Logeerhuismonitor volgt kernpunten methodiek

Transcriptie

1 Logeerhuismonitor volgt kernpunten methodiek Methodisch werken in de residentiële hulp 18 maart 2011 Wouter Reith, Agaath Prins, Olaf Goorden, Karlijn Stals Met de logeerhuismonitor volgt Stichting Jeugdformaat de uitvoering van de hulp in een van haar residentiële hulpvormen, de logeerhuizen. De monitor bestaat uit drie korte vragenlijsten voor kinderen, ouders en groepsleiders. De bijbehorende rapportageformulieren bieden op verschillende niveaus in de organisatie zicht op wat er gebeurt in de logeerhuizen. Groepsleiders bespreken door de monitor met de kinderen en hun ouders hoe zij de hulp ervaren. De resultaten van die gesprekken worden vervolgens besproken in de teams en met de manager. De monitor zorgt ervoor dat de groepsleiders reflecteren op hun eigen aanpak en dat er binnen de organisatie op gezette tijd aandacht is voor de methodiek. Jeugdformaat, een grote zorgaanbieder in de regio Haaglanden, biedt allerlei vormen van hulp, van ambulante opvoedingsondersteuning tot residentiële 24 uurszorg. De 22 logeerhuizen zijn onderdeel van het residentiële aanbod. In een logeerhuis verblijven maximaal negen kinderen en jongeren van 8 tot 18 jaar die tijdelijk niet thuis kunnen wonen. De afgelopen jaren heeft Jeugdformaat flink geïnvesteerd in methodiekontwikkeling en in het zichtbaar maken van de resultaten van de hulp, door middel van instellingsbrede metingen van bijvoorbeeld doelrealisatie en tevredenheid. Eventuele verschillen in de resultaten tussen verschillende locaties zijn echter moeilijk te duiden. De resultaten worden immers vastgelegd, maar niet de manier waarop de methodiek wordt uitgevoerd. Daarom ontstond de wens om een systeem te ontwikkelen waarmee de uitvoering van de methodiek op verschillende niveaus cliënt, groep, afdeling gevolgd kan worden en waardoor de bewustwording van het methodische werken toeneemt. Het resultaat daarvan is de logeerhuismonitor (Petit, 2007). Ervaringen met het monitoren van de hulpverlening elders in het land hebben laten zien dat dit kan helpen om de hulpverlening te verbeteren. Zo bleken bij een monitor en beoordelingsproject van de individuele rehabilitatiebenadering, een hulpverleningsmethodiek in de geestelijke gezondheidszorg, dat de rehabilitatiedoelen van cliënten vaker gehaald werden en dat hulpverleners vaardiger werden in het uitvoeren van de methodiek (Wel en Marquenie, 2009). Het monitoren van de uitvoering van hulp past bij de landelijk groeiende aandacht voor effectieve interventies van de laatste jaren. Daarnaast sluit het aan bij de toenemende aandacht voor een zorgvuldige uitvoering van methodieken, en voor de borging en het onderhoud ervan (Haalboom, 2009; Stals en anderen, 2009). Ontwikkeling logeerhuismonitor De ontwikkeling van de logeerhuismonitor begon bij de methodiekbeschrijving. Aan de methodiekontwikkelaars, de verantwoordelijk manager en leidinggevenden is gevraagd welke elementen absoluut overeind moesten blijven bij een wijziging van de methodiek. Die vraag leverde vier kernpunten op: De algemene aanpak, gericht op een goed pedagogische basisklimaat. Daarbij gaat het om alle handelingen die een groepsleider verricht in de hulpverlening aan pupillen en hun ouders. De individuele aanpak, die gericht is op het behalen van de persoonlijke hulpverleningsdoelen van een pupil. Daarbij gaat het om hoe een groepsleider zijn rol als mentor invult. De integrale aanpak, die ervoor moet zorgen dat alle hulpverleners die aan het gezin verbonden zijn goed met elkaar samenwerken.

2 Het activeren van de ouders, of van het netwerk van de pupil. De tweede stap in de ontwikkeling van de logeerhuismonitor was dat de vier kernpunten werden uitgewerkt in concrete indicatoren, zodat ze ook in de dagelijkse praktijk gevolgd konden worden (tabel 1). Tabel 1: Indicatoren voor kernpunten logeerhuismethodiek Kernpunten Indicatoren pupil Indicatoren ouder Indicatoren groepsleiding Algemene aanpak veiligheid goede sfeer goede, positieve uitleg over de hulpverlening genoeg ruimte voor leuke dingen welkom voelen in logeerhuis sfeer in de groep negatieve mechanismen, zoals pesten incidenten competentie gerichte benadering zicht op persoonlijke verzorging omgang met leeftijdsvariatie in verticale groep Individuele aanpak luisteren van groepsleiding bekend met doelen kind doelgerichte aanpak Integrale aanpak samenwerking met hulpverleners betrokken bij opvoeding kind samenwerking ambulant integrale aanpak Activeren ouders bekendheid met hulpverlenings plan aanwezigheid in logeerhuis beantwoording vragen contact met groepsleiding activeren ouders algemeen functioneren Het uitwerken van concrete indicatoren leidde echter tot de constatering dat veel aspecten van de methodiek onvoldoende op handelingsniveau waren uitgewerkt. Zo werd het belang van een veilig groepsklimaat benadrukt, maar stond nergens in de methodiek omschreven wat groepsleiders daarvoor moeten doen. Het ontbreken van concrete handelingsadviezen in de methodiek was echter geen reden om het project te stoppen. Jeugdformaat koos ervoor om de methodiek voorlopig te monitoren op de beoogde resultaten van het methodisch werken zich veilig voelen, goede sfeer op de groep, et cetera. De verwachting is dat het monitoren en het bespreken van het handelen van groepsleiders vanzelf leidt tot concrete aanwijzingen die opgenomen kunnen worden in de methodiek. Compact instrument In de laatste stap zijn de indicatoren uit de tabel uitgewerkt in een compact en hanteerbaar instrument. Dat zorgt ervoor dat de groepsleider en het team de verzamelde gegevens direct op de werkvloer kunnen verwerken en bespreken, waarna ze beschikbaar zijn op andere niveaus van de organisatie. Daardoor krijgt het monitoren niet alleen een functie in de hulpverlening maar ook bij de verdere ontwikkeling van de methodiek. De Session Rating Scale van de Amerikaanse psycholoog Barry Duncan was een belangrijke inspiratiebron bij de ontwikkeling van het instrument. De cliënt en de behandelaar vullen de Session Rating Scale samen in. Uit onderzoek van Duncan blijkt dat het structureel toepassen van de

3 Session Rating Scale leidt tot minder uitval en een kortere behandelduur. Dat positieve effect wordt bereikt doordat hulpverlener en cliënt met elkaar het hulpverleningsproces op een gestructureerde wijze evalueren. Hierdoor worden beiden zich meer bewust van de voortgang van de behandeling en van hun werkrelatie. Bovendien kunnen ze op basis van de resultaten het hulpverleningsproces bijsturen (Duncan en anderen, 2003). Bij de logeerhuismonitor is hetzelfde werkzame principe toegepast. Zowel de cliënt de pupil en diens ouders als de groepsleider dragen door het invullen van de logeerhuismonitor bij aan het inzichtelijk maken van de uitkomsten van het methodisch werken. Voor het meten van de beoogde resultaten van de logeerhuismethodiek zijn drie checklists ontwikkeld: een bewonerchecklist voor de pupil, een ouderchecklist voor de ouders en een teamchecklist voor de groepsleiders. Met deze checklists evalueren de direct betrokkenen de logeerhuismethodiek op de kernpunten en indicatoren uit de tabel. De bewonerchecklist illustreert de systematiek van de logeerhuismonitor; voor de ouderchecklist en de teamchecklist geldt een vergelijkbare werkwijze. De checklist voor de bewoners bestaat uit vijf stellingen. Ik voel me veilig in het logeerhuis. De sfeer in de groep met de andere bewoners is goed. In het logeerhuis zijn er leuke (speel)ruimtes en kan ik leuke dingen doen. De groepsleiders luisteren goed naar me. De groepsleiders leggen het goed aan me uit als ik iets niet goed doe en vertellen me hoe ik het wel kan doen. De mentor van de pupil bespreekt minstens een keer in de drie maanden de bewonerchecklist met hem. Daarbij geeft de pupil via een streepje op een schaal van 0 tot 100 aan of de stelling helemaal niet klopt of helemaal klopt (Figuur 1). Doordat ze de antwoorden meteen bespreken, worden gevoelens van bijvoorbeeld onveiligheid snel opgemerkt en krijgt de groepsleider feedback over het resultaat van hetgeen hij doet om het gevoel van veiligheid te vergroten. Na de bespreking meet de mentor de positie van het streepje en noteert de uitkomst de individuele score op de bewonerchecklist. De individuele scores van alle pupillen van een groep worden daarna verzameld op een rapportageformulier, net als de scores van de ouder en de teamchecklist. De groepsleiders bespreken de drie rapportages in hun team en krijgen zo een overzicht van hoe het gaat met de pupillen en de ouders en welke methodische kernpunten aandacht behoeven. Op dezelfde manier worden de gemiddelde scores van de verschillende groepen bij elkaar gevoegd, om daarmee groepen onderling te vergelijken en van elkaar te laten leren. Figuur 2 is een voorbeeld van een ingevulde rapportage met de gemiddelde scores van negen groepen uit het laatste kwartaal van Doordat de scores verticaal op een schaal van 0 tot 100 worden geplaatst ontstaat een duidelijk beeld van de situatie van elke groep afzonderlijk en van de hulpsoort als geheel. Dat beeld wordt vervolgens in een teambespreking met de groepsleiders en in een bespreking met leidinggevenden besproken. Aanvullende opmerkingen en afspraken worden genoteerd op de achterzijde van het rapportageformulier. Die afspraken worden drie maanden later, naar aanleiding van de nieuwe uitkomsten, geëvalueerd. De rapportageformulieren zijn daarmee een middel om de informatie die bij de kinderen en ouders is verzameld op eenvoudige wijze, zonder ingewikkelde berekeningen, tot onderwerp van gesprek te maken bij zowel groepsleiders als leidinggevenden en beleidsmakers.

4 Uiteindelijk worden de gegevens ook gebruikt om de methodiek van de logeerhuizen verder te ontwikkelen. Daartoe wordt het ingevulde rapportageformulier uit figuur 2 elke drie maanden in de methodiekbespreking besproken met alle leidinggevenden, alle gedragswetenschappers van de logeerhuizen, een afvaardiging van de groepsleiding en de verantwoordelijk manager. Op deze manier worden trends zichtbaar. Wat is bijvoorbeeld het geheim waardoor locatie EK structureel hoog scoort en wat kan locatie WS daarvan leren? Bovendien kunnen punten waar alle groepen bij herhaling laag op scoren aanleiding zijn om de methodiek of de implementatiestrategie aan te passen. Bij de bespreking van het rapportageformulier in figuur 2 kwamen vier punten naar voren. Op de punten veiligheid en positieve uitleg staan de logeerhuizen er goed voor. De pupillen voelen zich over het algemeen veilig op de verschillende locaties en de verschillen tussen de locaties zijn naar verhouding klein. Uit de methodiekbespreking kwam bovendien naar voren dat er groepen zijn die hoog scoren op veiligheid terwijl er naar verhouding veel incidenten zijn voorgevallen. Het is dus niet per definitie zo dat crisissituaties een negatieve invloed hebben op de veiligheidsbeleving. Op voorhand ging de groepsleiding daar wel van uit. De mate waarin pupillen aangeven zich binnen de logeerhuizen te kunnen vermaken loopt sterk uiteen. Dat gegeven was aanleiding voor een discussie onder de leidinggevenden. De sfeer is volgens de pupillen op de meeste locaties positief. Alleen locatie SP wijkt duidelijk af. Bij de eerder gehouden teambespreking bleek dat een pupil van deze locatie vertelde gepest te worden. Zijn negatieve beoordeling van de sfeer zorgt voor het afwijkende gemiddelde van deze locatie. De locaties WS en BS scoren in deze periode naar verhouding vaak aan de onderzijde; de locaties EK en SP scoren hoog, uitgezonderd de sfeer. De drie checklists en de rapportageformulieren blijken in de praktijk een goed hulpmiddel om de kernpunten uit de methodiek te bespreken. Op deze manier wordt periodiek de werkwijze binnen de logeerhuizen met alle betrokkenen geëvalueerd. Voor alle checklists geldt dat het gebruik van schalen uitnodigt tot een inhoudelijk gesprek tijdens het invullen, terwijl de rapportageformulieren het gesprek over hetzelfde onderwerp mogelijk maken op hogere organisatieniveaus. Bovendien zorgt de vormgeving van de rapportageformulieren ervoor dat abstracte statistische begrippen als spreiding doen alle pupillen en alle groepen het ongeveer even goed en uitschieters zijn er pupillen of groepen die opvallend scoren? direct

5 zichtbaar zijn en daardoor besproken worden. Een bijkomend voordeel is dat groepsleiders, leidinggevenden, gedragswetenschappers en de verantwoordelijke manager door de besprekingen aan de hand van de rapportageformulieren meer dezelfde taal gaan spreken. Door het formulier wordt op de verschillende niveaus op dezelfde wijze geëvalueerd. Het feit dat de route van deze evaluatie begint op de werkvloer, zorgt ervoor dat de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de hulpverlening bij de uitvoerende beroepskrachten ligt. Naast het verbeterde zicht op de kernpunten van de methodiek hebben de checklists en de rapportageformulieren van de logeerhuismonitor nog andere positieve effecten. Voordelen voor pupillen Op cliëntniveau zorgt de bespreking van de groepsleider met de pupil of de ouder voor aandacht voor belangrijke zaken als veiligheid, sfeer en positieve benadering. Bovendien kan de hulp op de belangrijke methodische punten beter afgestemd worden op de pupil. Wanneer in een gesprek tussen groepsleider en pupil naar voren komt dat een pupil zich onveilig voelt op de groep, dan is dat ook het moment om te bespreken wat er moet veranderen. Op die manier wordt de aandacht van de pupil en de groepsleider gericht op de kernpunten van de methodiek. Voordelen voor teams Op teamniveau geeft de bespreking van het rapportageformulier de groepsleiders een duidelijk beeld van hoe de pupillen de inzet van de belangrijkste elementen uit de methodiek ervaren. Daarnaast geeft het rapportageformulier zicht op de mening van de individuen in de groep. De bespreking maakt het gemakkelijker om te komen tot een eenduidige aanpak van een specifieke pupil die bijvoorbeeld meldt dat er niet goed naar hem geluisterd wordt. Op het formulier legt het team gemeenschappelijke afspraken over methodische verbeteringen vast. Een ander effect van de teambesprekingen is dat ze de aandacht verleggen van hectiek van alledag naar de kwaliteit van de hulp op de langere termijn. Het team wordt met het formulier als eenheid aangesproken en verantwoordelijk gemaakt voor het reilen en zeilen van de groep als geheel. Bovendien kunnen de groepsleiders met de monitor laten zien op welke punten ze goed werk leveren. De rapportage maakt bij de bespreking tussen leidinggevenden, gedragswetenschappers en de verantwoordelijk manager inzichtelijk hoe de verschillende groepen zich tot elkaar verhouden en nodigt uit te praten over de invulling van de methodische kernpunten door de verschillende groepen. Het wordt zo makkelijker om tijdens methodiekbesprekingen successen tussen verschillende teams uit te wisselen en te leren van elkaars ervaringen. Voordelen voor de organisatie Op organisatieniveau geeft de logeerhuismonitor zicht op de kwaliteit van hulpverlening. Het systeem maakt duidelijk in welke mate de kernpunten van de verschillende methodieken in praktijk worden gebracht en of dat leidt tot de gewenste uitkomsten. Daarnaast maakt het formulier voor alle logeerhuizen tegelijk inzichtelijk waar de kracht en de knelpunten van de methodiek liggen. Achter punten waarop alle locaties laag scoren kunnen knelpunten in de methodiek of implementatieproblemen schuilgaan die vragen om aanpassingen. De uitkomsten van de logeerhuismonitor geven daarmee richting aan zowel de methodiekontwikkeling als de implementatie. Andere hulpvormen Het gebruik van de logeerhuismonitor heeft ertoe geleid dat het methodisch werken bij de logeerhuizen van Jeugdformaat meer dan ooit onderwerp van gesprek is geworden. Dat gesprek kwam vooral op gang nadat de verantwoordelijke manager de uitkomsten van de monitor ging gebruiken bij kwartaalgesprekken met de leidinggevenden. Groepsleiders op de werkvloer ervoeren de monitor in eerste instantie als extra werkdruk. Zij werden pas enthousiast toen ze merkten dat de methodiek naar aanleiding van de uitkomsten werd aangepast. De cijfers in dit artikel zijn gebaseerd op negen logeerhuizen die in het laatste kwartaal van 2009 werkten met de monitor. Inmiddels nemen alle logeerhuizen deel aan de monitor. Jeugdformaat

6 gaat dezelfde systematiek gebruiken bij andere residentiële hulpvormen. Waar nodig worden de kernpunten en de checklists aangepast aan de verschillende methodieken. Uiteindelijk wil Jeugdformaat de uitkomsten van de monitor koppelen aan de effecten van de hulp, om op die manier de hulp nog gerichter te kunnen verbeteren. (Dit artikel verscheen eerder in Jeugd en Co Kennis, jaargang 5, nummer 1, maart 2011.) Verder lezen Duncan, B.L. (2006), Common Factors and the uncommon heroism of youth, in: Bruinsma, W., Konijn, C., Steege, M. van der (red.) Jeugdzorg in Onderzoek: algemeen werkzame factoren (congresbundel). Den Haag, ministerie van VWS. Duncan, B.L. e.a. (2003), The Session Rating Scale: Preliminary Psychometric Properties of a Working Alliance Measure, in: Journal of Brief Therapy, jaargang 3, nummer 1, pagina Haalboom, A. (2009), Hulp moet helpen, in: NVO Bulletin, jaargang 10, nummer 4, pagina 1 4. Petit, A. (2007), Proces evaluatie van de implementatie van de Logeerhuismethodiek (scriptie). Utrecht, Universiteit Utrecht. Stals, K., Yperen, T.A. van, Reith, W. en Stams, G.J. (2009), Jeugdzorg kan nog veel leren over implementeren, in: Jeugd en Co Kennis, jaargang 3, nummer 4, pagina Wel, T. van en Marquenie, F. (2009), Vrijblijvendheid doorbroken. Individuele beoordelingscijfers voor hulpverleners, in: Maandblad Geestelijke volksgezondheid, jaargang 64, nummer 3, pagina Yperen, T.A. van (2003), Resultaten in de jeugdzorg: begrippen, maatstaven en methoden. Utrecht, NIZW Jeugd. Yperen, T.A. van en Steege, M. van der (2010), Methodiek en hulpverlener tellen allebei, in: Jeugd en Co Kennis, jaargang 4, nummer 2, pagina Yperen, T.A. van, Steege, M. van der, Addink, A. en Boendermaker, L. (2010), Algemeen en specifiek werkzame factoren in de jeugdzorg. Stand van de discussie. Utrecht, Nederlands Jeugdinstituut. Over de auteur(s) Wouter Reith (w.j.m.reith@hhs.nl) is docent aan de Academie voor Sociale Professies van de Haagse Hogeschool en maakt deel uit van de kenniskring van het lectoraat Grootstedelijke Ontwikkeling. Hij werkte tot begin 2010 als onderzoeker bij Stichting Jeugdformaat. Agaath Prins (a.prins@jeugdformaat.nl) is als gedragswetenschapper bij Stichting Jeugdformaat betrokken bij de uitvoering van de logeerhuismonitor en inhoudelijk verantwoordelijk voor de methodiek logeerhuizen. Olaf Goorden (o.goorden@jeugdformaat.nl) coördineert de methodiekontwikkeling bij Stichting Jeugdformaat en is betrokken bij het monitoren van de uitvoering van methodieken. Karlijn Stals (k.stals@jeugdformaat.nl) doet als promovendus aan de Universiteit Utrecht onderzoek bij Stichting Jeugdformaat naar de implementatie van interventies in de jeugdzorg.