Beheer van veranderingen

Transcriptie

1 Beheer van veranderingen Katlijn Perneel Afdeling Beleidsondersteuning Cipal dv Agenda Beheer van veranderingen Hoe aanpakken 2-1

2 Beheer van veranderingen Strategie en verandering hoezo? Directies denken zes maanden na over de strategie. Ze nemen zes weken om het op papier te zetten. In zes dagen overtuigen ze hun staf. In zes uur wordt het aan de 'manschappen' verteld. Die hebben zes minuten om het te begrijpen en zes seconden om vragen te stellen. Is het dan gek dat ze niet doen wat de top wil? 4-2

3 Veranderingen falen vaak Omdat het mens aspect verwaarloosd wordt Processen Weerstand Gebrek aan betrokkenheid Rollen niet correct gespeeld worden Te weinig communicatie Systemen Mensen Veranderingsmanagement gaat over dit mens aspect 5 - De transitiefase Huidige situatie Transitiefase Gewenste situatie Typische karakteristieken van de transitiefase Lage stabiliteit Hoge emotionele stress Veel, vaak ongestuurde energie Controle wordt een cruciaal streefdoel Werkwijze uit verleden wordt geïdealiseerd (want gekend) Toenemende conflicten 6-3

4 Impact van veranderingen Huidige situatie Veranderingsmanagement Transitiefase Gewenste situatie + Perceptie ROLLEN EN RELATIES ORGANISATIE STRUCTUREN KENNIS & COMPETENTIES GEDRAG & HOUDING MACHT & BESLISSINGSKRACHT WAARDEN IDENTITEIT + Accumulatie De verandering leiden op zo n wijze dat : de buffer voor verandering bij de doelgroep verhoogd wordt (via verhoogd controlegevoel, zelfbewustzijn, persoonlijke groei) de energie nodig om verandering aan te kunnen verlaagd wordt (hefbomen : leiderschap, bevoegdheidsuitbreiding, groepswerk) 7 - Durven met dienstverlening Accumulatie 8-4

5 Beheer van veranderingen Het feit of de gewenste situatie binnen een veranderingstraject gerealiseerd wordt, is afhankelijk van de mate waarin: De noodzakelijke aanpassingen binnen de organisatie vertaald worden naar het niveau van een groep van betrokken partijen (individuen of groepen van individuen) Rekening gehouden wordt met weerstanden en verwachtingen Methoden worden opgezet om de leidinggevenden en de medewerkers op maat te begeleiden. 9 - De vijf stadia van rouwverwerking Bron: BURGER, Y., DE CALUWE, L. en JANSEN, P., Mensen veranderen: waarom, wanneer en hoe mensen (niet) veranderen, Kluwer,

6 5 blokken voor succesvolle veranderingen Prosci ADKAR Model Awareness Desire Knowledge Ability Reinforcement Bewust zijn van de nood aan verandering Zin hebben om deel te nemen aan de verandering en deze te ondersteunen Kennis hebben om te kunnen veranderen Vaardig zijn om kennis en gedrag te implementeren Verankering van de verandering 11-5 blokken voor succesvolle veranderingen Bij gebrek aan Bewustzijn en verlangen Kennis en vaardigheid Verankering Verkrijg je Meer weerstand van medewerkers Medewerkers stellen telkens opnieuw dezelfde vragen Lagere productiviteit Hoger verloop, ziekteverzuim Zich toeëigenen van resources en informatie, eigen territorium veilig stellen Vertraging in implementatie Lagere toepassing of incorrect gebruik van nieuwe processen, systemen en tools Medewerkers die twijfelen aan hun eigen kunnen Grote impact op klanten en andere partners Blijvende vermindering van productiviteit Medewerkers vallen terug op vroegere manier van werken Ultieme toepassing is minder dan verwacht De organisatie creëert een historiek van slecht beheerde veranderingen 12-6

7 Ieder individu evolueert op zijn tempo Persoon A Persoon B Persoon C Persoon D Persoon E Persoon F De verandering van de organisatie is een succes wanneer iedereen die betrokken is bij de verandering de 5 ADKAR blokken heeft bereikt, of m.a.w. de veranderingen verankerd zijn De 20/60/20-verdeling bij veranderingen Bron: DE BRUIJN, D.J., Geen ezels! Over inspirerend veranderen in de publieke sector, Van Gorcum,

8 Weerstand bij verandering Vormen van weerstand: Onverschilligheid: uitvoeren wat gevraagd wordt, Passief verzet: niet willen bijleren, zo weinig mogelijk doen, Actief verzet: geen informatie geven, sabotage, fouten begaan, 15 - Weerstand bij verandering Geen verandering zonder weerstand Moedig het openlijk maken van weerstand aan Maak verborgen weerstand zichtbaar 16-8

9 Hoe aanpakken? Studiedag 17 - Hulpverleningszones Opmaak doelgroepen- en impactanalyse 1. Bepaal de verschillende doelgroepen die geïmpacteerd worden door de verandering 2. Wat verandert er voor hen? 3. Tegen wanneer? 4. In welke fase van ADKAR zitten zij momenteel? Creëer een ADKAR profiel per doelgroep. 5. Wat is hun belangrijkste zorg/ barrière? Doelgroep Wat verandert er voor hen? Tegen wanneer? In welke fase van ADKAR zitten zij? Wat is hun belangrijkste zorg/ barrière? 18-9

10 Opmaak communicatieplan 1. Bepaal de doelgroepen 2. Bepaal de interactie, nl. het WAT (gebaseerd op zorg/ barrières van de doelgroepenanalyse) 3. Bepaal het middel, nl. het HOE: 1-op-1 gesprek, informatiesessie, interactieve workshop, opleiding, begeleiding on-the-job, nieuwsbrief, etc. 4. Bepaal de zender van de begeleiding, nl. degene die verantwoordelijk is voor de interactie (WIE) 5. Bepaal het tijdstip waarop de interactie zal worden uitgevoerd (WANNEER) 6. Bepaal het materiaal, nl. de concrete tastbare drager die verbonden is met het gekozen kanaal dat nodig is: powerpointpresentatie (infosessie), opleider (opleiding), , hand-out, video,... Doelgroep Inhoud begeleiding Kanaal Zender Tijdstip Materiaal 19 - Communicatie bij veranderingen Communiceren is Elke vorm van interactie die ervoor zorgt dat de verschillende betrokken partijen hun rol in het veranderingsproces correct spelen 20-10

11 Communicatie bij veranderingen Aandachtspunten Pas je communicatie aan Realistisch en eerlijk Communiceer regelmatig Zo vroeg mogelijk Herhaal de boodschappen Communiceer aan iedereen Wees consequent Rechtstreeks In de juiste volgorde Kort en krachtig 21 - Communicatie bij veranderingen Rol als leidinggevende Licht de medewerkers in: bij begin als bij elke verdere stap Luister naar medewerkers: individueel als in groepsverband Stimuleer de communicatie door uw medewerkers Stuur in de richting van de verandering Wijs op de zin van verandering Aanvaard fouten Waardeer geleverde inspanningen Vier successen 22-11

12 Vragen? Studiedag 23 - Hulpverleningszones 12