Myrte opent om 19.05u de vergadering en licht het verloop van de ALV toe.

Transcriptie

1 Vergadering: ALV Datum: Aanwezig: Bestuur 06-07: Myrte, Marleen, Jos, Karijn, Mike en Arieke Bestuur 07-08: Jorien, Gaby, Milou, Jacqueline en Meike Raad van Advies: Christiane en Carlijn Leden: 16, vanaf 20.20u 17 Afwezig: Inge (bestuur 07-08) 1. Opening Myrte opent om 19.05u de vergadering en licht het verloop van de ALV toe. 2. Vaststellen agenda Jos wil graag een puntje toevoegen aan de W.V.T.T.K: Toestemming financiële uitgave. 3. Goedkeuren notulen De notulen van de ALV van zijn goedgekeurd. 4. Presentatie jaarverslag 12 e bestuur Aan de hand van een PowerPoint presentatie wordt het jaarverslag toegelicht. Myrte licht de speerpunten uit het beleidsplan toe en gaat de punten uit het jaarverslag na. Het jaarverslag wordt vervolgens bladzijde voor bladzijde doorlopen voor op en aanmerkingen van de aanwezigen. Pagina 6: Christiane (Raad van Advies) geeft aan dat ze weet dat het bestuur veel met docenten heeft samengewerkt om de toegankelijkheid bij docenten te verbeteren. ze geeft aan dat dit ook expliciet mag worden vermeld in het jaarverslag. Dit puntje wordt nog toegevoegd. Pagina 7: gevraagd wordt waarom de samenwerking met Juventas niet van de grond is gekomen. Myrte geeft aan dat er veel andere dingen gebeurd zijn op het gebied van studiegerelateerde activiteiten, daardoor is deze samenwerking erbij ingeschoten. Pagina 15: Christiane geeft aan dat er niet bij elke lezing de spreker vermeld staat. Dit wordt nog toegevoegd. Pagina 21: Carlijn (Raad van Advies) vraagt of de kerstkaart ook naar leden is verstuurd. Dit is niet gebeurd. Pagina 25: Bij puntje bierbrouwerij is het aantal deelnemers niet genoemd. Dit wordt nog toegevoegd. Myrte merkt op dat het financieel jaarverslag binnen vijf maanden gepresenteerd wordt. Door de gewijzigde statuten loopt het boekjaar tot 1 oktober waardoor het nog niet compleet gepresenteerd kan worden. Voor het goedkeuren van het financieel jaarverslag komt nog een ALV, hier zal ook het onderdeel sponsoring besproken worden.

2 5. Stemmen jaarverslag 12 e bestuur Myrte vraagt of er bezwaar is tegen open stemming. Er heeft niemand bezwaar. Er wordt gestemd voor goedkeuring van het jaarverslag. Neutraal: 11 Voor: 18 Tegen: 0 Met inachtneming van de voorgestelde wijzigingen en toevoegingen wordt het jaarverslag goedgekeurd. 6. Dechargeren / chargeren Myrte Legemaate dechargeert achtereenvolgens Arieke Kupers (Commissaris Evenementen), Karijn Stuurop (Commissaris Studiegerelateerde Activiteiten), Mike Gaertner (Commissaris Media), Marleen Lammers (Secretaris) en Jos Delissen (Penningmeester) uit hun functie. Myrte Legemaate benoemt Gaby de Vrije tot Vice-Voorzitter en Penningmeester van Postelein. Gaby dechargeert Myrte uit haar functie als Voorzitter. Gaby benoemt Jorien Barnhoorn tot Voorzitter van Postelein. Jorien benoemt achtereenvolgens Inge Schrooten tot Secretaris, Milou Graave tot Commissaris Studiegerelateerde Activiteiten, Meike van Haperen tot Commissaris Evenementen en Jacqueline de Weerd tot Commissaris Media. 7. Presentatie beleidsplan 13 e bestuur Aan de hand van een PowerPoint presentatie licht Jorien het beleidsplan toe. Boekhouding: het bestuur wil een programma voor de boekhouding aanschaffen. Dit is nog niet opgenomen in het beleidsplan en de begroting, maar wordt hieraan toegevoegd. Begroting Gaby presenteert de begroting voor Portokosten Carlijn vraagt over de portokosten of dit niet misschien hoger uit zal vallen wanneer je alle leden kaarten wilt sturen. Via de universiteit is het goedkoper om post te versturen, dus dit is waarschijnlijk niet het geval. ALV Carlijn vraagt waarom de kosten voor de ALV 100,- omhoog is gegaan. Dit is omdat het bestuur leden meer wil trekken naar ALV s, door bijvoorbeeld consumpties aan te bieden. Kamerbenodigdheden Carlijn vraagt af wat ze voor 400,- willen kopen aan kamerbenodigdheden. Het bestuur wil leden meer naar de kamer trekken, hierdoor zal er o.a. meer koffie en thee nodig zijn. Ook wil het bestuur de kasten goed gaan schilderen en kijken naar ander meubilair.

3 Studiereis Er wordt gevraagd waarom de bijdrage van Postelein verdwijnt. Dit is gedaan omdat hier niet alle leden aan mee kunnen doen. Het bestuur besteedt dit geld liever aan iets waar alle leden toegang tot hebben zoals het diesfeest. Samenvattingen Carlijn vraagt over de samenvattingen waarom ze de vergoeding voor studenten die samenvattingen maken niet hoger maken. Dit wordt ook gedaan, het bestuur rekent op 10,- per 100 pagina s. Carlijn geeft aan dat het vrij weinig is en dat het goed zou zijn om, wanneer je de kwaliteit van de samenvattingen wilt verhogen, de vergoeding hoger te maken. Hier wordt nog naar gekeken door het bestuur. Readers Carlijn vraagt waarom de winst op readers niet wordt doorberekend naar leden. De winst die hierop gemaakt wordt, wordt doorberekend aan de leden in de vorm van activiteiten. De winst die wordt gemaakt is op basis van de afronding van bedragen, het gaat hier om een paar cent per reader, opgeteld komt daar een hoog bedrag uit. Diesactiviteit Er wordt gevraagd of 1000,- niet erg weinig is voor een diesactiviteit, aangezien je meer dan 1000 leden hebt. Gaby geeft aan dat waarschijnlijk niet alle leden hier op af komen. Er wordt gevraagd wat het bestuur in gedachte heeft voor activiteit. Hier is nog geen concreet idee over. LSPOD Dit bedrag moet op staan, het staat in het beleidsplan als 0 0. Dit moet nog worden aangepast. Borrels Carlijn vraag waar de 100,- voor borrels heen gaat. Dit is voor o.a. de student docent borrels voor gratis drankjes en / of snacks voor de leden. Films Er wordt gevraagd waarom er geen inkomsten voor films staat inbegroot. Dit is gedaan omdat het bestuur nog niet weet of hier geld voor gevraagd gaat worden aan leden. In het beleidsplan staat echter dat ze films tegen laag tarief willen aanbieden. Gaby geeft aan dat ze hier voorzichtig in zijn geweest bij het opstellen van de begroting. Beleidsplan Het beleidsplan wordt pagina voor pagina doorgenomen voor op- en aanmerkingen. Pagina 4 Er wordt als derde speerpunt sponsoren genoemd terwijl dit eerder het tweede speerpunt genoemd wordt. Dit wordt aangepast Pagina 5 Er wordt gevraagd hoe het bestuur het aantal leden onder de eerstejaars wil vergroten wanneer alle eerstejaars dit jaar al lid zijn geworden. Deze zin is niet goed opgenomen, hiermee worden ook ouderejaars bedoeld, die nog geen lid zijn.

4 Carlijn vraagt hoe het bestuur precies het aantal leden wil vergroten. Dit wordt vooral gedaan door persoonlijke benadering van leden. Carlijn vraagt of er al plannen zijn om de kwaliteit te verbeteren. Jorien geeft aan dat bij werkexcursies bijvoorbeeld geprobeerd zal worden om naar meer bekende instellingen te gaan. Pagina 6 Outlook Er wordt gevraagd waarom het bestuur outlook op twee computers wil, omdat het vorige bestuur heeft aangegeven dat ze alles voor meer overzicht op één computer wilden houden. De secretaris is bezig om een programma te vinden waarop bijvoorbeeld de mail online bekeken kan worden, zodat het vanuit twee of meer computers bij te houden is. Informatievoorziening: aanmelden van voor activiteiten via de website. Carlijn vraagt of het daardoor niet makkelijk is voor leden om zich aan te melden en dan niet op te komen dagen bij exursies. Karijn geeft aan dat afgelopen jaar voor excursies borg is gevraagd, voor lezingen niet. De meningen over het wel of niet inschrijven via de website voor activiteiten zijn verdeeld. Het is een puntje om goed over na te denken hoe het bestuur dit volgend jaar wil doen. Pagina 8 Boekenverkoop Christiane vraagt waarom er afgestapt wordt van indeling van studenten in tijden, omdat dit vorig jaar vrij succesvol was. Gaby geeft aan dat doordat alles vooraf ingepakt wordt in pakketjes en betaald wordt via automatische incasso het ook sneller zal gaan. Verder zijn de ophaaltijden vrij ruim. Carlijn vraagt of er geen handtekening voor machtiging moet zijn bij online bestelen van boeken. Dit kan via een aanvink-hokje waarmee aangeeft dat je akkoord gaat met de algemene voorwaarden. Pagina 9 Boeken Carlijn vraagt of er niet heel veel administratie komt kijken bij het afschrijven van geld voor bestelde boeken, wanneer er bijvoorbeeld geen geld op de rekening van het lid staat. In de voorwaarden wordt opgenomen dat er kosten in rekening worden gebracht wanneer er geen geld op de rekening staat wanneer het wordt afgeschreven. Wanneer het na twee keer niet is gelukt, zal de bestelling geannuleerd worden. Vooraf wordt aangegeven wanneer het bedrag af zal worden geschreven. Pagina 12 Study Trip / Studiereis Christiane mist in bij de Study Trip en Studiereis nog het specifieke doel / verschil van deze twee reizen. Ze zou graag zien dat dit nog wordt toegevoegd.

5 Pagina 14 Commissiehoofden Carlijn vraagt hoe de commissiehoofden van de feesten alles terugkoppelen naar het bestuur. De Commissaris Evenementen onderhoudt contact met de commissiehoofden in de vorm van o.a. vergaderingen. Ook ontvangt de commissaris de notulen van alle vergaderingen. Algemene Evenementencommissie Bij het puntje algemene evementencommissie staat een zins fout; bij Cocktailnight moet nog het woordje in toegevoegd worden. Algemene vragen Christiane vraagt of het bestuur er aan heeft gedacht om iets vernieuwends ten opzichte van vorige besturen in te brengen. De dies wordt in ieder geval teruggehaald. Ook wil het bestuur meer uitwisselingsexcursies; meer met andere steden samenwerken. 8. Stemmen beleidsplan 13 e bestuur Jorien vraagt of er bezwaar is tegen open stemming. Er heeft niemand bezwaar. Er wordt gestemd voor goedkeuring van het beleidsplan. Neutraal: 3 Voor: 27 Tegen: 0 Met inachtneming van de voorgestelde wijzigingen wordt het beleidsplan aangenomen. 9. W.V.T.T.K. Toestemming financiële uitgave Jos geeft aan dat er afgelopen jaar is gebleken dat twee computers vrij weinig is voor zes bestuursleden. Het is wenselijk dat er nog een computer bij komt. Ook zijn de twee bestaande computers erg verouderd. Het voorstel is daarom om drie nieuwe computers aan te schaffen. Verder zijn de foto s op de website erg goed bezocht. De camera van Postelein is erg verouderd, deze werkt ook niet goed meer. Voorstel is daarom ook om een nieuwe digitale camera aan te schaffen Hiervoor is ruimte in de begroting van afgelopen jaar en op basis van reserveringen. Verwacht wordt dat er 3000,- uitgegeven zal worden aan drie nieuwe computers en een digitale camera. Er moet gestemd worden of de aanwezigen akkoord gaan met dit voorstel. Jorien vraagt of er bezwaar is tegen open stemming. Er heeft niemand bezwaar. Neutraal: 0 Voor: 30 Tegen: 0 De nieuwe computers en digitale camera mogen gekocht worden.

6 10. Rondvraag - Mayke Vereijken (lid) vraagt of iedereen weet dat ze het pak van het nieuw bestuur ontzettend vet vindt? 11. Sluiting Jorien sluit om de vergadering.