Communicatie & Prestatie bij resultaatgericht vastgoedonderhoud

Transcriptie

1 2011 Communicatie & Prestatie bij resultaatgericht vastgoedonderhoud Lars Willemsen & Tiemen Leus Stichting Pioneering & Mulder Schilders Twente Datum:

2 Communicatie & Prestatie bij resultaatgericht vastgoedonderhoud Een onderzoek naar de toepassing van (beeld)referenties bij resultaatgericht vastgoedonderhoud. Auteurs : Lars Willemsen, Tiemen Leus Klas : EBT4V Datum van Publicatie : Status : Definitief Afstudeercommissie Dhr. G. Stern Dhr. M. Jansen Mevr. A. Jansen-Oude Breuil Mevr. J. Tabak-Vochteloo Dhr. B. Platier - Stichting Pioneering - Mulder Schilders Twente - Mulder Schilders Twente - Saxion Hogeschool Enschede - Saxion Hogeschool Enschede Opdrachtgevers Stichting Pioneering M.H. Tromplaan AB Enschede Afstudeerrapport Lars Willemsen en Tiemen Leus ii

3 Voorwoord Almelo, juni 2011 Geachte lezer, Voor u ligt het eindrapport van een onderzoek naar de toepassing van (beeld)referenties bij resultaatgericht vastgoedonderhoud. Dit onderzoek is uitgevoerd tijdens de afstudeerstage in het vierde jaar van de opleiding Bouwtechnische Bedrijfskunde van de Saxion Hogeschool te Enschede. Tijdens deze periode staat de afstudeeropdracht centraal. De organisatie waarvoor dit onderzoek is gedaan is Stichting Pioneering. Het doel van Stichting Pioneering is de concurrentiepositie van de Twentse bouw versterken en de werkgelegenheid te stimuleren. Enkele projectafdelingen (werkplaatsen) van deze stichting zijn onder andere: Productontwikkeling, Systems Engineering, Industrieel Duurzaam en Flexibel bouwen, Regelgeving en Resultaatgericht Vastgoedonderhoud. De begeleiding vanuit Saxion Hogeschool Enschede is gedaan door Janet Tabak en Ben Platier van de opleiding Bouwtechnische Bedrijfskunde. De begeleiding vanuit Stichting Pioneering & Mulder Schilders Twente is achtereenvolgens gedaan door dhr. Glenn Stern en Maurits & Anouk Jansen. Alle begeleiders en andere betrokkenen die ons geholpen hebben bij het tot stand komen van dit rapport willen wij hartelijk danken voor hun inspanning en tijd. Daarnaast gaat onze dank uit naar alle medewerkers van Mulder Schilders Twente voor de hulp en de plezierige werksfeer. Wij wensen u veel plezier toe met het lezen van dit rapport. Lars Willemsen Tiemen Leus Afstudeerrapport Lars Willemsen en Tiemen Leus iii

4 Samenvatting Stichting Pioneering is onderdeel van Innovatieplatform Twente houdt zich bezig met innovaties en vraagstukken die vanuit de bouwbranche komen. De werkplaats Resultaatgericht Vastgoedonderhoud van Stichting Pioneering is bezig met een nieuw onderhoudsconcept. Dit onderhoudsconcept draagt dezelfde naam als de werkplaats, namelijk Resultaatgericht Vastgoedonderhoud (RGVO). RGVO is als volgt te definiëren: Het geheel van technische, organisatorische en daarbij samenhangende administratieve activiteiten om vastgoed functioneel, esthetisch en technisch op het overeengekomen kwaliteitsniveau te houden, passend binnen de doelstellingen en de strategie van de opdrachtgever. Onderzoek De kwaliteitsniveaus bij RGVO die bepaald worden door de opdrachtgever zijn in de huidige inspectiebibliotheek vastgelegd. De inspectiebibliotheek is niet werkbaar genoeg, omdat er verschil van interpretatie is over de verschillende kwaliteitsniveaus. Om dit probleem te verhelpen is een onderzoek opgestart met de volgende hoofdvraag: Welke kwaliteitsniveaus moeten worden onderscheiden in de systematiek van RGVO en welke eisen moeten aan de communicatiemiddelen (referenties), tussen de verschillende disciplines* in de onderhoudsbranche, worden gesteld om tot een eenduidige interpretatie van deze niveaus te komen? * Aannemer, Schilder, Installateur, Woningcorporatie, VVE beheerder, Gemeente enz. Om deze vraag te kunnen beantwoorden is middels desk research informatie gehaald uit verschillende literatuurstukken en van het internet. Daarna is bij verschillende disciplines in de onderhoudsbranche informatie opgevraagd over de wijze waarop deze bedrijven met RGVO omgaan en hoe ze kwaliteitsniveaus vastleggen. Deze informatie is gebruikt om een nieuw soort communicatiemiddel op te stellen waarmee kwaliteitsniveaus bepaald kunnen worden. Prestatiedatabase De prestatiedatabase is opgesteld als onderlegger voor de communicatiedatabase. Belangrijk voor deze database is dat alle gebouwonderdelen opgenomen worden. Er is daarom gebruik gemaakt van de NL-SfB codering, die ook toegepast is in de NEN De NEN-2767 is de nederlandse norm voor conditiemeten van bouw- en installatiedelen. In deze norm zijn alle gebouwonderdelen aan de hand van de NL-SfB codering verdeeld in verschillende hoofdstukken. Bij de verschillende gebouwonderdelen zijn de gebreken en de methode om conditie te meten van de gebouwonderdelen vastgesteld. In de prestatiedatabase zijn aan de hand van de gebrekenlijst, die vastgesteld is volgens de NEN-2767, verschillende kwaliteitsniveaus beschreven. Het beschrijven van de kwaliteitsniveaus gebeurt aan de hand van: - Omschrijving van de omvang het gebrek - Meetbare gegevens over het gebrek - Fotomateriaal waarin duidelijk gemaakt wordt hoe het betreffende gebrek eruit ziet Afstudeerrapport Lars Willemsen en Tiemen Leus iv

5 Communicatiedatabase Voor opdrachtgevers is het moeilijk om aan de hand van de prestatiedatabase kwaliteitsniveaus te bepalen, omdat de opdrachtgever in de meeste gevallen te weinig bouwkundige kennis heeft om deze te kunnen begrijpen. De prestatiedatabase dient daarom als onderlegger voor de communicatiedatabase. De communicatiedatabase is tussen opdrachtgever en onderhoudsbedrijf het belangrijkste communicatiemiddel als het gaat om het bepalen van de kwaliteitsniveaus. Tijdens de communicatie moet gebruik worden gemaakt van functie-denken. Functie-denken is een methode om naar het eindresultaat te kijken, zonder het onderhoudsbedrijf gelijk te beperken in de oplossingen. Opdrachtgevers dienen de strategie & visie van een complex om te zetten in functies en daar meetbare waardes aan te koppelen. Wanneer dit in kaart is gebracht ligt de expertise bij het onderhoudsbedrijf om een adviesrol te vervullen wat betreft het bepalen van de kwaliteitsniveaus. Conclusies van het onderzoek Kwaliteitsniveaus De verschillende kwaliteitsniveaus die opgenomen zijn in de databases zijn aan de hand van de NEN-2767 bepaald. In onderstaande tabel staat hoe de kwaliteitsniveaus van de NEN overgenomen worden in de prestatiedatabase en communicatiedatabase. NEN-2767 (Conditiescore) Prestatiedatabase (Kwaliteitsniveau) 1. Uitstekende conditie N.v.t. Niet haalbaar voor RGVO 2. Goede conditie 1. Uitstekend 3. Redelijke conditie 2. Goed 4. Matige conditie 3. Basis 5. Slechte conditie N.v.t. Conditie is te slecht als kwaliteitsniveau voor RGVO 6. Zeer slechte conditie N.v.t. Conditie is te slecht als kwaliteitsniveau voor RGVO Tabel 1: Omzetting conditiescores van NEN 2767 naar de kwaliteitsniveaus van de prestatiedatabase Tweedeling database Gekozen is om gebruik te maken van een communicatiedatabase met als onderlegger de prestatiedatabase. De reden hiervan is dat de prestatiedatabase dusdanig veel bouwkundige kennis bevat, die niet altijd aanwezig is bij de opdrachtgevers. Voor verschillende disciplines werkbaar Door gebruik te maken van de NEN 2767 zijn de databases voor alle disciplines in de werkbaar. Zowel de prestatie- als de communicatiedatabase is zo veel mogelijk voorzien van de termen die in de NEN 2767 voorkomen. Weergeven kwaliteitsniveaus Om de kwaliteitsniveaus volgens de SMART-systematiek te formuleren, zijn deze weergeven met een foto, een omschrijving en meetbare gegevens. Afstudeerrapport Lars Willemsen en Tiemen Leus v

6 Inhoudsopgave VOORWOORD III SAMENVATTING IV 1. INLEIDING SITUATIESCHETS PROBLEEMSTELLING DOELSTELLING VRAAGSTELLING ONDERZOEKSMETHODIEK 2 2. RESULTAATGERICHT VASTGOEDONDERHOUD RGVO WERKING RGVO PROBLEMEN BIJ RGVO 6 3. PRESTATIEDATABASE BESTAANDE METHODIEKEN VOOR CONDITIEMETEN NEN NL-SFB KWALITEITSNIVEAUS GEBRUIK PRESTATIEDATABASE COMMUNICATIEDATABASE FUNCTIE-DENKEN BIJ RGVO GEBRUIK COMMUNICATIEDATABASE 21 5.CONCLUSIES CONCLUSIES AANBEVELINGEN 26 VERKLARENDE WOORDENLIJST 27 LITERATUUR 29 BIJLAGEN 31 BIJLAGE 1 COMMUNICATIEDATABASE 32 BIJLAGE 2 PRESTATIEDATABASE 44 BIJLAGE 3 EISEN AAN FOTOMATERIAAL EN GEBOUWONDERDELEN 48 BIJLAGE 4 SAMENVATTINGEN VAN INTERVIEWS MET BETROKKEN ORGANISATIES. 50 Afstudeerrapport Lars Willemsen en Tiemen Leus vi

7 1. Inleiding 1.1 Situatieschets In het laatste jaar van de opleiding Bouwtechnische Bedrijfskunde aan de Saxion Hogeschool te Enschede dient te worden afgestudeerd middels een afstudeeropdracht. Wij hebben er voor gekozen om dit te doen in opdracht van Stichting Pioneering. Stichting Pioneering is onderdeel van het Innovatieplatform Twente (IPT). Het IPT is op initiatief van de provincie Overijssel (regio Twente) tot stand gekomen, hierin zitten vertegenwoordigers uit regionale overheid, onderwijs- en onderzoeksinstellingen en ondernemingen. Vanaf 2005 werkt het IPT aan een lange termijnvisie op het gebied van innovatie. Een visie die aansluit bij de kwaliteiten, kracht en ambitie van de regio Twente. Stichting Pioneering vertegenwoordigt het cluster Bouw en is opgericht met als doel de concurrentiepositie van de Twentse Bouw te versterken en de werkgelegenheid te stimuleren. Onderdeel van Stichting Pioneering is de werkplaats resultaatgericht vastgoedonderhoud (RGVO). Resultaatgericht Vastgoedonderhoud is te omschrijven middels de volgende definitie: Het geheel van technische, organisatorische en daarbij samenhangende administratieve activiteiten om vastgoed functioneel, esthetisch en technisch op het overeengekomen kwaliteitsniveau te houden, passend binnen de doelstellingen en de strategie van de opdrachtgever. De werkplaats Resultaatgericht Vastgoedonderhoud heeft de volgende visie 1 : De marktpositie van de Twentse bouwsector versterken door resultaatgericht vastgoedonderhoud in Twente de Best Practice van Nederland te laten worden 1.2 Probleemstelling Het gebruik van (beeld)referenties bij het maken van onderhoudscontracten speelt binnen het Resultaatgericht Vastgoedonderhoud een belangrijke rol. Door de wensen van de opdrachtgever vast te leggen aan de hand van (beeld)referenties kan het gewenste kwaliteitsniveau bepaald worden. Gedurende de afgesproken periode wordt dit kwaliteitsniveau als minimale kwaliteitsniveau voor het complex aangehouden. Mulder Schilders Twente heeft voor RGVO een computerapplicatie ontworpen dat vorm moet gaan geven aan de RGVO systematiek. Deze applicatie is nog in ontwikkeling, waarbij het belangrijkste onderdeel nog ingevuld dient te worden. Dit onderdeel betreft een soort database met (beeld)referenties om verschillende kwaliteitsniveaus voor onderhoud van gebouwonderdelen te bepalen en contractueel vast te kunnen leggen. Om die reden is gevraagd een opzet van een database te maken die hieraan vorm kan geven, zodat deze gebruikt kan worden bij de bepaling van kwaliteitsniveaus voor RGVO. 1 geraadpleegd 1 februari 2011 Afstudeerrapport Lars Willemsen en Tiemen Leus 1

8 1.3 Doelstelling Het doel van de afstudeeropdracht is: Een rapport uitbrengen waarin advies wordt gegeven over welke kwaliteitsniveaus te onderscheiden zijn binnen de systematiek van RGVO en welke eisen er aan de communicatiemiddelen (referenties), tussen de verschillende disciplines* in de onderhoudsbranche, moeten worden gesteld om tot een eenduidige interpretatie van deze kwaliteitsniveaus te komen. Dit rapport zal worden aangeleverd uiterlijk 7 juni * Aannemer, Schilder, Installateur, Woningcorporatie, VVE beheerder, Gemeente enz. Het eindresultaat wordt gepubliceerd aan de belangstellende partijen binnen de Stichting pioneering en aan de beoordelingscommissie vanuit Saxion Hogeschool Enschede. 1.4 Vraagstelling Welke kwaliteitsniveaus moeten worden onderscheiden in de systematiek van RGVO en welke eisen moeten aan de communicatiemiddelen (referenties), tussen de verschillende disciplines* in de onderhoudsbranche, worden gesteld om tot een eenduidige interpretatie van deze niveau s te komen? * Aannemer, Schilder, Installateur, Woningcorporatie, VVE beheerder, Gemeente enz. 1.5 Onderzoeksmethodiek Deskresearch Er is vooral gebruik gemaakt van de informatie over RGVO binnen de stichting Pioneering en literatuurstukken bij Mulder Schilders. Te denken valt aan eerdere afstudeerrapporten, verschillende inspectiemethodieken en overzichten/tabellen omtrent RGVO. Tevens is deskresearch toegepast om meer informatie te verkrijgen over vergelijkbare systemen rondom prestatie gerichte afspraken. Hierbij valt te denken aan de kwaliteitscatalogus openbare ruimte 2007 van het CROW. Om meer informatie te verkrijgen omtrent het zogenaamde functie denken (methodisch ontwerpen) is onder meer gebruik gemaakt van de SBR-uitgave: functioneel specificeren in de bouw. Op RGVO-gerelateerde websites zijn organisaties gezocht die tijdens fieldresearch zijn benaderd voor een interview. Afstudeerrapport Lars Willemsen en Tiemen Leus 2

9 Fieldresearch Om meer te weten te komen over de uitvoering en ervaringen met Resultaatgericht Vastgoedonderhoud, beeldreferenties en de onderhoudsbranche zijn diverse organisaties bezocht die al of niet actief betrokken zijn bij de werkplaats Resultaatgericht Vastgoedonderhoud. Er is bewust gezocht naar organisaties die in het bezit zijn van het VGO-keurmerk. Dit keurmerk is bedoeld voor onderhoudsbedrijven die hebben aangetoond te voldoen aan de eisen op het gebied van resultaatgericht vastgoedonderhoud. Deze eisen zijn opgesteld door Stichting Certificering Technisch Vastgoedbeheer (SCTV). De organisaties en geïnterviewde contactpersonen zijn hieronder op alfabetische volgorde gerangschikt: Balance and Result te Deventer, Jan Straatman Branchevereniging FOSAG te Waddinxveen, Paul Raasveld Hemink Schilders te Borne, Rene olde Monninkhof Installatiebedrijf Feenstra te Enschede, Roelof Hans & Robert Poelman Installatiebedrijf Klein Poelhuis te Winterswijk, Johny van der Kolk & Eric Gijgink Mulder Schilders Twente te Almelo, Maurits Jansen, Anouk Jansen, Anja Roelofsma Rutges onderhoud en renovatie te Utrecht, Michel de Beurs Schilderswacht te Almelo, Marcel Middelhuis Smits vastgoedzorg te Rotterdam, Hans van der Krogt & Marijn Hartog Stichting Pioneering, Glenn Stern, Joyce Kloosterman, Robin de Graaf VVE beheer Twenterand te Almelo, dhr. J.G. Kamp Woningcorporatie Domijn te Enschede, Han Badart Woningcorporatie De Woonplaats te Enschede, Dik Roetert Woningcorporatie ProWonen te Borculo, Gerard Tenniglo Voor een samenvatting van de interviews zie bijlage 4 van dit rapport. Afstudeerrapport Lars Willemsen en Tiemen Leus 3

10 2. Resultaatgericht Vastgoedonderhoud 2.1 RGVO Eigenaren van vastgoed willen hun pand gedurende de exploitatie vaak op een bepaald kwaliteitsniveau houden. Hiervoor is onderhoud nodig. Een veelgebruikte manier van vastgoedonderhoud is het ad hoc afroepen van een onderhoudsdienst. Er worden bij deze manier van aanbesteden een aantal onderhoudsbedrijven aangeschreven die een offerte mogen uitbrengen. Op basis van de offerte wordt het onderhoudsbedrijf aangewezen die het onderhoud gaat uitvoeren. Naast het ad hoc onderhoud worden ook meerjarenplannen aangegaan met onderhoudsbedrijven. Dit houdt in dat de exploitant van een pand gedurende een bepaalde periode het onderhoud van het pand in handen legt van het onderhoudsbedrijf. Het onderhoudsbedrijf maakt een meerjarenplanning waarin het onderhoud dat het pand nodig zal hebben, staat beschreven en zal dat onderhoud ook uitvoeren. Naast de twee bovengeschreven soorten onderhoud is er een derde soort in opkomst, dit is resultaatgericht vastgoedonderhoud (RGVO). Bij deze methode gaat de exploitant gedurende een bepaalde periode een overeenkomst aan met een of meerdere onderhoudsbedrijven om het onderhoud van het geëxploiteerde pand te verzorgen. De onderhoudsbedrijven dienen gedurende de contractperiode het pand op het vooraf bepaalde kwaliteitsniveau te houden. Het bepalen van dit kwaliteitsniveau zal gebeuren aan de hand van (beeld)referenties. De definitie van RGVO is voor een aantal partijen die bij dit onderzoek betrokken waren afwijkend van de definitie die voor Stichting Pioneering geldt. Om misverstanden te voorkomen wordt in dit onderzoek uit gegaan van de volgende definitie van RGVO: Resultaatgericht vastgoedonderhoud is het geheel van technische, organisatorische en daarmee samenhangende administratieve activiteiten om vastgoed functioneel, estetisch en technisch op het overeengekomen kwaliteitsniveau te houden, passend binnen de doelstellingen en de strategie van de opdrachtgever. Hierbij is sprake van een resultaatverplichting. 2.2 Werking RGVO TNO onderscheidt voor de methodiek van RGVO tien stappen die achtereenvolgens doorlopen dienen te worden voor het toepassen van de methodiek. Dit wordt het zogenaamde 10-stappenplan 2 genoemd. De stappen worden hieronder toegelicht: 1. Bepalen van de complexstrategie In stap 1 creëert de opdrachtgever een beeldverwachting voor het complex, voor een periode van bijvoorbeeld 25 jaar. 2. Globale beoordeling onderhoudsituatie complex De staat van het complex wordt beoordeeld middels een inspectie. 2 Bron: Bouma P.(2009) TNO Workshop RGVO Afstudeerrapport Lars Willemsen en Tiemen Leus 4

11 3. Vastleggen gewenst kwaliteitsniveau, functionele, esthetische en technische prestatie eisen Na de globale beoordeling wordt het definitieve kwaliteitsniveau vastgesteld, dit dient te gebeuren aan de hand van (beeld)referenties. De probleemstelling zoals geschreven in 1.2 is gericht op deze stap van het RGVO-proces. 4. Uitvoeren van de inspectie en inventarisatie De onderhoudstoestand van het gebouw en de te onderhouden onderdelen worden vastgesteld. Het gewenste kwaliteitsniveau is uitgangspunt voor deze inspectie. 5. Opstellen van onderhoudscenario s en kostenramingen Onderhoudsscenario s worden opgesteld, dit zijn onderhoudsplannen voor meerdere jaren. In deze onderhoudsscenario s worden activiteiten en kostenramingen uitgezet in de tijd om aan het kwaliteitsniveau te blijven voldoen. 6. Overleg met opdrachtgever over het te kiezen onderhoudscenario Opdrachtgever bepaald in overleg met onderhoudsbedrijf welk onderhoudsscenario wordt gekozen. Vervolgens vind overleg plaats over de reikwijdte, het niveau, de functionele eisen, de prestatie eisen en de kosten. 7. Uitwerking gekozen onderhoudscenario Voor het gekozen onderhoudsscenario worden de activiteitenplannen uitgewerkt. Er worden afspraken gemaakt over de te leveren producten/diensten. 8. Sluiten van de overeenkomst Indien partijen een deel van het onderhoudsscenario bindend willen verklaren, stellen zij voor dat deel, de afspraken op schrift. De samenwerkingsperiode duurt zo lang als de looptijd van het onderhoudsscenario. 9. Realisatie van de afspraken In deze stap worden alle activiteiten die nodig zijn voor een aantoonbare effectieve en efficiënte uitvoering uitgevoerd. 10. Monitoren van het resultaat in de tijd In deze fase worden de inspecties uitgevoerd aan de hand van de afspraken in het inspectieplan. Afwijkingen worden vastgesteld en zo nodig worden maatregelen genomen. Afstudeerrapport Lars Willemsen en Tiemen Leus 5

12 2.3 Problemen bij RGVO Tijdens fieldresearch is naar voren gekomen dat er zich bij de RGVO-methodiek twee belangrijke problemen voor doen. Het eerste probleem is het omzetten van de strategie & visie van de opdrachtgever naar kwalititeitsniveaus. Het tweede probleem is het verschil van interpretatie van de kwalitieitsniveaus die gekozen kunnen worden bij RGVO. Van strategie & visie naar kwaliteitsniveaus Een strategie & visie 3 van een complex is leidend voor het bepalen van kwaliteitsniveaus binnen de systematiek van RGVO. Strategisch voorraadbeleid geeft opdrachtgevers inzicht hoe met vastgoedbezit moet worden omgegaan. Hieruit komt ook de beheerstrategie naar voren en de onderhoudsmaatregelen die nodig zijn, voor nu en later. Het is voor de opdrachtgever dus een must om over kennis te beschikken van het strategisch voorraadbeleid. In overleg met het onderhoudsbedrijf kan het onderhoud aan vastgoed dan worden afgestemd op de behoeften van de betreffende opdrachtgever. De leidraad resultaatgericht vastgoedonderhoud maakt onderscheid tussen een drietal beheersstrategieën waaruit de opdrachtgever een keuze kan maken. De beheerstrategieën hebben invloed op de kwaliteitsniveaus die gekozen worden door de opdrachtgever. Renovatie (complexmatig) Investeren Upgrading (mutatie) Samenvoegen / afsplitsen Consolideren Consolideren Consolideren min Consolideren plus Verkopen Onttrekken Upgraden en dan verkopen Slopen Tabel 2: Drie vormen van strategisch voorraadbeleid voor vastgoed Investeren Om de marktpositie van het complex te verbeteren kan het noodzakelijk zijn een kwaliteitsniveau tot stand te brengen waarbij de functies zijn gewaarborgd, gekoppeld aan een hoge belevingswaarde. De onderhoudsmaatregelen voorzien in een fraai en esthetisch verantwoord resultaat. Voorbeelden hiervan zijn renovatie, upgrading of samenvoegen / afsplitsen. Bij renovatie worden meerdere woningen (complexen) tegelijk op eenzelfde wijze bouwkundig verbeterd/gemoderniseerd. Vaak worden zaken als installaties, isolatie of esthetische onderdelen grondig aangepakt. Een tweede vorm van investeren is een upgrading waarbij tussen het wisselen van gebruikers/bewoners het object wordt verfrist. Denk bijvoorbeeld aan het vervangen van ouderwets sanitair of een verouderd keukenblok. Als laatste variant onderscheid men het samenvoegen of afsplitsen waarbij van bijvoorbeeld drie woningen twee woningen worden gemaakt (samenvoegen) of van één woning meerdere (afsplitsen). 3 Bron: Sprong A,Raasveld P. & Keus D. (2009) Leidraad RGVO Afstudeerrapport Lars Willemsen en Tiemen Leus 6

13 Consolideren In een dergelijke situatie kan eveneens worden volstaan met een kwaliteitsniveau waarbij de functionele eisen zijn gewaarborgd en enige gebreken zijn toegestaan. De onderhoudsmaatregelen zijn hierop afgestemd. In deze stap kunnen nog enige gradaties worden aangebracht. Er kan, afhankelijk van de beheersstrategie, gekozen worden voor een minimale consolidatie, waarbij de functies voor bijvoorbeeld korte tijd zijn gewaarborgd (consolidatie min). Zo kan er ook meer worden uitgevoerd ten einde de gebreken zoveel mogelijk tegen te gaan (consolidatie plus). Bij het zogenaamde consolideren wordt het object dus kort gezegd in stand gehouden. Min of meer wordt alleen het reguliere onderhoud, zoals gevel- en glasbewassing en schilderwerk uitgevoerd. Een beperkte vorm van achteruitgang is acceptabel. Bij consolideren plus is het de bedoeling dat de kwaliteit op peil wordt gehouden of zelfs wordt verbeterd. Onttrekken Voordat het complex wordt verkocht kan het een onderhoudsbeurt ondergaan, waarbij het kwaliteitsniveau zodanig wordt aangepast dat de functies zijn gewaarborgd. Enige gebreken zijn echter toegestaan. De onderhoudsmaatregelen zijn beperkt. Met minimale inspanningen wordt ervoor gezorgd dat alle gevelelementen goed functioneren en dat het complex aantrekkelijk wordt voor potentiële kopers. Voorbeelden hiervan zijn verkopen (spreekt voor zich), upgraden en dan verkopen, en slopen (spreekt voor zich). Bij upgraden en dan verkopen kan men denken aan het schilderen en schoonmaken van een object of het plaatsen van moderne sanitair voorzieningen of keukeninrichting. Afstudeerrapport Lars Willemsen en Tiemen Leus 7

14 Wanneer een opdrachtgever haar strategie & visie overbrengt op onderhoudsbedrijven, met als doel kwaliteitsniveaus bepalen voor het complex, kan het zijn dat elk onderhoudsbedrijf een andere interpretatie heeft van het kwaliteitsniveau dat wordt bedoeld door de opdrachtgever. De reden hiervan is dat de opdrachtgever in de meeste gevallen niet de bouwkundige kennis bezit die een onderhoudsbedrijf wel heeft. De opdrachtgever praat hierdoor in een andere taal als het onderhoudsbedrijf. Figuur 1 geeft een voorbeeld van het verschil van interpretatie dat dan ontstaat. De illustraties lijken allemaal op elkaar maar zijn geen van allen datgene wat de opdrachtgever bedoelt. Er is vanuit de RGVO-methodiek de vraag naar een uniforme database die kan dienen als communicatiemiddel waarmee eenduidig kwaliteitsafspraken gemaakt kunnen worden. Figuur 1: Verschillen in interpretatie 4 4 Bron: Stichting Pioneering (2010), Workshop Systems Engineering Afstudeerrapport Lars Willemsen en Tiemen Leus 8

15 Kwaliteitsniveaus De kwaliteitsniveaus die in de huidige RGVO-contracten gebruikt worden zijn zo geformuleerd dat er verschil van interpretatie kan ontstaan tussen opdrachtgever en onderhoudsbedrijf. Dit heeft niet alleen gevolgen voor het vertalen van de strategie & visie van de opdrachtgever naar kwaliteitsniveaus, maar ook voor de tussentijdse inspecties. Het belangrijkste probleem bij deze kwaliteitsniveaus is dat ze niet meetbaar zijn. Om een kwaliteitsniveau te definiëren wordt gebruik gemaakt van een afbeelding in samenwerking met een omschrijving. De reeks afbeeldingen die bij één soort gebrek meerdere kwaliteisniveaus moeten omschrijven, worden vanuit verschillende posities gemaakt waardoor de verschillen tussen de kwaliteitsniveaus minimaal lijken of zelfs helemaal niet zichtbaar zijn. In figuur 2 is een voorbeeld van de kwaliteitsniveaus van kalkkristallisatie afgebeeld. Figuur 2: Afbeeldingen van de kwaliteitsniveaus van kalkkristallisatie Bron: KV FOSAG en WVB (2004). Inspectiebibliotheek: Handboek voor het inspecteren van nieuwbouw-, afbouw- en onderhoudswerk. Gouda: KV FOSAG De onderstaande omschrijvingen in figuur 3 dienen ter ondersteuning aan de afbeeldingen van kalkkristallisatie. De omschrijvingen bevatten te weinig informatie om in samenwerking met de afbeelding kwaliteitsniveaus te omschrijven, waarbij geen ruimte gelaten wordt voor verschil van interpretatie tussen opdrachtgever en onderhoudsbedrijf. Figuur 3: Omschrijvingen van de kwaliteitsniveaus van kalkkristallisatie Bron: KV FOSAG en WVB (2004). Inspectiebibliotheek: Handboek voor het inspecteren van nieuwbouw-, afbouw- en onderhoudswerk. Gouda: KV FOSAG Afstudeerrapport Lars Willemsen en Tiemen Leus 9

16 Zolang bij de kwaliteitsniveaus een verschil kan interpretatie kan ontstaan, zal er discussie komen tussen het onderhoudsbedrijf en de opdrachtgever. De opdrachtgever zal in veel gevallen zeggen dat zijn gebouw voldoet aan het kwaliteitsniveau, zodat hij de onderhoudsbeurt kan uitsparen. Daarintegen zal het onderhoudsbedrijf zeggen dat een onderhoudsbeurt gewenst is, omdat dit werk oplevert voor het onderhoudsbedrijf. Voor beide partijen geldt dat ze baat hebben bij een database waarin de kwaliteitsniveau zo uitgewerkt zijn, dat er geen verschil van interpretatie meer kan ontstaan. Afstudeerrapport Lars Willemsen en Tiemen Leus 10

17 3. Prestatiedatabase Om kwaliteitsniveaus eenduidig vast te leggen wordt gebruik gemaakt van een communicatiedatabase in samenwerking met een prestatiedatabase. In dit hoofdstuk zal worden uitgelegd waar de prestatiedatabase voor dient en hoe deze is opgebouwd. De prestatiedatabase dient binnen RGVO als ondersteuning voor de communicatiedatabase. De gemaakte kwaliteitsafspraken tussen opdrachtgever en onderhoudsbedrijf zijn in deze database uitgewerkt tot meetbare prestatie-eisen. De prestatiedatabase dient daardoor als naslagwerk of als verdieping op de omschrijving zoals gemaakt in de communicatiedatabase. 3.1 Bestaande methodieken voor conditiemeten Voor RGVO is het belangrijk dat de kwaliteitsniveaus die bepaald worden door de opdrachtgever en onderhoudsbedrijf meetbaar zijn. Dit om op elk moment een conditiemeting uit te kunnen voeren voor de in het contract opgenomen gebouwonderdelen. Er zijn verschillende methodieken ontwikkeld om de conditie te meten van gebouwonderdelen. Uit fieldresearch is gebleken dat de volgende methodieke de meest gebuikte zijn: - NEN-2767 Conditiemeting van bouw- en installatiedelen, september COT Conditiewijzer, Inspectie- en Adviseringsmethode voor schilderwerk voor hout, november AF-Erkenningsregeling en Verf Advies Centrum, Inspectiewaaier schilderwerk, oktober 2008 De database is op basis van de NEN tot stand gekomen. De NEN-2767 is van alle inspectiemethoden de meestgebruikte 6 in de onderhoudsbranche. Naast dat de NEN-2767 de meestgebruikte methodiek is, is dit ook de meest volledige. Het belangrijkste verschil tussen de verschillende methodieken is dat de NEN-2767 per stadium van het gebrek ook de omvang van het stadium bepaald en daar concrete getallen aan hangt. De methodieken van de COT en AF-Erkenningregeling onderscheiden alleen de omvang van het gebrek, zonder er volledig meetbare gegevens aan te koppelen. De kwaliteisniveaus die in de database staan zijn bepaald aan de hand van de NEN De belangrijkste reden hiervoor is dat de NEN-2767 een condiemetingsmethodiek is waardoor de kwaliteitsniveaus op elk moment gemeten kunnen worden. 5 Nederlands Normalisatie Instituut, (1998). NEN Gebleken uit gesprekken met opdrachtgevers/onderhoudsbedrijven in periode feb 2011 t/m apr 2011 Afstudeerrapport Lars Willemsen en Tiemen Leus 11

18 3.2 NEN-2767 De NEN-2767 is een Nederlandse norm voor de conditiemeting van bouw- en installatiedelen. Deze norm wordt door de meeste onderhoudsbedrijven gebruikt om de technische staat van gebouwonderdelen te meten. Doel is om gebreken te herkennen en deze te waarderen met een conditiescore om vervolgens maatregelen te kunnen treffen. De NEN-2767 onderscheidt zes conditiescores. Dit zijn de scores waarmee de technische staat van verschillende gebouwonderdelen worden bepaald. Om de scores van de NEN-2767 enigszins te verduidelijken is tabel 3 opgesteld. Hierin worden de scores weergeven met een omschrijving en toelichting: Conditiescore Omschrijving Toelichting 1 Uitstekende conditie Incidenteel geringe gebreken 2 Goede conditie Incidenteel beginnende veroudering 3 Redelijke conditie Plaatselijk zichtbare veroudering. Functievervulling van bouw- en installatiedelen niet in gevaar 4 Matige conditie Functievervulling van bouw- en installatiedelen incidenteel in gevaar 5 Slechte conditie De veroudering is onomkeerbaar 6 Zeer slechte conditie Technisch rijp voor sloop Tabel 3: De zes conditiescores die door de NEN-2767 worden onderscheiden Met oog op RGVO worden alleen de conditiescores 2 t/m 4 gebruikt als kwaliteitsniveaus voor de prestatiedatabase. Conditiescore 1 kenmerkt zich door nieuwbouwkwaliteit. Uit fieldresearch bij o.a. Schilderswacht Almelo en Mulder Schilders Twente blijkt dat deze conditiescore niet haalbaar is om als kwaliteitsniveau voor de lange termijn te hanteren binnen RGVO. Wanneer bij een gebouwdeel conditiescore 5 of 6 wordt gemeten is dit gebouwdeel dusdanig in slechte conditie dat dit niet meer te herstellen is. Een eigenaar van een gebouw zal in geval van ernstige veroudering of sloop geen RGVO toeppassen, omdat de looptijd tot aan sloop te kort is en RGVO in die gevallen geen meerwaarde meer heeft. Naast de conditiescores maakt de NEN-2767 ook onderscheid in intensiteit van het gebrek dat wordt geconstateerd. De NEN-2767 rangschikt de intensiteit naar verschillende stadia waarin een gebrek voorkomt. Hierbij worden de volgende stadia onderkend: - Beginstadium: het gebrek is nauwelijks waarneembaar. - Gevorderd stadium: het gebrek is duidelijke waarneembaar. - Eind stadium: het gebrek is zeer duidelijk waarneembaar en kan niet of nauwelijks toenemen. In tabel 4 is de relatie gelegd tussen de verschillende gebreken die voorkomen, de intensiteit en het kwaliteitsniveau. Uit deze tabel zullen zoals eerder geschreven alleen de scores 2 t/m 4 meegenomen worden, oftwel basis t/m uitstekend, in de prestatiedatabase. Afstudeerrapport Lars Willemsen en Tiemen Leus 12

19 De tabel moet op de volgende manier gelezen worden: Bij een kwaliteitsniveau uistekend, mag een ernstig gebrek in beginstadium max 30% voorkomen. Hetzelfde gebrek mag in gevorderd stadium max 10% voorkomen en in eindstadium max 2%. Het percentage wordt gemeten over het totale gebouwonderdeel waar het gebrek betrekking op heeft. Tabel 4: De conditiescores van de NEN 2767 waaruit de scores 2 t/m 4 worden meegenomen Bron: Jansen, A. (2010) Mulder Schilders Twente, Tabel conditiescores NEN NL-SfB In de prestatiedatabase is gebruik gemaakt van de standaard hoofdstukindeling van de NEN Deze hoofdstukken zijn gecodeerd volgens de NL-SfB. De NL-SfB 7 is een manier voor het ontleden van een gebouw. De NL-SfB codering heeft zich in Nederland ontwikkeld tot een standaard op het gebied van elementgerichte classificaties en wordt veel toegepast bij meerjarenonderhoud. Zo vallen bijvoorbeeld alle buitenkozijnen onder de rubriek buitenwandopeningen. Deze indeling zorgt er voor dat onderdelen waar een bouwdeel uit bestaat in verschillende rubrieken kan vallen. De afwerklaag van een bouwdeel zal in een andere rubriek vallen dan het bouwdeel zelf. De opbouw van de NL-Sfb codering is als volgt: de SfB-code (bijvoorbeeld SfB (31)Xh2) bestaat uit drie delen: een getal tussen haakjes; een hoofdletter; een combinatie van een kleine letter en een cijfer. Met het eerste deel van de SfB-code wordt verwezen naar het bouwdeel, de plaats waar het product in het gebouw of het terrein zit. Bijvoorbeeld funderingsconstructies of vloerafwerking; met het tweede deel wordt verwezen naar de vorm of functie van het product, zoals baanvormige (dak)bedekking, isolatie of beplanting; met het derde deel wordt aangegeven waar het product van gemaakt is, bijvoorbeeld van marmer, linoleum of beton. 7 Geraadpleegd 6 april 2011 Afstudeerrapport Lars Willemsen en Tiemen Leus 13

20 3.4 Kwaliteitsniveaus Kwaliteit is geen eenduidig begrip. Wanneer er tien mensen gevraagd wordt kwaliteit te definiëren zullen er veel verschillende antwoorden komen. RGVO gaat uit van verschillende kwaliteitsniveaus die te kiezen zijn voor het onderhoud van een complex. Om de kwaliteitsniveaus, zoals deze binnen RGVO gebruikt gaan worden, zo concreet mogelijk te maken wordt er gebruik gemaakt van een combinatie van een afbeelding, een omschrijving en prestatie-eisen. Een prestatie-eis is een indicator waarmee gemeten wordt of de kwantificeerbare doelen gehaald worden. Er wordt mee aangegeven hoe een bepaalde functie wordt geborgd. Om dit te meten wordt de prestatie-indicator voorzien van meetwaardes. De prestatie-eisen die zijn opgenomen in de prestatiedatabase komen voort uit ervaringen van de verschillende onderhoudsbedrijven in de branche. Er zijn een aantal prestatie-eisen in de inspectiebibliotheek 8 van de FOSAG (branchevereniging van de schildersbedrijven) opgenomen. De meetbare prestatie-eisen zijn overgenomen in de prestatiedatabase. De prestatie-eisen die aangevuld dienen te worden, komen voort uit brainstormsessies met onderhoudsbedrijven. Daarnaast wordt er informatie gewonnen bij leveranciers van bouwmaterialen, het Bouwbesluit, ISO-normen enzovoort. In de database zijn de kwaliteitsniveaus van de inspectiebibliotheek opgenomen die volgens de SMART-methodiek geformuleerd zijn. De meeste onderhoudsbedrijven die aan RGVO doen, werken met de inspectiebibliotheek. Uit onderzoek bij verschillende onderhoudsbedrijven blijkt dat ze allemaal een aanvulling hebben op de inspectiebibliotheek. In 3.2 is uitgelegd dat alleen de conditiescores 2 t/m 4 van de NEN-2767 worden gebruikt in de database. De benaming van de scores zijn niet één op één overgenomen als kwaliteitsniveau, maar deze zijn veranderd. In het kader van dit onderzoek is tabel 5 opgesteld die laat zien hoe de conditiescores van de NEN-2767 worden omgezet in de kwaliteitsniveaus zoals ze gebruikt worden in de communicatie- en de prestatiedatabase. NEN-2767 (Conditiescore) Prestatiedatabase (Kwaliteitsniveau) 1. Uitstekende conditie N.v.t. Niet haalbaar voor RGVO 2. Goede conditie 1. Uitstekend 3. Redelijke conditie 2. Goed 4. Matige conditie 3. Basis 5. Slechte conditie N.v.t. Conditie is te slecht als kwaliteitsniveau voor RGVO 6. Zeer slechte conditie N.v.t. Conditie is te slecht als kwaliteitsniveau voor RGVO Tabel 5: Omzetting conditiescores van NEN-2767 naar de kwaliteitsniveaus van de prestatiedatabase 8 KV FOSAG en WVB (2004). Inspectiebibliotheek: Handboek voor het inspecteren van nieuwbouw-, afbouw- en onderhoudswerk. Gouda: KV FOSAG Afstudeerrapport Lars Willemsen en Tiemen Leus 14

21 3.5 Gebruik prestatiedatabase De prestatiedatabase, ook wel de onderlegger voor de communicatiedatabase genoemd, dient als naslagwerk. Hoofddoel is dan ook om hierin zoveel mogelijk gebreken op een zo objectief mogelijke manier te omschrijven en aan te geven in welke mate ze mogen voorkomen per kwaliteitsniveau. De prestatiedatabase is opgenomen in bijlage 2 en dient als volgt gelezen te worden, van links naar rechts: - Kolom 1: Hoofdstukindeling volgens de NEN Kolom 2: NL-SfB codering en omschrijving van gebouwonderdeel - Kolom 3: Functies waarop gebouwonderdeel wordt beoordeeld met een omschrijving van de functies - Kolom 4: Nummer van het gebrek - Kolom 5: Gebreken volgens de NEN Kolom 6: Categorie waarin het gebrek zich bevindt. Te kiezen uit ernstig, serieus en gering gebrek - Kolom 7: Omschrijving van de omvang waarin het gebrek kan voorkomen - Kolom 8: Meetbare gegevens over het gebrek - Kolom 9-11: Verschillende kwaliteitsniveaus. In deze kolommen is aangegeven in welk procentuele aantal een gebrek mag voorkomen. - Kolom 12: Afbeelding waarin duidelijk gemaakt wordt hoe het betreffende gebrek eruit ziet Om de werking te verduidelijken volgt hieronder een deels ingevulde plattegrond van de prestatiedatabase voor het onderdeel houten kozijnen. De database dient van links naar rechts gelezen te worden waarbij de gekleurde balk de titels van de kolommen aangeeft. Figuur 4: Voorbeeld uit de prestatiedatabase, onderdeel houten kozijn Afstudeerrapport Lars Willemsen en Tiemen Leus 15

22 In het kader van dit onderzoek is een schematische weergave gemaakt op welk moment de prestatiedatabase wordt ingezet tijdens het RGVO-proces. Deze schematische weergave is opgenomen in figuur 5. Prestatiedatabase ondersteunend aan communicatiedatabase Prestatiedatabase is leidend Stap 1: Bepalen complexstrategie Stap 2: Globale beoordeling onderhoudssituatie complex Stap 3: Vastleggen gewenst kwaliteitsniveau, functionele, esthetische en technische prestatie eisen Stap 4: Uitvoeren van de inspectie en inventarisatie Stap 5: Opstellen van onderhoudscenario s en kostenramingen Stap 6: Overleg met opdrachtgever over het te kiezen onderhoudsscenario Stap 7: Uitwerking gekozen onderhoudsscenario Stap 8: Sluiten van de overeenkomst Stap 9: Realisatie van de afspraken Stap 10: Monitoren van het resultaat in de tijd Prestatiedatabase ondersteunend aan communicatiedatabase Prestatiedatabase is leidend Figuur 5 schematisch overzicht RGVO-proces inclusief prestatiedatabase De prestatiedatabase wordt ingezet in de stappen 3, 4, 8 en 10 van het RGVO-proces. In stap 3 wordt de prestatiedatabase gebruikt ter ondersteuning aan de communicatiedatabase. De opdrachtgever kan, tijdens het vaststellen van de kwaliteitsniveaus van de gebouwonderdelen, in de prestatiedatabase vinden wat de gevolgen van zijn keuzes zijn op gebrekniveau. In stap 4 wordt de prestatiedatabase gebruikt door het onderhoudsbedrijf om het huidige kwaliteitsniveau van het te onderhouden complex vast te stellen. Het onderhoudsbedrijf vergelijkt de prestatie-eisen van het huidige kwaliteitsniveau met het gewenste kwaliteitsniveau om vervolgens in stap 5 de onderhoudsscenario s te kunnen opstellen. De prestatiedatabase is in stap 8 onderdeel van het contract. De database laat op gebrekniveau zien wat de prestatie-eisen inhouden die gesteld zijn aan het gewenste kwaliteitsniveau. In stap 10 is wordt de prestatiedatabase gebruikt voor de inspecties die periodiek gedurende het langetermijnonderhoud gedaan moeten worden. Bij de inspectie worden de invloedsfactoren en de onderhoudstoestand, in relatie tot het gewenste kwalteitsniveau beoordeeld. Dit gebeurt aan de hand van de meetbare gegevens die opgenomen zijn in de prestatiedatabase. Doel van de inspectie is om informatie te krijgen over het kwaliteitsniveau, de invloedsfactoren en de huidige onderhoudstoestand van een object en de daarin aanwezige gevelelementen. Aan de hand van deze informatie wordt de meerjarenonderhoudsplanning aangepast. Afstudeerrapport Lars Willemsen en Tiemen Leus 16

23 4. Communicatiedatabase Ieder onderhoudsbedrijf heeft zijn eigen manier om de strategie & visie van de opdrachtgever om te zetten naar kwaliteitsniveaus. Het probleem hierbij is dat de verschillende bedrijven ook verschillende kwaliteitsniveaus adviseren aan de opdrachtgever. De prestatiedatabase is te uitgebreid en gedetailleerd om als communicatiemiddel te gebruiken om kwaliteitsniveaus te bepalen. Om het bepalen van de kwaliteitsniveaus gemakkelijker te maken wordt daarom gebruik gemaakt van de communicatiedatabase. In hoofdstuk 4 zal daarom worden uitgelegd hoe deze communicatiedatabase tot stand is gekomen en hoe deze gebruikt dient te worden. 4.1 Functie-denken 9 bij RGVO Het vertalen van de strategie & visie van de opdrachtgever naar kwaliteitsniveaus blijkt een struikelblok te zijn voor RGVO, omdat beiden in twee verschillende talen praten. Figuur 6, het hamburgermodel, illustreert dit probleem en geeft daarnaast de oplossing. Beide partijen moeten in dezelfde taal leren praten. Figuur 6: Het hamburgermodel Bron: Stichting Bouw Research (2007). Functioneel specificeren in de bouw. Stimulans voor innovatie en optimale oplossingen, Rotterdam De twee talen die in het Hamburgermodel verschillen van elkaar, zijn de gebruikerstaal aan de vraagzijde (taal van de opdrachtgevers) en de technische taal aan de aanbodzijde (taal van de onderhoudsbedrijven). De gebruiks-eisen van de opdrachtgever en de technische specificaties van het onderhoudsbedrijf worden met behulp van functie-denken omgezet naar prestatie eisen van opdrachtgever en prestatiespecificaties van het onderhoudsbedrijf. Als dit gedaan is praten beiden partijen in dezelfde taal, namelijk de zogenaamde prestatietaal. 9 Bron: Stichting Bouwresearch (2007), Functioneel specificeren in de bouw. Afstudeerrapport Lars Willemsen en Tiemen Leus 17

24 Deze manier van communicatie wordt ook toegepast bij de communicatiedatabase. Binnen de communicatiedatabase wordt functie-denken toegepast om de functies van de verschillende gebouwonderdelen in kaart te brengen. Hierbij worden de volgende functies onderscheiden: - Esthetisch 10 : Functies die invloed hebben op het uiterlijk van een complex. - Constructief: Functies die te maken hebben met het beïnvloeden van de stabiliteit en vormvastheid van bouw- of installatiedelen. - Gezondheid: Functies die te maken hebben met invloeden op het leefklimaat 11 van het complex. - Veiligheid: Functies die te maken hebben met het weren van weersinvloeden en buitenstaanders. Figuur 7: Voorbeeld uit de communicatiedatabase, onderdeel 'houten kozijn' 10 geraadpleegd geraadpleegd Afstudeerrapport Lars Willemsen en Tiemen Leus 18

25 Elk gebouwonderdeel dat onderhoud nodig heeft, dient in meer of mindere mate aan bovenstaande functies te voldoen. Bijvoorbeeld een houten kozijn (zie figuur 7, blz. 18): - Esthetisch: De functie is uitstraling, dit wordt bepaald door de glans en de vervuiling van het kozijn. - Constructief: De functie is het glas op zijn plaats houden. Constructief zijn er bij het kwaliteitsniveau basis alleen lichte gebreken toegestaan. De constructieve functie mag van alle functies de minste gebreken vertonen, omdat deze het sterkst van invloed is op de andere functies. - Gezondheid: De functie is ventileren. Bij deze functie wordt de ventilatiecapaciteit omschreven. - Veiligheid: Functie is het weren van onbevoegden. Deze functie wordt omschreven aan de hand van het aantal loszittende delen. Er mogen loszittende delen voorkomen, zolang het kozijn qua veiligheid altijd functioneel intact te blijft. Er wordt in de communicatiedatabase een omschrijving gegeven van het kwaliteitsniveau, zonder er meetbare gegevens aan te koppelen. Met de omschrijving moet de opdrachtgever echter wel een gevoel krijgen bij de hoeveelheid gebreken die voor mogen komen in een bepaald kwaliteitsniveau. Voor- en nadelen van functie-denken 12 Om enigszins te verduidelijken waarom en hoe het functie-denken toegepast dient te worden volgt hier een voorbeeld. Bij aanbestedingen wordt tot op heden veelal exact omschreven waaraan een oplossing moet voldoen. In het geval van een brug worden betonsterktes, asfalt types en diktes etc. tot achter de komma vastgesteld op de tekening en in het bestek. Het onderhoudsbedrijf wordt gelijk door de opdrachtgever beperkt in zijn ideeën over het onderhoud. Door in functies te denken zou een aanbesteding kunnen volstaan met het omschrijven van de noodzaak om met 300 auto s per uur naar de overkant van de rivier te willen, rekening houdend met voorschriften en veiligheid. Deze, op basis van functie omschreven optie, biedt veel meer mogelijkheden om creatief mee aan de slag te gaan. Zo wordt de kennis en de intelligentie uit de markt gebruikt. Wat inhoudt dat de betrokken vakmensen lol in hun werk krijgen, slimme oplossingen gaan bedenken en verantwoordelijkheid nemen voor hun eigen creaties. Met als gevolg dat de opdrachtgever uiteindelijk een oplossing krijgt die rijker en economisch meer voordelig zal zijn dan wat hij waarschijnlijk zelf zou hebben bedacht. Dit is één van de belangrijkste voordelen van RGVO. De kennis van de specialisten wordt op deze manier ten volle benut. 12 Bron: Weustman, E. (2010). Functie denken. geraadpleegd op Afstudeerrapport Lars Willemsen en Tiemen Leus 19

26 Nadelen van functie-denken Naast de voordelen die het functie-denken biedt, heeft deze manier van denken ook nadelen 13, namelijk: - Men kan zich door de vrijheid van oplossingen die het functie-denken biedt blindstaren op de vele oplossingen, waarbij de oplossingen theoretisch goed onderbouwd kunnen zijn maar in praktijk niet blijken te werken. - Opdrachtgevers zijn veelal niet bekend met het functie-denken, waardoor dit voor de werknemers een omslag in het denken betekend. Er moet dus ervaring opgedaan worden met het functie-denken. - Voor zowel opdrachtgever en onderhoudsbedrijf kost het functie-denken meer tijd. De opdrachtgever dient het gehele gebouw uit te werken naar gebouwonderdelen om vervolgens de functies te bepalen van de gebouwonderdelen. Het onderhoudsbedrijf dient aan de hand van deze uitwerking kwaliteitsniveaus te gaan bepalen. 13 Bronnen: 1. Lever, A.W. (2006). Functioneel specificeren bij projecten van Rijkswaterstaat. Afstudeerrapport TU Delft. 2. PIANOo Expertisecentrum Aanbesteden (2009). Met overheidsinkoop de crisis bestrijden. Afstudeerrapport Lars Willemsen en Tiemen Leus 20

27 4.2 Gebruik communicatiedatabase De communicatiedatabase werkt als communicatiemiddel tussen opdrachtgever & onderhoudsbedrijf waarmee kwaliteitsniveaus bepaald worden. De communicatiedatabase is opgenomen in het rapport als bijlage 1. Men zou het kunnen vergelijken met een in de schildersbranche veelgebruikte kleurenwaaier. De kleurenwaaier is een waaiervormig boekje waarin verschillende kleurstalen zijn opgenomen. Een opdrachtgever kiest op basis van deze waaier een kleur, die toegepast zal gaan worden. Achterop de kleurenwaaier staan de meetbare gegevens. Bij de gekozen kleur hoort een Ralcodering. Dit is een codering die coatings en verfkleuren onderscheid op basis van een viercijferig nummer. Figuur 8: Kleurenwaaier Dit kan men vergelijken met de prestatiedatabase, waarin de prestatie-eisen zijn opgenomen. Zo werkt het ook bij de communicatie- & de prestatiedatabase, de communicatiedatabase die bij de gesprekken hulp bied als communicatiemiddel kan hierbij vergeleken worden met de kleurenwaaier. De prestatiedatabase, waarin concrete meetbare gegevens staan, met het schema van RALcoderingen (zie de afbeelding hiernaast). Figuur 9: Schema met Ralcoderingen Tabel 6 geeft een plattegrond weer van de communicatiedatabase. Deze moet als volgt gelezen worden, van links naar rechts: - Kolom 1: Hoofdstukindeling volgens NEN-2767, met NL-SfB codering en omschrijving van gebouwonderdeel. - Kolom 2: De verschillende kwaliteitsniveaus zijn afgebeeld. - Kolom 3: Functieindeling waarin de functies esthetisch, constructief, gezondheid en veiligheid staan. - Kolom 4: Omschrijving van het kwaliteitsniveau op basis van de functiescheiding. Zie voor een ingevulde versie van de communicatiedatabase bijlage 1. In deze bijlage is het onderdeel buitenwandopeningen in zijn geheel uitgewerkt. Gebouwonderdeel: Kwaliteitsniveau: Functies: Omschrijving: Gebouwonderdeel volgens NL-SfB Uitstekend Goed Basis Tabel 6: Opbouw communicatiedatabase Esthetisch Constructief Gezondheid Veiligheid Esthetisch Constructief Gezondheid Veiligheid Esthetisch Constructief Gezondheid Veiligheid Omschrijving van het kwaliteitsniveau a.d.h.v. de verschillende functies Afstudeerrapport Lars Willemsen en Tiemen Leus 21

28 In figuur 10 staat een schematisch overzicht wanneer de communicatiedatabase wordt ingezet in het RGVO-proces. Figuur 10 schematisch overzicht RGVO proces met communicatiedatabase De communicatiedatabase wordt in stap 3 en stap 8 ingezet. In stap 3 dient het als communicatiemiddel te ondersteunen bij het vaststellen van de kwaliteitsniveaus. Het onderhoudsbedrijf heeft op dat moment de te onderhouden bouwdelen in kaart gebracht, waarna opdrachtgever en onderhoudsbedrijf per bouwdeel een kwaliteitsniveau gaan vaststellen. Het onderhoudsbedrijf vervult hierbij een adviesrol wat betreft het bepalen van deze kwaliteitsniveaus. De communicatiedatabase is zo opgezet, dat het in stap 8 gebruikt kan worden als onderdeel van het contract. Per bouwdeel kan worden aangevinkt welk kwaliteitsniveau afgesproken wordt. De algemene voorwaarden van het contract kunnen op de laatste pagina van de communicatiedatabase overeengekomen worden. Afstudeerrapport Lars Willemsen en Tiemen Leus 22