Noodretentiegebied Coevorden Oost

Transcriptie

1 Waterschap velt & vecht De waarde van een gedragen oplossing 1

2 Inhoud 1 Samenvatting 3 2 Projecttypering 4 3 Projectdoelen 5 4 Werkwijze 6 5 Resultaten 9 6 FAQ s 11 7 Bijzonderheden 12 8 Tips & ervaringen 13

3 1 Samenvatting Dit projectblad toont een geslaagd voorbeeld van het aanbesteden volgens het criterium van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Dit is een alternatief voor het traditionele aanbesteden met het criterium volgens de laagste prijs. De opgave In 1998 dreigde wateroverlast uit te lopen op evacuatie van bewoners van Coevorden. Het was duidelijk dat er extra waterbergingscapaciteit voor noodsituaties nodig was in deze regio, zodat men het waterpeil kon laten zakken. Waarschijnlijk was deze retentiecapaciteit slechts eenmaal in de honderd jaar nodig, maar wie wil deze functie in zijn achtertuin? Het waterschap Velt & Vecht stond voor de vraag hoe deze retentiecapaciteit het beste kon worden gerealiseerd, rekening houdend met maatschappelijk draagvlak. Keuze voor EMVI Het waterschap voelde er niets voor om in eigen gelederen een oplossing te ontwikkelen. Juist de markt kan ertoe bijdragen dat er naar een brede reeks oplossingen gekeken kan worden. Verras ons maar eens, was het uitgangspunt. Waterschap Velt & Vecht heeft dan ook een zeer open vraag bij de markt neergelegd, waarin niet alleen de aard van de oplossing, maar zelfs ook de locatie van het werk bespreekbaar waren. In dialoog met de opdrachtgever hebben de inschrijvers hun aanbieding uitgewerkt. Jan Hermen Kat Wat heeft het opgeleverd? De marktpartijen bleken uitstekend in staat met goede inschrijvingen te komen. Een retentiegebied kost normaalgesproken 5 euro per kuub water. In dit geval realiseerde de markt een retentiegebied van 3 euro per kuub water. Maar niet alleen financieel was het een succes, ook de omgevingspartijen waren zeer tevreden over het resultaat. Het waterschap Velt & Vecht heeft inmiddels ook al andere projecten innovatief op de markt gezet. De informatie is onder meer verkregen uit interviews. Zonder oogmerk van compleetheid geeft dit projectblad u een doorkijkje naar de aanpak en achtergronden van het project. Voor algemene ervaringen en aanbevelingen over de toepassing van EMVI wordt verwezen naar het overkoepelende rapport Meer waarde voor de je geld, Veertien voorbeelden van aanbesteding op prijs/kwaliteit (mei 2010). 3

4 2 Projecttypering De projecttypering beschrijft wat het project inhield, hoe het project is uitgevraagd en in welke fase het nu verkeerd. 2.1 Typering algemeen Projectnaam Beschrijving/voorwerp van de opdracht Werkzaamheden in hoofdlijnen Projectomvang Openbaar aanbestedingsplichtig Bouworganisatievorm Opdrachtgever Adres opdrachtgever Geïnterviewde Opdrachtnemer Moment van gunning Start uitvoering Einde contract Actuele status (mei 2010) Het realiseren van een oplossing, waarbij tijdens extreem hoog water binnen een dag minimaal m 3 water kan worden onttrokken en geborgen uit het 9.10 pand van het Stieltjeskanaal, op een plek bovenstrooms van de Bentheimerburg in het centrum van Coevorden. Het ontwerpen en realiseren van de door de markt zelf ontwikkelde oplossing a (excl. BTW) Niet-openbare procedure met voorafgaande selectie conform hoofdstuk 3 van de ARW-2005 Design & Construct conform de UAV-gc 2005 Waterschap Velt & Vecht Waterschap Velt & Vecht Burgemeester Feitsingel 2, 7742 BP Coevorden Tel De heer J.H. (Jan Hermen) Kat Een combinatie met Fuhler, Hoornstra en Grondmij November 2008 December december 2009 Gerealiseerd 4

5 3 Projectdoelen Het doel van het project was het realiseren van de hoge ambitie ten aanzien van een noodretentiegebied. De realisatie moest mede mogelijk gemaakt worden door een subsidie en daarnaast moest er maatschappelijk draagvlak worden gecreëerd. 3.1 Bestuurlijke verwachtingen - succesbepalende factoren Het bestuur van Waterschap Velt & Vecht ziet kansen in innovatief aanbesteden. Als waterschap kun je niet voor alle projecten kennis en capaciteit in huis hebben. Daarom wil men vaker gebruik maken van de kennis en kwaliteiten van de markt. Dit project was de eerste innovatieve aanbesteding. Het bestuur was zich ervan bewust dat innovatief aanbesteden meer stuurt op het realiseren van doelen en niet zozeer op het realiseren van een oplossing. Loslaten is het devies. Men heeft ook de organisatie van het waterschap in dit denken meegenomen, in nauwe samenspraak met de verantwoordelijke projectleider. Daarbij is ook de gedachte dat innovatief aanbesteden zich niet tot dit ene project zal beperken. 3.3 Waarom is gekozen voor EMVI? (Motivatie) Het waterschap heeft zich een aantal doelen gesteld bij dit project. Men wil o.a. innovatie stimuleren en de eigen organisatie met extra kennis verrijken. Om dat te bereiken wil men de oplossingsruimte breed houden door een zeer open vraag neer te leggen. Een bewuste keus. Dat vraagt om een EMVI aanbesteding. Het waterschap Velt & Vecht had een hoge ambitie en zou met een relatief kleine eigen organisatie het project moeten uitvoeren. Men heeft daarom besloten gebruik te maken van de capaciteit en innovatieve kennis van de markt. De markt werd uitgedaagd op het creëren van draagvlak in de omgeving, meervoudig ruimtegebruik, een duurzame en technisch goede oplossing, snelheid, innovatie en kwaliteitsborging. 3.2 Verwachtingen gebruikers/ burgers - succesbepalende factoren Het draagvlak voor de te selecteren oplossing is een belangrijke succesfactor. Evenals de verwachtingen van de interne deskundigen. Zowel interne als externe groepen zijn zodoende bij het opzetten van de vraagspecificatie betrokken. De benodigde grond was in het bezit van agrariërs die geen voorstander van de plannen van het waterschap waren. Eén van de succesbepalende factoren was dan ook maatschappelijke acceptatie van de oplossing. 5

6 4 Werkwijze In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe men tot de beslissing voor deze EMVI aanbesteding is gekomen en hoe het proces bij Noodretentiegebied Coevorden zijn werk is gegaan. 4.1 Bestuurlijke besluitvorming De projectleider heeft bij het bestuur van het waterschap een investeringsaanvraag gedaan, waarin ook de wijze van uitvragen is voorgesteld. Het voorstel is in het bestuur besproken en goedgekeurd. 4.2 Aanbestedingsprocedure Gekozen type procedure Nationale aanbesteding volgens niet-openbare procedure met voorafgaande selectie Aankondiging Aanbestedingskalender Selectieprocedure Inschrijvingseisen: Maximaal aantal gegadigden dat was uitgenodigd om in te schrijven was vastgesteld op 4. Er gold een minimum omzeteis van (excl. BTW). De gegadigde diende in de afgelopen vijf jaar voorafgaande aan de datum van aanmelding ten minste 2 (één) soortgelijke opdrachten als hoofdaannemer te hebben uitgevoerd, waarbij de uitvoering van het werk een (gefactureerde) aanneemsom van meer dan (excl. BTW) had Dialoog / informatie uitwisseling Er is gewerkt met een concurrentie gerichte dialoog. Informatie-uitwisseling gebeurde drie maal en op individuele basis. Overweging was dat de opdrachtgever in deze open uitvraag in de procedure invloed kan uitoefenen op de gewenste oplossingen Ontwerpvergoeding voor partijen die het werk niet gegund werd. 4.3 EMVI Werkwijze Waar oplossingsvrijheid en waar voorgeschreven Extra bergingscapaciteit en een korte realisatietijd waren voorgeschreven. Met andere woorden: alleen het doel van de oplossing stond vast. De locatie en de oplossing konden naar eigen inzicht worden ingevuld EMVI gunningcriteria Prijs, bergingscapaciteit (fictieve korting), planning (fictieve korting), kosten beheer en onderhoud (score), productkwaliteit (score), proceskwaliteit (score) en communicatie (score) EMVI afwegingsmodel Voor iedere m3 hoger dan m 3 werd de inschrijvingsprijs met 2,= verlaagd. Voor iedere maand eerder gereed dan 1 januari 2010 werd een korting toegepast van De andere gunningcriteria werden gescoord door een jury waarbij aan elk criterium een waarde in euro s was gekoppeld. 10 is uitmuntend en 100% van de meerwaarde. 8 is goed en 50% van de meerwaarde 6 is voldoende en 0% van de meerwaarde. 4 is onvoldoende en -50% van de meerwaarde. Deze toegekende waarde werd als fictieve korting meegewogen in de EMVI score Meetbaar maken van criteria De criteria bergingscapaciteit en oplevertijd werden in de aanbieding van de inschrijver omschreven en waren zodoende direct te beoordelen. Daarnaast zijn er een aantal 6

7 kwalitatieve EMVI aspecten beoordeeld middels subcriteria en rapportcijfers. Bij twee onvoldoendes werd de partij uitgesloten van de verdere procedure Beoordeling van de aanbiedingen In de EMVI zijn de volgende aspecten gewogen: de inschrijvingsprijs, de kosten voor tien jaar onderhoud, de gerealiseerde bergingscapaciteit, de procesaanpak (planning, communicatie) en de productkwaliteit. Zoals ook aangegeven in het EMVI afwegingsmodel leverde een extra bergingscapaciteit (> 500 m3) een fictieve korting van twee euro per kubieke meter op en voor sneller opleveren gold een fictieve korting van euro per maand. De andere aspecten zijn beoordeeld met rapportcijfers tussen één en tien. Een score van zes was het minimum. Voor alle inschrijvingen is het fictieve inschrijvingsbedrag bepaald. De aanbieding met de laagste fictieve inschrijving was winnaar Keuze verhouding prijs/kwaliteit Bij een verwachte kostenraming van tussen 1,5 en 2,5 miljoen euro is voor kwaliteitsaspecten een maximale fictieve korting van 1,1 miljoen ingezet, te vermeerderen met fictieve kortingen voor snel opleveren en extra bergingscapaciteit. Dat biedt volop mogelijkheden om met hoge kwaliteitsscores voldoende onderscheidend te zijn om te kunnen bovendrijven. 4.4 Risicobeheersing Inschrijvers werd gevraagd de risico s te inventariseren en te alloceren met behulp van de meegezonden risicoallocatiematrix. 4.5 Contractmanagement Contractuele incentives De inschrijvers werden uitgedaagd meer bergingscapaciteit te leveren en de realisatie sneller uit te voeren Penalties bij niet voldoen contracteisen Malusregeling op het niet voldoen aan de deadline van De projectrealisatie is uiteindelijk toch vertraagd i.v.m. vergunningsproblemen. 7

8 5 Resultaten 5.1 Waarom was dit project succesvol Financieel Het waterschap heeft naar eigen beleving veel waarde voor haar geld gekregen. Oorspronkelijk gebudgetteerd op 4 euro per kuub is uiteindelijk gegund op ca. 2 euro per kuub. Financieel was het aanbestedingsresultaat dan ook een succes Kwaliteit van de inschrijvingen De opdrachtgever was verheugd met de variëteit aan de aangeboden oplossingen. De inschrijvers waren erg betrokken en kwamen met goed uitgewerkte plannen. De winnende oplossing muntte uit in eenvoud. Door de aangeboden extra capaciteit kon men het risiconiveau voor de burgers verder verlagen. Ook onderhoudsplannen en communicatieplannen waren van voldoende kwaliteit. De gekozen oplossing bood ook goede perspectieven voor draagvlak bij de omgeving. 5.2 Opgetreden projectverstoringen Juridische complicaties Er ontstond na gunning een verschil van inzicht over de hoeveelheid aangeboden m 3, maar dit heeft niet geleid tot een rechtszaak. 8

9 6 FAQ s Het projectteam is gevraagd om een aantal veel gestelde vragen vanuit haar visie te beantwoorden. 1. Hoe selecteer je de juiste partijen? Door proportionele selectiecriteria op te stellen en rekening te houden met de omvang van het werk. Probeer het project ook interessant te houden voor regionale partijen en sluit dergelijke innovatieve partijen niet op voorhand uit. 2. Hoe bepaal je de verhouding tussen prijs en kwaliteit? Het aanbestedingsteam heeft al in vroege fase een EMVI rekenmodel uitgewerkt en heeft daar intensief mee gespeeld. Hoe kunnen onderscheidende aanbiedingen nu op de juiste wijze komen bovendrijven? Het is wenselijk dat je gevoel krijgt bij het EMVI model. Zodoende is het EMVI model ook herhaaldelijk bijgesteld. 3. Welke projecten lenen zich wel en welke niet voor gunnen op basis van EMVI en waarom? Projecten met een innovatief of complex karakter. Eenvoudige projecten lenen zich in mindere mate voor EMVI. 4. Wat zijn hier de voordelen van gunnen op waarde? Een oplossing voor een complex vraagstuk, waarbij het waterschap de oplossingsmogelijkheden wilde inventariseren. 5. Wanneer is de opdrachtgever er klaar voor? Belangrijk punt is dat de opdrachtgever moet kunnen sturen op doelen en niet op oplossingen. Verder moet de opdrachtgever vertrouwen kunnen geven aan marktpartijen. Houd ook een project startup waarin ook eigen specialisten zijn betrokken. Voorkom dat het een geïsoleerd project wordt waar de organisatie verder niet van leert. 6. Welke risico s brengt gunnen op waarde met zich mee? Belangrijkste risico is dat je niet weet met welke oplossingen de markt gaat komen en dat je dus ook de consequenties m.b.t. vergunningen en draagvlak bij stakeholders niet helemaal kunt inschatten. In dit geval is ook speciaal aandacht besteed aan het betrekken van het (beperkte aantal) stakeholders. 7. Risico s naar de markt, hoe werkt dat? Definiëren, discussiëren en alloceren. De opdrachtgever moet dit proces intern doorlopen, al dan niet met adviseurs, maar ook met de markt. Je moet niet alles bij de markt leggen in verband met de prijsvorming van de aannemerij. 8. Wat zijn belangrijke aandachtspunten in de procesbeheersing van de aanbesteding? Het waterschap heeft op voorhand een aantal risico s gesignaleerd. Daarbij zijn beheersmaatregelen geformuleerd. Risico 1: Niet (geheel) tevreden met de door marktpartijen aangedragen ideeën (we worden in negatieve zin verrast). Beheersmaatregel: vraagspecificatie helder en eenduidig formuleren en vaststellen. Verwachtingen binnen de organisatie worden zodanig gemanaged dat zij open zal staan voor verrassen. Hiervoor wordt een intern projectteam samengesteld. Risico 2: Niet behalen van de subsidie door uitlopen van de procedures (MER/BP/vergunningen/ toestemmingen). NB. Ook in een traditioneel aanbestedingsproces is dit een risico. Beheersmaatregel: aanbestedingsproces efficiënt inrichten en deels vervlechten met de planologische procedures (voorsorteren op 9

10 de oplossing), vastleggen van actieve betrokkenheid van de marktpartij in het planologisch proces, in communicatieproces betrokkenheid creëren met het Bevoegd Gezag. Het voornemen is om een bonus/malus in te bouwen als financiële prikkel voor het tijdig opleveren van het project. Risico 3: Niet of onvoldoende aantal marktpartijen willen meedoen. Beheersmaatregel: door verkenning van de markt en het inzetten van bestaande en nieuw te maken netwerken de markt prikkelen en nieuwsgierig maken. Een ontwerpvergoeding verlaagt de drempel voor deelname aan het project. 9. Hoe organiseer je het beoordelingsproces van oplossingen? Adviescommissie: gesprekken voeren ter voorbereiding, het proces inzichtelijk maken, betrekken in het opstellen van de selectie- en inschrijvingsleidraad. Beoordelingscommissie: gesprekken voeren ter voorbereiding, een beoordelingsmatrix opstellen, het proces inzichtelijk maken, betrekken in het opstellen van de selectie- en inschrijvingsleidraad. 10. Hoe voorkom je ongewenste oplossingen? Door vaak in gesprek te gaan met de inschrijvers en door het risico te nemen één op één in gesprek te gaan, vergelijkbaar met een concurrentie gerichte dialoog. 10

11 7 Bijzonderheden Omschrijving Dit project laat zien dat er bij een relatief klein en simpel project toch nog allerlei onverwachte oplossingsmogelijkheden mogelijk zijn gebleken. Bijzonder in dit project is ook de relatief eenvoudige uitvraag, waarmee deze opgave in de markt is gezet. In de werkwijze van dit project is ook sterk de gunnen op waarde - methodiek van de CROW gevolgd. 11

12 8 Tips & ervaringen 8.1 Uitgevoerde evaluaties De aanbestedingsprocedure is na afloop met alle inschrijvers geëvalueerd. Inschrijvers zijn overwegend positief over deze wijze van aanbesteden. 8.2 Tips en ervaringen van de opdrachtgever Dit smaakt naar meer. In deze aanbesteding is een relatief eenvoudig project met veel ruimte in de markt gezet. Bij projecten als bijvoorbeeld een waterzuivering is deze werkwijze eigenlijk nog veel interessanter. Er zijn hier bijvoorbeeld veel meer vrijheidsgraden in techniek. Het bestuur van Velt & Vecht heeft inmiddels besloten om EMVI vaker toe te passen in komende projecten. Het resultaat was zeer de moeite waard. Ten opzichte van een traditionele aanbesteding, waar marktpartijen een oplossing van de opdrachtgever krijgen en voor een zes gaan, heeft het waterschap in deze aanbesteding zeer betrokken partijen getroffen. Bij een eigen oplossing zijn marktpartijen geneigd er juist een negen van te maken. Je haalt niet alleen marges op een goede uitvoering, maar zeker ook op een slim ontwerp. In gesprekken met marktpartijen hoorde het waterschap van de marktpartijen dat zij hun eigen ontwerpers soms de vraag moesten stellen of zij niet een te hoge kwaliteit nastreefden. Verdere ervaringen: Het gegevensbeheer van de opdrachtgever moet op orde zijn. Als je bijvoorbeeld geen kentallen hebt van de kosten van onderhoud, is het ook lastig de waarde van de aanbiedingen te bepalen. Dit soort gegevens zijn vaak minder goed op orde. Het eerste EMVI project kost duidelijk meer tijd, in deze fase geen tijdwinst. Het durven stellen van een open vraag vereist durf van bestuur en projectleider. Toch is juist deze open vraag voor het water een Jan Hermen Kat belangrijke reden voor het succes van dit project. Betrekken belanghebbenden. Denk bijvoorbeeld ook aan eigen interne specialisten. Zij blijken niet zo conservatief als ze er maar op de juiste wijze bij betrokken zijn en hun verantwoordelijkheid helder is. Ook de markt moet wennen aan extra ruimte. Houdt er rekening mee dat zij ook met deze nieuwe onzekerheden om moeten gaan en naar antwoorden zoeken in bijvoorbeeld de dialoogrondes. Tips: Zorg dat je vooral stuurt op doelen en niet op oplossingen. Dat vraagt ook om een projectteam dat op die wijze procesgericht stuurt. Zorg voor intern draagvlak en mandaat bij het bestuur. Je moet als projectleider ook weten dat je gedekt bent, ook als er onverwachte oplossingen uit de markt komen. 8.3 Tips en ervaringen van de inschrijver(s) De inschrijvers vonden de open vraag in eerste instantie lastig. Inschrijvers moesten meer dan gebruikelijk doorvragen bij de opdrachtgever om te kunnen herleiden wat een achterliggende gedachte (wens) van de opdrachtgever was. In de procedure is het geven van individuele inlichtingen een pluspunt geweest. Een enkeling had gemengde gevoelens over de aanbestedingsprocedure in verband met de moeite en energie die er gestoken moest 12

13 worden in de voorbereiding. Het merendeel van de inschrijvers was positief. Algemene tip: Aanbevolen wordt ook nadere tips te raadplegen via en de CROW publicatie Gunnen op waarde. 13