Uitnodiging Algemene Ledenvergadering TV PhARO

Transcriptie

1 Postbus AA Rotterdam Uitnodiging Algemene Ledenvergadering TV PhARO Het bestuur nodigt u uit voor het bijwonen van de Algemene Ledenvergadering van TV PhARO op dinsdag 9 februari 2016 in het clubgebouw aan de Leningradweg 50. Zaal open: uur - aanvang uur AGENDA 1. Opening 2. Vaststelling verslag ALV 10 februari 2015 bijlage 3. Mondeling Jaarverslag 2015 T.V. PhARO door de voorzitter mondeling 4. Jaarrekening 2015 T.V. PhARO bijlage 5. Verklaring kascontrolecommissie en décharge van het bestuur in punt 4 6. Vaststelling contributies bijlage 7. Vaststelling begroting 2016 bijlage 8. Verkiezing kascontrolecommissie mondeling 9. Rondvraag 10. Sluiting De vergaderstukken (bijlagen) zijn vanaf maandag 25 januari 2016 te vinden op de website of kunnen worden opgevraagd bij het bestuur via bestuur@tvpharo.nl Iedereen die voornemens is de Algemene Ledenvergadering bij te wonen, wordt geacht deze stukken voorafgaand aan de vergadering te hebben doorgenomen. Mochten leden andere onderwerpen op de ALV willen behandelen dan kan dat als deze, ondersteund door tenminste vier andere leden, vóór 26 januari 2015 bij het bestuur zijn ingediend. Met vriendelijke groet, Bestuur TV PhARO

2 Notulen ALV T.V. PhARO d.d. 10 februari 2015 Aanwezig: Afwezig met vermelding: 35 leden Anneke Vissers, Gijs Vernoij, Lenie Beaujean en enkele anderen (lijst is verloren gegaan). Louis Overboom opent de vergadering om uur en heet de aanwezigen welkom. Er zijn geen aanvullingen op de agenda. De notulen van de vergadering van 5 maart 2014 worden vastgesteld. Er staat een fout in: 2012 moet zijn Dit zal worden aangepast. Onder de aanwezigen zijn geen vragen naar aanleiding van het jaarverslag Louis Overboom geeft een toelichting op het jaarverslag. 1) Mededelingen Er is een stabilisatie wat betreft het aantal leden op 1 januari 2015 was dit 397. Er zijn over het jaar 2014 ca. 90 afmeldingen geweest. Op 22 maart 2015 zal de open dag plaatsvinden waarmee het vertrek van leden hopelijk deels kan worden gecompenseerd door enthousiaste nieuwe leden. De laddercompetitie lijkt wat te verslappen en moet nieuw leven worden ingeblazen. In 2014 waren er 4 toernooien. Tijdens het Kettner toernooi en veteranentoernooi viel er regelmatig regen waardoor er soms onbespeelbare banen waren. Vanwege het slechte weer waren er minder belangstellenden met als gevolg een lagere baromzet. Het 1 dags-seniorentoernooi was evenals het jeugdtoernooi zeer geslaagd en goed bezet. De splitsing van de clubkampioenschappen wordt gehandhaafd. De instuif en de pasjesavonden worden zeer aantrekkelijk gevonden. Er zal worden geprobeerd de instuif in te passen tussen de drukke activiteiten voor de jeugd. De vrijwilligersdag was als vanouds erg gezellig. Het klusteam is erg belangrijk en waardevol. Momenteel hangt er een vervelende geur in de kantine. Het klusteam zal hier aandacht aan besteden en zo mogelijk verhelpen. Er is besloten een tractor te leasen. De banen liggen er prima bij. Het inschrijven voor de bardiensten via de website is een groot succes. Volgende week kan er voor het komende jaar worden ingetekend. 1

3 De tennisschool van Selma functioneert prima. Het bestuur heeft daarom besloten het contract voor bepaalde tijd te wijzigen in een contract voor onbepaalde tijd. Dit is inmiddels als zodanig vastgelegd. Er is een naheffing gekomen van Eneco van 4.700,--. Dit alsmede het feit dat de omzet van de bar in 2014 beduidend lager is in vergelijking met 2013 was voor het bestuur reden de contributie te verhogen. De prijzen van de consumpties blijven gelijk. 2) Notulen ALV van 5 maart 2014 Het verslag van de Algemene LedenVergadering van 5 maart 2014 wordt ongewijzigd goedgekeurd en vastgesteld. 3) Financieel jaarverslag Louis geeft een intro op het financieel jaarverslag en Ed van Leeuwen zal dit toelichten. Er zijn meer kosten wat betreft energie en onderhoud van het clubgebouw aangezien dit nu het gehele jaar geopend is. Yuri Visser vraagt waar de naheffing van 4.700,-- vandaan komt? Mede in dit verband merkte hij op dat er regelmatig banen verlicht zijn terwijl er geen gebruik van wordt gemaakt. Hier moet door ons allen op worden gelet. Op de site (via de KNLTB) gaslicht.com) is het mogelijk na te gaan wie voordeligste energie leverancier is. Waarschijnlijk zullen we volgend jaar overstappen naar een andere leverancier. Er is iets meer opbrengst gerealiseerd dan was begroot. Wat betreft de balans: er is een goede solvabiliteit -en liquiditeitspositie. De kascommissie heeft geen mededelingen. Het Financieel Jaarverslag 2014 wordt ongewijzigd vastgesteld. Intermezzo 1 Er komt een nieuw kassasysteem dat contant betalen niet meer mogelijk maakt. Er zijn 3 opties die in stemming worden gebracht: 1) Alleen de mogelijkheid tot pinnen voor zowel de senioren als de jeugd. 2) Alleen pinmogelijkheid voor senioren en voor de jeugd pinbetalingen en betaalmogelijkheid met clubkaart/knltb pas. 3) Pinbetalingen en betalingen via clubkaart/knltb pas voor alle leden. De meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden heeft gekozen voor optie 3. Tijdens het openingstoernooi zal dit betalingssysteem operationeel moeten zijn. Henk Burgmans merkt op dat alle competitieteams van buitenaf moeten worden geïnformeerd over deze betaalwijze. 2

4 4) Decharge van het bestuur Het op 31 december 2014 zitting hebbende bestuur wordt decharge verleend op basis van het gevoerde beleid en het behaalde resultaat. Er wordt een beslissing gevraagd in te stemmen met toetreding tot het bestuur (m.i.v. september 2015 )van Oscar Nuijten. Hier wordt positief op gereageerd. In de statuten wordt bepaald dat een bestuur dient te bestaan uit minimaal 5 (een oneven aantal) personen. 5) Voornemens van het Bestuur -Pinbetaling in de kantine. -Nieuwe energieleverancier. -Juridische ontvlechting T.V. Pharo en V.V. Alexandria -Aanschaf nieuwe winddoeken. -Introductie 65+ categorie overdag tijdens het Veteranentoernooi. 6) Contributies 2015 De contributieverhoging zal 2,50 voor de jeugd en 5,-- voor de senioren bedragen. Er wordt gestemd en er zijn 16 voor- en 9 tegenstemmers. Er wordt geopperd een introductielidmaatschap te bieden van 150,-- zonder de voorwaarde dit te combineren met te betalen tennislessen. Voorwaarde is dat, wie hiervoor in aanmerking wenst te komen, minimaal 3 jaar voorafgaand daaraan geen lid van T.V. Pharo is geweest. De contributie voor dit introductielidmaatschap zal naar rato worden berekend en is afhankelijk van de datum van ingaan van dit lidmaatschap.. Er wordt wederom gestemd. Er zijn 23 voor- en 2 tegenstemmers. Intermezzo 2 Komend jaar zal er geen combinatie plaatsvinden van competities met andere activiteiten. Wel blijft de mogelijkheid tot vrij spelen op de banen die daarvoor beschikbaar zijn. 7) Begroting 2015 De begroting voor volgend jaar zal worden verhoogd. In de begroting moet nog worden opgenomen de uitgave van het nieuwe kassasysteem. Het elektriciteitsverbruik is inmiddels aangepast. De post onvoorziene kosten kan worden geschrapt en worden opgenomen in andere posten. 3

5 De begroting 2015 wordt ongewijzigd vastgesteld 8 )Verkiezing kascontrolecommissie Kandidaten kascontrolecommissie: Piet van Boven en John Duijl. De ALV gaat hiermee akkoord. Intermezzo3 Er worden vrijwilligers gezocht voor diverse activiteiten zoals: Organisatoren Tennis 4 life. Organisatoren jeugdtoernooi. Organisatoren Clubkampioenschappen. Openers en sluiters. Er komt een ROOD/ORANJE Event Het senioren 55+ toernooi zal plaatsvinden op donderdag 9 juli Het Kettner Open toernooi zal plaatsvinden van 1 tot en met 9 augustus Het Veteranentoernooi 45+ en 65+ zal plaatsvinden van 15 tot en met 23 augustus ) Rondvraag Heinz Breuer vraagt of het mogelijk is tijdens de competitie te spelen met 4 ballen in een blik i.p.v. met 3. Antwoord hierop volgt. Joop Smit of de pasjesochtend op maandag en vrijdag het gehele jaar door om kan beginnen. Martha Scherpenberg zegt dat het in de zomertijd op de vrijdag uur blijft. Michel Weultjes vraagt of het mogelijk is een groep app aan te maken zodat efficiënter kan worden doorgegeven of de pasjesavond op maandag wel of niet doorgaat. Dit voorkomt teleurstelling en maakt het mogelijk om tijdig kennis te kunnen nemen van het wel of niet doorgaan van de pasjesavond. Rinus Stuut merkt op dat tijdens de wintercompetitie in de avonden de rommel niet wordt opgeruimd zodat degene die de volgende morgen als eerste komt hier voor opdraait. De kantine mag 10x per jaar, buiten activiteiten door de vereniging zelf georganiseerd, verhuurd worden aan leden van Pharo. Als de begroting hierdoor positief beïnvloed wordt zal de contributieverhoging eenmalig zijn of zelfs verlaagd kunnen worden. 10) Sluiting Louis Overboom bedankt de aanwezigen voor hun komst en inbreng en sluit de vergadering. 4

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15 Investeringen TV PhARO Investeringen korte termijn - Koffiemachine - Vernieuwing trap en terras - Inrichting terras - Tent buitenbar Investeringen binnen 10 jaar - Goederenlift - Lampen baanverlichting

16