Gemeente s-hertogenbosch. Restauratie Westwal. Gunnen op historische waarde. Restauratie Westwal

Transcriptie

1 Gemeente s-hertogenbosch Gunnen op historische waarde 1

2 Inhoud 1 Samenvatting 3 2 Projecttypering 5 3 Projectdoelen 7 4 Werkwijze 8 5 Resultaten 11 6 FAQ s 12 7 Bijzonderheden 14 8 Tips & ervaringen 15

3 1 Samenvatting Dit projectblad toont een geslaagd voorbeeld van het aanbesteden volgens het criterium van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Dit is een alternatief voor het traditionele aanbesteden met het criterium volgens de laagste prijs. s-hertogenbosch is een oude, belangrijke vestingstad, gesticht in 1185 op een strategische plaats waar de rivieren Dommel, Aa en Maas samenkomen. De vestingwerken zijn nog op veel plaatsen in de stad terug te vinden. De gemeente hecht veel waarde aan het restaureren en ontwikkelen van cultuurhistorisch erfgoed. Hierdoor wordt de historie van de stad zichtbaar en krijgt onder andere het toerisme nieuwe impulsen. In het rapport Westwal Keert Weer wordt de tweede deeluitwerking van het ontwikkelingsplan Versterkt Den Bosch beschreven. Dit is een integrale aanpak van de restauratie van de westelijke vestingrand van Willemsbrug tot Wilhelminabrug. De restauratie van de eerste 200 meter vestingmuur aan de Westwal is in juni 2006 afgerond. De opgave De grote wateroverlast in de omgeving van s-hertogenbosch in 1993 en 1995 verhoogde de urgentie de unieke vestingwerken van de stad te verbeteren. De grond- en waterkerende functie van de Westwal moest gerestaureerd worden zonder dat de vervorming van de rollaag, opgedrukt door bomengroei, werd aangetast. Het in oude staat herstellen van de vestingmuur langs de Westwal wordt gezien als het komen tot een staat van bevroren verval. Er is veel aandacht voor vegetatie, klassieke bouwmethoden en onderhoud. Tevens is het van belang dat er tijdens de uitvoering zo weinig mogelijk overlast voor de omwonenden en de toeristen wordt veroorzaakt. Waarom is voor EMVI gekozen Binnen EMVI zijn instrumenten gezocht om de aannemers te laten nadenken over innovatieve restauratiemethodes. Het succes van de innovatieve aanbesteding ligt in het bereiken van een gedragen vraagspecificatie en een optimale kosten - kwaliteitsverhouding bij de realisatie. Bij de vraagspecificatie is rekening gehouden met de belangen van gemeentelijke afdelingen en de architect. Daarnaast waren realiseerbaarheid en het behouden van subsidies van groot belang. De gemeente heeft zelf het ontwerp gemaakt en de marktpartijen uitsluitend uitgedaagd op de uitvoeringsmethode. Om de kwaliteit van de uitvoeringsmethode te kunnen belonen, is gunnen op de laagste prijs geen optie meer. De gemeente heeft bij deze opdracht bewust gekozen voor EMVI om onderscheidende en verrassende inschrijvingen te krijgen. 3

4 Wat leverde het op? Gezocht is naar betrokkenheid van de bouwonderneming en uitvoeringskennis op het gebied van innovatieve restauratiemethodes. Zo verraste de bouwer de gemeente door rolstijgers op een slimme manier in te zetten en tijdens de renovatie gebruik te maken van stempels van enkele decimeters om de muur te stutten zodat de rollaag in tact bleef. De informatie is onder meer verkregen uit interviews. Zonder oogmerk van compleetheid geeft dit projectblad u een doorkijkje naar de aanpak en achtergronden van het project. Voor algemene ervaringen en aanbevelingen over de toepassing van EMVI wordt verwezen naar het overkoepelende rapport Meer waarde voor de je geld, Veertien voorbeelden van aanbesteding op prijs/kwaliteit (mei 2010). 4

5 2 Projecttypering De projecttypering beschrijft wat het project inhield, hoe het project is uitgevraagd en in welke fase het nu verkeerd. 2.1 Typering algemeen Projectnaam Beschrijving/voorwerp van de opdracht Restauratie vestingmuur Westwal (2500 meter) Restauratie en opwaardering van de historische stadswallen van s-hertogenbosch. De restauratie vormt een onderdeel van het ontwikkelingsplan vestingwerken, een project dat uit 78 deelprojecten bestaat en in totaal 6,5 km beslaat. Het is in 1998 door de gemeenteraad goedgekeurd. Het gaat om een integrale restauratieplan. Daarbij gaat het niet alleen om restauratie, maar ook om architectonische toevoegingen en om toevoegingen om de stadswallen een aantrekkelijk verblijfsgebied te maken voor burgers en toeristen. Aandachtspunt is hierbij bijvoorbeeld het behoud van de bijzondere muurvegetatie. Daarbij bleek na de wateroverlast van 1993 ook de noodzaak om de waterkerende en grondkerende functie van de vestingmuren te herstellen. Na het verval van de defensieve functie was er nauwelijks onderhoud aan de stadswallen gepleegd. Werkzaamheden in hoofdlijnen Projectomvang Openbaar aanbestedingsplichtig Werkzaamheden betreffen ontwerp, realisatie en (2 jaar) onderhoud van de vestingwerken. Het definitief ontwerp is door het planteam gemaakt in samenwerking met een extern architect. Op basis van het eisenpakket in de vraagspecificatie heeft de aanbiedende partij in aanvulling op dit ontwerp nog een aantal ontwerptaken, zoals het ontwerp van onderdelen van een bastion, een rondeel en van vestingmuren. Zie ook (excl. BTW) Alles boven (excl. BTW) Europees en ook i.v.m. met Europese subsidies voor het totale project. 5

6 Projectnaam Bouworganisatievorm Opdrachtgever Adres opdrachtgever Geïnterviewde Opdrachtnemer Moment van gunning Start uitvoering Einde contract Actuele status (mei 2010) Restauratie vestingmuur Westwal (2500 meter) Deze EMVI aanbesteding is als UAV-gc contract op de markt gezet, waarin realisatie en 3 jaar onderhoud zijn betrokken. De EMVI criteria richten zich vooral op het uitvoeringsproces van het werk. Gemeente s-hertogenbosch Stadskantoor Wolvenhoek 1 s-hertogenbosch (073) Bas van Zwam Nico de Bont, Vught (de heer Boudewijn de Bont, directeur & Henk van de Brand, bedrijfsleider & Arjan Witjes als projectleider) Juli 2005 Oktober 2005 Juni 2006 opgeleverd, juni 2008 einde onderhoudsperiode. Volledig afgerond. 6

7 3 Projectdoelen De uitgestrekte vestingwerken van Den Bosch bepalen op vele plaatsen het stadsbeeld, en zijn een toeristische trekpleister. De gemeente beijvert zich te voldoen aan de eisen van externe financiering. Restauratie gaat zodoende ook hand in hand met stadsvernieuwing. Ook hierbij kan het bedrijfsleven met creatieve oplossingen bijdragen. 3.1 Bestuurlijke verwachtingen - succesbepalende factoren De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de restauratie van de vestingwerken is neergelegd in de Stuurgroep Vestigingwerken (sector directeuren en verantwoordelijke bestuurders). Het dagelijks bestuur is gedelegeerd naar het kernteam vestingwerken, dat ook het aanbestedingsbeleid aanstuurt. Het bestuurlijk belang zit niet alleen in het verbeteren van de kwaliteit van de vestingwerken en het aantrekken van toerisme. De gemeente wil tenminste ook de verkregen Europese subsidie zeker stellen. 3.2 Verwachtingen gebruikers/ burgers - succesbepalende factoren Herinrichting van de binnenstad van Den Bosch, daarmee niet specifiek voor de Westwal. De burgers van Den Bosch voelen zich nadrukkelijk bij de restauratiewerken betrokken. Het betekent een sterke verbetering van de leefomgeving en daarmee ook een stijging van de waarde van de huizen. De burgers hebben kennisgenomen van de presentaties van schetsontwerp (SO), voorlopig ontwerp (VO) en definitief ontwerp (DO), en tevens van de voorgenomen planning. Bewoners werden in de gelegenheid gesteld om vragen te stellen. Hinder tijdens de realisatie is onvermijdbaar (verminderde bereikbaarheid etc.). Er is inmiddels veel enthousiasme over het project. 3.3 Waarom is gekozen voor EMVI? (Motivatie) De uitdaging ligt vooral in de optimalisatie van de uitvoeringsprocessen. Vooral daar ligt de toegevoegde waarde die de gemeente graag van marktpartijen ziet. De gemeente moet vooral naar de centen kijken en wil daarbij de kennis van de markt benutten. Zodoende wil men slimme uitvoeringsmethoden aandacht geven, en wordt de kwaliteit van de aanpak meegewogen. Dan kan je niet meer gunnen op laagste prijs. 7

8 4 Werkwijze In dit hoofdstuk wordt omschreven hoe de EMVI aanbesteding tot stand is gekomen. 4.1 Bestuurlijke besluitvorming De kerngroep heeft beslist voor EMVI. Vanuit het ingenieursbureau van de gemeente is een voorstel voor de aanbestedingswijze uitgewerkt, met daarin de voordelen, nadelen en risico s. In een tweewekelijks overleg tussen het ingenieursbureau en de interne opdrachtgevers is uiteindelijk besloten over de te hanteren gunningcriteria. Voor de gemeente was dit het eerste UAV-gc project en tevens de eerste keer dat EMVI werd toegepast bij de restauratie van vestingwerken. 4.2 Aanbestedingsprocedure Gekozen type procedure Openbare aanbesteding met voorafgaande selectie Aankondiging Aanbestedingskalender Selectieprocedure Selectie criteria bestaan enerzijds uit omzeteisen (in restauratiewerkzaamheden), anderzijds uit getoonde vakbekwaamheden. Tenminste twee relevante referentieprojecten dienen te worden vermeld Dialoog / informatie uitwisseling De inschrijvers zijn alle stukken ter beschikking gesteld uit technisch en archeologisch onderzoek, zodat ze allen met dezelfde informatie van start konden gaan. Er zijn individuele inlichtingen geweest voor geselecteerde partijen. De daar besproken vragen zijn vooraf ingedeeld: algemene schriftelijke vragen op het contract (oplossingsvrije vragen) oplossingsspecifieke vragen m.b.t. de uitvoeringsmethode (1 gesprek) Ontwerpvergoeding Partijen ontvingen een rekenvergoeding van s (winnaar) of s (voor de verliezende inschrijvers). 4.3 EMVI Werkwijze Waar oplossingsvrijheid en waar voorgeschreven Het resultaat is voorgeschreven, de creatieve ruimte zit in de uitvoeringsmethodiek EMVI gunningcriteria Naast prijs is de aanbieding beoordeeld op het plan van aanpak, waarbij de aandacht uitging naar de volgende aspecten: a) Productkwaliteit & duurzaamheid. b) Vormgeving & muurvegetatie. c) Procesbeheersing, planning en omgevingsmanagement. d) Constructie EMVI afwegingsmodel Er is gebruik gemaakt van een puntensysteem, waarbij zowel prijs als kwaliteit punten kregen. De aanbiedingsprijs telt voor 70% mee, de kwaliteit van het plan van aanpak voor 30%. De aanbieding met de hoogste puntenscore is gekozen Meetbaar maken van criteria In de inschrijvingsleidraad is aangegeven hoe aanbiedingen beoordeeld gaan worden. Niet alleen de criteria zijn benoemd, maar er zijn ook indicaties meegegeven hoe toetscriteria tot waardering zullen leiden. Voorbeeld (D2): Aantasting muur ten behoeve van constructie. Mate van aantasting muuroppervlak in het zicht ten behoeve van de constructie. Hierbij geldt dat een aantasting/verstoring van 5% gelijk wordt gesteld als zijnde voldoende. Een verstoring/aantasting van 0% wordt beschouwd als zijnde aanmerkelijk betere kwaliteit. (aanbestedingsleidraad). 8

9 Tijdens de presentaties worden de inschrijvers ook op de vooraf gestelde beoordelingspunten bevraagd door de (deskundige) jury. Zodoende is ook een gerichte keuze gemaakt voor de personen in de jury. Vooraf is kenbaar gemaakt wie de juryleden zijn Beoordeling van de aanbiedingen Prijsenveloppe en aanbiedingsenveloppe (met plan van aanpak) zijn afzonderlijk ingeleverd. Voor de beoordeling van de kwaliteit was met name het plan van aanpak maatgevend. Het plan van aanpak bestond uit twee delen: a. een schriftelijk deel b. een presentatie Het plan van aanpak diende zodanig uitgewerkt te zijn, dat: de haalbaarheid en maakbaarheid van de constructie vast stond en verder onderzoek en detaillering geen aanleiding meer kon zijn tot ontwerpwijzigingen en wijzigingen van de uitvoeringsmethode Nadere detaillering geen gevolgen meer had voor de prijs c.q. kwaliteit. Bij de beoordeling van het plan van aanpak werden de vier aspecten met een rapportcijfer beoordeeld. Dat kwam tot stand door verrekening van de onderliggende subcriteria met hun gewichtsfactor. a) Productkwaliteit & duurzaamheid (25%) b) Vormgeving & muurvegetatie (25%) c) Procesbeheersing, planning & omgevingsmanagement (25%) d) Constructie (25%) De gemeente heeft bij de inschrijvingsleidraad het EVMI model toegelicht (voorbeeld:) 9

10 De plannen van aanpak zijn gepresenteerd aan een onafhankelijke jury met vier mensen (niet de projectleider, wel bijvoorbeeld architect, adviseur aanbestedingsvormen & -contract, professor universiteit Leuven, lid van de kerngroep). Op basis van de schriftelijke plannen van aanpak en van de presentatie is de kwaliteitsbeoordeling van de inschrijvingen tot stand gekomen. Dit leverde uiteindelijk per inschrijving een rapportcijfer voor kwaliteit. Ook aan de prijs werd een puntenwaardering gekoppeld. De laagste inschrijver kreeg per definitie een tien. Daaruit kon ook berekend worden hoeveel euro overeenkwam met één punt. De score van hogere aanbiedingen werd hiermee evenredig verlaagd. Het resultaat van de beoordeling is bekend gemaakt middels het Proces-verbaal van aanbesteding (zie verderop in dit document) Keuze verhouding prijs/kwaliteit De prijs is en blijft belangrijk en heeft daarom ook veel gewicht gekregen. Met de keuze voor 30% kwaliteit wilde de gemeente voorkomen dat aannemers zich meer op de prijs gingen concentreren dan op de kwaliteit. 4.4 Risicobeheersing De gemeente heeft voor het opstellen van de aanbestedingsleidraad zelf al een risicoanalyse gemaakt. Ook de aannemer moesten zelf een risicoinventarisatie maken, inclusief analyse en formulering van beheersmaatregelen. Dit vormde een van de beoordelingscriteria voor de inschrijvingen (procesbeheersing). 4.5 Contractmanagement Contractuele incentives N.v.t Penalties bij niet voldoen contracteisen Malus-incentives (boeteclausule) voor parkeerafzetting en boombescherming. De uitslag op het procesverbaal van oplevering zag er als volgt uit: 10

11 5 Resultaten 5.1 Waarom was dit project succesvol Financieel Het aanbestedingsresultaat was positief en lag dus lager dan de raming (niet publiek gemaakt). Bovendien waren de risico s voor meerwerk in deze contractvorm beperkt. Financieel was de aanbesteding derhalve een succes Kwaliteit van de inschrijvingen In de breedte is er goed gescoord. Er was dus voldoende concurrentie. De diverse aanbieders hadden goede inschrijvingen, die ook opmerkelijk hoog scoorden op het aspect kwaliteit. Opmerkelijk was dat de gunstigste prijsaanbieding ook de beste kwaliteitsbeoordeling had. Het winnende bedrijf heeft een reputatie als specialist in restauratieprojecten. Zij bleken ook zeer creatief met de uitvoeringsmethoden voor dit werk. Het plan van aanpak is als beste gewaardeerd. De beoordeling leverde geen ongeldigheidverklaringen op bij toetsing aan de minimumeisen zoals beschreven in de vraagspecificatie. 5.2 Opgetreden projectverstoringen Juridische complicaties Geen rechtzaken, geen bezwaren, geen Alcatelproblemen. 11

12 6 FAQ s Door het delen van ervaringen wordt het inzicht vergroot in de werkwijze bij een aanbesteding volgens gunnen op waarde. In dit hoofdstuk wordt antwoord gegeven op de meest gestelde vragen rondom dit proces. 1. Hoe selecteer je de juiste partijen? Omzeteisen, omvangeisen en vakbekwaamheidseisen. Vakbekwaamheidseisen zijn getoetst middels referenties. Referentieprojecten zijn gecheckt door het projectteam, eventueel door nabellen. Als zich meer dan vijf gegadigden hadden aangediend, was loting voorzien. Dit bleek echter niet nodig. 2. Hoe bepaal je de verhouding tussen prijs en kwaliteit? Dit soort werken is sterk prijsgedreven. Door kwaliteit in de beoordeling voldoende gewicht mee te geven, wordt het geen wedstrijd voor allen prijsvechters. Dat heeft hier goed uitgepakt. 3. Welke projecten lenen zich wel en welke niet voor gunnen op basis van EMVI en waarom? Bouwondernemingen zijn zeker in staat om met hun technische en logistieke kennis onderscheidende aanbiedingen te maken. Dat soort opgaven lenen zich goed voor EMVI. Bedenk wel dat het veel energie van een inschrijver kost om tot een goed plan komen. Die energie moet dus wel in verhouding staan met het werk. Voor simpel werk met eenvoudige uitvoeringskeuzes kiest de gemeente vaak liever voor een RAW-bestek. 4. Wat zijn hier de voordelen van gunnen op waarde? Er is een goede kans op creatieve oplossingen. Dat is leuk voor de opdrachtgever en ook voor de inschrijvers, die op hun vakkennis worden uitgedaagd. In dit geval is een logistiek slimme oplossing gevonden, waarbij een baan is gemaakt voor een rolsteiger. Ook kwamen er originele oplossingen voor het bevroren verval beeld. Marktpartijen kwamen met details die de gemeente zelf niet van te voren had bedacht. Men streefde naar behoud van een opgedrukte rollaag volgens de wensen van bevroren verval. De houtgewassen moesten worden verwijderd, terwijl de rollaag behouden moest blijven. Door gebruik te maken van kleine stempeltjes om de wal de ondersteunen, kon een optimaal resultaat worden behaald. Het verval werd stop gezet, maar het effect kon wel zichtbaar blijven. Dat soort oplossingen waren juist zeer gewenst. 5. Wanneer is de opdrachtgever er klaar voor? Transparantie is een eis en een opdrachtgever moet in staat zijn om dat goed te organiseren. Gunnen op kwaliteit betekent dat voorkomen moet worden dat appels met peren worden vergeleken. Hoe wordt voorkomen dat de nummer twee gepasseerd wordt? Het is belangrijk te laten zien wat je doet en wat je gedaan hebt. Inschrijvers doen hun best voor hun opdrachtgever ze moeten dan ook professioneel benadert kunnen worden. 6. Welke risico s brengt gunnen op waarde met zich mee? Acceptatie van de jurybeoordeling is een risico, waar je zeer bewust mee moet omgaan. 7. Risico s naar de markt, hoe werkt dat? In deze wijze van aanbesteden met behulp van de UAV-gc kun je meerwerkrisico s beter beheersbaar maken. Verder neemt de opdrachtnemer ook verantwoordelijkheid voor zijn oplossing als hij de onderhoudsverantwoordelijkheid heeft. 8. Wat zijn belangrijke aandachtspunten in de procesbeheersing van de aanbesteding? Het begint met het stellen van een duidelijke vraag. Dit hebben we en dit willen we! Waar 12

13 willen we de creativiteit van de markt? Het is belangrijk goed voorbereid aan de startstreep verschijnen. Een ander aandachtspunt is het bewaken van de aanbestedingsdeadlines en de transparante beantwoording van vragen. Dat maakt toch het verschil tussen een goede en een slechte procedure. 9. Hoe organiseer je het beoordelingsproces van oplossingen? De aanbiedingen zijn veelal door een deskundige jury beoordeeld, in combinatie met ondersteunende experts. In deze procedure is ervoor gekozen de aanbiedingen te beoordelen aan de hand van een schriftelijke en een mondelinge presentatie. 10. Hoe voorkom je ongewenste oplossingen? Er zijn een aantal manieren om te sturen op de juiste oplossingen: Door ontwerpaspecten middels een architect in eigen hand te houden Middels de vraagspecificatie Middels de inlichtingenronde In een uiterste geval kan elke gemeente besluiten niet tot gunning over te gaan. 13

14 7 Bijzonderheden Omschrijving EMVI is in principe toepasbaar in alle sectoren van de bouw. Dit project is een voorbeeld dat laat zien hoe EMVI succesvol kan worden toegepast bij restauratiewerken. Het aanbestedingsresultaat maakt ook duidelijk dat de laagste inschrijvingsprijs en de beste aangeboden kwaliteit heel goed kunnen samengaan. 14

15 8 Tips & ervaringen 8.1 Uitgevoerde evaluaties Er is geen formele evaluatie geweest met de verliezende inschrijvers, maar wel een gesprek met de winnende inschrijver (i.s.m. Pianoo), gemeente en adviseur. Daarin kwam een positief beeld naar boven over de aanbestedingsvorm en de aanbestedingsprocedure (transparantie). Ook de samenwerking en communicatie met de gemeente en de omgeving is goed verlopen tijdens de realisatie. 8.2 Tips en ervaringen van de opdrachtgever De opdrachtgever was zeer tevreden met deze gunstige combinatie van prijs en kwaliteit. Een nieuwe vorm van aanbesteden kost zeker in eerste instantie niet minder tijd en geld voor de voorbereiding. Er moet aandacht besteed worden aan de vraagspecificatie en het contract. Ook moeten er goede criteria zijn voor informatie die publiekelijk bekend gemaakt wordt. Hierin moet heel bewust en transparant gehandeld worden. Verder is de eigen deskundigheid ook belangrijk. Uiteindelijk hebben we niet voor niets een jury van naam en faam ingesteld. 8.3 Tips en ervaringen van de inschrijver(s) Het winnende aannemersbedrijf Nico de Bont uit Vught geeft het belang van interactie tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer aan: De waardering komt tot stand in samenspraak tussen opdrachtgever en opdrachtnemer en dient uiteindelijk door beide in het contract te worden ondertekend. Als aannemingsbedrijf wil je erg graag positief scoren en met kwaliteit bekend staan, dat is je toekomst. Algemene tip: Aanbevolen wordt ook nadere tips te raadplegen via en de CROW publicatie Gunnen op waarde. 15