Waterschap De Dommel. Dommel door Eindhoven. Creatieve ruimte ten bate van de natuur. Dommel door Eindhoven

Transcriptie

1 Waterschap De Dommel Creatieve ruimte ten bate van de natuur 1

2 Inhoud 1 Samenvatting 3 2 Projecttypering 4 3 Projectdoelen 6 4 Werkwijze 7 5 Resultaten 10 6 FAQ s 11 7 Bijzonderheden 12 8 Tips & ervaringen 13

3 1 Samenvatting Dit projectblad toont een geslaagd voorbeeld van het aanbesteden volgens het criterium van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Dit is een alternatief voor het traditionele aanbesteden met het criterium volgens de laagste prijs. De opgave Van de A2 ten zuiden van Eindhoven tot het Wilhelminakanaal in Son en Breugel ondergaan de rivier de Dommel (17km) en het afwateringskanaal een flinke opknapbeurt. De bodem wordt schoner en de oevers worden mooier en natuurvriendelijker. Waterschap de Dommel heeft dit samen met de gemeenten Nuenen, Son en Breugel en Eindhoven en de provincie besloten. Sinds eind negentiende eeuw zijn beide wateren verontreinigd geraakt en daarnaast is de beek in het verleden recht getrokken, waardoor het water te snel wordt afgevoerd naar de Maas. Ook is er de laatste decennia kostbare natuur verloren gegaan. Keuze voor EMVI Op basis van een geïntegreerd contract (UAV-gc) inclusief meerjarig onderhoud voor een periode van vijf jaar wil het waterschap de waterkwaliteit en de kwaliteit van de omgeving verbeteren. Er is gekozen voor een geïntegreerde contractvorm om de markt meer flexibiliteit te bieden ten aanzien van de uitvoeringsmethodiek (ruimte voor innovatie) en omdat het project in een stedelijke omgeving ligt. De keuze voor gunnen op basis van EMVI is ook mede ingegeven door de maatschappelijke belangen, aangezien verschillende publieke instanties samen moesten werken om de verwachtingen van de burgers waar te maken. Wat heeft het opgeleverd? De aanneemsom ligt circa twintig procent lager dan de directiebegroting. De bouwondernemer heeft gebruik gemaakt van de innovatieve ruimte die het UAV-gc contract biedt en is zo tot een vernieuwende uitvoeringsmethode gekomen. De combinatie maakt gebruik van een grondpomp, wat een slibdepot voor ontwatering overbodig maakt en zo minder hinder veroorzaakt en daarmee de risico s op klachten en moeilijk te verkrijgen vergunningen voor slibdepots verkleint. De informatie is onder meer verkregen uit interviews. Zonder oogmerk van compleetheid geeft dit projectblad u een doorkijkje naar de aanpak en achtergronden van het project. Voor algemene ervaringen en aanbevelingen over de toepassing van EMVI wordt verwezen naar het overkoepelende rapport Meer waarde voor de je geld, Veertien voorbeelden van aanbesteding op prijs/kwaliteit (mei 2010). 3

4 2 Projecttypering De projecttypering beschrijft wat het project inhield, hoe het project is uitgevraagd en in welke fase het nu verkeerd. 2.1 Typering algemeen Projectnaam Beschrijving/voorwerp van de opdracht Werkzaamheden in hoofdlijnen Projectomvang Openbaar aanbestedingsplichtig Bouworganisatievorm Opdrachtgever Adres opdrachtgever (I ) Een 17 kilometer lang traject van de rivier de Dommel, een 3 kilometer Afwateringskanaal alsmede een aantal stadwateren in Eindhoven krijgen een grootschalige opknapbeurt. De werkzaamheden bestaan uit het saneren van de verontreinigde waterbodem in de Dommel en het Afwateringskanaal alsmede specifiek voor de Dommel het verflauwen van de oevers en aanleg van nieuwe meanders. Daarnaast is de aanleg van een aantal poelen voorzien en zullen kruisende bruggen in het traject Dommel en Afwateringskanaal faunapasseerbaar gemaakt worden. Ook zal in de Dommel een stuw vispasseerbaar worden gemaakt. Totale projectkosten circa 12,5 miljoen Inschrijfsom: 7,9 miljoen (excl. BTW) Het project is Europees aanbesteed met voorafgaande selectie. Design & Construct op basis van UAV-gc 2005 alsmede meerjarig onderhoud voor een periode van 5 jaar voor het natte profiel van de Dommel en het afwateringskanaal. Het ontwerp is echter al grotendeels door het waterschap gemaakt. Voor de onderhoudsperiode van vijf jaar is gekozen vanwege kwaliteitsborging. Het is een overzichtelijke termijn, maar hierdoor is het voor de markt mogelijk om goede afwegingen te maken tussen prijs en kwaliteit. Waterschap De Dommel Bosscheweg WB Boxtel Telefoon: (0411)

5 Projectnaam Geïnterviewde Opdrachtnemer Moment van gunning Start uitvoering Einde contract Actuele status (mei 2010) Frank Gerritsen Combinatie Van de Biggelaar/Ploegam November 2009 Juni 2010 December 2011 In voorbereiding 5

6 3 Projectdoelen In het project moesten verschillende publieke instanties samenwerken om de verwachtingen van de burgers waar te maken. De keuze voor gunnen op basis van EMVI is daarom ook mede ingegeven door de maatschappelijke belangen. 3.1 Bestuurlijke verwachtingen - succesbepalende factoren Bij het project zijn diverse overheden betrokken. Twee succesbepalende factoren zijn de onderlinge samenwerking en het vertrouwen. Er is daarom een bestuursovereenkomst afgesloten met de gemeenten Nuenen, Son en Breugel en Eindhoven en het waterschap. De projectorganisatie bestond in de voorbereidingsfase uit circa veertig personen welke in meerdere of mindere mate een bijdrage hebben geleverd aan het project. De financiering van het project bestaat voor een groot deel uit subsidies. Een eis bij één van de subsidieverstrekkers was dat het werk voor 2010 moest zijn gegund. Na hard werken en de goede inzet van het projectteam is dit doel gehaald. 3.3 Waarom is gekozen voor EMVI? (Motivatie) Er is gekozen voor een geïntegreerde contractvorm om de markt meer flexibiliteit te bieden ten aanzien van de uitvoeringsmethodiek (ruimte voor innovatie). Er is ook bewust gekozen voor dit type contractvorm en voor EMVI, omdat het project in een stedelijke omgeving ligt. De marktpartijen zijn door de EMVI procedure uitgedaagd om na te denken over planning en projectbeheersing, omgevingsaspecten en uitvoeringsaspecten (communicatie met de omgeving, het minimaliseren van hinder en netjes te werken) en duurzaamheid. 3.2 Verwachtingen gebruikers/ burgers - succesbepalende factoren In het voortraject heeft het waterschap nauw contact onderhouden met de omwonenden, belanghebbenden (verenigingen, particulieren) en geïnteresseerden. Er zijn brieven gestuurd, er is een website gemaakt, er zijn informatiebijeenkomsten gehouden en er hebben huisbezoeken plaats gevonden. De persoonlijke benadering had effect: er is geen enkel bezwaar ingediend bij de vaststellingsprocedure van het ontwerp. 6

7 4 Werkwijze Na de bestuurlijke besluitvorming heeft er een marktconsultatie plaats gevonden, zijn partijen geselecteerd en is er uiteindelijk overgegaan tot gunning. Dit hoofdstuk beschrijft de gehanteerde werkwijze. 4.1 Bestuurlijke besluitvorming Na het tekenen van de bestuursovereenkomst nam het waterschap als aanbestedende dienst de leiding op zich. Er werd steun verleend door de bestuurders en de ambtelijke organisatie heeft de aanbesteding verder zelfstandig kunnen begeleiden. 4.2 Aanbestedingsprocedure Gekozen type procedure Voorafgaande selectie waarbij aantal gegadigden is teruggebracht tot vijf Uitnodiging tot inschrijving Gunning op basis van EMVI Aankondiging Aankondiging vond plaats via Aanbestedingskalender Selectieprocedure Op basis van een aantal uitsluitinggronden: financiële en economische draagkracht, technische geschiktheid en organisatorische bekwaamheid zijn de gegadigden beoordeeld. Nadere selectie heeft plaats gevonden door een jury van zeven personen op basis van referentieprojecten; opgave technici, technische organen en beroepskwalificaties; materieel en technische uitrusting Dialoog / informatie uitwisseling Middels drie Nota s van inlichtingen Ontwerpvergoeding Ja, na selectie voor een volledige en geldige inschrijving: (excl. BTW) Daarnaast heeft het waterschap zelf veel onderzoek gedaan om de transactiekosten voor de marktpartijen te verminderen. 4.3 EMVI Werkwijze Waar oplossingsvrijheid en waar voorgeschreven Het ontwerp is al grotendeels door het waterschap gemaakt. De oplossingsvrijheid betrof met name de uitvoeringsmethode. De marktpartijen is gevraagd hoe om te gaan met planning en projectbeheersing, omgevingsen uitvoeringsaspecten (communicatie met de omgeving, het minimaliseren van hinder en netjes werken) EMVI gunningcriteria Economisch meest voordelige aanbieding, gelet op: P r ij s Planning en projectbeheersing Omgevingsaspecten Uitvoeringsaspecten Duurzaamheid EMVI afwegingsmodel De inschrijfsom bestond uit de realisatiekosten (ontwerp, voorbereiding en uitvoering) en de kosten voor het meerjarig onderhoud. De realisatiekosten moesten opgesplitst worden in prijsonderdeel A (grondwerk met verrekenprijzen) en prijsonderdeel B (overige kosten; inschrijfsom minus het meerjarig onderhoud en minus prijsonderdeel A). De verschillende EMVI criteria worden als volgt gewogen: Prijs: weging 55% Planning en projectbeheersing: weging 20% Omgevingsaspecten: weging 10% Uitvoeringsaspecten: weging 10% Duurzaamheid: weging 5% 7

8 4.3.4 Meetbaar maken van criteria EPer gunningcriterium worden punten gegeven op een schaal van tien. Het scoreaandeel van de afzonderlijke aspecten van de vier beoordelingsonderdelen wordt bepaald door de gemiddelde score van de beoordelaars te vermenigvuldigen met een factor. Deze factor is een verdieping op het criteria en is tot stand gekomen door een weging aan te brengen van enkele kwaliteitsfactoren binnen het criterium. Bijvoorbeeld het gunningcriterium omgevingsaspecten is onderverdeeld in een zestal kwaliteitsfactoren, waarbij de verdeling 0,3-0,15-0,1-0,2-0,1-0,15 is. Zie ook de beoordelingstabel Beoordeling van de aanbiedingen De beoordeling van de kwaliteit geschiedde door middel van een onafhankelijke jury bestaande uit vijf personen. De toegekende score per beoordelingsonderdeel (sommatie van de gewogen scores per aspect) en de daarbij behorende wegingfactor bepalen de uiteindelijke kwaliteit per inschrijver. Een kwaliteitscore van minder van 200 werd als onvoldoende beoordeeld. De gewogen score van de inschrijver met de hoogste kwaliteit werd gelijk gesteld aan de maximaal te behalen 45%.(450 punten) De andere scores werden hiervan afgeleid ( oprekken ). Tevens vergeleken de juryleden de ingediende documenten op basis van duidelijkheid, aansluiting bij de doelstelling van het project, eigen visie van de gegadigde en de samenhang/integraliteit. De laagste prijs krijgt 550 punten. Hogere inschrijvingen worden evenredig gekort in punten. (**) 4.4 Risicobeheersing Het plan van aanpak moest een risicomanagementplan bevatten met een overzicht van de specifieke risico s, die met de door de inschrijver gekozen werkwijze en volgorde samenhingen, alsmede een overzicht van de beheersmaatregelen. Het risicomanagementplan diende daarnaast de wijze te beschrijven waarop risicomanagement tijdens de contractduur wordt uitgevoerd. (**) NB. Inzichten over goede EMVI methodieken ontwikkelen zich nog steeds. Vernieuwing Bouw hecht veel waarde aan de toepassing van uniforme getoetste EMVI methoden. Raadpleeg hiervoor ook en de site van vernieuwing bouw. 4.5 Contractmanagement Contractuele incentives Geen Penalties bij niet voldoen contracteisen Geen Keuze verhouding prijs/kwaliteit Verhouding prijs-kwaliteit was 55% versus 45%. Deze keuze is gemaakt omdat kwaliteit nagenoeg even belangrijk wordt gevonden als prijs. Als publieke opdrachtgever dien je verantwoord om te gaan met maatschappelijk geld. 8

9 Beoordelingstabel gunningscriterium kwaliteit van inschrijvingen aanbestedingsprocedure 9

10 5 Resultaten Dit hoofdstuk beschrijft het succes van de gehanteerde werkwijze voor gunnen op waarde. 5.1 Waarom was dit project succesvol Financieel De inschrijfsom van de winnaar van de aanbesteding lag twintig procent onder de raming van het waterschap. Dit maakt het project financieel succesvol, omdat het waterschap de gewenste oplossing gerealiseerd krijgt, met minder hinder voor de omgeving en tegen een lagere prijs Kwaliteit van de inschrijvingen De kwaliteit van de verschillende inschrijvingen varieerde van hoog tot laag. Duidelijk was te zien dat meerdere partijen er goed over nagedacht hadden, in het bijzonder de uiteindelijke winnende aannemer. Deze heeft van de innovatieve ruimte die het UAV-gc contract bood dusdanig gebruik gemaakt, waardoor hij tot een vernieuwende uitvoeringsmethodiek is gekomen. De combinatie maakt gebruik van een grondpomp wat een slibdepot voor ontwatering overbodig maakt en minder hinder veroorzaakt en zo de risico s van klachten en moeilijk te verkrijgen vergunningen voor slibdepots verkleind. 5.2 Opgetreden projectverstoringen Juridische complicaties Eén van de afvallers maakte na voorlopige selectie bezwaar bij de rechtbank. Dit bezwaar werd ongegrond verklaard. Na de selectie werd één van de inschrijvingen als onaanvaardbaar getypeerd vanwege de hoogte van de inschrijfsom. Dit is echter goed gecommuniceerd met de betreffende inschrijver. 10

11 6 FAQ s Door het delen van ervaringen wordt het inzicht vergroot in de werkwijze bij een aanbesteding volgens gunnen op waarde. In dit hoofdstuk wordt antwoord gegeven op de meest gestelde vragen rondom dit proces. 1. Hoe selecteer je de juiste partijen? Bij de selectie zijn referentieprojecten een belangrijke informatiebron voor de opdrachtgever. Personeel en materieelgegevens bleken achteraf minder interessant bij dit project. 2. Hoe bepaal je de verhouding tussen prijs en kwaliteit? De prijs/kwaliteit verhouding is vastgesteld op basis van het gegeven dat het een stedelijk en complex project betrof. Dit was namelijk de aanleiding om kwaliteit bijna net zo hoog mee te laten wegen als prijs en zodoende is besloten om de verhouding vast te stellen op 55% prijs en 45% kwaliteit. 3. Welke projecten lenen zich wel en welke niet voor gunnen op basis van EMVI en waarom? Bij complexe projecten bijvoorbeeld in een stedelijke omgeving heeft EMVI toegevoegde waarde. Voor eenvoudig uit te voeren projecten is de waarde van EMVI minder groot. Laat de prijs hier bepalend zijn. Dit kan veel discussie voorkomen in verband met het objectief beoordelen van de plannen en de mogelijk daaruit voortvloeiende procedures. 4. Wat zijn hier de voordelen van gunnen op waarde? Ruimte voor innovatie. Minder risico s voor de opdrachtgever. Goedkopere realisatie dan zelf geraamd. Betere duurzaamheidprestaties dan verwacht. 5. Wanneer is de opdrachtgever er klaar voor? Als bestuurders vertrouwen stellen in de ambtelijke organisatie en als een opdrachtgever in staat is een doordachte gunningmatrix op te stellen. 6. Welke risico s brengt gunnen op waarde met zich mee? Kwalitatieve beoordelingen zijn vaak subjectief. Hierdoor kunnen verschillen van mening tussen de aanbestedende dienst en de markt juridische gevolgen hebben. Het is daarom belangrijk om de overwegingen bij de beoordelingen goed te documenteren. 7. Risico s naar de markt, hoe werkt dat? Laat uitvoeringsrisico s bij de markt. Maak hen (mede) verantwoordelijk voor het omgevingsmanagement en daag hen uit innovatief te werken (bijvoorbeeld ten aanzien van het minimaliseren van de hinder tijdens de realisatie). 8. Wat zijn belangrijke aandachtspunten in de procesbeheersing van de aanbesteding? Laat de robuustheid van de aanbesteding toetsen door een expert. Wees transparant, maar geef je niet helemaal bloot. 9. Hoe organiseer je het beoordelingsproces van oplossingen? Stel een deskundige jury samen en breng de individuele scores van de experts bij elkaar. Communiceer vervolgens de gemotiveerde score met alle deelnemers. 10. Hoe voorkom je ongewenste oplossingen? Probeer middels de uitvraag en de nota van inlichtingen de markt te sturen in de gewenste oplossingsrichting. 11

12 7 Bijzonderheden In dit hoofdstuk worden opvallende projectkenmerken met betrekking tot gunnen op waarde beschreven. Omschrijving De oplossingen op het gebied van duurzaamheid en de uitvoeringsmethodiek hebben de verwachtingen overtroffen. Duurzaamheid, omdat het project mogelijk CO 2 -neutraal kan worden uitgevoerd. Uitvoeringsmethodiek, omdat de gekozen werkwijze de risico s ten aanzien van vergunningen minimaliseert en minder hinder voor de omgeving veroorzaakt. 12

13 8 Tips & ervaringen In dit hoofdstuk wordt weergegeven hoe de betrokken partijen terug kijken op de aanbestedingsprocedure. 8.1 Uitgevoerde evaluaties Ter evaluatie is aan alle partijen de mogelijkheid geboden een gesprek aan te vragen. Hier is in de selectiefase door drie partijen gebruik van gemaakt en in de gunningfase door één partij. 8.2 Tips en ervaringen van de opdrachtgever De kracht van de markt zit in de uitdaging om innovatief met de uitvoering om te gaan. Daar moet een opdrachtgever optimaal gebruik van maken! Dat is goed gelukt in dit project. Het waterschap is blij met de winnaar van het aanbestedingstraject en de aannemer is blij met het werk. Het bestuur van het waterschap heeft dan ook haar vertrouwen in een goede afronding uitgesproken en er is sprake van een groot bestuurlijk draagvlak. Ondanks dat het waterschap zo transparant mogelijk heeft gehandeld, tekende een afvaller na de selectie toch bezwaar aan. Uiteindelijk werd het waterschap in het gelijk gesteld, maar het is jammer dat het zo gelopen is. Enkele tips die het waterschap wil meegeven: Maak een bewuste keuze voor gunnen op basis van EMVI; het vraagt een andere marktaanpak Laat de gunningmatrix bestuderen door een wiskundige. Maak scores op hoofdlijnen inzichtelijk. De deelscores van subcriteria zijn te gedetailleerd. 8.3 Tips en ervaringen van de inschrijver(s) Niels Kamphuis van aannemingsbedrijf Van den Biggelaar was erg te spreken over de aanpak. De vraag was helder geformuleerd in een UAV-gc contract en er was voldoende tijd om met de opdrachtgever te praten over de contractvraag. Door de vrijheid in uitvoeringsmethode leende dit project zich dan ook prima voor EMVI, vooral omdat je daardoor als opdrachtnemer de mogelijkheid hebt om een echt onderscheidende oplossing te ontwikkelen. De waardering van dhr. Kamphuis ging ook uit naar de transparantie in het proces. Algemene tip: Aanbevolen wordt ook nadere tips te raadplegen via en de CROW publicatie Gunnen op waarde. 13