Inhuur van externen. Sept. Notitie. Auteurs: C. van den Berg M. Eijsbouts T. Bohm. Contactpersoon: C. van den Berg

Transcriptie

1 Sept 14 Inhuur van externen Notitie Auteurs: C. van den Berg M. Eijsbouts T. Bohm Contactpersoon: C. van den Berg Datum: 29 september 2014 G e m e e n t e H i l v e r s u m

2 1 Aanleiding Afgelopen zomer is er een inventarisatie uitgevoerd over de inhuur van externen voor de periode Aanleiding hiervoor was een motie, die door het College gewijzigd overgenomen is, van drie partijen met betrekking tot de inhuur externen 1. In deze notitie wordt uitleg gegeven over de redenen van inhuur externen (paragraaf 2) en inzicht gegeven over de inhuur van 2010 tot nu toe. In paragraaf drie wordt het gevoerde beleid beschreven. Paragraaf vier geeft een prognose inhuur externen voor Tot slot wordt in paragraaf vijf de conclusies cijfermatig en beleidsmatig weergegeven. Op basis van de bevindingen wordt voorgesteld om de definities voor inhuur externen vanaf 1 januari 2015 aan te laten sluiten op de definities van het A+O fonds, de organisatie opdracht te geven de kaders voor externe inhuur verder uit te werken en om de Raad hierover te informeren per brief (RIB). 2 Waarom huren we externen in? De gemeente Hilversum kent verschillende categorieën inhuur externen, te weten: - Specialismen - Projecten & Investeringen - Inhuur opvang piekperiode - Vacatures en ziekte - Inkoop/uitbesteding - Participatiebudget Deze categorieën worden sinds 2009 gehanteerd naar aanleiding van aanbevelingen van de rekenkamer 2. Inmiddels is duidelijk geworden dat de meeste gemeenten en het Rijk andere categorieën hanteren en hierop benchmarken. Het hanteren van andere definities en categorieën maakt benchmarken niet mogelijk. Daarnaast maken wij tot op heden ten onrechte geen onderscheid tussen inkoop en inhuur. De uitgaven, zoals opgenomen in onderstaande tabel behoeven daarom nuancering. Doordat we niet de goede definities hanteren is ten onrechte de indruk gewekt dat we bovenmatig inhuren (in vergelijking met de landelijke inhuur ). Om het inzicht en sturingsmogelijkheden te verbeteren is het voorstel om vanaf 1 januari 2015 de budgetten voor inhuur volgens de landelijke norm 3 te definiëren. 1 Motie M14/29 van GroenLinks, Hart voor Hilversum en PvdA inzake de jaarstukken 2013 van de gemeente Hilversum betreffende inhuur derden, juni Rapport Inhuur van (personeel van) derden,berenschot, 18 december Personeelsmonitor Gemeenten, A+O fonds Gemeenten

3 [Inhuur derden, gemeente Hilversum] Volume en aard van de inhuur Hieronder de omvang van de inhuur van externen van 2010 tot nu toe. (bedragen *1.000) Soort inhuur t/m augustus 2014 prognose hele jaar Specialismen Projecten & Investeringen Inhuur opvang piekperiode Vacatures en ziekte Inkoop/uitbesteding Participatiebudget Totaal bedragen * Inhuur van externen * 2015* Inhuur van externen *prognose Uit de cijfers en de grafiek blijkt vanaf 2010 een dalende lijn inhuur externen (van 10.5 mln. naar een prognose van 6.9 mln. voor 2014) met uitzondering van een eenmalige stijging in 2013 ten gevolge van de stijgingen in de posten projecten en investeringen en inhuur opvang 3

4 piekperiode. De dalende trend is voornamelijk het gevolg van strakker sturen op het aangescherpt beleid (zie paragraaf 3). Zoals eerder genoemd is de omvang van de externe inhuur niet vergelijkbaar met de inhuur van gelijkwaardige gemeentegrootteklassen door de definitiekwestie. De gemeente Hilversum heeft voor % van de loonsom aan externe inhuur besteed. In 2013 zien we een stijging en besteedden we 25% van de loonsom aan externe inhuur. Prognose voor 2014 is 18 a 19%, voor % (op basis van de huidige definities). Wanneer in 2015 de landelijke definities worden gehanteerd zal het percentage lager zijn kan er beter vergeleken worden met andere gemeenten. bedragen * Inhuur van externen per categorie * 2015* Astitel Specialismen Projecten & Investeringen Inhuur opvang piekperiode Vacatures en ziekte Inkoop/uitbesteding Participatiebudget Uit deze tabel is een aantal conclusies te trekken: 1) de categorieën Vacatures en Ziektes en Specialismen zijn nagenoeg constant, 2) de grootste daling zit in de categorie Inkoop/Uitbesteding, 3) Projecten en Investeringen fluctueert het meest. Vanaf 2014 is voor de categorie Inhuur opvang piekperiode bijna geen budget gereserveerd. Overigens is binnen de organisatie (voormalige diensten) in het verleden niet altijd eenduidig en consequent omgegaan met het labelen van de 4

5 [Inhuur derden, gemeente Hilversum] 5 inhuur op de categorieën. Dit kan een verklaring zijn voor een deel van grote schommelingen over de jaren Categorieën inhuur De bovengenoemde categorieën inhuur worden hieronder op hoofdlijnen toegelicht: Specialismen Binnen deze budgetten wordt specialistische deskundigheid (o.a. adviezen) ingewonnen op gebied van milieu, verkeersmaatregelen, multimedia en bouw- en woningtoezicht (toezicht sloopwerkzaamheden). Ook de presentiegelden Welstandscommissie en de ondersteuning door onze accountant in kader van rechtmatigheid en 213a onderzoeken, maken onderdeel van deze component. In de laatste jaren zie je een verschuiving van het soort specialistisch inhuur, onder andere richting Sociaal Domein en digitalisering dienstverlenende en ondersteunende processen Projecten en Investeringen Onder deze categorie valt niet alleen de inhuur voor projecten, maar tot en met 2013 ook de inhuur voor het participatiebudget en het stijgende aantal klanten voor de afdeling Werk, Inkomen en Zorg. Voor de projecten geldt dat er extern ingehuurd wordt vanuit de gedachte dat het om tijdelijke werkzaamheden gaat met tijdelijke middelen. De voor die projecten noodzakelijke kennis en expertise wordt dan ingehuurd. De inzet is direct gekoppeld aan het project. Wanneer hiervoor vaste medewerkers ingezet zouden worden, zou dit na afloop van het project of de gelden tot hoge kosten leiden, omdat de gemeente eigen risico drager is en dan zelf de WW uitkering moet betalen. Dit gebeurt bij projecten die hoofdzakelijk door externe gelden worden gefinancierd zoals IBP en HOV. Ook voor enkele projecten met grondexploitaties wordt ingehuurd (Anna s Hoeve, Heigalerij). Vanwege de aard van het project is tenslotte ook voor het project Egelshoek gekozen voor de inhuur van een externe projectleider. Voor de projecten is in 2014 tot augustus in totaal voor ingehuurd. Dit is een aanzienlijk lager bedrag ten opzichte van voorgaande jaren. Dit heeft als oorzaak dat er in de afgelopen jaren steeds minder ingehuurd wordt voor projecten en investeringen. De eenmalige piek van 2013 is tweeledig te verklaren. Enerzijds is in 2013 gekozen voor een flexibele inzet van personeel ivm de onzekerheid over de duur van de economische neergang. De raad heeft in oktober 2013 ingestemd 4 met het hiervoor incidenteel voor 2013 beschikbaar stellen van budget. Deze kosten zijn verdeeld over de categorieën projecten en investeringen en inhuur opvang piekperioden Anderzijds zijn participatiegelden in 2013 voor het eerst beschikbaar gekomen en 4 Raadsvoorstel: Instellen bestemmingsreserve decentralisaties Sociaal domein, 16 oktober

6 geboekt op deze categorie. Vanaf 2014 wordt dit onderdeel specifiek geboekt op de categorie participatiebudget Inhuur Opvang piekperiode Inhuur bij opvang pieken vindt plaats wanneer er sprake is van tijdelijke werkdruk of onderbezetting. Voor 2013 heeft extra inhuur plaats gevonden voor de uitvoering van de WOZ bezwarenafhandeling en voor de uitvoering van het project oneigenlijk gebruik gemeentegrond. Vanwege tijdelijke onderbezetting binnen het Klanten Contact Centrum is eveneens in 2013 extra ingehuurd. Analoog voor deze categorie is het raadsbesluit zoals in genoemd in de paragraaf Projecten en Investeringen. Afgesproken is om vanaf 2014 piekperioden zoveel mogelijk intern op te vangen Vacatures en ziekte Bij ieder ziektegeval en elke vacature wordt beoordeeld of vervanging noodzakelijk is dan wel anders opgelost kan worden. In verreweg de meeste situaties wordt in geval van ziekte en vacatures niet ingehuurd (inhuur is veel duurder dan eigen personeel). In een beperkt aantal situaties is inhuur onvermijdelijk omdat anders in de dienstverlening of bedrijfsvoering grote problemen zouden ontstaan Inkoop/uitbesteding Inkoop/Uitbesteding en de definitie inhuur van externen loopt in het huidige situatie door elkaar heen. De definitie die gemeente Hilversum hanteert is te ruim. Deze categorie bestaat hoofdzakelijk uit inhuur voor het Sociaal Domein. Bij uitbesteding wordt voorafgaand een afweging gemaakt of de externe partij de taak efficiënter en effectiever kan uitvoeren. Met de externe partij zijn veelal meerjarige contacten afgesloten. Wanneer de landelijke definities gehanteerd worden laat de prognose voor 2015 een flinke daling zien Participatiebudget Deze categorie bestaat uit inhuur voor de uitvoeringskosten van de participatiegelden. De hoogte van het participatiebudget laat zich moeilijk voorspellen, deze wordt jaarlijks vastgesteld. Om die reden wordt er gebruik gemaakt van een inkoopconstructie zodat er gevarieerd kan worden in het aantal en type specialisten en kan er flexibel ingesprongen worden op een andere behoefte. Een andere belangrijke reden is dat bij verlaging van het participatiebudget we met een overschot aan personeel blijven zitten. Dit zou tot hoge kosten leiden (ivm eigen risico drager, zie 2.2.2). Via een openbare aanbesteding zijn er met 12 leveranciers inkoopcontracten afgesloten tot uiterlijk maart

7 [Inhuur derden, gemeente Hilversum] 7 3. Beleid inhuur externen Er is voor inhuur van externen specifiek beleid geformuleerd. Om meer grip te kunnen krijgen op de inhuur van personeel is het beleid in 2009 aangescherpt waarbij er is gekozen voor een andere categorisering voor inhuur. Daarnaast zijn er procesbeschrijvingen beschreven. Het personeelsbeleid ten aanzien van externe inhuur tot op heden is grotendeels tot stand gekomen in de vorm van beleidslijnen met een onderverdeling in zes categorieën 5. Twee algemene beleidslijnen zijn te onderscheiden, ingezet door het vorige college. De eerste beleidslijn is dat de uitdagende werkzaamheden in principe door de eigen medewerkers verricht worden en dat de externe inhuur wordt ingezet bij de meer reguliere werkzaamheden om kennis te borgen. De tweede beleidslijn is dat op ieder moment kritisch gekeken wordt naar de doelmatigheid en doeltreffendheid voor externe inhuur. Dit beleid is geeffectueerd in een procedure voor inhuur en kent een kritische toetsing alvorens ingehuurd kan worden waarbij toestemming nodig is van de vakwethouder en de directie. Dit geldt voor alle categorieën inhuur. 5 Categorieën: Specialismen, Projecten & Investeringen, Inhuur opvang piekperiode, vacatures en ziekte, Inkoop en uitbesteding en Participatiebudget/Decentralisaties. 7

8 4. Prognose inhuur externen 2015 (bedragen *1.000) Soort inhuur (eerste aanzet t.b.v. de begroting) Specialismen Projecten & Investeringen Inhuur opvang piekperiode Vacatures en ziekte Inkoop/uitbesteding Participatiebudget Totaal De prognose (zoals deze opgenomen is in de programmabegroting) laat in 2015 een dalende lijn zien met betrekking tot inhuur van externen. Nu we inzicht hebben in inhuur derden is de volgende stap om het beleid omtrent de inhuur aan te passen aan de organisatie die we willen zijn. Willen we bijvoorbeeld flexibel zijn door inhuur of door personeel aan te nemen boven de formatie? Hierover zullen we begin 2015 met u in gesprek gaan en vervolgens ons beleid inhuur derden hierop aanpassen. 5. Conclusie Cijfers Voor 2014 is de verwachting dat de gemeente voor externe inhuur in totaal 6,9 mln. uitgeeft. Door de jaren heen is daarmee sprake van een dalende trend, van 10.5 mln. in 2010 naar ca. 6.9 mln. nu. In 2013 is sprake geweest van een piek in verband met de organisatieverandering. De vergelijking met andere gemeenten (en voldoen aan de 10% norm) is lastig te maken in verband met definitiekwesties van het begrip externe inhuur (wij hanteren andere definities dan waar landelijk op wordt getoetst). Beleid Het personeelsbeleid ten aanzien van externe inhuur is recent geactualiseerd en kent twee algemene beleidslijnen, ingezet door het vorige college. De eerste beleidslijn is dat de uitdagende werkzaamheden in principe door de eigen medewerkers verricht worden en dat de externe inhuur wordt ingezet bij de meer reguliere werkzaamheden om kennis te 8

9 [Inhuur derden, gemeente Hilversum] 9 borgen. De tweede beleidslijn is dat er kritisch getoetst wordt op de noodzaak van inhuur waarbij toestemming van de vakwethouder en de directie nodig is. Dit maakt het mogelijk om scherper te monitoren. 6. Vervolg Het college wil meer grip op externe inhuur krijgen en duidelijker maken vanuit welke organisatievisie en principes er extern ingehuurd wordt. Er zijn principiële keuzes te maken in het type organisatie, die gevolgen hebben voor de spelregels ten aanzien van externe inhuur. Begin 2015 zullen wij hierover met u in gesprek gaan en vervolgens het beleid inhuur hierop aanpassen. 9