Waterschap Valei en Eem Rioolwaterzuiveringsinstallaties Amersfoort en Veenendaal. De Waarde van lage levensduurkosten

Transcriptie

1 Waterschap Valei en Eem Rioolwaterzuiveringsinstallaties Amersfoort en Veenendaal De Waarde van lage levensduurkosten 1

2 Inhoud 1 Samenvatting 3 2 Projecttypering 4 3 Projectdoelen 6 4 Werkwijze 7 5 Resultaten 10 6 FAQ s 11 7 Bijzonderheden 13 8 Tips & ervaringen 14

3 1 Samenvatting Dit projectblad toont een geslaagd voorbeeld van het aanbesteden volgens het criterium van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Dit is een alternatief voor het traditionele aanbesteden met het criterium volgens de laagste prijs. De opgave In Amersfoort en Veenendaal moesten twee nieuwe nabehandelinginstallaties worden gebouwd voor het defosfateren van gezuiverd afvalwater. Dit water wordt geloosd op oppervlaktewater. Het bouwen van een complexe zuiveringsinstallatie vereist een samenwerking van verschillende disciplines. Bovendien zijn er normaalgesproken ook aanzienlijke onderhouds- en exploitatiekosten gemoeid met dergelijke installaties. Het waterschap besloot de oplossing voor deze waterzuivering niet zelf te ontwerpen en als traditionele aanbesteding op de markt te zetten. Dit project is nu als een Design, Build, Maintain opdracht in de markt gezet. Keuze voor EMVI Traditionele zandfilters zouden tot te hoge investeringskosten leiden, zo bleek uit recentelijke andere aanbestedingen. Hoe kan je de kennis in de markt gebruiken om en goed werkend waterfilter te maken voor een redelijk budget? Hiertoe besloot het waterschap om de creativiteit van de markt te benutten middels een EMVI-aanbesteding. Behalve de Total Costs of Ownership was de kwaliteit van het plan van aanpak een belangrijk criterium. Wat heeft het opgeleverd? Door de functionele uitvraag werd het waterschap verrast met zeer verschillende oplossingen. Er bleek een grote besparing mogelijk op het geraamde budget. Bijna 40%! Het waterschap heeft totaal verschillende oplossingen gekregen. Dat geeft een goed gevoel, zo gaf de projectleider aan. De kennis en mogelijkheden van de markt zijn volledig benut. Het waterschap is ervan overtuigd met deze aanbesteding een betrouwbare oplossing te hebben gekregen met lage levensduurkosten. De informatie is onder meer verkregen uit interviews. Zonder oogmerk van compleetheid geeft dit projectblad u een doorkijkje naar de aanpak en achtergronden van het project. Voor algemene ervaringen en aanbevelingen over de toepassing van EMVI wordt verwezen naar het overkoepelende rapport Meer waarde voor de je geld, Veertien voorbeelden van aanbesteding op prijs/kwaliteit (mei 2010). 3

4 2 Projecttypering De projecttypering beschrijft wat het project inhield, hoe het project is uitgevraagd en in welke fase het nu verkeert. 2.1 Typering algemeen Projectnaam Beschrijving/voorwerp van de opdracht Werkzaamheden in hoofdlijnen Projectomvang Openbaar aanbestedingsplichtig Bouworganisatievorm Opdrachtgever Adres opdrachtgever Geïnterviewde Opdrachtnemer Aanbesteding RWZI Amersfoort en RWZI Veenendaal Realiseren van twee nieuwe nabehandelinginstallaties t.b.v. het defosfateren van gezuiverd afvalwater dat geloosd wordt op oppervlaktewater. Ontwerp Aanvragen vergunningen Aansluiten op de huidige zuiveringen Bouwrijp maken Bouwen van opvoervoorzieningen, nabehandelinginstallaties, buffervoorzieningen, afvoervoorzieningen Onderhouden (optioneel) Stichtingskosten 10,5 miljoen; onderhoudskosten over 10 jaar 3,6 miljoen. Ja. Europees aan te besteden boven grens van 5,2 miljoen. Ook boven interne grens van openbaar aanbesteden binnen het beleid van het waterschap. Geïntegreerd contract - Er is sprake van een Design Build Maintenance contract met optioneel 10 jaar onderhoud, dat 2 jarig eenzijdig kan worden opgezegd door de opdrachtgever. Waterschap Vallei en Eem Fokkerstraat 16, Leusden Tel Martin van Zetten (projectmanager) GMB (hoofdaannemer) in combinatie met Witteveen & Bos en Reinders Waterbehandeling 4

5 Projectnaam Aanbesteding RWZI Amersfoort en RWZI Veenendaal Moment van gunning Start uitvoering Einde contract Actuele status (mei 2010) November november augustus 2011 (uitvoering gereed) Het contract is afgesloten. De eerste project startup (PSU) is uitgevoerd. Het ontwerp is in de fase van definitief ontwerp. 5

6 3 Projectdoelen Het waterschap wilde de creativiteit van de markt benutten door het gebruikelijke zandfilter niet voor te schrijven. Door een functionele uitvraag kreeg de markt de ruimte om alternatieve filtervarianten voor te stellen, met een betere prijs/kwaliteitverhouding. 3.1 Bestuurlijke verwachtingen - succesbepalende factoren Traditionele, volledig voorgeschreven en gespecificeerde zandfilters zouden tot te hoge investeringen leiden. Dat bleek uit voorgaande aanbestedingen, bijvoorbeeld de Dijkverbetering Randmeren. Daarom koos het waterschap ervoor om de vraag op een andere manier in de markt te zetten, namelijk door middel van een geïntegreerd contract. Doordat het waterschap besloot de keuze van filtervarianten niet voor te schrijven en over te laten aan de markt, kon door deze werkwijze het project gerealiseerd worden binnen het beschikbare budget. Daarnaast was er een beleidsmatige overweging bij de keuze. Na de bouwenquête schreven veel marktpartijen voor lage prijzen in. Tijdens de realisatie bleek dat de prijsduikers elke gelegenheid aangrepen om hun prijs te verbeteren, met conflicten en kwaliteitsproblemen als gevolg. Hieruit trok het waterschap de conclusie dat er een andere manier van aanbesteden nodig was om dit soort problemen te voorkomen. Met geïntegreerde contracten en EMVI heeft men de verwachting dat men in andere relaties projecten realiseert. 3.2 Verwachtingen gebruikers/ burgers - succesbepalende factoren Er is sprake van een installatie die min of meer op zichzelf staat. Er is geen interactie met direct omwonenden of gebruikers. 3.3 Waarom is gekozen voor EMVI? (Motivatie) Er was een combinatie van factoren die hebben geleid tot de keuze voor EMVI. De belangrijkste reden was de wens om onderscheidende oplossingen te krijgen in prijs/kwaliteit, waaruit het waterschap kon kiezen. Dan moet dus ook gekozen worden voor een procedure met selectie van Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Een belangrijk motief hiervoor was het benutten van de innovatieve kracht van de markt om de investerings- en exploitatiekosten te verminderen. 6

7 4 Werkwijze Een belangrijk criterium is de Total Costs of Ownership. Hierdoor worden niet alleen de initiële investeringen, maar ook de exploitatie in het optimalisatieproces betrokken. Dit hoofdstuk beschrijft de gehanteerde werkwijze. 4.1 Bestuurlijke besluitvorming De senior projectleiders van het waterschap bepalen zelf welke aanbestedingswijze zij kiezen. Ze hebben de cursussen UAV-gc 2005 en risicomanagement gevolgd. Het bestuur conformeert zich aan de aanbestedingswijze die de ambtenaren voorstellen en schenkt daarbij vertrouwen. De projectleiders doen een onderbouwde investeringsaanvraag aan het bestuur, inclusief een voorbereidingskrediet. Gebruikelijk voor dit soort bouwwerken is een voorbereidingskrediet van In dit geval bedroeg dit slechts Het voorbereidingskrediet dekt de tijdbesteding van de betrokken ambtenaren, de kosten van de adviseur (tot het moment van aanbesteden), ontwerpvergoedingen, algemene kosten en vergunningen. Het proces om de financiering van het bouwwerk (uitvoeringskrediet) rond te krijgen is onderdeel van de aanvraag aan het bestuur. Traditioneel wordt een uitvoeringskrediet bepaald op basis van een volledig uitgewerkt ontwerp, voordat wordt aanbesteed. Bij een geïntegreerd contract is het ontwerp nog niet beschikbaar als de aanvraag wordt voorbereid. Dat schept onzekerheid met betrekking tot de financierbaarheid omdat de aanvraag van het uitvoeringskrediet pas kan plaatsvinden nadat er is aanbesteed. 4.2 Aanbestedingsprocedure Gekozen type procedure Er is gekozen voor een niet-openbare aanbesteding op basis van EMVI. De gunningfase van de aanbestedingsprocedure bestaat uit de volgende stappen: 1. Algemene inlichtingen. 2. Indienen van het document Individuele Informatie-uitwisseling. 3. Inlichten en informatie uitwisselen. 4. Inschrijven: opstellen en indienen van de inschrijving. 5. Beoordelen van de inschrijvingen. 6. Gunnen van het geïntegreerde contract Aankondiging De aankondiging vond plaats via de Aanbestedingskalender Selectieprocedure Aantal aanmeldingen: 7 Maximaal aantal geselecteerde aanbieders: 5 Selectie-eisen: Financiële draagkracht Bankverklaring Risicoverzekering Omzeteis groter dan 10 miljoen Concerngarantie Daarnaast werd de eis gesteld dat de aanbieders ervaring moesten hebben met vergelijkbare werken, zoals zuiveringstechnische werken (minimaal 4 miljoen), nabehandelingsinstallaties en kennis van geïntegreerde contracten. Zij moesten dit aantonen door middel van referentieprojecten. Ook moesten inschrijvers beschikken over een ISO-9000 en een VCA certificaat. Sorteringcriteria: Puntensysteem naar rato van het aantal referenties dat voldoet aan de eis. De aanbieders kregen extra punten als zij ISO gecertificeerd waren. Nadere info: Er was geen voorafgaande marktconsultatie of prijsvraag omdat de opdrachtgever er zeker van was dat de aanbesteding haalbaar was. 7

8 4.2.4 Dialoog / informatie uitwisseling Er werd een procedure gevolgd met individuele informatie-uitwisseling, aangevuld met vragen per . De aanbestedende dienst nam het initiatief tot de individuele informatie-uitwisseling en nam de organisatie voor zijn rekening (vaststellen datum, tijd en plaats, opstellen agenda). De inschrijver maakte het verslag van de bespreking dat door beide partijen voor akkoord moest worden getekend. Er zijn vooraf goede spelregels afgesproken over de werkwijze in de individuele informatieuitwisselingsessies. De aanbieders moesten zelf aangeven welke informatie geheim moest blijven. Indien de opdrachtgever bepaalde informatie wilde delen, vroeg hij daarvoor toestemming Ontwerpvergoeding Er is een ontwerpvergoeding versterkt van (excl. BTW). 4.3 EMVI Werkwijze Waar oplossingsvrijheid en waar voorgeschreven Er is een eisenboom opgesteld met eisen en wensen. Daarbij is maximale ruimte voor de markt nagestreefd. De voorgeschreven eisen en wensen werden voornamelijk ingegeven door onderhoudsstrategische keuzes, zoals standaardisatie en de keuze van besturingssystemen EMVI gunningcriteria De aanbiedingen werden beoordeeld op enerzijds de Total Cost of Ownership (met de componenten stichtingskosten, onderhoudskosten en gebruik van energie en chemicaliën) en anderzijds kwaliteit (kwaliteit van de middelen, proceskwaliteit, en kwaliteit van het onderhoudsplan) EMVI afwegingsmodel Total Cost of Ownership (max. 75 punten) Kwaliteit (maximaal 25 punten). De laagste inschrijver kreeg per definitie 75 punten. Hogere inschrijvers kregen evenredig minder punten. Voor kwaliteit bleken de inschrijvers uiteindelijk maximaal 8 punten te behalen Meetbaar maken van criteria De Total Cost of Ownership (TCO) is bepaald met behulp van de contante waarde methode op basis van investeringskosten en de kosten voor energie, chemicaliën en meerjarig onderhoud (15 jaar) Beoordeling van de aanbiedingen Het plan van aanpak is beoordeeld door een beoordelingsteam van vier deskundige personen. Zij hebben eerst vastgesteld of de inschrijving voldeed aan de vraagspecificatie. Vervolgens gaven zij een waardering aan de aangeboden kwaliteit, waarbij gekeken is naar de meerwaarde van de inschrijving ten opzichte van het minimum gevraagde in de vraagspecificatie Keuze verhouding prijs/kwaliteit De TCO woog voor 75% mee (stichtingskosten, onderhoudskosten, verbruik energie en chemicaliën) en de kwaliteit van het plan van aanpak voor 25% kwaliteit. Deze keuze is gevoelsmatig gemaakt. Bij 50/50 was er het gevoel dat het plan van aanpak te veel werd gewaardeerd. Achteraf gezien bleek dat de waardering van het plan van aanpak te weinig onderscheidend was. 4.4 Risicobeheersing Er is een risicoanalyse gemaakt. De beheersing van risico s gebeurt door opdrachtgever en opdrachtnemer gezamenlijk. Zowel opdrachtgever als opdrachtnemer streven namelijk hetzelfde doel na. De opdrachtnemer beheert de risicomatrix, die tijdens het ontwerpproces een keer per zes weken wordt geactualiseerd en tijdens uitvoering een keer per vier weken. Opdrachtgever en opdrachtnemer beoordelen de risico s afzonderlijk. De risicomatrix is toegankelijk via een gezamenlijke website. 4.5 Contractmanagement De contractuele prestaties worden door de opdrachtgever gemeten. De effluenteisen worden elektronisch gemeten. Ook het verbruik aan energie en chemicaliën en de beschikbaarheid worden automatisch gemeten. 8

9 4.5.1 Contractuele incentives N.v.t Penalties bij niet voldoen contracteisen Het contract borgt dat gecontracteerde prestaties ook worden gerealiseerd. Monitoring van prestaties vindt plaats. Het contract kent geen boeteclausules, zover bekend. Beoordelingsmatrix 9

10 5 Resultaten Dit hoofdstuk beschrijft het succes van de gehanteerde werkwijze voor gunnen op waarde. 5.1 Waarom was dit project succesvol Financieel Het project heeft een zeer duidelijke kostenbesparing ten opzichte van het geraamde budget opgeleverd (40%). Dit is mede het gevolg geweest van het groeiend inzicht tijdens de aanbestedingsprocedure, waarbij in samenspraak met alle inschrijvers een verbeterde formulering van eisen is gekozen, waarbij met behoud van kwaliteit meer oplossingsruimte werd gecreëerd. 5.2 Opgetreden projectverstoringen Juridische complicaties Er is bij de aanbesteding geen sprake geweest van juridische verwikkelingen. De opdrachtgever is hierin ook preventief te werk gegaan. Een juridisch adviseur was beschikbaar om de juridische robuustheid van de procedure te toetsen. Zo is de proportionaliteit van selectie-eisen vooraf door een juridisch adviseur getoetst. Kosten voordelen lagen niet alleen in de kwaliteit van de aanbieding, maar ook de besparing op eigen voorbereidingskosten (externe adviesdiensten) Kwaliteit van de inschrijvingen Voor de opdrachtgever was het belangrijk dat hij in deze aanbestedingsvorm de keus gekregen heeft uit onderscheidende oplossingen van diverse prijs/kwaliteit. Daarnaast was de opdrachtgever erg content met de kwaliteit van de aanbiedingen. Er zijn robuuste oplossingen op tafel gekomen, waarbij goed is nagedacht over onderhoudskwaliteit en kostenbesparingen. Het contract borgt ook dat de installatie bij overdracht na 10 jaar in goede staat wordt overgedragen. Het waterschap is zeker tevreden over het resultaat van deze aanbesteding. 10

11 6 FAQ s Het delen van ervaringen vergroot het inzicht in de werkwijze bij een aanbesteding volgens gunnen op waarde. Dit hoofdstuk geeft antwoord op de meest gestelde vragen rondom dit proces. 1. Hoe selecteer je de juiste partijen? Naast financiële draagkracht zijn beschikbare competenties en referenties belangrijke aspecten geweest voor de selectie van partijen. 2. Hoe bepaal je de verhouding tussen prijs en kwaliteit? Gevoelsmatig is bepaald dat de economische aspecten (TCO) zouden moeten domineren in de waardering (75%), boven de kwaliteit van het plan van aanpak (25%). 3. Welke projecten lenen zich wel en welke niet voor gunnen op basis van EMVI en waarom? Projecten die veel oplossingsruimte bieden voor de inschrijvers lenen zich het beste voor EMVI. Naarmate de oplossingsruimte kleiner wordt, is het project minder geschikt voor EMVI (bijvoorbeeld vervangingsprojecten). 4. Wat zijn hier de voordelen van gunnen op waarde? Keuze uit meerdere (nieuwe) oplossingen Significante kostenbesparing (circa 40%) 5. Wanneer is de opdrachtgever er klaar voor? Een belangrijke voorwaarde is dat de opdrachtgever in staat moet zijn om een functionele vraagspecificatie op te stellen. Hij moet de inschrijvers vertrouwen kunnen geven. Daarnaast zijn competenties op het gebied van system engineering en risicomanagement van belang. De onderhoudsdienst moet afstand kunnen nemen van de rol die ze gewend zijn. 6. Welke risico s brengt gunnen op waarde met zich mee? Het risico s dat er oplossingen boven komen drijven die minder gewenst zijn. 7. Risico s naar de markt, hoe werkt dat? De risico s zijn te beheersen door middel van een risicomanagementplan. Dit bevat een overzicht van de specifieke risico s die samenhangen met de door de inschrijver gekozen werkwijze. Het risicomanagementplan dient de volgende aspecten te bevatten: Een beschrijving van de wijze waarop risicomanagement tijdens de contractduur wordt uitgevoerd. Analysemethodiek (inventarisatie en kwantificering). De organisatorische inbedding. De inschrijver moet vanuit zijn deskundigheid de risico-inventarisatie completeren met de risico s die samenhangen met de door hem gekozen oplossingsrichting (risicovolle interacties tussen aanbieding en omgevingsfactoren) en deze kenbaar maken. De garantieperiode bedraagt een jaar. Er is de optie om 10 jaar onderhoud te contracteren, met de clausule dat de opdrachtgever het contract elke twee jaar kan opzeggen. De vereiste staat van onderhoud van de installatie na tien jaar is in het contract omschreven. De installatie zal dan worden overgedragen na een gezamenlijke rondgang met proces verbaal van oplevering. Alle slijtdelen moeten zijn vervangen en de conservering en het schilderwerk moet in orde zijn (annex bij de basisovereenkomst). 11

12 8. Wat zijn belangrijke aandachtspunten in de procesbeheersing van de aanbesteding? Vele zaken zijn belangrijk. Hieronder enkele highlights: Expliciet risicomanagement is belangrijk.het waterschap heeft als opdrachtgever zeswekelijkse risicosessies gehouden, waarbij diverse specialisten van het waterschap betrokken waren. De risicosessies vonden voor de aanbesteding plaats. Belangrijk is dat je goed weet wat je wilt en wat je niet wilt, zonder voor te schrijven. Het waterschap heeft vooraf een duidelijke eisenboom opgesteld, en heeft een verdeling gemaakt naar eisen en wensen. Ander aspect is dat je als opdrachtgever discreet moet omgaan met de informatie uit de individuele inlichtingen. Ook daar zijn spelregels voor ontwikkeld. 9. Hoe organiseer je het beoordelingsproces van oplossingen? Stuur op eenduidige inschrijvingsproducten in de inschrijvingsleidraad. 10. Hoe voorkom je ongewenste oplossingen? Door middel van het inlichtingen- en dialoogproces kan de opdrachtgever reflecteren op de voorgenomen oplossingen. 12

13 7 Bijzonderheden Omschrijving De opdrachtgever heeft in dit project de innovatieve kennis van de markt kunnen benutten voor significant betere oplossingen op het vlak van prijs/kwaliteit (TCO). Er is sprake van deskundige marktpartijen die met verrassende oplossingen komen. De marktpartijen hebben feedback op het programma van eisen gegeven. Na consultatie van alle aanbieders is gezamenlijk besloten de eis van infiltratiesnelheid los te laten. Hierdoor werden de bouwkosten 40% lager, met behoud van de kwaliteit van de output van de installatie. In een aantal sessies is de eisenboom opgesteld en is nagegaan welke (deel)oplossingen de opdrachtgever zelf wil bepalen en welke hij aan de markt over wil laten. Deze sessies besloegen meerdere dagen met verschillende disciplines (beheer, technoloog). Tijdens deze sessies stond steeds de vraag centraal Wat schrijven we als opdrachtgever voor en wat mag de markt zelf invullen. Voor risicomanagement, beheersmaatregelen en risico-eigenaar zijn aparte sessies belegd. 13

14 8 Tips & ervaringen Dit hoofdstuk beschrijft hoe de betrokken partijen terugkijken op de aanbestedingsprocedure. 8.1 Uitgevoerde evaluaties Er zijn evaluatiegesprekken gevoerd met alle aanbieders. Deze waren alle gecharmeerd van de methode waarop de vraag in de markt is gezet. 8.2 Tips en ervaringen van de opdrachtgever Positieve bevindingen - wat ging goed: Keuze uit zeer uiteenlopende oplossingen die sterk afweken van het gebruikelijke zandfilter. Financieel voordeel door het loslaten van bepaalde eisen. Veel minder begeleidingstijd en -kosten. Wat kon beter: De ontwerpvergoeding was te laag. Het plan van aanpak gaf te weinig differentiatie en onderscheidend vermogen. Er kwam weerstand vanuit de afdeling beheer en onderhoud. Daar zou vooraf beter op gestuurd moeten worden. Tips: Doe geen EMVI bij pure vervanging omdat er dan geen enkele ontwerpruimte is. Ga bij elk nieuw te initiëren project na of EMVI in aanmerking komt, als onderdeel van de definitiefase. Beperk het aantal informatierondes. Geef voldoende tijd voor de uitwerking. Neem in de vraagspecificatie de aspecten op waarop je invloed wilt blijven houden (onderhoud, standaardisatie, besturingssystemen). Zorg er voor dat je een deskundige betrekt die de EMVI procedure kent. 8.3 Tips en ervaringen van de inschrijver(s) De uitvraag was helder geformuleerd. Het wensenpakket was relatief groot en ook was de functionele beschrijving minder strak. Soms leidde dat tot kostenverhoging zonder noemenswaardige toegevoegde waarde. De waardering van kwaliteit ten opzichte van prijs was goed. Bij het Waterschap was de invloed van de prijs echter aan de hoge kant. De waardering van kwaliteit en energie in de EMVI uitvraag prikkelt marktpartijen en draagt bij aan duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen. De geboden oplossingsruimte was voldoende. Een aandachtspunt is om zoveel mogelijk functioneel te omschrijven. Indien er veel randvoorwaarden gesteld worden, kunnen marktpartijen minder onderscheidend zijn. Het proces is open en transparant verlopen. Algemene tip: Aanbevolen wordt ook nadere tips te raadplegen via en de CROW publicatie Gunnen op waarde. 14