Inhoud. 1 Samenvatting 3 2 Projecttypering 4 3 Projectdoelen 5 4 Werkwijze 6 5 Resultaten 9 6 FAQ s 10 7 Bijzonderheden 12 8 Tips & ervaringen 13

Transcriptie

1 Provincie Gelderland Aanleg N322 Druten - Beneden Leeuwen Ruimtelijke inpassing voor een redelijke prijs 1

2 Inhoud 1 Samenvatting 3 2 Projecttypering 4 3 Projectdoelen 5 4 Werkwijze 6 5 Resultaten 9 6 FAQ s 10 7 Bijzonderheden 12 8 Tips & ervaringen 13

3 1 Samenvatting Dit projectblad toont een geslaagd voorbeeld van het aanbesteden volgens het criterium van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Dit is een alternatief voor het traditionele aanbesteden met het criterium volgens de laagste prijs. De opgave Het deel van de N322 tussen Beneden- Leeuwen en Druten is de laatste jaren steeds drukker geworden. Opstoppingen, onveilige situaties en overlast voor omwonenden zijn aan de orde van de dag. Na onderzoek en inspraak is door de provincie Gelderland en de gemeenten Druten en West Maas en Waal gekozen voor een volledig nieuw tracé ten zuiden van de huidige N322. Keuze voor EMVI Omdat de weg gepland is in een zeer natuurrijke omgeving is bij de aanbestedingsprocedure de nadruk gelegd op ruimtelijke kwaliteit. Op het tracé lag nog geen weg en daardoor hadden de inschrijvers veel oplossingsruimte. Gekozen is voor de contractvorm Design, Construct & Maintain. Wat heeft het opgeleverd? De provincie was positief verrast door het niveau van de inschrijvingen. Binnen het beschikbare budget is er een alom geprezen oplossing naar voren gekomen. Het ontwerp van de rondweg past goed in het landschap. Door de verhoogde ligging hebben automobilisten zicht op de omgeving en dankzij brede viaducten houden wandel- en fietspaden de natuur bereikbaar. De informatie is onder meer verkregen uit interviews. Zonder oogmerk van compleetheid geeft dit projectblad u een doorkijkje naar de aanpak en achtergronden van het project. Voor algemene ervaringen en aanbevelingen over de toepassing van EMVI wordt verwezen naar het overkoepelende rapport Meer waarde voor de je geld, Veertien voorbeelden van aanbesteding op prijs/kwaliteit (mei 2010). 3

4 2 Projecttypering Door verlegging van het tracé van de N322 ten zuiden van de huidige provinciale weg worden verkeersproblemen langs de Van Heemstraweg bij Beneden-Leeuwen opgelost. 2.1 Typering algemeen Projectnaam Beschrijving/voorwerp van de opdracht Werkzaamheden in hoofdlijnen Projectomvang Openbaar aanbestedingsplichtig Bouworganisatievorm Opdrachtgever Adres opdrachtgever Geïnterviewde(n) Opdrachtnemer Moment van gunning Start uitvoering Einde contract Actuele status (Mei 2010) Aanleg N322, Rondweg Druten - Beneden Leeuwen Aanleg van de provinciale weg N322 in het Land van Maas en Waal Ontwerp van de weg Ontwerp van de kunstwerken en inpassing kruisende wegen Uitvoering Onderhoud voor 15 jaar 26,7 miljoen (excl. BTW), bestaande uit stichtingskosten en vijftien jaar onderhoud. Er is gekozen voor een Europese, niet-openbare aanbesteding met voorafgaande selectie DBM met vijftien jaar onderhoud. Provincie Gelderland Markt 11, 6811 CG Arnhem Telefoon: (026) Dhr. A. Jorna, contractmanager provincie Gelderland Bouwcombinatie Ballast Nedam Van Gelder (BCBG v.o.f./n322) 2 juni 2009 September In uitvoering, met als doel eind 2010 het werk af te ronden. 4

5 3 Projectdoelen Omdat de nieuwe N322 in een natuurrijke omgeving gesitueerd is, had de provincie veel aandacht voor de landschappelijke inpassing. Dit moest een onderscheidende rol in de aanbesteding krijgen. 3.1 Bestuurlijke verwachtingen - succesbepalende factoren De opdrachtgever heeft bij de N322 gezocht naar punten waar vrijheid lag. Deze vrijheid kon worden gezocht in een landschappelijke inpassing, in de verhouding 70% landschap, 30% constructieve kwaliteit. Dit zou een wisselwerking tussen landschapsarchitect en wegenbouwer opleveren. De opdrachtnemer is ook verantwoordelijk voor het onderhoud van de weg. Hiermee zijn kwaliteit en duurzaamheid gewaarborgd. 3.3 Waarom is gekozen voor EMVI? (Motivatie) Hoewel de provincie veel ervaring heeft met RAW, worden steeds meer projecten via UAV-gc contracten aanbesteed. Door het gebruik van functionele eisen geef je ontwerpruimte aan de aanbieder. Met minimale eisen zijn kwaliteit en duurzaamheid gewaarborgd. Bij de N322 richt EMVI zich vooral op de ruimtelijke kwaliteit van de oplossing, waarin de provincie vooral op zoek was naar een weldoordachte oplossing, met zoveel mogelijk ambities op gebied van uitstraling, veiligheid, duurzaamheid en beleving. 3.2 Verwachtingen gebruikers/ burgers - succesbepalende factoren Door de aanleg van een volledig nieuw tracé ten zuiden van de huidige N322 zullen opstoppingen en onveilige situaties voor de omwonenden verminderen. 5

6 4 Werkwijze De uitdaging bij het ontwerp van de N322 lag niet in de constructieve aspecten, maar in ruimtelijke kwaliteit. Vandaar dat hier in het afwegingsmodel veel gewicht aan gekoppeld is. Dit hoofdstuk beschrijft de gehanteerde werkwijze. 4.1 Bestuurlijke besluitvorming De provincie heeft een tenderteam, waarin besloten wordt over de inkoopstrategie van projecten. Bij de N322 was vanuit het tracébesluit veel ontwerpvrijheid en omdat het project constructief niet complex was, kon de landschappelijke inpassing een onderscheidende rol krijgen. 4.2 Aanbestedingsprocedure Gekozen type procedure Niet-openbare aanbesteding met selectie Aankondiging De aankondiging heeft plaatsgevonden via de aanbestedingskalender Selectieprocedure Financiële draagkracht. Vakbekwaamheden: referentieprojecten, ervaring met UAV-gc in GWW. Aanwezigheid van erkende landschapsarchitect in het team. Op verzoek van marktpartijen zijn de eisen voor de verlichting aangepast. Ze zijn functioneler omschreven, om zodoende meer oplossingsruimte te geven Ontwerpvergoeding Ontwerpvergoeding van per partij, behalve de winnaar. 4.3 EMVI Werkwijze Waar oplossingsvrijheid en waar voorgeschreven Functionele criteria waar je als opdrachtgever vrijheid wilt geven en technische criteria waar je wilt voorschrijven. Het was ook een politiek gevoelig project met veel afspraken. De oplossingsvrijheden moesten nauwkeurig geformuleerd worden. Vooraf hebben de gemeentes hun wensen kunnen inbrengen in het programma van eisen EMVI gunningcriteria Prijs Ruimtelijke kwaliteit (uitgesplitst in subcriteria voor weg, landschap, kruisende wegen) Constructieve kwaliteit Plan van aanpak Beheer- en onderhoudskwaliteit Dialoog/informatie uitwisseling Het aanbestedingsproces had een doorlooptijd van 6 maanden, hierdoor zijn snelheid van handelen en hoeveelheid rekenwerk cruciaal. Informatie uitwisseling vond plaats in 3 sessies van 2 uur. Alle vragen zijn algemeen gemaakt. Beantwoording ervan is aan alle aanbieders beschikbaar gesteld. De aannemer maakt zelf het verslag van individuele inlichtingenrondes. Dit wordt getekend en is tevens contractstuk. De UAV-gc regelt dit bij individuele inlichtingen. 6

7 4.3.3 EMVI afwegingsmodel Meetbaar maken van criteria Om de landschappelijke inpassing toetsbaar te maken heeft het tenderteam een ambitiedocument voor ruimtelijke kwaliteit laten ontwikkelen, dat de basis vormt voor toetsing van de aanbiedingen. De experts die de inpassingsvisie hebben ontwikkeld, hebben ook de aanbiedingen beoordeeld. De beoordelingscriteria zijn naar subcriteria vertaald, zie de EMVI tabel hierboven. De juryleden beoordeelden onafhankelijk van elkaar, maar hadden ook overleg om zienswijzen en beoordelingen te delen. Voor alle kwaliteitsaspecten werden punten op de schaal van 1 t/m 5 gegeven Beoordeling van de aanbiedingen De aanbiedingen zijn puur beoordeeld op de ingeleverde documenten. Er is bewust niet gekozen voor presentaties omdat deze mogelijk vervuiling konden opleveren in de kwaliteitsbeoordeling. De prijs werd als volgt gewaardeerd: 7

8 4.3.6 Keuze verhouding prijs/kwaliteit De provincie heeft zelf een raming gemaakt en vervolgens een bovengrens vastgesteld. Voor het ontwerp en de realisatie van het werk bedroeg de bovengrens 24 miljoen en voor onderhoud bedroeg de bovengrens 2,7 miljoen. Inschrijvingen boven dit bedrag werden uitgesloten. Er is in dit project zwaar op kwaliteit beoordeeld, maar prijs telde wel mee, zodat inschrijvers toch zouden proberen onder het plafondbedrag in te schrijven. Door veel gewicht aan de ruimtelijke kwaliteit te koppelen, werd ieder subcriterium belangrijk voor de inschrijvers om veel aandacht aan te besteden. Hierdoor werden goed overdachte plannen ingediend. 4.4 Risicobeheersing Door zowel ontwerp, realisatie als onderhoud in het contract te combineren neemt de opdrachtnemer de bijbehorende risico s op zich. Dit biedt voor de opdrachtnemer de kans om hierop de anticiperen, oftewel de risico s te beheersen. Voor de opdrachtgever versterkt dit het vertrouwen in de markt, wat noodzakelijk is om ze ontwerpvrijheid te kunnen geven. 4.5 Contractmanagement Contractuele incentives Geen Penalties bij niet voldoen contracteisen Volgens UAV-gc standaard. 8

9 5 Resultaten Dit hoofdstuk beschrijft het succes van de gehanteerde werkwijze voor gunnen op waarde. 5.1 Waarom was dit project succesvol Financieel Door het budgetplafond is zeker gesteld dat aanbiedingen binnen budget blijven. De aanbiedingen voldeden aan de gestelde eisen en de provincie was dan ook tevreden met dit aanbestedingsresultaat Kwaliteit van de inschrijvingen De provincie was positief verrast door het niveau van de inschrijvingen. Met beperkt budget is de markt gevraagd om creatieve oplossingen, voor met name inpassing, te ontwikkelen. De winnende aanbieding bood een zeer goede invulling van de inpassingsvisie. Binnen het beschikbare beperkte budget is er een alom geprezen oplossing naar voren gekomen. 5.2 Opgetreden projectverstoringen Juridische complicaties Geen. 9

10 6 FAQ s Het delen van ervaringen vergroot het inzicht in de werkwijze bij een aanbesteding volgens gunnen op waarde. Dit hoofdstuk geeft antwoord op de meest gestelde vragen rondom dit proces. 1. Hoe selecteer je de juiste partijen? Naast eisen ten aanzien van de omzet is vooral geselecteerd op vakbekwaamheden. Daarbij heeft men ervoor gekozen om met name referentieprojecten en teamsamenstelling zwaar te wegen. Zo zijn de teams bijvoorbeeld beoordeeld op de betrokkenheid van een gekwalificeerde landschapsarchitect. De referentieprojecten zijn met punten beoordeeld, waardoor uiteindelijk de 5 beste aanbieders zijn geselecteerd. 2. Hoe bepaal je de verhouding tussen prijs en kwaliteit? Middels het budgetplafond is op voorhand al een maximale prijs vastgelegd. Middels een eigen kostenraming is dit budgetplafond bepaald. Met deze zekerheid over de financiële condities is de provincie erbij gebaat om verder de kwaliteit in de aanbiedingen te optimaliseren. In de EMVI is daarom veel ruimte gegeven voor waardering van kwaliteit. Het maximum aantal punten voor kwaliteit is 100, voor prijs is dat maximaal 30. In de uitvraag is een duidelijke scheiding gemaakt in eisen en wensen. De wensen zaten vooral in de landschappelijke inpassing, aangezien daar de ruimte was voor onderscheidende oplossingen. 3. Welke projecten lenen zich wel en welke niet voor gunnen op basis van EMVI en waarom? Belangrijkste criterium: er moet ruimte zijn voor onderscheidende oplossingen. De provincie hanteert voor de grote projecten de regel; EMVI tenzij. Voor kleinere, routinematige projecten (onderhoudswerken, rotondes, etc.) ziet de provincie nog een goede toepassing voor RAW. Vaak speelt tijdsdruk en de belasting van het ambtelijke apparaat ook mee in de overweging. Een RAW contract is zo gemaakt. Daar is intern veel kennis en ervaring van, bijvoorbeeld over verkeersmaatregelen, kostenkentallen. EMVI aanbestedingen optuigen kost nu veel tijd, maar naarmate de ervaring en het gebruik toeneemt, zal dit steeds sneller gaan. Daardoor kunnen ook steeds kleinere projecten via EMVI aanbesteed worden. 4. Wat zijn hier de voordelen van gunnen op waarde? Groot voordeel bij een project met ontwerpvrijheid is dat je als opdrachtgever kunt kiezen uit meerdere, sterk verschillende ontwerpen. Hierdoor is de kans groot dat je bevredigende oplossing krijgt voor een scherpe prijs. Daarnaast is het voordeel van D&C dat de ontwerprisico s bij de inschrijver liggen en de opdrachtgever dus minder snel met meerwerkclaims geconfronteerd wordt. 5. Wanneer is de opdrachtgever er klaar voor? Samenstelling van het projectteam is erg belangrijk. Dit moet een combinatie zijn van mensen die visie hebben, mensen die open staan voor nieuwe processen en mensen die inhoudelijk deskundig zijn. Het inschakelen van een extern bureau kan helpen om een volledig inzicht in risico s en valkuilen te krijgen. Echter, als je alleen gebruik maakt van externe kennis, dan verlies je gemakkelijk grip op het contract. Daarom vinden we het als provincie belangrijk dat we kennis opbouwen, er moet lerend vermogen zijn. Ook in het contract van de adviseur is opgenomen dat hij kennis overdraagt. UAV-gc contracten maken kost in beginsel veel tijd. Door kennisoverdracht wordt er langzamerhand gestandaardiseerd. De provincie wil ook gevoel hebben bij de begroting van een EMVI project. Met de SSK methodiek is een kostenbegroting bepaald. 10

11 Daar hebben we als provincie veel ervaring mee. Je kan zo eventueel tegengas geven aan het verhaal we kunnen het er niet voor maken. Anders stap je in het diepe, kunnen onderbouwen is essentieel. 6. Welke risico s brengt gunnen op waarde met zich mee? Het interne draagvlak kan een risico vormen. Het uitdrukken van gunningcriteria in geld in een EMVI tabel kan verwarrend werken. Dit bedrag is namelijk niet gelijk aan de kosten die deze kwaliteit kost, maar een fictief bedrag. De beoordeling van de onderscheidende kwaliteitsaspecten is essentieel in een EMVI. Het is zaak daarover geen discussie te krijgen. Daarom dient de opdrachtgever de objectiviteit van de beoordeling te borgen. 7. Risico s naar de markt, hoe werkt dat? Door de inschrijver te laten ontwerpen, wordt deze partij ook verantwoordelijk voor de ontwerprisico s. In de aanbestedingsleidraad dient de opdrachtgever duidelijk te communiceren over de scope van de opdracht, welke verantwoordelijkheden worden overgeragen aan de inschrijver. 8. Wat zijn belangrijke aandachtspunten in de procesbeheersing van de aanbesteding? De zorgvuldigheid bij de dialoogprocedure was voor de provincie een kritiek punt. Aan de transparantie en objectiviteit is veel aandacht besteedt. Vanwege deze objectiviteit is voor de beoordeling van de ruimtelijke kwaliteit een onafhankelijke commissie opgesteld, waar geen politiek en geen burgers in plaats hadden, om eventuele sentimentele keuzes te voorkomen. Een deskundige motivatiekeuze is van groot belang om de aanbesteding objectief te houden. 9. Hoe organiseer je het beoordelingsproces van oplossingen? Vanzelfsprekend wordt het twee enveloppensysteem gehanteerd bij de beoordeling van de aanbiedingen, waarbij prijs en aanbieding in afzonderlijke enveloppen worden aangeboden. De kwaliteit van de aanbiedingen wordt door juryleden individueel beoordeeld, onafhankelijk van elkaar. Een plenaire sessie werd gebruikt om beoordelingen (en vooral grote onderlinge verschillen) te verduidelijken. Het kan zijn dat juryleden hun beoordeling vervolgens, door voortschrijdend inzicht, bijstellen. 10. Hoe voorkom je ongewenste oplossingen? Daar waar je ontwerpruimte geeft, dien je de eisen functioneel te omschrijven. Maar waar je iets wilt voorschrijven moet je technische eisen gebruiken. Hierbij moet een evenwichtige mix ontstaan, zodat de inschrijvers genoeg ontwerpvrijheid hebben maar de opdrachtgever geen ongewenste oplossing krijgt. In stedelijke gebieden is de ontwerpvrijheid voor wegen erg beperkt. Daar moet de opdrachtgever dus relatief veel voorschrijven. Aandachtspunt bij politiek gevoelige projecten met veel afspraken is om de inschrijvers geen onnodige vrijheid te geven. Het eisenkader dient nauwgezet nagelopen te worden om te voorkomen dat er ongewenste oplossingen mogelijk zijn. 11

12 7 Bijzonderheden Omschrijving De aanbesteding van de N322 laat zien hoe toch (esthetische) kwaliteit kan worden uitgevraagd in combinatie met een krap budget. In de aanbiedingen is een budget plafond gehanteerd, waardoor het risico op budgetoverschrijdingen is beperkt. In de beoordeling van de aanbiedingen is ruimtelijke kwaliteit zodoende voor 70% meegewogen. Een redelijke variëteit aan oplossingen is het gevolg geweest. 12

13 8 Tips & ervaringen 8.1 Uitgevoerde evaluaties Na afloop heeft een onafhankelijke evaluatie plaatsgevonden van het aanbestedingsproces. Alle inschrijvers en de opdrachtgever zijn hierbij gesproken. De algehele beoordeling van het proces was positief, de opdrachtgever werd als open en transparant ervaren. Ook was de kwaliteit van de aanbestedingsdocumenten goed en verliep het proces conform de planning. De ontwerpvergoeding dekte niet de werkelijk gemaakte kosten, dit is overigens een kritiekpunt bij veel aanbestedingen. Algemene tip: Aanbevolen wordt ook nadere tips te raadplegen via en de CROW publicatie Gunnen op waarde. 8.2 Tips en ervaringen van de opdrachtgever De 3 individuele inlichtingenrondes zijn soepel verlopen. Ook de kwaliteit van de inschrijvingen was eigenlijk boven verwachting. Er is gestart met een gezamenlijke startup. In de procedure zijn daarna individuele inlichtingenrondes gehouden. Daarbij zijn goede spelregels gehanteerd. Zo moet er bij elke vraag eerst duidelijk worden vastgesteld of het om een individuele of een algemene vraag gaat. Door de open instelling van opdrachtgever en marktpartijen is juridisch touwtrekken voorkomen. Dit is voor de provincie een positieve ervaring, men gaat vaker aanbesteden via EMVI. 8.3 Tips en ervaringen van de inschrijver(s) De inschrijvers zijn positief over deze wijze van uitvragen. Zij vinden vooral de openheid van de opdrachtgever erg belangrijk. Ook is de doorlooptijd van procedure belangrijk. Die wordt mede bepaald door de hoeveelheid rekenwerk. De afvallers hebben een terugkoppeling van gehad van ca. 1 uur. Dat werd erg gewaardeerd, omdat dit hun inzicht geeft op welke punten hun oplossing minder gewaardeerd werd dan die van de winnaar. 13