Financieel Jaarverslag

Transcriptie

1 Financieel Jaarverslag Boekjaar: Alles komt goed- Auteurs: - S.D. Kaïjim (SOP) - S.J. van Loenen (SooS)

2 2 Inhoudsopgave Inleiding... 5 Overzicht inkomsten/ uitgaven:... 6 Totalen SOP... 8 SOP baten... 8 Contributie leden... 8 Overige inkomsten... 8 Rente... 8 Bedrijvendag... 8 Sponsoring... 8 Sop kosten... 9 Afschrijving... 9 Bankkosten... 9 Bestuurskosten... 9 Kantoorartikelen en papier... 9 Kassa verschillen... 9 Mediacomkosten... 9 NOVAbandkosten... 9 Shirtskosten Ledenpasjeskosten Materiaal en licenties Overige kosten Portokosten Reiskosten Relatiegeschenken Reprokosten Telefoonrekening Vergunningen en KVK Verzekeringskosten Kosten evenementen Niaskosten Oweekosten Eerste maand kosten Eerstejaarsweekend... 12

3 3 Kerstdinerkosten Wispokosten NOVAweekendkosten Zeilweekendkosten BBQ-OP kosten Kleine evenementenkosten Kwartaalfeestenkosten Ledenavondenkosten Promo NOVA algemeen kosten Cabaretkosten Lustrumkosten Sportkosten Baten SooS Overige inkomsten Flipperkast pooltafel E.D Winst verkopen Kosten SooS Bankkosten Buma + KN DJ Eigen verbruik Koffie en limo Kassa-verschillen Kluis verschillen Schoonmaak + Keuken Techniekcom SooSmateriaal Muziek systeem kosten Kassa + Pin-apparaat Overige kosten Tapservice Open en sluitkosten Conclusie SOP conclusie SooS Conclusie... 17

4 4 Evaluatie Bijlage 1 SOP Balans Bijlage 2 SOP Resultaten Bijlage 3 SooS Balans Bijlage 4 SooS Resultaten Bijlage 5 Geconcilieerde Balans... 22

5 5 Inleiding In dit verslag wordt de financiële situatie van het bestuursjaar uitgelegd, dit om duidelijk te maken hoe de inkomsten en uitgaven van S.V. NOVA zijn geweest. Alle vermelde bedragen zijn exclusief BTW en zullen weergegeven worden per grootboek. Ook zullen er toelichtingen zijn over hoe de bedragen begroot waren, hoe deze vallen ten opzichte van het uitgegeven bedrag en waarom deze begroting wel of niet gehaald is. Wanneer er in dit document gesproken wordt over SOP en SooS gaat dit over de 2 boekhoudingen die bijgehouden worden binnen NOVA. Verder is er een overzicht van alle uitgaven/inkomsten gemaakt waarin de niet behaalde begroting rood gekleurd is. De SOP boekhouding heeft de volgende kosten en baten Baten contributie sponsoring bedrijvendagen Kosten evenementen kwartaalblad WP vergunningen verzekeringen eventuele aankopen niet gerelateerd aan de SooS De SooS boekhouding heeft de volgende kosten en baten Baten Verkoop eten/drinken Winst flipperkasten pooltafel e.d. Kosten Inkoop eten/drinken muziek techniek en schoonmaak materiaal Materiaal voor permanent gebruik in de SooS De SOP boekhouding wordt door de penningmeester bijgehouden en de SooSboekhouding door de SooSbaas. De penningmeester is eindverantwoordelijke voor beide boekhoudingen.

6 6 Overzicht inkomsten/ uitgaven: -Sop baten Inbegroot: Aan het einde van het jaar: Contributie leden Overige inkomsten 0 0 Rente Bedrijvendag Sponsoring Sop kosten Inbegroot: Aan het einde van het jaar: Afschrijving Bankkosten Bestuurskosten Kantoorartikelen en papier Kassa verschillen Mediacomkosten ,22 NOVAbandkosten Shirtkosten Ledenpasjeskosten 0 0 Materiaal en licenties Overige kosten Portokosten Reiskosten Relatiegeschenken Reprokosten Telefoonrekening Vergunningen en KVK Verzekeringskosten Kosten evenementen Inbegroot: Aan het einde van het jaar: Niaskosten Oweekosten ,11 Eerste maandkosten Eerstejaarsweekend 0 0 Kerstdinerkosten Wispokosten NOVAweekendkosten Zeilweekendkosten BBQ-OP kosten Kleine evenementenkosten Kwartaalfeestenkosten Ledenavondenkosten Promo NOVA algemeen kosten Cabaretkosten 0 0 Lustrumkosten 0 0 Sportkosten ,90

7 7 -Baten SooS Inbegroot: Aan het einde van het jaar: Overige inkomsten 0 0 Flipperkast / pooltafel e.d Winst verkopen ,84 -Kosten SooS Inbegroot: Aan het einde van het jaar: Bankkosten Buma + KN DJ Eigen verbruik Koffie en limo Kassa-verschillen Kluis verschillen Schoonmaak + Keuken Techniekcom SooSmateriaal Muziek systeem kosten Kassa + Pin-apparaat Overige kosten Tapservice Open en sluitkosten

8 8 Totalen SOP Sop baten begroot: 60500,00 Ingekomen: Sop kosten begroot: Uitgegeven: Evenementen kosten begroot: Uitgegeven : Totaal: winst SOP baten Contributie leden Begroot: 14000,- Aan het einde van het jaar 12770,- Het begrote bedrag is hier niet behaald. De leden incasso is uitgevoerd waarna er bij veel leden geen geld afgeschreven kon worden of gegevens uit Banster niet meer van klopten. Er is contact proberen te leggen met de personen die niet betaald hadden. Overige inkomsten Begroot: 0,00 Aan het einde van het jaar 0 Deze Post bevat alle inkomsten die niet onder de normale categorieën vallen. Rente Begroot 500 Aan het einde van het jaar Hierbij is de begroting niet gehaald. De begroting is al aangepast vergeleken met vorige jaren maar door de gedaalde rente en het later incasseren van de ledencontributie is het bedrag lager uitgevallen dan begroot. Bedrijvendag Begroot Aan het einde van het jaar Het begrote bedrag is hier ruimschoots behaald. Het begrote bedrag was aangepast op het opgehaalde bedrag van afgelopen bestuursjaar. Dit bestuursjaar was de bedrijvendag erg succesvol en door een nieuw winstmodel is er meer opgehaald dan begroot. Sponsoring Begroot 6000 Aan het einde van het jaar Het inbegrote bedrag voor de sponsoring is dit jaar bijna behaald. Dit jaar zijn er veel sponsoren gezocht voor veel verschillende activiteiten/commissies door de secretaris waardoor vaak meerdere kleinere sponsorcontracten werden opgesteld.

9 9 Sop kosten Afschrijving Begroot Aan het einde van het jaar Er zijn dit jaar geen aankopen gedaan die op afschrijvingen moesten. Bankkosten Begroot 1000 Aan het einde van het jaar De bankkosten zijn dit jaar lager uitgevallen dan begroot. Er werd uitgegaan van de begroting van Er zijn geen onverwachte kosten geweest en een laag gebruik van incasso s waardoor de kosten onder het begrote bedrag zijn gebleven. Bestuurskosten Begroot 3000 Aan het einde van het jaar De bestuurskosten zijn lager uitgevallen door de geplande cursussen die uiteindelijk niet zijn gedaan. Wel zijn er foutjes geweest met het laten bedrukken van de bestuurskleding waardoor kosten vermeden hadden kunnen worden. Kantoorartikelen en papier Begroot 750 Aan het einde van het jaar Het begrote bedrag is overgenomen van het eindbedrag van vorig jaar. Er zijn nieuwe bureaustoelen en toners gekocht. Ook zijn van dit postje de campuscards voor school betaald. (Ook die van ) Kassa verschillen Begroot 0.- Aan het einde van het jaar 172 Het kassa verschil is geëindigd op negatief 172 euro. Dit zijn een aantal fouten die gebeurd zijn met de kas en waarbij dus geld is verdwenen. Het voornamelijkste waarbij het mis is gegaan is de wispo. Mediacomkosten Begroot 150 Aan het einde van het jaar 210,22 Dit postje is voornamelijk gebruikt om de domeinen te verlengen. Ook is er dit jaar geld uitgegeven aan Facebookpromo. De grootste uitgave dit jaar van de mediacom waren de shirts voor de commissie. Zonder deze shirts zou de begroting gehaald zijn. NOVAbandkosten Begroot 300 Aan het einde van het jaar De NOVAband heeft aan het begin van het jaar voornamelijk in de SooS gerepeteerd. Hierna is er een tijdelijke stop, door o.a. afstuderen van bandleden en blessures, op de NOVAband gekomen waardoor er nauwelijks kosten zijn gemaakt.

10 10 Shirtskosten Begroot 750 Aan het einde van het jaar Er is aan het in begrote bedrag gehouden o.a. doordat de visibility commissie binnen het budget is gebleven. Ook hebben de feestcommissie en de SooScom shirts gekregen vanwege hun harde werk. Ledenpasjeskosten Begroot 0 Aan het einde van het jaar 0 De ledenpasjes zijn nog ruimschoots op voorraad in de SooS waardoor er geen nieuwe aangeschaft hoefden te worden en op deze post dus geen kosten zijn gemaakt. Materiaal en licenties Begroot 2000 Aan het einde van het jaar Op dit postje zijn we ruimschoots over de begroting gegaan. Dit komt doordat we dit jaar drie nieuwe pc s voor de vereniging hebben gekocht en doordat Statuutwijzigingen op dit postje zijn beland. Ook zit hier het aangeschafte materiaal voor in de EHBO koffers bij. Overige kosten Begroot 0 Aan het einde van het jaar 2,11 Door afrondverschillen is dit bedrag ontstaan. Portokosten Begroot 2250 Aan het einde van het jaar De begroting is verhoogd vergeleken met vorig jaar aangezien wij o.a. geen 2 WP s maar 4 WP s wilden versturen. Helaas zijn er uiteindelijk maar 2 WP s verstuurd waardoor er toch nog onder de begroting gebleven is. Reiskosten Begroot 300 Aan het einde van het jaar Het begrote bedrag is behaald. Er is voornamelijk vergoed voor het ophalen en terugbrengen van gehuurde spullen voor NOVA. Relatiegeschenken Begroot 550 Aan het einde van het jaar Dit jaar is er een dinertje gehouden met Walter Kuiper waardoor over het begrote bedrag is heen gegaan, zonder het dinertje had het begrootte bedrag wel gehaald kunnen worden. Reprokosten Begroot 3000 Aan het einde van het jaar Er is onder de begroting gebleven doordat er maar twee WP s zijn uitgebracht en dat de enige gemaakte kosten zijn. Telefoonrekening Begroot 800 Aan het einde van het jaar 0 Deze kosten zijn dit jaar nogmaals niet door gefactureerd door de HHS.

11 11 Vergunningen en KVK Begroot 800 Aan het einde van het jaar 0 Dit is dit jaar geen uittreksel gekocht van de KvK, ook is het ingeplande vernieuwen van de Drank- en Horecavergunning niet gebeurt waardoor er geen kosten zijn gemaakt. Verzekeringskosten Begroot 1500 Aan het einde van het jaar De kosten voor de verzekering die NOVA heeft bij de ABN-AMRO zijn nihil gewijzigd vergeleken met vorig jaar waardoor de kosten onder de begroting zijn gebleven.

12 12 Kosten evenementen Niaskosten Begroot 2000 Aan het einde van het jaar Hierbij is over het begrote bedrag gegaan, nl Van vorig jaar is op dit postje nog wat rechtgezet bij de NIAS. Wel heeft de HHS 2000 voor de NIAS voor vrijgemaakt waardoor de kosten flink afnamen. Oweekosten Begroot 3500 Aan het einde van het jaar 5842,11 Er is ver over de begroting gegaan. Het rechttrekken van de NIAS/ OWee staat onder andere op deze post. Er is veel geld uitgegeven aan klusmateriaal en aankleding die vervolgens ook in code geel zijn gebruikt. Ook is het avondeten en lunch voor de klussers bij dit postje inbegrepen. Eerste maand kosten Begroot 3500 Aan het einde van het jaar De code geel commissie heeft dit jaar minder geld uitgegeven vergeleken met vorige jaren waardoor het begrootte bedrag verlaagt kon worden. Eerstejaarsweekend Begroot 0.0 Aan het einde van het jaar 0 Er is dit jaar gekozen om geen Eerstejaarsweekend te organiseren waardoor hier dus ook geen kosten voor zijn gemaakt. Kerstdinerkosten Begroot 1500 Aan het einde van het jaar De planning was dit jaar luxer eten te maken dan andere jaren. Verder was er meer alcohol ingekocht dan gebruikt is, wat vervolgens bij andere borrels en feesten weer is verkocht. Verder is er veel geld aangegeven aan de aankleding van de SooS. Wispokosten Begroot 600 Aan het einde van het jaar Er is een vat bier aangeschaft op de wispo zelf van 250 en Chartreuse voor op de WIA en voor de commissie waardoor over de begroting is gegaan. NOVAweekendkosten Begroot 2000 Aan het einde van het jaar De kosten van NOVAweekend zijn dit jaar duurder uitgevallen dan begroot. Redenen hiervoor waren dat de spellen duurder uitvielen dan gepland.

13 13 Zeilweekendkosten Begroot 1000 Aan het einde van het jaar De kosten van het zeilweekend zijn onder de begroting gebleven dit jaar. Mede doordat ervoor gekozen is geen shirts te laten bedrukken. Maar de reeds aanwezige zwembroeken extra te bedrukken. BBQ-OP kosten Begroot 6000 Aan het einde van het jaar Bij BBQ-OP is er netjes binnen de begroting gebleven mede omdat de bandjes goedkoper waren dan vorige jaren. Kleine evenementenkosten Begroot 6400 Aan het einde van het jaar De begroting is hierbij ruim overschreden. We hadden dit jaar twee evenementen managers die elk een half jaar hebben gedaan waardoor inschattingsfouten ontstonden. Kwartaalfeestenkosten Begroot 4000 Aan het einde van het jaar Bij deze kosten zitten alle kosten verbonden aan de kwartaalfeesten die zijn gegeven dit jaar. Dit jaar is er weer eens een De Club gehouden die erg succesvol was waarna er nog geld over was voor uiteraard een HawaiiSooS. Door de sluiting van NOVA ging de originele HawaiiSooS niet door waardoor er extra kosten gemaakt zijn. Ledenavondenkosten Begroot 2000 Aan het einde van het jaar Hieronder vallen o.a. de kosten van de JV, de OuwelullenSooS en het commissie uitje. Promo NOVA algemeen kosten Begroot 1000 Aan het einde van het jaar 0 Alle promo die niet evenement gerelateerd is komt op dit postje te staan. Dit jaar is er geen gebruik gemaakt van dit postje. Cabaretkosten Begroot 0 Aan het einde van het jaar 0 Dit jaar is besloten geen Cabaret te doen. Lustrumkosten Begroot 0 Aan het einde van het jaar 0 Met dit postje is dit jaar niks gedaan. Sportkosten Begroot 500 Aan het einde van het jaar 1222,90 Afgelopen jaar hebben we met NOVA meegedaan aan de batavierenrace, afgelopen jaren zijn een deel van de kosten hiervoor doorgefactureerd naar de deelnemers. Wij hebben ervoor gekozen dat NOVA dit jaar alles betaald aangezien we winst zouden maken. En wij sporten voor het goede doel een goede uitgave vonden. Verder is er geld uitgegeven aan het mountainbiken dat is georganiseerd afgelopen jaar.

14 14 Baten SooS Overige inkomsten Begroot 0,00 Aan het einde van het jaar 0,00 Deze Post bevat alle inkomsten die niet onder de normale categorieën vallen. Flipperkast pooltafel E.D. Begroot 600,00 Aan het einde van het jaar 691,43 Mensen hebben dit jaar meer geflipperd dan van tevoren onze verwachting was. Winst verkopen Begroot 12000,00 Aan het einde van het jaar 27128,84 Deze winst is onder andere opgebouwd uit: Bier: ,63 Fris: ,41 Keuken: - 948,82 Wijn: Mixdrank: - 378,72 De hoge winst is te danken aan de hoge staffelkorting die we gehad hebben. Deze staffelkorting is op het postje bier gezet, waardoor deze winst onwijs hoog zit. Verder is ervoor gekozen om regelmatig fris in te kopen bij de makro in plaats van bij InBev aangezien dit onwijs verschilt in inkoopprijs. De reden dat keuken verlies heeft gedraaid is te wijten aan het falen van de vriezerdeur. De voorraadvriezer heeft afgelopen jaar 2 keer opengestaan s nachts, waardoor we de volgende ochtend alles weg konden gooien. Ondanks dat er regelmatig halve flessen wijn weggegooid moeten worden als deze te lang open staan is er alsnog een klein beetje winst gemaakt op de wijnverkoop. Helaas is er op mixdrank een verlies gemaakt dit jaar, dit is waarschijnlijk te wijten aan het feit dat er in het begin van het jaar heel veel mixdrank over datum is gegaan.

15 15 Kosten SooS Bankkosten Begroot 0,00 Aan het einde van het jaar 5,50 Bankkosten worden doorgefactuurd naar SOP. Echter is dit gedaan een half uur voordat de boekhouding gesloten is door de RvC. Hierna heeft ABN nog 5,50 euro aan bankkosten doorberekend aan SooS. Hier zijn we pas later achtergekomen, en is besloten dit op SooS te houden. Buma + KN DJ Begroot 800,00 Aan het einde van het jaar 833,84 Dit zijn de kosten voor het gebruik van de muziek die we afspelen in de SooS. Dit is een afspraak die we hebben met de nederlandse bond van auteursrecht. Vanwege de prijsverhoging door inflatiecorrectie zijn we dit jaar iets over begroting gegaan. Eigen verbruik Begroot 5500,00 Aan het einde van het jaar 4948,31 Dit zijn de drankjes die we aan leden gaven om hun te belonen voor hun inzet tijdens bijvoorbeeld het opbouwen van SooSen. Koffie en limo Begroot 1000,00 Aan het einde van het jaar 985,44 Ondanks dat we dit jaar gekozen hebben voor verse bonen koffie in plaats van koffiepoeder zijn we toch net iets onder de begroting gebleven. Vermoedelijk doordat we anderhalve maand geen koffie hebben getapt. Kassa-verschillen Begroot 0,00 Aan het einde van het jaar 755,96 Helaas hebben we ook dit jaar weer een hoog kassaverschil. Onze maatregelen om dit verschil zo klein mogelijk te houden hebben niet mogen baten. Zo hebben we periodes extra op de kassa gelet. 100,00 euro is te verklaren, in het tweede blok hebben we op een donderdagavond 100 euro negatief kassaverschil gehad, na een kluistelling bleek dat er 100 euro teveel in de kluis zat. Dit is te zien bij het postje kluisverschillen. Kluis verschillen Begroot 0,00 Aan het einde van het jaar -104,14 Zoals bij kassaverschillen al besproken is, hebben we dit jaar een positief kluisverschil. Naast de 100 euro is er dus maar een klein kluisverschil. Schoonmaak + Keuken Begroot 1800,00 Aan het einde van het jaar 1549,11 Ondanks de dure aankoop van een rvs prullebak zijn we onder de begroting gebleven. Waarschijnlijk weer door de sluiting van 45 dagen.

16 16 Techniekcom Begroot 1000,00 Aan het einde van het jaar 379,78 Planning was om dit jaar te investeren in nieuwe lampen. Maar aangezien de levertijd van de lampen te lang was hebben we toch besloten deze investering niet te doen. Vandaar dat we ruim onder budget zijn gebleven. SooSmateriaal Begroot 5000,00 Aan het einde van het jaar 1831,33 De nieuwe beamer die we dit jaar gekocht hebben is hierop gezet. Verder is er een verbouwing geweest in het klushok wat geld gekost heeft. Verder is er veel nieuw gereedschap gekocht voor de kluscom. Aangezien er verder weinig dure dingen gekocht zijn dit jaar hebben we veel geld overgehouden op SooSmateriaal. Verder is er heel veel hout gekocht op evenementen dat meermaals gebruikt is, waardoor er geen hout op SooSmateriaal gekocht hoefde te worden. Muziek systeem kosten Begroot 1100,00 Aan het einde van het jaar 1079,00 Dit zijn de kosten die we maken voor het gebruik van ons muzieksysteem DDJ. Kassa + Pin-apparaat Begroot 600,00 Aan het einde van het jaar 724,11 Per pintransactie moeten we een bepaald bedrag betalen aan CCV. Aangezien we afgelopen jaar meer pintransacties gehad hebben zijn de kosten dus ook omhoog gegaan. Overige kosten Begroot 0,00 Aan het einde van het jaar -0,21 Aangezien de Makro met 3 cijfers achter de komma werkt heb je af en toe afrondverschillen. Dit wordt op overige kosten gezet. Tapservice Begroot 700,00 Aan het einde van het jaar 648,76 Dit zijn de kosten die gemaakt worden om maandelijks de biertaps te laten reinigen. Door de sluiting zijn ze een keer minder lang geweest. Open en sluitkosten Begroot 750,00 Aan het einde van het jaar -938,03 School heeft de open en sluitkosten in ons bestuursjaar nooit doorgefactureerd. En aangezien wij wel aan externe borrels deze kosten hebben doorbelast hebben we hier geld aan verdiend. Totalen SooS SooS baten begroot: Ingekomen: 27820,26 SooS kosten begroot: Uitgegeven: 12698,76 Totaal SooS: 15121,50

17 17 Conclusie SOP conclusie Door succesvolle bedrijvendagen is er aardig wat geld binnengekomen. Bij de evenementen daarentegen hebben we flink wat inschattingsfoutjes gemaakt. Vooral de kleine evenementen kostten veel meer dan we in eerste instantie dachten, dit ook nog met 45 dagen sluiting erbij. Ondanks dit alles is er toch nog winst gemaakt op SOP waar voor het nieuwe bestuur mooie computers voor zijn gehaald. SooS Conclusie Aanvankelijk hadden we verlies inbegroot voor SooS. Maar door de hoge staffelkorting, en het besparen in kosten is er een winst gemaakt van ruim euro. Achteraf gezien hadden we meer uit kunnen geven om de SooS te verbeteren, zoals een nieuwe vriezer bijvoorbeeld. Evaluatie Dit jaar heb ik enorm veel geleerd van hoe het is om bij NOVA bestuur te doen. De basis van boekhouden begrijp ik nu en zal ik meedragen. Het heeft mij wel tijd tot tijd moeite gekost om aan de boekhouding te zitten, mede door het te combineren met het voorzitterschap en de algemene taken die er als bestuur gelden. Aan het einde van het jaar was ik afwezig door medische problemen. Daarom wil ik nog hartelijk alle mensen bedanken die mij hebben geholpen en de boekhouding hebben weten af te ronden. Mijn speciale dank gaat naar Josse die keer op keer in de SooS te vinden was om mijn boekhouding bij te werken, super bedankt!

18 18 Bijlage 1 SOP Balans

19 19 Bijlage 2 SOP Resultaten

20 20 Bijlage 3 SooS Balans

21 21 Bijlage 4 SooS Resultaten

22 22 Bijlage 5 Geconcilieerde Balans Omschrijving Debet Credit InventarisEnApparatuur 2685,13 InventarisEnApparatuurNieuweSooS 5300,00 Kapitaal ,24 Kas 1.312,11 ABNsop ,40 AbnAmroSooS 3.986,06 TafelsKruisposten 2.037,20 RvCrekeningAbn ,71 SpaarRekeningAbn ,06 Debiteuren ,47 BTW Verkopen Hoog 21% ,52 BTW Verkopen Laag 6% 592,35 BTW Inkopen Hoog 21% BTW inkopen Laag 6% 1.490,93 Omzetbelasting betaald 9.939,52 Crediteuren 2.461,42 WISPO borg via de kassa 5,00 BierVoorraad 3.199,18 FrisVoorraad 169,82 KeukenVoorraad 189,28 KeukenVoorraadHoog 38,05 OverigeDrankVoorraadHoog 2236,70 WijnVoorraad 210,35 Emballage 2931,43 NiasNieuweBoekhoudingKosten 199,75 ReserveringLustrum 4.801,22 OweeNieuweBoekhouding 484,64 Facebook Tegoed 34,49 <<winst>> 20588,21