HKZ-norm 130 Justitiële Jeugdinrichtingen - Inclusief HKZnorm 123 Algemeen organisatiedeel (2015)

Transcriptie

1 Productinformatie HKZ-norm 130 Justitiële Jeugdinrichtingen - Inclusief HKZnorm 123 Algemeen organisatiedeel (2015) SECTOR Zorg TYPE Kwaliteitsmanagement & systemen BRON

2 PRODUCTINFORMATIE HKZ-norm 130 Justitiële Jeugdinrichtingen - Inclusief HKZ-norm 123 Algemeen organisatiedeel (2015) SECTOR Zorg INHOUDSOPGAVE 1. Informatie 2. Modules en proces 3. Inhoud (onderwerpen) TYPE Kwaliteitsmanagement & systemen BRON BESCHRIJVING Portfolio (uw werkruimte) inclusief de officiële norm, eisen met richtlijnen voor gebruik. Volledige inhoud, indeling en normstelling handzaam geordend en opgedeeld. Yucan maakt het eenvoudig, toegankelijk en beheersbaar. GESELECTEERDE MODULES 01. Modules: Evaluatie (looptijd 1 jaar) PRIJS 455,00 (excl. btw) incl. 25 gebruikers

3 1. Informatie In Yucan: HKZ-norm 130 Justitiële Jeugdinrichtingen inclusief HKZ-norm 123 U start uw eigen online werkruimte inclusief de officiële norm Met de implementatie van HKZ 130 binnen Yucan heeft u uw kwaliteitsmanagement systeem direct op orde. In de voorbereiding van uw accreditatie en vooral ook als de omgeving waarin u uw kwaliteitszaken blijvend meet, borgt en beheert. Als krachtige onderlegger voor verbetering, groei en succes! Yucan biedt u alle instrumenten om goed en structureel te werken met HKZ 130 (2015) inclusief het algemene organisatiedeel uit HKZ 123 (2015) en de daarop doorgevoerde aanpassingen uit deze sectorspecifieke norm. U en uw collega s kunnen Yucan alleen of samenwerkend en naar keuze inzetten: om te zien waar u staat (evaluatie), voor een accreditatieproces (audit), om risico- en impactanalyses te maken (ontwikkelen), behandellijsten en acties te beheren (ontwikkelen), en projecten en plannen te beheren (ontwikkelen), Documentenbeheer (standaard beschikbaar), Rapportage en verslaglegging (standaard beschikbaar). Het proces van meting, verbetering en ontwikkeling tot en met borging wordt eenvoudig en beheersbaar. Op ieder moment en blijvend beschikbaar voor u en uw collega's. Jaar in jaar uit. Uw input blijft voor u bewaard. Doelmatige en gebruiksvriendelijke processen Inclusief alle benodigde instrumenten De inhoud van de norm is handzaam en doelmatig voor u opgedeeld, De normbeschrijvingen zijn toegankelijk gesteld, Er wordt informatieve en ondersteunende informatie geboden, U toetst op de eisen en kunt toelichtingen en verbeterpunten benoemen, Direct documenten toevoegen die uw conclusies onderbouwen of als bewijsmateriaal dienen, Inclusief geautomatiseerde rapportages In het algemene organisatiedeel is gemarkeerd wat uit HKZ 123 komt. De overige onderwerpen aldaar zijn sectorspecifiek. U kunt indien gewenst aangeven dat u deze onderwerpen wilt negeren omdat deze elders worden behandeld. Gebruikt u meerdere HKZ normen en wilt u het algemene organisatiedeel apart behandelen dan kunt u kiezen voor een portfolio met alleen HKZ 130 en een apart portfolio met HKZ 123. Start een gratis demo en laat u adviseren! Start een gratis demo om te zien wat uw inzet van Yucan voor u kan betekenen.

4 Yucan biedt u veel en is zeer volledig. Neem daarom geheel kosteloos contact op met één van onze adviseurs om uw demo samen te doorlopen. Binnen 10 minuten heeft u een totaal beeld, u ziet direct hoe u alles rondom uw HKZ implementatie doelmatig en zelfstandig organiseert. Tel: Van NEN / HKZ De norm Justitiële Jeugdinrichtingen is van toepassing op het kwaliteitsmanagementsysteem van Justitiële Jeugdinrichtingen. De norm is niet van toepassing op gesloten jeugdzorg. In deze norm staan de volgende thema s centraal Verbeteren (PDCA-cyclus) Resultaatgerichtheid Cliëntervaringsonderzoek Cliëntveiligheid Prestatie-indicatoren Het organisatiedeel en het sectorspecifieke deel zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. De delen vormen samen de HKZ-norm voor de desbetreffende sector. Bij certificatie van een organisatie binnen de desbetreffende sector zijn dan ook beide delen van toepassing. Deze sector specifieke HKZ-norm met de sectorspecifieke rubrieken 1 t/m 3 en het Algemene organisatiedeel (met de rubrieken 4 t/m 9) met daarin opgenomen de sectorspecifieke aanvullingen op de rubrieken 4 t/m 9 zijn in combinatie compatibel met ISO 9001:2015. Binnen uw account werken met meerdere normen U kunt voor het werken met iedere afzonderlijke norm binnen uw account steeds een portfolio (uw werkruimt) activeren. Indien u het Algemene organisatiedeel (HKZ 123) centraal en los van de sectorspecifieke norm wilt behandelen dan kunt u deze afzonderlijk activeren. Van deze sectorspecifieke norm is ook een versie beschikbaar waarin HKZ 123 niet is geintegreerd. De eventuele aanpassingen op rubriek 4 t/m 9 worden dan bij de respectievelijke sectorspecifieke normen aangeboden. Inhoud Bekijk de inhoud via de betreffende tab hierboven. Werkwijze kiezen Kies een werkwijze door onder de tab 'Modules en proces' een combinatie van modules te kiezen. U kunt compact beginnen en altijd uitbreiden. U ziet daar het gekozen proces en of deze het beste bij uw doelstellingen past. U leest in het kort wat u in de verschillende modules kunt doen en wat uw output is.

5 Documentenbeheer Uw Yucan portfolio heeft standaard uitgebreid documentenbeheer. U kunt bij ieder onderwerp documenten toevoegen. Zo blijven deze altijd op de voor u en uw stakeholders relevante onderwerpen zichtbaar. Uw documenten zijn ook via uw bibliotheek te benaderen en blijven jaar na jaar voor u bewaard. Rapportage Met een druk op de knop heeft u op ieder gewenst moment de beschikking over allerhande keurig verzorgde rapportages (scherm en pdf). Van de uitkomsten uit een enkel portfolio tot en met aggregaties uit verschillende portfolio s. Inclusief behandellijsten. projectoverzichten en jaarplannen. In de digitale versie van uw PDF rapportages zijn bijgesloten documenten direct te benaderen. Een enkele klik waarna u natuurlijk indien u niet bent ingelogd nog wel moet inloggen Meten is weten, maar dan Binnen Yucan kunt u kiezen voor alleen een evaluatie. U weet dan waar u staat. Door ook te kiezen voor de ontwikkelmodule geeft u snel, eenvoudig en structureel vorm aan uw ontwikkeling en verbetering. U kunt dit ook later doen d.m.v. een upgrade.

6 2. Modules en proces Proces in beeld

7 Evaluatie individueel Evaluatie - Conclusie U evalueert de in het portfolio aangeboden onderwerpen. U beantwoordt de vragen, geeft eventueel toelichtingen en benoemd verbeterpunten. Zo nodig voegt u per onderwerp onderbouwende documenten (bewijsstukken) toe. Conclusies uit een eventuele eerdere periode of (teamevaluatie) input van deelnemers aan de peiling kunt u met een druk op de knop kopiëren. Door u benoemde verbeterpunten worden - indien de ontwikkelmodule wordt gebruikt - ook automatisch in uw behandellijst getoond. U hebt de beschikking over uitgebreide rapportage van uw conclusies. Heeft u meerdere portfolio s? Dan kunt u de gegevens in rapporten combineren. Uw gegevens blijven bewaard en kunnen in een volgende periode eenvoudig worden hergebruikt.

8 3. Inhoud Deelweergave uit de norm (HKZ-norm 130: 2015 en HKZ-norm 123: 2015): 2015 Nederlands Normalisatie-instituut (NEN) 1. Inhoudsopgave Hoofdstuk I: Algemene inleiding Inleiding Samenstelling werkgroep Reikwijdte Wijze van beoordeling en specifieke auditeisen Leeswijzer Hoofdstuk 2: Eisen Rubrieken 1 t/m 3 Rubriek 1: PLAN: Afspraken over het primair proces en professioneel handelen Rubriek 2: DO: Uitvoering van het primair proces Rubriek 3: CHECK EN ACT: Meten, analyseren en verbeteren van het primair proces Rubrieken 4 t/m 9 (Algemeen organisatiedeel) Rubriek 4: De organisatie en haar kwaliteitsmanagementsysteem Rubriek 5: Personeelsbeleid, competenties en kennis Rubriek 6: Actueel houden en vernieuwen van zorg- en dienstverlening Rubriek 7: Omgeving, infrastructuur, materiaal en middelen Rubriek 8: Inkoop en uitbesteding Rubriek 9: Gedocumenteerde informatie Bijlagen uit HKZ-norm 130 Bijlage I: Wijzigingstabel bij HKZ-norm Justitiële Jeugdinrichtingen (JJI) 2015 Bijlage II: Referentietabel ISO 9001:2015 HKZ-norm Justitiële Jeugdinrichtingen (JJI) 2015 Bijlagen uit HKZ-norm 123 (Algemeen organisatiedeel) Bijlage I: Wijzigingstabel bij AO 2015 Bijlage II: HKZ-model 2. VOORBEELDEN VAN EISEN UIT DE NORM Informatieve en ondersteunende informatie, zowel tekstueel als grafisch beschikbaar in de norm inclusief inline bijlagen. De eisen zijn pragmatisch gegroepeerd en zodanig opgedeeld dat u er eenduidig mee kunt werken. U hebt op ieder punt de mogelijkheid om direct toelichtingen, verbeterpunten en ondersteunende documenten (of bewijsstukken) te plaatsen.

9 Rubriek 1: PLAN: Afspraken over het t primair proces en professioneel handelen Rubriek 1 bevat de Plan -fase van de PDCA-cyclus. In deze rubriek gaat het vooral over thema s die een randvoorwaarde vormen voor de opvoeding, behandeling en onderwijs van de jeugdige. In rubriek 4 heeft de Justitiële Jeugdinrichting haar beleid geformuleerd en cruciale processen vastgesteld. Vervolgens gaat een Justitiële Jeugdinrichting in deze rubriek 1 aan de slag met de processen van opvoeding en behandeling van de jeugdige. Op basis van een risico-inventarisatie bepaalt de organisatie de cruciale processen van opvoeding en behandeling. De organisatie moet zelf bepalen welke cruciale processen zo risicovol zijn dat het belangrijk is dat deze vastliggen. De organisatie moet zelf bepalen welke cruciale processen zo risicovol zijn dat het belangrijk is dat deze vastliggen. Hierbij gaat het zowel om de risico s voor de jeugdige als voor de maatschappij. Het doel is deze risico s te minimaliseren, zodat een Justitiële Jeugdinrichting een veilige omgeving is voor de jeugdige en de medewerkers en dat een Justitiële Jeugdinrichting bijdraagt aan een veilige samenleving. Voor de uitwerking van de thema s van rubriek 1 is de betrokkenheid van professional én de directie van groot belang. 1.1 Primaire processen en risico-inventarisatie Toelichting bij 1.1.1a De termen zorg, opvoeding en behandeling worden ruim bedoeld. Onderwijs is hier een belangrijk onderdeel van De organisatie bepaalt de processen van opvoeding en behandeling die cruciaal zijn voor het voldoen aan de eisen en verwachtingen van de jeugdige. Dit betreft in elk geval de aanmelding, opname en intake, insluiting en crisisbeheersing, screening en diagnostiek, zorg/opvoeding/ behandeling, overdracht en nazorg a De organisatie bepaalt de volgorde van en interactie tussen deze processen b De organisatie bepaalt de criteria en methodes die nodig zijn om de processen te controleren en hun doeltreffendheid te garanderen. De methoden betreffen metingen en relevante indicatoren (waaronder indicatoren uit de planning- en controlcyclus van het hoofdkantoor DJI) c De organisatie bepaalt de beschikbaarheid van de benodigde middelen d De organisatie bepaalt de verantwoordelijkheden en bevoegdheden e De organisatie bepaalt de risico's en mogelijkheden. Rubriek 2: DO: Uitvoering van opvoeding oeding en behandeling Algemeen Rubriek 2 bevat de Do -fase van de PDCA-cyclus. Deze rubriek gaat over het uitvoeren van de opvoeding en behandeling aan de individuele jeugdige. Deze fase volgt nadat in rubriek 4 beleid is geformuleerd en cruciale processen zijn vastgesteld, en in rubriek 1 de randvoorwaarden voor goede opvoeding en behandeling zijn bepaald. Hier gaat het om het hele proces van verstrekken van informatie aan de jeugdige en zijn ouders, van intake/indicatie en uitvoering tot evaluatie en bijstelling. Bij de voorbereiding en het maken van een plan gaat het erom de vraag van de jeugdige te begrijpen en die om te zetten in een passend aanbod met inachtneming van de individuele risico s voor de jeugdige. Bij de uitvoering is behalve het professioneel handelen ook vraaggerichtheid van belang. Planning en beheersing van de werkzaamheden, werkmethoden en verslag- legging/ registraties ondersteunen het professioneel handelen. Zij maken het mogelijk dat achteraf getraceerd kan worden wie wat gedaan heeft en wie dat heeft gecontroleerd. Evaluatie moet

10 bezien worden in de relatie tussen de individuele jeugdige en de aanbieder en tussen de aanbieder en eventuele samenwerkingspartners. Evaluatie moet zowel tijdens het proces als bij afsluiting plaatsvinden. Met de thema s informatie, intake/indicatie, uitvoering en evaluatie wordt de verbetercyclus op het proces van de individuele opvoeding en behandeling genormeerd. 2.4 Perspectiefplan Op basis van de in kaart gebrachte problematiek stelt de organisatie (een) Perspectiefplan(en) met doelen op. Dit gebeurt volgens de landelijk afgesproken werkwijze (zie ook 2.9) De organisatie stimuleert de jeugdige om hieraan zijn eigen bijdrage te leveren De organisatie betrekt en bespreekt het Perspectiefplan met de ouders Bij behandelindicatie is het behandelplan onderdeel van het Perspectiefplan. Dit behandelplan wordt vastgesteld conform de wettelijke eisen a Het Perspectiefplan bevat in ieder geval de overeengekomen geformuleerde doelen (gewenste resultaat b Het Perspectiefplan bevat in ieder geval de manier waarop het resultaat en de voortgang van de opvoeding en behandeling wordt gemeten c Het Perspectiefplan bevat in ieder geval de wijze waarop en de frequentie waarmee de organisatie het Perspectiefplan evalueert en bijstelt aan de handen van (tussen)doelen. Rubriek 6: Actueel houden en vernieuwen van zorg- en dienstverlening Algemeen In rubriek 6 staan eisen met betrekking tot het actualiseren, verbeteren en vernieuwen van zorg- en/ of dienstverlening. Hierbij gaat het om: het onderzoek naar mogelijke ontwikkelingen. de implementatie van bestaande processen die nieuw zijn voor de organisatie. het ontwikkelen van geheel nieuwe producten of zorg- en/of dienstverlening. De organisatie moet ontwikkelingen in haar omgeving monitoren en nagaan of deze gevolgen hebben voor de eigen organisatie. Als dat zo is, zal de organisatie maatregelen moeten nemen om het aanbod bij te stellen. Als een organisatie geheel nieuwe producten ontwikkelt, moet dat gebeuren volgens de eisen in paragraaf 6.6. Als de organisatie niet structureel nieuwe producten ontwikkelt, kan dit thema beargumenteerd worden uitgesloten. 6.1 Inventariseren van ontwikkelingen (123) De organisatie volgt de ontwikkelingen op het terrein van wet- en regelgeving en kennisontwikkeling (o.a. nieuwe informatie uit literatuur, best practices en praktijkervaringen) (123) De organisatie onderzoekt met regelmaat de huidige en toekomstige vraag (en ontwikkeling) naar zorg- en dienstverlening (123) De organisatie volgt nieuwe ontwikkelingen op het gebied van werkwijzen en methodieken (123) De uitkomsten van bovenstaande inventarisaties legt de organisatie vast.

11 6.4 Het actualiseren en verbeteren van bestaande zorg- of dienstverlening (123) De organisatie heeft een proces voor het actualiseren en verbeteren van bestaand aanbod a (123) Bij de inrichting van dit proces wordt rekening gehouden met de specifieke eisen waaraan het actualiseren of verbeteren moet voldoen b (123) Bij de inrichting van dit proces wordt rekening gehouden met de noodzaak om cliënten, cliëntenvertegenwoordiging, patiënten, klanten, personeel en gebruikers te betrekken.