Uitvoering en handhaving van VROM regels door de gemeente Niedorp

Transcriptie

1 VROM-Inspectie Regio Noord-West Uitvoering en handhaving van VROM regels door de gemeente Niedorp Kennemerplein 6-8 Postbus BA Haarlem Telefoon Fax Rapportage over het onderzoek naar de uitvoering en handhaving van VROM-regelgeving en beleid/artikelcode: 5263 november 2005 Uitgevoerd door: Drs. R.L. Breed, ir. M. Versteegh en drs. A.A. Brugman

2 1 Inleiding 4 2 Algemeen oordeel, conclusies en aanbevelingen Algemeen oordeel Algemene conclusies Belangrijkste verbeterpunten (betreft wettelijke verplichtingen) en aanbevelingen 7 3 Kenschets gemeente 10 4 Beleid Bouwen Bouwverordening Welstandsbeleid Beleid op (de inhaalslag) gebruiksvergunningen/brandveiligheidsbeleid (niet wettelijke verplichting) Beleid toetsing aanvragen aan o.m. Bouwbesluit (niet wettelijke verplichting); Toezicht- en handhavingsbeleid (niet wettelijke verplichting) Toezichtsbeleid bestaande gebouwvoorraad bouwbeleid Milieu Milieubeleidsplan (niet wettelijke verplichting) Beleid Wm-vergunningen en meldingen (niet wettelijk verplicht) Beleid Bouwstoffenbesluit (niet wettelijke verplichting) Bodembeleid (niet wettelijk verplicht) Rioleringplan (GRP) en Zorgplicht afvalwater Externe veiligheid (niet wettelijke verplichting) Toezicht- en handhavingsbeleid bij inrichtingen en niet inrichtingen (niet wettelijke verplichting) Ruimtelijke ordening Structuurplan (niet wettelijke verplichting) Bestemmingsplanbeleid (niet wettelijke verplichting) Vrijstellingbeleid (niet-wettelijke verplichting) Toezicht- en handhavingsbeleid (niet wettelijke verplichting) 18 5 Programma en Administratieve organisatie Bouwen Uitvoeringsprogramma verlening bouwvergunningen/sloopvergunningen (niet wettelijk verplichting); Uitvoeringsprogramma voor de actualisering van gebruiksvergunningen en de inhaalslag avn de verlening van gebruiksvergunningen (niet wettelijk verplicht); Toezicht- en handhavingsprogramma (niet wettelijke verplichting): bouwprogramma Milieu Milieuprogramma Ruimtelijke ordening Uitvoeringsprogramma actualiseren bestemmingsplannen (niet wettelijke verplichting) Toezicht- en handhavingsprogramma (niet wettelijke verplichting) Administratieve organisatie Bouwen Bouwen Administratieve organisatie Milieu Administratieve organisatie ruimtelijke ordening 24 6 Uitvoering Bouwen 25 VROM-Inspectie Uitvoering en handhaving van VROM regels door de gemeente Niedorp Pagina 2/35

3 6.1.1 Bouwvergunningen Sloopvergunningen Gebruiksvergunningen Toezicht en Handhaving bestaande voorraad Toezicht en handhaving bouwen in afwijking van de bouwvergunning Toezicht en handhaving op slopen in afwijking van de sloopvergunning / -melding Toezicht en handhaving gebruik van gebruiksvergunningplichtige bouwwerken in afwijking van de gebruiksvergunning Toezicht en handhaving op bouwen zonder bouwvergunning Toezicht en handhaving op slopen zonder sloopvergunning / -melding Toezicht en handhaving gebruik van gebruikersvergunningplichtige bouwwerken zonder gebruiksvergunning uitvoering bouwtaken toezicht en handhaving bouw Milieu Milieuverslag Vergunningverlening inclusief meldingen Bouwstoffenbesluit Bodembeleid Rioleringsbeheer Toezicht en handhaving inrichtingen Ruimtelijke Ordening Actuele bestemmingsplannen (wettelijke verplichting) Vrijstellingen Aanlegvergunningen Toezicht en handhaving bestemmingsplannen, vrijstellingen en aanlegvergunningen 35 Bijlage: Beoordeling uitvoering VROM-taken gemeente Niedorp in het jaar VROM-Inspectie Uitvoering en handhaving van VROM regels door de gemeente Niedorp Pagina 3/35

4 1 Inleiding De VROM-taken moeten tot de kerntaken van de gemeente worden gerekend. De gemeente staat met de uitvoering van deze kerntaken midden in het maatschappelijke krachtenveld. Een adequate uitvoering van deze taken is van groot maatschappelijk belang evenals de handhaving van de hierop van toepassing zijnde VROM wet- en regelgeving. Het tweedelijns toezicht op de uitvoering van VROM wet- en regelgeving berust bij de VROM-Inspectie (verder Inspectie). In het kader van dit toezicht heeft de Inspectie in de gemeente Niedorp in de periode mei-augustus 2005 een gemeenteonderzoek uitgevoerd. Met ingang van 2003 betrekt de Inspectie in een vierjaarlijkse cyclus alle gemeenten in een onderzoek naar het uitvoeringsniveau van VROM wet- en regelgeving. Jaarlijks worden de verkregen resultaten uit deze onderzoeken geaggregeerd tot een landelijk niveau. Aldus kunnen de ontwikkelingen op het vereiste adequate niveau bij gemeenten de komende jaren in beeld worden gebracht. Jaarlijks wordt er over de stand van zaken omtrent de uitvoering van de VROM taken aan de Tweede Kamer gerapporteerd.. Doel van dit onderzoek is om antwoord te geven op de vraag of de gemeente op een adequaat niveau uitvoering geeft aan haar VROM taken. Om te komen tot een oordeel over de uitvoering van de VROM taken door de gemeente is gebruik gemaakt van een onderzoeksmethode die uitgaat van samenhang tussen beleid/visie, programmering/planning en uitvoering. Dit is in beeld gebracht in figuur 1. De filosofie achter deze methode is dat de uitvoering van de VROM taken op een adequaat niveau wordt gewaarborgd indien dit past binnen de samenhang met het voorbereidende beleid en programmering/planning. Leeswijzer: De opbouw van het rapport is als volgt: Hoofdstuk 2 Algemeen oordeel en aanbevelingen moet worden beschouwd als het belangrijkste hoofdstuk. De resultaten van de daarna volgende hoofdstukken worden in dit hoofdstuk als het ware samengevat. Diverse thema s en/of onderwerpen zoals b.v. riolering, bouwstoffenbesluit, gebruiksvergunningen komen in diverse hoofdstukken aan de orde vanwege het onderscheid tussen Beleid, Programmering en Uitvoering bij het schrijven van dit rapport. Via voetnoten is getracht de leesbaarheid te bevorderen door te verwijzen naar nog komende passages over hetzelfde onderwerp. Als leidraad bij het telkens weer vermelden van de bevindingen is gebruik gemaakt van de omschrijving van het adequate niveau dat u aantreft in de bijlage 2 bij dit rapport. De volgorde die u daarin aantreft is ook bepalend voor die in de afzonderlijke hoofdstukken. VROM-Inspectie Uitvoering en handhaving van VROM regels door de gemeente Niedorp Pagina 4/35

5 Figuur 1 Visie / beleid Programmering Uitvoering Het onderzoek bestaat uit 3 fasen: de vooronderzoeksfase, de verificatiefase en de rapportagefase. Op basis van de informatie die tijdens de vooronderzoeksfase over en van de gemeente is verkregen zijn aandachtspunten geformuleerd. Tijdens deze vooronderzoeksfase heeft het VROM-Inspectieteam een bezoek gebracht aan de gemeente. Bij dit bezoek is een aantal qua VROM-regelgeving opvallende objecten bezocht/constateringen gedaan. Hiervan zijn foto s gemaakt. 2 Deze foto s zijn voor commentaar voorgelegd aan de gemeente. Er hebben interviews plaats gevonden. Tevens zijn er dossiers opgevraagd en bestudeerd. Op die manier zijn de genoemde aandachtspunten tijdens de verificatiefase nader onderzocht. Voor zover de aandachtspunten betrekking hebben op de uitvoering van taken is de verkregen informatie gespiegeld aan vastgestelde adequate niveaus die de gemeente voorafgaand aan het onderzoek heeft ontvangen. In hoofdstuk 2 wordt het algemene oordeel gegeven over de uitvoering van de VROM-taken in samenhang met beleid en programma. In hoofdstuk 3 wordt een kenschets van de gemeente inclusief de organisatie gegeven. In de hoofdstukken 4, 5 en 6 worden achtereenvolgens de bevindingen en geformuleerde verbeterpunten met betrekking tot beleid, programma en uitvoering weergegeven; deze zijn uitgesplitst naar de werkvelden bouwen, milieu en ruimtelijke ordening. Alleen de in deze rapportage opgenomen taken zijn onderzocht. Dit betekent niet dat de niet onderzochte taken op adequaat niveau worden uitgevoerd. Als toetsjaar voor dit onderzoek geldt het jaar 2004! Tenslotte is het van belang te vernemen dat in het rapport (na het onderdeel: oordeel) zowel verbeterpunten als aanbevelingen zijn opgenomen. De verbeterpunten hebben betrekking op wettelijk verplichte taken, de aanbevelingen daarentegen op niet-wettelijk verplichte taken. VROM-Inspectie Uitvoering en handhaving van VROM regels door de gemeente Niedorp Pagina 5/35

6 2 Algemeen oordeel, conclusies en aanbevelingen In dit hoofdstuk worden in hoofdlijnen de bevindingen weergegeven naar aanleiding van het VROMonderzoek in de gemeente Niedorp. 2.1 Algemeen oordeel Het oordeel over de uitvoering van de VROM-taken waarvoor adequate niveaus zijn omschreven is samengevat in onderstaande tabel: Onderzochte taak administratieve organisatie - Bouwen: Bouwvergunningen + Sloopvergunningen - Gebruiksvergunningen - toezicht bouwen in afwijking van de bouwvergunning ++ toezicht bestaande voorraad + Handhaving + programmering bouwtaken - - Milieu: milieuprogramma en verslag - - milieuvergunningverlening + milieutoezicht en -handhaving + bouwstoffenbesluit - lozing van afvalwater (GRP) + Ruimtelijke ordening: bestemmingsplannen - vrijstellingen art. 15 en 19 Wro + aanlegvergunningen + + toezicht en handhaving bestemmingsplannen = adequaat + = deels adequaat - = onvoldoende - - = slecht Een totaal overzicht van oordelen over onderzochte taken is opgenomen in bijlage 1. In bijlage 2 zijn de adequate niveaus omschreven. VROM-Inspectie Uitvoering en handhaving van VROM regels door de gemeente Niedorp Pagina 6/35

7 2.2 Algemene conclusies Er wordt binnen deze gemeente praktisch gewerkt in die zin dat het accent van de werkzaamheden ligt op de uitvoering van de wettelijke taken en er relatief weinig/geen tijd wordt besteed aan de niet-wettelijke taken i.c. het opstellen van beleid en programmering. Het nadeel van bovengenoemde werkwijze is wel, dat de uitvoering van de werkzaamheden niet voldoende inzichtelijk is. De verhouding tussen werkvoorraad en benodigde menskracht en middelen is zodoende ook moeilijk te beoordelen. De integratie c.q. afstemming tussen de drie vakgebieden ruimtelijke ordening, bouwen en milieu is gezien vanuit milieu niet altijd even gelukkig. Voorbeelden: o Uitvoering Bouwstoffenbesluit voor werken in opdracht van de gemeente zelf. o Woningbouwplannen in combinatie met te verwachten geluidhinder en veiligheidsrisico s (zones bij voorkeur in bestemmingsplannen opnemen.) o Het toestaan van bepaalde bedrijfsontwikkelingen. De gemeente is voldoende alert t.a.v. het bouwen op mogelijk verontreinigde grond. De naleving van gebruiksvergunning wordt goed gecontroleerd. Het beeld qua handhaving is nogal wisselend. o Positief: Bouwvergunningen worden intensief gecontroleerd; veel bouwcontroles op bouwlocaties; milieucontroles vinden eveneens in voldoende mate plaats. o Negatief: Het ontbreekt aan een systematische controle op illegale situaties zowel qua bouwen als qua ruimtelijke ordening en milieu. De aanpak van verouderde bestemmingsplannen en verouderde Wm-vergunningen is uitgaande van geldende wetgeving onvoldoende en behoeft zodoende heroverweging. 2.3 Belangrijkste verbeterpunten (betreft wettelijke verplichtingen) en aanbevelingen Verbeterpunten T.a.v. bouwen: o Pas de bouwverordening aan. T.a.v. Milieu: o Stel het nieuwe gemeentelijke rioleringsplan (periode ) vast en dien de Wvoaanvraag in voor de lozingen van het stelsel op oppervlaktewater. o Draag zorg voor een goed registratiesysteem inzake de handhaving van Wmvergunningen/AMvB s. o Stel jaarlijks een milieuprogramma vast. o Stel jaarlijks een milieujaarverslag vast. o Actualiseer de veroudere Wm-vergunningen. T.a.v. RO: o Handel RO-vrijstellingsprocedures binnen redelijke termijnen af. o Actualiseer de verouderde bestemmingsplannen. VROM-Inspectie Uitvoering en handhaving van VROM regels door de gemeente Niedorp Pagina 7/35

8 Bouwen/RO: Als belangrijkste aanbeveling geldt: Stel een adequate administratieve organisatie op voor de uitvoering van bouw- en ruimtelijke ordening-taken. Meer in detail kunnen de volgende aanbevelingen worden gedaan. Bouwen: o Stel beleid vast t.a.v. a. gebruiksvergunningen/brandveiligheid en de handhaving hiervan; b. het toezicht op de bestaande woningvoorraad; c. de wijze van toetsen aan het Bouwbesluit; d. het algehele toezicht-en handhavingsbeleid inzake bouwen. o Stel een uitvoeringsprogramma vast voor de verlening van bouwvergunningen, sloopvergunningen en meldingen. o Stel een programma op voor BWT-taken en leg daarin de relatie tussen uit te voeren taken en benodigde menskracht en middelen vast. o Stel werkprocessen op voor de uitvoering van bouwtaken. o Stel een programma vast voor alle onderscheidende BWT-taken. o Stel een programma vast voor het toezicht en de handhaving van de kwaliteit van de bestaande woningvoorrraad. o Maak duidelijk hoe de bouwplantoetsing heeft plaats gevonden en leg e.e.a. vast in de dossiers. o Draag zorg voor één dossier per object en breng deze onder in het centrale archief. o Neem de neerslag van de volledigheidstoets. Bouwverordeningtoets bij sloopvergunningsaanvragen op in de dossiers. Hetzelfde geldt t.a.v. gebruiksvergunningen. o Leg de bevindingen inzake het uitgevoerde toezicht op de bestaande woningvoorraad in een rapportage vast. Milieu: o o o o o o Stel beleid vast t.a.v. de herziening van de in totaal 26 verouderde Wet Milieubeheervergunningen. de implementatie van het Bouwstoffenbesluit binnen de gemeentelijke organisatie in het bijzonder t.a.v. eigen werken van de gemeente. de zones die moeten worden aangehouden rondom de bestaande risicovolle objecten en leg e.e.a. ook vast in de bestemmingsplannen. Stel een bodemkwaliteitskaart met een bodembeheersplan vast. Stel een nieuwe (milieu)klachtenprocedure vast. Zet zo spoedig mogelijk een meldingenregistratie Bouwstoffenbesluit op met name voor de eigen werken van de gemeente. Draag zorg voor één dossier per bedrijf en breng deze onder in het centrale archief. Zorg als bureau milieu voor het informeren van de bouwtoezicht-collega s in die gevallen, waarbij bedrijfsbeëindiging/verandering plaats vindt, ter voorkoming van knelpunten. RO: Stel beleid vast t.a.v. o ruimtelijke ontwikkelingen die al of niet toelaatbaar zijn door uitwerking van het structuurplan. o het omgaan met vrijstellingsprocedures in het kader van de ruimtelijke ordening. VROM-Inspectie Uitvoering en handhaving van VROM regels door de gemeente Niedorp Pagina 8/35

9 o toezicht en handhaving in het kader van de ruimtelijke ordening. (Maak dit toezicht structureel door b.v. het vastleggen van de frequentie en de locaties van de controles). Stel een programma vast om te komen tot actualisering van bestemmingsplannen. VROM-Inspectie Uitvoering en handhaving van VROM regels door de gemeente Niedorp Pagina 9/35

10 3 Kenschets gemeente De gemeente Niedorp bestaat uit een negental dorpen en enkele buurtschappen. Voorheen vormde een aantal dorpen zelfstandige gemeenten. Sinds 1 januari 1990 heeft de gemeente Niedorp de huidige bestuursvorm. De gemeente telde 1 januari inwoners. De ligging van de gemeente in de Kop van Noord-Holland brengt met zich mee dat het gebied hoofdzakelijk een agrarisch karakter heeft, waarbij de recreatie in toenemende mate van belang wordt. Fiets- wandel- en kanomogelijkheden zijn er volop. Kolhorn vormt hierbij vooral een plaats van betekenis. Qua gemeentelijke organisatie is met name de afdeling VROM/AJZ van belang. Het voornemen van de gemeente is wel om met ingang van 1 januari 2006 de milieutaken te laten verrichten door en nog op te richten Milieudienst in Schagen met een viertal andere gemeenten. VROM-Inspectie Uitvoering en handhaving van VROM regels door de gemeente Niedorp Pagina 10/35

11 4 Beleid In dit hoofdstuk zijn de bevindingen en oordelen weergegeven van de VROM-taken op beleidsniveau. 4.1 Bouwen Bouwverordening De 9 e en 10e serie wijzigingen van de Modelbouwverordening zijn niet in de gemeentelijke bouwverordening verwerkt. Deels adequaat omdat de gemeentelijke bouwverordening niet is geactualiseerd. Verbeterpunten Het doorvoeren van de 9 e en 10 e wijziging in de bouwverordening en deze vervolgens laten vaststellen door het bevoegd gezag Welstandsbeleid De gemeente beschikt over een welstandsnota die met ingang van 1 juli 2004 van kracht is geworden. Adequaat omdat de welstandscriteria waaraan bouwaanvragen worden getoetst voldoende inzichtelijk zijn gemaakt in de welstandsnota Beleid op (de inhaalslag) gebruiksvergunningen/brandveiligheidsbeleid (niet wettelijke verplichting) In samenwerking met de regionale brandweer is in 2001 een prioriteitenlijst per gebouwcategorie vastgesteld. Daaruit blijkt dat de meest risicovolle bedrijven of instanties als eerste zijn bezocht. In 2003 is een notitie vastgesteld waarin de gemeente aangeeft welk niveau van brandveiligheid wordt gehanteerd bij bestaande bouw en waarin conform de richtlijnen van het NIBRA wordt gestreefd naar het niveau van nieuwbouw. De door het Ministerie van Binnenlandse Zaken aan de gemeenten toegezonden Handreiking Brandpreventiebeleid bestaande bouw wordt door de gemeente als richtsnoer gehanteerd bij de brandpreventieve beoordeling van bestaande bouw maar is geen vastgesteld beleid. Dat betekent dat voor elke aanvraag apart kan (zal) worden beoordeeld in hoeverre de te stellen eisen een duidelijke bijdrage leveren aan de brandveiligheid. VROM-Inspectie Uitvoering en handhaving van VROM regels door de gemeente Niedorp Pagina 11/35

12 In de evaluatie gebruiksvergunningen wordt gesproken over de hoge kosten die noodzakelijke bouwkundige voorzieningen aan scholen en kerken met zich mee zouden brengen. Met school- en kerkbesturen zijn daarom afspraken gemaakt over acceptabele oplossingen. Wat deze precies inhouden is in de stukken niet terug te vinden. Het geheel aan beleidsregels en afspraken komt nogal versnipperd en weinig overzichtelijk over. Onvoldoende: ten aanzien van het beleid heeft de gemeente nog niet echt doorgepakt. Er is wel een richting aangegeven op basis van de Handreiking, maar vastgesteld beleid ontbreekt vooralsnog. Aanbeveling In de bouwverordening zelf ligt vast wat gebruiksvergunningplichtig is. Ontwikkel als uitwerking hiervan nader beleid ten aanzien van gebruiksvergunningen/brandveiligheid. Zie verder de omschrijving van het adequate niveau als omschreven in Bijlage 2 onder 1.1. Beleid Bouwen/onderdeel gebruiksvergunningen Beleid toetsing aanvragen aan o.m. Bouwbesluit (niet wettelijke verplichting); Voor de toetsing van bouwaanvragen aan het Bouwbesluit is geen beleid ontwikkeld. Er wordt ook geen gebruik gemaakt van de resultaten van het project Collectieve Kwaliteitsnormering Bouwvergunningen (CKB), waarmee een transparante en onderling vergelijkbare toetsing wordt nagestreefd. Wel is de gemeente voornemens om in samenwerking met de Gewest-gemeenten een bouwbeleidsplan op te stellen. De planning is dat dit in de tweede helft van 2005 c.q. eerste helft van 2006 zal plaatsvinden. Uit het onderzoek is naar voren gekomen dat op grond van een werkafspraak in ieder geval op de onderdelen veiligheid en gezondheid wordt getoetst. Onvoldoende, aangezien de gemeente niet heeft vastgesteld op welke wijze de toetsing aan het Bouwbesluit moet worden uitgevoerd en de gewenste transparantie en eenduidigheid niet is gewaarborgd. Aanbeveling Stel beleid op met behulp van de CKB-methodiek of een daarmee vergelijkbare methodiek zodat de manier waarop bouwaanvragen aan het Bouwbesluit worden getoetst op een dragende wijze worden gemotiveerd Toezicht- en handhavingsbeleid (niet wettelijke verplichting) Voor bouwen en slopen beschikt de gemeente niet over bestuurlijk vastgesteld handhavingsbeleid. Het onderzoek wijst uit dat wel een aantal aandachtspunten zijn benoemd, die ambtelijk zijn vastgesteld. De mate waarin het toezicht wordt uitgeoefend is gerelateerd aan het inzicht en de ervaring van de individuele inspecteur. In 2002 is door de gemeente een handhavingsbeleid gebruiksvergunningen vastgesteld. Dit beleid bestaat uit een drie stappenplan waarin summier de werkwijze wordt beschreven bij een eerste, tweede en derde constatering van een overtreding. Aan de controle van gebruiksvergunningen wordt aandacht besteed in een set werkafspraken (zie ook onder uitvoering gebruiksvergunning). Hierin wordt ook aangegeven welke handelswijze wordt gevolgd indien de exploitant de gemaakte afspraken niet nakomt: m.a.w. handhaving van gebruiksvergunningen. Beide documenten, handhavingsbeleid en werkafspraken, geven op het terrein van toezicht en handhaving geen blijk van onderlinge samenhang. Uit de evaluatie gebruiksvergunningen moet in ieder geval worden afgeleid dat het vastgestelde handhavingsbeleid leidend is voor de werkwijze bij overtredingen. Het handhavingsbeleid voor gebruiksvergunningen is summier maar voldoet volgens VROM-Inspectie Uitvoering en handhaving van VROM regels door de gemeente Niedorp Pagina 12/35

13 zeggen nog wel in de huidige situatie. Binnen de gemeente Niedorp gaat het meer om kleinere zaken. Tot op heden is het niet nodig geweest B&W te adviseren een gebruiksvergunning in te trekken. Door Veiligheidsregio Noord-Holland noord is een samenwerkingsverband georganiseerd tussen 30 gemeenten. Een van de uitkomsten was dat binnen de gemeente Niedorp de praktische uitvoering wel op orde is maar dat het nog ontbreekt aan een aantal beleidsstukken. De intentie is om dit voor 2010 op orde te hebben De regio stuurt dit. Onvoldoende: alleen voor gebruiksvergunningen is beleid opgesteld, maar dit voldoet grotendeels niet aan het adequate niveau. Er wordt geen controlefrequentie aangegeven, geen onderscheid gemaakt tussen marginaal en intensief toezicht en een actieve signaleringsstructuur voor de opsporing van illegale situaties ontbreekt. Het ontwikkelen en vaststellen van toereikend beleid volgens het adequate niveau Toezichtsbeleid bestaande gebouwvoorraad Er is geen beleid voor het toezicht op de bestaande voorraad. Overtredingen worden doorgaans adhoc gesignaleerd door het bouwtoezicht, op het moment dat deze en route is voor de controle van verleende bouwvergunningen. Daarnaast wordt gereageerd op meldingen. Om het toezicht toch in enige mate te structureren wordt een bepaalde gebiedsindeling gehanteerd met bijbehorende controlefrequenties. Deze werkwijze is echter niet vastgesteld. Onvoldoende omdat aan de uitvoering van het toezicht bestaande voorraad geen prioriteitenstelling wordt verbonden en deze afhankelijk is van de min of meer toevallige aanwezigheid van het bouwtoezicht. De gemeente loopt hiermee het risico dat overtredingen niet of niet tijdig worden gesignaleerd. Aanbeveling Zonder toezichtsbeleid ontbreekt de grondslag voor een effectieve bewaking van de kwaliteit van de bestaande voorraad. Het opstellen en vaststellen van toezichtsbeleid verdient aanbeveling bouwbeleid Binnen de afdeling VROM/Ajz ligt het zwaartepunt op de uitvoering en wordt aan beleidsvorming minder aandacht besteed. De onderdelen van het bouwbeleid die hun grondslag vinden in de wet- en regelgeving (bouwverordening en welstandsbeleid) zijn wel voorhanden. Wat echter ontbreekt zijn adequate beleidsregels voor de toetsing van bouwplannen aan het Bouwbesluit en toezicht en handhavingsbeleid. Weliswaar zijn voor de handhaving van gebruiksvergunningen enkele beleidsregels opgesteld, maar deze zijn nog erg summier. Onvoldoende vanwege belangrijke hiaten in het totale beleidsveld. Om de veiligheid van de (bebouwde) omgeving nog beter te waarborgen, alsmede de uitvoering van de toezichthoudende taken binnen duidelijke kaders te kunnen laten plaatsvinden, is het wenselijk adequaat beleid te ontwikkelen en vast te stellen. Aanbevolen wordt om een begin te maken met beleidsregels voor VROM-Inspectie Uitvoering en handhaving van VROM regels door de gemeente Niedorp Pagina 13/35

14 de toetsing aan het Bouwbesluit en het algehele toezicht- en handhavingsbeleid. Tevens is het wenselijk om voor gebruiksvergunningen/brandveiligheid de volgende stap te zetten in de ontwikkeling van een beleidskader. 4.2 Milieu Milieubeleidsplan (niet wettelijke verplichting) De gemeente heeft geen milieubeleidsplan. Niet van toepassing Beleid Wm-vergunningen en meldingen (niet wettelijk verplicht) Doordat veel bedrijven onder AMvB s vallen zijn van de 725 Wet Milieubeheer-vergunningen-inrichtingen er 115 vergunningplichtig. Er is geen beleid vastgesteld dat b.v. voorziet in de actualiseringsplicht van vergunningen, duurzaamheidsaspecten en verruimde reikwijdte Wm-vergunningen. (In het concept-milieuprogramma 2005/2006 als genoemd onder wordt hieraan inmiddels wel aandacht besteed.) Het aantal Wm-vergunningen dat jaarlijks wordt afgegeven is voldoende. Wat wel opvalt is dat er nog een aanzienlijke lijst resulteert met niet-actuele vergunningen d.w.z. ouder dan 10 jaar t.w. in totaal 26. Deels adequaat omdat er relatief veel verouderde vergunningen zijn. Stel beleid vast om het bestand aan verouderde vergunningen te verminderen Beleid Bouwstoffenbesluit (niet wettelijke verplichting) Er is geen implementatieplan vastgesteld, waarin de rolverdeling vastligt. De afdeling VROM/AJZ en beheer en werken voeren dit besluit in de praktijk uit, maar wordt slechts ad hoc geraadpleegd binnen de gemeente zelf (door Beheer en Werken waar het betreft civieltechnische (grond-) werken). Het bureau Bouwen binnen de afdeling VROM/AJZ is verantwoordelijk voor controle vormgegeven bouwstoffen ; het bureau Milieu binnen genoemde afdeling is dat voor grond. Er vindt geen registratie van meldingen plaats. Overtollige kleine partijen grond binnen de gemeente gaan in de regel naar een grondbank buiten de gemeente. Van de vrijstellingsregeling grondverzet wordt nog geen gebruik gemaakt om de gemeente niet beschikt over een vastgesteld bodembeheersplan met bodemkwaliteitskaart. Van de vrijstellingsregeling wordt wel gebruik gemaakt bij projecten op grond van een projectkaart en beheerplan. De uitvoering van deze taak is onvoldoende. Aanbeveling Het vaststellen van een implementatieplan, waardoor genoemde afdeling VROM meer verankerd is bij zaken waar het Bouwstoffenbesluit speelt. VROM-Inspectie Uitvoering en handhaving van VROM regels door de gemeente Niedorp Pagina 14/35

15 4.2.4 Bodembeleid (niet wettelijk verplicht). Er is geen beleid vastgesteld. Hoewel de gemeente beschikt over een Bodeminformatie-systeem is dit nog onvoldoende gevuld. Er ligt nog heel veel bodeminformatie (ruim 250 dossiers) dat nog moet worden ingevoerd. De gemeente heeft wel de intentie om tot een bodemkwaliteitskaart met een beheersplan te komen. Onvoldoende. Het vaststellen van een bodemkwaliteitskaart/beheersplan Rioleringplan (GRP) en Zorgplicht afvalwater 1. Er is geen geldend Gemeentelijke Rioleringsplan (GRP). Wel ligt er een nieuw GRP voor de periode dat naar verwachting in oktober a.s. door de gemeenteraad zal worden vastgesteld. 2. Voor het eind van het jaar zal er een Wvo-vergunning aangevraagd dienen te worden voor het gehele stelsel. 3. De reden dat de gemeente achterstand heeft opgelopen bij het treffen van maatregelen wordt veroorzaakt door het feit dat het gehele rioleringsstelsel opnieuw doorgerekend moest worden in het kader van de optimalisatieplannen. Deze taak wordt deels adequaat uitgevoerd, omdat er feitelijk nog geen nieuw actueel Gemeentelijk Rioleringsplan is vastgesteld. Verbeterpunten Het in oktober a.s. vaststellen van het nieuwe Gemeentelijke Rioleringsplan en het voor indienen van een Wvo-aanvraag Externe veiligheid (niet wettelijke verplichting) Uitgaande van de brief van 13 maart 2002 van de Minister van VROM aan alle gemeenten (onderwerp brief: Ontwikkeling rond risicovolle situaties gevaarlijke stoffen) zou het volgende moeten gebeuren: 1. Het inventariseren van alle risicovolle inrichtingen binnen de gemeente aan de hand van het Besluit Risico Zware Ongevallen en het ontwerp Besluit kwaliteitseisen externe veiligheid (d.w.z. of er LPG-tankstations, bestrijdingsmiddelenopslagen of andere opslagen voor gevaarlijke stoffen (CPR-15-inrichtingen), koel- en vriesinstallaties met ammoniak aanwezig zijn); 2. Het inventariseren van overige risicovolle objecten zoals wegen, pijpleidingen e.d; 3. Het aanschrijven van bedrijven die onder het Besluit Risico Zware Ongevallen vallen, met het verzoek een aanvraag in te dienen voor een bepaalde datum; 4. Het melden van de inventarisatie onder 1 en 2 bij het RIVM, dat in het kader van het Registratiebesluit externe veiligheid, daarover een register Risicosituaties Gevaarlijke stoffen beheert; 5. Het openbaar maken van de lijst van risicovolle inrichtingen/objecten binnen de gemeente; 6. Het opstellen van een gemeentelijk rampenplan; 7. Het opstellen van een risicokaart, waarop de zones rondom deze inrichtingen zijn weergegeven. (Is geen wettelijke verplichting, maar is wel gewenst); 8. Het verwerken van risicocontouren in de RO-regelgeving (b.v. in bestemmingsplannen). VROM-Inspectie Uitvoering en handhaving van VROM regels door de gemeente Niedorp Pagina 15/35

16 Ad1. De gemeente heeft samen met een aantal andere gemeenten in het verleden wel een lijst laten opstellen door het bureau Tebodin B.V. Hierop staan een drietal inrichtingen voor de gemeente Niedorp. Verdere besluitvorming hierover heeft niet plaats gevonden. Wel krijgt het onderwerp externe veiligheid nu en de komende tijd de nodige aandacht, hetgeen blijkt uit de Nota Prioriteitenstelling en meetbare doelstellingen in het kader van de Professionalisering van de handhaving. Ad2. Er zijn nog geen routes voor het vervoer van gevaarlijke stoffen vastgesteld. Ad3. N.v.t. Ad4. Ja dit is gebeurd. Ad5. Ja. De lijst is nog niet openbaar. Ad6. Ja. Ad7. Er is geen risicokaart en er zijn nog geen zones vastgesteld. Ad8. Hier zal na het vaststellen van de risicokaart mee worden begonnen. De toegestane bouw van drie nieuwe woningen bij een LPG-station in Lutjewinkel is wat dat betreft marginaal te noemen. Deels adequaat omdat de inventarisatie inzake risicovolle objecten wel is afgerond, maar nog niet bestuurlijk is vastgesteld en zodoende nog niet doorwerkt in het RO-beleid. Op die manier kunnen er nog nieuwe knelpunten ontstaan, hoewel ambtelijk advies van het bureau milieu in geval van bouwzaken een vereiste is. Verbeterpunten Het formaliseren van de lijst van risicovolle objecten, opdat in het kader van de RO hiermee rekening wordt gehouden Toezicht- en handhavingsbeleid bij inrichtingen en niet inrichtingen (niet wettelijke verplichting) 1. Het aantal inrichtingen dat in 2004 is bezocht bedraagt 51; dit is voldoende. 2. Het is niet duidelijk hoe de planning van deze bezoeken tot stand is gekomen. 3. Wel is gebleken dat het inzicht in een aantal gevallen ontbreekt als het gaat om het totale bestand aan bedrijven. De gemeente is bezig met een opschoningsactie. 4. Het aantal inrichtingen dat jaarlijks gecontroleerd wordt is voldoende. 5. Ook wordt er in de regel gebruik gemaakt van een checklijst bij deze controles. 6. Opvallend is wel dat relatief weinig bestuursrechtelijk wordt opgetreden; het is de vraag of dat in alle gevallen terecht is. Deze taak wordt op gedeeltelijk adequaat niveau uitgevoerd. VROM-Inspectie Uitvoering en handhaving van VROM regels door de gemeente Niedorp Pagina 16/35

17 4.3 Ruimtelijke ordening Structuurplan (niet wettelijke verplichting) De gemeente Niedorp heeft op 29 juli 2004 Structuurvisie Niedorp 2015 vastgesteld. Belangrijke uitgangspunten hierin zijn het faciliteren van economische groei, het mogelijk maken van woningbouw en de ontwikkeling van het landelijk gebied. Genoemd worden nieuwe locale bedrijfsterreinen (Winklerzand, regionaal bedrijfsterrein), detailhandel, recreatie (o.a. meer mogelijkheden voor waterrecreatie en de ontwikkeling van een golfterrein) en de transformatie van het buitengebied, waaronder het hergebruik van vrijkomende agrarische bedrijfsgebouwen. Ook wordt beschreven dat de gemeente een nieuw bestemmingsplan buitengebied wil ontwikkelen. De structuurvisie beschrijft de meest gewenste ontwikkelingen in hoofdlijnen, maar biedt nauwelijks een ruimtelijk kader van wat op welke plek wel of niet een gewenste ontwikkeling is. Het oordeel is deels adequaat. Geef een vervolg aan de structuurvisie door middel van een ruimtelijke uitwerking waarin meer specifiek wordt aangegeven op welke plek welke ontwikkeling al dan niet wordt mogelijk gemaakt dan wel gefaciliteerd en gestimuleerd wordt. Geef prioriteiten aan per ontwikkeling en per gebied, zodat dit als onderligger kan dienen voor de actualisering van bestemmingsplannen en voor het vrijstellingenbeleid Bestemmingsplanbeleid (niet wettelijke verplichting) De gemeente Niedorp heeft geen bestemmingsplanbeleid, al is er wel sprake van dat de gemeente enkele bestemmingsplannen actualiseert. Deels adequaat Aanbeveling Formuleer beleid over het actualiseren van bestemmingsplannen en stel deze vast. Stel daarbij als doel dat bestemmingsplannen niet ouder zijn dan 10 jaar. Richt het beleid op integrale ontwikkeling van bestemmingsplannen. Richt beleid op handhaafbare bestemmingsplannen Vrijstellingbeleid (niet-wettelijke verplichting) De gemeente Niedorp heeft op een aantal terreinen vrijstellingenbeleid vastgesteld. Dit geldt bijvoorbeeld voor bijgebouwenbeleid, handelswijze bij aankoop agrarische grond door particulieren, grote percelen beleid, beleid ontwikkelingen buitengebied en beleid recreatiewoningen (oud). Het beleid is gepubliceerd. Daarnaast zijn er meerdere conceptbeleidsstukken: vrijkomende agrarische bebouwing, recreatiewoningen en is ambtelijk beleid voor windmolens opgesteld. Bouwen van windmolens was tot nu toe tot 32 meter vrij voor solitaire molens, maar boeren willen hoger kunnen. Het provinciaal beleid is er evenwel op gericht om geen medewerking te verlenen aan solitaire molens. Het college heeft de genoemde conceptbeleidsstukken aangehouden. Deels adequaat. VROM-Inspectie Uitvoering en handhaving van VROM regels door de gemeente Niedorp Pagina 17/35

18 Aanbeveling Stel het gemeentelijk vrijstellingsbeleid ook verder vast wat betreft voor wat betreft vrijkomende agrarische bebouwing, recreatiewoningen en windmolens. Zorg ervoor dat dit beleid wat betreft windmolens niet in strijd is met provinciaal en rijksbeleid. Pas de beleidsregels consequent toe en wijk er alleen gemotiveerd van af Toezicht- en handhavingsbeleid (niet wettelijke verplichting) De gemeente Niedorp heeft geen toezicht- en handhavingsbeleid. Het voornemen bestaat om een integraal handhavingsbeleid op te stellen. Onvoldoende Aanbeveling Laat toezicht- en handhavingsbeleid door het college vaststellen. Voorzie in dit beleid in een structuur voor actieve signalering van illegale situaties. Zorg dat het beleid een stappenplan bevat. Baseer het toezicht- en handhavingsbeleid op een nulmeting. Voorzie in een prioritering. Indien sprake is van gedogen doe dit dan alleen bewust en actief en baseer dit op vast te stellen gedoogbeleid. VROM-Inspectie Uitvoering en handhaving van VROM regels door de gemeente Niedorp Pagina 18/35

19 5 Programma en Administratieve organisatie In dit hoofdstuk zijn de bevindingen en oordelen weergegeven op programma-/organisatieniveau VROMtaken. 5.1 Bouwen Uitvoeringsprogramma verlening bouwvergunningen/sloopvergunningen (niet wettelijk verplichting); Door de afdeling VROM/Ajz is aangegeven dat het overzicht van in behandeling zijnde bouwaanvragen en principeverzoeken wordt beschouwd als uitvoeringsprogramma. Volgens het voor dit onderdeel vastgestelde adequate niveau kan een dergelijk overzicht echter niet als uitvoeringsprogramma worden beschouwd. De relatie tussen de werkvoorraad en de daarvoor benodigde menskracht en middelen is immers niet inzichtelijk gemaakt. En hierdoor is het ook niet mogelijk om het bevoegde orgaan op adequate wijze omtrent eventuele knelpunten te informeren en daarvoor geschikte maatregelen te (laten) treffen. Er is geen uitvoeringsprogramma voor de verlening van sloopvergunningen en meldingen. Slecht omdat geen sturing wordt gegeven aan de uit te voeren taken in de richting van vooraf gestelde doelen en omdat niet is gewaarborgd dat de uit te voeren taken ook daadwerkelijk met de beschikbare capaciteit en middelen uitgevoerd kunnen worden. Het opstellen van een uitvoeringsprogramma voor de verlening van bouwvergunningen, sloopvergunningen en meldingen. Laat het programma door of namens het bevoegde orgaan vaststellen. Leg in het programma een relatie tussen uit te voeren taken en benodigde menskracht en middelen. Neem in het programma een regeldeels adequaate evaluatie en terugkoppeling naar het bevoegde orgaan op Uitvoeringsprogramma voor de actualisering van gebruiksvergunningen en de inhaalslag van de verlening van gebruiksvergunningen (niet wettelijk verplicht); Voor dit onderdeel is geen programma vastgesteld. Wel wordt in de in 2001 vastgestelde prioriteitenlijst een schatting gegeven van het gemiddelde aantal uren per gebruiksvergunning, maar dit is gedaan met het oog op de legesheffing en wordt verder niet gerelateerd aan de benodigde inzet van mensen en middelen. VROM-Inspectie Uitvoering en handhaving van VROM regels door de gemeente Niedorp Pagina 19/35

20 Slecht omdat geen programma is opgesteld en dus ook geen relatie kan worden gelegd tussen uit te voeren taken en daarvoor benodigde menskracht en middelen. Stel een programma op en leg daarin de relatie tussen uit te voeren taken en benodigde menskracht en middelen Toezicht- en handhavingsprogramma (niet wettelijke verplichting): Er is geen uitvoeringsprogramma voor het toezicht op en de handhaving van de kwaliteit van de bestaande voorraad. Slecht omdat geen programma is opgesteld en dus ook geen relatie kan worden gelegd tussen uit te voeren taken en daarvoor benodigde menskracht en middelen. Het opstellen van een uitvoeringsprogramma voor het toezicht en de handhaving van de kwaliteit van de bestaande voorraad. Laat het programma door of namens het bevoegde orgaan vaststellen. Leg in het programma een relatie tussen uit te voeren taken en benodigde menskracht en middelen. Neem in het programma een regelmatige evaluatie en terugkoppeling naar het bevoegde orgaan op bouwtoezichtprogramma Er wordt onvoldoende sturing gegeven aan de uitvoering van de bouwtoezichtelijke taken omdat geen uitvoeringsprogramma s voorhanden zijn. Omdat voor een aantal terreinen binnen het bouwtoezicht geen beleid beschikbaar is bestaat er ook geen aanleiding tot het opstellen van verifieerbare prestatie eisen in relatie tot beleidsdoelstellingen. Achteraf kan alleen maar geconstateerd worden of al dan niet voldoende menskracht en middelen aanwezig waren om de toezichthoudende taken in het verificatiejaar 2004 naar behoren te vervullen. Slecht omdat over de gehele linie van het bouwtoezicht geen sturing wordt gegeven aan de uit te voeren taken in de richting van vooraf gestelde doelen en omdat niet is gewaarborgd dat de uit te voeren taken ook daadwerkelijk met de beschikbare capaciteit en middelen uitgevoerd kunnen worden. Stel een programma vast voor alle onderscheidende BWT-taken. Om dit gefundeerd te kunnen uitvoeren dient eerst beleid te worden ontwikkeld en vastgesteld voor die aandachtsvelden binnen het bouwtoezicht waarvoor dat nog niet is gedaan. VROM-Inspectie Uitvoering en handhaving van VROM regels door de gemeente Niedorp Pagina 20/35

21 5.2 Milieu Milieuprogramma De gemeente beschikte tijdens het verificatiejaar 2004 niet over een milieujaarprogramma, hetgeen wettelijk wel verplicht is. Inmiddels is er wel een concept milieujaarprogramma opgesteld voor de jaren 2005 en Aangezien de gemeente in 2004 niet over een milieuprogramma beschikte, is de uitvoering van deze taak qua niveau onvoldoende. Verbeterpunten Stel jaarlijks een milieuprogramma vast. Eind 2002/begin 2003 is u een Handreiking gemeentelijke milieuprogrammering en milieuverslaglegging toegezonden door deze Inspectie getiteld Van verplichting naar verbetering. 5.3 Ruimtelijke ordening Uitvoeringsprogramma actualiseren bestemmingsplannen (niet wettelijke verplichting) Er zijn in Niedorp vele niet actuele bestemmingsplannen (21 van de 31 plannen zijn verouderd). In 2002 is een actualiseringprogramma voor de herziening hiervan opgesteld. De medewerker die hieraan zou moeten werken komt hier echter niet aan toe. Dit is een kwestie van tijd en capaciteit en een andere organisatie van het werk.. Met de inwerkingtreding van de nieuwe Wro, naar het zich thans laat aanzien in 2006/2007, zullen gemeenten op basis van verouderde bestemmingsplannen geen leges meer kunnen heffen. Onvoldoende. Aanbeveling Het opnieuw opstellen van een programma om te komen tot actualisering van de bestemmingsplannen waarin voldoende middelen (personeel, financiën) beschikbaar worden gesteld om te bereiken dat het grondgebied van Niedorp in 2010 is belegd met actuele bestemmingsplannen Toezicht- en handhavingsprogramma (niet wettelijke verplichting) De gemeente Niedorp beschikt niet over een toezichts- en handhavingsprogramma. Onvoldoende. Aanbeveling Stel een toezicht- en handhavingsprogramma op, als uitvloeisel van het voorziene integrale toezichts- en handhavingsbeleid. Neem hierin een overzicht op van de uit te voeren taken en daaraan gekoppelde menskracht en middelen. VROM-Inspectie Uitvoering en handhaving van VROM regels door de gemeente Niedorp Pagina 21/35

22 5.4 Administratieve organisatie Bouwen Bouwen Werkprocessen Binnen de afdeling is een aanzet gegeven tot het uitgebreid beschrijven van ca. 20 werkprocessen, maar deze actie is niet doorgezet. Bij navraag is gebleken dat het maken van goede werkafspraken effectiever is gebleken voor de praktijkgerichte aanpak van de afdeling. De complexere processen blijken bovendien beperkt te zijn tot het werkveld van RO. Mandatering Het afdelingshoofd is gemandateerd om beschikkingen namens het bestuur te tekenen. Termijnbewaking De bouwvergunningen worden binnen de wettelijke termijnen verleend. Bij de sloopdossiers is in een enkel geval een overschrijding van de termijn geconstateerd. Ten aanzien van gebruiksvergunningen is gebleken dat er meerdere vergunningen (ver) over de termijn zijn verleend. Dossiervorming De dossiers geven onvoldoende inzicht in de wijze waarop de vergunningverlening tot stand is gekomen. Dit komt omdat er geen of onvoldoende blijken zijn van inhoudelijke toetsing en ook omdat de nodige relevante stukken decentraal worden opgeslagen; er bestaat naast het centrale archief ook een z.g. straatnaamarchief. Documenten worden deels op papier en deels digitaal opgeslagen. Scheiding van functies Bij het bouwtoezicht is de functiescheiding tussen vergunningverlening en toezicht/handhaving gewaarborgd. Door adequate opleiding en ervaring van de medewerkers wordt de kwaliteit van de dienstverlening op het vereiste niveau gehouden. Standaard beschikken de medewerkers over HBOniveau en de opleidng BWT 1 & 2. Vier ogenprincipe Het vier ogenprincipe, waarbij elk dossier op inhoudelijke aspecten wordt gecontroleerd, wordt in de praktijk nog niet consequent uitgevoerd. Onvoldoende omdat de administratieve organisatie in zijn huidige vorm onvoldoende ondersteuning biedt aan de afstemming tussen beleid, programma en uitvoering. Daarbij ontbreekt het aan een goede centrale dossiervorming. Met een adequate administratieve organisatie kan de overdraagbaarheid van taken worden verbeterd en is de voor de organisatie benodigde informatie beter gewaarborgd. Stel de werkprocessen voor vergunningverlening, be- en afhandeling meldingen, toezicht en handhaving op het gebied van bouw, sloop en gebruik bestuurlijk vast en maak deze bekend bij de betrokken medewerkers. VROM-Inspectie Uitvoering en handhaving van VROM regels door de gemeente Niedorp Pagina 22/35

23 Leg in de werkprocessen voor de uitvoering van bouwtaken, de procedures, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden voldoende vast; Bewaak wettelijke termijnen en termijnen van orde gestructureerd en informeer belanghebbende bij overschrijding schriftelijk. o Structureer de dossiers zodat deze volledig, toegankelijk en helder zijn. Geef in de werkprocessen aan dat de taken m.b.t. vergunningverlening en toezicht niet in één functionaris worden verenigd. Draag zorg voor één dossier per object en breng deze onder in het centrale archief. Organiseer de taken uitvoering van toezicht en vergunningverlening m.b.t. één dossier zodanig, dat deze niet door dezelfde functionaris plaats vinden. Neem in de werkprocessen een kwalitatieve toets op. 5.5 Administratieve organisatie Milieu Werkprocessen De belangrijkste werkprocessen zijn beschreven waaronder de aanvraag voor een milieuvergunning. Voorzover ze niet zijn beschreven zijn ze (deels) aanwezig in de applicaties Gisvg-milieu, in combinatie met begeleidingsformulieren en standaarddocumenten. Verder zijn alle processen en protocollen, die verplicht zijn in het kader van de professionalisering van de milieuhandhaving. Delegatie en mandatering Er is een mandaatbesluit waarbij het afdelingshoofd bepaalde bevoegdheden heeft om b.v. meldingen/vergunningen zelfstandig af te doen, mits geen bezwaren zijn ingediend. Dossiervorming De dossiers zijn toegankelijk en helder gestructureerd. Functiescheiding Vergunningverleners verrichten in principe geen handhavingstaken en visa versa. Soms gaat evenwel de vergunningverlener wel mee met de toezichthouder b.v. bij een opleveringscontrole. Dit hangt samen met de beperkte omvang van de groep milieu. Kwaliteitsborging Er wordt gebruik gemaakt van standaarden (pakket van De Roever ). Het personeel is verder ervaren en het afdelingshoofd bewaakt eveneens de kwaliteit van de producten en processen. Klachtenbehandeling en ongewone voorvallen Er is een nota Klachtenregistratiesysteem. Ook is er een protocol voor de behandeling van een klacht beschikbaar. Wel moeten deze twee nog op elkaar worden afgestemd. Ook wordt in de praktijk genoemde procedure nog niet gevolgd. De administratieve organisatie wordt als deels adequaat beoordeeld. Verbeterpunt Het zo spoedig mogelijk vaststellen van de nieuwe klachtenprocedure en het vervolgens in praktijk brengen hiervan. VROM-Inspectie Uitvoering en handhaving van VROM regels door de gemeente Niedorp Pagina 23/35

24 5.6 Administratieve organisatie ruimtelijke ordening De gemeente heeft de administratieve organisatie voor ruimtelijke ordening niet beschreven. Wel heeft de RO- medewerker zelf in zijn computer procedures beschreven. Dit is bedoeld als handreiking. De administratieve organisatie op het onderdeel ruimtelijke ordening is onvoldoende. Leg de administratieve organisatie ruimtelijke ordening bestuurlijk vast (zo mogelijk in samenhang met bouwen en milieu) en maak dit aan de betrokken medewerkers bekend. Schenk hierbij aandacht aan werkprocessen, mandatering, termijnbewaking, dossiervorming, scheiding van functies, het 4-ogen principe en klachtenbehandeling en behandeling ongewone voorvallen. VROM-Inspectie Uitvoering en handhaving van VROM regels door de gemeente Niedorp Pagina 24/35

25 6 Uitvoering In dit hoofdstuk zijn de bevindingen en oordelen weergegeven van de VROM-taken op uitvoeringsniveau. 6.1 Bouwen Bouwvergunningen Om een juist beeld te krijgen van de wijze waarop de gemeente uitvoering geeft aan de diverse bouwvergunningprocedures zijn een aantal dossiers bestudeerd en zijn op ambtelijk niveau enkele mondelinge interviews afgenomen. Algemeen De onderzochte dossiers geven beperkt inzicht in de wijze waarop de bouwvergunningprocedures zijn afgehandeld. Er wordt niet of onvoldoende blijk gegeven van de volledigheidstoets, bestemmingsplantoets en Bouwbesluittoets. Van de welstandsadviezen worden alleen de gestempelde tekeningen in de dossiers opgeborgen. De notulen van de welstandvergadering worden apart gearchiveerd. In een aantal dossiers is een voortgangscontrolelijst aangetroffen met daarop aangegeven de uitkomst van de verschillende stappen in de procedure, maar deze lijst is niet altijd volledig ingevuld en ontbreekt soms. Van ambtelijke zijde is verklaard dat de voortgangslijsten vooral worden gehanteerd voor grotere en/of complexe bouwwerken. Tijdens de interviews is vermeld dat alle vergunningen binnen de daarvoor geldende wettelijke termijnen worden afgehandeld. Dit wordt gestaafd door de uitkomsten van het dossieronderzoek. Ten aanzien van de wettelijke termijnen voor de volledigheidstoets wordt een zekere (toelaatbare) coulance betracht. Bij navraag blijkt dit een door de praktijk ingegeven klantvriendelijke opstelling Specifiek De volledigheidstoets geschiedt aan de hand van de checklist achterin het aanvraagformulier. Voor het verzoek om aanvulling is een standaardbrief opgesteld met de meest voorkomende ontbrekende gegevens. De dossiers worden op een vast stapeltje gelegd zodat deze snel (visueel) kunnen worden gecontroleerd op uit te voeren vervolgacties. Vanwege de bescheiden omvang van de gemiddelde werkvoorraad wordt dit door de medewerkers goed mogelijk geacht. De bestemmingsplantoets wordt door de bouwplantoetser zelf uitgevoerd m.b.v. standaardformulieren in het systeem. Een toets bestaat uit een B&W advies met ruimtelijke onderbouwing. Vanwege de kleine omvang van de afdeling is direct (informeel) overleg met de collega RO mogelijk. De toets aan het Bouwbesluit wordt op basis van ervaring uitgevoerd, zonder hulp van een checklist. Mogelijk zal in de toekomst wel van een checklist gebruik worden gemaakt maar vanwege beperkingen op VROM-Inspectie Uitvoering en handhaving van VROM regels door de gemeente Niedorp Pagina 25/35