SPC360: specificeren, programmeren en contracteren. SPC360 en AT Osborne 2016 Q1

Transcriptie

1 SPC360: specificeren, programmeren en contracteren

2 Andere contractvormen In de utiliteitsbouw worden steeds vaker andere contractvormen toegepast. Het zijn tools die hun oorsprong vinden in de wereld van de infrastructuur. Tegelijk zien wij dat het traditionele proces van specificeren en ontwerpen op onderdelen niet goed is voorbereid op deze ontwikkelingen. Het programma van eisen blijkt vaak geen goed contractdocument, want is het solide en zijn de eisen meetbaar? Maar als professioneel opdrachtgever wenst u een goed programma van eisen, want het programma is de start van het project. Projectmanagers passen geavanceerde methodieken zoals functioneel specificeren en systems engineering toe om het proces te optimaliseren. Daarbij stellen wij de vraag of de tools uit de infrastructuur ook één-op-één van toepassing zijn binnen de utiliteitsbouw. Simpel copy paste is misschien toch niet verstandig. Begrijpt de opdrachtgever nog wat er staat of is het te complex? Als we kijken naar de verschillen en overeenkomsten valt de positie van de opdrachtgever op. Bij projecten in de utiliteitsbouw is de opdrachtgever deskundig op het gebied van het eigen primaire proces, maar is vaak niet bekend met de begrippen uit het bouwproces. Wat betekent ventilatievoud eigenlijk en wat is nagalm nou precies? Daarom kijken wij eerst naar de ambities die de verschillende stakeholders hebben. Een project begint met een opdrachtgever en met ambitie Onze aanpak gaat ervanuit dat het de taal van de opdrachtgever spreekt én de taal van de partijen in het ontwerp- en realisatieproces. Het komt tot stand door overleg met de belanghebbenden waarbij de ambities worden vastgelegd. Daarmee staat het resultaat dichtbij de doelstellingen van de stakeholders en wordt zoveel mogelijk draagvlak georganiseerd. Ambities worden kort en krachtig beschreven en zijn leesbaar en herkenbaar voor de belanghebbenden. Ambities beschrijven het WAAROM achter de vraag en zijn niet oplossingsgericht. Daardoor is er ruimte voor dromen en out-of-the-box denken. Het ondersteunt bovendien het politieke proces omdat het ontwerp gerelateerd kan worden aan de politieke ambities.

3 Wij hanteren een aantal thema s zoals functionaliteit, beeldkwaliteit of duurzaamheid waarmee we in gesprek gaan met de opdrachtgever. De thema s die wij gebruiken zijn overeenkomstig met de indeling van de NEN8021. Maar er kunnen per type project ook andere thema s bij gekozen worden. Binnen ziekenhuisprojecten voegen wij het thema healing environment toe, en bij openbaar vervoersknooppunten speelt way finding een cruciale rol. Kortom, de thema s zijn richtinggevend en zijn in meer of mindere mate ingevuld. De ambities moeten altijd aan een belanghebbende gekoppeld zijn. Daarmee wordt geborgd dat er tijdens het proces geen ambities insluipen die eigenlijk door niemand gedragen worden. Maar ook kunnen belanghebbenden na verloop van tijd veranderen of worden zij geconfronteerd met tegenstellingen die niet wenselijk zijn. Eén van de thema s neemt een bijzondere plek in: ambities t.a.v. het project. Hier kunnen ambities worden geadresseerd zoals tijd is altijd belangrijker dan kosten. Hoeveel belangrijker hoeft niet perse te worden beschreven. En daarmee komen we op het verschil tussen Ambities en Eisen. Eisen zijn SMART In het begrip SMART betekent de M dat een eis meetbaar moet zijn. Daarbij hoort een verificatiemethode met meetmethoden en momenten. Wanneer een wens niet meetbaar is noemen wij het een ambitie. Bij het formuleren van de ambitie hoort wel dat we noteren hoe we de ambitie gaan toetsen. Daarmee verandert de M in een T en zijn de ambities dus START. Zo kan een ambitie zijn: de toegepaste duurzaamheidsmaatregelen moeten binnen 10 jaar terugverdiend zijn. Dan moet de ontwerpende partij dat ook daadwerkelijk aantonen. Als de eisen SMART moeten zijn, zijn top-eisen dat ook. Het hanteren van top-eisen als uitgangspunt

4 betekent dat het onmeetbare deel van ambities niet meegenomen worden. Als sociale veiligheid een belangrijk aandachtspunt is kunnen op voorhand niet de daaruit voortvloeiende eisen geformuleerd zijn. Maar dat betekent niet dat de opdrachtgever deze ambitie niet zou mogen formuleren. Vooralsnog kunnen hieraan eisen worden gekoppeld die iets zeggen over zichtlijnen of daglichttoetreding. Maar gedurende het proces van specificeren en ontwerpen kan nog veel veranderen dat uiteindelijk van invloed is op het gevoel van veiligheid. Zoals de ambities altijd gekoppeld zijn aan belanghebbenden, zijn de eisen altijd gekoppeld aan één of meer ambities. Daarmee voorkomen we dat we onnodige eisen opschrijven. Eisen die uit een wettelijk kader voortkomen hoeven we niet te vermelden. Als de opdrachtgever comfort niet belangrijk vindt zijn er altijd de minimale eisen uit het bouwbesluit. En als er geen specifieke aandacht besteed hoeft te worden aan duurzaamheid is ook dat zelfde bouwbesluit een garantie voor minimale eisen. En bij conflicterende eisen kan teruggevallen worden op ambities omdat deze altijd aan de eisen gekoppeld zijn en aan de desbetreffende stakeholder. Dan is het ook duidelijk met wie binnen de organisatie de discussie gevoerd moet worden. Het gedachtegoed Bij een veranderend proces zijn nieuwe tools nodig. Ons gedachtengoed geeft structuur aan de wijze van werken, iets dat in het traditionele programma van eisen vaak ontbreekt. Het helpt om kritisch te zijn: waarom stel ik deze eis eigenlijk?. Het gedachtengoed gaat over programmeren en maakt het mogelijk dat alle betrokkenen rondom het ontwerp- en bouwproces het programma kunnen lezen en begrijpen. Bij AT Osborne is dit gedachtengoed niet in de studeerkamer ontwikkeld maar vanaf het begin af aan toegepast in kleine en grote projecten. Het eerste project dat gebruik heeft gemaakt met de

5 aanpak is de complete nieuwbouw van een groot Ziekenhuis waarbij een DBFM-contract de randvoorwaarde was. De gestructureerde en systematische aanpak maakt dat de monitoring van het proces gefaciliteerd kon worden. Maar of het nu gaat om verbouw van bestaande huisvesting of nieuwbouw en of u nu kiest voor een traditioneel ontwerp- en bouwproces of voor een geïntegreerde contractvorm, de start bepaalt voor een belangrijk deel het succes. SPC360 Ter ondersteuning van dit gedachtengoed is door SPC360 een software-tool ontwikkeld waarmee online een programma van eisen kan worden ingevuld. De tool begeleidt bij een integrale en systematische aanpak om te komen tot verifieerbare specificaties die voor alle belanghebbenden goed leesbaar is. Het programma van eisen wordt hiermee een compleet contractdocument en genereert eenvoudig te lezen rapportages. Daarmee is het programma van eisen ook leesbaar voor de opdrachtgever en de toekomstige gebruikers van de nieuwe huisvesting en is het ook werkelijk een spiegel voor de opdrachtgever zoals altijd wordt beoogd. Ervaring Het gedachtegoed zoals ontwikkeld door AT Osborne heeft al in diverse projecten zijn diensten bewezen. Bij de nieuwbouw van het ziekenhuis op Curaçao blijkt het een effectieve methode te zijn. Voor de gemeente Utrecht hielp het om de gemeenteraad adequaat te informeren. De software is ingezet bij het schrijven van een PvE voor een VMBO-school, waarbij de structuur één van de redenen was om voor AT Osborne te kiezen. Op dit moment wordt gedachtegoed én software gebruikt bij de renovatie van de beddentorens van het Academisch Medisch Centrum in Amsterdam. Voor informatie: Thijs Edelkoort thijs.edelkoort@atosborne.nl info@spc360.nl