B&W-Aanbiedingsformulier

Transcriptie

1 B&W-nr , d.d. 19 juni 2007 B&W-Aanbiedingsformulier Onderwerp Evaluatie activiteiten Businesspost Leiden BESLUITEN Behoudens advies van de commissie 1. In te stemmen met de conclusies van de bijgaande evaluatie van de Businesspost-activiteiten, uitgevoerd door DZB, te weten de doelstellingen voor het eerste jaar zijn verwezenlijkt de activiteiten blijken voor een groot aantal wsw-deelnemers passend werk te bieden de financiële resultaten voor 2007 lijken de verwachtingen te gaan overtreffen 2. De commissie Werk en Financiën met bijgaande brief de evaluatie activiteiten Businesspost Leiden aan te bieden conform de toezegging aan de commissie op 16 mei Samenvatting (verschijnt in persbriefing) In februari 2006 is het besluit genomen om de post van de Gemeente Leiden via een op te richten afdeling Businesspost Leiden bij DZB te laten bezorgen. Nu blijkt dat deze afdeling mogelijkheden biedt aan een groeiende groep mensen voor verantwoordelijk en kwalitatief uitdagend werk. Daarnaast biedt de werksoort mogelijkheden om de afstand tot de arbeidsmarkt te verkleinen. Uitbreiding van werkzaamheden en bezorggebied betekent wel dat logistiek en administratief effectieve aanpassingen zullen moeten worden verricht. Opslag- en sorteerruimte worden aangepast. De kwaliteit van Businesspost mag niet leiden onder de groei, maar dient juist verder te worden versterkt. De huidige fase geeft de mogelijkheid tot verder professionaliseren, bestendigen en uitbouwen.

2 Evaluatie Businesspost-activiteiten DZB 25 mei 2007

3 Inhoudsopgave Doelstellingen en resultaten 3 Tariefstelling nu en in de toekomst 4 Omgeving 4 Kwaliteit 5 Personeel 5 Beknopt overzicht bezorging per maand 6

4 Doelstellingen en resultaten De doelstellingen Businesspost Leiden voor het eerste jaar waren: 1. In een nader te bepalen aantal postcodegebieden van Leiden de post bezorgen voor opdrachtgever gemeente Leiden en landelijke Businesspost (vanaf 1 mei 2006) 2. In de gehele stad post bezorgen voor dezelfde opdrachtgevers als onder 1 (vanaf november 2006) 3. Een start met het werk bieden aan 15 fte SW-medewerkers, die een stap op de arbeidstrede maken van binnen naar buiten. 4. Een winst van 6000 in jaar 1 (mei 2006-april 2007) De doelstellingen op langere termijn zijn: 5. Post bezorgen voor meer lokale klanten, conform Postwet (vanaf mei 2007) 6. Uitrol regiogemeenten (Oegstgeest, Leiderdorp, Voorschoten) 7. Groei naar meer medewerkers, mogelijk Een winst van 8000 in jaar 2 (mei 2007 mei 2008) 9. Mogelijke NTW, op basis van gemeentelijke postbezorging van Het streven is om eind 2007 ca stukken te bezorgen inclusief bewonersbrieven en huis-aanhuis. Verdere aandachtsgebieden: Ontwikkelingsmogelijkheden medewerkers centraal blijven stellen. Het aanbieden van stageplaatsen. (Praktijkschool, WWB-trajecten). Gestalte geven aan samenwerking Netwerk VSP, dochter van TNT. Voor deze organisatie is Businesspost vanaf 1 april wekelijks meer dan stuks post gaan bezorgen. ad 1. Vanaf 1 juni 2006 is de afdeling Businesspost Leiden operationeel. ad 2. De doelstelling om in de gehele stad Leiden de post te bezorgen voor de opdrachtgever Gemeente Leiden is verwezenlijkt. 1 ad 3. De afdeling is gestart met 13 medewerkers in de bezorging. ad 4. De winst in 2006 was 3000, de aanloopkosten zoals de aanschaf van fietsen, sorteerkasten e.d., zijn in één keer afgeschreven ad 5. Er zijn 5 externe lokale aanbieders van post, dit vormt nog een minimaal gedeelte van de totale omzet. De Postwet legt in dezen nog beperkingen op. ad 6. Het bezorggebied van Businesspost Leiden wordt mogelijk uitgebreid naar de omliggende gemeenten Oegstgeest, Voorschoten, Leiderdorp, Zoeterwoude en Hazerswoude. Met de gemeente Voorschoten loopt inmiddels een pilot. Met de gemeenten Oegstgeest en Leiderdorp vinden gesprekken plaats. ad 7. Er werken op dit moment 24 (16,4 fte) SW-medewerkers binnen de afdeling. ad 8. Het eerste kwartaal van 2007 laat een winst zien ad 9 De NTW is het eerste kwartaal van hoger dan begroot (begroot is , werkelijke NTW ). Deze NTW kan door seizoensinvloeden niet geëxtrapoleerd worden voor het hele jaar, maar biedt wel goede hoop op een uitstekend resultaat over ad 10. Op basis van de huidige situatie is er een zekere bezorging van poststukken op jaarbasis. Aan uitbreiding van dit aantal wordt nog steeds gewerkt. 1. Vanaf 1 juni wordt de post bezorgd van de afdelingen van de gemeente Leiden. Enkele uitzonderingen op dit moment zijn: Stemkaarten en WOZ: Vooralsnog overlaten aan TNT. Partijen Belastingen: Businesspost is hier goed toe in staat. Overleg hierover wordt gevoerd. Post van Soza wordt tot op heden nog niet door Businesspost afgehandeld. Hierover vindt goed overleg plaats. Post van het Sportbedrijf buiten bezorggebied Businesspost wordt niet bij Businesspost aangeleverd: Stempelmachine TNT nog in bedrijf. Hierover worden momenteel besprekingen gevoerd. Gefaseerd vanaf augustus 2006 t/m februari 2007 is Businesspost de bewonerspost van de Gemeente Leiden gaan bezorgen. Vanaf 1 november 2006 beheert Businesspost Leiden de postkamer van de Gemeente, voor wat betreft de extern te versturen post. Deze overgang is soepel verlopen. Businesspost Leiden is nu geoutilleerd om alle postafhandelingen te kunnen leveren zoals aangetekende post, buitenland pakketten etc.

5 Special service van Businesspost: Pakketpost en Huis-aan-huisbezorging. Tariefstelling nu en in de toekomst De gehanteerde tarieven in 2006 zijn in goed overleg met het Facilitair Bedrijf van de gemeente tot stand gekomen. Uitgangspunt is dat de postbezorging voor de gemeente niet duurder mocht worden. Doordat het Facilitair Bedrijf nog een contract had met TPG met betrekking tot kwantumkorting en met Cendris over de bemensing en faciliteiten van de postkamer, zijn de tarieven van DZB daarop aangepast. Het contract met Cendris is ondertussen afgekocht. Dit jaar zal DZB de conforme TNT-tarieven hanteren, onder aftrek van het afkoopbedrag van het Cendris-contract. Vanaf 2008 zal geheel marktconform getarifeerd worden. Omgeving Op het terrein van de samenwerking met derden is er een samenwerking tot stand gekomen met Van Straaten Post. Voor dit bedrijf wordt wekelijks tussen 500 en 1000 poststukken bezorgd. Ook worden landelijke opdrachten aangenomen, die via Van Straaten Post worden bezorgd. Het gaat hierbij om weekpost (dus niet 24- t/m 72 uurs-post). Deze samenwerking biedt mogelijkheden die via het landelijk netwerk van Businesspost niet tot stand zijn gekomen. De samenwerking met collega-sw bedrijf de Maregroep geeft de mogelijkheid om het bezorggebied voor uurspost uit te breiden richting Duin- en Bollenstreek. Kwaliteit Alle medewerkers van de postbezorging volgen een specifiek opleidingstraject. Dagelijkse coaching maakt deel uit van het streven naar topkwaliteit. Steekproefsgewijs wordt de kwaliteit van de bezorging gecontroleerd door het nabellen van bezorgadressen. Dit betreft 40 adressen per maand. De vragen die hierbij gesteld worden zijn: - Is de bezorging op tijd? - Zijn onze bezorgers netjes en beleefd? - Hoe is de staat waar de post zich in bevindt? - Is men tevreden over Businesspost Leiden? Bij vermoeden van onzorgvuldigheid wordt een bepaalde wijk intensiever onder de loep genomen. Het klachtenpercentage in de steekproef ligt beneden de 0.05 procent. Klachten worden direct in behandeling genomen. Extra aandacht wordt besteed aan de communicatie t.a.v. klachten. Uiteraard wordt gestreefd naar een verder verkleinen van het klachtenpercentage. De kwaliteit van Businesspost mag niet leiden onder de groei, maar dient juist verder te worden versterkt. De huidige fase geeft de mogelijkheid tot verder professionaliseren, bestendigen en uitbouwen. Personeel De afdeling Businesspost Leiden vraagt van de medewerkers extra inzet, verantwoordelijkheid en betrouwbaarheid. Medewerkers ondertekenen na de proefperiode een document waarin elementen uit de Postwet zijn opgenomen. Het schrijven van een sollicitatiebrief en verdere procedure die vergelijkbaar is met die van een bedrijf buiten de Sociale werkvoorziening, verkleint voor een aantal medewerkers de afstand tot de arbeidsmarkt. De verwachting is dat op termijn ook uitstroomresultaten geboekt kunnen worden.

6 Beknopt overzicht bezorging per maand Situatie tot 1 april 2007: Post gemeente Leiden per maand: Van Straaten post: 500 Huis aan huis per maand: Bewonersbrieven Gemeente Leiden per maand: Externe opdrachtgevers: 100 Geschat totaal per maand huidige situatie: Schatting op jaarbasis: Per dag ca Situatie vanaf 1 april 2007: Netwerk VSP Omringende gemeenten per maand: Transport huidige situatie Geschat totaal per maand vanaf Schatting op jaarbasis Per dag ca De groei van het aantal te bezorgen poststukken zal worden opgevangen met een groei naar 40 medewerkers, een grotere bezorgdichtheid en het opsplitsen van een aantal wijken. Uitbreiding van werkzaamheden en bezorggebied betekent wel dat logistiek en administratief effectieve aanpassingen zullen moeten worden verricht.

7 Retouradres: Postbus 9100, 2300 PC Leiden Aan de leden van de Raad Bezoekadres Postadres Telefoon Website Gemeente Leiden Stadsbouwhuis Langegracht 72 Postbus PC Leiden Datum 19 juni 2007 Onderwerp Evaluatie Businesspost Leiden Geachte leden van de Raad, Het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Leiden heeft op 19 juni 2007 ingestemd met de Evaluatie Businesspost Leiden en stuurt deze hierbij aan de commissie Werk en Financiën conform de toezegging op 16 mei Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Leiden, de secretaris, de burgemeester,