Werken met zelfsturende teams in de Stad Gent. Congres 2013: Sociale innovatie een uitdaging!

Transcriptie

1 Werken met zelfsturende teams in de Stad Gent Congres 2013: Sociale innovatie een uitdaging!

2 Agenda workshop 1. Wat is innovatieve arbeidsorganisatie voor ons en wat hebben we geleerd uit onze Gentse praktijkcases? + vraagstelling (45 ) 2. Werksessie: me & my team?! (45 )

3 IAO

4 Innovatieve Arbeidsorganisatie?

5 IAO =

6 Stad Gent: uitdagingen

7

8 Taakeisen werkdruk emotionele taakeisen mentale taakeisen fysieke taakeisen invloed op de werkplanning zelf de inhoud van het werk kunnen bepalen Regelmogelijkheden zelfregulerend vermogen zelf een pauze kunnen kiezen controle van een werkende over zijn taken en gedrag Karasek

9 model van Karasek

10

11 Onze IAO gestart in 2011 Lerende Netwerken Dieptetrajecten (Proeftuinstraat, Ecowerkhuis, Bibliotheek > Krook, ) Het Nieuwe Werken Nu verankeren als stadsbrede methodiek!?

12 Bouwstenen rolmodel IAO Structuur Processen Persoonlijkheid Kennis Vaardigheid Attitude Individueel actieterrein Gedrag Resultaat Strategie Visie Leiderschap Systemen Cultuur

13 Gedrag/Resultaat = Kennis Duidelijke doelstelling Opleiding Ervaring/job rotatie Open cultuur Aangepast leiderschap Participatie Betrokkenheid Mogelijkheden Ondersteuning Resultaat beoordeling Regelcapaciteit

14 Aanpak Lerend Netwerk IAO 1, 2, 3,

15 van elkaar leren in het netwerk de plannen van aanpak

16 elkaar leren kennen

17 Bekijk ook de andere plannen van aanpak

18 Resultaten tot nu toe JEUGDDIENST STRATEGIE EN COÖRDINATIE PROEFTUIN BIJ BRUGGEN, WEGEN EN WATERLOPEN ECOWERKHUIS DIENST KINDEROPVANG DIENST ONDERHOUD GEBOUWEN DIENST ECONOMIE ARCHIEF OCMW GENT DIENST COMMUNICATIE SERVICE EN LOGISTIEK MOBILITEITSBEDRIJF BIBLIOTHEEK DIENST BUURTWERK GEZONDHEIDSDIENST GROENDIENST JURIDISCHE DIENST EN KENNISBEHEER PEDAGOGISCHE BEGELEIDINGSDIENST ORGANISATIEONTWIKKELING HISTORISCHE HUIZEN

19 Dieptetrajecten enkele voorbeelden

20 EEN BIBLIOTHEEK VOOR DE TOEKOMST

21 Bibliotheek: huidige situatie 21

22 Een plek voor 1. Deelname aan/delen van kennis en cultuur Netwerk 2. Kennismaking met innovatie en technologie 3. Inspiratie, experience 4. Leren 5. Ontmoeting

23 KLANTENBEHOEFTE statistiek, gebruikerspanels, MANAGEMENTPROCESSEN DIRECTEUR statistiek STAF directie-assistent interne communicatie TOETSING RESULTAAT statistiek, gebruikersonderzoek, HOOFDPROCES STAPPEN KENNIS DELEN & INSPIREREN RESULTAAT: AFDELING KIEZEN & BESTELLEN VERRIJKEN PRESENTEREN PERSOONLIJK VERBINDEN ONTLENEN & RAADPLEGEN meest relevante bibliotheek K R O O K AGORA JEUGDBIB CULTUURBIB KENNISBIB MAGAZIJN FILIALEN ONDERSTEUNENDE PROCESSEN PUBLIEKSPROCESSEN BESTEL- ADMINISTRATIE ICT CATALOGRAFIE COLLECTIE-- VERZORGING PUBLIEKS- ACTIVITEITEN EDUCATIE EXTERNE COMMUNICATIE KLANTENZORG LOGISTIEK ICT FINANCIËN PERSONEEL EXTERNE COMMUNICATIE 23

24 Dienst Wegen, Bruggen en Waterlopen: een proeftuin!? Administratieve Afdeling 8 VTE Personeel IKZ meldingen,en schadedossiers Overheids opdrachten Algemene administratie en briefwisseling Colleges en Gemeenteraad Technische Afdeling Afdeling Studie Directie Dienst Wegen, Bruggen en Waterlopen 3 VTE Afdeling Uitvoering Cel Gegevensbeheer 4 VTE Cel Tekenbureau 6 VTE GEBIEDSDEKKEND Cel Toezicht Openbaar Domein 9 VTE Cel Logistiek en verkeer 60 VTE Cel Projectingenieurs 8 VTE CEL Controleurs 8 VTE Cel langetermijn contracten 3 VTE Cel Onderhoud/ ploegen +/- 110 mensen Sneeuw en Ijzel VTA-dossiers Logistiek Publiek sanitair 4VTE Waterlopen 10 VTE Asfalt 3 VTE Bestrating 18 VTE SECTORIEEL Communicatie Afdeling 1 VTE SECTOR Gent-Centrum 20 VTE SECTOR Oost 20 VTE SECTOR Zuid 20 VTE SECTOR West 20 VTE

25 is durven je mensen betrekken & luisteren!

26 Nieuwe werkvormen

27

28 Netheid Doorstroom Aanzet I A O

29 Hondentoiletten Waterbermen Ongediertebestrijding Netheidstaken Zandbakken Petanquebanen Boomspiegels Veel kilometers Wij-Zij gevoel (geen verantwoordelijkheid) Problemen bij afwezigheid - vervanging Niet op elkaar afgestemd Geen betrokkenheid bij doelstelling Geen voldoening en geen actieve jobs Hoog afwezigheidspercentage

30 Doelstelling Top Down Klantgericht Vanuit betrokkenheid Met zichtbaar resultaat Duidelijke communicatie Mogelijkheid en noodzaak tot eigen inbreng is duidelijk Missie Moet motiverend werken Authenticiteit Gedragenheid door team

31 Gent West A Gent Oost B Hondentoiletten Waterbermen Ongediertebestrijding Netheidstaken in Dampoort en Brugse Poort Brugsepoort Dampoort Hebben eigen doelstelling Voelen zich verantwoordelijk Worden op resultaten beoordeeld Bredere job afwisseling/groeikansen Groeien geleidelijk naar zelforganisatie Zijn klantgericht en efficiënter Hebben grotere job tevredenheid Lager absenteïsme

32 Meerwaarde ter realisatie van doelstelling Systeem Ondersteunend Bruikbaar door het team Met input van het team Cijfer: geeft aan welk niveau behaald is per medewerker (0 = heeft geen rijbewijs) Kleur: geeft aan of gewenst niveau behaald is per medewerker (rood = niet behaald, oranje = in ontwikkeling, groen = behaald)

33 Fleximatrix Factoren die rol spelen bij inzetbaarheid en werkverdeling: Minimale kwetsbaarheid Verschillende kwaliteiten optimaal benutten Voldoende specialisme en diepgang Kennis van elkaars werkzaamheden Ontwikkelingsmogelijkheden Eenzijdige belasting voorkomen Eerlijk verdelen van leuke en minder leuke klussen Statusverschillen mogen de interne flexibiliteit niet in de weg staan

34 Fleximatrix Stap 1 Bepaal de opbouw en benaming van de fleximatrix (afhankelijk van soort organisatie) Stap 2 Bekijk per team welke taken/competenties er zijn Stap 3 Vul de fleximatrix in Stap 4 Geef aan: welk niveau van kennis/vaardigheid nodig Stap 5 Geef aan: welk niveau van kennis/vaardigheid aanwezig Stap 6 Detecteer de opleidingsbehoeften

35 Fleximatrix (medewerkers taken)

36 Fleximatrix (medewerkers competenties)

37 Knippen & Plakken

38 Parallelliseren & Segmenteren

39 Impact op werkwijzen en gewoontes

40 Impact op Structuur

41 IAO en het HR-beleid Org.Ontw. organogrammen, processen Aanwezigheidsbeleid Dienst Personeelsbeheer (RPR, deel arbeidsvoorwaarden) Arbeidsinhoud Arbeidsomstandigheden Arbeidsvoorwaarden Arbeidsverhoudingen Leidinggevenden (arbeidsverhoudingen) Stijl, conflicten, FG IAO/HNW Recrutering&Selectie FunctieBeschrijving (arbeidsinhoud) Opleidingstraject nieuwe Leiding- Gevenden Loopbaanbegeleiding IDPBW arbeidsomstandigheden ergonomie

42 IAO + HNW =! Eerst anders organiseren (IAO) en dan anders werken (HNW) Zoniet:

43 De Gentse Innovatieve Arbeidsorganisatie? Hoe ziet onze Gentse Innovatieve Arbeidsorganisatie er uit? plaats het baken voor elke parameter bij het gepaste cijfer klein doelpubliek Individueel te bepalen O M V A N G B I N N E N DE O R G A N I S AT I E G R A A D V A N T E A M O N T W I K K E L I N G fase 2 fase minimaal minimaal ad hoc, aanvaard ad hoc, aanvaard O M V A N G B I N N E N G R O E P G E N T G R A A D V A N Z E L F S T U R I N G R E D U C T I E V A N M 2 K A N T O O R R U I M T E M AT E V A N P L A AT S O N A F H. W E R K E N M AT E V A N T I J D S O N A F H A N K E L I J K W E R K E N volledige organisatie gelijkaardig effect op groepsniveau maximaal maximaal structureel, dwingend structureel, dwingend

44 Ambitie IAO!? Verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening door in te zetten op de arbeidsomgeving via het ontwikkelen van actieve jobs en het verhogen van de regelcapaciteit van de teams. SMART maken en indicatoren bepalen! Leren en groeien Interne processen Financieel Klant Verhogen van het inzicht in de end-to-end processen Verhogen van het aandeel first time right Meer kunnen met minder medewerkers Verhogen klantentevredenheid Verbeteren van het inzicht in de planning Reduceren van onnodige handelingen Verhogen werknemertevredenheid Verhogen van de zelfsturing binnen de teams Versterken van de interactie met de klant Verhogen aanwezigheidsgraad

45 Lerend netwerk: Voornaamste leerpunten Bevestiging van de reeds toegepaste mens- en teamgerichte aanpak of vaststelling dat de huidige cultuur ver af staat van wat in het lerend netwerk is aangeboden. Het proces- en klantgericht denken als belangrijk (nieuw) inzicht. Belang van het hebben van een visie, missie en strategie maar vooral deze kunnen vertalen naar teamdoelstellingen. Belangrijk om IAO hogerop in de organisatie te verankeren, zodat de lokale initiatieven versterkt kunnen worden binnen de organisatie. Resultaatgericht werken: Is voor velen nog een groot vraagteken. Is een verhaal van grenzen afbakenen waarbinnen meer autonomie wordt toegelaten. Is een verhaal van grenzen en afspraken blijven opvolgen en bijsturen, zowel verengen als verbreden. Is de strategie en kerntaken vertalen naar teamdoelstellingen en resultaten. Is mensen confronteren met praktische problemen en hen betrekken bij het komen tot een oplossing in plaats van zelf operationele brandjes blussen. Is een kwestie van niet terugvallen in oude gewoonten.

46 en wat hebben we geleerd? durf en doe! betrek, luister, herhaal & stimuleer! vertaal strategie naar verstaanbare doelen en stuur de cultuur!

47

48 Stof tot nadenken.

49 Maturiteit

50 Resultaatgericht werken Ondernemerschap Principe van teamontwikkeling (quick scan) Vakmanschap Organiserend vermogen Samenwerkingsvermogen

51 Zelfsturend vermogen Ontwikkelingsfasering van teams evolutie rol LG Open team instructeur Team Groep coach Bundeling individuen Tijd

52

53 @info: impact op leiderschap?!

54 Teamoefening (45 )

55 Jullie teamopdracht! Vorm een divers team van max. 5 personen. Beantwoord volgende vragen en breng verslag: In welke ontwikkelfase? Met welke focus? Wat zijn belemmeringen om naar de volgende fase te gaan? Of wat is er nodig? (denk aan de bouwstenen)

56 Fleximatrix teamopdracht Activiteit/rol Teamlid 1 Voornaam: Teamlid 2 Voornaam: Teamlid 3 Voornaam: Teamlid 4 Voornaam: Teamlid 5 Voornaam: Getuigen Modereren Noteren/illustreren Verslag geven Kritisch zijn

57 Resultaatgericht werken Ondernemerschap Maturiteitsinschatting mijn team: Vakmanschap Organiserend vermogen Samenwerkingsvermogen

58 Bouwstenen Structuur Processen Persoonlijkheid Kennis Vaardigheid Attitude Individueel actieterrein Gedrag Resultaat Strategie Visie Leiderschap Systemen Cultuur

59 Jullie teamopdracht! (10 ) Beantwoord volgende vragen en breng verslag: In welke ontwikkelfase? Met welke focus? Wat zijn belemmeringen om naar de volgende fase te gaan? Of wat is er nodig? (denk aan de bouwstenen)

60

61 Bedankt voor je medewerking!

62 Adelbrecht Haenebalcke +32 (0) Contactinfo