Notulen algemene ledenvergadering. 25 januari 2016

Transcriptie

1 Notulen algemene ledenvergadering 25 januari 2016 Aanwezig: 51 leden (incl. bestuur) volgens presentielijst In totaal zijn er ca. 65 tot 70 leden, echter niet elk lid heeft de presentielijst getekend. 1. Opening Om uur opent de voorzitter, Harry Duin, de algemene ledenvergadering (ALV). 2. Mededelingen en ingekomen stukken Hierna heet de voorzitter iedereen en in het bijzonder de ereleden Joop Henneman en Pieta Kamhoot welkom. Hij constateert dat er net als vorig jaar sprake is van een grote ledenopkomst. De voorzitter vraagt vervolgens een minuut stilte voor de overleden leden. In 2015 zijn onze leden de heer Daalhuizen en de heer en mevrouw Duray overleden. Er is een afmelding voor de vergadering binnengekomen van Kees Koks. Er zijn geen ingekomen stukken. Margo van den Heuvel mist op de agenda het onderwerp Enquête en vraagt of deze ook besproken gaat worden. De voorzitter geeft aan dat dat niet het geval is. Er is al op 6 oktober 2015 gereageerd op de enquête en die reactie staat op de website. 3. Notulen algemene ledenvergadering d.d. 26 januari 2015 De voorzitter doorloopt de notulen per pagina en geeft de vergadering gelegenheid te reageren. Er zijn geen opmerkingen of verbeteringen. De vergadering stelt de notulen vast. 4. Jaarverslagen 2015 De voorzitter wijst erop dat de jaarverslagen van de verschillende commissies zijn gepubliceerd op de website en vraagt de vergadering of er behoefte is deze inhoudelijk te behandelen. Er is geen behoefte aan een verdere inhoudelijke toelichting. Martin Bakker geeft naar aanleiding van het Jaarverslag van het STAK een toelichting op de werkzaamheden van het STAK. Het STAK is een afkorting en staat voor de Stichting Administratiekantoor tennispark Duinwijck en heeft als hoofddoel het zonder enig winstoogmerk bevorderen van de tennissport, in het bijzonder door het uitbreiden, verbeteren en in standhouden van het. Daartoe vraagt het STAK op regelmatige basis welke wensen er leven bij de vereniging BLTC Westerhout. Vervolgens licht Martin Bakker de werkzaamheden toe die het STAK uitvoert. Er is veel uitgevoerd, zoals het aanleggen van een drainbox op de parkeerplaats zodat er minder plassen blijven staan, de hekwerken zijn gerepareerd, er is een fietsenstalling aangelegd en het terrasmeubilair is vernieuwd. Nog voor de start van het seizoen worden de banen 1 tot en met 5 verbeterd door het vijzelen (afschrapen) van de gravelbanen. Daardoor zullen plassen op de baan sneller infiltreren. Ook de oefenkooi wordt aangepakt en ten slotte komt er met financiële steun van de Club van 100 een nieuw speeltoestel achter baan 8. Naar verwachting worden baan 6 tot en met 9 aan het eind van 2016 gevijzeld.

2 Het definitief inrichten van de Driehoek achter baan 6 tot en met 9 wordt op langere termijn uitgevoerd omdat er op dit moment onvoldoende financiële dekking is. Naar aanleiding van deze toelichting vraagt Margo van den Heuvel of het onderhoud van de banen beter uitgevoerd had moeten worden. Daarna vraagt ze wie de kosten voor deze werkzaamheden draagt. Martin Bakker antwoordt dat de banen er al 11 jaar liggen en dat het logisch is dat er nu een herstelmaatregel nodig is. De kosten voor de werkzaamheden komen voor rekening van het STAK. Margo van den Heuvel constateert dat er nu al jaren over het Schipholfonds, als mogelijke financieringsbron, wordt gesproken. Is er al een plan ingediend? Martin Bakker antwoordt dat er nog geen plan is ingediend omdat het een vereiste is dat de vereniging zelf investeert. Op dit moment zijn de vereiste financiën er niet en heeft het daarmee geen zin om nu een aanvraag in te dienen. Leo Lagrand vraagt wat de voorwaarden zijn om een aanvraag bij het Schipholfonds in te dienen, waarop Martin Bakker aangeeft dat het besluit van het bestuur om te starten met de aanleg genomen moet zijn en dat de vereniging bij de aanvraag het bestuursbesluit moet meesturen. Marinette Geel vraagt of het STAK ook verplicht was om het nieuwe terrasmeubilair aan te schaffen. Martin Bakker geeft dat dat het STAK daartoe niet verplicht was, maar dat het STAK dit heeft gedaan omdat het de uitstraling van het park ten goede komt. Hij wijst er daarbij op dat het STAK dus ook het eigendom heeft van het meubilair. Naar aanleiding van de jaarverslagen wijst de voorzitter nog op de Club van 100. Deze club is in 2012 opgericht om door het bij elkaar brengen van financiële middelen extra faciliteiten of activiteiten voor BLTC Westerhout ter realiseren. Hij wijst op het bord in de kantine en roept op om lid te worden. Van de opbrengsten van de Club van 100 wordt nu overgegaan tot aanschaf van een nieuw speeltoestel (speeltoren met glijbaan, voorzien van TÜV-certificering). Aan de Commissie Parkonderhoud is gevraagd om het toestel te plaatsen, waardoor de plaatsingskosten worden uitgespaard. Henk Broekkamp wijst er op dat deze Commissie fantastisch werk doet door elke week op het park werkzaamheden uit te voeren. Naar aanleiding van het Jaarverslag Bestuur vraagt Margo van den Heuvel waarom er zoveel bestuurswisselingen zijn. De voorzitter licht toe dat Jan Tervoort en Frank Appeldoorn niet met deze voorzitter in het bestuur wilden zitten. Voor de opzegreden van Kees Koks wijst hij nog naar het Jaarverslag Jeugd recreatief. Hierin staat: Ik zie het als persoonlijk falen dat ik het afgelopen jaar, bij lange na, niet de doelen heb kunnen bereiken die ik voor ogen had. Ik zou graag van waarde willen blijven voor de vereniging, maar zowel mijn persoonlijke omstandigheden als de randvoorwaarden binnen de vereniging geven mij niet het vertrouwen dat IK de juiste persoon ben op dit moment.. Vervolgens vraagt Margo van den Heuvel waarom er geen concrete beleidsdoelstellingen zijn gebruikt. De secretaris, Richard van Hardeveld, licht toe dat er tot 2015 lijsten werden gehanteerd waarop concrete beleidsacties stonden die allen bijdroegen aan de in 2013 vastgestelde visie. De vorige jaar aangetreden bestuursleden (Kees Koks en Frank Appeldoorn) hebben tijdens de vorige ALV presentaties gegeven hoe zij vorm wilde geven aan het beleid. Het bestuur heeft hen daarin de vrijheid gegeven en heeft daarom geen lijst gehanteerd. Mark de Huu vult aan door te wijzen op de verslagen van de Commissies jeugd recreatief en Senioren recreatief waarin staat hoe zij het beleid hebben vormgegeven. Margo van den Heuvel vraagt waarom er elk jaar weer opnieuw mensen op cursus ledenwerving en -behoud gaan. De voorzitter wijst er op dat ledenwerving en -binding ongelofelijk belangrijk is waardoor het volgen van deze cursus door veel vrijwilligers belangrijk is. 5. Financieel jaarverslag 2015 De penningmeester, Martijn Spindelaar, presenteert het financieel jaarverslag. Exploitatieoverzicht De penningmeester licht eerst het exploitatie overzicht toe. Martin Bakker vraagt of de penningmeester inzicht heeft in de saldi van de verschillende toernooicommissies. De penningmeester geeft aan dat hij dat inzicht heeft. Hij controleert de financiële situatie bij de verschillende commissies.

3 Margo van den Heuvel vraagt waarom de kosten voor de ballen bij de jeugdlessen hoger zijn uitgevallen. Casper Wempe constateert dat de kosten zijn verdubbeld. De penningmeester licht toe dat hij in het exploitatieoverzicht sommige kostenposten heeft verplaatst naar een plaats in het overzicht waar ze thuishoren. Er is daarmee geen sprake van een verdubbeling in de kosten, maar er is sprake van een andere manier van presenteren. Bovendien heeft de vergadering vorig jaar besloten om de ballen voor de competitieteams niet meer in te nemen en de te gebruiken voor verenigingsactiviteiten. De competitieteams mochten de gebruikte ballen zelf houden. Vanuit de zaal komt de roep om de ballen weer in te nemen, zoals al jaren gebruikelijk is. De voorzitter stelt voor om dat later tijdens de vergadering in stemming te brengen. Naar aanleiding van een vraag van Margo van den Heuvel over de hogere kosten voor de tennislessen van Sidney de Boer licht de penningmeester toe dat de vereniging elk jeugdlid tennislessen aanbiedt. Alle kinderen ontvangen vanuit de vereniging 75,- subsidie. Het in het exploitatieoverzicht genoemde bedrag is dan ook het aantal selectiekinderen (36) maal dit subsidiebedrag. Hij wijst er op dat de hier genoemde kosten in mindering zijn gebracht op de post Tennislessen Frank Janssen. Pieta Kamhoot informeert wat de Commissie recreatief senioren precies doet. Frank Appeldoorn licht de taken van deze commissie toe, waarbij hij benadrukt dat onder senioren alle leden ouder dan 18 jaar wordt verstaan. Mark de Huu geeft aan dat door bestuur al eerder was afgesproken dat de toernooien zelf bedruipend moeten zijn. Naar aanleiding van de post Commissie sponsoring licht Henk Broekkamp toe dat de kosten hoger zijn omdat Buko als nieuwe sponsor is binnengehaald. Daarvoor zijn nieuwe borden en winddoeken aangeschaft. De penningmeester geeft aan dat hij de kosten voor borden afschrijft over drie jaar. De penningmeester geeft aan dat de kosten voor de post Afdracht KNLTB hoger zijn dan begroot. Dit komt door het grote aantal teams die meededen aan de najaarscompetitie. De post Bestuur is hoger dan begroot, wat een gevolg is van de interne onrust. Er zijn daarom meer vergaderingen geweest dan normaal. Vervolgens geeft de penningmeester aan dat de kosten voor de algemene ledenvergadering, de nieuwjaarsborrel en de vrijwilligersborrel onder de post Incidentele bijeenkomsten vallen. De kosten voor Overige algemene kosten bestaan uit kosten voor onder andere de OZB-belasting, Aansprakelijkheidsverzekering en kantoorbenodigdheden, zoals cartridges. Balans De penningmeester licht vervolgens de balans toe. Hij geeft hierbij aan dat het aflossen van de schuld aan het STAK niet binnen een korte periode is te verwachten. Rienus Nieboer vraagt of het STAK deze schuld niet kan kwijtschelden. De penningmeester antwoordt dat behoud van de schuld op de balans belangrijk is omdat dat samenhangt met de mogelijkheid van het STAK om investeringen te doen op het tennispark. De genoteerde schuld is niet rentedragend. Henk Broekkamp wijst op de verplichtingen van het STAK en geeft aan dat het STAK nooit rijker zal worden dan de vereniging. Bovendien wijst hij op het belang van de driehoek BLTC Westerhout STAK Frank Janssen. De penningmeester geeft aan dat de schuld aan het STAK in 2015 niet is toegenomen. Hij heeft de vereiste afdracht kunnen voldoen. De ledenadministrator, Frank Appeldoorn, geeft aan dat de vereniging op dit moment 628 leden heeft. Frans van Rossum brengt in dat we volgens MijnKNLTB 612 leden hebben. Frank Appeldoorn reageert door te stellen dat in de genoemde 628 leden ook ere-leden en slapende leden zijn betrokken. Margo van den Heuvel stelt dat sommige ouders van selectiekinderen hun bijdrage in één keer willen betalen. Dat is niet gebeurd en nu staan die bedragen nog onder debiteuren vermeld. De penningmeester geeft aan dat dat vanwege drukte nog niet is gebeurd, maar dat de facturen nu verstuurd kunnen worden. Hij benadrukt overigens dat hij verwacht dat alle genoemde debiteuren zullen betalen.

4 Ron van t Schip complimenteert de penningmeester voor het zo helder beantwoorden van de vele vragen. 6. Verslag Kascontrolecommissie De financiële stukken zijn door de Kascontrolecommissie gecontroleerd. De commissie bestaat uit Fred Mooij en Koen Mosk. Elly van der Laan is reserve. Namens de Kascontrolecommissie brengt Fred Mooij verslag uit. De Kascontrolecommissie is woensdag 20 januari 2016 bijeengeweest en heeft de financiële verantwoording van de penningmeester over het jaar 2015 bestudeerd, beoordeeld en gecontroleerd. De commissie heeft steekproeven gedaan, waarbij gecontroleerd is of er tegenover uitgaven ook facturen staan. Verder is controle op de eindsaldi uitgevoerd. Naar het oordeel van de commissie wordt de financiële administratie akkoord bevonden. De commissie stelt de vergadering voor de penningmeester te dechargeren. De vergadering gaat akkoord. 7. Benoemen leden Kascontrolecommissie Fred Mooij heeft twee jaar zitting gehad in de Kascontrolecommissie en moet daarom op basis van de Statuten terugtreden. Koen Mosk (tweede termijn) en Elly van der Laan (eerste termijn) worden door de vergadering benoemd als Kascontrolecommissie, waarbij Rienus Nieboer toetreedt als reserve. 8. Bestuursvisie 2016 De voorzitter schetst eerst de algemene trends. In Nederland neemt het aantal tennissers af. Tennis is nog steeds, na voetbal, de grootste sport van Nederland. Boven de 35 jaar is het zelfs de grootste sport. Voor jeugdleden is het echter vaak een tweede sport, naast hockey of voetbal die op de eerste plaats komen. Het is de enige sport waarin ouders en kinderen naast en samen elkaar kunnen sporten. De sport kan van jong tot oud worden gespeeld. Er kunnen wel 4 generaties tegelijkertijd de tennissport beoefenen. Op basis van de trends wil het bestuur zich vol inzetten op ledenbehoud. Daarbij geldt dat de huidige opzeggers vaak geen competitie spelen of deelnemen aan training en toernooien. Het bestuur zal zich inspannen om meer leden competitie te laten spelen. Het spelen van competities draagt sterk bij aan het teamgevoel, waardoor tennis als individuele sport toch goed kan concurreren met teamsporten. Met ingang van dit jaar worden alle kinderen in Rood en Oranje automatisch ingeschreven voor de World Tour en zo vanaf jongs af door het spelen van wedstrijden te werken aan clubbinding en teamgevoel. Daarnaast stimuleert het bestuur het deelnemen aan trainingen en toernooien. Voor versterking van het contact tussen vereniging en nieuwe leden zijn er nu twee ledenambassadeurs (Iwan de Boer en Sven Duin). Zij zorgen voor persoonlijk contact, waarbij we willen inventariseren wat de verwachtingen van het nieuwe lid zijn. Ook wil het bestuur zich meer focussen op gezinnen, want als er meer leden van een gezin lid zijn, dan leidt dat minder snel tot het opzeggen van het lidmaatschap. Daarnaast is het van belang dat leden zich thuis voelen bij Westerhout. Hier ligt niet alleen een opgave voor het bestuur en Frank Janssen als uitbater, maar zeker ook vanuit elk individueel lid. Het creëren van een thuisgevoel moet leiden tot meer gezelligheid, betrokkenheid, tevredenheid en dus tot ledenbehoud. Het moet er toe leiden dat elk lid van Westerhout fan wordt van Westerhout en Westerhout altijd en overal op positieve manier uitdraagt. Naar aanleiding van deze visie brengt Margo van den Heuvel in dat het juist helemaal niet gezellig is bij Westerhout. Kees van der Laan staat echter op en zegt dat hij al ruim 20 jaar lid is van Westerhout en het juist erg gezellig vindt. 9. Bestuursverkiezing Het bestuur bestaat op grond van de Statuten uit zeven personen.

5 Frank Appeldoorn en Jan Tervoort zijn op resp teruggetreden. Kees Koks treedt vandaag terug. Kees Koks en Jan Tervoort zijn niet aanwezig op de vergadering. De voorzitter richt het woord tot Frank Appeldoorn en bedankt hem hartelijk voor zijn inzet voor de vereniging. Als blijk van dank overhandigt de voorzitter een bos bloemen. De voorzitter, Harry Duin, en de secretaris, Richard van Hardeveld, worden vervolgens bij acclamatie herkozen voor een derde termijn. Zij vervullen deze functies vanaf De penningmeester, Martijn Spindelaar, en Jan Pronk, Algemeen bestuurslid voor de commissie media & communicatie, hoeven niet herkozen te worden en blijven deel uitmaken van het bestuur. Het bestuur stelt de vergadering voor de volgende personen te benoemen: Functie Portefeuille Dominick Daalhuizen Algemeen bestuurslid (eerste termijn) Commissie recreatief senioren Anne-Marie van Ingen Algemeen bestuurslid (eerste termijn) Commissie recreatief jeugd Casper Spindelaar Algemeen bestuurslid (eerste termijn) Commissie prestatief tennis Dominick, Anne-Marie en Casper stellen zich vervolgens kort voor. De vergadering gaat bij acclamatie akkoord met hun benoeming. 10. Begroting vaststellen contributie 2016 De penningmeester, Martijn Spindelaar, licht de begroting toe. De contributie voor 2016 blijft met 135,- ongewijzigd. De begroting sluit positief op afgerond 1.400,-. In de begroting is conservatief gerekend en wordt uitgegaan van 692 leden, waaronder 22 slapende leden. De penningmeester geeft aan dat zodra het ledenaantal hoger wordt dan 700, de kosten voor baanhuur gaan stijgen tot afgerond ,-. Dit is het gevolg van de contractuele afspraken met Frank Janssen. De penningmeester wijst binnen de begroting op twee specifieke posten. De eerste post betreft de consumpties voor de jeugd. Deze is verhoogd naar 1000,-. Deze verhoging is wenselijk om als vereniging gastvrijer te zijn naar teams van andere verenigingen die hier wedstrijden spelen. Bij andere vereniging is het ook gebruikelijk dat tegenstanders drinken (limonade) krijgen aangeboden. De tweede post betreft het budget voor de Commissie prestatief tennis, welke verlaagd is naar 3.500,-. Deze verlaging is het gevolg van jarenlange overschrijding van het ter beschikking gestelde budget. De verlaging moet er voor zorgen dat de vereniging zwarte cijfers gaat schrijven. Margo van den Heuvel benadrukt dat ze niet akkoord gaat met dit budget. Zij geeft daarbij onder andere aan dat er ten behoeve van het financieel sluitend krijgen van de begroting er meer selectieleden zijn en er met 10 kinderen per baan wordt getraind, waarbij er steeds twee kinderen uitdraaien. De vergadering constateert dat er sprake is van een begroting en dat gaandeweg er gemotiveerd afgeweken kan worden. De voorzitter zegt toe dat het bestuur en de Commissie prestatief tennis nader overleg zullen voeren over het budget. Jan Sakkers informeert of er in de begroting rekening is gehouden met het volgen van KNLTB cursussen. De penningmeester geeft aan dat hij daar rekening mee heeft gehouden. Richard de Ruiter vraagt een toelichting op het verhogen van het budget voor het bestuur. Hij heeft zojuist gehoord dat de overschrijding van 2015 het gevolg was van interne bestuursonrust en vraagt zich daarmee af of het bestuur deze gaat voorzetten. De voorzitter antwoordt dat er nu een reëler budget is opgenomen. Ten slotte behandelt de voorzitter het punt ten aanzien de competitieballen. Mogen deelnemers aan de voorjaars- en najaarscompetitie de ballen nu wel of niet houden? De voorzitter brengt daartoe deze keuze in stemming. De vergadering stemt voor het teruggeven van de competitieballen aan de vereniging, waarna deze ballen gebruikt kunnen worden voor verenigingsactiviteiten. De vergadering gaat akkoord met de begroting en de contributie.

6 11. Vaststellen inschrijfgeld Het inschrijfgeld blijft ongewijzigd en bedraagt 0,- (nul). De vergadering gaat hiermee akkoord. 12. Vaststellen competitiebijdrage De competitiebijdrage per team blijft ongewijzigd en bedraagt 100,-. De vergadering gaat hiermee akkoord. 13. Rondvraag Steven de Boer vraagt wat de Driehoek achter baan 6 tot en met 9 gaat kosten. Martin Bakker antwoordt dat de inrichting van De Driehoek ongeveer tot , exclusief BTW, kost. Daarbij is uitgegaan van de aanleg van een tenniskooi met muur en twee tennisbanen (Tenniskids Rood). Dominick Daalhuizen informeert of ook overwogen is om in plaats van twee banen, één baan aan te leggen. Welke kostenbesparing levert dat op? Martin Bakker geeft aan dat de besparing dan ongeveer bedraagt. Door de vergadering worden nog verschillende alternatieven genoemd, zoals een beach tennisveld of paddle. Henk Broekkamp vindt dat dit allemaal prima ideeën zijn, maar hij benadrukt dat er op dit moment geen geld voor realisatie is. Daarom ligt de focus nu bij de oefenkooi. Leo Lagrand informeert of er voldoende vrijwilligers zijn. Ook vraagt hij of er wel voldoende gebruik wordt gemaakt van de maatschappelijke stages die middelbare schoolleerlingen moeten doen. De voorzitter geeft aan dat er nog voor veel activiteiten vrijwilligers nodig zijn. Er staan nog veel vacatures open. Margo van den Heuvel geeft aan dat er bij de organisatie van de World Tour gebruik is gemaakt van maatschappelijke stages. Sjaak Appeldoorn heeft de plannen van het bestuur gehoord. Hij vraagt zich af of het bestuur ook rekening houdt met de situatie dat die plannen niet lukken of dat de ledenaantallen echt tegenvallen. Kortom, is er een plan B? De voorzitter geeft aan dat het bestuur daar rekening mee heeft gehouden. Daarom zijn in de contracten die de vereniging heeft met STAK en Frank Janssen de ledenaantallen aangehouden als verrekenmaatstaf. Als de ledenaantallen sterk zouden terugvallen, dan wordt ook de afdracht aan STAK en Frank Janssen verminderd. Leo Lagrand wil het bestuur hartelijk danken voor de uitleg en voor hun inzet in het afgelopen jaar. De vergadering schenkt het bestuur applaus. Ten slotte presenteren Dominick Daalhuizen en Flip Janssen de nieuwe kledinglijn. Flip showt zowel het trainingspak als de combinatie van tennisbroek en tennisshirt. Naast de herenkleding is er ook een dameslijn. Het is de bedoeling dat er sponsors worden gevonden om de kosten voor het pak omlaag te krijgen. Ab Geldermans sponsort in elk geval het pak. Op alle kledingstukken wordt het logo van BLTC Westerhout geprint. 14. Afsluiting De voorzitter bedankt de aanwezigen voor hun komst naar de vergadering. Hij biedt de aanwezigen een drankje aan.