Onderdeel Dagopvang en buitenschoolse opvang

Transcriptie

1 Certificatieschema > Kinderopvang Onderdeel Dagopvang en buitenschoolse opvang Versie 00

2 HKZ model

3

4 HKZ is de basis > de basis voor kwaliteit > kwaliteit in de zorg > zorg voor mensen > mensen die zorg nodig hebben > mensen die kwaliteit verdienen > mensen die kwaliteit willen leveren > die de zorg willen verbeteren > dat is de basis > de basis voor beter > dat is HKZ Certificatieschema > Kinderopvang Onderdeel Dagopvang en Buitenschoolse opvang Versie 00 Vastgesteld door het Centraal College van Deskundigen voor de Zorg- en Welzijnssector (CCvD-Z/W) op december 00 Het Centraal College van Deskundigen voor Zorg- en Welzijnssector is geaccepteerd door de Raad voor Accreditatie.

5 Inhoudsopgave In dit certificatieschema staan de volgende thema s centraal: > Verbeteren (pdca-cyclus) > Resultaatgerichtheid > Klanttevredenheidsonderzoek > Kindveiligheid > Kwaliteitsindicatoren > Tevens zijn in dit schema de ISO-00:00 normen opgenomen. 00 Stichting HKZ Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming. Kinderopvang > Inhoudsopgave

6 Inhoud Hoofdstuk I: Algemene inleiding Inleiding Samenstelling werkgroep Reikwijdte van het certificatieschema 0 Wijze van beoordeling Hoofdstuk II: Rubriek Rubriek 0 Rubriek 0 Aanvullingen op rubriek t/m Bijlagen Bijlage I: Referentietabel ISO 00:00 versus HKZ-certificatieschema Kinderopvang deelschema Dagopvang / Buitenschoolse Opvang Bijlage II: Wijzigingstabel certificatieschema Kinderopvang (versie 00) ~ Deelschema Dagopvang / Buitenschoolse opvang (versie 00) Kinderopvang > Inhoudsopgave

7 Hoofdstuk I Dit certificatieschema is van toepassing op het kwaliteitsmanagementsysteem van de Kinderopvang in Nederland. Kinderopvang > Hoofdstuk I > Inleiding

8 Inleiding Algemene inleiding Nadat in het eerste certificatieschema Kinderopvang het licht zag en er herzieningen plaats vonden in 00 en 00, is het certificatieschema Kinderopvang opnieuw aan herziening toe. Daarvoor is opdracht verleend door de MOgroep Kinderopvang en de Brancheorganisatie Ondernemers in de Kinderopvang (BKN). Voor dit nieuwe certificatieschema is het in 00 vernieuwde HKZ-model het uitgangspunt. Kinderopvang > Hoofdstuk I > Inleiding

9 < Inleiding Nieuw HKZ-model HKZ heeft een nieuw model ontwikkeld, met daarin een aantal veranderingen in de algemene opzet van de normen. Dit nieuwe model is het uitgangspunt voor de herziening van het certificatieschema Kinderopvang. De belangrijkste wijzigingen op een rij: > > de verbetercycli (pdca) op de verschillende niveaus zijn beter zichtbaar in de normen > > resultaatgerichtheid is nadrukkelijker gepositioneerd. Er is daarvoor aansluiting gezocht met de landelijke kwaliteitsindicatoren die door de branche ontwikkeld zijn > > de samenhang tussen de verschillende rubrieken is duidelijker door een andere ordening > > het schema is toegankelijker en gebruiksvriendelijker > > de cliëntveiligheid is nadrukkelijker gepositioneerd. In de versie van 00 werden in de normen van het certificatieschema landelijk geldende wet- en regelgeving, branchespecifieke afspraken en inspectiekaders letterlijk opgenomen. In deze versie is dat zoveel mogelijk voorkomen, tenzij dit uitdrukkelijk de wens was van de werkgroep of het Centraal College van Deskundigen voor de Zorg en Welzijn. Wel wordt specifiek verwezen naar dergelijke regelgeving. Op het moment dat dit schema tot stand kwam vonden wijzigingen plaats in de Wet kinderopvang en was wetgeving in het kader van de Wet OKE (Ontwikkelingskansen door Kwaliteit en Educatie) in voorbereiding. Kinderopvang > Hoofdstuk I > Inleiding

10 Inleiding Samenstelling werkgroep Kinderopvang Om dit certificatieschema te realiseren is de werkgroep Kinderopvang in het leven geroepen. Deze werkgroep kwam in wisselende samenstelling op een aantal momenten bij elkaar. Een aantal deelnemers heeft schriftelijk commentaar geleverd. Tijdens een laatste bijeenkomst met vertegenwoordigers van de MOgroep, BKN en BOinK is het certificatieschema goedgekeurd, waarna dat is voorgelegd aan het Centraal College van Deskundigen voor de Zorg en Welzijn van HKZ. Dit college heeft het certificatieschema met een aantal wijzigingen goedgekeurd. In de werkgroep Kinderopvang zaten deskundigen die zijn voorgedragen door: > > MOgroep Kinderopvang > > BKN (Brancheorganisatie Ondernemers in de Kinderopvang) > > MOgroep Welzijn en Maatschappelijke Dienstverlening > > BOinK (de Belangenvereniging van Ouders in de Kinderopvang en peuterspeelzalen) > > CNV Publieke Zaak > > NJI (Nederlands Jeugdinstituut) > > VNG (Vereniging van Nederlandse Gemeenten) > > Calibris > > GGD Nederland Tevens namen aan de werkgroep adviseurs deel van: > > het ministerie van OCW (Onderwijs, Cultuur en Wetenschap) > > het ministerie van VWS (Volksgezondheid, Welzijn en Sport) > > Kiwa De personele samenstelling van de werkgroep staat op Het certificatieschema is mede tot stand gekomen door medewerking van KINOP Kinderopvang in Nijmegen en Cumulus Welzijn in Utrecht. Bij deze organisaties zijn de validatietoetsen uitgevoerd. Verder kon dit certificatieschema mede worden gerealiseerd dankzij subsidie van het ministerie van OCW (Onderwijs, Cultuur en Wetenschap). Kinderopvang > Hoofdstuk I > Inleiding

11 < Inleiding Reikwijdte van het HKZ-certificatieschema Kinderopvang Dit certificatieschema heeft betrekking op diverse vormen van kinderopvang. De normen voor de diverse opvangvormen zijn in aparte deelschema s opgenomen. Concreet vallen de volgende organisaties onder de reikwijdte van dit certificatieschema: > > Kindercentra. Onder een kindercentrum wordt verstaan: een voorziening waar kinderopvang plaatsvindt, anders dan gastouderopvang (bron: Wet kinderopvang). > > Dagopvang. Dagopvang is kinderopvang, verzorgd door een kindercentrum voor kinderen tot de leeftijd waarop zij het basisonderwijs gaan volgen (bron: Beleidsregels). > > Centra voor buitenschoolse opvang. Buitenschoolse opvang is kinderopvang, verzorgd door een kindercentrum voor kinderen in de leeftijd dat zij naar het basisonderwijs kunnen gaan. Het centrum biedt opvang vóór of na de dagelijkse schooltijd, evenals gedurende vrije dagen of middagen en in de schoolvakanties (bron: Beleidsregels). > > Bureaus voor gastouderopvang. Onder een gastouderbureau wordt (sinds januari 00) verstaan: een organisatie die gastouderopvang tot stand brengt en begeleidt en door tussenkomst van wie de betaling van ouders aan gastouders geschiedt (bron: Wet kinderopvang). > > Peuterspeelzalen. Een peuterspeelzaal biedt speel- en/of aanvullende ontwikkelingsmogelijkheden aan kinderen in de leeftijd vanaf jaar tot aan het moment waarop zij basisonderwijs kunnen volgen. De peuterspeelzaal biedt deze mogelijkheden gedurende minder dan aaneengesloten uren per dag (bron: CAO Welzijn, definities). Het certificaat op basis van dit schema kan worden aangevraagd voor elke opvangvorm afzonderlijk, maar ook voor meerdere opvangvormen tegelijk. Op welke opvangvorm(en) het certificaat betrekking heeft wordt in de scope op het certificaat aangegeven. 0 Kinderopvang > Hoofdstuk I > Inleiding

12 Inleiding Wijze van beoordeling en specifieke auditeisen Certificatie vindt plaats volgens de eisen zoals vermeld in het Reglement HKZ-certificatieschema s HKZ Certificatiesysteem: kwaliteitsmanagementsystemen; Algemene eisen voor Certificerende Instellingen die certificatie volgens sectorspecifieke HKZ-certificatieschema s voor kwaliteitsmanagementsystemen uitvoeren (zie het certificatiereglement op de website Bij de beoordeling dient de auditor zich op de hoogte te stellen van geldende wet- en regelgeving, landelijke inspectiekaders en landelijk geldende afspraken. Voor dit certificatieschema zijn hierop geen specifieke aanvullingen geformuleerd. Het certificaat is drie jaar geldig. Na deze drie jaar wordt een hercertificatie uitgevoerd. Kinderopvang > Hoofdstuk I > Inleiding

13 Hoofdstuk II Hoe optimaliseert u uw dienstverlening? Hoe blijft u voldoen aan de wensen van uw klanten en omgeving? Hoe transformeert u leerzame ervaringen naar nieuw beleid? Hoe anticipeert u op externe ontwikkelingen? Kinderopvang > Hoofdstuk II >

14 voor dagopvang en buitenschoolse opvang Bij de sectorspecifieke HKZ-normen voor de sector Kinderopvang kunnen onderstaande HKZ-producten goed gebruikt worden: > > het digitale online informatiesysteem waarin alle specifieke normen staan, voorzien van toelichtingen en voorbeelden (HKZ-norm digitaal) > > de sectorportal op de website van Stichting HKZ, > > het werkboek (voor alle sectoren identiek) dat te gebruiken is als handleiding bij het opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem. Kinderopvang > Hoofdstuk II >

15 < Rubriek : Plan: Afspraken over dienstverlening Algemene inleiding In deze rubriek gaat het met name om de eisen die randvoorwaarden vormen voor de dienstverlening. Het gaat over de punten die een organisatie op orde moet hebben om goede kinderopvang te kunnen leveren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan afspraken over werkwijzen bij calamiteiten, ethische kwesties of klachten. Een belangrijk onderdeel hiervan is het beschrijven van de processen van de kinderopvang en het inschatten van de risico s voor klanten, met als doel deze te beperken. De procesbeschrijvingen geven weer welke routes een klant doorloopt en welke processen hiervoor zo risicovol zijn dat het belangrijk is dat deze vastliggen. Voor de uitwerking van de thema s van deze rubriek is de betrokkenheid van professional én directie van groot belang. Betrokkenheid van de professional en/of directie is van groot belang. In rubriek t/m wordt met de klant bedoeld: de ouder/verzorger waarmee een contract wordt gesloten. Waar de norm alleen betrekking heeft op het kind wordt dit expliciet aangegeven. Kinderopvang > Hoofdstuk II >

16 Rubriek : Plan: Afspraken over dienstverlening. Procesbeschrijvingen en prospectieve risico-inventarisatie.. De organisatie beschrijft de processen van de kinderopvang. Dit betreft in elk geval de intake, uitvoering, evaluatie en bijstelling... De organisatie beschrijft de ondersteunende processen die kritisch zijn voor de kinderopvang. Dit betreft in elk geval: a. de processen op het gebied van personeel (inhoudelijke invulling rubriek ) b. de verbetering van het aanbod (inhoudelijke invulling rubriek ) c. de fysieke omgeving en het materiaal (inhoudelijke invulling rubriek ) d. de inkoop/uitbesteding van processen (inhoudelijke invulling rubriek ) e. de beheersing van documenten en administratieve processen (inhoudelijke invulling rubriek )... De processen zijn in samenhang met de missie, de visie en het beleid van de organisatie (zie ook.). In deze beschrijvingen zijn ten minste de volgende zaken opgenomen: > > de gewenste meetbare resultaten > > de volgorde van de verschillende processen > > de onderlinge samenhang tussen de verschillende processen... De organisatie maakt een risico-inventarisatie naar aanleiding van de beschreven processen om vast te stellen welke risico s nvloed kunnen hebben op de kwaliteit van de kinderopvang. Dit gebeurt met vooraf vastgestelde frequentie, en in ieder geval bij een verandering/wijziging die invloed kan hebben op de kwaliteit... De methode en bronnen voor het uitvoeren van de risico-inventarisatie zijn vooraf bepaald door de organisatie... De resultaten worden vastgelegd en eventuele maatregelen worden geregistreerd... De organisatie bepaalt de methode (zie onder meer..) om de processen en de doelstellingen van de beschreven processen te monitoren en te meten. Daarbij stelt de organisatie vast welke registraties nodig zijn... De organisatie stelt indicatoren vast en hanteert deze voor het meten van de beschreven processen (zie ook.. en..) en de uitkomsten van de dienstverlening. Kinderopvang > Hoofdstuk II >

17 < Rubriek : Plan: Afspraken over dienstverlening. Professioneel handelen.. De organisatie werkt met protocollen en richtlijnen voor zover de beheersbaarheid van de kinderopvang dit vereist... De kwaliteit van de gehanteerde protocollen en richtlijnen wordt systematisch bewaakt. De organisatie evalueert periodiek of de protocollen en richtlijnen hun doel dienen... De kwaliteit van het professioneel handelen, inclusief gedrag en bejegening, wordt systematisch getoetst. De methodieken en criteria die de organisatie hierbij hanteert zijn expliciet gemaakt... De professionals kennen de inhoud van het pedagogisch beleid en handelen daarnaar De organisatie heeft op basis van de Wet BIG een procedure vastgelegd met betrekking tot het uitvoeren van voorbehouden en risicovolle handelingen De paragrafen in de verschillende deelschema s van het certificatieschema Kinderopvang die hetzelfde onderwerp betreffen hebben dezelfde nummering. Daar waar in paragrafen voor een bepaald deelschema een norm niet van toepassing is, is dit op deze wijze aangegeven: --- Kinderopvang > Hoofdstuk II >

18 Rubriek : Plan: Afspraken over dienstverlening. Werkwijzen.. De organisatie heeft ten minste voor de volgende wet- en regelgeving een werkwijze vastgesteld waarnaar wordt gehandeld: a. het recht op informatie, inzage dossier, bescherming van privacy, overdracht van gegevens en de zorgvuldige omgang met en verwijdering van gegevens b. het omgaan met signalen van klanten en klachten c. de medezeggenschap van klanten... De organisatie heeft ten minste voor de volgende onderwerpen een werkwijze vastgesteld waar ook naar wordt gehandeld: a. beheer van eigendommen van klanten, inclusief verlies, beschadiging of ongeschikt worden voor gebruik b. bejegening, in overleg met een vertegenwoordiging van klanten en medewerkers vastgelegd in een gedragscode c. communicatie met klanten over de producten en dienstverlening d. wachtlijsten en de wijze van handelen. Kinderopvang > Hoofdstuk II >

19 < Rubriek : Plan: Afspraken over dienstverlening.. Melden en beheersen van afwijkingen.. De organisatie heeft een procedure vastgelegd en handelt daarnaar voor het melden, registreren en beheersen van afwijkingen en incidenten. Hierin is vastgelegd: a. wat verstaan wordt onder afwijkingen, waaronder ten minste: > > (bijna)fouten > > (bijna)ongevallen > > producten en diensten die niet structureel volgens afspraken zijn/worden geleverd > > klachten (zie ook...b) > > calamiteiten > > kindermishandeling. b. b. op welke wijze deze afwijkingen gemeld en gerapporteerd moeten worden c. wie verantwoordelijk en bevoegd zijn voor het melden en beheersen van afwijkingen d. wie verantwoordelijk en bevoegd zijn voor het treffen van verbetermaatregelen (zie ook.)... De organisatie heeft afgesproken hoe de klant wordt geïnformeerd over afwijkingen... De organisatie heeft, volgens wet- en regelgeving, vastgelegd hoe te handelen bij het verplicht verstrekken van informatie uit meldingen, in ieder geval bij calamiteiten... De organisatie bouwt een gegevensbestand op waarmee inzicht wordt verkregen in structurele incidenten. Ten minste moet gemeld worden: toedracht van het incident, de datum en het tijdstip, de locatie, oorzaken voor het ontstaan van het incident en (mogelijke) gevolgen voor de klant, een korte omschrijving van het incident en de maatregel die is genomen om herhaling te voorkomen. Kinderopvang > Hoofdstuk II >

20 Rubriek : Plan: Afspraken over dienstverlening.. Ketenafspraken Bij ketenafspraken gaat het om klantoverstijgende samenwerkingsafspraken in algemene zin. Deze geven richting aan afspraken die professionals maken rondom individuele klantsituaties... De organisatie benoemt haar ketenpartners... De organisatie heeft afspraken met ketenpartners. Deze afspraken gaan ten minste over: > > communicatie > > inhoud van de dienstverlening > > afstemming > > evaluatie (zie ook.).. Financieel beleid.. De organisatie maakt de financiële stroom tussen klant en organisatie in een procedure inzichtelijk De organisatie zorgt ervoor dat de financiële administratie door een onafhankelijk deskundige wordt gecontroleerd Kinderopvang > Hoofdstuk II >

21 < Rubriek : DO: Uitvoering van dienstverlening Algemene inleiding. Deze rubriek bevat de Do -fase van de pdca-cyclus. De normen in deze rubriek gaan over de uitvoering van de dienstverlening aan de individuele klant. Het gaat hier om het hele proces van informatie geven aan de klant, van intake en uitvoering tot evaluatie en bijstelling. Daarbij vormen het beleid en de doelstellingen van de organisatie de leidraad. Bij de voorbereiding en het opstellen van een plan van aanpak gaat het om begrip van de vraag van de klant en het omzetten van die vraag in een passend aanbod. Bij de uitvoering is behalve het professioneel handelen ook vraaggerichtheid van belang. Planning en beheersing van de werkzaamheden, werkmethoden en verslaglegging/registraties ondersteunen het professioneel handelen. Zij zorgen ervoor dat achteraf getraceerd kan worden wie wat gedaan heeft en wie dat heeft gecontroleerd. Evaluatie moet bezien worden in de relatie tussen de individuele klant en de aanbieder en tussen de aanbieder en eventuele ketenpartners. Evaluatie moet zowel tijdens het proces als bij afsluiting plaatsvinden. Met de thema s informatie, intake, uitvoering, evaluatie en bijstelling wordt de verbetercyclus op het proces van de individuele dienstverlening genormeerd. Voor de uitwerking van de thema s van deze rubriek is met name de betrokkenheid van de professional belangrijk. Uitvoering van de dienstverlening aan de individuele klant. 0 Kinderopvang > Hoofdstuk II >

22 Rubriek : DO: Uitvoering van dienstverlening Informatie, voorbereiden en contract. Informatie.. De klant ontvangt informatie volgens een vastgestelde werkwijze Daarin is in elk geval opgenomen hoe met de klant wordt gecommuniceerd over: a. de landelijk afgesproken Algemene Voorwaarden b. de aard en omvang en kosten van de kinderopvang die in of via de vestiging wordt verleend c. wachtlijsten d. het pedagogisch beleid e. algemene informatie over de organisatie f. het bestaan, de doelstelling en de werkwijze van de oudercommissie volgens de meest recente versie van het Modelreglement oudercommissie... De organisatie die de informatie verstrekt controleert of de klant de informatie begrijpt.. Inschrijving Van alle inschrijvingen worden registraties bijgehouden Deze Algemene Voorwaarden voor Kinderopvang van de Maatschappelijk Ondernemers Groep en de Branchevereniging ondernemers in de kinderopvang zijn tot stand gekomen in overleg met de Consumentenbond en BOinK in het kader van de Coördinatiegroep Zelfreguleringsoverleg (CZ) van de Sociaal-Economische Raad. Kinderopvang > Hoofdstuk II >

23 < Rubriek : DO: Uitvoering van dienstverlening. Afstemming tussen vraag en aanbod van kinderopvang De organisatie doet een passend aanbod voor kinderopvang. Dit aanbod is afgestemd op de wensen van de klant en wordt vastgelegd... Als de klant het aanbod accepteert noteert de organisatie de relevante en noodzakelijke gegevens voor de start van de kinderopvang. Ook worden afspraken gemaakt met de klant Het aanbod.. Om het voor de klant mogelijk te maken om een definitieve keuze te maken voor de organisatie, bevat het aanbod een volledige en nauwkeurige omschrijving van de te leveren diensten Kinderopvang > Hoofdstuk II >

24 Rubriek : DO: Uitvoering van dienstverlening. Plaatsingsovereenkomst.. De organisatie sluit een plaatsingsovereenkomst af met de klant voordat de feitelijke kinderopvang start. Dit doet de organisatie op basis van de geregistreerde inschrijving conform de Algemene Voorwaarden... In de overeenkomst staan afspraken over: a. de omvang, vorm en inhoud van de kinderopvang b. de kosten die daaraan verbonden zijn voor de klant c. --- d. de termijn waarop de kinderopvang kan worden gestart e. --- f De overeenkomst is voorzien van een handtekening van de klant en de organisatie. Kinderopvang > Hoofdstuk II >

25 < Rubriek : DO: Uitvoering van dienstverlening Inhoudelijke afspraken met de klant over de uitvoering. Risico-inventarisatie op individueel klantniveau Voor ieder kind afzonderlijk worden bijzonderheden in kaart gebracht en geregistreerd. Op basis hiervan worden risico s geïnventariseerd en vastgesteld. Wanneer er sprake is van essentiële wijzigingen die kritiek zijn voor de dienstverlening, wordt een nieuwe inventarisatie gemaakt... De manier van uitvoering van een risico-inventarisatie is vooraf bepaald door de organisatie... Maatregelen die uit de risico-inventarisatie voortkomen worden vastgelegd... De organisatie houdt bij de uitvoering van de kinderopvang rekening met de uitkomsten van de risico-inventarisatie van ieder kind. Dit komt tot uiting in: > > de kindkaart > > de uitvoering van de kinderopvang > > de coördinatie van de kinderopvang > > de beëindiging van de kinderopvang. Kinderopvang > Hoofdstuk II >

26 Rubriek : DO: Uitvoering van dienstverlening Uitvoering van de dienstverlening.0 Uitvoering.0. Ieder kind ontvangt kinderopvang in overeenstemming met de visie van de organisatie, volgens de afspraken die met de ouders gemaakt zijn en volgens de uitkomsten van de risico-inventarisatie.. Coördinatie van de kinderopvang (ketenkwaliteit).. Op basis van de mogelijkheden en wensen van de klant en afspraken met ketenpartners coördineert de organisatie de kinderopvang. Dat gebeurt volgens de vastgestelde werkwijzen... De organisatie zorgt voor een goede overdracht binnen de eigen organisatie en naar andere organisaties Kinderopvang > Hoofdstuk II >

27 < Rubriek : DO: Uitvoering van dienstverlening. Beëindiging van dienstverlening.. Beëindiging van de dienstverlening vindt plaats volgens de plaatsingsovereenkomst en de Algemene Voorwaarden... Indien na beëindiging van de dienstverlening een verwijzing plaatsvindt, moet de klant instemmen met de overdracht van gegevens. Kinderopvang > Hoofdstuk II >

28 Rubriek : DO: Uitvoering van dienstverlening Evaluatie van de dienstverlening. Observeren (zie ook.) Met betrekking tot het kind:.. De medewerkers observeren het welbevinden van individuele kinderen binnen de opvangvoorziening. Zij doen dat met een vooraf vastgestelde frequentie, maar minimaal één keer per jaar Bevindingen uit de observaties worden teruggekoppeld naar ouders... De opvang wordt indien nodig aangepast op basis van de observatie en de evaluatie... Voor dagopvang geldt: de ouders kunnen invloed uitoefenen op de aanpassingen als gevolg van de uitkomsten van de observatie. Voor de BSO geldt: ouders en schoolkinderen kunnen invloed uitoefenen op de aanpassingen als gevolg van de uitkomsten van de observatie... Binnen de organisatie vinden werkoverleg, kindbesprekingen en teamoverleg plaats met een vooraf vastgestelde frequentie. Met betrekking tot de ouders:.. Periodiek en in ieder geval bij afsluiting van de dienstverlening wordt de kinderopvang met de klant geëvalueerd Afwijkingen van en tekorten tussen hetgeen is afgesproken en de daadwerkelijk geleverde kinderopvang die nadelig zijn voor de kwaliteit ervan, worden door de organisatie vastgelegd...0 De resultaten van de evaluaties worden teruggekoppeld naar de klant en na overeenstemming geregistreerd... De resultaten van de individuele klantevaluaties die van belang zijn voor de kinderopvang in het algemeen, worden volgens afspraken teruggekoppeld naar het management (zie ook.). Kinderopvang > Hoofdstuk II >

29 < Rubriek : DO: Uitvoering van dienstverlening Verbeteren van de kinderopvang. Verbeteren.. Indien nodig worden in overleg met de klant de kinderopvang en/of de overeengekomen doelen bijgesteld... Bij geconstateerde afwijkingen vindt zonodig correctie plaats en/of treft de organisatie corrigerende maatregelen (zie ook.)... De organisatie legt de bijstellingen schriftelijk vast. Indien nodig worden de overeenkomst en deafspraken aangepast... De organisatie meet en beoordeelt de effectiviteit van de genomen maatregelen... Eventuele terugkoppeling van corrigerende maatregelen vindt plaats volgens afspraken (zie ook.). Kinderopvang > Hoofdstuk II >

30 Rubriek : DO: Uitvoering van dienstverlening Kinderopvang > Hoofdstuk II >

31 < Rubriek : Check en act: Meten, analyseren en verbeteren CHECK AND ACT Algemene inleiding. In deze rubriek wordt de pdca-cyclus met betrekking tot het primaire proces en de kritisch ondersteunende processen rondgemaakt op het niveau van de processen voor de uitvoering van de kinderopvang. Deze rubriek gaat over het meten van de behaalde resultaten in relatie tot de eerder vastgelegde doelstellingen uit rubriek en over het meten van ervaringen van klanten en ketenpartners. Verder verzamelt de organisatie gegevens uit evaluaties met klanten over de kinderopvang, de risico-inventarisatie en de toetsing van het professioneel handelen. Al deze gegevens worden geanalyseerd. Op basis van de analyse verbetert de organisatie. Voor de uitvoering van deze laatste stappen in de verbetercyclus is de betrokkenheid van de professional én het management van groot belang. Evalueren, analyseren en verbeteringen doorvoeren. 0 Kinderopvang > Hoofdstuk II >

32 Rubriek : Check en act: Meten, analyseren en verbeteren Check. Meting resultaten processen De organisatie meet volgens de vastgestelde frequentie, methoden en indicatoren of de gewenste meetbare resultaten zijn bereikt (zie ook.)... De resultaten van deze meting worden vastgelegd (zie ook.).. Ervaringen van klanten.. De organisatie meet minimaal één keer per drie jaar de ervaringen van klanten met de uitvoering van de kinderopvang. Daarbij wordt beoordeeld in welke mate de organisatie voldoet aan de behoeften en verwachtingen van klanten... Indien beschikbaar voor de doelgroep maakt de organisatie voor de meting gebruik van een klantentoets die voldoet aan de volgende criteria: a. de toets is ontwikkeld in overleg met relevante klantenorganisaties en heeft de goedkeuring van deze organisaties b. b. de toets is geschikt voor onderlinge vergelijkbaarheid van afzonderlijke organisaties per kinderopvangsoort... Tevens vindt een verdiepend kwalitatieve evaluatie met klanten plaats... De uitkomsten leiden tot een aantoonbaar verbetertraject dat in samenspraak met een vertegenwoordiging van klanten is opgesteld Kinderopvang > Hoofdstuk II >

33 < Rubriek : Check en act: Meten, analyseren en verbeteren CHECK AND ACT. Ervaringen ketenpartners.. De organisatie meet met een vastgestelde methode (waarin ook de frequentie is vastgesteld) de ervaringen van ketenpartners. Daarbij gaat het om de ervaringen van ketenpartners: > > in relatie tot de afspraken die met hen gemaakt zijn > > in relatie tot hun wensen, behoeften en verwachtingen.. De resultaten van deze meting worden vastgelegd.. Analyse.. Op basis van de metingen vindt analyse plaats van ten minste: a. de mate waarin voldaan wordt aan de doelstellingen van de beschreven processen en de indicatoren die door de organisatie en sector zijn vastgesteld (zie ook.) b. individuele klantevaluaties (zie ook.) c. ervaringen van klanten (zie ook.) d. ervaringen van ketenpartners (zie ook.) e. gemelde afwijkingen en calamiteiten (zie ook.) f. klachten (zie ook.) g. de maatregelen op grond van de risico-inventarisatie (zie ook.) h. toetsen van professioneel handelen (zie ook.)... De organisatie beoordeelt oorzaken van niet-gewenste resultaten... De organisatie beoordeelt aan de hand van de analyses of verbetering nodig, wenselijk en haalbaar is. Kinderopvang > Hoofdstuk II >

34 Rubriek : Check en act: Meten, analyseren en verbeteren Act. Continu verbeteren.. De organisatie neemt op basis van de analyse corrigerende en/of preventieve maatregelen... De organisatie registreert de genomen maatregelen... De organisatie meet en beoordeelt de effectiviteit van de genomen maatregelen... De gegevens uit de analyse en de genomen verbetermaatregelen vormen input voor de directiebeoordeling (zie ook.). Kinderopvang > Hoofdstuk II >

35 < Rubriek - Aanvullingen Rubriek In rubriek t/m moet daar waar cliëntveiligheid staat, klant- en kindveiligheid worden gelezen. In rubriek t/m moet daar waar zorg- en dienstverlening staat, alleen dienstverlening worden gelezen.. Beleid.. De organisatie benoemt haar klanten, waaronder ouders en kinderen, financiers (indien van toepassing) en ketenpartners.. Pedagogisch beleid (zie ook.).. De organisatie heeft een pedagogisch beleidsplan vastgesteld conform de Wet kinderopvang en de Beleidsregels kwaliteit kinderopvang. Kinderopvang > Hoofdstuk II >

36 Rubriek. Personeelsbeleid.. In het personeelsbeleid is vastgelegd: h. regels over de Verklaring Omtrent het Gedrag.. Stagebeleid.. Een organisatie die werkt met stagiairs handelt volgens een vastgelegd stagebeleid. De organisatie heeft de volgende zaken ten aanzien van stagiairs beschreven: a. de selectiecriteria voor werving en selectie b. de taakvelden en opleiding van stagiairs in relatie tot leermogelijkheden van de organisatie c. de werkwijze voor het begeleiden van stagiairs d. de beoordelingsprocedure e. de deskundigheid van de werkbegeleider f. de wijze van contact met het opleidingsinstituut... Stagiairs zijn in het bezit van een Verklaring Omtrent het Gedrag wanneer zij langer dan drie maanden stage lopen. Dat is conform de brancheafspraken..0 Vrijwilligersbeleid.0. Een organisatie die werkt met vrijwilligers handelt volgens een vastgelegd vrijwilligersbeleid. a. De organisatie heeft de volgende zaken over vrijwilligers beschreven: b. criteria voor werving en selectie van vrijwilligers c. kerntaken en functies van vrijwilligers d. en technieken voor het voeren van werkoverleg met vrijwilligers e. deskundigheidsbevordering (zie ook.)..0. Vrijwilligers die met kinderen werken, zijn in het bezit van een Verklaring Omtrent het Gedrag. Dat is conform brancheafspraken. Kinderopvang > Hoofdstuk II >

37 < Rubriek - Aanvullingen Rubriek. Inventariseren van ontwikkelingen.. De organisatie onderzoekt met regelmaat de huidige en toekomstige vraag (-ontwikkeling) naar Dienstverlening. De organisatie doet dat onder meer aan de hand van een analyse van de lokale situatie. Kinderopvang > Hoofdstuk II >

38 Kinderopvang > Hoofdstuk II >

39 < Bijlagen Bijlage I: Bijlage I Referentietabel ISO 00:00 versus HKZ-certificatieschema Kinderopvang deelschema Dagopvang / Buitenschoolse Opvang ISO 00:00 HKZ certificatieschema Kinderopvang Dagopvang en Buitenschoolse opvang Kwaliteitsmanagementsysteem (titel). Algemene eisen Documentatie-eisen (titel).. Algemeen... Kwaliteitshandboek... Beheersing van documentatie.... Beheersing van registraties. Directieverantwoordelijkheid (titel). Betrokkenheid van de directie.... Klantgerichtheid... Kwaliteitsbeleid... Planning (titel).. Kwaliteitsdoelstellingen Planning van het kwaliteitsmanagementsysteem.... Kinderopvang > Bijlagen

40 Bijlagen Bijlage I: ISO 00:00 HKZ certificatieschema Kinderopvang Dagopvang en Buitenschoolse opvang. Verantwoordelijkheid, bevoegdheid en communicatie (titel).. Verantwoordelijkheid en bevoegdheid Directievertegenwoordiger Interne Communicatie Directiebeoordeling (titel).. Algemeen Input voor de beoordeling Output van de beoordeling.. Management van middelen (titel). Beschikbaar stellen van middelen... Personeel (titel).. Algemeen... Kinderopvang > Bijlagen

41 < Bijlagen Bijlage I: ISO 00:00 HKZ certificatieschema Kinderopvang Dagopvang en Buitenschoolse opvang.. Bekwaamheid, bewustzijn en training b Infrastructuur.. Werkomgeving... Realiseren van het product (titel). Planning van het realiseren van het product Processen die verband houden met de klant (titel).. Bepaling van de producteisen Beoordeling van producteisen..... Communicatie met de klant Kinderopvang > Bijlagen

42 Bijlagen Bijlage I: ISO 00:00 HKZ certificatieschema Kinderopvang Dagopvang en Buitenschoolse opvang. Ontwerp en ontwikkeling (titel).. Planning van ontwerp en ontwikkeling.... Input voor ontwerp en ontwikkeling.... Output van ontwerp en ontwikkeling.... Beoordeling van ontwerp en ontwikkeling.... Verificatie van ontwerp en ontwikkeling.... Validatie van ontwerp en ontwikkeling.... Beheersing van wijzigingen in ontwerp en ontwikkeling... Inkoop (titel).. Inkoopproces Inkoopgegevens.... Verificatie van het ingekochte product... Productie en het leveren van diensten (titel).. Beheersing van productie en het leveren van diensten.. Validatie van processen voor productie en het leveren van diensten Kinderopvang > Bijlagen

43 < Bijlagen Bijlage I: ISO 00:00 HKZ certificatieschema Kinderopvang Dagopvang en Buitenschoolse opvang.. Identificatie en naspeurbaarheid.... Eigendom van de klant..a..c.. Instandhouding van het product.0.. Beheersing van monitorings- en meetuitrusting. Meting, analyse en verbetering (titel). Algemeen Monitoring en meting (titel).. Klanttevredenheid.... Interne audit... Monitoring en meting van processen Monitoring en meting van producten.... Beheersing van afwijkende producten... Kinderopvang > Bijlagen

44 Bijlagen Bijlage I: ISO 00:00 HKZ certificatieschema Kinderopvang Dagopvang en Buitenschoolse opvang. Analyse van gegevens Verbetering (titel).. Continue verbetering Corrigerende maatregelen Preventieve maatregelen Kinderopvang > Bijlagen

45 < Bijlagen Bijlage II: Bijlage II Wijzigingstabel certificatieschema Kinderopvang (versie 00) ~ Deelschema Dagopvang / Buitenschoolse opvang (versie 00) Algemene informatie De werkgroep heeft bij de herziening van het certificatieschema Kinderopvang de normen minder gedetailleerd opgesteld. In het certificatieschema staat de PDCA-cyclus centraal. De nadruk wordt hiermee gelegd op het voortdurend verbeteren. Kinderdagopvang / BSO versie 00 Dagopvang / BSO versie 00 Rubriek. Informatie bij aanmelding/ kennismaking... Het aanbod..... Het plaatsingsgesprek Norm. is algemener geformuleerd in.. Norm. is algemener geformuleerd in.. Norm. is gedeeltelijk opgenomen in.. Rubriek. Relatie pedagogisch beleidsplan met de praktijk Comunicatie..... Privacy... Bereikbaarheid.. Norm. is deels opgenomen in.,. en.. Norm.. is deels opgenomen in.. Norm. is opgenomen in.. Norm. is niet meer expliciet opgenomen in het nieuwe certificatieschema. Kinderopvang > Bijlagen

46 Bijlagen Bijlage II: Kinderdagopvang / BSO versie 00 Dagopvang / BSO versie 00. Voedselhygiëne... Calamiteiten..... Uitvoering beleid veiligheid en gezondheid... Leidster-kindinteractie..... Spullen van kinderen.. Norm. is niet meer expliciet opgenomen in het nieuwe certificatieschema. Norm. is opgenomen in. en.. Norm. is niet meer expliciet opgenomen in het nieuwe certificatieschema. Norm. is niet meer expliciet opgenomen in het nieuwe certificatieschema. De formulering van norm. is enigszins gewijzigd en verplaatst naar. Rubriek. Welbevinden van individuele kinderen Waardering door ouders Behandeling van klachten... Signaleren van afwijkingen (gehele primaire proces).. Norm. is geformuleerd in.. Norm. is algemener geformuleerd in. en.. Norm. is geformuleerd in.. Norm. is algemener geformuleerd in.. Kinderopvang > Bijlagen

47 < Bijlagen Bijlage II: Kinderdagopvang / BSO versie 00 Dagopvang / BSO versie 00 Rubriek. Beleid en doelstellingen Kwaliteitsmanagementsysteem Directieverantwoordelijkheid Plaatsingsbeleid..... Pedagogisch beleidsplan Beleid veiligheid.... De formulering van norm. is enigszins gewijzigd. In zijn algemeenheid is de norm terug te vinden in.. Norm.. is verplaatst naar... Norm. is deels opgenomen in. en.. Norm.. is verplaatst naar.. Norm.. is niet meer expliciet opgenomen in het certificatieschema. Norm.. is niet meer explicitiet opgenomen in het certificatieschema. De formulering van norm.. is enigszins gewijzigd en verplaatst naar.. De formulering van norm.. is enigszins gewijzigd en verplaatst naar.. Norm.. t/m.. zijn niet meer expliciet opgenomen in het certificatieschema.. Risico-inventarisatie veiligheid.... Norm.. is algemener geformuleerd in...b. Norm.. is deels opgenomen in.. Kinderopvang > Bijlagen

48 Bijlagen Bijlage II: Kinderdagopvang / BSO versie 00 Dagopvang / BSO versie 00. Risico-inventarisatie gezondheid..... Beleid gezondheid Groepsgrootte en leidsterkindratio.0.. Bereikbaarheid... Spullen van kinderen... Privacy... Klachten Calamiteiten... Voedselhygiëne... Oudercommissie Norm. is algemener geformuleerd in.. en.. Norm. is niet meer expliciet opgenomen in het certificatieschema. Norm.0 is niet meer expliciet opgenomen in het certificatieschema. Norm. is niet meer expliciet opgenomen in het certificatieschema. Norm. is verplaatst naar...a. De formulering van norm. is enigszins gewijzigd en verplaatst naar...a. De formulering van norm.. en.. zijn enigsziens gewijzigd en verplaatst naar...b. Norm.. t/m.. zijn niet meer expliciet opgenomen in het certificatieschema. De formulering van norm. is enigszins gewijzigd en verplaatst naar... Norm. is niet meer expliciet opgenomen in het certificatieschema. Norm. is niet meer expliciet opgenomen in het certificatieschema. Kinderopvang > Bijlagen

49 < Bijlagen Bijlage II: Kinderdagopvang / BSO versie 00 Dagopvang / BSO versie 00. Informatie voor ouders Antidiscriminatie...0 Wet BIG.0.. Structurele feedback Financieel beleid... Meten Analyseren.... Norm.. en.. zijn algemener geformuleerd in... Norm.. is niet meer expliciet opgenomen in het certificatieschema. De formulering van norm.. is enigszins gewijzigd en verplaatst naar.0. Norm. is niet meer expliciet opgenomen in het certificatieschema. De formulering van norm.0 is enigszins gewijzigd en verplaatst naar... De formulering van norm.. is enigszins gewijzigd en verplaatst naar... Norm.. is algemener geformuleerd in..,.. en...g. Norm.. is in enigszins gewijzigde formulering opgenomen in.. en... Norm.. is algemener geformuleerd in..,.. en...b. Norm.. is verplaatst naar... Norm.. is in enigszins gewijzigde formulering opgenomen in..,.. en... De formulering van norm.. is enigszins gewijzigd en verplaatst naar... De formulering van norm.. is enigszins gewijzigd en verplaatst naar.. Norm. is in gewijzigde formulering verplaatst naar.. Kinderopvang > Bijlagen

50 Bijlagen Bijlage II: Kinderdagopvang / BSO versie 00 Dagopvang / BSO versie 00. Continu verbeteren Norm.. is algemener geformuleerd in.. Norm.. is verplaatst naar.. Norm.. is verplaatst naar.. Norm.. t/m.. zijn verplaatst naar.. Rubriek. Personeelsbeleid Bevorderen van het functioneren Deskundigheid(sbevordering) Inwerk- en introductieprogramma... Stagebeleid..... Vrijwilligersbeleid.... Norm. is algemener geformuleerd in.. Norm. is algemener geformuleerd in.. Norm. is geformuleerd in.. Norm. is algemener geformuleerd in.. Norm. is algemener geformuleerd in.. Norm. is verplaatst naar.. Kinderopvang > Bijlagen

51 < Bijlagen Bijlage II: Kinderdagopvang / BSO versie 00 Dagopvang / BSO versie 00. Arbobeleid Oordeel medewerkers..... Klachtenbehandeling medewerkers...0 Verklaring omtrent het gedrag Gebruik van de voertaal... Professioneel handelen.... Norm. is algemener geformuleerd in...a en... Norm. is verplaatst naar.. Norm. is in enigszins gewijzigde formulering opgenomen in... Norm.0 is niet meer expliciet opgenomen in het certificatieschema. Norm. is niet meer expliciet opgenomen in het certificatieschema. Norm.. is verplaatst naar... Norm.. is algemener geformuleerd in...f. Rubriek. Ontwikkelingen op het terrein van wet- en regelgeving... Marktoriëntatie... Analyse van de locale situatie... Bevordering van de kwaliteit van de dienstverlening Norm... is algemener geformuleerd. Norm.. is opgenomen in.. en... Deze norm is niet meer expliciet opgenomen in het certificatieschema. Norm.. t/m.. zijn niet meer expliciet opgenomen in het certificatieschema. Norm.. is algemener geformuleerd in... Norm.. is verplaatst naar.. 0 Kinderopvang > Bijlagen

52 Bijlagen Bijlage II: Kinderdagopvang / BSO versie 00 Dagopvang / BSO versie 00. Implementatie van de voor de organisatie nieuwe dienstverlening/het nieuwe aanbod... Ontwikkeling van geheel nieuwe producten/dienstverlening De formulering van norm. is enigszins gewijzigd. De formulering van norm. is enigszins gewijzigd. Rubriek. Accomodatiebeleid... Gebruiksvergunning... Functionele inrichting en middelen..... Speeltoestellen... Bedden en boxen... Binnenspeelruimte... Slaapruimte... Buitenspeelruimte Norm. is niet meer expliciet opgenomen in het certificatieschema. Norm. is niet meer expliciet opgenomen in het certificatieschema. Norm. is niet meer expliciet opgenomen in het certificatieschema. Norm. is niet meer expliciet opgenomen in het certificatieschema. Norm. is niet meer expliciet opgenomen in het certificatieschema. Norm. is niet meer expliciet opgenomen in het certificatieschema. Norm. is niet meer expliciet opgenomen in het certificatieschema. Norm. is niet meer expliciet opgenomen in het certificatieschema. Kinderopvang > Bijlagen

53 Stichting HKZ Postbus 0 RC Utrecht T 00-0 F 00-0 I E info@hkz.nl

54 < Bijlagen Bijlage II: Kinderdagopvang / BSO versie 00 Dagopvang / BSO versie 00. Beheersing van bewakings- en meetapparatuur Norm. is in enigszins gewijzigde formulering opgenomen in.. Rubriek. Inkoop Uitbesteding aan derden.. Norm. is algemener geformuleerd. Norm. is algemener geformuleerd in.. Rubriek. Algemeen..... Kwaliteitshandboek... Beheersing van documentatie..... Beheersing van registraties Norm.. is niet meer expliciet opgenomen in het certificatieschema. Norm.. is in enigszins gewijzigde formulering opgenomen in... De formulering van norm. is enigszins gewijzigd. De formulering van norm. is enigszins gewijzigd. De formulering van norm. is enigszins gewijzigd. Kinderopvang > Bijlagen

55 Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel Rubrieken t/m > Versie 00

56 HKZ model

57

58 HKZ is de basis > de basis voor kwaliteit > kwaliteit in de zorg > zorg voor mensen > mensen die zorg nodig hebben > mensen die kwaliteit verdienen > mensen die kwaliteit willen leveren > die de zorg willen verbeteren > dat is de basis > de basis voor beter > dat is HKZ Rubrieken t/m > Certificatieschema Algemeen Organisatiedeel Versie 00 Vastgesteld door Centraal College van Deskundigen voor de Zorg- en Welzijnssector (CCvD-Z/W) per maart 00. Het Centraal College van Deskundigen voor de Zorg- en Welzijnssector is geaccepteerd door de Raad voor Accreditatie.

59 Inhoudsopgave 00 Stichting HKZ Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming. Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel > Inhoudsopgave

60 Inleiding Hoofdstuk I: Algemene inleiding Hoofdstuk II: Rubriek : Beleid en kwaliteitsmanagementsysteem 0 Rubriek : Medewerkers Rubriek : Actueel houden en vernieuwen van zorg- en dienstverlening Rubriek : Werkomgeving en materiaal Rubriek : Inkoop en uitbesteding Rubriek : Documenten Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel > Inhoudsopgave

61 Hoofdstuk Dit schema is van toepassing op alle sectoren binnen Zorg en Welzijn en is onlosmakelijk verbonden met het sectorspecifieke deel (Rubriek t/m ) Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel > Hoofdstuk I > Inleiding

62 Inleiding Algemene inleiding Al enige tijd is de ontwikkeling gaande dat zorg-/ en welzijnsorganisaties hun aanbod uitbreiden. Hierdoor hebben veel organisaties te maken met verschillende HKZ-certificatieschema s. Hoewel de primaire processen wel degelijk onderscheidend zijn, geldt dit vaak niet voor organisatorische aspecten, zoals bijvoorbeeld beleid. Om het gebruiksgemak en de toegankelijkheid van haar normstelsels te vergroten heeft HKZ daarom de organisatierubrieken van certificatieschema s, de rubrieken t/m, gestandaardiseerd. Op deze manier kunnen organisaties die meerdere diensten bieden, bijvoorbeeld zowel jeugdzorg als geestelijke gezondheidszorg, naast de sectorspecifieke certificatieschema s gebruik maken van één certificatieschema voor het algemene organisatiegedeelte. Reikwijdte De basisrubrieken t/m zijn op maart 00 vastgesteld door het CCvD-Z/W. De zes rubrieken gaan over het organisatiedeel van het HKZ-model. Dit deel geldt voor alle sectoren binnen de sector Zorg en Welzijn. De normen in het organisatiedeel hebben betrekking op de organisatie en de ondersteunende processen. Naast dit algemene organisatiedeel ontwikkelt Stichting HKZ sectorspecifieke normstelsels. Deze normstelsels bestaan uit een inleiding met daarin een beschrijving van de reikwijdte van het certificatieschema. Hierin staan de sectorspecifieke normen voor het primaire proces van de betreffende sector. Tevens staan hierin sectorspecifieke aanvullingen op de rubrieken -. Het organisatiedeel en het sectorspecifieke deel zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. De delen vormen samen het certificatieschema voor de betreffende sector. Bij certificatie van een organisatie binnen de betreffende sector zijn dan ook beide delen van toepassing. Beide delen samen zijn compatibel met ISO 00:00. Een referentietabel is opgenomen in het sectorspecifieke deel. Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel > Hoofdstuk I > Inleiding

63 Hoofdstuk II rubrieken t/m > Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel > Hoofdstuk II >

64 HKZ-certificatieschema, HKZ-werkboek en HKZ-norm digitaal Stichting HKZ biedt verschillende producten aan: > > Sectorspecifieke certificatieschema s die bestaan uit een algemene inleiding, rubrieken t/m en aanvullingen op de basisrubrieken t/m > > Certificatieschema Algemeen Organisatiedeel, rubrieken t/m, dat geldt voor alle sectoren waarvoor een sectorspecifieke aanvulling is ontwikkeld > > HKZ-norm digitaal is het digitale online informatiesysteem waarin alle specifieke normen staan, voorzien van toelichtingen en voorbeelden > > Werkboek (voor alle sectoren identiek) dat te gebruiken is als handleiding bij het opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem > > 'Onderbouwing HKZ-model versie 00', een document waarin kernwaarden van het HKZ-model worden beschreven en waarin het HKZ-model wordt toegelicht. Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel > Hoofdstuk II >

65 < Rubriek : Beleid en kwaliteitsmanagementsysteem Algemeen Rubriek maakt de kern van het kwaliteitsmanagementsysteem en de beleidscyclus van de organisatie zichtbaar. De eisen in deze rubriek hebben betrekking op het beleid en de doelstellingen die richting geven aan de organisatie als geheel. Daarnaast gaan de eisen over de structuren, systemen en processen die nodig zijn om het beleid te plannen, uit te voeren, te controleren en bij te stellen of te verbeteren. Hierbij staat de cliënt centraal. De organisatie kent haar cliënten en hun wensen, behoeften en verwachtingen. Zij zijn het uitgangspunt voor het primaire proces van de organisatie. Ook kent de organisatie de eisen en verwachtingen van financiers en andere belanghebbenden en de organisatie stemt het beleid daarop af. In deze rubriek komen aan de orde: beleid, doelstellingen, planning, directieverantwoordelijkheid, interne audit, beoordeling van het kwaliteitsmanagementsysteem door de directie en het continu verbeteren op basis van deze uitkomsten. Het verschil tussen de verbetercycli van rubriek en rubriek is dat zij op verschillende niveaus plaatsvinden. De verbetercyclus in rubriek focust op de processen en de uitkomsten, de cliëntevaluaties en risico s binnen het primaire proces. De verbetercyclus in rubriek richt zich op het totale kwaliteitsmanagementsysteem. Dat houdt in dat directie en management continu moeten zoeken naar verbetermogelijkheden. Het sluitstuk van de verbetercyclus is de directiebeoordeling. Hierin komt alle verzamelde informatie bij elkaar en kunnen lijnen worden uitgezet voor de toekomst. Hiermee is de verbetercyclus rond. Een organisatie bepaalt zelf wie haar klanten zijn. Primair gaat het over cliënten, maar ook ketenpartners, financiers en andere belanghebbenden kunnen als klanten worden benoemd. Als in de rubrieken t/m wordt gesproken over klanten heeft dit betrekking op de invulling die daar in norm.. aan wordt gegeven. Als de klant een financier is wordt veelal gesproken over eisen. Bij cliënten wordt gesproken over behoeften en verwachtingen. Wie zijn uw klanten en wat zijn hun wensen? 0 Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel > Hoofdstuk II >

66 Rubriek : Beleid en kwaliteitsmanagementsysteem Vaststellen. Beleid.. De organisatie benoemt haar klanten, waaronder cliënten, financiers en ketenpartners... De eisen, behoeften en verwachtingen van klanten zijn door de organisatie bepaald en komen tot uiting in het beleid, met als doel de tevredenheid van de klanten te vergroten... De organisatie beschikt over een (meerjaren)beleid. Dit (meerjaren)beleid: a. bevat de missie en de (zorg)visie van de organisatie b. bevat veiligheidsbeleid met daarin de visie op veiligheid c. bevat de visie op de positie van de organisatie in de keten(s) d. is geschikt voor het doel en de werkwijze van de organisatie e. biedt een kader voor continue verbetering van de doeltreffendheid van het kwaliteitsmanagementsysteem f. biedt een kader voor het vaststellen en beoordelen van kwaliteitsdoelstellingen g. is kenbaar gemaakt en wordt begrepen binnen de organisatie h. wordt beoordeeld op voortdurende geschiktheid i. biedt een kader voor de aard en omvang van de zorg- en dienstverlening j. biedt een kader voor de maatschappelijke verantwoordelijkheid van de organisatie... Het beleid van afdelingen/sectoren/divisies/vestigingen is gerelateerd aan en in overeenstemming met het overstijgende (meerjaren)beleid... Het (meerjaren)beleid is in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving en met afspraken binnen de betreffende beroepsgroepen... Uit het beleid volgen meetbare (kwaliteits)doelstellingen op het gebied van (uitkomsten van) de zorg- en dienstverlening, tevredenheid van cliënten en veiligheid... De directie is verantwoordelijk voor het formuleren en uitvoeren van het (meerjaren)beleid en de daarbij geformuleerde doelstellingen. Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel > Hoofdstuk II >

67 < Rubriek : Beleid en kwaliteitsmanagementsysteem. Structuren en afspraken.. De directie stelt vast en maakt kenbaar in de organisatie: a. de organisatiestructuur b. de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de organisatie (zie ook..) c. de interne en externe communicatiestructuur d. de besluitvormingsstructuur e. de benodigde middelen en informatie. Onder directie wordt een persoon of groep van personen verstaan die de organisatie op het hoogste niveau bestuurt en beheerst. Bijvoorbeeld de directie, (Raad van) Bestuur, Raad van Toezicht, afdelingsmanagement etc. Het kan voorkomen dat daar waar in de norm directie staat, in het ene geval de directie en in een ander geval een ander gremium van toepassing is. De organisatie zal dit in het eigen kwaliteitsmanagementsysteem duidelijk maken. Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel > Hoofdstuk II >

68 Rubriek : Beleid en kwaliteitsmanagementsysteem Uitvoeren. Beleid en kwaliteitsmanagementsysteem.. De directie zorgt voor een functionerend kwaliteitsmanagementsysteem dat voldoet aan de eisen van dit certificatieschema, de eisen van de organisatie en de kwaliteitsdoelstellingen... De directie toont aan dat zij betrokken is bij de ontwikkeling, implementatie en de continue verbetering van de doeltreffendheid van het kwaliteitsmanagementsysteem door: a. het implementeren van het beleid en de doelstellingen (..) b. het beschikbaar stellen van middelen en de informatie die nodig zijn voor: -- het uitvoeren en monitoren van de processen en het continu verbeteren van de doeltreffendheid daarvan -- het uitvoeren van activiteiten in het kader van cliëntveiligheid -- het verhogen van de klanttevredenheid. c. het binnen de organisatie kenbaar maken van het belang om te voldoen aan: -- wet- en regelgeving -- de eisen van klanten. d. een veiligheidscultuur te bevorderen waarin medewerkers gestimuleerd worden incidenten te melden, erover te communiceren en ervan te leren... Als de organisatie veranderingen plant en invoert die invloed hebben op de werking van het systeem, blijft de werking en samenhang van het kwaliteitsmanagementsysteem behouden... De directie benoemt een lid van het management dat, ongeacht overige taken en verantwoordelijkheden, verantwoordelijk en bevoegd is: a. om de processen die nodig zijn voor het kwaliteitsmanagementsysteem vast te stellen, in te voeren en te onderhouden b. om aan de directie te rapporteren over de prestaties van het kwaliteitsmanagementsysteem en eventuele noodzaak tot verbetering c. om te bevorderen dat medewerkers zich bewust zijn van de eisen, behoeften en verwachtingen van klanten... De directie bevordert dat de medewerkers van de organisatie zich bewust zijn van de wijze waarop: a. hun handelen de kwaliteit van de zorg- en dienstverlening kan beïnvloeden b. zij bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie c. zij bijdragen aan de cliëntveiligheid. Dit managementlid wordt in ISO-termen ook wel directievertegenwoordiger genoemd. Deze rol kan de directie zelf of een ander lid van het managementteam vervullen. Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel > Hoofdstuk II >

69 < Rubriek : Beleid en kwaliteitsmanagementsysteem Meten/analyseren/verbeteren. Interne audit.. De organisatie voert met vooraf vastgestelde frequentie interne audits uit om vast te stellen of het kwaliteitsmanagementsysteem: a. overeenkomt met de eisen in dit certificatieschema en de eisen die de organisatie zelf stelt b. doeltreffend geïmplementeerd is en onderhouden wordt... Binnen de organisatie is een auditprogramma gepland. Hierbij is rekening gehouden met de status en het belang van de processen en gebieden die geaudit worden en met de resultaten van de vorige audits. De auditcriteria, de reikwijdte, de frequentie en de methoden van de audits zijn gedefinieerd... Auditors voeren geen audit uit over hun eigen werk. Zij zijn zodanig gekozen dat de objectiviteit en onpartijdigheid van het auditproces gegarandeerd zijn... In een procedure zijn verantwoordelijkheden en eisen opgenomen voor: a. het plannen van de audits b. het uitvoeren van de audits c. het rapporteren van de resultaten van de audits d. het bijhouden van registraties... De organisatie treft maatregelen om afwijkingen en hun oorzaken weg te nemen die tijdens de interne audit zijn ontdekt. Dit gebeurt zonder onnodig uitstel. De genomen maatregelen worden geverifieerd en de resultaten gerapporteerd. Wanneer in dit certificatieschema de term procedure wordt gebruikt, betekent dit dat de procedure is opgezet, gedocumenteerd, geïmplementeerd en bijgehouden. Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel > Hoofdstuk II >

70 Rubriek : Beleid en kwaliteitsmanagementsysteem. Corrigerende en preventieve maatregelen.. Om te voorkomen dat problemen opnieuw optreden, treft de organisatie corrigerende maatregelen om de oorzaak van het probleem weg te nemen... Om potentiële problemen die worden gesignaleerd te voorkomen, treft de organisatie preventieve maatregelen... De organisatie registreert de genomen maatregelen. Het gegevensbestand met afwijkingen en de maatregelen vormen input voor de directiebeoordeling (.)... Nadat de maatregel is genomen, meet en beoordeelt de organisatie de effectiviteit van de maatregel... De organisatie legt bovenstaande werkwijzen vast in (een) procedure(s).. Continu verbeteren.. De organisatie moet de doeltreffendheid van het kwaliteitsmanagementsysteem continu verbeteren door gebruik te maken van: a. het beleid en doelstellingen b. de uitkomsten van prestatie-indicatoren c. de auditresultaten d. de kwaliteitsregistraties e. de corrigerende en preventieve maatregelen (.. en..) f. de directiebeoordeling (.). Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel > Hoofdstuk II >

71 < Rubriek : Beleid en kwaliteitsmanagementsysteem. Directiebeoordeling.. De directie beoordeelt het kwaliteitsmanagementsysteem met geplande tussenpozen om ervoor te zorgen dat dit steeds geschikt en doeltreffend is. Deze directiebeoordeling houdt ook in dat: a. de kansen voor verbetering geïnventariseerd zijn b. de noodzaak tot verbetering of wijziging van het kwaliteitsmanagementsysteem is beoordeeld. Hieronder vallen ook het kwaliteitsbeleid en de doelstellingen... De input voor de directiebeoordeling bevat ten minste informatie over: a. de resultaten van de audits b. de ervaringen van klanten c. de resultaten van cliëntenparticipatie en/of adviezen van de cliëntenraad d. de leveranciersbeoordelingen e. de analyse van het personeelsbeleid f. de uitkomsten van de toetsing op het professioneel handelen g. de prestaties van primaire en kritische ondersteunende processen en de mate waarin de zorg- en dienstverlening aan de eisen, behoeften en verwachtingen van klanten heeft voldaan h. de registratie van afwijkingen i. de status van preventieve en corrigerende maatregelen j. de acties die zijn voortgekomen uit vorige directiebeoordelingen k. de interne en externe veranderingen die van invloed kunnen zijn op het kwaliteitsmanagementsysteem l. de rapportages van de betreffende inspectie m. de resultaten van het cliëntveiligheidsbeleid... Van de directiebeoordelingen worden registraties bijgehouden en indien van toepassing wordt aan een hoger verantwoordelijk orgaan gerapporteerd... Het resultaat van de directiebeoordeling bestaat uit besluiten over en maatregelen voor: a. de verbetering van de doeltreffendheid van het kwaliteitsmanagementsysteem en de bijbehorende processen b. de verbetering van de zorg- en dienstverlening naar aanleiding van de eisen, behoeften en verwachtingen van klanten c. het beschikbaar stellen van middelen... De resultaten van de beoordelingen door de directie worden binnen de organisatie bekend gemaakt. Dit zijn onder andere de indicatoren en de resultaten van risico-inventarisaties. Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel > Hoofdstuk II >

72 Interpretatie bij het Certificatieschema Algemeen Organisatiedeel Rubrieken t/m, versie 00 Norm.. Norm.... De organisatie registreert de genomen maatregelen. Het gegevensbestand met afwijkingen en de maatregelen vormen input voor de directiebeoordeling (.)... De input voor de directiebeoordeling bevat ten minste informatie over: Interpretatie h. de registratie van afwijkingen Met norm.. wordt beoogd dat tijdens de directiebeoordeling wordt nagegaan of na analyse van deze gegevens: > > er een reden is om de zorg, diensten en producten te verbeteren > > de gestelde kwaliteitsdoelen gehaald zijn > > het noodzakelijk is om het kwaliteitsbeleid en de kwaliteitsdoelen te herzien > > het kwaliteitsmanagementsysteem geschikt is om het beleid en strategie nu en in de toekomst te verbeteren > > de verbeteringen leiden tot het gewenste resultaat. Zowel bij de normen.. als.. is het niet de bedoeling dat de registraties van afwijkingen afzonderlijk besproken worden. Alleen relevante gegevens uit de analyses van de afwijkingen dienen in de directiebeoordeling besproken te worden. Deze informatie is ook te vinden op Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel > Hoofdstuk II >

73 < Rubriek : Medewerkers Algemeen De medewerkers zijn van doorslaggevend belang voor de kwaliteit van de zorg- en dienstverlening. Goed personeelsbeleid is daarom belangrijk. De eerste stap hierbij is het opstellen van een personeelsbeleid dat gerelateerd is aan onder meer de missie en de visie van de organisatie. Daarnaast is het van belang dat bekwaamheden en bevoegdheden van het personeel vastliggen. Dat maakt het makkelijker voor de organisatie om ervoor te zorgen dat de medewerkers hieraan voldoen en dat de omgeving geschikt is om het werk uit te voeren. De organisatie meet en analyseert regelmatig of het personeel(sbeleid) nog voldoet aan de eisen. Indien nodig neemt zij verbetermaatregelen. Medewerkers zijn bepalend voor kwaliteit van de zorg. Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel > Hoofdstuk II >

74 Rubriek : Medewerkers Vaststellen. Personeelsbeleid.. Het personeelsbeleid en de doelstellingen zijn vastgesteld en tenminste gerelateerd aan: a. de missie en visie van de organisatie b. het algemene beleid en de doelstellingen van de organisatie c. de zorg- en dienstverlening die de organisatie levert (primaire proces) d. de ontwikkelingen in de zorg- en dienstverlening(svraag) e. de actuele wet- en regelgeving... In het personeelsbeleid is vastgelegd: a. het Arbobeleid b. de samenstelling van het personeelsbestand dat wordt nagestreefd, inclusief omvang en competenties c. de arbeidsvoorwaarden (o.a. arbeidsovereenkomsten) d. de werving en selectie e. de inspraak en/of medezeggenschap f. de deskundigheidsbevordering en/of opleidingsbeleid g. het beleid over inzet en begeleiding van stagiairs en vrijwilligers... Er is een systeem voor functiebeschrijvingen (zie ook.). Hierin is ten minste vastgelegd: a. de hoofdtaken b. de verantwoordelijkheden c. de bevoegdheden. Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel > Hoofdstuk II >

75 < Rubriek : Medewerkers Uitvoeren. Bevoegd- en bekwaamheden.. De organisatie zorgt ervoor dat medewerkers bevoegd en bekwaam zijn en blijven voor de werkzaamheden die ze uitvoeren... Er is een actuele registratie beschikbaar waaruit blijkt dat medewerkers over de juiste kwalificaties beschikken... De organisatie ziet toe op en bevordert dat medewerkers zorg dragen voor beroepsregistratie en (her)registratie.. Nieuwe medewerkers.. Nieuwe medewerkers krijgen een op hen en de organisatie toegesneden inwerkprogramma aangeboden. De doelstellingen voor dit programma zijn vastgelegd, evenals de evaluatiemomenten.. Veiligheid medewerkers.. Conform de Arbowetgeving werkt de organisatie systematisch aan de verbetering van een gezonde en veilige werkomgeving voor medewerkers. Dit gebeurt mede op basis van een risico-inventarisatie en -evaluatie en een medewerkerraadpleging. 0 Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel > Hoofdstuk II >

76 Rubriek : Medewerkers Meten/analyseren/verbeteren. Oordeel medewerkers.. De organisatie bevraagt de medewerkers met vooraf vastgestelde frequentie over minimaal: a. de tevredenheid over het werk b. het ervaren werkklimaat c. de arbeidsomstandigheden... De organisatie stelt medewerkers op de hoogte van de uitkomsten... Er is een systeem voor exitgesprekken met medewerkers van wie het dienstverband eindigt... De organisatie heeft een werkwijze voor klachten van medewerkers vastgesteld en bekendgemaakt. Klachten van medewerkers worden geregistreerd en afgehandeld conform deze werkwijze.. Functionerings- en beoordelingsgesprekken.. Volgens een door de organisatie vastgestelde systematiek worden functioneringsgesprekken (en eventueel beoordelingsgesprekken) gehouden. Hierbij wordt ten minste aandacht besteed aan het bepalen van de opleidings- en bijscholingsbehoefte. Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel > Hoofdstuk II >

77 < Rubriek : Medewerkers. Analyseren.. De organisatie analyseert periodiek het personeelsbeleid aan de hand van: a. de functioneringsgesprekken (en eventueel beoordelingsgesprekken) b. de doeltreffendheid van de deskundigheidsbevorderende maatregelen c. de opleidings- en bijscholingsbehoefte en/of -noodzaak van medewerkers d. de resultaten van de analyse van toetsing van professioneel handelen (.) e. het oordeel van medewerkers f. de uitkomsten van de exitgesprekken g. de klachten van medewerkers h. de ervaringen met betrekking tot een gezonde en veilige werkomgeving.. Continu verbeteren.. Op basis van de evaluatie van het personeelsbeleid neemt de organisatie indien nodig corrigerende en/of preventieve maatregelen... De organisatie registreert de genomen maatregelen... De organisatie meet en beoordeelt de effectiviteit van de genomen maatregelen... De gegevens uit de analyse en de genomen verbetermaatregelen vormen input voor de directiebeoordeling. Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel > Hoofdstuk II >

78 Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel > Hoofdstuk II >

79 < Rubriek : Actueel houden en vernieuwen van zorg- en dienstverlening Algemeen In rubriek staan normen met betrekking tot het actueel houden van zorg- en dienstverlening. Hierbij gaat het om: > > het onderzoek naar mogelijke ontwikkelingen > > de implementatie van processen die nieuw zijn voor de organisatie > > het ontwikkelen van geheel nieuwe producten of zorg- en dienstverlening. De organisatie moet de buitenwereld in de gaten houden en nagaan of de ontwikkelingen gevolgen hebben voor de eigen organisatie. Als dat zo is zal de organisatie maatregelen moeten nemen om het aanbod bij te stellen. Als een organisatie geheel nieuwe producten ontwikkelt, moet dat gebeuren volgens de normen die daarvoor zijn opgesteld. Als de organisatie niet structureel nieuwe producten ontwikkelt, kan normparagraaf. beargumenteerd worden uitgesloten. Ontwikkel, verbeter en blijf actueel. Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel > Hoofdstuk II >

80 Rubriek : Actueel houden en vernieuwen van zorg- en dienstverlening Actueel houden van aanbod. Inventariseren van ontwikkelingen.. De organisatie volgt de ontwikkelingen op het terrein van wet- en regelgeving en kennisontwikkeling (o.a. nieuwe informatie uit literatuur, best practices en praktijkervaringen)... De organisatie onderzoekt met regelmaat de huidige en toekomstige vraag (-ontwikkeling) naar zorg- en dienstverlening... De organisatie volgt nieuwe ontwikkelingen op het gebied van werkwijzen en methodieken... De uitkomsten van bovenstaande inventarisaties legt de organisatie vast.. Analyse van ontwikkelingen.. De organisatie analyseert de uitkomsten van de gemeten ontwikkelingen en bepaalt daarbij de mogelijke consequenties (.).. Verbeteren van het aanbod.. Op basis van de uitkomsten neemt de organisatie maatregelen om de zorg- en dienstverlening te verbeteren en (verder) te ontwikkelen (.)... De resultaten vormen input voor de directiebeoordeling.. Ontwikkelen en verbeteren van protocollen en richtlijnen of professionele standaarden.. De organisatie heeft een werkwijze vastgesteld voor de ontwikkeling en verbetering van protocollen en richtlijnen. Deze werkwijze omvat minimaal: a. de specifieke eisen waaraan deze moeten voldoen b. de momenten waarop deze ter beoordeling aan de medewerkers worden voorgelegd c. de momenten waarop instemmings- of adviesrecht van de cliëntenraad wordt gevraagd. Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel > Hoofdstuk II >

81 < Rubriek : Actueel houden van zorgverlening Invoeren van nieuw aanbod (dat elders ontwikkeld is). Invoering van aanbod dat nieuw is voor de organisatie.. Indien het in te voeren aanbod nieuw is voor de organisatie, stelt zij de volgende onderwerpen vast: a. het te bereiken doel b. de criteria voor de beoordeling en goedkeuring, inclusief relevante wet- en regelgeving c. de beschikbaarheid van informatie over het nieuwe aanbod d. een planning voor de introductie, inclusief testperiode. Het doel, de aanpak en de evaluatiemethode van de testperiode zijn daarbij bepaald e. wie verantwoordelijk is voor de introductie van het aanbod en welke medewerkers hierbij betrokken worden f. welke procedures nodig zijn en welke kwalificaties en middelen medewerkers nodig hebben g. het inlichten van klanten voor en tijdens de testperiode over de achtergrond van het nieuwe aanbod. Vooraf vraagt de organisatie toestemming aan de klant voor de toepassing hiervan h. het documenteren van de werkwijze, ervaringen en resultaten tijdens de testperiode i. de beslissing na afloop van de testperiode of het nieuwe aanbod opgenomen wordt in het reguliere aanbod. Hierbij wordt het oordeel van medewerkers en cliënten over het nieuwe aanbod betrokken. Deze activiteiten worden als zodanig uitgevoerd en geregistreerd. Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel > Hoofdstuk II >

82 Rubriek : Actueel houden van zorgverlening Invoeren en ontwikkelen van nieuw aanbod (zelf ontwikkeld). Innovatie van aanbod (indien van toepassing) Deze normen zijn alleen van toepassing als de organisatie structureel (geheel) nieuwe producten ontwikkelt. Wanneer een organisatie zelf een nieuw product of dienst wil ontwikkelen, wordt zij geacht hier op een beheerste en procesgerichte manier mee om te gaan. Wanneer een of meerdere eisen niet van toepassing zijn moeten deze (beargumenteerd) worden uitgesloten. Ten aanzien van ontwerp en ontwikkeling van geheel nieuw aanbod (producten, zorg- of dienstverlening en behandeling) gelden de volgende eisen:.. Het beoogde resultaat van het nieuw te ontwikkelen aanbod is beschreven in een projectplan. Daarbij wordt de relatie gelegd met de behoeften van klanten, het organisatiebeleid en het overheidsbeleid... Het projectplan bevat tenminste: a. de eisen die aan het beoogde resultaat worden gesteld. Deze zijn compleet, ondubbelzinnig en niet tegenstrijdig b. de projectstructuur, inclusief de betrokken functies en/of organisaties c. de verantwoordelijkheden, bevoegdheden en de communicatiestructuur d. de formatie en het budget e. de te volgen ontwikkelstappen, inclusief de manier waarop de organisatie voor iedere stap nagaat, beoordeelt en vaststelt of deze voldoet aan de vereisten en de beoogde resultaten f. relevante informatie over vergelijkbare ontwikkelingen ( best practices ) (indien van toepassing) g. goedkeuring van de opdrachtgever... De organisatie voert het plan tijdens het ontwikkelproces uit, houdt het bij en stelt het zonodig bij. Als er wijzigingen zijn ten opzichte van het plan beoordeelt de organisatie deze, keurt ze goed en stelt ze vast... De organisatie houdt van het gehele ontwikkelproces (inclusief de wijzigingen) registraties bij... De eindbeoordeling voor de invoering van het nieuwe aanbod vindt plaats door de opdrachtgever. Deze beoordeelt of: a. de uitkomst voldoet aan het vooraf gestelde resultaat b. er voldoende informatie beschikbaar is voor een beheerste invoering (inclusief invoeringsplan) c. de cliëntveiligheid voldoende is gegarandeerd... Bij wijziging of aanpassing van het oorspronkelijke eindresultaat wordt rekening gehouden met de eerder vastgestelde eisen voor beoordeling en goedkeuring als gesteld in..,.. en... Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel > Hoofdstuk II >

83 < Rubriek : Werkomgeving en materiaal Algemeen In de sector Zorg en Welzijn moeten zowel de gebouwen en ruimten als de uitrusting aan specifieke eisen voldoen. Daar gaat deze rubriek over. De ruimten moeten zo ingericht zijn dat goede en doelmatige zorg kan worden verleend. De organisatie moet hiervoor de eisen bepalen. Bijvoorbeeld ten aanzien van hygiëne en veiligheid voor zowel cliënten als medewerkers. Wat betreft de uitrusting moet de organisatie letten op bijvoorbeeld de noodzaak van kalibratie en ijking.. Ruimte inrichten op het verlenen van doelmatige en goede zorg. Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel > Hoofdstuk II >

84 Rubriek : Werkomgeving en materiaal. Bepalen eisen omgeving, materiaal en middelen.. De organisatie definieert wat nodig is voor uitvoering van de zorg- en dienstverlening. Dit betreft ten minste: a. de gebouwen, werkruimten en de bijbehorende voorzieningen b. de (hulp-)middelen en materialen die nodig zijn voor de uitvoering van de zorg- en dienstverlening c. de opslag, bescherming en bewaring van persoonlijke gegevens en eigendommen van cliënten d. de ondersteunende diensten (zoals intern transport en communicatie) e. de werkomgeving f. de voorraad en opslag van ten minste geneesmiddelen, medische uitrusting en steriele materialen... De organisatie betrekt daarbij in elk geval: a. het beleid en de visie van de organisatie b. de wensen van cliënten en medewerkers c. de wet- en regelgeving d. de branchenormen... De organisatie stelt de vastgestelde middelen, materialen en omgeving beschikbaar en onderhoudt deze... Voor opslag van geneesmiddelen, medische uitrusting en steriele materialen geldt dat de organisatie ervoor zorgt dat (indien van toepassing): a. deze volgens vastgestelde criteria in voldoende mate voorradig zijn, voldoen aan de specificaties en op houdbaarheid worden gecontroleerd b. de opslag ervan zodanig is dat de organisatie de houdbaarheid garandeert en verwisseling voorkomt c. zij het gebruik ervan registreert en verantwoordt... De organisatie heeft een calamiteitenplan dat zij met vooraf vastgestelde frequentie oefent. Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel > Hoofdstuk II >

85 < Rubriek : Werkomgeving en materiaal Beheersing van monitorings- en meetuitrusting Of een organisatie uitrusting moet monitoren en meten hangt af van de risico s. Het is in ieder geval noodzakelijk voor de uitrusting die de kwaliteit en/of het resultaat van de zorg- en dienstverlening beïnvloedt. In een aantal gevallen zullen de risico s dusdanig zijn dat het noodzakelijk is om structureel en planmatig en aan de hand van (internationale) meetstandaarden, de uitrusting te toetsen. Wanneer van deze standaarden afgeweken wordt, voert de organisatie reparaties uit of treft andere maatregelen. In andere gevallen zal controle voldoende zijn. De organisatie maakt deze afweging zelf.. Beheersing van monitorings- en meetuitrusting.. De organisatie stelt vast welke uitrusting het resultaat van de zorg- en dienstverlening kritisch beïnvloedt... Voor de uitrusting genoemd in.. stelt de organisatie vast welke monitoring en meting op deze uitrusting moet worden uitgevoerd om te bewijzen dat de uitrusting volgens de geldende eisen werkt... De organisatie zorgt ervoor dat de monitoring en meting procesmatig volgens vastgestelde monitorings- en metingseisen worden uitgevoerd... De organisatie zorgt ervoor dat uitrusting genoemd in.. wordt: a. getoetst aan (inter)nationale meetstandaarden met vastgestelde tussenpozen. Indien geen (inter)nationale standaarden bestaan, dan wordt een meetstandaard gebruikt die de organisatie zelf heeft vastgelegd b. gerepareerd, bijgesteld en/of juist ingesteld indien nodig c. geïdentificeerd d. beveiligd tegen ongeldige instelling, beschadiging en achteruitgang tijdens gebruik, onderhoud en opslag... De organisatie legt de resultaten van de metingen, toetsingen en instellingen vast... Wanneer blijkt dat de meet- of monitoringsuitrusting niet volgens de eisen functioneert, beoordeelt de organisatie ook de geldigheid van de voorgaande meetresultaten. De organisatie treft passende maatregelen als dat nodig is... Als de organisatie computersoftware gebruikt bij monitoring en meten, zorgt zij ervoor dat wordt vastgesteld dat deze software het vermogen heeft om de beoogde metingen uit te voeren. Dit wordt vóór het eerste gebruik vastgesteld en indien nodig opnieuw bevestigd. 0 Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel > Hoofdstuk II >

86 Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel > Hoofdstuk II >

87 < Rubriek : Inkoop en uitbesteding Algemeen Rubriek gaat over ingekochte en/of uitbestede processen/producten/diensten die kritisch zijn voor de kwaliteit van de zorg- en dienstverlening. Van deze processen/ producten/diensten is het van belang dat de inkoop en/of uitbesteding beheerst plaatsvindt. Inkoopopdrachten moeten heldere en ondubbelzinnige gegevens bevatten, of het nu gaat om eenmalige inkoop of herhaalde afname. De organisatie moet hiervoor criteria opstellen. Aan de hand van deze criteria worden zowel de inkoop en/of uitbesteding als de leverancier beoordeeld. Eisen stellen aan inkoop en uitbesteding van producten en diensten. Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel > Hoofdstuk II >

88 Rubriek : Inkoop en uitbesteding. Bepalen eisen voor uitbesteding en inkoop.. De organisatie stelt vast welke processen/producten/diensten kritisch zijn voor de kwaliteit van de zorg- en dienstverlening. De inkoop en/of uitbesteding hiervan moet beheerst plaatsvinden... Voor deze processen/producten/diensten stelt de organisatie de eisen vast ten aanzien van: a. het in te kopen product of de uit te besteden dienst b. de wijze van beoordeling ervan c. de kwalificatie van personeel d. het kwaliteitsmanagementsysteem... Deze inkoop- en uitbestedingseisen beoordeelt de organisatie op geschiktheid voordat ze aan de leverancier bekend worden gemaakt... De organisatie (her)beoordeelt en selecteert leveranciers zodat ingekochte producten en diensten voldoen aan de vastgestelde inkoop- en uitbestedingseisen... De organisatie houdt registraties bij van resultaten van (her)beoordelingen en eventueel getroffen maatregelen. Deze registraties zijn input voor de directiebeoordeling. Opmerking: Bij beheersing van uitbestede processen blijft de organisatie verantwoordelijk voor het voldoen aan alle eisen van klanten en wet- en regelgeving. Wanneer de organisatie of haar cliënt een beoordeling van de producteisen bij de leverancier wil uitvoeren wordt dit, inclusief de methode, vooraf gemeld. Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel > Hoofdstuk II >

89 < Rubriek : Documentatie Algemeen Rubriek beschrijft de eisen die worden gesteld aan het beheersysteem van de organisatie voor alle documenten en elektronische bestanden die onder de reikwijdte van het kwaliteitsmanagementsysteem vallen. Het gaat hierbij om documenten die de werkwijze binnen de organisatie vastleggen, documenten waarin de feitelijk geleverde zorg- en dienstverlening is geregistreerd en relevante externe documenten. Het beheersysteem moet beschrijven hoe documenten ontstaan en hoe ze worden geautoriseerd, gewijzigd, bewaard, vervallen verklaard en vernietigd. Ook moet duidelijk zijn hoe de organisatie de privacy van klanten waarborgt. Beheers de documenten die vereist zijn voor het kwaliteitsmanagementsysteem. Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel > Hoofdstuk II >

90 Rubriek : Documentatie. Algemeen.. De organisatie heeft een gedocumenteerd kwaliteitsmanagementsysteem vastgesteld dat de volgende onderdelen bevat: a. het vastgestelde kwaliteitsbeleid en de kwaliteitsdoelstellingen b. een kwaliteitshandboek c. de documenten en de registraties die in dit certificatieschema vereist zijn en die nodig zijn om aan de eisen van de organisatie te voldoen voor het realiseren van een doeltreffende planning, uitvoering en beheersing van haar processen.. Kwaliteitshandboek.. De organisatie heeft een kwaliteitshandboek opgezet en bijgehouden met daarin: a. het onderwerp en toepassingsgebied van het kwaliteitsmanagementsysteem, inclusief eventuele beargumenteerde uitsluitingen b. de procedures die zijn vastgesteld voor het kwaliteitsmanagementsysteem, of een verwijzing naar die procedures c. een beschrijving van de interacties tussen de processen van het kwaliteitsmanagementsysteem (rubriek ). Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel > Hoofdstuk II >

91 < Rubriek : Documentatie. Beheersing van documentatie.. De organisatie beheerst de documenten (inclusief contracten en overeenkomsten) die het kwaliteitsmanagementsysteem vereist... De organisatie heeft een procedure opgesteld waarin staat beschreven welke beheersmaatregelen nodig zijn om: a. de documenten goed te keuren op geschiktheid voordat ze worden uitgegeven b. de documenten te beoordelen, indien nodig te actualiseren en opnieuw goed te keuren c. de veranderingen en de actuele revisiestatus van de documenten te identificeren d. de actuele versies van documenten toegankelijk te maken op relevante werkplekken e. de documenten leesbaar en gemakkelijk identificeerbaar te houden f. documenten van externe oorsprong te identificeren en de distributie ervan te beheersen. g. het onbedoelde gebruik van vervallen documenten te voorkomen en daarvoor geschikte identificatie toe te passen als ze om welke reden dan ook worden bewaard. Opmerking : wanneer in dit schema de term procedure wordt gebruikt, betekent dit dat de procedure is opgezet, gedocumenteerd, geïmplementeerd en bijgehouden. Opmerking : de documentatie kan in elke vorm of type medium zijn. Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel > Hoofdstuk II >

92 Rubriek : Documentatie. Beheersing van registraties.. De organisatie zorgt ervoor dat de registraties zijn vastgesteld en worden bijgehouden. Dit gebeurt om te bewijzen dat zij aan de normen voldoet en dat het kwaliteitsmanagementsysteem doeltreffend werkt. Hiertoe stelt de organisatie vast welke registraties relevant zijn en op welke wijze zij worden bijgehouden... Registraties zijn leesbaar, herkenbaar en terug te vinden... De organisatie heeft een procedure vastgesteld om de beheersing te bepalen die nodig is voor de volgende aspecten van registraties: a. de identificatie b. het opslaan c. de bescherming d. het terugvinden e. het bewaren f. de vernietiging. Certificatieschema > Algemeen Organisatiedeel > Hoofdstuk II >

93 Stichting HKZ Postbus 0 RC Utrecht T 00-0 F 00-0 I E info@hkz.nl