B&W-Aanbiedingsformulier

Transcriptie

1 B&W nr d.d B&W-Aanbiedingsformulier Onderwerp Rapportage personeelskosten/externe inhuur 2007 BESLUITEN Behoudens advies van de commissie FS 1. De rapportage personeelskosten en inhuur 2007, versie 5 februari 2008, vast te stellen en deze te zenden aan de Raad. 2. In te stemmen met begeleidend schrijven, waarin het college de gemeenteraad informeert over de ontwikkeling van de personele lasten in 2007 inclusief inhuur personeel van derden en advieskosten. Samenvatting In februari 2007 heeft de gemeenteraad een motie aangenomen, waarin verzocht wordt te rapporteren over personele lasten inclusief inhuur personeel van derden. Aandachtspunten daarbij zijn overschrijdingen, indexering, extra inkomsten en uitgaven op basis van een kredietbesluit. Om uitvoering te geven aan deze motie is bij de rekening 2006 een rapportage personeelslasten 2006 opgesteld. In het kader van de periodieke rapportage 2007 wordt nu gerapporteerd over de personeelskosten en inhuur externen, naar de inzichten van dit moment voor het lopende jaar Voor 2008 is de systematiek rondom het administreren van personeelskosten en externe inhuur gewijzigd. De gewijzigde systematiek maakt het mogelijk om sneller en met minder inspanningen inzicht te verkrijgen in de totale personele lasten.

2 Rapportage personele lasten inclusief externe inhuur en advieskosten 2007 Versie 5 februari 2008 Inhoudsopgave Inleiding Totaal overzicht salarissen, inhuur en advieskosten per dienst en analyse... 5

3 1.Inleiding Achtergrond In februari 2007 heeft de gemeenteraad een motie aangenomen, waarin verzocht wordt te rapporteren over personele lasten inclusief inhuur personeel van derden. Aandachtspunten daarbij zijn overschrijdingen, indexering, extra inkomsten en uitgaven op basis van een kredietbesluit. Om uitvoering te geven aan deze motie is bij de rekening 2006 een rapportage personeelslasten 2006 opgesteld. In het kader van de periodieke rapportage 2007 wordt nu gerapporteerd over de personeelskosten en inhuur externen, naar de inzichten van dit moment voor het lopende jaar Voor 2008 wordt de systematiek rondom het administreren van personeelskosten en externe inhuur gewijzigd. De gewijzigde systematiek maakt het mogelijk om sneller en met minder inspanningen inzicht te geven in de totale personele lasten. Dat geeft ons tevens de mogelijkheid om bij afwijkingen eerder bij te sturen. Criteria De rapportage is gebaseerd op de informatie die verstrekt is door de diensten. Elke dienst heeft op basis van standaardselecties uit het financiële systeem een rapportage gemaakt over de confrontatie begroting versus realisatie. Aangezien er een sterke relatie aanwezig is tussen de inhuur van derden en inzet eigen personeel is het, om een goede analyse te kunnen maken, noodzakelijk goed te definiëren wat we verstaan onder salariskosten en inhuur. Salarissen en sociale lasten (categorie 1.0): salarissen en sociale lasten ambtelijk personeel (inclusief personeel openbaar onderwijs) vakantiegeld onregelmatigheidstoeslagen overwerk gratificaties Personeel van derden (categorie 3.0) adviseurs extern inhuur personeel uitzendkrachten gedetacheerd personeel Advieskosten (categorie 3.4) Doordat er interpretatieverschillen zijn of kosten geboekt moeten worden onder inhuur derden (kostensoort 3.0 inhuur personeel en adviseurs extern) of onder advieskosten (kostensoort 3.4 overige kosten en diensten ), rapporteren we deze kosten gelijktijdig. Analyse Om te rapporteren is het relevant een goede werkbegroting op economische categorie te hebben. Echter veelal wordt bij de Begroting besloten een bepaald project uit te gaan voeren terwijl op dat moment nog niet duidelijk is welk aandeel van dit budget betrekking heeft op inhuur, diensten, leveringen of uren eigen personeel. De dekking voor het project is dan wel goed geregeld alleen de verdeling naar kostensoorten niet. Een ander voorbeeld is de vervanging van ziekte of tijdelijk invulling

4 van vacatures. De budgetten staan dan op categorie 1.0 salarissen terwijl de gerealiseerde kosten op 3.0 inhuur personeel staan. Daarom is het, bij het lezen van dit soort rapportages, belangrijk naar de verklaringen van de afwijkingen te kijken en niet enkel naar de cijfers van de totaalrapportage, om te voorkomen dat verkeerde conclusies getrokken worden. Conclusie Uit de rapportage komt naar voren dat overschrijdingen op deze posten door de diensten elders binnen de dienst worden gedekt. In de meeste gevallen bijvoorbeeld worden de extra kosten die gemaakt worden voor inhuur gedekt uit de onderschrijdingen op de salarislasten. Waar dat niet geheel zo is worden de overschrijdingen grotendeels uit andere posten gedekt. Dit blijkt niet uit enkel de kale cijfers van de rapportage maar des te meer uit de toelichtingen bij de dienstrapportages. Het algemene beeld is dat de meerkosten op de personele lasten grotendeels binnen de diensten zelf gedekt zullen worden. In aanmerking moet worden genomen dat dit onderdeel slechts een deel van de rapportage van de diensten betreft. De genoemde prognoses zijn dan ook niet het totale verwachte resultaat van de dienst, maar enkel op dit onderdeel. Opzet rapportage In paraaf 2 treft u een totaaloverzicht van de salarislasten, inhuur en advieskosten per dienst aan met daarbij een analyse op hoofdlijnen..daarbij wordt gekeken waar zich overschrijdingen voordoen en wat de dekking daarvoor is. In paragraaf 3 worden een aantal conclusies getrokken.

5 2.Totaal overzicht salarissen, inhuur en advieskosten per dienst en analyse Op basis van de door de diensten verstrekte informatie is een totaalrapportage gemaakt. Per kostencategorie volgt een analyse op hoofdlijnen. Totaaloverzicht per dienst per categorie kosten: Personele Lasten Kostensoort 1.0 salarissen Begroting 2007 Prognose 2007 Afwijking -/- = nadeel Dekking Bestuursorganen Nadeel wordt veroorzaakt door (wachtgeld)verplichtingen voor voormalige wethouders. Hiervoor is geen specifieke dekking. BoWo Voordeel wordt ingezet voor externe inhuur ID Nadeel wordt gedekt binnen de dienst CS Nadeel wordt m.n. veroorzaakt door kosten salarissen concerndirectie per 7 mei Dekking hiervoor is o.a. wegvallende salarissen van vertrokken dienstdirecteuren en binnen de concernstaf zelf Griffie Nadeel wordt gedekt uit doorbelasting uren aan Rekenkamercommissie (27.000) en binnen griffie zelf. SoZa Voordeel wordt ingezet voor inhuur CE Nadeel wordt gedekt uit hogere inkomsten Lakenhal en binnen CE zelf. MB Voordeel wordt ingezet voor inhuur Brandweer Voordeel wordt ingezet als dekking voor inhuur DZB Verwaarloosbaar nadeel TOTAAL salarissen (excl. bestuursorganen) Voordeel wordt ingezet voor inhuur Kostensoort 3.0 inhuur BoWo Nadeel wordt volledig gedekt door voordeel op salarissen ID Nadeel wordt gedekt uit doorbelasting van uren aan opdrachtgevers, WOZ

6 voorziening. CS Gedekt door begrotingswijzigingen voor trajecten begroting/ jaarrekening/ rechtmatigheid en planning en control Griffie Nadeel wordt volledig gedekt uit inkomsten van UWV Vervolg Kostensoort 3.0 inhuur SoZa Nadeel wordt gedekt door voordeel op salarissen en inkomsten i.v.m. uitvoering van sociale diensttaken voor Leiderdorp en begrotingswijziging. CE Nadeel wordt gedekt via begrotingswijziging (regisseur Slaaghwijk), project (Lakenhal) en binnen Leidse Schouwburg. MB Nadeel wordt gedekt uit voordeel op salarissen Brandweer Nadeel wordt volledig gedekt door voordeel op salarissen DZB Diverse verbeteracties vinden plaats TOTAAL inhuur Zie specificatie Kostensoort 3.4 advieskosten BoWo ID Nadeel wordt gedekt uit krediet uitbreiding depotruimte, Ruimte voor nieuw Beleid, WOZ voorziening CS Nadeel wordt gedekt door begrotingswijziging i.v.m. projectteam P&O betreffende implementatie Anders Werken SoZa Nadeel wordt gedekt uit onderschrijding WMO budget, geoormerkte subsidie en CE Voordeel MB Voordeel Brandweer DZB Verwaarloosbaar nadeel. TOTAAL advieskosten Zie specificatie Totaal rapportage (excl. bestuursorganen) Zie specificatie

7 Dekking Afwijking t.o.v prognose (-/- = nadeel) Salarissen Inhuur Advieskosten Totale afwijking Saldi Dekking: Begrotingswijzigingen Binnen afdeling/dienst/ UWV Doorbelasting aan derden Inkomsten w.o. subsidie Project/krediet WOZ- voorziening Saldi totale dekking Toelichting tabel Dekking. In de tabel wordt per saldo weergegeven hoe de geprognosticeerde overschrijding is gedekt. De onderschrijding op salarissen wordt volledig voor dekking ingezet. Totale afwijking is gelijk aan de totale dekking, omdat wij als uitgangspunt hebben dat overschrijdingen te allen tijde gedekt dienen te zijn. We hebben geconstateerd dat de begrotingswijzigingen van in totaal voor respectievelijk inhuur ( ) en advieskosten ( ) wel verwerkt zijn in de begroting, echter op de verkeerde kostensoort namelijk overige kosten. Dit wordt gecorrigeerd. Toelichting per categorie Toelichting 1.0 Salarissen Algemeen Het voordeel op de salarislasten is veroorzaakt door vacatures die in de loop van het jaar aanwezig zijn. Vooral bij Bouwen en Wonen worden salarislasten doorbelast. Een belangrijk uitgangspunt voor de doorbelasting is dat de geplande uren voor investeringen en grondexploitaties ook gerealiseerd gaan worden. Als hierin afwijkingen ontstaan worden of de investeringen / grondexploitaties dan wel de algemene dienst extra belast. Momenteel is over de realisatie van de geplande uren voor investeringen en grondexploitaties nog geen gefundeerde uitspraak te doen. Bij de Brandweer wordt de vacatureruimte gebruikt om capaciteit in te huren, via uitzendkrachten en regiopersoneel.

8 Sociale Zaken en Arbeidsmarktbeleid heeft vooruitlopend op de reorganisatie vacatures niet ingevuld. Het voordeel wordt volledig ingezet voor externe inhuur. De geraamde kosten van de vastgestelde formatie 2007 (peildatum juni 2006) inclusief begrotingswijzigingen zijn in het algemeen hoger dan de budgettaire ruimte voor salarissen (budget index). Vóór 2005 bestond het verschil tussen de budgettaire ruimte en de geraamde kosten voor de vastgestelde formatie voornamelijk uit kosten a.g.v. de incidentele looncomponent (periodieken, bevorderingen) en in een incidenteel geval voor bovenformatieven. Hiervoor gold de richtlijn dat de afdelingen hier zelf dekking voor moesten zoeken. Na invoering van de nieuwe systematiek van loonen prijscompensatie werd het bedrag aan zelf te dekken salarissen steeds groter als gevolg van ondercompensatie De salarislasten van de concerndirectie en (wachtgeld)verplichtingen voor voormalige wethouders zijn enkele oorzaken van de overschrijding op 1.0. Dekking wordt onder meer gevonden in de vacatureruimte van met name P&O en overige afdelingen in de concernstaf. De griffie verricht werkzaamheden voor de Rekenkamercommissie. Hiertegenover staan inkomsten. Toelichting 3.0 Inhuur Algemeen De werkzaamheden die door het bestaan van deze vacatures niet gerealiseerd kunnen worden, maar wel opgenomen zijn in het werkplan 2007 dienen uitgevoerd te worden met ingehuurd personeel. Hierdoor wordt de inhuur van derden naar verwachting overschreden. Dekking vindt plaats door de vacatureruimte hiervoor te benutten. In het verleden werd personeel voor ondersteunende afdelingen bij de Brandweer Leiden aangenomen en gedeeltelijk doorberekend aan de Regio. Nu wordt het personeel bij de Regio aangenomen en voor het Leidse aandeel doorberekend aan de Brandweer Leiden. Vandaar een verschuiving van Salarissen naar Inhuur derden. Omdat de vacatures van brandkranenman en sportinstructeur vooralsnog niet met vast personeel wordt ingevuld, wordt dit via inhuurkrachten gedaan. Bij DZB is overschrijding op inhuur ontstaan door vervanging van een zieke leidinggevende en door uitdiensttreding van 2 leidinggevende personeelsleden. Inmiddels zijn de vacatures ambtelijk vervuld. De afdelingen Communicatie en ICT van de dienst Informatie en Dienstverlening zijn de afgelopen jaren gecentraliseerd en werken voor de gehele gemeentelijke organisatie. Beide afdelingen hebben een basisformatie waarin de reguliere taken worden uitgeoefend. Daarnaast bieden de afdelingen op verzoek ondersteuning (maatwerk) aan de organisatie bijvoorbeeld t.b.v. projecten. Hiervoor wordt dan regelmatig personeel ingehuurd en de kosten worden dan doorberekend aan het organisatieonderdeel/ project waarvoor de ondersteuning werd geleverd. De herwaardering onroerende zaken was tot dit jaar een meerjarig traject waarin de kosten (en de capaciteitsbehoefte) niet gelijkmatig over de jaren verdeeld waren, terwijl de jaarlijkse vergoeding wel gelijkmatig over de periode ontvangen werd. Vooral in het laatste jaar van een herwaarderingsperiode is de capaciteitsbehoefte voor afhandeling van bezwaar- en beroepschriften groot. Hier is in voorzien door een WOZ voorziening.

9 De afdeling burgerzaken kent grote pieken als het gaat om de aanvragen voor bijvoorbeeld reisdocumenten. De basisformatie is onvoldoende voor deze piekmomenten. Binnen het salarisbudget is rekening gehouden met het feit dat er in de drukke maanden ingehuurd moet worden. Bij de grote uitvoerende afdelingen van de dienst Milieu en Beheer zoals parkeercontrole, inzameling, groenonderhoud en vegen is er altijd vacatureruimte als gevolg van natuurlijk verloop. Ook wordt er bewust vacatureruimte vrijgehouden om flexibeler te kunnen werken bij de inroostering en inzet bij evenementen. Het voordeel op 1.0 is niet los te zien van het tekort op 3.0. Nog te verhalen inkomsten ZW/WAZO/WAO zullen het tekort nog verminderen. Vooruitlopend op de reorganisatie zijn vacatures bij Sociale Zaken en Arbeidsmarktbeleid niet ingevuld, maar met tijdelijke inhuur opgelost. Per saldo is er een overschrijding op de inhuur. De kosten voor inhuur en advieskosten CS worden voor het overgrote deel gemaakt in het kader van de implementatie van Anders Werken, deze worden ook binnen de daarvoor bij begrotingswijziging beschikbaar gestelde budgetten gedekt: Een van de medewerksters van de griffie ging in 2007 met zwangerschapsverlof. Gedurende de periode van dit verlof is een externe ingehuurd. Het volledige bedrag wordt gedekt door de vergoeding hiervoor van het UWV. Toelichting 3.4 Advieskosten Algemeen Voor de invoering van de WMO zijn extra advieskosten gemaakt. Dekking is geregeld bij begrotingswijziging. De overschrijding bij SOZA wordt voornamelijk veroorzaakt door de (afronding van de) invoering van de WMO. Eind 2006 heeft SOZA de onderschrijding op het invoeringsbudget ten gunste laten komen van de algemene middelen. De invoering van de WMO was nog niet afgerond eind In 2007 zijn nog kosten gemaakt voor een externe projectleider. Een ICT audit, advies en begeleiding van het traject samenvoeging drukkerijen en advieskosten gemaakt in het kader van de samenwerking met het Hoogheemraadschap zijn andere voorbeelden die onder 3.4. vallen. De dienst M&B had in het eerste jaar na de reorganisatie meer externe inzet nodig in de vorm van inhuur extern personeel dan extern advies, het niet gebruikte deel advieskosten is hierbij ingezet ter dekking van de overschrijding op de externe inhuur. 3. Conclusies Na 8 maanden is er een onderschrijding op de personele lasten (categorie 1). Dit wordt veroorzaakt door het niet direct invullen van vacatures. De werkelijke kosten van de vastgestelde formatie zijn in het algemeen hoger dan de hiervoor geraamde budgettaire ruimte. Dit wordt o.a. veroorzaakt door het toekennen van periodieken, bevorderingen, gratificaties en toeslagen, een compensatie voor salarisverhogingen die lager is dan de werkelijke kosten van de salarisverhoging. Dekking hiervoor wordt binnen de afdelingen zelf gevonden onder meer door vacatures niet in te vullen of slechts tijdelijk in te vullen.

10 Vacatures zijn niet altijd ingevuld. De vacatureruimte wordt gebruikt om flexibel om te gaan met pieken in de werkzaamheden (burgerzaken, inzet bij evenementen) of om tijdelijk specifieke deskundigheid in te huren. De categorieën 1.0 en 3.0 kunnen daarom niet los van elkaar worden gezien. Externe inhuur vindt plaats bij ziektevervanging. Hier tegenover staan inkomsten. Gecentraliseerde afdelingen verrichten werkzaamheden voor andere afdelingen, de rekenkamercommissie of andere gemeenten. Tegenover deze kosten staan inkomsten uit doorbelaste uren. Realisatie en dekking vinden soms op verschillende kostensoorten plaats. Zo is bijvoorbeeld geconstateerd dat in een begrotingswijziging de verkeerde kostencategorie is gebruikt. De kosten vallen dan onder kostensoorten 3.0 inhuur en 3.4 advieskosten, terwijl de baten worden geboekt op kostensoort overige kosten. Dit wordt gecorrigeerd.

11 Retouradres: Postbus 9100, 2300 PC Leiden Leden van de Gemeenteraad Bezoekadres Postadres Telefoon Website Gemeente Leiden Stadhuis Stadhuisplein 1 Postbus PC Leiden sleutel@leiden.nl Datum 7 februari 2008 Contactpersoon D.A.A. van den Berg Ons kenmerk Doorkiesnummer Onderwerp Rapportage personeelskosten en inhuur 2007 Geachte leden van de gemeenteraad, Uw Raad heeft in februari 2007 een motie aangenomen, waarin u verzoekt te rapporteren over personele lasten inclusief inhuur personeel van derden met als aandachtspunten overschrijdingen, indexering, extra inkomsten en uitgaven op basis van een kredietbesluit. Hierbij bieden wij u aan de rapportage personeelskosten en inhuur 2007 op hoofdlijnen. Deze rapportage is gemaakt in het kader van de periodieke rapportage. Bij de jaarrekening 2007 leggen wij verantwoording af over de personele lasten en inhuur over geheel De jaarrekeningcijfers zullen van de prognose afwijken die wij u op dit moment presenteren, omdat de prognose peildatum 1 september 2007 heeft. Alle kosten en begrotingswijzigingen tot 1 september 2007 zijn hierin verwerkt. Op basis van deze informatie is een prognose over heel 2007 afgegeven. Op dat moment waren de CAO-onderhandelingen nog niet afgerond. Inmiddels is dat wel het geval. In het laatste kwartaal van 2007 wordt o.a. de salarisverhoging per 1 juni 2007 als gevolg van de afgesloten CAO verwerkt. Onder de kostensoort salarissen en sociale lasten (categorie 1.0) vallen salarissen en sociale lasten ambtelijk personeel (inclusief personeel openbaar onderwijs) vakantiegeld, onregelmatigheidstoeslagen, overwerk en gratificaties. Algemene beeld in deze rapportage is dat er een onderbesteding is op de kostensoort salarissen en sociale lasten van het vast personeel. Dit heeft een aantal oorzaken. Bedrijfsmatig is het soms beter bepaalde vacatures niet permanent in te vullen, omdat bepaalde werksoorten te maken hebben met pieken en dalen. Alle vacatures permanent invullen betekent dat je gedurende de dalen in het werk een overcapaciteit in huis hebt. Vacatureruimte is verder ontstaan door in aanloop van het plaatsingsproces van de reorganisatie Anders Werken en door andere reorganisaties vacatures niet meer in te vullen. Sommige functies zijn door de krappe arbeidsmarkt moeilijk te vervullen en blijven daarom langer dan gemiddeld open staan. Hierdoor ontstaat vacatureruimte die wij inzetten om goed in te kunnen spelen op piekmomenten, langdurige zieken te vervangen en externe ontwikkelingen. Onder personeel van derden (categorie 3.0) wordt verstaan adviseurs extern, inhuur personeel en uitzendkrachten en gedetacheerd personeel

12 Sommige werkzaamheden zijn zo specifiek en/of van tijdelijke aard dat het niet nodig is deze deskundigheid permanent in huis te hebben. Ook sluit de kennis en kwaliteit van het vaste personeel niet altijd aan bij de deskundigheid waaraan behoefte bestaat. Een derde categorie betreft de advieskosten (categorie 3.4). Hieronder vallen kosten van advisering m.b.t. invoering van bijvoorbeeld nieuwe wetgeving, systemen, grote gemeentebrede veranderingstrajecten en kosten van onderzoeken en audits. Deze kosten hebben vaak betrekking op specifieke deskundigheid die tijdelijk nodig is. Om in te kunnen spelen op ontwikkelingen wordt flexibel met deze budgetten voor personele lasten omgegaan. Vooral de budgetten van de eerste en tweede categorie van de personele lasten worden met elkaar uitgewisseld. Uitgangspunt is en blijft het realiseren van de doelstellingen zoals deze in de begroting staan vermeld binnen het totale budget dat door uw Raad beschikbaar is gesteld en binnen de door u gegeven kaders. Met ingang van 2008 is de systematiek rondom het administreren van personeelskosten en externe inhuur gewijzigd. Door deze wijziging is het mogelijk om sneller en met minder inspanningen inzicht te geven in de totale personele lasten en de dekking ervan. Ook zullen we in 2008 een formatieboekhouding invoeren. Een analyse op basis van de vergelijking tussen de formatieboekhouding (begroting) en de realisatie (jaarrekening) en een andere systematiek van administreren leveren gezamenlijk betere verantwoordingsinformatie op. We hopen u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Leiden, de Secretaris, de Burgemeester,