HET PERSONEELSDOSSIER NUT & NOODZAAK

Transcriptie

1 ASTRID VERBURG ADVISEUR PERSONEEL & ORGANISATIE HET PERSONEELSDOSSIER NUT & NOODZAAK

2 INHOUD 1 Vooraf 2 Het nut van het personeelsdossier 3 De opbouw van het personeelsdossier 5 De noodzaak van het personeelsdossier 7 Veelgestelde vragen 9 Over Prisma Personeel & Organisatie VOORAF Het personeelsdossier: werkgevers ervaren het vaak als tijdrovende ballast en een noodzakelijk kwaad. Dat gevoel is toegenomen sinds de recente invoering van het tweede deel van de Wet werk en zekerheid (Wwz). Zonder dossier kom je niet van een medewerker af, wordt vaak geroepen, en dat klopt ook. Maar het is slechts één kant van het verhaal. Dit whitepaper laat zien dat een goed opgebouwd personeelsdossier de organisatie ook voordelen oplevert. En dat het daarom zeker de moeite loont om er tijd en aandacht aan te besteden. Natuurlijk komt de noodzaak van een personeelsdossier bij ontslag van een medewerker in dit stuk wel aan de orde. Want het is goed om te weten waarom de overheid dit van u vraagt. Verder leest u hier uit welke componenten een personeelsdossier moet bestaan, zowel in grote lijnen als meer in de details. En tenslotte wordt een aantal vragen uit de praktijk beantwoord. EEN GOED PERSONEELSDOSSIER LEVERT JE VOORDELEN OP Nut & Noodzaak van het personeelsdossier 1

3 HET NUT VAN HET PERSONEELSDOSSIER Personeelsdossiers legt u als werkgever niet alleen aan met het doemscenario van een ontslagprocedure in het achterhoofd. Hieronder volgt een overzicht van alle facetten van een goed bijgehouden dossier. Foutloze uitvoering van afspraken over arbeidsvoorwaarden Welke zaken over arbeidsvoorwaarden zijn er ooit met een medewerker afgesproken? Als deze helder zijn vastgelegd, voorkomt dat onnodige en frustrerende discussies. Ook zorgt het voor een snelle en correcte verwerking in het salarissysteem. Zicht op ontwikkeling van medewerkers Hoe doen de medewerkers het binnen de organisatie? Als werkgever hebt u daar graag een goed beeld van. Dit krijgt u door functies, beoordelingsgesprekken en gevolgde opleidingen in het dossier op te nemen. Met die feiten in de hand kunt u volgen of een medewerker zich naar verwachting ontwikkelt. En, niet onbelangrijk, u kunt gericht bijsturen. Onderbouwing bij fiscale/financiële controle Kunt u bij controle door de fiscus aantonen welke afspraken er met medewerkers zijn gemaakt? Als dat niet het geval is, kan de fiscus conclusies trekken die zelfs kunnen leiden tot naheffingen en boetes. Onderbouwing bij een eventueel ontslag Wilt u het dienstverband van een werknemer beëindigen? Dan moet u bij het kantongerecht via het personeelsdossier kunnen aantonen dat de betreffende medewerker niet functioneert én dat u als werkgever stappen hebt gezet om deze situatie te voorkomen. Zonder dossier kan de rechter simpelweg geen besluit nemen. In het derde hoofdstuk meer hierover. Nut & Noodzaak van het personeelsdossier 2

4 DE OPBOUW VAN HET PERSONEELSDOSSIER Het mag duidelijk zijn, een personeelsdossier is meer dan een papieren tijger. Het geeft een goed en gedetailleerd overzicht van het dienstverband tussen werkgever en werknemer. En daar kunnen alle partijen hun voordeel mee doen. Maar uit welke elementen moet een goed personeelsdossier zijn opgebouwd? Stamkaart Individueel dossier Salarisdossier Collectief dossier De stamkaart Dit is het eerste blad in het personeelsdossier; hierop staan de personele gegevens en de functiehistorie van de werknemer vermeld. De stamkaart geeft snel inzicht in het dossier en laat ook zien of u het juiste dossier heeft gepakt. Het individuele dossier Goed beschouwd is dit onderdeel het meest essentiële element van het personeelsdossier. De volgende zaken moeten hierin in ieder geval zijn verwerkt: Arbeidsovereenkomst, met eventuele aanvullende arbeidsvoorwaarden Functieomschrijving Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken Formele verbetertrajecten Eventuele berispingen en waarschuwingsbrieven Afspraken over opleidingen en cursussen Ondertekend personeelshandboek of huisreglement Overige correspondentie op persoonsniveau Nut & Noodzaak van het personeelsdossier 3

5 Het salarisdossier Hierin worden per medewerker alle gegevens opgenomen die te maken hebben met loon, toeslagen, subsidies, uitkeringen en dergelijke. Ook alle informatie en correspondentie die van belang is voor de Belastingdienst bewaart u op deze plek. Verder horen in het salarisdossier thuis (mits ze van toepassing zijn): Kopie legitimatiebewijs* Verklaring loonheffingen Werkvergunning (bij buitenlandse werknemers) Bedrijfsleningen Bonusafspraken Pensioengegevens Eventuele verzekeringen Lopende loonbeslagen (let op: afgewikkelde loonbeslagen moet u verwijderen) * Op de website van de rijksoverheid valt te lezen dat u als werkgever verplicht bent een duidelijke kopie van het legitimatiebewijs in het dossier op te nemen. Met goed leesbaar documentnummer en burgerservicenummer (BSN), én een herkenbare pasfoto. Het collectieve dossier De naam zegt het eigenlijk al: dit deel van het personeelsdossier moet voor alle werknemers op dezelfde manier worden ingevuld. In het collectieve dossier bewaart u per medewerker: Kopie van de stamkaarten (tenzij u een digitaal personeelsinformatiesysteem heeft) Ziek- en hersteldmeldingen Vakantieregistratie Nut & Noodzaak van het personeelsdossier 4

6 DE NOODZAAK VAN HET PERSONEELSDOSSIER Per 1 juli 2015 is het tweede deel van de Wet werk en zekerheid (Wwz) ingevoerd. Sinds dat moment moet de (kanton)rechter beoordelen of er sprake is van een redelijke grond om een medewerker te ontslaan. De bewijslast ligt hierbij geheel bij de werkgever, en deze moet dan altijd een goed opgebouwd personeelsdossier op tafel kunnen leggen. De rechter zal ook bekijken of de werkgever zich gehouden heeft aan zijn/haar inspanningsverplichting om de betrokken werknemer te herplaatsen. Gronden waarop beëindiging van een dienstverband kan worden aangevraagd 1. 2 jaar arbeidsongeschiktheid 2. Bedrijfseconomische redenen 3. Frequent verzuim van de werknemer 4. Disfunctioneren 5. Verwijtbaar handelen 6. Ernstige gewetensbezwaren 7. Verstoorde arbeidsverhoudingen 8. Andere omstandigheden Grond 1 en 2 worden niet door de rechter behandeld, maar door het UWV. Ook die instantie zal om een solide personeelsdossier vragen. De ontslaggronden 3 t/m 8 zijn een zaak voor de kantonrechter. Ontslag bij arbeidsongeschiktheid Om bij 2 jaar arbeidsongeschiktheid een ontslagvergunning te krijgen, moet de werkgever kunnen hardmaken dat hij/zij aan de vereisten uit de Wet verbetering poortwachter heeft voldaan. Om dat te bewijzen, heeft men een goed bijgehouden verzuimdossier nodig. Ontslag om bedrijfseconomische redenen Misschien vraagt u zich af of u nog wel invloed heeft op ontslag van medewerkers, als bedrijfseconomische redenen hiervan de oorzaak zijn. In zo n situatie heeft u nog speelruimte, al is deze beperkt. In principe wordt in dit soort gevallen het afspiegelingsbeginsel toegepast, maar het UWV staat toe dat u hiervan met maximaal 10% afwijkt bij medewerkers die bovengemiddeld presteren. Dan moet u dat wel kunnen aantonen, en dat wordt lastig als u daarover geen gegevens heeft vastgelegd. Nut & Noodzaak van het personeelsdossier 5

7 Effecten van de Wwz In het nieuwe systeem van ontslaggronden is eenzijdige beëindiging van een dienstverband door de werkgever alleen mogelijk als geheel aan één van de genoemde gronden is voldaan én herplaatsing in een andere passende functie niet mogelijk is. Werkgevers moeten hun dossier dan ook echt op orde hebben voordat zij een ontbindingsverzoek indienen. Vooral bij ontslag wegens disfunctioneren zal dit vaker tot problemen leiden. In de oude situatie kon de rechter bij een gebrekkige ontslaggrond (lees: een rammelend dossier) toch besluiten de arbeidsovereenkomst te ontbinden, en de medewerker daarvoor te compenseren. Dat kan nu eigenlijk alleen nog maar bij verwijtbaarheid van de kant van de werkgever. In het nieuwe systeem heeft de ontslagen werknemer enkel recht op een transitievergoeding. Het is op dit moment al duidelijk dat sinds 1 juli 2015 ontslagaanvragen vaker worden afgewezen. Gevolg hiervan is dat het (nog) aantrekkelijker wordt om als werkgever met de medewerker zelf tot een beëindigingsovereenkomst te komen. Nut & Noodzaak van het personeelsdossier 6

8 VEELGESTELDE VRAGEN Aan het personeelsdossier zitten wel wat haken en ogen. Hieronder een aantal vragen waar werknemers nogal eens tegenaan lopen. Kan de werknemer het dossier inzien? De werknemer heeft het recht om te weten welke informatie in het personeelsdossier is opgenomen. Hij mag de werkgever dan ook om een kopie vragen. Wanneer de werkgever via anderen gegevens heeft gekregen, dan moet hij de medewerker hierover informeren. De werkgever mag niet willekeurig alle informatie opslaan; dit is aan regels gebonden door de Wet bescherming persoonsgegevens. Interne notities (bijvoorbeeld tussen leidinggevende en de personeelsafdeling) vallen niet onder het inzagerecht, tenzij op basis hiervan een definitief rapport wordt opgemaakt. Mogen digitaal vastgelegde afspraken ook worden opgenomen in het dossier? Documenten in een personeelsdossier hebben vooral een bewijsfunctie, bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst, afspraken in een beoordelingsverslag of een opleidingsovereenkomst. Het gaat dan om originele, papieren documenten, voorzien van de handtekeningen van de medewerker en de werkgever. Als afspraken uitsluitend in digitale vorm zijn vastgelegd, dan mag de rechtbank dit bewijsmateriaal individueel waarderen. Dat betekent met name dat een rechter overtuigd moet raken van de betrouwbaarheid van het bewijs. Het is dan zaak om aan te tonen dat er niet met het digitale document geknoeid is. Een manier om de schijn van manipulatie te voorkomen, is documenten te voorzien van een gekwalificeerde elektronische handtekening. Nut & Noodzaak van het personeelsdossier 7

9 Hoe lang moet het dossier bewaard blijven? Voor het bepalen van de bewaartermijn geldt het criterium: is iemand nog in dienst of niet? In het eerste geval is het voldoende om het personeelsdossier regelmatig op te schonen, zodat het actueel blijft. Na uitdiensttreding mogen gegevens in het personeelsdossier niet langer dan twee jaar worden bewaard, behalve wanneer ze nodig zijn om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Concreet zijn de bewaartermijnen: 7 jaar: voor gegevens uit de salarisadministratie die van fiscaal belang zijn. 5 jaar: voor loonbelastingverklaringen en de kopie van het identiteitsbewijs van de ex-werknemer. direct vernietigen of ten hoogste 2 jaar bewaren: voor alle overige informatie. Privacy: wie mag het dossier bekijken? Wanneer u als werkgever informatie uit het personeelsdossier wilt delen, krijgt u te maken met de Wet bescherming persoonsgegevens. Daarin staat op welke voorwaarden u gegevens over werknemers mag doorgeven aan derden: - Als het nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst die u met uw werknemer heeft gesloten (bijvoorbeeld voor een leasecontract); - Als een wettelijk voorschrift dit vereist (bijvoorbeeld voor de Belastingdienst); - Als de werknemer hiervoor zelf ondubbelzinnig toestemming heeft gegeven. Binnen het bedrijf zijn de bevoegdheden helder: alleen diegenen met een taak die deze toegang ook rechtvaardigt, mogen het personeelsdossier inzien. In de praktijk zijn dat alleen de directe leidinggevende, HRM-personeel, en de medewerker zelf na een verzoek. Nut & Noodzaak van het personeelsdossier 8

10 OVER PRISMA ADVIES GROEP PERSONEEL & ORGANISATIE U heeft waarschijnlijk wel begrepen dat het belang van een zorgvuldig opgebouwd personeelsdossier groot is. Niet alleen als het misloopt tussen uw organisatie en een van de medewerkers, maar ook als u de ambitie heeft om uw bedrijfsvoering te professionaliseren. Heeft uw organisatie behoefte aan ondersteuning bij dit proces? Prisma Advies Groep P&O begeleidt u systematisch bij alle stappen die moeten worden gezet, tot het moment dat u weet hoe u de zaken moet aanpakken. Wilt u het beheer van uw personeelsdossiers geheel uitbesteden? Ook dan kunt u Prisma Advies Groep P&O inschakelen. U kunt hiervoor een abonnement afsluiten. Heeft u een specialist nodig om te checken of uw personeelsdossiers aan alle eisen voldoen? Prisma Advies Groep P&O kan dit voor u doen, eenmalig of op regelmatige basis. PRISMA ADVIES GROEP P&O: HANDELSSTRAAT AB HEERHUGOWAARD TELEFOON A.VERBURG@PRISMA-ADVIES.NL De informatie in dit whitepaper is gebaseerd op de wetgeving en HR-praktijk van dit moment (maart 2016). Verder attenderen wij u erop dat de informatie algemeen van aard is en niet automatisch op elke casus toegepast kan worden. Wilt u meer weten over een specifieke zaak, neemt u dan contact op met Prisma Advies Groep Personeel & Organisatie LID VAN DE PRISMA ADVIES GROEP TELEFOON INFO@PRISMA-ADVIES.NL WWW. PRISMA-ADVIES.NL Nut & Noodzaak van het personeelsdossier 9