administratie en beheer

Transcriptie

1 administratie en beheer 21. Het personeelsdossier 22. Privacy van de werknemer 23. Aanwezigheidskaart 24. Organisatie en adressen 25. Overige websites

2 21. Het personeelsdossier Peiler De personeelsdossiers zijn peilers van uw bedrijf. Bij onverwachte tegenstellingen, conflicten of een ongeval moet u namelijk met de bewijzen komen en die komen vaak uit het personeelsdossier. Jammer voor u, maar gebrekkige dossieropbouw kan u veel geld en tijd kosten. Voorkom dus dat u mis grijpt door zaken vast te leggen en te archiveren in het personeelsdossier. Inhoud Documenten die thuis horen in het personeelsdossier zijn bijvoorbeeld: Sollicitatieformulier. Afsprakenformulier bij indiensttreding. Arbeidsovereenkomst. Wijzigingen op de arbeidsovereenkomst. Kopieën van diploma s en getuigschriften. Kopie legitimatiebewijs. Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Bij ziekteverzuim: Plan van aanpak, verslagen van evaluatiegesprekken, jaarevaluatie, reïntegratiedossier en alle andere documenten en correspondentie. Studiecontract. Aanwezigheidskaart van vorige jaren. Ontvangstverklaring PBM s. Mondelinge en/of schriftelijke waarschuwing, berisping, opgelegde sanctie. Mutaties voor salarisadministratie, pensioenen. Afspraken spaarloonregeling. Overigen. Privacy Alle personeelsdossiers horen achter slot en grendel in een brandwerende kast. De informatie in personeels-dossiers vallen onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens (zie ook hoofdstuk 23). Laat een dossier dus nooit slingeren! Recht op inzage De werknemer heeft het wettelijk recht om zijn personeelsdossier in te zien.

3 Bewaartermijnen Voor bepaalde informatie geldt een verplichte bewaartermijn van zeven jaar, bijvoorbeeld voor de loonadministratie en andere formele overheidsdocumenten. Als een werknemer al jaren in dienst is, raakt het personeelsdossier echter ook steeds voller met conceptbrieven, adreswijzigingen, aantekeningen, geboortekaartjes en andere correspondentie en die wordt nog vaak te lang bewaard. Voor de algemene gegevens geldt dat twee jaar bewaren lang genoeg is. Zaken die zijn afgerond of niet meer relevant zijn kunnen bijvoorbeeld één keer per jaar uit de dossiers worden verwijderd. Dossiers van ex-werknemers Ook als een werknemer niet meer in dienst is, geldt voor verschillende gegevens een bewaarplicht. de volgende gegevens moet u tot zeven jaar na het einde van het dienstverband bewaren: persoonlijke gegevens zoals: naam; adres; woonplaats; burgerlijke staat; datum van indiensttreding; salarisadministratie. de volgende papieren moet u tot vijf jaar na het einde van het dienstverband bewaren: loonbelastingverklaringen (ook voor de loonbelastingverklaringen die zijn vervangen door nieuwe); kopie identiteitsbewijs; bijlagen studenten- en scholierenregeling; reïntegratiedossier i.v.m. ziekte van de werk nemer. tot twee jaar na beëindiging van het dienstverband moet u bewaren: arbeidsovereenkomst; wijzigingen in de arbeidsovereenkomst ; correspondentie over promotie, degradatie, benoeming, ontslag etc.; afspraken i.v.m. VUT-regeling; kopie van het getuigschrift; afspraken i.v.m. OR-lidmaatschap; verslagen functioneringsgesprekken; correspondentie over (problematisch) functioneren. tot een jaar na beëindiging van het dienstverband moet u bewaren: sollicitatiegegevens (brief, formulier, cv, referenties, getuigschrift); gegevens uit psychologisch onderzoek.

4 22. Privacy van de werknemer Iedere werkgever legt gegevens van personeel vast en heeft daarom te maken met de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Wettelijk kader De WBP regelt het rechtmatig, behoorlijk en zorgvuldig verwerken van persoonsgegevens. Persoonsgegevens mogen alleen verzameld worden als: het doel vooraf nauwkeurig is omschreven; het verzamelen het doel rechtvaardigt; niet meer gegevens worden verzameld dan strikt noodzakelijk is; de gegevens nodig zijn voor een goede bedrijfsvoering. Rechten Iedere burger heeft door de Wet Bescherming Persoonsgegevens een aantal rechten en een werkgever, maar ook de arbodienst/bedrijfsarts dienen daarmee rekening te houden. Rechten zijn: recht op inzage en correctie (een werknemer mag zijn personeelsdossier inzien); recht op motivatie (de werknemer heeft het recht op uitleg waarom een bepaalde beslissing is genomen); recht op verzet (de werknemer kan bezwaar maken tegen verwerking van zijn gegevens door een bepaalde organisatie, bijvoorbeeld de arbodienst). Vastleggen of communiceren van persoonsgegevens mag alleen als er een goede reden voor is of als de betrokkene daar zelf toestemming voor heeft gegeven. Dat is bijvoorbeeld het geval als de bedrijfarts medische gegevens op wil vragen bij een specialist of behandelaar. Dat kan alleen als de werknemer daar schriftelijk mee akkoord gaat. Ook geeft een arbodienst of bedrijfsarts nooit medische informatie aan de werkgever. De werknemer kan zelf bepalen wat hij doorgeeft, maar is daartoe niet verplicht en een sollicitant hoeft alleen relevante informatie aan de mogelijk nieuwe werkgever over te brengen. Persoonsgegevens Persoonsgegevens die informatie geven over een identificeerbare individu (geboortedatum, adres, naam, geslacht, waardering, salaris, winst van de onderneming, godsdienst, gezondheid, strafrechtelijke persoonsgegevens) vallen onder de WBP.

5 Informatieplicht Alle organisaties die persoonsgegevens gebruiken hebben een informatieplicht. Zij moeten de personen op wie de gegevens betrekking hebben laten weten wat ze met de informatie doen. Taak werkgever De werkgever moet aandacht besteden aan het beveiligen van privacygevoelige informatie. De werkgever is verplicht om de informatie geheim te houden voor onbevoegden en personen die niets met de verwerking van doen hebben. In de praktijk betekent dat: Personeelsdossiers achter slot en alleen toegankelijk voor de ondernemer of de met personeelszaken belaste medewerker (bij voorkeur brandwerende kast); Aan collega s of derden worden geen telefoonnummers van medewerkers doorgegeven. U benadert zelf de gezochte persoon en vraagt hem/haar te bellen met degene die contact met hem/haar zoekt; In verzuimoverzichten mag de werkgever geen medische gegevens opnemen die herleidbaar zijn naar personen; De werkgever mag geen vragen aan een sollicitant stellen over zijn gezondheid of zijn ziekteverzuim in het verleden; De werkgever dient administratieve per soons-egevens te bewaren tot twee jaar na het einde van het dienstverband; Een reïntegratiedossier in verband met ziek te van een werknemer dient vier jaar na het einde van het dienstverband te worden ver nietigd. Meer informatie Informatie over de Wet Bescherming Persoonsgegevens en alle praktische consequenties van de uitvoering van de deze wet vindt u op de website van het College Bescherming Persoonsgegevens:

6 23. Aanwezigheidskaart Overzicht Als u voor iedere werknemer een aanwezigheidskaart bijhoudt, dan ziet u in één oogopslag het patroon van ziekte, verlof en andere bijzonderheden in de aan- en afwezigheid van de werknemers. Modelkaart De kaart in deze wegwijzer kunt u kopiëren en gebruiken voor uw werknemers. Met behulp van een code geeft u aan met welke reden de werknemer op bepaalde data niet aanwezig was. In een oogopslag worden patronen zichtbaar. Tip Gebruik de aanwezigheidskaart in gesprekken met de werknemer. Het helpt om patronen bespreekbaar te maken.

7 Aanwezigheidskaart jaar 20.. Naam Functie Datum in dienst Z = ziekteverzuim V = vakantie A = ATV B = bijzonder verlof S = studieverlof Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober November December

8 24. Organisatie en adressen CBW Mitex Postbus AT Zeist Telefoon (030) Fax (030) CNV Dienstenbond Polarisavenue 175 Postbus KC Hoofddorp Telefoon (023) Fax (023) FNV Bondgenoten Varrolaan 100 Postbus GE Utrecht Telefoon (0900) Fax (030) HBD Commissie Wonen Nieuwe Parklaan Postbus LS Den Haag Telefoon (070) Fax (070) WoonWerk Symfonielaan EW Nieuwegein Telefoon (030) Fax (030)

9 25. Overige websites

10