack-office werkzaamheden in gescheiden locaties kunnen worden uitgevoerd (ivm kantoorhuisvesting na 2014) Versterkte sturing door te werken met usiness-cases waarin kosten en aten tegen elkaar worden afgewogen Gedeelde visie en aanpak voor procesmanagement: orging van procesvereteringen in de organisatie en een eweging richting een lerende organisatie (continu vereteren in ons normen- en waardenpatroon) Versterkte uitvoering door een ontwikkelde veranderaanpak (geaseerd op lean en groepsdynamica ) die transparant en volgaar is en flexiel kan worden ingezet al naar gelang de complexiteit van het proces en de aard van de etrokken afdeling(-en).

13 Afakening van de taken, rollen en verantwoordelijkheden In overleg met de Directieraad en hulp van sectorhoofden is een lijst met onderwerpen ( cases ) geselecteerd waar naar verwachting de kwaliteit en doelmatigheid kan worden vereterd (zie: Planning). Deze lijst zal de komende jaren worden uitgereid. Het programma SLIM Werken geeft sturing aan het veranderingsproces om deze processen effectiever en efficiënter in te richten en heeft inreng in de daadwerkelijke uitvoering hiervan. Het gaat om verschillende verantwoordelijkheidsstructuren in het maken (analysefase) en uitvoeren (realisatiefase) van een usiness-case. Analysefase: de rol van SLIM Werken ij het maken van een usiness-case In de analysefase voert SLIM Werken de regie op het tot stand komen van usiness-cases. Een usiness-case is een co-productie van de proceseigenaar (sectorhoofd), ondersteunende sectoren (oa. I&B/P&O) en SLIM Werken waarin de kosten en aten van een procesveretering tegen elkaar worden afgezet. Gezamenlijk rengen zij een usiness-case in voor goedkeuring door de Directieraad. Vooraf vindt hierop reguliere toetsing en advisering plaats door Control. Na goedkeuring van een usiness-case in de Directieraad worden in de Stuurgroep Omuigingen 4 afspraken gemaakt over de routing richting het College voor definitieve vaststelling en de esluitvorming over de ijehorende egrotingswijzigingen. In de analyse-fase estaan de activiteiten van SLIM Werken uit: Advisering over de selectie van processen waar vereteringen zijn te verwachten of inverdienmogelijkheden estaan. Per kwartaal worden planningen met de Directieraad esproken, waarna hier de Stuurgroep Omuigingen van in kennis wordt gesteld. Het egeleiden van de procesveretering met een herkenare veranderaanpak 5 ( lean en groepsdynamica ) die resulteert in een usiness-case. Het voorreiden van de esluitvorming over een usiness-case in de Directieraad en daarna via de Stuurgroep Omuigingen in het College de definitieve vaststelling en esluitvorming over de egrotingswijzigingen. Het namens de Directieraad vervullen van het gedelegeerd opdrachtgeverschap voor de ICT voorzieningen die randvoorwaardelijk zijn om ook écht anders (digitaal zaakgericht) te kunnen werken. Dit zijn de ICT speerpunten Front-office/Mid-office, Basisregistraties en Digitalisering. Samen met de programmamanagers van Het Nieuwe Werken en Huisvesting is er met het sectorhoofd I&B een tweewekelijks overleg om elkaar te informeren over ontwikkelingen en voortgang en planningen onderling af te stemmen. Realisatiefase: de rol van SLIM Werken ij het uitvoeren van een usiness-case De realisatiefase start als er door de Directieraad goedkeuring is gegeven om een usiness-case uit voeren. Een usiness-case is op zichzelf alleen papier: het echte verschil moet worden gemaakt door de maatregelen uit de usiness-case ook feitelijk in de praktijk door te voeren. Dat geeurt op een projectmatige manier, waarij de richting voor de detaillering van activiteiten wordt epaald door de usiness-case. De lijn De uitvoering van een usiness-case valt onder de verantwoordelijkheid van de lijn. Datzelfde geldt voor het realiseren van de ezuinigingen waarvoor zij in het kader van de omuigingen aan de lat staan. Het is immers in de lijn waar de processen worden uitgevoerd, waar de verantwoordelijkheid voor de processen is elegd en waar de kwaliteit van de processen moet worden georgd (internaliseren van veranderingen). Het sectorhoofd is verantwoordelijk voor de realisatie van de procesveretering (en daaruit volgende esparing) en dient samen met de afdelingshoofden hierin een leidersrol te vervullen. Dat wil echter niet zeggen dat SLIM Werken in de realisatiefase geen rol heeft. 4 Wetouder Financiën, Dienstverlening en organisatie, Gemeentesecretaris, Directielid Bedrijfsvoering en Projectleider Bezuinigingen. 5 Meer hierover in het hoofdstuk Aanpak op Hoofdlijnen.

14 Programmaplan SLIM Werken Op de eerste plaats draagt SLIM Werken zorg voor de voorfinanciering van de uitvoeringskosten. Bij procesveretering gaat de cost voor de aet uyt. Er zal eerst geïnvesteerd moeten worden om een proces sneller, eter en goedkoper in te richten voordat er geprofiteerd kan worden van de oprengsten. Aangezien sectoren zelf geen/onvoldoende middelen heen om de uitvoeringskosten voor veretermaatregelen uit een usiness-case te dekken is het voorstel om hiervoor een Fonds SLIM Werken in te stellen 6. Uit dit fonds worden de uitvoeringskosten van door het College en Directieraad goedgekeurde usiness-cases innen het programma SLIM Werken voorgefinancierd. Dat gaat ijvooreeld om kosten voor het aanpassen van ICT systemen, aansluiting van asisregistraties op werkprocessen of het maken van elektronische aanvraagformulieren. Níet edoeld wordt de noodzakelijke capaciteitsinzet van sectoren voor het maken van de usinesscase en het uitvoeren hiervan. Verder worden met de usiness-case de dekking voor incidentele en structurele kosten die de ondersteunende sectoren (ic ICT) moeten gaan maken via egrotingswijzigingen geregeld. Op de tweede plaats levert SLIM Werken in de realisatiefase EHBI (Eerste Hulp ij Invoering). Dat kan zijn door het leveren van een (interne) projectleider, het leveren van input in de projectwerkgroep, het helpen opstellen van een invoeringsplan en het vervullen van een rugfunctie richting de ondersteunende sectoren (ic I&B, P&O) in de uitvoering. Op de derde plaats vervult SLIM Werken in de realisatiefase de rol van kwaliteitsewaker. De kwaliteitsmanager SLIM Werken heeft de taak om in de uitvoering te volgen of het geouwde proces ook echt het proces is zoals dat in de analysefase met elkaar is ontworpen. Over de voortgang wordt door de programmamanager 1x per 2 maanden gerapporteerd aan de Directieraad. Daarna wordt de Stuurgroep Omuigingen hiervan ook in kennis gesteld. Als mogelijk voorkomende knelpunten niet kunnen worden opgelost in onderling overleg met de etrokken sectorhoofden, dan escaleert de programmamanager SLIM Werken naar de amtelijk opdrachtgever (Ad Verakel), die zo nodig zaken voorlegt aan de Directieraad om hierover knopen door te hakken. Suppliers In de realisatiefase zijn naast de lijn en SLIM Werken ook de ondersteunende sectoren (ic I&B, P&O, COM) erg elangrijk. Het herontworpen proces uit de usiness-case moet immers echt gemaakt worden en daarvoor zijn vaak meerdere ondersteunende middelen nodig. Eerst is hierij te denken aan allerlei ICT voorzieningen (v de aansluiting van een proces op een zakenmagazijn en asisregistraties, ontwikkeling van e-formulieren), maar ook aan O-advies (v als met een nieuw proces de structuur van afdeling(-en) dienen te wijzigen of er ij veel medewerkers taakverschuivingen plaatsvinden) en communicatie-advies (helder taalgeruik in nieuwe aanvraagformulieren). Met de etrokken sectorhoofden is afgesproken om in de uitvoering zoveel als mogelijk de estaande werkwijzen (v het volgen van de intakeprocedure I&B) te volgen zoals die er nu vanuit de sectoren van Interne Dienstverlening al liggen. Dus geen verijzonderde structuur, maar wél maatregelen om de ondersteuning aan SLIM Werken eter en sneller vorm te kunnen geven. De etrokken suppliërs (ic. I&B) zijn medeondertekenaars van de usiness-case en committeren zich aan het opleveren van de resultaten. Op aangeven van SLIM Werken houden zij in een capaciteitsplanning rekening met het alloceren van resources voor de uitvoering van SLIM Werken -projecten. De programmamanager SLIM Werken heeft samen met de programmamanagers Het Nieuwe Werken en Huisvesting een tweewekelijks overleg met het sectorhoofd I&B om ontwikkelingen en voortgang te espreken en planningen onderling af te stemmen. 6 Meer hierover in het hoofdstuk over Financiën. Versie 1.0. esluitvorming DR 11 juli 14/48

15 Bereik(scope) en het stellen van prioriteiten Programmaplan Om de doelstellingen van SLIM Werken te ereiken wordt de komende jaren ( ) een selectie van de gemeentelijke werkprocessen (allemaal is niet haalaar en waarschijnlijk ook niet zinvol) doorgelicht, herontworpen en opnieuw ingevoerd. In eginsel is daarin geen eperking van de sectoren die hierin worden etrokken en is het speelveld van SLIM Werken de totale gemeentelijke organisatie. Dat etreft primaire processen met een externe orientatie maar dus ook de secundaire processen die zijn gericht op de ondersteuning. Het maken van juiste keuzes Het is niet realistisch te veronderstellen dat in het programma SLIM Werken voor eind 2014 alle gemeentelijke processen zijn aangepakt. Daarvoor zijn procesvereteringen dikwijls te complex en het verandervermogen in onze organisatie (zowel in de primaire sectoren als de secundaire sectoren) is gelimiteerd. Tijdens de verouwing moet de winkel ook open lijven. Er zullen dus keuzes gemaakt moeten worden. Twee dingen kunnen daarin ehulpzaam zijn: een hiërarchisch procesmodel en criteria voor prioritering. Hiërarchisch procesmodel voor samenhang en afhankelijkheden Een hiërarchisch procesmodel is hoogste laag uit een informatie-architectuur. Het geeft de verschillende gemeentelijke processen weer en kan worden geruikt voor afakening in discussies over gemeentelijke processen. Een hiërarchisch procesmodel kan op asis van verschillende criteria worden ingedeeld. Voor het maken van een hiërarchisch procesmodel sluit SLIM Werken aan op wat in BLAUW is gedaan. Ook vanuit Kwaliteits Instituut Nederlandse Gemeenten (KING) worden op dit moment meters gemaakt als het gaat om classificatie van producten en diensten ( zaaktypen ) normering van uitvoerings- en esturingsprocessen en ijehorende informatieouwstenen (architecturen). Deze kaders en documenten geven richting ij het ontwerpen en inrichten van processen en het zijn hulpmiddelen voor het maken van afspraken over ketensamenwerking met andere organisaties. Met een hiërarchisch procesmodel kunnen soortgelijke processen worden geclusterd. Naast het hiërarchisch procesmodel wordt per cluster een generiek procesmodel gehanteerd waarij kernprincipes leidend zijn voor de inrichting van processen. Hiermee is het mogelijk deelprocessen te ontwikkelen en te hergeruiken ij vergelijkare processen elders in de organisatie. Daarnaast maakt een hiërarchisch procesmodel helder wie voor welke processen de proceseigenaar is. Vooral ij processen die meerdere sectoren raken is dat elangrijk. Versie 1.0. esluitvorming DR 11 juli 15/48

16 Programmaplan Criteria voor prioritering Naast een hiërarchisch procesmodel dat helpt om processen in onderling verand te rengen zijn er criteria voor het stellen van prioriteiten. 1. Potentieel Omvang Met proces gemoeide transacties Met proces zijn veel fte s gemoeid Met proces is veel geld gemoeid Totaal: XL, Medium of Small Kosten Structurele verlaging van de totale proceskosten (ewerkingstijd/doorlooptijd) van primaire proces Structurele verlaging van de totale proceskosten van secundaire proces Structurele verhoging van de oprengsten Structurele verhoging van het volume Kwaliteit Nog nooit/weinig naar veretering in dit proces gekeken? Veel overdrachtsmomenten (ketens) Veel papier Veel controles Onvrede over de kwaliteit (klachten, uiten de servicenormen presteren ed) 2. Gemak van implementatie Doorlooptijd om maatregelen uit herontwerp volledig in te voeren Manuren enodigd om maatregelen uit herontwerp volledig in te voeren Kosten om maatregelen uit herontwerp volledig in te voeren: zowel personeelskosten als materiaalkosten (structureel en incidenteel) Impact op ICT (complexiteit) Impact op personeel (kennis/kunde, capaciteit, moiliteit) Aantal elangheenden die etrokken zijn ij het herontwerp (complexiteit van ketens?) 3. Risico s Politieke gevoeligheid (afreukrisico s, imagoschade) Financieel: mislopen van oprengsten, kunnen de aten echt worden gehaald? Klanttevredenheid die daalt? Medewerkerstevredenheid die daalt? 4. Amitie en capaciteit in de desetreffende sector(-en) Commitment van sector- en afdelingsmanagement om processen te vereteren Alloceren van capaciteit voor deelname aan workshops, interviews, datastudie ed Versie 1.0. esluitvorming DR 11 juli 16/48

17 Programmaplan 5. Aansluiting op actuele organisatie-ontwikkelingen Inregelen van nieuwe organisatie-onderdelen als aanknopingspunt voor procesveretering Ideeën voor procesvereteringen uit de sectoren SLIM Werken is in feruari 2011 gestart met twee pilots ij Puliekszaken (elastingketens) en Zorg en Inkomen (ijzondere ijstand en langdurigheidstoeslagen). Na evaluatie van eide pilots (juni) en oplevering van dit programmaplan wordt doorgegaan met nieuwe projecten. Er zijn/worden meerdere acties gepleegd om het eeld te scherpen van waar dan de prioriteiten ij nieuwe projecten dienen te liggen: Er zijn door sectorhoofden diverse ideeën voor mogelijke procesvereteringen aangeleverd. Aansluiting van dienstverleningsprocessen op 1 front-office (Puza/KCC) Ruimtelijke kolom (RB/ORVM/GBO/PM/GV/VTH Systeeminnovatie inrichting/eheer openare ruimte (RB) Inkoop/gemeentelijk estelproces (CTR/AIHD) Digitalisering van het postezorgingsproces (Het Nieuwe Werken) Efficiëntere edrijfsvoering sportlocaties (Sport) Software/eheer ICT (I&B) Formatie en ezetting (P&O) Samenwerking CTR/FA en de lijnorganisatie (CTR) Dossierrouting en agendavorming College (KAB) Slim Toezicht & handhaving (VTH) 7 Pro-actieve verkoop van kavels (GV) Woonoverlast (GBO) Opdrachtgeverschap/opdrachtnemerschap (GBO) Daarnaast is door de programmastaf en I-adviseurs (I&B/BKP) nagedacht over potentiële projecten. Er is gekeken naar programma s rondom procesvereteringen ij andere gemeenten (oa Leiden, Oss). Daarnaast zijn er estaande usiness-cases (Wao) waarover de Directieraad nog geen esluit heeft genomen, maar waarvan wordt aangenomen dat er sustantiële vereteringen (kwaliteit en esparingen) zijn te ehalen. 7 Gedachte is om met Toezicht & Handhaving aan te gaan sluiten op de nieuwe werkwijzen die worden voorgestaan in de usiness-case Wao. Over de usiness-case Wao is door de Directieraad nog geen esluit voor uitvoering gegeven. 17/48 Versie 1.0. esluitvorming DR 11 juli

18 Programmaplan Voorstel voor prioriteiten 2 e helft 2011/1 e helft 2012 Zoals opgemerkt is het verandervermogen van onze organisatie gelimiteerd en dient er in de voorstellen voor nieuwe activiteiten geprioriteerd te worden. Bovendien is het verstandiger om minder projecten helemaal goed te doen dan een heleoel projecten maar half af te ronden. In de laatste geval zullen ondanks de vele inspanningen de oprengsten maar gedeeltelijk of niet worden gerealiseerd. Kijkend naar waar kansen liggen in de organisatie is in overleg met de Directieraad en etrokken sectorhoofden een keuze gemaakt voor de projecten (11 stuks in totaal) die in de tweede helft van 2011 en de eerste helft van 2012 innen SLIM Werken worden aangepakt. In hoofdstuk Planning (p 34) wordt hierop dieper ingegaan en gekeken naar de verdere toekomst. Prioriteiten SLIM Werken 2 e helft 2011/ 1 e helft 2012 Uitvoeren van de twee pilots Belastingketens Bijzondere ijstand en langdurigheidstoeslag Uitvoeren van nog liggende cq half afgemaakte usiness-cases Wao (verreed met slim toezicht en handhaving) Meldingen Openare Ruimte Digitalisering ezwaar & eroep Juridische Zaken E-diensten Puliekszaken Kanaalsturing Opstellen van nieuwe usiness-cases en uitvoeren Inkoop/gemeentelijk estelproces Ontwikkeling en eheer informatievoorziening/ict Digitalisering van het postezorgingsproces (*) Dossierrouting en agendavorming College * = Afhankelijk van de ontwikkelingen rond de huisvesting en Het Nieuwe Werken zal hierin al dan niet de digitalisering van de werkomgeving (documentatie, archieven) van medewerkers en afdelingsecretariaten worden etrokken. Hiervoor zal in het tweewekelijks overleg van de programmamanagers en sectorhoofd I&B een koers worden afgesproken waarij ieders taken en verantwoordelijkheden helder zijn elegd. Versie 1.0. esluitvorming DR 11 juli 18/48

19 Succes- en faalfactoren Commitment en draagvlak voor SLIM Werken is vereist vanuit het estuur, de Directieraad, het sector/ afdelingsmanagement en medewerkers. In woord én daad is SLIM Werken voor hen een prioriteit. Dit vraagt om goede afspraken over de inzet van mensen/middelen en het verandertempo (realistisch). In een usiness-case worden de kosten en aten van een procesveretering tegen elkaar afgezet. Na goedkeuring van een usiness-case wordt er voor de uitvoering voldoende personele capaciteit vrijgemaakt. Drukte door de waan van de dag is geen aanleiding om gemaakte afspraken te doorkruisen. Het sectorhoofd die eigenaar is van het te herontwerpen proces(-sen) is de eigenaar van de verandering. Hij/zij draagt de verantwoordelijk voor een goede en tijdige uitvoering van de usiness-case. Door de programmamanager wordt 1x per 2 maanden schriftelijk gerapporteerd over de voortgang aan de Directieraad. Daarna wordt de Stuurgroep Omuigingen hiervan in kennis gesteld. Verwachte inverdieneffecten (conform de usiness-case) worden door de Directieraad opgelegd aan het sectorhoofd. De verwerking hiervan in de egroting geeurt volgens de hiervoor door de projectleider Bezuinigingen opgestelde ezuinigingsregels die door de Directieraad zijn vastgesteld. Procesveretering is alleen mogelijk met inzet van de leiding en medewerkers die op dagasis in het proces actief zijn. Kijkend naar de werkdruk die er op veel plaatsen heerst en de vele andere prioriteiten die er zijn,is het niet gemakkelijk om deze mensen vrij te maken voor deelname aan workshops en gesprekken. Dit vraagt om sterk en inspirerend leiderschap en het maken van keuzes en het uitleggen wat hierdoor ook juist niet kan. Niet alle medewerkers zullen even intensief etrokken zijn ij een procesveretering. Dat kan niet omdat de winkel tijdens de verouwing gewoon open lijft. Het is cruciaal om juist ook deze collega s dan op een andere manier toch te etrekken ij de procesveretering: zij moeten straks immers ook goed uit de voeten kunnen met het nieuwe proces. Hier ligt een voorname taak voor het sector- en afdelingsmanagement. Ons werk écht anders doen vereist niet alleen andere processen maar vaak ook andere voorzieningen. Goede ICT asisvoorzieningen (vooral het we ) zijn randvoorwaardelijk voor SLIM Werken. Essentieel is dat de vraag naar ondersteuning vanuit SLIM Werken (opdrachtgever) helder wordt geformuleerd zodat opdrachten door I&B (opdrachtnemer) gericht kunnen worden ingenomen en uitgevoerd. Bij procesveretering he je verstand en gevoel nodig. Er moet gerekend en geanalyseerd worden, maar er is ook aandacht nodig voor gevoelens als verwarring en machteloosheid aan de ene kant, en trots en voldoening aan de andere kant. Door de verinding te maken tussen gevoel en rede wordt de asis gelegd voor de wil om écht (duurzaam) te veranderen. Dit is de visie voor de ontwikkeling van gemeenterede methoden en technieken voor procesveretering. Innoveren otst niet zelden met de geldende regels en procedures die zijn gericht op command & control. Om vaart in SLIM Werken te krijgen is er ruimte nodig om op sommige plekken nieuwe mensen aan te nemen omdat er in het personeelsestand niet de vereiste kennis/kunde is. Dat vraagt om een flexiele toepassing van geldende regels of zo nodig het afwijken ervan. SLIM Werken is niet een programma dat saneert maar transformeert. SLIM Werken mag niet leiden tot verslechtering van onze dienstverlening en het contact dat wij als gemeente heen met onze urgers, edrijven en instellingen. Datzelfde geldt voor onze eigen medewerkers die het werk voor onze urgers en edrijven doen. SLIM werken mag ij hen niet leiden tot frustratie en demotivatie.

20 Programma-organisatie Veranderingen zoals die zich ij procesveretering voordoen, vragen om een veranderteam met een vaste kern (Programmateam). Kijkend naar hun specifieke competenties en wat in een project op welke moment wordt gevraagd, zetten zij zich in voor het faciliteren van een procesveretering ij een (de) afdeling(-en). Daarnaast ondersteunt het Programmateam de programmamanager in zijn taken om de programmadoelstellingen te realiseren en de voortgang te ewaken, de verinding te leggen tussen de lopende programma s en het hier en nu van de uitvoering innen vakafdelingen en het aanjagen van het strategisch vermogen van SLIM Werken. Programmateam SLIM Werken Met de samenvoeging KCC/Puliekszaken en de relatie tussen de programma s Dienstverlening en SLIM Werken is er in overleg met het directielid Dienstverlening (Ingrid Widdershoven) en sectorhoofd KCC/Puliekszaken (Ankie Hendriks) afspraken gemaakt over de scope van SLIM Werken en de inzet hiervoor van medewerkers in het programmateam. Dat gaat om een kwaliteitsmanager, usiness-analisten en een programmasecretaris. Het sectorhoofd KCC/Puliekszaken wordt voor ,-- gecompenseerd voor de inzet van deze mensen (zie ijlage 1) 8. Met het sectorhoofd I&B (André de Kok) zijn er afspraken gemaakt over de inzet van een I-adviseur die vanuit I&B de coördinerende rol vervult ten aanzien van de ICT asisvoorzieningen die nodig zijn om echt anders (digitaal zaakgericht) te kunnen gaan werken. Daarnaast wordt een I-adviseur ingezet voor de ontwikkeling en afstemming van kaders zoals de usiness-case methodiek en het eheer van het overzicht met usiness-cases. Afgesproken is dat het werk van de I-adviseurs aansluit op hun reguliere taken en er zodoende geen financiële compensatie plaatsvindt. Er is een CTR-adviseur op ad-hoc asis eschikaar om te assisteren in het voeren van de programmacontrol. De communicatieondersteuning wordt tegen een uurtarief van 77,-- ingeregeld voor de programma s Het Nieuwe Werken, Moiliteit en SLIM Werken. De programmanager (Paul Vos) is vanaf 1 feruari 2011 ontheven van zijn leidinggevende taken voor de sector KCC en heeft van de Directieraad in zijn functie van sectorhoofd de taakopdracht gekregen om leiding te geven aan het programma SLIM Werken. Hij valt rechtstreeks onder de Directieraad (ic directeur Bedrijfsvoering) en is administratief aangehaakt ij de sector Projectmanagement.. Programmamanager, Paul Vos (36 uur per week) Kwaliteitsmanager, Maurice Jacos (28 uur per week) Business-analist, Stef van Dielen (36 uur per week) Business-analist (Lisette Hofman (30 uur per week) Programmasecretaris ( Ingrid Daemen (26 uur per week) 9 I-adviseur, Jack Janssen (32 uur per week) I-adviseur, Peter de Wit (8 uur per week) CTR-adviseur, Bas Damen (ad-hoc) Communicatie-adviseur: Angelique van Kuik (gemiddeld 2 uur per week ) De medewerkers lijven formatief geplaatst innen KCC/Puliekszaken, I&B, COM en CTR. 8 Bij de start van SLIM Werken is uitgegaan van de inzet van een eleidsadviseur (Ellen Peters) voor 1 dag per week. Dit wordt niet ingevuld door de drukte rondom dienstverlening en de inrichting va de nieuwe sector KCC/Puliekszaken. 9 Ingrid Daemen heeft geen vaste formatieplaats innen KCC/Puliekszaken. Zij heeft een taakopdracht tot 31 decemer Daarna is er de wederzijdse inspanningsverplichting om passend werk voor haar te vinden.

21 Programmaplan Flexiele schil Naast het programmateam zijn er nog andere functies nodig in SLIM Werken. Allereerst zijn er projectleiders nodig. Zij sturen op aspecten als tijd, geld, kwaliteit, organisatie, informatie, risico s en communicatie (o..v. gemeenterede programmamethode). In de dagelijkse werkpraktijk voert een projectleider de regie op een procesveretering en legt over het verloop hiervan verantwoording af aan de programmamanager 10. Projectleiders kunnen worden etrokken uit Realisatie & Ontwikkeling /Informatisering & Beheer en Projectmanagement. Met het sectorhoofd I&B is afgesproken dat er een vast capaciteitdeel (2 fte) gereserveerd is voor de uitvoering van SLIM Werken-projecten. Projectleider worden ingezet voor een uurtarief van 77,-- waarij de kosten zijn opgenomen in een usiness-case (dus terugverdiend worden). Voor de voorfinanciering hiervan wordt zorg gedragen vanuit het programma SLIM Werken (zie: Financiën op pagina 27 e.v.). Voorts is er een knip te leggen tussen functies/capaciteit die nodig zijn in de fase van analyse en in de uitvoering: In de fase van analyse (excl projectleiders) zijn nodig: Afdelingsmanagement en vakinhoudelijke specialisten (sectoren) worden etrokken/ingezet ij het analyseren en herontwerpen van de processen. Daarover wordt met sectorhoofden afspraken gemaakt. I-adviseur van de vakafdeling (I&B/BKP): maken ij procesvereteringen de vertaling naar de ICT (asis-) voorzieningen en orgen een goede aansluiting op de kaderstelling van de gemeentelijke ICThuishouding (oa I-visie, ERA); ondersteuning/advisering Informatie-analisten (I&B/R&O): zij werken in een team met de usiness-analisten samen met vakinhoudelijke medewerkers aan het opstellen van de usiness-cases. O-adviseurs van de vakafdeling (P&O): advisering over mogelijke personele gevolgen (v structuurwijziging, moiliteit) die naar voren kunnen komen uit procesvereteringen. CTR-adviseur van de vakafdeling (CTR): advisering over financiële aspecten in procesveretering, zoals het transparant maken van kosten/aten In de fase van uitvoering (excl projectleiders) zijn nodig: ICT specialisten (oa system integrators, functioneel eheerders ed): zij geven daadwerkelijk uitvoering aan het ouwen van een herontworpen proces. O-adviseur: indien er HRM-gevolgen (v taakverschuiving, fte-vermindering) zijn van de procesveretering. Hier ligt tevens een relatie met het programma Moiliteit (zie ook: Visie). INTERESSANT IDEEE VAN EEN COLLEGA-GEMEENTE.. Om flink vaart te kunnen maken zijn er te weinig usiness-analisten cq procesegeleiders. In de gemeente Oss (zij heen ook een programma SLIM) is hierop geanticipeerd door medewerkers te werven die toe zijn aan iets nieuws en verreding/verdieping zoeken in hun persoonlijke ontwikkeling. Zij worden voor een egrensd deel van hun eschikare tijd vrijgemaakt om naast hun reguliere taken opgeleid te worden tot procesegeleiders, waarna zij in het programma SLIM 1 proces per kwartaal ergens in de organisatie aanpakken. In Oss estaat de pool met procesegeleiders uit 17 personen. Voorstel is om in Eindhoven iets soortgelijks op te zetten waarij de eerste gedachte is om de pool van procesegeleiders kleiner (circa 8) te houden en te koppelen aan de analisten die reeds voor SLIM Werken werken. Op die manier worden de procesegeleiders uit de pool gekoppeld aan analisten die het vak van procesveretering goed verstaan. Door te werken met een pool van procesegeleiders zullen procesvereteringen eter georgd worden in de organisatie, het iedt medewerkers die willen vernieuwen een aantrekkelijk perspectief en de slagkracht van SLIM Werken wordt er aanzienlijk door vergroot. Hierdoor zal er (na enig aanloop) minder extern ingehuurd te worden wat natuurlijk voordeliger is. Met P&O is afgesproken om dit idee op te nemen in de uitvoering van de organisatievisie Weet wat werkt!. 10 Bij de minder complexe projecten kan in de fase van analyse de usiness-analist tegelijkertijd de rol van projectleider vervullen. Versie 1.0. esluitvorming DR 11 juli 21/48

22 Programmaplan Programmasturing SLIM Werken is een complex en ingrijpend programma waarij kosten en aten lang niet altijd op dezelfde plekken (ketensamenwerking) en meestal niet tegelijk zullen vallen. Daarnaast vragen procesvereteringen om aanpassingen in de ICT en informatiehuishouding en heen zij gevolgen voor de mensen die het werk uitvoeren (competenties/vaardigheden, taakverschuiving). Het gezag dat nodig is om SLIM Werken uit te voeren kan daarom alleen komen vanuit de allerhoogste managementlaag. In het programma SLIM Werken wordt gewerkt met usiness-cases. Daarin worden voor een procesveretering de doelstellingen scherp gesteld en de kosten en de aten tegen elkaar afgezet. Een usiness-case is een co-productie van de proceseigenaar (sectorhoofd), ondersteunende sectoren (ic I&B/P&O) en SLIM Werken. Gezamenlijk rengen zij een usiness-case in voor goedkeuring door de Directieraad. Vooraf vindt hierop reguliere toetsing en advisering plaats door Control. Na goedkeuring van een usiness-case in de Directieraad worden in de Stuurgroep Omuigingen afspraken gemaakt over de routing richting College voor definitieve vaststelling en esluitvorming over ijehorende egrotingswijzigingen. In de Stuurgroep (cfr de ezuinigingsregels ). estuurlijk opdrachtgever = Staf Depla (wethouder Financiën, Dienstverlening en Organisatie) amtelijk opdrachtgever = Ad Verakel (directielid Bedrijfsvoering) programmamanager = Paul Vos (sectorhoofd met tijdelijke taakopdracht) Bestuurlijk opdrachtgever Namens het College van B&W is hij aanspreekpunt voor en portefeuillehouder van SLIM Werken Bij zaken uit SLIM Werken met een grote relationele/estuurlijke complexiteit speelt de politieke opdrachtgever een actieve rol. In de andere gevallen is hij weliswaar estuurlijk verantwoordelijk, maar is geen intensieve lijn nodig. Amtelijk opdrachtgever Namens de Directieraad is hij aanspreekpunt voor en portefeuillehouder van SLIM Werken Is eindverantwoordelijke naar het College Stelt geld eschikaar voor de uitvoering van SLIM Werken Fiatteert projectdocumenten (programmaverzoek, projectplan ed) 22/48 Versie 1.0. esluitvorming DR 11 juli

23 Programmaplan Programmamanager Is innen de vastgestelde kaders integraal verantwoordelijk voor het programma en stuurt op een goede en tijdige uitvoering Is udgethouder van het programma Is verantwoordelijk voor een transparante opzet van het programma en periodieke rapportage over de voortgang aan de opdrachtgever (-s) Is verantwoordelijk voor de voorereiding van amtelijke en estuurlijke esluitvorming (dossiers) die vooraf zijn afgestemd met de politieke en amtelijke opdrachtgevers. Programmacontrol SLIM Werken sluit in haar opzet aan op de principes zoals we die innen de gemeente kennen voor project- en programmamanagement (Prince 2) en die door de sector Projectmanagement worden doorontwikkeld. Dat zijn dezelfde principes op grond waarvan de sector I&B haar projecten uitvoert. In SLIM Werken wordt op twee niveaus gerapporteerd over de voortgang: de realisatie van de projectactiviteiten (1x per 2 maanden) en de realisatie van de programmadoelstellingen (1x per kwartaal). Verantwoording over de voortgang in projecten (1x per 2 maanden) Door de programmamanager wordt er 1x per 2 maanden verantwoording afgelegd over de voortgang van SLIM Werken projectactiviteiten aan de Directieraad. Hiervoor wordt hetzelfde format geruikt als in het programma Dienstverlening (stand van zaken, planning, geld, risico s en knelpunten, eslispunten). De voortgangsrapportage wordt vooraf door de programmamanager doorgesproken met de amtelijke opdrachtgever. Over knelpunten die snel kunnen worden opgelost worden werkafspraken gemaakt over de ijsturingsacties. Het is een ewuste keuze om de voortgangsrapportage aan de Directieraad voor te leggen omdat op die manier de directieleden over de informatie eschikken om de etrokken sectorhoofden in hun portefeuille zo nodig op hun verantwoordelijkheden aan te kunnen spreken. De voortgangsrapportage is een vast agendapunt in de Stuurgroep Omuigingen, waarin ook de estuurlijke opdrachtgever zit en afspraken worden gemaakt over de routing van dossiers richting het College. De programmamanager onderhoudt met de estuurlijke opdrachtgever een directe lijn. Verantwoording over de realisatie van programmadoelstellingen (1x per kwartaal) Per kwartaal zal de programmamanager een voortgangsrapportage uitrengen aan de Directieraad over de realisatie van de programmadoelstellingen. Daarij wordt uitgegaan van drie elementen van sturing: Tempo, de snelheid waarmee: o De afgesproken doelen geëffectueerd worden o De afgesproken inspanningen verricht worden o De afgesproken middelen (mensen, geld, faciliteiten) eschikaar zijn Haalaarheid, de waarschijnlijkheid waarmee: o De afgesproken doelen geëffectueerd worden (draagvlak) o De afgesproken inspanningen verricht worden o De afgesproken middelen (mensen, geld, faciliteiten) eschikaar zijn Doelgerichtheid de mate waarin: o De mate waarin de doelstellingen nagestreefd worden o De afgesproken inspanningen ijdragen aan de doelen o De afgesproken middelen (mensen, geld, faciliteiten) ijdragen aan de inspanningen 23/48 Versie 1.0. esluitvorming DR 11 juli

24 Programmaplan Communicatie Samen met de programmamanagers Het Nieuwe Werken (Caroline Hovenkamp), Huisvesting (Joyce Vercoelen), Moiliteit (Wil Gijsers) en het sectorhoofd Communicatie (Jos Tielen) wordt gekeken naar de inzet van één communicatie-adviseur voor de vier programma s (zie Visie voor de inhoudelijke samenhang). Het slagen van verandertrajecten hangt niet alleen af van de kernmerken van de verandering zelf, maar vooral van de houding en het gedrag van leidinggevenden en medewerkers in het veranderingsproces. Communicatie is ij dit traject van wezenlijk elang. Een goede overdracht van juiste informatie en een etrokken en positieve houding van alle elangheenden is essentieel voor het slagen van SLIM Werken. Kernoodschap Communicatie in en over SLIM Werken is geaat ij eenduidigheid, een gewenste uitstraling en een daaraan gekoppelde tone of voice. Een kernoodschap die de essentie van de amitie en de doelstelling van SLIM Werken kort en krachtig verwoordt, is leidend in de formulering van communicatieoodschappen. De kernoodschap SLIM Werken is de missie zoals die is geformuleerd op pagina 12. Uitgangspunten Herkenaar Communicatie over SLIM Werken is herkenaar. Het geruik van een logo (Wicky is voorlopige logo) op en in papieren en digitale communicatiemiddelen draagt daar aan ij. Via estaande en nieuwe instrumenten De communicatie-instrumenten waarover we eschikken (Pino, Eindhoven Eigen) zijn goed geschikt om de communicatie over SLIM Werken effectief te laten verlopen. Maar er is oog voor de inzet van nieuwe instrumenten zoals samen met de andere programma s wordt gedacht over de ontwikkeling van een interactief digitaal nieuws- en uitwisselingsplatform ( wikipedia ). Nadrukkelijk maken we in de persoonlijke communicatie geruik van ijeenkomsten met medewerkers zoals MT s, afdelingsoverleggen ed. Maar ook nieuwe media zoals Yammer. Open en eerlijk De manier waarop we communiceren, onze houding is er een met een luisterend oor en uitnodiging voor inreng. In onze informatie zijn we zo volledig en open mogelijk. Positieve en constructieve toonzetting De toonzetting van de communicatie over SLIM werken is positief en constructief. De houding waarmee die wordt uitgevoerd heeft een amitieuze uitstraling en geeft lijk van de meerwaarde die SLIM Werken heeft. Respect voor de gevoelens onder leidinggevenden en medewerkers Inhoud van communicatie en wijze waarop die wordt uitgevoerd geeft doelgroepen het gevoel dat ze gehoord en egrepen zijn. Doelgroepen Elke doelgroep vraagt om een andere aanpak. Elke fase heeft een ander zwaartepunt van de oodschap. SLIM Werken heeft communicatie op maat nodig. Zo zal het voor de medewerkers vooral gaan over hun werkzaamheden innen het vernieuwde proces. Voor leidinggevenden over de veranderende verantwoordelijkheden innen hun afdeling. Voor sectorhoofden hoe de inverdieneffecten worden gerealiseerd. Versie 1.0. esluitvorming DR 11 juli 24/48

25 Programmaplan Voor analisten is het elangrijk te weten of en hoe proceseigenaren medewerkers vrijstellen om mee te werken aan workshops en interviews. Communicatie over SLIM Werken is vooral interne communicatie. Voor urgers, edrijven en instellingen uit Eindhoven is vooral het resultaat van SLIM Werken interessant, niet de weg ernaar toe. Voor andere gemeenten zijn we wellicht een vooreeld. Uitwisseling met andere gemeenten en van elkaar leren is iets dat we nastreven. Interne doelgroepen o Raadscommissie FB o College o Directieraad o Sectorhoofden o Medewerkers o Afdelingshoofden o Ondernemingsraad Externe doelgroepen o Burgers, edrijven en instellingen o Andere gemeenten o Externe lokale en regionale media (?) Communicatiemiddelen Communicatiemiddelen die we voor SLIM Werken inzetten zijn afgestemd op de verschillende doelgroepen en het moment van communiceren. Onderstaande instrumenten wordt aan gedacht om in te gaan zetten: Intern o o o o o o o Pino (actueel nieuws en achtergrondinformatie) Eindhoven Eigen Digitale nieuwsrief Kick-off s ij de start van een nieuw project Presentatie en discussie in sectoroverleggen en afdelingsoverleggen Logo SLIM Werken Yammer Extern o o o Persericht: actief enaderen van lokale/regionale pers ij resultaten Vakladen: artikelen over programmaplan en resultaten Netwerken (v. Vereniging van Gemeentesecretarissen, Vereniging Directeuren Puliekszaken, KING) 25/48 Versie 1.0. esluitvorming DR 11 juli

26 Financiën 2011 Begroting van programmakosten 2011 Pilot Belastingen (The Boston Consulting Group) ,-- (excl BTW) Pilot ZI ( Atos Consulting) ,-- (excl BTW) 11 Personeelskosten (taakopdrachten programmamanager en programmasecretaris) ,-- Compensatie programmateamleden aan Puliekszaken/KCC ,-- Programmamanagement (inhuur t..v. complexe projecten, opleidingskosten, communicatie, representatie) ,-- TOTAAL ,-- Dekkingsvoorstel 2011 Op 8 feruari 2011 jl is door het College esloten om de kosten ( ,--) 12 voor de uitvoering van de pilots met The Boston Consulting Group en Atos Consulting te dekken uit Endinet Reserves. Conform de gemaakte afspraken over de relatie tussen het programma Dienstverlening en SLIM Werken worden de voor 2011 eschikare gelden in Processen & ICT ( ,--), Kanaalsturing ( ,--) en Programmamanagement ( ,--) herestemd voor SLIM Werken. Zie ijlage 1. Endinet Reserves voor de pilots ( ,--), middelen uit programma Dienstverlening 2011 ( ,-) zijn samen ,--. Voorstel is om het restant van ,-- te dekken uit Endinet Reserves /2013/2014 Begroting van programmakosten 2012/2013/2014 (jaarlijks) Personeelskosten ,-- (taakopdrachten programmamanager en programmasecretaris) Compensatie programmateamleden aan Puliekszaken/KCC ,-- Programmamanagement (inhuur t..v. complexe projecten, ,-- opleidingskosten, communicatie, representatie) TOTAAL ,-- Dekkingsvoorstel 2012/13/14 Voorstel is om de programmakosten voor SLIM Werken (jaarlijks ,--) in 2012, 2013 en 2014 te dekken uit Endinet Reserves. In afstemming met de estuurlijke en amtelijke opdrachtgevers is de vraag naar Endinet Reserves voor dekking van de programmakosten SLIM Werken opgenomen in de Begroting. 11 Inclusief een knipkaart die tijdens de uitvoering van de veretermaatregelen naar eigen ehoefte door de gemeente kan worden geruikt. Het is op dit moment niet ekend of de knipkaart helemaal zal worden opgeknipt. 12 Door gewijzigde offertes van The Boston Consulting Group (prijskorting van ,--) en Atos Consulting (knipkaart voor tijdens de uitvoering zijn in afstemming met de estuurlijke en amtelijke opdrachtgevers de edragen voor de pilots gecorrigeerd.

27 Programmaplan OPMERKING: Budgethouder ICT speerpunten is het sectorhoofd I&B die verantwoordelijk is voor de uitvoering. Als opdrachtgever voor de ICT speerpunten worden uitgaven afgestemd met de programmamanager SLIM Werken die ook de voortgang volgt. Kosten voor het aansluiten van ICT asisvoorzieningen op werkprocessen dienen te worden opgenomen in een usiness-case, evenals het verandermanagement (v communicatie, training, omscholing ed). Fonds voor voorfinanciering van uitvoeringskosten Om aan de moderne klantwensen van onze urgers en edrijven tegemoet te kunnen komen en tegelijkertijd ook te ezuinigen is een écht andere manier van werken noodzakelijk. Procesveretering (m..v. lean-management ) is dan een oplossing. Sectoren heen echter doorgaans geen (onvoldoende) eigen middelen om de uitvoering van procesvereteringen te financieren. Het is elangrijk om die impasse te doorreken. Níet innoveren etekent immers ook níet ezuinigen, tenminste niet voldoende om 56 miljoen euro te kunnen ezuinigen. De cost gaet voor de aet uyt. Voor procesveretering zal er eerst geïnvesteerd moeten worden in het doorvoeren van de veretermaatregelen om dan daarna hiervan de oprengsten innen te kunnen halen. Aangezien sectoren zelf geen/onvoldoende middelen heen om de uitvoeringskosten voor de veretermaatregelen te dekken is de gedachte om hiervoor een fonds in te stellen. Uit dit fonds worden de uitvoeringskosten van een goedgekeurde usiness-case voorgefinancierd. Dat gaat ijvooreeld om kosten voor het aanpassen van ICT systemen, aansluiting van asisregistraties op werkprocessen of het maken van elektronische aanvraagformulieren. Níet edoeld wordt de noodzakelijke capaciteitsinzet van sectoren voor het maken van de usiness-case en het uitvoeren hiervan. Vanuit SLIM Werken wordt de voortgang van de uitvoering ewaakt en hierover maandelijks gerapporteerd aan de Directieraad. De estuurlijk opdrachtgever (wethouder Depla) wordt hierover door de programmamanager periodiek ijgepraat, alsook worden de voortgangsrapportages SLIM Werken ingeracht in de Stuurgroep Omuigingen. Uitgaand van circa 8 10 projecten per jaarschijf is ,-- nodig om de uitvoeringskosten van usinesscases SLIM Werken voor te kunnen financieren. Voorfinanciering van uitvoeringskosten geschiedt na esluitvorming door Directieraad en vaststelling van College over een usiness-case SLIM Werken waarin de kosten en aten van veretermaatregelen tegen elkaar zijn afgezet. Uit de usiness-case moet volgen dat de voorgefinancierde kosten minimaal terugverdiend zullen worden. De oprengsten van de usiness-cases worden ingezet ten gunste van de gemeenterede ezuinigingstaakstelling (voor verdere uitwerking zie de paragraaf over de ezuinigingsregels ). Dekkingsvoorstel 2012/13/14 De voorgefinancierde uitvoeringskosten (jaarlijks ,--) wordt voorgesteld om te dekken uit de Endinet Reserves. Hiertoe wordt jaarlijks ,-- door de Raad eschikaar gesteld voor usinesscases voor het Programma SLIM Werken. Het geld van deze stelpost wordt na esluitvorming College (egrotingswijzing vier maal per jaar) omgezet naar concrete kostenudgetten voor het Programma SLIM Werken (conform Commissienotitie: Startnotie voor inzet Endinet Reserves voor omuigingen d.d. 21 feruari 2011). In afstemming met de estuurlijke en amtelijke opdrachtgevers is de vraag naar Endinet Reserves voor dekking van de voorfinanciering van uitvoeringskosten SLIM Werken opgenomen in de Begroting. Versie 1.0. esluitvorming DR 11 juli 27/48

28 Programmaplan Bezuinigingsregels: hoe om te gaan met esparingen In totaal moet de gemeente in de periode een edrag van 56 miljoen euro ezuinigingen. Over hoe de ezuinigingstaakstellingen gerealiseerd dienen te worden is onder de sectorhoofden een gemeenterede inventarisatie verricht, waarij is ingegaan op alle mogelijke activiteiten die ondernomen kunnen worden om kosten te esparen, danwel inkomsten te verhogen. Inmiddels is door de Directieraad een projectleider Bezuinigingen aangesteld, die in samenspraak met de sectorhoofden de lijst met omuigingen aan het opschonen en scherp stellen is. Tevens heeft hij zgn. ezuinigingsregels opgesteld. Het zijn de spelregels van hoe en wanneer de esparingen in het kader van de Omuigingen egrotingstechnisch worden verwerkt en ingeoekt. Vragen die in dit kader worden eantwoord zijn onder meer: Hoe zit het met de etaling van mogelijke kosten voor het opstellen van een usiness-case? Wat staat er allemaal in een usiness-case? Wie zijn er etrokken ij het opstellen van een usiness-case? Wie neemt er esluiten over een usiness-case? Wanneer levert een sector udget in als er een usiness-case wordt uitgevoerd? Wanneer en hoe ontvangt een (ondersteunende) sector een vergoeding voor de kosten die zij moeten maken om een usiness-case feitelijk uit te voeren? Wat spreken we af over de verwerking van overheadkosten in usiness-cases? In het programma SLIM Werken (herontwerp van processen) wordt er al met usiness-cases gewerkt. Vandaar dat veel in de uitwerking van dit kader is gericht op dit programma. Niettemin heen usiness-cases een toepassingsgeied over de volle reedte van de Omuigingenlijst. De regels toegepast op SLIM Werken Voor het hele document over de ezuinigingsregels wordt verwezen naar Bezuinigingsregels (auteur: Joost van Stiphout) dat op 20 juni door de Directieraad is vastgesteld. Het zijn de spelregels waar volgens de procesvereteringen innen SLIM Werken worden georganiseerd en waarlangs de oprengsten worden verrekend. Concreet geeft dit het volgende proces. Voorereiding Een sectorhoofd initieert een voorstel om slim te gaan werken. Om te epalen of dit rendeert moet een usiness-case worden opgesteld. Hiervoor moeten soms (onderzoeks-) kosten worden gemaakt. De programmamanager SLIM Werken maakt in overleg met de etreffende sectorhoofden een raming van de kosten voor het opstellen van de usiness-case. Goed onderouwde aanvragen moeten er voor zorgen dat de capaciteit van het programma SLIM Werken, goed wordt ingezet. De DR eoordeelt de raming van de kosten voor het opstellen van een usiness-case en geeft ij (onderzoeks-) kosten toestemming om deze te gaan maken. Dekking hiervoor wordt gevonden in programmaudget (jaarlijks ,-- gedekt uit Endinet Reserves). Het programma SLIM Werken is geplaatst onder Collegeproduct Organisatie en Bedrijfsvoering. Opstellen van een usiness-case De programmamanager SLIM Werken is verantwoordelijk voor de totstandkoming van een usiness-case. Interne kosten voor de inzet van medewerkers ij het maken van een usiness-case worden door de primaire en secundaire sectoren niet in rekening geracht. 28/48 Versie 1.0. esluitvorming DR 11 juli

29 Programmaplan Het opstellen van een usiness-case geeurt volgens een vast stramien, waarin oa. zijn opgenomen: De verwachte oprengsten (incidenteel en structureel) De verwachte kosten (incidenteel en structureel) De planning van de aten het terug-/in-verdienen De kostenplaats en -soort waar deze tot uitdrukking komen De planning van de kosten De kostenplaats en soort waar en waarvoor deze worden gemaakt De terugverdientijd wanneer de kosten eerder moeten worden gemaakt dan de aten. Evaluatiemoment om te kunnen eoordelen of de verwachte oprengsten worden gehaald. Ook wordt in de usiness-case aangegeven of en welke overheadkosten espaard zullen worden. Dit wordt financieel niet meegenomen in usiness-case, maar is een hulpmiddel om de in de tijd later ingeoekt ezuinigingen op overhead te concretiseren. Besluitvorming Als een usiness-case is opgesteld en geaccordeerd door het etrokken sectorhoofd(-en) (proceseigenaar), ondersteunende sectoren (v. I&B) en programmamanager SLIM Werken, wordt zij voor goedkeuring aangeoden aan de Directieraad. Vooraf vindt hierop reguliere toetsing en advisering plaats door de sector Control (CTR-adviseur programma SLIM Werken en de CTR adviseur van de procesverantwoordelijke sector). De usiness-case wordt door de Directieraad ehandeld en ij goedkeuring met ijehorende concept egrotingswijzigingen doorgeleid naar het College. Het College stelt een usiness-case inclusief egrotingswijzigingen definitief vast en mandateert de Directieraad voor de uitvoering. Als de usiness case tot uitvoering komt zijn de aten en kosten taakstellend voor de etreffende sectoren. Conform de aten- planning wordt 70% taakstellend ingeoekt en de overige 20% ij de afronding van de verandering. Verder wordt 10% gereserveerd als prikkel/incentive (eenmalig) voor door de sector zelf. De incentive is edoeld voor de aanwending ij nieuwe doelmatigheidsvereteringen. De ondersteunende sectoren worden gemachtigd om uitvoering te geven aan de veretermaatregelen en de ontvangen middelen te esteden zoals is verwoord in de usiness-case en egrotingswijziging. Uitvoering en evaluatie o..v. goedgekeurde usiness-case Het sectorhoofd (proceseigenaar) is verantwoordelijk voor de uitvoering van een usiness-case. Als een usiness-case is uitgevoerd (de nieuwe werkwijze is in productie genomen) stellen het sectorhoofd (proceseigenaar), ondersteunende sectoren (ic I&B) en programmamanager SLIM Werken een Oplever Document op. De Directieraad stelt het Oplever Document vast. Op asis van het Oplever Document kan een mogelijke correctie plaatsvinden van de structurele en incidentele kosten en oprengsten. Als uit de evaluatie lijkt dat het verloop van een nieuw ingericht proces anders is dan in de usiness-case verondersteld wordt, vindt er correctie plaats op de oprengst. Die kan meer of minder zijn. Als de oprengst minder is, dan is de tweede afrekening minder dan 30%. Als de oprengst hoger is, dan eslist de Directieraad over de estemming van de extra oprengsten. Afwijkingen in het verloop van een nieuw proces worden gemeld in de maandelijkse voortgangsrapportages SLIM Werken zodat een correctie op de oprengst niet een verrassing is en met reden verklaard kan worden. 29/48 Versie 1.0. esluitvorming DR 11 juli

30 Programmaplan Personele gevolgen na feitelijke uitvoering van de usiness-case De uitvoering van een usiness-case kan leiden tot taakverschuivingen en het mogelijk oventallig worden van personeelsleden. Na het vaststellen van de usiness-case worden door het sectorhoofd (proceseigenaar) de desetreffende personeelsleden aangemeld ij het programma Moiliteit. De personeelsleden in kwestie lijven op de personele egroting van de sector staan tot het moment dat (her-)plaatsing van deze medewerkers heeft plaatsgevonden. Het programma Moiliteit is ondersteunend naar het verantwoordelijk sectorhoofd voor (her-)plaatsing van deze medewerkers. OPMERKING: Op weg naar 2015 zullen er innen de organisatie forse ezuinigingsmaatregelen worden genomen, die ook tot een esparing op de overheadkosten van de interne dienstverlening moeten gaan leiden. Vanaf 2014 wordt dit in het ezuinigingspalet ook zichtaar. De gedachte hierij is dat er een volgtijdelijke relatie ligt tussen de maatregelen innen de sectoren en de ezuinigingen die dit tot gevolg heeft innen de interne dienstverlening (overhead). En dat er in de eerste jaren tot en met 2013 op asis van het mechanisme trapje op/trapje af, geen sustantiële voordelen te ehalen zijn. Dit gaat echter niet in alle gevallen op. Om handen en voeten te geven aan het trapje op/trapje af, zal er in 2011 per ondersteunende dienst een rekenregel worden opgesteld op asis waarvan in de overheadkosten fluctueren met ezuinigingen elders in de organisatie. Concreet etekent dit nu voor het werken met usiness-cases dat de overheadkosten wel wordt geproeerd om in eeld te rengen, maar dat de overheadkosten níet in de oprengsten worden meegenomen. Aanvullende regels over de overheadkosten (opdracht aan projectleider Bezuinigingen) worden later dit jaar als supplement aan dit kader toegevoegd. Versie 1.0. esluitvorming DR 11 juli 30/48