Algemene ledenvergadering TV Pharo d.d

Transcriptie

1 Algemene ledenvergadering TV Pharo d.d Opening De voorzitter heet eenieder van harte welkom. De lijst met doorgegeven verhinderingen wordt doorgenomen. 2. Vaststelling verslag ALV 9 februari 2016 Per abuis is het verslag van de vorige vergadering niet op de site geplaatst, het verslag zal vanaf 24 februari a.s. op de site beschikbaar zijn. De voorzitter vraagt om eventuele op/aanmerkingen aan hem door te geven. Zonder opmerkingen zal het verslag goedgekeurd worden. 3. Mondeling Jaarverslag 2016 T.V. PhARO door de voorzitter De voorzitter geeft een mondelinge toelichting op het jaarverslag 2016 met betrekking tot de volgende punten: Nieuwe energie leverancier/juridische ontvlechting PhARO en Alexandria/Opening toegangshek met KNLTB pas/evaluatie/aanpassing prijzen kantine/nieuwe muziekinstallatie/inrichting nieuwe terras/introductie KNLTB app bij PhARO ( door Yuri Visser, later in de vergadering)/aan de slag met uitkomsten ledenonderzoek. Er wordt een ledenverlies geconstateerd, hier zal later in de vergadering op teruggekomen worden. Het jaarverslag 2016 wordt goedgekeurd. 4. Jaarrekening 2016 en 5. Verklaring kascontrolecommissie en decharge van het bestuur De posten dagelijks onderhoud clubgebouw en dagelijks onderhoud banen zullen als één post samengevoegd worden. De post vrijwilligerskosten staat op nul omdat de vrijwilligersdag in November 2015 heeft plaatsgevonden (en dus is opgenomen in het jaarverslag van 2015). In 2016 heeft deze activiteit in december 2016 plaatsgevonden en zal dus in jaarrekening van 2017 opgenomen worden. De post vrijwilligersvergoedingen zal meegenomen worden in het resultaat van de kantine. De post zal in de toekomst komen te vervallen. Het ledenverlies is ook zichtbaar in de contributies. Marge Kantine: de voorraad is geïnventariseerd en geeft een verkoopwaarde van meer dan 9000,00. In de begroting is dit als 4500,00 begroot. In de voorgaande jaren was dit lager, en het verschil is nu administratief verwerkt. Dit maakt dat het bedrag zo positief uitvalt. Activiteiten/competities: het lijkt alsof de vereniging hier aan verdient maar dit betreft de bijdrage die de competitieteams betalen, de kosten zijn opgenomen in de verenigingskosten. Vragen vanuit de leden: Er wordt uitleg gevraagd over het verschil m.b.t. de voorraad die begroot is? Toegelicht wordt dat er een verschil is tussen verkoopprijs en inkoopprijs. Opgemerkt wordt dat er m.b.t. de baropbrengsten verschillende bedragen in het verslag staan vermeld. Toegelicht wordt dat het genoemde bedrag ad de daadwerkelijke omzet betreft minus de inkoop. Het bedrag ad betreft het

2 bedrag inclusief de barboetes/afkoop van de bardiensten minus de ontvangen barkosten. Door de kascommissie is controle uitgevoerd en de verklaring is afgegeven. De ledenvergadering verleent het bestuur decharge op basis van het gevoerde beleid en de behaalde resultaten. De jaarrekening 2016 wordt vastgesteld. 6. Deelname dagleden aan de Instuif op zondag In de bijgevoegde notitie wordt een toelichting gegeven op de ontstane situatie en wordt door het bestuur een tweetal mogelijke oplossingen voorgesteld welke door de voorzitter worden toegelicht. Er volgt een levendige discussie waarbij onder andere de volgende opmerkingen worden gemaakt: - Hoe weet men of iemand daglid is? Via het systeem is op het pasje van de KNLTB aangegeven welke speelrechten een lid heeft. Als daglid is het niet mogelijk om op zondag af te hangen via het systeem. - Je kunt als daglid wel deelnemen aan toernooien van andere verenigingen? Dit is correct, er is dan geen sprake van afhangen en voor een toernooi wordt apart betaald. - Hoe is deze situatie ontstaan? De voorzitter geeft hierop een toelichting, e.e.a is opgenomen in de notitie. - Op zondagen kan er bijna niet getennist worden, je betaalt dan 20,00 extra zonder te kunnen tennissen? De voorzitter geeft aan dat ongeveer de helft van het jaar op zondag een instuif georganiseerd kan worden. Wanneer er meer mensen komen zal er gekeken worden naar het aantal banen maar in principe zijn er 4 banen beschikbaar. De world tour die ook op zondag wordt gehouden is tot uur, daarna is een instuif mogelijk. - Door het bestuur wordt benadrukt dat dit een poging is om tegemoet te komen aan de leden. Wanneer de ledenvergadering niet voorstemt voor mogelijkheid twee zullen de dagleden niet meer kunnen deelnemen aan de instuif. - Opgemerkt wordt dat er ook niet leden gebruik maken van de banen, wie spreekt hen hier op aan? Het bestuur is van mening dat leden zelf ook een verantwoordelijkheid hebben, we zijn met elkaar de vereniging. Wanneer een lid zaken opmerkt die niet conform afspraak zijn wordt verwacht dat het lid de betreffende mensen hierop aanspreekt. - Vanuit de leden wordt gevraagd om begrip vanuit het bestuur, sommige leden (ca. 25) zijn daglid geworden omdat een dergelijke grote groep niet op de avond kan spelen. - Kan de pasjesavond niet naar de zondagmorgen zodat dagleden/full time leden met elkaar kunnen spelen? - Als je kiest voor een daglidmaatschap weet je ook wanneer je kunt spelen, dit is opgenomen in het baanreglement. Er zijn ca. 80 tot 100 dagleden waarvan er ongeveer 20 leden zijn die ook deelnemen aan de instuif. We kunnen om die reden niet alle dagleden automatisch fulltime lid maken, dit zal de vereniging leden gaan kosten. - Een bedrag van 20,00 is vrij hoog voor het aantal keren dat je kunt spelen. Kan er niet teruggegaan worden naar het oude systeem waarbij je per instuif 2 euro extra gaat betalen als je als daglid deelneemt? Eventueel is dit te koppelen aan het meenemen van introducees, dit in het kader van de ledenwerving? Het bestuur antwoordt hierop dat de verwachting is dat er geen extra leden komen door de instuif, een introducee meenemen kan altijd. - Wanneer men kiest voor het construct van 2,00 per keer bestaat de kans dat full time leden een soortgelijke constructie willen waarbij zij een soort basis lid worden en elke avond dat zij spelen 2

3 euro extra betalen. Wanneer de vereniging voor een dergelijk construct kiest zal zij op korte termijn failliet zijn. - Door het bestuur is eerder aangegeven dat er eventueel uitzonderingen mogelijk zijn. Op zondag zijn er banen over, de (veelal oudere)deelnemers van de instuif maken gebruik van de bar maar bovenal beleven zij veel plezier aan de instuif. Is dat geen reden voor uitzondering? Het bestuur antwoordt hierop dat uitzonderingen gelden voor het grote geheel. In de huidige situatie is deelname door een daglid aan de instuif de regel geworden. Juist om deze groep tegemoet te komen is het voorstel van daglid plus voorgesteld, dit terwijl het bestuur liever geen uitzonderingen heeft. Het bestuur geeft aan dat zij zich het komende jaar zal beraden op de lidmaatschapsvormen die er zijn. Voor nu dient er een besluit genomen te worden over de twee opties genoemd in de notitie. De keuze zal per vandaag ingaan. De instuif kan gewoon doorgaan ongeacht de keuze van nu, alleen wie mag spelen is afhankelijk van de gekozen optie. Er volgt een stemming waarbij 4 personen stemmen voor voorstel 1, de meerderheid stemt voor voorstel 2 waardoor dit voorstel wordt aangenomen. Het bestuur zal een bericht op de site plaatsen waarbij leden die daglid plus willen worden dit kunnen aangeven. 7. Bestuursverkiezing De voorzitter bedankt Elly Biesheuvel voor haar rol als secretaris in de afgelopen vijf jaar. De leden gaan akkoord met de benoeming van Esther van Doorn als secretaris van de vereniging. De leden gaan akkoord met benoeming van Louis Overboom als voorzitter voor 1 jaar. Yuri Visser geeft uitleg over de KNLTB app. Een aantal leden zal als testgroep fungeren de app zal t.z.t. gevuld worden en opengesteld worden voor alle leden zodra dit mogelijk is. Het streven is om e.e.a. voor de competitie functioneel te hebben. 8. Aanpassing prijzen in de kantine Het resultaat vanuit de kantine is niet erg hoog. Er is een marge van 42,5% terwijl het streven 50% is. De inkoopprijzen zijn verhoogd maar de verkoopprijzen in de kantine zijn hierop niet aangepast. Er zijn twee varianten die worden toegelicht. Gevraagd wordt of er onderzoek is geweest waarom de marge steeds niet toeneemt. Is het een zekerheid dat de marge hoger wordt wanneer de prijzen verhoogd worden? De voorzitter geeft aan dat met name de artikelen voor de jeugd goedkoop worden gehouden (dit is altijd het uitgangspunt geweest), deze zijn nu iets verhoogd. De marge loopt toch terug doordat leveranciers zoals Heineken de prijzen verhogen maar de vereniging heeft haar verkoopprijzen niet verhoogd. Gevraagd wordt of niet elke drie maanden de prijzen (inkoop/ verkoop) bekeken kunnen worden en waar nodig aangepast kunnen worden, zo kan men accuraat inspelen op het inkoopbeleid. De voorzitter licht toe dat het voorraadsysteem niet gebruikt wordt omdat Pharo werkt in drie periodes, de parameters in het systeem moeten dan steeds aangepast worden. De laatste jaren is geprobeerd om het lidmaatschap en de verkoopprijzen op hetzelfde niveau te houden. In principe heeft het bestuur de bevoegdheid om prijzen aan te passen maar het leek het bestuur gepast om dit aan de leden voor te leggen. Met een meerderheid wordt gekozen voor voorstel 2 t.w. het verhogen van alle (niet gecorrigeerde prijzen) met ca. 3% af te ronden op een minimum verhoging van 5 cent.

4 9. Vaststelling contributies Het voorstel is om de contributies te handhaven o.b.v. de contributie van Gevraagd wordt hoe de verhouding ligt met andere verenigingen? De contributie ligt ongeveer op eenzelfde niveau als andere verenigingen. De ALV kan akkoord gaan met het voorstel. 10. Vaststelling begroting 2017 Er is geen investeringsbegroting gemaakt omdat er onvoldoende inzicht is in de kosten die verwacht worden, verder heeft de gemeente vorig jaar besloten dat er wellicht een subsidieregeling komt voor het onderhoud van verenigingen. De gemeente heeft bij Pharo een meting verricht m.b.t. het buitenonderhoud en de gebouw gebonden installaties. De rapportage hiervan wordt eerst afgewacht zodat bekend is welke subsidie de vereniging eventueel gaat krijgen. De begroting 2017 wordt vastgesteld. 11. Verkiezing kascontrolecommissie Maarten van Kesteren zal toetreden tot de kascontrolecommissie. Vrijwilligers gezocht: Organisatie Clubkampioenschappen: Evenementencommissie Openers en sluiters: openen woensdag Jeugdactiviteiten: Wedstrijdsecretaris ROOD/ORANJE: Ellen Wedstrijdsecretaris GEEL : Esther Wedstrijdsecretaris Groen: Louis Organisatie Open Dag 26 maart 2017: vanaf 10.00u worden vrijwilligers gezocht. Ondersteuning Jeugdtoernooi: voor de gehele week worden vrijwilligers gezocht, met name in de keuken. Contactpersoon Dagleden Ondersteuning World Tour: met name voor 26 maart wordt begeleiding gezocht voor team rood, voor twee andere dagen worden ook vrijwilligers gezocht voor twee andere teams. Vrijwilligers kunnen zich melden bij Esther. Toernooien: Jeugd Superkids en JRT* toernooi: zondag 18 juni t/m zaterdag 24 juni Senioren 50+: donderdag 6 juli Kettner Open: zondag 6 augustus t/m zondag 13 augustus Veteranen 45+/65+: zondag 20 augustus t/m zondag 27 augustus 12. Rondvraag Dorethy geeft aan dat er vrijwilligers voor de bardienst worden gezocht voor met name het veteranentoernooi. Tijdens het Kettner toernooi zal er een binnen- en buitenbar zijn, bij het veteranen toernooi alleen een binnen bar. Gevraagd wordt waarom er geen buitenbar is tijdens het veteranentoernooi? Het bestuur antwoordt hierop dat hier niet eerder om gevraagd is, daarbij zijn er veel extra bardiensten nodig wat lastig is om te organiseren. De ervaring leert verder dat veel mensen gebruik maken van de kantine boven. Tijdens het Kettner zal met een kaartensysteem o.i.d. gewerkt worden om bij de buitenbar te kunnen betalen.

5 Heinz geeft aan dat de link op de site m.b.t. de bardiensten niet correct is. Hij heeft hierop gereageerd maar geen terugkoppeling ontvangen. De voorzitter geeft aan dat de link inderdaad niet correct is, dit moet nog aangepast worden maar hier is nog geen gelegenheid voor geweest. Aad vraagt of degene die de kantine opent ook de kleedkamer beneden kan openen en de verlichting aan kan doen. Afgesproken wordt dat wanneer de deur beneden open is ook de verlichting aan moet zijn. Wanneer er bardiensten zijn gaat dit automatisch. Piet geeft aan dat hij zijn bardiensten heeft ingevuld maar deze zijn weer verwijderd? De voorzitter bevestigt dat dit inderdaad klopt. Het bestuur is nog met het systeem bezig, eerst komt er een overleg met de dagleden v.w.b. de bardiensten daarna wordt het systeem opengesteld. Gevraagd wordt of de reglementen op de site staan? Dit is het geval. Eind van dit jaar komt er een nieuwe site van de KNLTB die gebruikersvriendelijker is. Piet geeft aan dat hij tijdens de buitengewone vergadering gevraagd is om zitting te nemen in de technische barcommissie. Hem is uiteindelijk geen advies gevraagd dus hij wil aangeven dat hij met deze bar niets te maken. Zijn vraag is hoe de waterleiding richting de bar is afgedopt. Leo merkt op dat dit bij de hoofdafsluiting is gebeurd. Rinus vraagt of het bestuur er bezwaar tegen heeft als met het ingaan van de zomertijd er gewoon om half 10 geopend kan worden. Voor bestuur is dat geen enkel probleem. Op zondag is er geen bardienst met idee dat leden het zelf oplossen. Niemand voelt zich echter verantwoordelijk voor de schoonmaak/leegmaken van de vuilnisbakken waardoor het vaak op maandag niet is opgeruimd. Dit is een terecht punt. Ilon: op maandag overdag is er geen barbezetting, de leden die spelen regelen dit zelf en een aantal van hen is dan bereid om achter de bar te staan. Staat dit gelijk met het invullen van het barrooster invullen of krijgen de betreffende leden hiervoor een vergoeding? Het bestuur antwoordt hierop dat beide niet van toepassing is. Ilon merkt op dat wanneer Selma om 16.00u komt om les te geven deze groep de kantine afsluit zodat zij niet meer verantwoordelijk zijn hiervoor. Selma opent dan de kantine zelf opnieuw. Het is voor de leden lastig om de aanwezige ouders dan weg te sturen. Het bestuur heeft het standpunt dat we de ouders van de leerlingen vertrouwen zodat zij de mogelijkheid hebben om binnen te zitten. Opgemerkt wordt dat deze ouders ook consumpties nuttigen maar niet weten hoe de kassa werken. Het bestuur gaat uit van vertrouwen in elkaar en dat we elkaar helpen waar dat nodig is. Als dit niet lukt zullen we naar bardiensten op maandagmiddag moeten gaan wat inhoudt dat er drie bardiensten per lid nodig zijn. Op maandagmiddag is de bar in principe niet open voor consumpties. Als er leden zijn die dan toch even wat achter de bar voor ouders doen dan kan dat altijd. De voorzitter dankt eenieder voor zijn/haar aanwezigheid en sluit de vergadering.