Uitzendkrachten: welke documenten in bezit als opdrachtgever

Transcriptie

1 NIEUWSBRIEF 35 (2016) Hierbij ontvang je een overzicht van de Frequently Asked Questions van de Helpdesk P&O van Nekovri uit de afgelopen periode. Deze vragen zetten wellicht aan het denken over eigen ervaringen met het betreffende onderwerp. Uitzendkrachten: welke documenten in bezit hebben als opdrachtgever Zieke medewerkster met tijdelijke arbeidsovereenkomst: niet hersteld voor einde contract Proefdraaien nieuwe collega: de consequenties Medewerker functioneert niet naar behoren: wanneer voldoende dossier voor ontbinden dienstverband Zieke medewerker op vakantie Heeft u vragen over de veranderingen op het gebied van arbeidsrecht, arbo en personeel & organisatie? Aarzel dan niet om contact op te nemen met de P&O Helpdesk van Nekovri. T: E: info@nekovri.nl Uitzendkrachten: welke documenten in bezit als opdrachtgever We maken via een uitzendbureau gebruik van uitzendkrachten. Welke documenten moet ik als opdrachtgever in mijn bezit hebben? De feitelijke (juridische) werkgever van de uitzendkracht is het uitzendbureau. Werkgevers zijn verplicht om bij indiensttreding de identiteit van de werknemer te controleren aan de hand van een geldig origineel identiteitsbewijs (paspoort, identiteitskaart of vreemdelingendocument). Tevens dient de werkgever een kopie te maken en deze te bewaren in de administratie. De kopie dient bewaard te worden tot minstens 5 jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan. Als inlener van een uitzendkracht ga je in feite alleen een overeenkomst met het uitzendbureau aan en géén arbeidsovereenkomst rechtstreeks met de uitzendkracht. Hiervoor heeft de Belastingdienst duidelijk gemaakt dat een kopie van het ID niet noodzakelijk is. Wil je als inlener toch het risico van aansprakelijkheid beperken, dan moet je bij de Belastingdienst wel de identiteit kunnen aantonen van de uitzendkracht. Daartoe moet je als inlener het originele identiteitsbewijs controleren (zonder het te kopiëren of in te scannen). Ook moet je als inlener een aantal persoonsgegevens in je administratie opnemen, zoals: NAW-gegevens, geboortedatum, BSN-nummer en nationaliteit; het soort ID-bewijs, het nummer en de geldigheidsduur van het document; NAW-gegevens en KVK-nummer van het uitzendbureau; Specificatie van de gewerkte uren;

2 Indien van toepassing een A1-verklaring, verblijfsvergunning of tewerkstellingsvergunning. Dit ben je als inlener verplicht op grond van artikel van de Leidraad invordering Als inlener mag je dus géén kopie of scan van het ID-bewijs maken. Tevens mag het uitzendbureau aan de inlener geen kopie van het identiteitsbewijs van de uitzendkracht geven. Dit is in strijd met de wet. Ook het BSN nummer mag door het uitzendbureau niet worden verstrekt. Dit dien je als inlener zelf te noteren. Let op: gaat het om een ingeleende werknemer van buiten de EER? Dan is het uitzendbureau wél verplicht een kopie van het geldige identiteitsbewijs aan de inlener te geven. Zieke medewerkster met tijdelijke arbeidsovereenkomst: niet hersteld voor einde contract Ik heb een zieke medewerkster in dienst met een tijdelijke arbeids-overeenkomst. De verwachting van de Arboarts is dat ze niet hersteld zal zijn voor het einde van het contract. Wat heeft dit voor gevolgen? Deze medewerkster zal ziek uit dienst gaan. Op het moment dat het dienstverband van rechtswege is beëindigd, hoef je als werkgever vanaf dat moment ook geen loon meer te betalen en krijgt de werknemer doorgaans een Ziektewet uitkering. Het aanvragen van deze uitkering zul je als werkgever nog wel moeten doen. Uiterlijk op de laatste werkdag dien je de aanvraag in bij UWV. Dit kan middels het formulier Aanvragen Ziektewet uitkering, welke via de website van het UWV te downloaden is. Doorgaans ontvangt de betreffende (ex-)werknemer binnen 4 weken bericht of hij/zij voldoet aan de voorwaarden voor deze uitkering. Verder is het belangrijk om rekening te houden met het volgende: als het dienstverband van de zieke werknemer eindigt binnen 6 tot 10 weken na de eerste ziektedag dan dient er een verkort reintegratieverslag opgesteld en naar UWV verstuurd te worden. Als het dienstverband van de zieke werknemer binnen 6 weken na de eerste ziektedag eindigt, dan hoeft er geen re-integratieverslag verstuurd te worden. Als het dienstverband van de zieke werknemer 10 weken na de eerste ziektedag eindigt dan moet er een volledig re-integratieverslag gemaakt worden. Het is goed om even na te gaan of de arbodienst, waarvan je gebruik maakt, je als werkgever hierbij ondersteunt. Wanneer dat niet het geval is, kun je uiteraard bij ons terecht en kunnen wij voorzien in de juiste formulieren. Daarnaast zal een medewerker die ziek uit dienst gaat mogelijk nog ziektekosten met zich mee gaan brengen. Dit hangt ervan af of je als onderneming wel of geen eigenrisicodrager voor de Ziektewet bent. Als eigenrisicodrager voor de Ziektewet ben je namelijk zelf verantwoordelijk voor de re-integratie voor de zieke ex-medewerker. Ook doe je zelf de loondoorbetaling (ziektewetuitkering) aan de ex-medewerker. Heb je dit verzekerd, dan zal de uitstroom van deze zieke medewerker een verhoging in de premie tot gevolg gaan hebben. Onderhoud dan goed contact met de (ex-) medewerker, om de kosten zoveel mogelijk te kunnen beperken.

3 Proefdraaien nieuwe collega: de consequenties Binnenkort start een nieuwe collega. Hij zal echter voor de startdatum al een paar dagen komen proefdraaien. Is dit verstandig en wat kunnen de consequenties hiervan zijn? Proefdraaien, zeker wanneer er productieve arbeid wordt verricht, is puur gekeken vanuit het arbeidsrecht niet wenselijk. Daarvoor bestaat in principe de proeftijd. Toch zien we het in de praktijk wel vaker gebeuren. Als een medewerker werkt zonder arbeidsovereenkomst, ook al is het maar één uurtje, geeft dit het vermoeden af dat er sprake is van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd zonder proeftijd. Er zijn immers geen schriftelijke afspraken vastgelegd. Als een medewerker dit vervolgens bij de rechter afdwingt, is dit juridisch dan ook zeer moeilijk te weerleggen. In de praktijk zal een medewerker in de meeste gevallen geen vast contract afdwingen, aangezien beide partijen gebaat zijn bij een goede start voor een constructief en langdurig dienstverband. Door het grijze gebied waarin je je als werkgever begeeft als het om proefdraaien gaat is het verzekeringstechnisch ook niet helemaal duidelijk waar de aansprakelijkheid ligt. Een werknemer die schade lijdt tijdens de uitvoering van zijn werkzaamheden kan een schadevergoeding van zijn werkgever eisen. De werkgever is namelijk aansprakelijk voor de schade van de werknemer, tenzij de werkgever aan kan tonen dat hij aan zijn zorgplicht (artikel 7:658 BW) heeft voldaan of dat de schade is ontstaan door opzet of bewuste roekeloosheid van de werknemer. Daarvan uitgaande ben je dus als werkgever in veel gevallen aansprakelijk en omdat er in dit geval niets op papier staat vastgelegd, blijft het een grijs gebied en kunnen risico s niet uitgesloten worden. Denk ook aan het risico op verzuim, dan ontstaat er een situatie waarin een werknemer er belang bij kan hebben om een dienstverband te claimen en loon doorbetaald te krijgen. Om bovenstaande te voorkomen zullen wij een proefdag(en) dan ook niet gauw adviseren. Beter is het om dan met een kort contract (van bijvoorbeeld een paar maanden) of met een langer contract inclusief proeftijd te werken. Medewerker functioneert niet naar behoren: wanneer voldoende dossier voor ontbinden dienstverband Een van onze medewerkers functioneert niet naar behoren. We hebben al meerdere gesprekken gevoerd en hiervan verslagen vastgelegd. Wanneer is mijn dossier voldoende om mee naar de rechter te kunnen stappen om het dienstverband o.b.v. disfunctioneren te kunnen laten ontbinden? Onder de WWZ (Wet Werk & Zekerheid) komt nog meer naar voren dat een ijzersterk dossier van belang is. Met deze vier tips kun je een gedegen ontslagdossier voorbereiden. Maak duidelijke afspraken met uw werknemer: Het ontslagdossier voorbereiden begint met heldere en haalbare afspraken. Resultaatafspraken over het

4 functioneren van werknemers moeten bij voorkeur SMART zijn. Als de afspraken duidelijk zijn, kan en moet ook concreet worden benoemd op welke punten de werknemer tekort schiet. Het disfunctioneren van de medewerker moet bovendien objectief beoordeeld zijn, op basis van duidelijke afspraken. Voor de werknemer moet duidelijk zijn op welke punten zijn/haar functioneren door de werkgever als onvoldoende wordt beoordeeld en wat de verwachting van de uitvoering van de taken zijn. Een actuele functieomschrijving om als kapstok te gebruiken, is dan ook zeer van belang. Biedt de medewerker een verbetertraject aan: Als werkgever kun je niet zomaar een ontslagprocedure wegens disfunctioneren starten zonder dat je samen met de werknemer geprobeerd hebt om dit ontslag te voorkomen. Een rechter zal altijd de inspanningen willen zien: wat is er door de werkgever gedaan om het functioneren van de medewerker te verbeteren? Er zijn geen richtlijnen of exacte regels over de inhoud en de duur van een verbetertraject. In de praktijk variëren verbetertrajecten dan ook sterk. Soms gaat het om een periode van enkele maanden waarin de werknemer uitgebreid begeleid en gecoacht wordt. Ook kun je als werkgever aanvullende opleidingen of scholing aanbieden. In het algemeen zal een rechter zwaardere eisen aan het verbetertraject stellen naarmate de medewerker langer in dienst is. Een rechter zal geen genoegen nemen met een verbetertraject welke bestaat uit het tussentijd op gesprek roepen van de medewerker om hem/haar te vertellen dat hij/zij nog steeds niet naar behoren presteert. Bewaar ook overige correspondentie: Het ontslagdossier voorbereiden omvat meer dan alleen het verzamelen van beoordelingsverslagen en resultaatafspraken verzamelen. Alles kan mogelijk bijdragen aan de voorbereiding van het (ontslag)dossier, ook smsjes, tjes en Whatsapp berichten. Zorg voor bewijs dat een verslag verstuurd is: Beoordelingsverslagen of resultaatafspraken tellen ook als ze niet ondertekend zijn, al heeft een ondertekening sterk de voorkeur (zie tip 1: maak duidelijke afspraken met de medewerker). Het is namelijk belangrijk dat de werknemer niet kan beweren dat hem niet bekend was hoe zijn werkgever over zijn functioneren dacht. Eventueel kun je als werkgever nog wel vragen of de werknemer wil tekenen voor gezien, in plaats van akkoord. Wil je hier meer over weten of heb je ondersteuning nodig bij het starten van een ontslag procedure, dan adviseren wij graag. Wij helpen bij het opbouwen van een gedegen dossier en onze juriste kan je zelfs in de rechtszaal bijstaan. Zieke medewerker op vakantie Mag een zieke medewerker op vakantie gaan en als hij dit doet, mogen deze vakantiedagen dan op zijn vakantietegoed in mindering gebracht worden? De wetgever vindt dat vakantie voor de re-integrerende werknemer hetzelfde doel heeft als voor nietarbeidsongeschikte werknemers, namelijk recuperatie. Niet-arbeidsongeschikte werknemers kunnen

5 tijdens hun vakantie uitrusten of herstellen van hun werk, terwijl zieke werknemers hun re-integratie inspanningen kunnen onderbreken. De zieke werknemer die zich even niet op zijn re-integratie wil richten, moet daarom net zo goed vakantie opnemen. Wel is het zo dat de vakantie van de re-integrerende werknemer zijn/haar re-integratie niet in de weg mag zitten. Op het moment dat hier twijfel over bestaat is het altijd raadzaam om de Arboarts te raadplegen. We raden je aan om altijd schriftelijk met de zieke medewerker overeen te komen dat hij/zij vakantiedagen opneemt en dat deze van het tegoed worden afgeschreven. postbus AX EINDHOVEN telefoon