Werksessie Bent u al klaar voor de innovatieve arbeidsorganisatie?

Transcriptie

1 Werksessie Bent u al klaar voor de innovatieve arbeidsorganisatie? Claude Missiaen, projectleider Flanders Synergy Annemie Salu, HR-expert Kenniscentrum SD Worx Gina Koster, directeur zorgregio Antwerpen Familiehulp

2 Inhoud Flanders Synergy Hoe beginnen aan innoveren van de arbeidsorganisatie? Familiehulp 2

3 Flanders Synergy Competentiepool innovatieve arbeidsorganisatie Claude Missiaen, projectleider Social Profit Congres SD Worx Edegem, 16 juni

4 Hoe kijkt Flanders Synergy naar organisaties? Onze werkinstructies Kwaliteit organisatie Kwaliteit arbeid(sinhoud) 1. Organiseer rond proces en klant Innovatieve arbeidsorganisatie (IAO) 2. Vernieuw integraal: Structuur + cultuur + Mensen + systemen AO = arbeidsdeling = opdeling van het proces in jobs Slagvaardige organisaties Efficiëntie Flexibiliteit Innovativiteit Duurzaamheid Actieve jobs Meer autonomie, uitdagingen en leerkansen voor uw werknemer 3. Teams als bouwsteen van de organisatie 4. Werknemer regelt zijn werk maximaal zelfstandig 4 4

5 Principes IAO 1. We organiseren van buiten naar binnen. Het waarde toevoegend proces (primair proces) is het uitgangspunt voor het vormgeven van de organisatie. We denken vanuit de klant en stroomlijnen dan onze processen. Zo kunnen we complexiteit reduceren. 2. We benaderen organisaties vanuit de samenhang tussen structuur, cultuur, systemen en het menselijk potentieel en werken zo aan een integrale vernieuwing. Eerst de strategie, daarna ontwerpen we de structuur om vervolgens de (HRM en ICT) systemen aan te pakken. 5

6 Principes IAO 3. Multidisciplinaire teams zijn de bouwsteen van de organisatie. Zij zijn verantwoordelijk voor een zo kompleet mogelijke taak. 4. Medewerkers stellen we in staat om zo zelfstandig mogelijk hun werkzaamheden te laten regelen. 6

7 7 Mensen Ontwikkelen Cultuur Structuur Systemen Productiviteit Flexibiliteit Organisatiegedrag Processen Strategie en prestatie eisen Betrokkenheid Management van de verandering Ontwerpen Integrale benadering Conserverende krachten 7

8 Wat doet Flanders Synergy? Onze viertaktmotor Consultants Organisaties/bedrijven Sectoren Belanghebbenden Sensibilisering Netwerken Congres Seminaries Maatschappelijke debatten Opleiding Flanders Synergy Onderzoek Contact Prospectie 1 e lijnsadvies 2 e lijnsadvies Advies Fundamenteel onderzoek Toegepast onderzoek Instrumenten/tools 8 Implementatie 8

9 Zorgsector en FS Doelstelling: gedachtegoed IAO kenbaar maken aan sector en hulp bij implementatie in organisaties Congres 2010 FS : Thuiszorg (Sensire NL) en ziekenhuizen (Virga Jesse, Hasselt); Congres 2011: Thuiszorg (Buurtzorg NL) Lerende netwerken in de zorgsector: praktijklabo sociale innovatie in zorgsector, coproductie met VERSO. Voor 8 sleutelfiguren die verder willen met IAO in hun organisatie: ziekenhuizen, rusthuizen, sociale economie, CAW, thuishulp en thuisverpleging. lerend netwerk Zorgloopbanen, coproductie stad Gent Brugge nieuwe editie praktijklabo in zorgsector, september

10 Zorgsector en FS Eerstelijnsadvies op vraag van ziekenhuizen, rusthuizen, CAW, diensten pleegzorg Ondersteuning Europees project olv Prof. Totterdill: personeelsbetrokkenheid in ziekenhuizen Ondersteuning pilootproject ouderenzorg: Sint Monica Oostende Begeleiding project Familiehulp zelfsturende teams in regio Antwerpen 10

11 Innovatieve arbeidsorganisatie 11 11

12 Zorgsector en FS Voorbeeld Thuiszorg: Buurtzorg Nederland: Zelfsturende teams met verregaande autonomie Menselijkheid boven bureaucratie Eerst buurten dan zorgen Relatie tussen cliënt en zorgverlener (terug) centraal 3300 medewerkers, 22 stafmedewerkers, uitgekiend ICT systeem Business case (Ernst & Young): vergelijking met andere thuiszorgorganisaties: productiviteit 6,4 % hoger, overheadkosten helft minder (10 %), verzuim 2,5 % tov 6,3 %. 12

13 Praktijklabo sociale innovatie: Kwaliteitscriteria Resultaat Concreet probleem effectieve oplossing Tastbaar resultaat op het einde Integrale aanpak Besturing door FS consultants Afstemming op uitdagingen sector/groep individueel advies mogelijk (structuur case) 13 13

14 Praktijklabo sociale innovatie: Financiering 7500 vanuit FS per netwerk Co financiering vanuit koepel / sector / Min 50% private inbreng Kostprijs organisaties zo laag mogelijk 14 14

15 Oriëntatie naar ESF Call Mensgericht ondernemen Beoogt verhoogde kwaliteit van de arbeid Heel breed: structuur, competentiemanagement, leiderschap, motiveringsbeleid, instroom. Ondersteuning mogelijk door FS consultant voorbereiding en uitvoering project Max euro agentschap.be, zie : lopende oproepen 15

16 Innovatie in de arbeidsorganisatie Annemie Salu, Kenniscentrum SD Worx 16

17 17 Is het nodig? Evolutie in de marktvraag

18 Is het nodig? Kwaliteit van de arbeid Het jobdemand-control -model van Karasek Laag Hoog Leermogelijkheden Motivatie Regelkrachtt Hoog Laag Vrijblijvend werk Passief/saai werk Uitdagend werk Actieve jobs Slopend werk Taakeisen 18 Denkoefening : Hoeveel procent van uw medewerkers zitten in welk kwadrant? Waar zit u zelf? Stressrisico

19 Waarom structuur flexibiliseren? Ziekteverzuim KWALITEIT VAN DE ARBEID EN VERZUIM 4,5 7 1, hoog regelkracht laag saai werk vrijblijvend werk Taakeisen uitdagend werk slopend werk hoog

20 20 Naar actievere jobs Meer regelkracht Meer autonomie Autonomere teams

21 Zelfsturende teams : de 9 ontwerpprincipes 1. De teamtaak omvat een complete taak, een afgewerkt werkdomein met hoge samenhang van activiteiten 2. Het team heeft voldoende regelen stuurmogelijkheden om zelfstandig te kunnen werken 3. De teamleden zijn onderling afhankelijk van elkaar en werken samen 4. Maximaal 20 en minimum 4 personen 5. De leden zijn breed inzetbaar 6. Het team verzorgt zelf de nodige afstemming binnen en buiten het team 7. Het team beschikt over eigen ruimte, middelen en informatie 8. Besturingssystemen sluiten aan op teamverantwoordelijkheden 9. Het beloningssysteem moet aansluiten op het teamwork 21

22 1. De teamtaak omvat een complete taak, een afgewerkt werkdomein met hoge samenhang van activiteiten heldere teamgrenzen meetbaar en beïnvloedbaar resultaat herkenbare bijdrage aan de klant: verantwoordelijk zinvol werk 22

23 2. Het team heeft voldoende regelen stuurmogelijkheden om zelfstandig te kunnen werken taakverdeling personeelszaken planning kwaliteitscontrole voorbereiding oplossen van problemen klant contacten materiaalbeheer etc. «Start principe :» «Alles ligt bij het team. 23

24 2. Het team heeft voldoende regelen stuurmogelijkheden om zelfstandig te kunnen werken Welke regeltaken zou je aan de teams kunnen toewijzen? Welke kun je snel aan de teams toewijzen (< 1 jaar)? Welke kun je later aan de teams toewijzen (1 jaar < x < 4 jaar)? Welke kun je nooit aan de teams toewijzen? Maak het volgende overzicht: Nu Later Nooit 24

25 3. De teamleden zijn onderling afhankelijk van elkaar en werken samen vullen elkaar aan gezamenlijk doel onderling overleg 25

26 4. Maximaal 20 en minimum 4 personen relatief vaste samenstelling optimale omvang 8 à 12 personen individuele bijdrage herkenbaar 26

27 27 5. De leden zijn breed inzetbaar

28 28 6. Het team verzorgt zelf de nodige afstemming binnen en buiten het team

29 7. Het team beschikt over eigen ruimte, middelen en informatie emotioneel eigenaarschap teamgericht info-systeem 29

30 30 8. Besturingssystemen sluiten aan op teamverantwoordelijkheden

31 31 9. Het beloningssysteem moet aansluiten op het teamwork

32 Teamontwikkeling : Aandachtspunten bij volgorde van overdragen van simpel naar complex van vaak naar zelden van persoonlijk belang naar teambelang naar organisatiebelang zinvol/wenselijk en haalbaar balans tussen mensen resultaatgerichtheid stap voor stap duidelijkheid en acceptatie bij het team: wanneer wat 32

33 Teamontwikkeling : Aandacht voor leiderschap! Manager Van Interne zaken Resultaten controleren Routine-vragen Naar Externe zaken Resultaten verbeteren Niet-routine Leider Van Initiëren Stimuleren, inspireren Voorlopen Naar Kanaliseren Faciliteren Gelijk optrekken 33 Coach Van Instructiestijl Individuen Zelfstandigheid Naar Coachende stijl Team Samenwerken, ondernemerschap

34 Thuiszorg zoals je t zelf zou doen Gina Koster, Directeur Zorgregio Antwerpen 34

35 Aan Familiehulp kan iedereen zijn vraag naar thuisondersteunende diensten zorgeloos toevertrouwen. Met de jarenlange ervaring, is Familiehulp in staat een gepast antwoord te bieden op elke vraag. Competente medewerkers zorgen voor een kwaliteitsvolle integrale dienstverlening. Daarbij heeft Familiehulp bijzondere aandacht voor kwetsbare groepen. Familiehulp garandeert elke cliënt een optimale levenskwaliteit in zijn eigen omgeving. Onze missie 35

36 Familiehulp in cijfers Cliënten In 2009 deden meer dan mensen een beroep op Familiehulp. Het grootste aandeel bestaat uit cliënten gezinszorg (37%). De poetsdienst vertegenwoordigt(24%). De klanten in het kader van het systeem met dienstencheques (PIT) hebben een aandeel van 30%. De vierde grootste groep zijn de cliënten van de opvang zieke kinderen (5%). 36

37 Familiehulp in cijfers Personeel Familiehulp stelde eind medewerkers tewerk, van wie verzorgenden, logistieke personeelsleden en huishoudhulpen in het kader van de dienstencheques (PIT). Aantal - Leidinggevend personeel 47 - Maatschappelijk werkers 375 PIT-bedienden (dienstencheques) 76 Administratief personeel 198 Verzorgenden Logistiek personeel (huishoudhulp, karweiman...) Huishoudhulpen ihkv de dienstencheques (PIT) Andere 235 Totaal

38 38

39 Scoop : Wijken in Antwerpen 425 Verzorgenden 30 Teams/sectoren 2 à 3 wijken per team 1 Sectorverantwoordelijke/team 39

40 Taakinhoud Sectorverantwoordelijke Functiebeschrijving - Organiseren Administratie Planning - Coachen Controle Coaching Leiderschap vertonen - Marketing - Inhoudelijk - Referentiedomein Werkelijkheid - Grote deel van de werktijd = organiseren 40

41 Vraagstuk Verzuim verminderen Verhogen van betrokkenheid (oa door meer inzicht in bijdrage in het grote geheel) Kwaliteit van het werk en inhoudelijke kennis in de wijken verhogen Meer ruimte voor coaching en inhoudelijk werk voor de sectorverantwoordelijken Omgaan met verhoogde werkdruk (meer clienten, moeilijkere cases, ) 41

42 Doelstelling project Hogere tevredenheid/welzijn/betrokkenheid van de basiswerkers Lager ziekteverzuim Lager klachtenpercentage clienten 42

43 Reeds gerealiseerd Logistiek in Sterrol in sector Essen Sterrol in expertises in sector Borgerhout: kraamzorg,dementie en verslavingsproblematiek Planning vervangingen door basiswerkers in sector Deurne Bij complexe zorgsituaties: overleg huishoudhulp en verzorgende in Antwerpen 2000 Coachend leiderschap: supervisie/intervisie van sectorverantwoordelijken 43

44 44 Hoe gaat u meer autonomie geven aan de teams in uw organisatie?