Ingangsdatum bewaartermijn. tot 2 jaar einde dienstverband Ja Art. 52 Wet

Transcriptie

1 Van : Sayed Nasibdar (KII) Aan : KII Verkoop Onderwerp : Bewaartermijnen documenten personeelsdossiers Datum : maandag 5 maart 2012 Sollicitatiegegevens Sollicitatiebrief, -formulier, correspondentie omtrent de sollicitatie, getuigschriften, verklaring omtrent gedrag, psychologisch onderzoek Ingangsdatum 4 weken zonder na beëindiging toestemming, 1 jaar sollicitatieprocedure met of toestemming van einde dienstverband de sollicitant - Vrijstellingsbesluit Wet Arbeidsvoorwaarden Akte van aanstelling / Wijzigingen Aanvullende arbeids- en salarisafspraken Loonbelastingverklaringen en kopie identiteitsbewijs Correspondentie inzake benoemingen, promotie, demotie Ingangsdatum tot 2 jaar einde dienstverband - Art. 52 Wet tot 2 jaar einde dienstverband - Art. 52 Wet minimaal 7 jaar einde dienstverband Vrijstellingsbesluit Wet minimaal 5 jaar einde dienstverband - Art.23a Uitvoeringsregeling loonbelasting tot 2 jaar einde dienstverband - Art. 52 Wet Correspondentie inzake ontslag tot 2 jaar einde dienstverband Art. 52 Wet VUT-regeling tot 2 jaar einde dienstverband - Art. 52 Wet Afspraken inzake werk OR tot 2 jaar einde lidmaatschap - Vrijstellingsbesluit Wet Burgerlijke staat werknemer minimaal 7 jaar einde dienstverband Vrijstellingsbesluit Wet Kopie getuigschrift tot 2 jaar einde dienstverband - -

2 Loopbaan / personeelsontwikkeling Afspraken inzake opleidingen Aanvraag opleiding door werknemer Afspraken omtrent loopbaan Verslagen functioneringsen beoordelingsgesprekken periode dat werknemer eventueel nog kosten moet vergoeden tot afronding / afbreking opleiding Ingangsdatum einde dienstverband - Vrijstellingsbesluit Wet tot realisatie Verzuim Ziektekosten Correspondentie UWV en bedrijfsarts Verslaglegging inzake Wet Verbetering Poortwachter Ingangsdatum duur verzekering tot - - Vrijstellingsbesluit Wet einde dienstverband

3 Overige zaken Afstandsverklaring woonwerkverkeer Verslaglegging van probleemsituaties Verslaglegging van financiële problemen duur afspraak + 7 jaar Ingangsdatum - Art. 52 Wet 2 jaar - - Vrijstellingsbesluit Wet Loonbeslagen tot opheffing - - Vrijstellingsbesluit Wet Brieven inzake jubilea Correspondentie directie / PZ / direct leidinggevende Gegevens inzake etniciteit en herkomst Identiteitspapieren van van derden ingeleende vreemdelingen waarvoor een tewerkstellingsvergunning is verleend tot einde dienstverband Afhankelijk van ontslagsituatie bij einde dienstverband of tot 2 jaar daarna minimaal 5 jaar einde dienstverband - Wet Stimulering Arbeidsdeelname Minderheden - Wet Samen minimaal 5 jaar einde dienstverband - Wet Arbeid Vreemdelingen

4 Archivering per document PIS Col Onder couvert = Individueel dossier = Personeelsinformatiesysteem = Collectief dossier (ordners) = In gesloten envelop Bijzonderheden archivering Wordt opgeborgen in Verplicht / altijd aanwezig Personalia Stamkaart Kopie identiteitskaart Melding bedrijfsvereniging Sollicitatiegegevens - Functiebeschrijving / competentieprofiel Bewijs van goed gedrag Onder couvert - Rapport psychologisch onderzoek Onder couvert - Arbeidsvoorwaarden Akte van aanstelling / Afspraken wijziging Afspraken m.b.t. verlof / PIS - Financiële gegevens Werknemersverklaring PIS

5 loonbelasting Bijzondere individuele afspraken / PIS - Toekenningen gratificaties / PIS - Eventuele verzoeken loonbeslag Onder couvert; direct na opheffing beslag verwijderen / PIS - Deelname levensloopregeling / PIS - Arbeidsvoorwaarden bv. leaseauto / PIS - Verzuim / pensioen Correspondentie Arbodienst Col - SMT- (sociaal medisch team) verslagen per medewerker Ziektegegevens Aanstellingskeuring Onder couvert; geen verwijderingdatum Onder couvert; geen verwijderingdatum Alleen speciale aanstellingskeuringen, bijzondere functies/taken Col - / Col - / Col - Pensioenfonds PIS - Afspraken bijzondere uitkering PIS - Studie Opleidingsplan - Kopieën van diploma s en certificaten - Studieafspraken - Beoordeling Beoordeling einde proeftijd - Beoordelingsformulier -

6 Correspondentie werkgever - werknemer Concurrentiebeding - Geheimhoudingsverklaring Verklaring ontvangst huisreglement Disciplinaire waarschuwingsbrieven (indien van toepassing) Wat moet een personeelsdossier niet bevatten Documenten / gegevens Medische gegevens Verslagen functioneringsgesprekken Cijfermatige gegevens over ziekteverzuim en zwangerschap. Gevoelige gegevens omtrent sociale omstandigheden zoals contacten met justitie, voor zover deze niet van belang zijn voor het functioneren en de arbeidsrelatie. Godsdienst en levensovertuiging (tenzij de organisatie gebaseerd is op die godsdienst of levensovertuiging). Politieke gezindheid (tenzij de organisatie gebaseerd is op die politieke gezindheid) Ras en seksuele geaardheid Waar ze wel thuishoren Bedrijfsarts, medische dienst Ordner bij direct leidinggevende Ziekteverzuimregistratiesysteem Vakbondslidmaatschap (tenzij de werkgever betrokken is bij de relatie tussen de werknemer en de vakbond, bijvoorbeeld omdat de werkgever de vakbondscontributie betaalt);

7 Archivering per dossier Individueel personeelsdossier Stamkaart Arbeidsovereenkomst, arbeidvoorwaarden Beoordelingsgesprekken Financiële gegevens Privacygevoelige informatie Salarisdossier Gegevens m.b.t. salaris, toeslagen, subsidies, uitkeringen etc. Werknemersverklaring, loonbelasting Loonbeslagen Autoregeling: inhoudingen en fiscale bijtelling Bedrijfsleningen Pensioengegevens Verzekeringen Kopieën salarisstroken, jaaropgaven Collectief personeelsdossier Ziek- en herstelmeldingen Correspondentie omtrent de zieke, zowel met de GAK-instelling, als de Arbodienst als met de medewerker zelf. Behalve wanneer het privacygevoelige informatie ( hoort in ind. dossier) of medische gegevens (hoort bij bedrijfsarts, medische dienst) betreft. Kopie stamkaarten Vakantiekaarten per medewerker