Richtlijnen Inhoud Personeelsdossier SPOVENRAY

Transcriptie

1 Richtlijnen Inhoud Personeelsdossier SPOVENRAY

2 Richtlijnen Inhoud Personeelsdossier SPOV Pagina Inhoud 3 1. Doelstelling 3 2. Wettelijke grondslag 3 3. Definitie 3 4. Toepassingsgebied 3 5. Richtlijnen inhoud personeelsdossier Inleiding Inhoud personeelsdossier Dossieropbouw Inzage in personeelsdossier Plaats van het personeelsdossier Bewaartermijnen van persoonsgegevens Overdracht personeelsdossiers 7 6. Bijlagen Checklist personeelsdossier: inhoud personeelsdossier en archivering Checklist bewaartermijnen na beëindiging dienstverband Tien belangrijke tips bij dossieropbouw 2

3 Richtlijnen Inhoud Personeelsdossier 1 Doelstelling Het effectief, efficiënt en sociaal verantwoord kunnen voeren van personeelsbeleid en -beheer, evenals het kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen. 2 Wettelijke grondslag Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) Vrijstellingsbesluit WBP De Archiefwet 3 Definitie Een personeelsdossier bevat alle gegevens op basis waarvan de stand van zaken kan worden geanalyseerd en waarbij de arbeidsgeschiedenis van medewerkers wordt bijgehouden. 4 Toepassingsgebied Scholen van SPOVenray 5 Richtlijnen inhoud personeelsdossier 5.1 Inleiding In het kader van de arbeidsrelatie worden veel persoonsgegevens van medewerkers verwerkt en wordt de arbeidsgeschiedenis van de medewerker bijgehouden. Deze gegevens zijn veelal opgeslagen in een personeelsdossier. Een goed personeelsdossier bevat alle gegevens op basis waarvan de stand van zaken kan worden geanalyseerd. Beslissingen moeten altijd goed onderbouwd worden. Of het nu om een salarisverhoging gaat of om ontslag. Bij SPOV gebeurt het aanmaken van dossiers op zowel bestuurs- als schoolniveau. 5.2 Inhoud personeelsdossier Een dossier bestaat uit drie onderdelen. - Individueel personeelsdossier (op bestuurs- en schoolniveau); - Bekwaamheidsdossier (op schoolniveau); - Salarisdossier (veelal op bestuursniveau); Wat moet een dossier wel of niet bevatten De hoofdregel is dat alleen die gegevens in een personeelsdossier mogen voorkomen die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor het personeelsdossier is ingesteld. In de checklist inhoud personeelsdossier en archivering (bijlage 6.1) staat beschreven welke gegevens in welk dossier thuishoren en welke gegevens verplicht in het dossier aanwezig moeten zijn. Bekwaamheidsdossier Vanaf 1 augustus 2006 is iedere school (in de zin van werkgever) verplicht om voor alle leraren een bekwaamheidsdossier aan te leggen. Een bekwaamheidsdossier wordt door de medewerker bijgehouden en is een geordende verzameling gegevens die laat zien dat de leraar bekwaam is en zijn bekwaamheid onderhoudt in afstemming met het beleid van zijn school. Het bekwaamheidsdossier vervangt niet het personeelsdossier, maar is een onderdeel van het personeelsdossier. Het bekwaamheidsdossier wordt in 2-voud bewaard; door de medewerker en in het personeelsdossier. Ook directeuren houden een bekwaamheidsdossier bij. Dit bekwaamheidsdossier wordt in een afgesloten kast bewaard, tezamen met de bekwaamheidsdossiers van de medewerkers. Inhoud individuele personeelsdossier op schoolniveau 3

4 Ieder personeelsdossier kan met behulp van tabbladen als volgt worden opgebouwd. Achter de tabbladen staan de achterliggende stukken vermeld. Tabbladen zijn: Personalia - sollicitatiegegevens - persoonlijke gegevens - akten van bekwaamheid/diploma s - functiebeschrijving/competentieprofiel - rapporten psychologisch onderzoek Verlof - ouderschapsverlof - buitengewoon verlof - zwangerschaps- en bevallingsverlof - aanvragen bapo Loopbaan en mobiliteit - verzoeken om overplaatsing - loopbaanoriëntatie - studiefaciliteiten Verzuim en arbeidsongeschiktheid - Verzuimgegevens, spreekuurrapportages etc. - WIA-procedure Aanstelling en ontslag - akten van aanstelling - akten van ontslag Bekwaamheidsdossier - verslagen gesprekkencyclus - verslagen beoordelingsgesprekken - disciplinaire maatregelen - portfolio 4

5 5.3 Dossieropbouw Een goed personeelsdossier begint bij indiensttreding en geeft het proces weer van de medewerker in relatie tot diens werk, of het nu goed of slecht gaat. De belangrijkste redenen voor dossieropbouw zijn: - om vinger aan de pols te houden; - om medewerkers te begeleiden in hun ontwikkeling; - om aandacht en tijd te geven aan alle medewerkers; - om rechtspositionele maatregelen te kunnen onderbouwen. Dossieropbouw is vormvrij maar er zijn een viertal eisen waaraan moet worden voldaan: - Feiten: het dossier moet berusten op feiten; - Bewijsbaarheid: alles wat in het dossier wordt opgenomen moet bewijsbaar zijn; - Confrontatie: als het gaat om het functioneren van de medewerker, moet de medewerker hiervan aantoonbaar op de hoogte worden gesteld en de kans krijgen hierop te reageren (hoor en wederhoor); - Verbeterkans: de medewerker moet de kans krijgen zich te verbeteren en dit moet aantoonbaar zijn. In bijlage 6.3 vindt u 10 belangrijke tips voor dossieropbouw. 5.4 Inzage in personeelsdossier Inzage is geregeld in artikel 8, 9 en 35 van de WBP. De volgende procedure geldt voor inzage. 1 De medewerker heeft inzage in zijn personeelsdossier (ook als ze in een computer zijn geregistreerd) met redelijke tussenpozen. Echter hierbij moet de leidinggevende aanwezig zijn. 2 De medewerker heeft in principe inzage in alle gegevens, maar niet: - in de gegevens over anderen; - in de gegevens waarvoor de werkgever een zwaarwichtig belang heeft om inzage weigeren (bijv. een aantekening of iemand in aanmerking komt voor promotie). 3 Toegang tot het personeelsdossier mogen alleen diegenen hebben die een taak hebben die deze toegang ook rechtvaardigt. Rechtstreeks toegang heeft dus: - de direct leidinggevende; - CvB; - de medewerker (bij inzage). 4 Aan anderen binnen of buiten de organisatie- kunnen gegevens uit het personeelsdossier worden verstrekt in de volgende gevallen: - de verstrekking is wettelijk verplicht (bijv. fiscale en SZ-wetgeving) - de verstrekking is noodzakelijk voor een gerechtvaardigd belang van de organisatie van de werkgever zelf of van een derde, mits de verstrekking geen onevenredig inbreuk maakt op de privacy van betrokkene. Daarbij moet beoordeeld worden in hoeverre het doel waarvoor de gegevens verstrekt worden verenigbaar is met het doel waarvoor de gegevens in het personeelsdossier zijn opgeslagen. Daarbij moeten de aard van de gegevens, de gevolgen voor de medewerker en de waarborgen die zijn genomen om de belangen van de medewerker te beschermen, in acht worden genomen. Pas in geval het doel van de verstrekking niet verenigbaar is met het doel waarvoor de gegevens zijn opgeslagen, en er ook geen wettelijke of contractuele verplichting met de medewerker bestaat, moet de ondubbelzinnige toestemming van de medewerker gevraagd worden. De medewerker kan de werkgever verzoeken om gegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. Een werkgever is verplicht om deze verzoeken binnen vier weken te honoreren. Gegevens kunnen alleen verbeterd worden als ze feitelijk onjuist zijn. Wanneer gegevens subjectief onjuist zijn (een medewerker is het bijvoorbeeld niet eens met de inhoud van gespreksverslagen) dan heeft de medewerker het recht om zijn/haar eigen versie aan het dossier toe te voegen (recht op aanvulling). Het oorspronkelijke verslag tekent de medewerker dan voor gezien. 5

6 5.5 Plaats van het personeelsdossier Personeelsdossiers zijn privacy gevoelig. Daarom is het verplicht maatregelen te treffen waardoor onbevoegden geen toegang tot de informatie kunnen krijgen. Papieren dossiers moeten in een afgesloten ruimte bewaard worden en computerbestanden moeten worden beveiligd met een wachtwoord. 5.6 Bewaartermijnen van persoonsgegevens De WBP regelt dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of worden gebruikt. Als de persoonsgegevens niet meer nodig zijn of de bewaartermijn is verlopen dan moeten deze gegevens worden verwijderd. Verwijderen betekent niet dat de gegevens altijd vernietigd moeten worden. Het is al voldoende dat de gegevens buiten de actieve administratie worden gebracht en in een archief of op een aparte schijf worden opgeslagen. Om een goede administratie bij te kunnen houden, moeten bepaalde persoonsgegevens echter gedurende een zekere periode worden bewaard. In bijlage 6.2 staat beschreven hoelang persoonsgegevens bewaard moeten worden. 5.7 Overdracht personeelsdossiers Bij een overplaatsing van een personeelslid binnen het schoolbestuur wordt het personeelsdossier overgedragen aan de ontvangende school/directeur. Hiervoor geldt de volgende procedure: 1 De directeur dient de overdracht aan te kondigen aan de medewerker. 2 De directeur overhandigt het dossier aan de personeelsadviseur. 3 De personeelsadviseur schoont het dossier op en verwijdert de niet meer relevante gegevens. Als het van belang is, zullen gegevens in het personeelsdossier van het schoolbestuur worden bewaard. 4 De personeelsadviseur overhandigt het dossier aan de ontvangende school. Bij poolleerkrachten wordt het dossier overgedragen aan het bestuursbureau. Bij uitdiensttreding van een medewerker wordt het personeelsdossier overgedragen aan het bestuursbureau en toegevoegd aan het individuele personeelsdossier van het bestuursbureau. 6

7 6. Bijlagen 6.1 Checklist personeelsdossier: Inhoud Personeelsdossier en Archivering Personalia Stamkaart Kopie Identiteitsbewijs Sollicitatiegegevens Functiebeschrijving/competentieprofiel Bewijs van goed gedrag Pensioenfonds Rapport psychologisch onderzoek Arbeidsvoorwaarden Akte van aanstelling Afspraken wijzigingen aanstelling Verlof, bapo Salaris Medewerkerverklaring loonbelasting Bijzondere individuele afspraken Toekenningen gratificaties Eventuele verzoeken loonbeslag Deelname levensloopregeling Arbeidsvoorwaarden bv. Fiets-privé Ziekte en arbeidsongeschiktheid Correspondentie Arbodienst SMO- verslagen per medewerker Ziektegegevens WIA- procedure Studie Opleidingsplan Kopieën van diploma s en certificaten Studieafspraken Loopbaan en Mobiliteit Loopbaanoriëntatie Verzoeken om overplaatsing Studiefaciliteiten Beoordelen en functioneren Beoordeling einde proeftijd Beoordelingsformulier Verslagen gesprekken volgens gesprekscyclus en overige verslagen gesprekken Correspondentie wg-wn Disciplinaire waarschuwingsbrieven (indien van toepassing) Bijzonderheden archivering In een gesloten enveloppe - In gesloten envelop: geen verwijderingsdatum - In gesloten envelop: geen verwijderingsdatum Wordt waar opgeborgen PIS / school / school / school /school /school /school /school /school Verplicht/ altijd aanwezig = individueel personeelsdossier bestuurskantoor = individueel personeelsdossier school PIS= personeelsinformatiesysteem bestuurskantoor Bijlagen 7

8 6.2 Checklist bewaartermijnen na beëindiging dienstverband Soort gegevens Verplichte bewaartijd Fiscus aspect Sollicitatiegegevens Sollicitatiebrief Sollicitatieformulier Psychologisch onderzoek Bewijs van goed gedrag Getuigschriften Referenties Arbeidsvoorwaarden Akte van aanstelling Wijziging akten Aanvullende arbeidsafspraken Salarisafspraken Promotie/demotie/benoemingsbrieven FPU- regeling Afspraken betreffende werk GMR/MR Samenleving/partnerschap Brieven betreffende ontslag Kopie getuigschrift Loopbaan/personeelsontwikkeling Afspraken betreffende (te volgen) opleidingen 7 jaar 7 jaar Gedurende lidmaatschap + 2 jaar 7 jaar Gedurende dienstverband + indien werknemer opleidingskosten moet vergoeden na beëindiging van het dienstverband, gedurende die periode Aanvraag voor opleiding door medewerker Afspraken m.b.t. loopbaan Verslagen gesprekken gesprekkencyclus Overige zaken Ziektekosten Afstandsverklaring woon- werkverkeer Brieven/verslagen probleemsituaties Brieven/verslagen financiële problemen Loonbeslagen Brieven betreffende jubilea Correspondentie directie/opz/direct leidinggevende Studie Opleidingsplan Kopieën van diploma s en certificaten Studieafspraken Beoordeling en functioneren Beoordeling einde proeftijd Beoordelingsformulier Verslagen functioneringsgesprekken Tot afronding/ afbreking opleiding Tot realisatie Duur verzekering tot vertrek Duur afspraak + 7 jaar 2 jaar Tot opheffing Tot beëindiging dienstverband Tot beëindiging van het dienstverband eventueel afhankelijk van ontslagsituatie tot 2 jaar daarna Zie loopbaan / personeelsontwikkeling Zie loopbaan / personeelsontwikkeling Bijlagen 8

9 6.3 Tien belangrijke Tips bij Dossieropbouw 1. Wacht niet tot het te laat is Ook als het goed gaat, is het van belang om gesprekken schriftelijk vast te leggen. Op deze manier wordt het een gewoonte en ligt er al een dossier mocht het onverhoopt niet goed gaan. 2. Iedereen is gelijk. Begeleid alle medewerkers op dezelfde manier en leg gesprekken altijd schriftelijk vast. Op deze manier wordt de aandacht verdeeld over alle medewerkers en kan de leidinggevende bij iedereen vinger aan de pols houden. 3. Feitelijk en concreet Een dossier moet altijd gebaseerd zijn op feiten die bewijsbaar zijn. Voorkom algemene vaagheden maar geef precies aan wat u bedoelt aan de hand van concrete voorbeelden. 4. Zakelijk Geef geen waardeoordelen maar beschrijf concreet gedrag in een kort en zakelijk verslag. 5. Bevestigen Wanneer een leidinggevende afspraken met diens medewerker maakt, is het verstandig deze afspraken schriftelijk naar de medewerker te bevestigen. Dit kan in een verslag maar ook in bijvoorbeeld een Steeds scherpere afspraken Geef duidelijk aan dat er consequenties zijn verbonden aan het niet voldoen aan afspraken. Geef iemand niet 3 x de laatste kans. 7. Consistent Wanneer een leidinggevende afspraken heeft gemaakt met een medewerker over diens functioneren, is het van belang dat de leidinggevende hierin consistent is. Blijf er constante aandacht aan geven en stel consequenties vast als het niet lukt. 8. Alert op signalen Bij medewerkers kunnen er diverse dingen spelen die van invloed zijn op diens functioneren (omstandigheden thuis, ziekte). Probeer alert te zijn op signalen en speel hierop in. 9. Zorgvuldige adviezen Wanneer een leidinggevende ingewonnen advies wil gebruiken om een besluit te onderbouwen, moet hij/zij ervoor zorgen dat dit een deugdelijk en zorgvuldig advies is. 10. Steun In sommige gevallen is een situatie zo complex dat het voor de leidinggevende alleen te complex wordt. In dergelijke situaties kan advies worden ingewonnen bij de stafmedewerker personeel en CvB. 9