Bijlage 2, B&W-flap nr. BD Nieuwe bijlage M (artikel 18.2 NRGA) Documenten Bewaartermijn Toelichting bij bijlage M.

Transcriptie

1 Nieuwe bijlage M (artikel 18.2 NRGA) Documenten Bewaartermijn Toelichting bij bijlage M Persoonsgegevens NAW-gegevens oude gegegevens na wijziging en direct vernietigen. Burgerservice-/sofinummer Kopie legitimatiebewijs en eventueel rijbewijs Eventueel werkvergunning Algemeen: De in de bijlage genoemde documenten kunnen al dan niet digitaal in andere administraties van de gemeente voorkomen. Reguliere declaraties en verlofaanvragen behoren niet tot het personeelsdossier, maar worden bij de personeels- en salarisadministratie bewaard. Verklaring tbv registratie diversiteitsbeleid * Het personeelsdossier wordt 10 jaar na beëindiging van het dienstverband vernietigd. In afwijking hiervan wordt het personeelsdossier tot 40 jaar na beëindiging van het dienstverband bewaard als de ambtenaar gewerkt heeft of in aanraking is geweest met voor de gezondheid schadelijke stoffen. Onder einde van het dienstverband wordt ook pensionering en overlijden verstaan. Formulier samenlevingsvormen Actueel document. Kopie van het afleggen ambtseed of geheimhoudingsverklaring Na het einde van het dienstverband indien de ambtenaar van grote betekenis voor gemeente of de maatschappij is geweest, wordt het personeelsdossier, conform de Archiefwet 1995, op termijn overgedragen aan het stadsarchief. Verklaring omtrent het gedrag Actueel document. Giro of bankrekeningnummer oude gegegevens na wijziging en verwerking direct vernietigen. Loonbelastingverklaring/ beschikking opting-in Actueel document. Lopende zaken, die door het einde van het dienstverband niet meer afgehandeld kunnen worden, blijven in het personeelsdossier. Documenten mbt het indienstnemen/hebben van jonggehandicapten 1

2 Actieve dienst en beloning Bijvoorbeeld: aanstelling, bevordering, toe(s)lagen, ontslag, deeltijd/spaaruren Curriculum vitae Actueel document. Brieven, besluiten en correspondentie mbt de actieve dienst. Brieven, overeenkomsten, besluiten en correspondentie mbt mobiliteit. Bijvoorbeeld: traject- en vaststellingsovereenkomsten. Besluiten/brieven/correspondentie mbt de vaste beloningen/vergoedingen en gratificaties Afspraken/aanwijzigingen binnen en buiten de werktijd Actueel document. Stukken mbt spaarregelingen Stukken over schuldhulp en derdenbeslag Doelgroepverklaring in verband met vermindering premies WW en WAO/WIA documenten mbt afdrachtvermindering arbeidsgehandicapten UWV-beschikking loonsuppletie wet Wajong Bruikleenovereenkomsten bedrijfseigendommen. Bijvoorbeeld: verklaringen geen privé gebruik dienstauto, bruikleenovereenkomst tablet/ipad/laptop of mobiele telefoon.. Pensioen-, uittreedregelingen en uitkeringen Documenten, formulieren van het pensioenfonds. Diverse regelingen van het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds 2

3 Pensioenoverdracht en -tijd Brieven, besluiten en correspondentie mbt de in- of postactieve dienst. Brieven, besluiten en correspondentie mbt een uitkering Stukken over periodieke uitkering nagelaten betrekking 10 jaar beeindiging recht nabestaande Functie/beroep Documenten m.b.t. de functie Actueel document. Specifieke eisen t.a.v. beroepuitoefening Beëdiging Functioneren, beoordelen, ontwikkeling Formulier(en) mbt functioneren, beoordelen en persoonlijke ontwikkeling Loopbaanafspraken Persoonlijke management doelen Stukken over studiefaciliteitenverordening Stukken overige studies Diploma s, certificaten en getuigschriften (relevant voor de loopbaan) Tussentijds ondertekende exemplaren worden direct vervangen door de definitief ondertekende exemplaren. laatste afspraak. laatste afspraak. 10 jaar bij uitdiensttreding Verzekeringen Stukken over aanvullende verzekering gerelateerd aan de uitoefening van de functie Aanvullende ziektekostenverzekering (gerelateerd aan het werk of beroep) 3

4 Verlofregelingen Digitale verlofkaart Besluiten/brieven/formulieren/correspondentie mbt verlofregelingen. Bijvoorbeeld: ouderschapsverlof, onbetaald verlof, zwangerschaps- en bevallingsverlof. 7 jaar na afloop kalenderjaar Arbeidsongeschiktheid Wet verbetering Poortwachter, alle voorgeschreven documenten. Beschikkingen/ correspondentie UWV gespreksverslagen verzuim leidinggevende/medewerker ABP arbeidsongeschiktheidspensioen aanvraag medewerker. 7 jaar na formele herplaatsing ABP arbeidsongeschiktheidspensioen claim werkgever Documenten mbt vermindering/stopzetting bezoldiging Documenten mbt arbeidsongeschiktheid in of door de dienst. Correspondentie ivm loonschadeverhaal op derden No-riskpolis en WAZO, aanmeldingen en correspontie UWV Orde en disciplinaire zaken Besluiten over disciplinaire maatregelen Rapporten en verslagen 4

5 Schriftelijke waarschuwingen/ Correspondentie van waarschuwende of corrigerende strekking voorafgaand aan een eventuele maatregel ogv hoofdstuk 13 NRGA. Zienswijze, bezwaar en beroep Ingediende zienswijze, bezwaar- op beroepschrift Correspondentie Processtukken Advies, uitspraak Beslissing op advies of beroep Besluit waartegen bezwaar of beroep wordt aangetekend 5