Notulen algemene ledenvergadering. 30 januari 2017

Transcriptie

1 Notulen algemene ledenvergadering 30 januari 2017 Aanwezig: 38 leden (incl. bestuur) volgens presentielijst 1. Opening Om uur opent de voorzitter, Harry Duin, de algemene ledenvergadering (ALV). 2. Mededelingen en ingekomen stukken Hierna heet de voorzitter iedereen en in het bijzonder het erelid Joop Henneman, van harte welkom. De voorzitter vraagt vervolgens een minuut stilte voor Nico Koster die in 2016 is overleden. Er zijn afmeldingen voor de vergadering binnengekomen van Rienus Nieboer en van Ron van t Schip. De voorzitter deelt mee dat het bestuur afgelopen jaar veel tijd en energie heeft gestoken in het verkrijgen van subsidies van zowel het Schipholfonds als van de gemeente Beverwijk. Het gaat om de volgende subsidies: Eenmalige subsidie van het Schipholfonds in het kader van het honderd jarig bestaan van Schiphol. Deze subsidie is aangevraagd voor het speeltoestel achter baan 8. Aanvraag bijzondere donatie Schipholfonds ten behoeve van de realisatie van twee kinderbaantjes achter de banen 6-9. Aanvraag eenmalige subsidie bij de gemeente Beverwijk ten behoeve van de realisatie van twee kinderbaantjes achter de banen 6-9. Helaas is geen van de aangevraagde subsidies gehonoreerd. Er zijn geen ingekomen stukken. 3. Notulen algemene ledenvergadering d.d. 25 januari 2016 De voorzitter doorloopt de notulen per pagina en geeft de vergadering gelegenheid te reageren. Martin Bakker geeft aan dat de zin in de tweede alinea op blad 3, luidend Bovendien heeft de vereniging verenigingsactiviteiten niet loopt. Het woord de staat er teveel. De vergadering stelt vervolgens de notulen vast. 4. Jaarverslagen 2016 De voorzitter wijst erop dat de jaarverslagen van de verschillende commissies zijn gepubliceerd op de website en vraagt de vergadering of er behoefte is deze inhoudelijk te behandelen. Er is geen behoefte aan een verdere inhoudelijke toelichting. Verder vraagt hij of er vragen zijn over de gepubliceerde jaarverslagen. Er zijn geen vragen, maar Henk de Wildt geeft aan gelezen te hebben dat bijna alle leden van de Commissie Kennemerlandtoernooi aftredend zijn. Hoe gaat dit verder? De voorzitter geeft aan dat er inmiddels een nieuwe commissie gevormd, bestaande uit onder andere Nel Vreeker.

2 5. Financieel jaarverslag 2016 De penningmeester, Martijn Spindelaar, presenteert het financieel jaarverslag. Exploitatieoverzicht De penningmeester licht het exploitatieoverzicht toe. De opvallendste verschillen tussen de begroting van 2016 en de realisatie van 2016 licht hij toe. Bij de post contributies is sprake van minder inkomsten doordat er minder leden waren. Als gevolg van minder leden zijn ook de kosten voor de jeugdtennislessen lager. Daarom is de post tennislessen Frank Janssen lager dan begroot. Bij de post Commissie wedstrijdtennis lijkt er een hoger bedrag te staan dan begroot. In de begroting was 3.500,- opgenomen. Dit bedrag is echter tijdens het jaar verhoogd tot de gebruikelijke 5.000,-. Ten opzicht van deze 5.000,- is de gerealiseerde 4.300,- een prima resultaat. De penningmeester geeft aan dat het jaar is afgesloten met een positief resultaat. Dit is voor het eerst sinds jaren. Margo van de Heuvel vraagt hoeveel leden er zijn. De penningmeester geeft aan dat dat lastig te beantwoorden is. Mensen die tijdens het seizoen lid worden betalen een lager bedrag. Leden die bijvoorbeeld na de zomervakantie lid worden betalen slechts 25,- als ze het jaar daarop ook lid blijven. Op 1 september telden we 675 leden, op dit moment zijn dat er 567. Dit past binnen het gebruikelijke beeld dat er jaarlijks ongeveer 100 leden opzeggen en 100 mensen lid worden. Margo van de Heuvel vraagt wat er onder de post incidentele bijeenkomsten valt. De penningmeester geeft aan dat het gaat om de kosten voor de nieuwjaarsborrel, de algemene ledenvergadering en de vrijwilligersborrel. De voorzitter vult aan dat de overschrijding van het begrootte bedrag ook laat zien dat er meer leden naar deze bijeenkomsten komen, hetgeen wijst op een versterkte clubbinding. Verder zijn er geen vragen. 6. Verslag Kascontrolecommissie De financiële stukken zijn door de Kascontrolecommissie gecontroleerd. De commissie bestaat uit Koen Mosk en Elly van der Laan. Rienus Nieboer is reserve. Namens de Kascontrolecommissie brengt Koen Mosk verslag uit. De Kascontrolecommissie is op zaterdag 28 januari bijeengeweest en heeft de financiële verantwoording van de penningmeester over het jaar 2016 bestudeerd, beoordeeld en gecontroleerd. De commissie heeft steekproeven gedaan, waarbij gecontroleerd is of er tegenover uitgaven ook facturen staan. Verder is controle op de eindsaldi uitgevoerd. Naar het oordeel van de commissie wordt de financiële administratie akkoord bevonden. De commissie stelt de vergadering voor de penningmeester te dechargeren. De vergadering gaat per acclamatie akkoord. 7. Benoemen leden Kascontrolecommissie Koen Mosk heeft twee jaar zitting gehad in de Kascontrolecommissie en moet daarom op basis van de Statuten terugtreden. Elly van der Laan (tweede termijn) en Rienus Nieboer (eerste termijn) worden door de vergadering benoemd als Kascontrolecommissie. De voorzitter vraagt wie als reserve wil toetreden tot de Kascontrolecommissie. Nadat aanvankelijk niemand zich bereid toont toe te treden, meldt de vrijwilliger van het jaar, Wim Drankier, zich en treedt toe als reserve. 8. Bestuursvisie 2017 De voorzitter geeft aan dat er een start is gemaakt met het opstellen van verenigingsbeleid. Elke

3 commissies schrijft afzonderlijk nieuw beleid. Daarna volgt de samenvoeging. De verwachting is dat we halverwege het jaar het nieuwe beleid kunnen presenteren. Dat wordt vervolgens aan de leden kenbaar gemaakt. 9. Bestuursverkiezing Het bestuur bestaat op grond van de Statuten uit zeven personen. Elk bestuurslid heeft een zittingstermijn van drie jaar. De penningmeester, Martijn Spindelaar, heeft zijn eerste termijn afgerond en heeft zich herkiesbaar gesteld. Er hebben zich geen tegenkandidaten gemeld, zodat Martijn Spindelaar herkozen wordt. De vergadering gaat bij acclamatie akkoord. Het bestuur bestaat daarmee uit de volgende personen: Harry Duin voorzitter Richard van Hardeveld secretaris Martijn Spindelaar penningmeester Jan Pronk Lid (commissie media & communicatie) Anne Marie van Ingen Lid (commissie recreatief jeugd) Dominick Daalhuizen Lid (commissie recreatief senioren) Casper Spindelaar Lid (commissie wedstrijdtennis) 10. Begroting vaststellen contributie 2016 De penningmeester, Martijn Spindelaar, licht de begroting toe. Veel posten komen overeen met de begroting en realisatie van Hij licht specifiek een paar posten toe. Bij de post Commissie wedstrijdtennis is 4.500,- opgenomen. Dit bedrag is weliswaar hoger dan in 2016 begroot, maar die post is gedurende het haar verhoogd tot 5.000,-. Ten opzichte van dit bedrag is wordt het budget verlaagd. De post incidentele bijeenkomsten wordt verhoogd naar 2.500,-. De verhoging van dit budget volgt uit de bestuursbeleid om vrijwilligers beter te belonen voor hun inzet. Naar aanleiding hiervan vraagt Henk Kamp wat er wordt bedoeld met verhoging van het vrijwilligersbudget. De penningmeester geeft aan dat we veel actiever vrijwilligers willen werven en vrijwilligersvacatures beter in beeld brengen. Dit ook ter voorkoming van overbelasting van vrijwilligers. Daartoe komen er in het clubhuis vrijwilligersoverzichten te hangen zodat iedereen goed kan zien wie welke activiteit uitvoert en waar tekorten zijn. Maar ook door een persoonlijke benadering wordt geprobeerd de vacatures in te vullen. Specifiek voor de vrijwilligers komt er een vrijwilligerstoernooi, dat wordt georganiseerde door het Dagelijks Bestuur (Harry Duin, Richard van Hardeveld, Martijn Spindelaar) en de vrijwilligerscoördinator (Koen Mosk). Margo van de Heuvel vraagt of alleen een vrijwilligerstoernooi zo veel geld moet kosten. De voorzitter bevestigt dit en geeft aan dat vrijwilligers heel erg belangrijk voor de vereniging zijn. Zonder vrijwilligers zou de contributie nog veel hoger liggen. Jan Tervoort informeert hoeveel vrijwilligers er zijn. De penningmeester antwoordt dat het er ongeveer 40 zijn. De wens is dit te verhogen tot ongeveer 50. De penningmeester geeft aan dat er ook in beeld gebracht zal worden hoeveel tijd het werk kost. Jan Tervoort geeft aan dat er slechts één persoon van de AOW-Commissie is uitgenodigd voor de vrijwilligersborrel. De voorzitter biedt hiervoor zijn excuses aan en benadrukt dat alle vrijwilligers welkom zijn. Mark de Huu informeert wat de nieuwe vrijwilligercoördinator gaat doen. Gaat hij bijvoorbeeld bij nieuwe leden na wat zij voor de vereniging kunnen doen? De penningmeester geeft aan dat de vrijwilligercoördinator zich gaat bezighouden met actieve communicatie.

4 De volgende post die toegelicht wordt door de penningmeester betreft de post overige algemene kosten. De stijging van deze post is gevolg van de aanschaf van de ClubApp. Deze ClubApp gaat echter een groot aantal verbeteringen opleveren. Voor de ledenadministrateur verloopt de ledenadministratie vrijwel geautomatiseerd. Doordat leden periodiek hun gegevens moeten controleren en zelf kunnen wijzigen hebben we steeds een up-to-date-ledenbestand. Ook kunnen leden zelf een nieuwe pasfoto uploaden. Leden ontvangen via de app nieuwsberichten en de evenementenkalender. Ook kunnen zij via de app een baan reserveren. Jan Sakkers geeft aan dat het Jiba-Afhangbord in het clubhuis ook de mogelijkheid kent om vanuit huis een baan te reserveren. In het verleden is er voor gekozen om dat niet toe te staan. De voorzitter reageert door aan te geven dat hij en secretaris sinds 2010 deel uitmaken van het bestuur. Waar Jan Sakkers op wijst moet blijkbaar voor die tijd zijn besloten. Hij geeft aan dat we bij wijze van proef deze mogelijkheid gaan toestaan. Daarna wordt beoordeeld of deze proef geslaagd is. Martin Bakker geeft aan dat dat oordeel aan de leden moet zijn. De voorzitter beaamt dit en geeft aan dat dat volgend jaar in de ledenvergadering zal worden voorgelegd. Jan van Rossum betreurt het dat via de app gereserveerd kan worden, want dat gaat ten koste van de spontaniteit. Dominick Daalhuizen reageert daarop dat de app de mogelijkheid geeft om tennismaatjes te vragen om te gaan tennissen. Bovendien, zo stelt de voorzitter, gaat het niet meer zoals vroeger. Er zijn vrijwel geen leden die zonder afspraak naar het tennispark komen en bovendien voegt de app met gebruikmaking van de techniek van nu, veel mogelijkheden toe. De secretaris, Richard van Hardeveld, vult aan dat er nog veel functionaliteiten aan de app toegevoegd zullen worden. Onder ander het inschrijven voor toernooien, het invullen van competitiestanden of een laddertoernooi komen in de toekomst beschikbaar. Terry van der Heide vraagt of er een reactie komt als er wel een baan wordt gereserveerd, maar dat men niet komt opdagen. De secretaris antwoordt dat een no-show kan leiden tot het intrekken van de mogelijkheid om via de app een baan te reserveren. Henk Broekkamp brengt in dat de app wellicht helpt om de banen optimaler te gebruiken. Afgelopen jaar was er te vaak sprake van lege banen. Daarom verwacht hij ook dat de discussie of leden die vooraf reserveren de leden die spontaan naar de baan komen niet te kunnen laten spelen erg mee valt. De secretaris geeft aan dat het reserveren van de banen via de app ook inzicht geeft in de baanstatistieken. Wie wanneer speelt en hoe vaak kan beter beoordeeld worden dan in de huidige situatie. Als er immers banen genoeg beschikbaar zijn wordt er niet afgehangen. De penningmeester stelt vervolgens voor om de contributie te verhogen van 135,- naar 150,-. Hij licht dit voorstel toe. In de afgelopen jaren is steeds sprake geweest van een tekort. Voor het eerst laat de jaarrekening een positief saldo zien. Daartoe is bezuinigd op uitgaven en is een behoudend financieel beleid gevoerd. Het is niet goed om dit in de toekomst door te zetten. Het is van belang dat Westerhout gaat bouwen aan zijn toekomst, in plaats dat een verdere uitholling plaatsvindt. De negatieve spiraal moet worden omgebogen. De extra inkomsten worden niet direct geplaatst tegenover uitgaven, maar er wordt gespaard. Om een gezond financieel beleid te voeren is een verhoging van de contributie noodzakelijk. Met name het feit dat er de komende jaren investeringen gedaan moeten worden, rechtvaardigt deze verhoging. Het gaat hierbij om onder andere de invulling van de driehoek achter baan 6 tot en met 9. Jan Tervoort vraagt naar de hoogte van de contributie bij andere verenigingen. De penningmeester reageert dat er goed gekeken is naar de hoogte van de contributie bij andere verenigingen, maar dat extra financiële armslag voor de vereniging van groot belang is. Margo van de Heuvel vraagt of de leden die vanavond niet aanwezig zijn zich ook kunnen uitspreken over deze contributieverhoging. De voorzitter reageert dat alleen de leden die vanavond aanwezig zijn en de presentielijst hebben

5 ingevuld stemrecht hebben. De verhoging is van te voren aangekondigd in de nieuwsbrieven en in het verslag van de penningmeester. Alle leden zijn daardoor in de gelegenheid gesteld om kennis te nemen van de verhoging. Marinette Geel informeert naar de mogelijkheid voor leden om nu nog te kunnen opzeggen. Of zitten alle leden er nu aan vast? De voorzitter geeft aan het nieuwe contributiebedrag in hoogte meevalt. Zeker voor jeugdleden omdat in het contributiebedrag 16 tennislessen zijn inbegrepen. Kees van der Laan geeft aan dat hij helemaal geen moeite heeft met de verhoging, want de vereniging moet ook iets te beiden hebben. Mark de Huu vraagt wat precies de meerwaarde is. Hij hoorde de penningmeester zeggen dat de verhoging bedoeld is voor het aflossen van de schuld aan de STAK. Daar hebben de leden toch niets aan? De penningmeester geeft aan dat de STAK investeringen doet in het park. De verhoging van de contributie geeft de mogelijkheid om de afdracht van de vereniging naar de STAK te verhogen. De STAK kan vervolgens de door de vereniging gewenste investeringen doen, zoals de invulling van de driehoek achter de banen 6 tot en met 9. Veel wensen van de vereniging lopen nu stuk op de financiering. De voorzitter brengt vervolgens de contributiestijging in stemming. Vier leden stemmen tegen, één lid onthoudt zich van stemming. Dat betekent dat het voorstel met ruime meerderheid wordt aangenomen en de vergadering derhalve akkoord gaat met de begroting en de contributie. 11. Vaststellen inschrijfgeld Het inschrijfgeld blijft ongewijzigd en bedraagt 0,- (nul). Omdat het inschrijfgeld inmiddels al een aantal jaren op nul wordt vastgesteld, stelt de voorzitter voor om dit agendapunt volgend jaar van de agenda te halen. De vergadering gaat met beide voorstellen akkoord. 12. Vaststellen competitiebijdrage De competitiebijdrage per team blijft ongewijzigd en bedraagt 100,-. De vergadering gaat hiermee akkoord. 13. Rondvraag Edith Bakker vraagt wat het bestuur gaat doen om meer leden te trekken. Gaat er geflyerd worden of wordt er een advertentie in de krant geplaatst? De voorzitter antwoordt dat we in het verleden verschillende ledenwervingsacties hebben gehad. Zo hebben we huis aan huis geflyerd, aan honderden kinderen schooltennis gegeven, hebben we gestaan op de Sportfair, hebben we leden gevraag om kennissen mee te nemen ( lid werft lid -actie). Terugkijkend moet worden geconstateerd dat dat niet heeft geleid tot ledengroei. Daarom kiezen we er voor om van binnenuit te groeien door het goed organiseren van activiteiten, inlooplessen, en een aantrekkelijk tennispark. Via enthousiaste leden komen nieuwe leden binnen. Henk de Wildt informeert of er wel een Open Tennisdag wordt georganiseerd. De voorzitter reageert bevestigend. Tijdens de Open Tennisdag zullen we ons presenteren en zullen er verschillende activiteiten zijn voor potentiele leden. Jan Pronk vult hierop aan dat dit jaar de externe communicatie verbeterd wordt. Hij zorgt er voor dat Westerhout vaker in de krant staat, zodat ook de naamsbekendheid omhoog gaat. Bovendien ligt de grootste winst bij het behoud van nieuwe leden. Door de succesvolle inlooplessen en door leden te begeleiden naar toernooien en competities blijven ze langer lid. Henk Broekkamp reageert hierop dat we blij mogen zijn met Frank Janssen. Hij is immers voor veel leden het gezicht van de vereniging en hij maakt mensen wegwijs binnen Westerhout.

6 De voorzitter wijst hierbij ook op de door Frank Janssen georganiseerde wedstrijden voor de jeugd op vrijdagmiddag. Jan Sakkers vraagt hoe het loopt met Sidney de Boer. De voorzitter antwoordt dat Sidney zijn contract heeft opgezegd. Casper Spindelaar vult aan door aan te geven dat hij met drie kandidaten gesprekken heeft gevoerd, inclusief een tennisschool. Marieke Klijn is hierbij de nieuwe selectietrainer geworden. Zij is gestart op 1 oktober Afsluiting Niets meer aan de orde zijnde, bedankt de voorzitter de aanwezigen voor hun komst naar de vergadering. Hij biedt de aanwezigen een drankje aan.