1. Vraag aan 3 aanwezigen: wat is een beoordelingsmethode en. 2. Workshop. Doel: aanwezigen (beter) beeld geven bij het

Transcriptie

1 Workshop beoordelingsmethodieken Workshop februari 2015 Freek Gielen 1

2 Opzet workshop 1. Vraag aan 3 aanwezigen: wat is een beoordelingsmethode en welke beoordelingsmethode gebruik je nu? 2. Workshop. Doel: aanwezigen (beter) beeld geven bij het onderscheid in beoordelingsmethoden en de toepassing hiervan. 3. Vraag aan dezelfde 3 aanwezigen: ander / beter beeld bij beoordelingsmethoden gekregen en welke methode sprak jou persoonlijk aan? 4. Einde. LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 2

3 Maar het belangrijkste doel Beoordelingsmethoden zijn leuk! LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 3

4 De basis & begripsvorming (1) Het woord beoordelingsmethodiek komt niet voor in de AW2012 wat is een beoordelingsmethodiek? AW2012: beoordeling van de inschrijvingen aan de hand van de vastgestelde gunningscriteria en de vastgestelde weging daarvan. De manier waarop criteria onderling aan elkaar worden verbonden. LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 4

5 De basis & begripsvorming (2) Niet: voldoen aan eisen en voorwaarden. Dit is onderdeel van het beoordelingsproces. Gunningscriteria: - Kwalitatieve criteria; - Prijs criteria. Meest basale onderscheid in gunningsmethoden: 1. Laagste prijs. 2. Economisch Meest Voordelig Inschrijving (EMVI). LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 5

6 Samenvatting LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 6

7 Deel 1: Laagste prijs (1) AW2012: Kan, maar motiveren Voordelen: - Beoordeling eenvoudig en snel (geen beoordelingsteam); - Eenduidige afwijzing (kwantitatief) en hiermee kans op kort geding kleiner; - Bij functioneel specificeren: risico op meerkosten voor de leverancier; - Bij technische specificeren: je betaalt precies wat je vraagt. LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 7

8 Laagste prijs (2) Vooraf: motivatie sterk genoeg (kort geding)? Praktijkvoorbeeld: aanbesteding trapliften. Nadelen laagste prijs: - Specificeren kost ook tijd ; - Leverancier calculeert risico in; - Niet compleet: alsnog duurder (meerwerk); - Over compleet: onnodige extra kosten; - Is jouw specificatie daadwerkelijk goedkoop? - Uitsluiten kleine / locale leveranciers. Praktijkvoorbeeld: Strooizout (vroeger) veelal op basis van laagste prijs, maar is leverzekerheid > veiligheid niet het belangrijkste. LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 8

9 Deel 2: Gunningsmethoden De 3 gunningsmethoden om criteria te koppelen zijn: 1. Compensatorisch: Een slechte score op één criterium kan worden gecompenseerd door een goede score op een ander criterium. 2. Niet-Compensatorisch: Een slechte score op één criterium kan niet worden gecompenseerd. 3. Semi-compensatorisch: Een slechte score op één criterium kan deels worden gecompenseerd. Varianten zijn denkbaar (!) LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 9

10 Compensatorisch Compensatie is gewenst Methoden: - Gewogen factor methode (GFM); - Value For Money (prijs per punt); - Gunnen op waarde. LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 10

11 Gewogen Factor Methode (GFS) (1) De meeste bekende methode Een minder kwaliteit kan worden gecompenseerd door een lage prijs (prijs en kwaliteit compenseren elkaar): 1. Ken gewichten toe aan criteria; 2. Ken een score toe per criterium voor elke offerte; 3. Sommeer de gewogen scores per offerte; 4. Gun de opdracht aan de offerte met de hoogste gewogen score. LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 11

12 Gewogen Factor Methode (GFS) (2) Een voorbeeld: Conclusie: inschrijver B wint. LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 12

13 Gewogen Factor Methode (GFS) (3) Variant: het vermenigvuldigen van de gewogen scores per criterium in plaats sommeren, bijvoorbeeld: Conclusie: inschrijver C wint. Relatief lage of hoge scores meer effect geven op de einduitslag (versterkend effect in gewogen totaalscore). Extreem positieve aanbiedingen belonen en/of extreem slechte aanbiedingen straffen. LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 13

14 Gewogen Factor Methode (GFS) (4) Voordelen: - Goed bruikbaar als een all-round offerte wordt gezocht; - Gevoelsmatig kan een prijs/kwaliteit verhouding worden aangegeven; - Overzichtelijk en bekend. Nadelen: - Het kan onwenselijk zijn dat een mindere kwaliteit wordt gecompenseerd door een lage prijs; - Invloed van extreme biedingen kan groot zijn. LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 14

15 Value For Money (1) Punten toekennen aan alle kwaliteit criteria. Prijs als prijs (niet scoren). Delen kwaliteitspunten door prijs. De kwaliteit per Euro. Komt het meest letterlijk overeen met Richtlijn 2004/18/EG van het Europees Parlement: de beste prijs-kwaliteitverhouding LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 15

16 Value For Money (2) Een voorbeeld (prijs / kwaliteit): Conclusie: inschrijver B wint want deze heeft laagste score (voor hetzelfde bedrag meer kwaliteit). Optie: score = kwaliteit / prijs * is een factor om score boven de 1 te verkrijgen. Zelfde winnaar, want het is een verhoudingscijfer, maar dan wint de hoogste score. LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 16

17 Value For Money (3) Voordelen: - Expliciete prijs/kwaliteit verhouding worden aangegeven; - Prijs hoeft niet gescoord te worden; - Overzichtelijk en goed uitlegbaar richting leveranciers. Nadelen: - Het kan onwenselijk zijn dat een mindere kwaliteit wordt gecompenseerd door een lage prijs (net als bij GFM); - Invloed van extreme biedingen kan groot zijn (net als bij GFM); - Ofwel: minimale kwaliteit tegen lage prijs kan winnende offerte zijn LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 17

18 Gunnen op waarde (1) Stappen: 1. Bepaal per kwalitatief criterium een maximale waardevermindering in Euro s; 2. Bepaal per inschrijving de totale waardvermindering op de kwalitatieve criteria; 3. Totaalprijs vermeld op Prijzenblad Totale waarde op de gunningcriteria kwaliteit = Vergelijkingsprijs; 4. De laagste vergelijkingsprijs wint. Lijkt op GFM, maar dan in Euro s. LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 18

19 Gunnen op waarde (2) Voorbeeld: Conclusie: offerte C wint. LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 19

20 Gunnen op waarde (3) Voordelen: - Betere verhouding tussen kwalitatieve criteria en de prijs (dan bij GFM); - Makkelijk toepasbaar (prijs min kwaliteit); - Prijs wordt niet gerelateerd aan andere inschrijving (absoluut). Nadelen: - Euro s toekennen aan kwalitatieve criteria kan wennen zijn; - Realistische inschatting van totaalprijs niet altijd te maken; - Invloed van extreme biedingen kan nog steeds groot zijn (net als bij GFM). LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 20

21 Niet-compensatorisch Compensatie is ongewenst Methoden: - Lexicografische methode; - Maximin-methode. LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 21

22 Lexicografische methode (1) Rangorde van criteria, waarbij offertes alleen worden beoordeeld op het belangrijkste criterium, tenzij de score gelijk, dan geldt criterium 2, 3, etc. Bijvoorbeeld (prijs als belangrijkste criterium): Methode kan geschikt zijn, als met zekerheid gesteld kan worden dat leveranciers in staat zijn een minimale kwaliteit / levertijd te bieden. Variant: lexicografische semi-order: offertes binnen een indifferentiatiegrens van (bijvoorbeeld) 15 % zijn gelijkwaardig. LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 22

23 Lexicografische methode (2) Voordelen: - Het belangrijkste criterium geeft de doorslag (of criteria bij gelijke score); - Een offerte met een extreem lage score op het belangrijkste criterium maakt bij voorbaat geen kans op gunning; - Prijs hoeft niet gescoord te worden. Nadelen: - Criteria in rangorde 2, 3, etc. spelen totaal geen rol meer (behalve bij gelijk score op belangrijkste criterium); - Ofwel: een offerte met extreem hoge scores op alle behalve het belangrijkste criterium, maakt bij voorbaat geen kans op gunning. LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 23

24 Maximin-methode(1) Principe: de keten is zo sterk als de zwakste schakel. Werkwijze: 1. Ken bij de beoordeling een score toe per criterium voor elke offerte; 2. Bepaal voor iedere offerte de laagste (genormaliseerde) score; 3. Kies de offerte met de minst lage score. LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 24

25 Maximin-methode(2) Ten opzichte van de winnende offerte zijn alle andere offertes op minimaal één criterium slechter, voorbeeld: Conclusie: offerte C wint (laagste score is ten opzichte van andere offertes het hoogste). C heeft dus de minst zwakke schakel. LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 25

26 Maximin-methode(3) Voordelen: - Er is geen verschil in het belang van de criteria (dan wel niet objectief vast te stellen); - En hiermee: geen discussie over de wegging; - Duikgedrag met prijs (met een slecht kwaliteit) heeft geen effect (het gaat om minst slechte score). Nadelen: - Omdat gewichten geen rol spelen wordt een extreem hoge score niet beloond; - Een offerte met lage score op één criterium kan per definitie niet als eerste eindigen; - De duurste prijs kan alsnog als eerste eindigen (omdat een ander partij op een kwalitatief criterium lager scoort). LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 26

27 Semi-Compensatorisch Ofwel: compensatie is ongewenst. Methoden: - Laagst acceptabele bod (LAB); - Gemodificeerde laagste acceptabele bod; - Budget methode (don t); - Canadese methode (don t). LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 27

28 Laagste acceptabele bod (LAB) (1) Stappen: 1. Bepaal gewichten voor alles behalve prijs; 2. Bepaal een minimale norm voor de kwaliteit op basis van de maximale score (bijvoorbeeld 13); 3. Offertes met lagere score op de kwaliteit dan de norm worden verwijderd; 4. De offerte met de laagste prijs wint. LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 28

29 Laagste acceptabele bod (LAB) (2) Voorbeeld: Conclusie: offerte B wint. LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 29

30 Laagste acceptabele bod (LAB) (3) Voordelen: - Prijs hoeft niet gescoord te worden; - Laagste prijs voor minimale kwaliteit; - (Te) hoge kwaliteit kan niet worden gecompenseerd door hoge prijs. Nadelen: - Minimale kwaliteit kan moeilijk vast te stellen zijn; - De prijs van winnende offerte kan alsnog te hoog zijn; - Hoge score op kwaliteit wordt niet beloond. LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 30

31 Gemodificeerde laagst acceptabele bod (1) Zelfde stappen als bij laagste acceptabele bod, echter: De minimale norm gekoppeld aan de beste inschrijving (bijvoorbeeld minimaal 80 %), bijvoorbeeld: Conclusie: inschrijver C wint. LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 31

32 Gemodificeerde laagst acceptabele bod (2) Voordelen: - Zie LAB; - Kan voorkomen dat een offerte met een te hoge kwaliteit en te hoge prijs eerste eindigt; - Ook andere offertes met acceptabele kwaliteit (80%) komen voor gunning in aanmerking. Nadelen: - Zie LAB; - Offerte met hoogste kwaliteit is lage kwaliteit en hierdoor komen slechte kwaliteit alsnog voor gunning in aanmerking. LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 32

33 Budget methode (don t) Stappen: 1. Bepaal een maximum bedrag; 2. Verwijder offertes boven dit maximale bedrag; 3. Kies de leverancier met de beste kwaliteit. Slecht toepasbaar omdat: - De kans groot is dat leveranciers het maximum bedrag zullen aanbieden; - (Ook) de kwaliteit van de winnende offerte kan onvoldoende zijn. LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 33

34 Canadese methode (don t) Stappen: 1. Bereken de gemiddelde prijs; 2. Alleen offertes lager dan de gemiddelde prijs worden meegenomen; 3. Kies de leverancier met de beste kwaliteit. Slecht toepasbaar omdat: - Een offerte iets hoger dan gemiddelde, maar beste of betere kwaliteit valt af; - De kwaliteit van de winnende offerte kan onvoldoende zijn. LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 34

35 Deel 3: per criterium (1) Deel 1 betrof het relateren van criteria onderling, maar hoe om te gaan met de beoordeling per criterium (scoringsmethode)? Soorten criteria: Kwantitatieve criteria: Prijs, levertijd, boete, aantallen, etc. Kwalitatieve criteria: Slecht, redelijk, goed zeer goed, snel, mooi, etc. EU-richtlijnen staan er niet bij stil. AW2012: gaat niet verder dan dat de relevante redenen benoemd dienen te zijn. Bron voor willekeur (kwalitatieve criteria). LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 35

36 Per criterium (2) Beoordeling kwantitatieve criteria: - Relatief (lineair en niet-lineair, bijvoorbeeld gerelateerd aan de inschrijver met de beste prijs, snelste levertijd, etc.); - Absoluut (bijvoorbeeld rekenen met de prijs als geoffreerd); - Interpoleren (vooraf gegeven maximum en minimum). Beoordeling kwalitatieve criteria: - Rapportcijfers; - Andere beoordelingsschaal (bijvoorbeeld zeer goed, goed, voldoende onvoldoende); - Etc. LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 36

37 Hoe een methode te kiezen 1 Welke criteria? ,25 0,10 0,15 0,40 0,10 0,04 0,05 0,06 Wat is het belang van de criteria? Hoe de criteria te combineren (beoordelingsmethode)? Hoe de criteria te scoren (scoremethode)? Simulatietoets Offertes 0,25 0,10 0,04 5 0,15 0,05 0,40 0,06 0,10 Wie wint/winnen en wat krijgen de winnaar(s)? LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 37

38 Afsluitend Is een methode richting inschrijvers goed uit te leggen (geen kort geding)? Krijgen we uiteindelijk het product / dienst die we daadwerkelijk willen hebben? Sommige methodes kunnen in relatie tot de AW2012 niet of dit is niet verstandig (aftoppen, outranking, etc.). Reken vooraf altijd met een fictief getallenvoorbeeld (in Excel)? Wat kan er gebeuren?! LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 38

39 Bedankt voor jullie aandacht Amsterdam Zwolle Den Haag Eindhoven Den Dolder LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 39