Memo. Datum : 10 december Aan : College van B&W. Kopie aan : Van : Ardwin Lantain : Meridionummer. Onderwerp : Inleenpersoneel

Transcriptie

1 Memo Datum : 10 december 2009 Aan : College van B&W Kopie aan : Van : Ardwin Lantain Meridionummer : Onderwerp : Inleenpersoneel Hierbij bied ik u een overzicht inhuur derden voor de jaren 2007, 2008 en 2009 aan. In dit overzicht worden de cijfers weergegeven voorzien van een korte toelichting en een aanzet voor analyse en verklaring. Dit overzicht is op 8 december jl. verstrekt aan de fractie APB. De eenheid Bedrijfsvoering heb ik opdracht gegeven te werken aan visie-ontwikkeling m.b.t. het inleenvraagstuk en voorstellen te doen voor de verdere verbetering van de registratie. BW memo Inleenpersoneel docx 1

2 1 Overzicht Inhuur Derden 2007, 2008, 2009 Inleiding In de media is recentelijk een aantal gemeenten op rij gezet waarbij de inleenkosten zijn uitgedrukt in een percentage van de ambtelijke loonsom. Het is daarbij echter onduidelijk welke definities en uitgangspunten zijn gehanteerd. De uitkomsten zijn daardoor zeer afhankelijk van de interpretatie en de uitgangspunten. Het uitdrukken van de inleenkosten als percentage van de ambtelijke loonsom is één benadering maar of dit de meest logische is, is de vraag. Een andere benadering zou zijn om ambtelijk loonsom en inleenkosten samen te tellen en uit te drukken in een bedrag per inwoner. Deventer komt geheel verschillend uit beide benaderingen, uit de eerste relatief hoog en uit de tweede relatief laag. De cijfers dagen wel uit tot nadere analyse maar niet tot duidelijke conclusies. Dit document is op 7 december jl vervaardigd door concerncontrol. Aan het document ligt een zeer uitvoerig Excelbestand ten grondslag dat de mogelijkheid geeft om vanuit zeer verschillende invalshoeken naar het inleenvraagstuk te kijken. Bij vragen lichten wij de mogelijkheden graag toe. Proces Het proces van gegevensvergaring is goed verlopen. De eenheden hebben na een duidelijke kaderstelling en definiëring de gegevens verzameld. Vanuit concerncontrol is een contracheck op volledigheid gedaan door middel van een datadump op factuur respectievelijk crediteurenniveau in het financieel systeem. Wij menen derhalve dat onze gegevens een toets op volledigheid goed zouden doorstaan. Verder is tijdens het onderzoek gebleken dat de registratie op kostensoort vanaf 2007 duidelijk beter is geworden. Het overgrote merendeel van de inleen wordt op de kostensoorten, a. inleen binnen formatie, b. inleen voor extra werk boven formatie, c. inleen specifieke deskundigheid. Daarnaast zijn nog kostensoorten in gebruik voor uitzendkrachten, interim-management en adviezen. Aannames De verdeling <10 of >10 is gebaseerd op de aanname dat alle inhuur met een tarief van 75,- of hoger te vergelijken is met een functie schaal 10 of hoger. Peildatum van de overzichten is 1 november. Als definitie van inhuur is de definitie gebruikt zoals deze ook gesteld is in het 213a onderzoek naar Inhuur derden uit 2008.

3 2 Afbakening: inhuur derden (Bron: Art. 213a onderzoek naar Inhuur derden d.d. 31 maart 2008) Dit onderzoek gaat over inhuur derden. Wat bedoelen we daar precies mee? We hebben er voor gekozen om voor een definitie van inhuur derden aan te sluiten bij de notitie externe inhuur Beter inhuren of zelf doen? (vastgesteld College van B&W april 2005). Daarin wordt externe inhuur gedefinieerd als: het uitvoeren van werkzaamheden in opdracht van een bij de gemeente in dienst zijnde opdrachtgever, door een private organisatie met winstoogmerk, middels het tegen betaling inzetten van personele capaciteit en deskundigheid, waarop door de opdrachtgever mede gestuurd wordt. Hierbij kan worden gedacht aan diverse vormen van inhuur, zoals specialistische deskundigheid, interim-management, projectmanagement, onderzoeks- en adviesopdrachten, inhuur in verband met capaciteitsproblemen (zoals piekdrukte) en vervanging vanwege ziekteverzuim. Onder al deze categorieën vallen niet de werkzaamheden die permanent worden uitbesteed, zoals onderhoud aan straten, groenvoorziening, afvalinzameling, inschakeling van re-integratiebureaus en dergelijke. Overzicht inhuur per eenheid 2009 (peildatum ) BDO BV CC Griffie RS STH SO oud stadskantoor Eindtotaal Vanuit RS wordt als verklaring van de sprong van 2007 naar 2008 gegeven dat de produktie in 2007 omwille van de reorganisatie op een lager niveau heeft gelegen. Vanaf 2008 is de productie toegenomen en in 2009 is het inhuurniveau bereikt wat noodzakelijk is om de afgesproken produktie te realiseren. STH geeft als verklaring voor de stijging van 2007 naar 2008 aan dat er meer projecten opgestart zijn, waaronder grote projecten zoals Relatie als nieuwe Waarde, invoering/implementatie re-integratie visie en participatiebudget. Tevens is er na de reorganisatie meer ingehuurd ivm een

4 tijdelijke vacaturestop en de werkwijze van communicatie is gewijzigd omdat de vraag boven de reguliere capaciteit bij communicatie nu centraal ingehuurd wordt door communicatie. BV geeft aan dat bij deze eenheid de inhuur op het formatiebudget 3,6 % van de loonsom bedraagt. De inhuur van specifieke deskundigheid en extra capaciteit naast de inhuur vanwege ziekte en vacatures op formatie bedraagt 2,5 procent (categorieën 2 en 3) van de loonsom van de eenheid Bedrijfsvoering. Het grootste bedrag aan inhuur is ten behoeve van de uitvoering van een aantal gemeentebrede projecten zoals het project DDDW, het project BAG en het MD traject. Externe inhuur is voor de uitvoering van deze projecten noodzakelijk omdat binnen de eenheid Bedrijfsvoering de specifieke deskundigheid en capaciteit niet beschikbaar is. 3

5 4 Herleid aantal uren inhuur Uren inhuur peildatum ) Uren inhuur zijn overgenomen van het detail-overzicht. Hierbij is een aanname gedaan met betrekking tot gevallen waarin het aantal uren onbekend is. Deze uren zijn gebaseerd op het gemiddeld tarief <10 en >10. FTE en personen Indien een betrokkene van een extern bureau gemiddeld 1200 uur productief in of voor Deventer zou draaien, betreft het in 2009 op de peildatum begin november 200 arbeidskrachten. Het gaat om ongeveer 450 personen die korte of langer in of voor onze organisatie actief zijn geweest. Verdere opmerkingen / onderzoeksrichtingen Bij de benadering in de landelijke media om de totale inleen uit te drukken in een percentage van de ambtelijke loonsom past nog een andere kanttekening. Men dient daarbij uit te gaan van het loonsombudget en niet van de gerealiseerde loonsom, immers overhouden op het budget als gevolg van bv vacatures kan worden ingezet voor inleen. Daarnaast moet worden bedacht dat inleen een verzamelcategorie is die uit drie hoofdbestanddelen bestaat: c. inleen op formatie agv ziekte, zwangerschap, vacatures, b. inleen voor piekwerkzaamheden en c. inleen voor projecten en/of specifieke deskundigheden die niet in de formatie zitten vanwege het niet repeterende karakter van die activiteiten. Kijken we naar de cijfers van onze gemeente dan geldt voor 2009 op jaarbasis een loonsombudget van 52 mln euro. De inleenkosten zijn als volgt te verdelen (afgerond): a. Inleen op formatie 4 mln euro b. Inleen piekwerkzaamheden 3 mln euro

6 5 c. Inleen project / spec deskundigheid 7 mln euro NB dit zijn cijfers op de peildatum, in de jaarrekening zullen de cijfers iets hoger zijn. Categorie a omvat dan op jaarbasis voor 2009 vermoedelijk 10 % van de ambtelijke loonsom. Volgens informatie van Hoofd P en O zou 8 % passend zijn. Categorie b moet niet worden uitgedrukt in een percentage van de loonsom maar er moet worden gekeken naar taken en basisformatie bv aan de hand van benchmarks. Categorie c moet worden afgemeten aan de output (projecten, nieuwe activiteiten): slaagt de organisatie erin deze output naar verwachting te realiseren. In het bezuinigingstraject dat is gestart is een werkgroep olv hoofd Pen O belast met verder onderzoek op dit vlak.

7 6 Overzicht inhuur per eenheid per jaar verdeeld naar onder of boven schaal 10 (peildatum 2009: ) Gemiddelde van Tarieven afgerond <10 Som van rekenkundig aantal uren inhuur Gemiddelde van Tarieven afgerond >10 Som van rekenkundig aantal uren inhuur Gemiddelde van Tarieven afgerond Som van onbekend rekenkundig aantal uren inhuur Eindtotaal Som van rekenkundig aantal uren inhuur (Som <10 + >10) BDO , , , , BV , , , =tarief per hond , , , =tarief per hond , , CC , , , , , Griffie , , , , , , RS , , , , , , STH , , , , , , SO , , , , , , oud , stadskantoor , , , Eindtotaal

8 Het rekenkundig aantal uren is gebaseerd op het gemiddelde uurtarief en de totaal e. De kolom onbekend wil zeggen dat er geen tarief bekend is en het dus niet mogelijk is om een schaal uit te rekenen. 7

9 Som van 2007 Gemiddelde van Tarieven afgerond Som van Gemiddelde van Tarieven afgerond 2009 (peildatum ) Som van Gemiddelde van Tarieven afgerond Inhuur vaste formatieplaatsen < > onbekend Inhuur extra capaciteit < > onbekend inhuur specifieke deskundigheid (buiten < > onbekend Ext.adviezen / algemeen + mater < > onbekend Aankopen niet duurzame goederen < > onbekend Externe diensten < > onbekend Investeringen ext adviezen duurz. goede < > Eindtotaal Indien in het overzicht hierboven onbekend wordt weergegeven betekent dit dat er geen uurtarief bekend was en de inhuur dus niet gelabeld kan worden naar <10 of >

10 Overzicht inhuur derden: schaal 1 verdeeld naar onder schaal 10 en schaal 10 of hoger <10 >10 onbekend Eindtotaal (peildatum ) (peildatum ) (peildatum ) project < < > nvt onbekend Eindtotaal Zoals eerder aangegeven is de verdeling <10 en >10 gebaseerd op het uurtarief. Als het uurtarief groter is dan 75,- dan wordt dit gezien als een functie op een niveau groter dan of gelijk aan schaal 10. De in de eerste kolom genoemde schalen zijn de schalen zoals deze opgegeven zijn door de eenheden. Een schaal 12 in de categorie <10 betekent dat er een medewerker schaal 12 is aangetrokken tegen een tarief dat onder de 75,- ligt. Het omgekeerde is ook mogelijk, een functie schaal 7 aantrekken voor een tarief dat groter is dan 75,-. 1 Zoals opgegeven door de eenheden 9

11 Overzicht inhuur derden: functie verdeeld naar onder schaal 10 en schaal 10 of hoger <10 >10 onbekend Eindtotaal accountmanager administratief medewerker advies advocaat applicatiebeheerder archeoloog beleidsmedewerker consultant coördinator discussieleider DIV medewerker functioneel beheerder handhaver inkoopondersteuner juridisch mdw leerplichtambtenaar manager mdw mdw. communicatie mdw. P&C mdw. P&O niet bekend notulist onbekend ondersteunend mdw onderzoeker programmamanager proj.leider / mngr projectassistent projectmedewerker projectondersteuning redacteur secretaresse sluiswachter spoormanager staffunctionaris supp.mdw taxateur trainer UC uitzendkracht Verhuizer voorzitter wijkmanager Eindtotaal

12 11