Procedure verzending Lg01-berichten via alternatief medium. Procedure. Verzending Lg01-berichten via alternatief medium

Transcriptie

1 Prcedure verzending Lg01-berichten via alternatief medium Prcedure Verzending Lg01-berichten via alternatief medium Bestandsnaam: Prcedure AM levering Lg01-berichten v1 2.dc Auteur: Marte ten Dam Datum pgeslagen: Pagina: 1 van 8

2 Prcedure verzending Lg01-berichten via alternatief medium Inhudspgave 1 Inleiding Wat? Wanneer? Beschrijving prcedure...4 Bijlage HOP prcedure beveiliging psturen persnsgegevens via alternatieve media.6 Bestandsnaam: Prcedure AM levering Lg01-berichten v1 2.dc Auteur: Marte ten Dam Datum pgeslagen: Pagina: 2 van 8

3 Prcedure verzending Lg01-berichten via alternatief medium 1 Inleiding De GBA Verstrekkingsvrziening (GBA-V) dient van elke mutatie p een persnslijst (PL) een synchrnisatiebericht (Lg01) te ntvangen. In de praktijk zijn er situaties denkbaar waarbij een zeer grt aantal PL-en p hetzelfde mment gemuteerd wrden. Dit heeft tt gevlg dat er een grt aantal Lg01-berichten wrdt aangemaakt die verstuurd meten wrden. Een dergelijke piek in het berichtenverkeer is vr de gemeente niet gewenst aangezien het aantal te verzenden berichten per dag begrensd is d.m.v. een verzendlimiet p de mailbx. Via deze verzendlimiet wrdt verbelasting van het GBA-netwerk vrkmen. Om een dergelijke situatie te vrkmen, is het tegestaan de Lg01-berichten aan te leveren via alternatief medium (AM), te weten cd-rm. Deze prcedure beschrijft de uit te veren handelingen bij een dergelijke aanlevering. Daarnaast dient deze prcedure gevlgd te wrden bij aanlevering van een synchrniciteitsselectie (zie paragraaf uit Lgisch Ontwerp GBA, versie 3.5). 1.1 Wat? De prcedure beschrijft he de gemeente Lg01-berichten via cd-rm aan dient te leveren aan Agentschap BPR. 1.2 Wanneer? Deze prcedure dient gevlgd te wrden bij: - de aanlevering van een synchrniciteitsselectie (zie paragraaf uit Lgisch Ontwerp GBA, versie 3.5); - de aanlevering van Lg01-berichten via cd-rm bij een (landelijke) actie die resulteert in mutaties p een grt aantal PL-en. Ter indicatie: Lg01-berichten aanleveren via cd-rm kan verwgen wrden als er: meer dan PL-en f meer dan 50% van het ttaal aantal PL-en in de gemeente gemuteerd wrden en dus Lg01-berichten pleveren. Op basis van praktijkervaring kunnen deze aantallen wrden bijgesteld. Dit kan bijvrbeeld in de vlgende situaties ptreden: Gemeentelijke herindeling Selectie met plaatsen/verwijderen afnemersindicaties Bestandsnaam: Prcedure AM levering Lg01-berichten v1 2.dc Auteur: Marte ten Dam Datum pgeslagen: Pagina: 3 van 8

4 Prcedure verzending Lg01-berichten via alternatief medium 2 Beschrijving prcedure Hiernder staat in stappen de prcedure beschreven vr de aanlevering van Lg01-berichten via alternatief medium (cd-rm) aan Agentschap BPR: 1. De gegevensbeheerder GBA-V bij Agentschap BPR neemt cntact p met de gemeente met het verzek m een synchrniciteitsselectie. óf De gemeente neemt cntact p met de gegevensbeheerder GBA-V bij Agentschap BPR m afspraken te maken ver de levering van Lg01-berichten p cd-rm. 2. De gemeente draait de gevraagde synchrniciteitsselectie. óf De gemeente haalt de Lg01-berichten, die via cd-rm verstuurd gaan wrden, uit het berichtenbestand. Vr een telichting p deze handeling wrdt verwezen naar de applicatiehandleiding f de leverancier van de gebruikte GBA-applicatie. 3. De gemeente beveiligd de berichten met behulp van de laatste versie van het prgramma Beveiligen Alternatieve Media (BAM). De laatste versie van BAM met gedwnlad wrden vanaf 4. De gemeente plaatst het beveiligde bestand p cd-rm. 5. Vr de verzending en ntvangst van de cd-rm(s) vlgt de gemeente de prcedure Beveiliging psturen persnsgegevens via alternatieve media uit de HOP, hfdstuk Vulberichten Bijlage 1 (zie k de bijlage). Hierin wrden de vlgende handelingen beschreven: a. Markeren media b. Geleidebrief c. Inpakken cd-rm en geleidebrief d. Adressering e. Verzending f. Ontvangst 6. De gemeente verstuurt direct na het aanmaken de cd-rm met beveiligde gegevens (vlgens de prcedure uit stap 5e) naar: Agentschap BPR T.a.v. Gegevensbeheer GBA-V Lange Vijverberg AC Den Haag LET OP: De gegevens (zwel beveiligd als nbeveiligd) meten bij de gemeente bewaard blijven tt stap 9. Bestandsnaam: Prcedure AM levering Lg01-berichten v1 2.dc Auteur: Marte ten Dam Datum pgeslagen: Pagina: 4 van 8

5 Prcedure verzending Lg01-berichten via alternatief medium 7. Direct na ntvangst van de cd-rm bij BPR, verwerkt de gegevensbeheerder de berichten in GBA-V. 8. De gegevensbeheerder van GBA-V meldt schriftelijk (vlgens de prcedure uit stap 5f) aan de GBA-cntactpersn van de betreffende gemeente dat de cd-rm ntvangen is, f de berichten succesvl zijn verwerkt in GBA-V en f de gegevens meten wrden verwijderd. 9. Na de melding van succesvlle verwerking van de berichten in GBA-V, vernietigt de gemeente de gegevens met betrekking tt deze levering. 10. De gegevensbeheerder van GBA-V zrgt vr vernietiging van de verwerkte cd-rm vlgens de daarte beschikbare prcedure. Bestandsnaam: Prcedure AM levering Lg01-berichten v1 2.dc Auteur: Marte ten Dam Datum pgeslagen: Pagina: 5 van 8

6 Prcedure verzending Lg01-berichten via alternatief medium Bijlage HOP prcedure beveiliging psturen persnsgegevens via alternatieve media 1 De bescherming van de persnlijke levenssfeer vereist dat het transprt van persnsgegevens vldende beveiligd plaatsvindt. Bij transprt middels alternatieve media met ten minste aan de vlgende beveiligingseisen wrden vldaan: authenticiteit van de verzender met kunnen wrden vastgesteld; verzender met een bevestiging van ntvangst krijgen; bij de verzending (tijdens het transprteren alsmede bij de aflevering) met de ndige zrgvuldigheid wrden betracht. Omdat gemeenten en afnemersrganisaties vaak te maken hebben met de ntvangst en verwerking van meerdere alternatieve media dan alleen die van de GBA-gebruikers, dienen de gemeenten en afnemers de GBA-media duidelijk als zdanig te kenmerken. Dit betekent dat behalve p het medium zelf, k p een bij het medium te vegen geleidebrief duidelijk aangegeven met wrden dat het m een GBA-medium gaat en wie de verzender is. Het transprt van GBA-gegevens via diskette f cd-rm kan vldende beveiligd wrden geacht indien het medium ged verpakt, aangetekend f als pstpakket via TNT Pst dan wel dr een ander die een zelfde mate van zrgvuldigheid in acht neemt als TNT Pst bij aangetekende stukken en pstpakketten, wrdt verznden. In nderstaande uitveringshandelingen wrden de te nemen maatregelen nader gecncretiseerd. Vrbereiding Vrdat een gemeente f afnemer alternatieve media verzendt, dient deze gemeente f afnemer de vlgende vrbereidende handelingen uit te veren. Diskette/cd-rm: blkkeer de schrijfmgelijkheid p de diskette/cd-rm. gebruik niet-herschrijfbare cd-rm Markeren media: Markeer de media met een sticker f pen, waarp het vlgende staat vermeld: de letters "GBA"; de datum; de afzender (de naam van de verzendende rganisatie) [gemeente]; een vlgnummer (is er één diskette/cd-rm, vermeld dan 1 van 1, zijn er meer, vermeld dan 1 van n, 2 van n,... n van n); de naam van de gemeente f afnemer [BPR] vr wie de gegevens bestemd zijn. Geleidebrief Maak een geleidebrief p fficieel briefpapier van de gemeente f afnemer met als inhud: 1 De niet relevante nderdelen uit deze prcedure zijn drgehaald en cncrete [invulling] is gegeven waar ndig. Bestandsnaam: Prcedure AM levering Lg01-berichten v1 2.dc Auteur: Marte ten Dam Datum pgeslagen: Pagina: 6 van 8

7 Prcedure verzending Lg01-berichten via alternatief medium de naam en het adres van de geadresseerde [BPR] en de naam van de GBA cntactpersn; de datum van verzending; de datum waarp de diskette/cd-rm is aangemaakt; de gebruikte medium-standaard, alsmede het srt medium (bijvrbeeld: gebruikte standaard diskette) [cd-rm]; het aantal diskettes/cd-rms; het ttale aantal berichten; (eventuele) bijznderheden; de naam en het adres van de verzendende rganisatie [gemeente]; de naam van de GBA-cntactpersn, inclusief zijn/haar telefn- en faxnummer; de handtekening van de GBA-cntactpersn; sluit de geleidebrief in een juist geadresseerde envelp. Inpakken diskette/cd-rm en geleidebrief Verpak de diskette/cd-rm deugdelijk, bijvrkeur in speciaal vr dat del vervaardigde harde schuimplastic vrmen en sluit de geleidebrief bij; de buitenste verpakking met geslten zijn en mag geen aanduiding dragen dat het m persnsgegevens gaat. Adressering Het adres van de gemeente f afnemer [BPR] en de naam van de afdeling/persn vr wie deze zending bestemd is, dienen duidelijk leesbaar p het pakketje vermeld te wrden. Vermeld k de afzender, met adres en cntactpersn, zdat bij eventuele nbestelbaarheid het pakketje weer p de juiste plaats terugkmt. Verzending Bij de verzending van alternatieve media dient een keuze gemaakt te wrden uit de vlgende transprt mgelijkheden: per aangetekende pst met bewijs van ntvangst; als pstpakket met bewijs van ntvangst; per kerier met bewijs van ntvangst; zelf brengen met bewijs van ntvangst. Bel/fax de ntvanger [BPR] dat het pakketje feitelijk verznden is, zdra het de verzendende rganisatie [gemeente] daadwerkelijk heeft verlaten. Ontvangst Na ntvangst van de zending vert de ntvanger [BPR] de vlgende handelingen uit: cntrle f het pakketje vr hem bestemd is; nagaan f het pgegeven aantal diskette/cd-rm vereenkmt met het in de geleidebrief pgegeven aantal; de ntvanger [BPR] belt/faxt naar de gemeente f afnemer van verzending, met de mededeling dat de diskette/cd-rm ntvangen is. Bestandsnaam: Prcedure AM levering Lg01-berichten v1 2.dc Auteur: Marte ten Dam Datum pgeslagen: Pagina: 7 van 8

8 Prcedure verzending Lg01-berichten via alternatief medium Beantwrding Op basis van de ntvangen berichten kan een gemeente bepalen f de ntvangen berichten beantwrd dienen te wrden. Als dat het geval is, zal het meestal gaan m massale verzeken tt plaatsen van afnemersindicaties. De gemeente stuurt in die gevallen na verwerking van de vragen - de antwrdberichten (meestal dus vulberichten) retur p eenzelfde medium als waarp de vragen zijn binnengekmen en vlgens dezelfde prcedures. Bestandsnaam: Prcedure AM levering Lg01-berichten v1 2.dc Auteur: Marte ten Dam Datum pgeslagen: Pagina: 8 van 8